ANSØGNING OM TILSKUD TIL UDVIKLINGSPROJEKTER INDEN FOR REGIONAL UDVIKLING OG VÆKSTFORUM

Transkript

1 ANSØGNING OM TILSKUD TIL UDVIKLINGSPROJEKTER INDEN FOR REGIONAL UDVIKLING OG VÆKSTFORUM Skemaet udfyldes elektronisk og indsendes på Det er vigtigt, at alle felter er besvaret så præcist som muligt, af hensyn til behandling af ansøgningen. Ansøgningen må maximalt fylde 7 sider. Følgende materiale skal vedlægges ansøgningen: Detaljeret budget Dokumentation for samarbejdspartnere Skemaet skal udfyldes i overensstemmelse med ansøgningsvejledning og evalueringsguide på Region Sjællands hjemmeside, hvor der også kan findes yderligere information. 1. Oplysninger om projektet Projekttitel: The Viking welcome Projektperiode (start- og slutdato): 1 juni januar 2015 Projektets samlede budget: kr. Hvilket beløb ansøges der om / støtteprocent: kr. / 38,5% 2. Oplysninger om ansøger Ansøger: VisitRoskilde Adresse: Stændertorvet 1, 4000 Roskilde Tlf.: e-post: info@visitroskilde.dk Kontaktperson: Jens Müller e-post: jens@visitroskilde.dk tlf.: Juridisk ansvarlig: Jens Müller Reg.nr. + kontonummer: Evt. revisor: RIR Revision, v. statsautoriseret revisor Birgit Sode, Himmelev Bygade 70, 4000 Roskilde Evt. hjemmeside: Evt. cvr.nr.: Samarbejdspartnere i projektet dækker følgende aktørgrupper: Regionens vikingeaktører Turistorganisationer Transportører Overnatningssteder Restaurationer Mulige samarbejdspartnere: Vikingeskibsmuseet (bekræftet) Roskilde Domkirke (bekræftet) Roskilde-Lejre Museum (bekræftet)

2 Sagnlandet Lejre (bekræftet) Gerlev Legepark Naturpark Åmosen/Tissø Vikingerne Vikingeborgen Trelleborg Danmarks Borgcenter Middelaldercenteret VisitDenmark (bekræftet) VisitVestsjælland Den Danske Ambassade i Berlin (bekræftet) Scandlines (bekræftet) Deutsche Bahn Hotel Prindsen Vigen Camping Comwell Snekken Café Knarr (bekræftet) 3. Projektets formål Formål: Projektet vil øge antallet af tyske turister og tyske gruppeture til Region Sjællands vikingeattraktioner, og dermed positionere Region Sjælland som Danmarks førende vikingedestination på det tyske marked. Over fire måneder vil et netværk af vikingeaktører fra Region Sjælland levendegøre regionens særlige vikingekulturhistorie gennem events og eventorienteret formidling på udstillingen Viking i Berlin. Her vil publikum bl.a. kunne tage aktiv del i en række workshops og vikingeaktiviteter, som giver en forsmag på, hvad en vikingeferie i regionen indebærer. Projektet er en sjældent udbudt mulighed for regionens aktører for at interagere og præsentere reasons-togo overfor ikke mindre end 1 million vikingeinteresserede tyskere. Det er unikt, at projektet rammer den vikingeinteresserede målgruppe så præcist, og at de potentielle, fremtidige turister præsenteres for regionens tilbud i en udstillingsmæssig, objektiv kontekst frem for en traditionel salgssituation (såsom på en rejsemesse). Regionens oplevelsestilbud præsenteres med andre ord som en integreret del af udstillingsrammen. Det er nytænkende, at projektet kombinerer en temaudstilling med et turismemæssigt fremstød og derfor vil de erfaringer, der drages fra projektet, være af stor interesse for både regionale og nationale turismeorganisationer, hvorfor VisitDenmark også har valgt at gå ind i projektet som partner. Et delmål er endvidere at projektet skaber et tættere netværk mellem regionens vikingeaktører, som man kan arbejde videre med efter projektets afslutning. Projektbeskrivelse: I perioden 9. september januar 2015 vises udstillingen Viking i udstillingsbygningen Martin- Grobius-Bau i Berlin. Udstillingen, der tidligere har været vist på Nationalmuseet i København og som lige nu vises i London, har fået stor international opmærksomhed, og der forventes i ovenstående udstillingsperiode et besøgstal på ca. 1 million gæster. Udstillingen åbnes officielt af H.K.H. Dronning Magrethe.

3 Vikingeskibsmuseet er af Den Danske Ambassade i Berlin og Museum für Vor- und Frühgeschichte Staatliche Museen zu Berlin blevet særligt inviteret til at deltage i udstillingen. Vikingeskibsmuseet råder i udstillingen over to rum med et samlet udstillingsareal på knap 300 m 2, og af dette areal har museet stillet ca. 30 m 2 til rådighed for VisitRoskilde. I det ene rum vises udstillingen Hjerteblod, som er en jubilæumsudstilling, der fejrer 50-året for udgravningen af Skuldelevskibene i Roskilde Fjord. Det andet udstillingsrum har to funktioner: Dels skal Vikingeskibsmuseet i udstillingsperioden bygge en Gokstad båd og derigennem skabe et unikt indblik i vikingernes bådbyggekultur. Og dels skal rummet bruges til en levendegørelse af regionens vikingekulturhistorie gennem en række events og eventorienteret formidling. Levendegørelse af regionens vikingekulturhistorie: Formålet med projektet The Viking welcome er at øge kendskabet til Region Sjælland som vikingedestination samt derigennem at øge den tyske efterspørgsel for ferier i regionen. Dette vil vi gøre gennem to indsatsområder: 1. Iscenesættelse af regionens særlige vikingehistorie og vikingeturismetilbud gennem opbygning af en eventstand. Vikingeskibsmuseet vil, qua sin position som regionens førende fyrtårn indenfor vikingeturisme, udgøre en naturlig spydspids i formidlingen, men der vil sigtes på at skabe en fælles vikingefortællling, som naturligt inkluderer alle regionens aktører. 2. On-site inddragende events og workshops for børnefamilier, som giver et indblik i den vikingeoplevelse, der venter en turist, som besøger Region Sjælland. Disse events afvikles primært i ferieperioder og weekender, hvor antallet af besøgende forventes at være størst, og løftes i fællesskab mellem regionens aktører. Af events/aktiviteter kan f.eks. nævnes: - Krigertræning - Kom-og-vær-med workshops: Lav perler, flet bånd, bliv møntslager, slå et mønster i din egen torshammer, mal på skjold - Prøv vikingetøj upload dit vikingebillede til facebook (#welcomeviking) og deltag i konkurrencen om en vikingeferie til Region Sjælland - Skriv dit navn med runer - Skyd med bue og pil, kast med Tors hammer Produktudvikling- og salg: Det er et centralt element i projekt The Viking welcome, at turistens vej fra inspiration til køb gøres så kort og nem som overhovedet muligt. Derfor etableres der en tysk, online bookingplatform, som både er tilgængelig før og efter udstillingsperioden. Platformen driftes af VisitRoskilde og herigennem kan turisten booke sine vikingeoplevelser direkte. Platformen er tilgængelig for alle vikingeaktører i regionen og skaber nye muligheder end tidligere for at udvikle fælles pakker vikingeaktørerne imellem. Derudover er der via VisitDenmark indledt dialog med transportører (eks. Scandlines), som har vist interesse i at blive partner i projektet. Det forventes, at vikingeaktører i regionen også via dette samarbejde får nye muligheder for at sælge pakketilbud end tidligere.

4 4. Projektets målgruppe Projektet har to primære målgrupper: 1. Udstillingens 1 million vikingeinteresserede publikum. Af disse må det forventes, at størstedelen er tyskere. 2. Tyske incoming bureauer som vi ønsker at præsentere for turforslag til regionen. Derudover må det pga. projektets nytænkning forventes, at Østdansk Turisme og VisitDenmark er interesserede i den efterfølgende evaluering og erfaringsindsamling omkring turismemæssige fremstød i udstillingssammenhænge. 5. Projektets aktiviteter og tidsplan Planlægningsfase (juni-august 2014): Etablering af endelige samarbejdsaftaler med aktører Udarbejdelse af aktivitetsplan for udstillingsperioden Udarbejdelse af bemandingsplan for udstillingsperioden Udarbejdelse af presse- og kommunikationsstrategi Udarbejdelse af markedsføringsmateriale Design af eventstand + udarbejdelse af materiale hertil Koordinering og opbygning af stand Udarbejdelse af tekster til præsentation af regionens vikingeoplevelser Etablering af online, tysk bookingsite på hjemmeside Konceptualisering og tilrettelæggelse af social mediestrategi (herunder konkurrencelement) Udvikling af vikingepakker og oplevelsestilbud til salg på hjemmeside Afvikling (udstillingsperioden september 2014-januar 2015): Løbende koordinering af aktiviteter og events Løbende håndtering af social medieplatform Administration og drift af bookingsite Evaluering (september 2014-marts 2015): Løbende evaluering af effekten af events og aktiviteter på udstillingen Afsluttende evaluering af projektets resultater Afsluttende evaluering af aktørdeltagelse

5 6. Projektets forventede resultater og effekter Mærkbar stigning (+10%) i antallet af tyske besøgende hos regionens aktører Salg af særlige oplevelsespakker i udstillingsperioden - min. 300 stk. Væsentlig stigning i antallet af unikke, tyske besøg på aktørernes hjemmesider (+ 20%) 7. Projektets samarbejdsrelationer Projekt The Viking welcome får en bred forankring hos aktører i Region Sjælland. På nuværende tidspunkt er der indgået aftale med følgende partnere: Vikingeskibsmuseet (inklusiv Café Knarr) Roskilde Domkirke Roskilde-Lejre Museum Sagnlandet Lejre VisitDenmark Den Danske Ambassade i Berlin Scandlines Det forventes i løbet af maj, at der yderligere indgås aftale med følgende grupper af aktører: Overnatningssteder Restauranter Vikingeturistaktører 8. Projektets videreførelse efter tilskudsperiodens ophør Der vil gennem projektet etableres et netværk til tyske turoperatører, som efter projektets afslutning skal bearbejdes for at kickstarte gruppeture til regionen. Derudover vil der gennem projektet skabes et forankret netværk mellem regionens vikingeaktører, som vil styrke det fremtidige samarbejde og skabe nye muligheder for fælles produktudvikling. Projekt The Viking welcome skal overordnet ses som en enkeltstående event, og projektet videreføres derfor ikke efter endt projektperiode. Erfaringsopsamling fra projektet vil dog stilles til rådighed for turistorganisationer og aktører til brug ved lignende projekter fremadrettet.

6 9. Projektets synlighed Der udarbejdes i samarbejde med VisitDenmarks markedskontor i Tyskland en kommunikations- og presseplan, som har til formål at forankre vikingeaktørernes tilstedeværelse i de skrevne medier. Igennem VisitDenmarks indgående kendskab til det tyske marked samt kontakter til tysk presse forventes det, at regionens reasons-to-go for vikingeinteressede eksponeres væsentligt. Her vil Region Sjælland som evt. tilskudsgiver til projektet krediteres ved brug af logo og/eller nævnes som tilskudsgiver i pressemeddelelser osv. Kommunikationsplanen vil desuden indeholde en strategi for anvendelse af sociale medier i relation til projektet. Derudover arbejdes der sideløbende med at bringe Vikingeskibsmuseets krigsskib Havhingsten til Berlin i ugen op til åbningen. Havhingsten sejles op af floden Spree og lægger til foran Rigsdagsbygningen. Fra tidligere anløb ved vi, at Havhingstens tilstedeværelse både er en magnet overfor publikum såvel som pressen. Havhingsten forventes derfor at blive brugt dels til at sætte fokus på den kommende udstilling og dels at blive brugt som led i events, hvor pressen inviteres ombord til præsentation af regionens vikingeoplevelser. 10. Projektets forankring Projektet ledes af VisitRoskilde med involvering af regionens aktører som medansvarlige for afvikling samt i henhold til bemanding under events. Der dannes i forbindelse med projektet et netværk for de aktører, som er involveret faciliteret af VisitRoskilde. Herigennem skabes der ejerskab til projektet samt deles erfaringer og opsamlet viden under og efter endt projekt. Projektets afsluttende evaluering fremlægges for de involverede aktører ved en mini-konference efter projektperiodens udløb. 11. Evaluering af projektet Projektet evalueres i to faser: 1. Løbende under udstillingen der evalueres på de events og aktiviteter som vi præsenterer for publikum. Skal der skiftes ud i nogle af aktiviteterne? Kan der skrues op for populære aktiviteter? Er der nogle aktiviteter som ikke fungerer, og som derfor skal nedprioriteres? Denne evaluering deles i aktørnetværket. 2. Evaluering efter endt udstillingsperiode dels af projektets resultater og dels af samarbejdet mellem de involverede aktører. Denne evaluering deles i aktørnetværket gennem en mini-konference, men vil også være tilgængelig for regionale og nationale turistorganisationer.

7 12. Budget Udgifter og indtægter skal fremgå som hovedposter i nedenstående budgetskema. Der kan indsættes andre poster end nedenstående eksempler. Det skal angives om beløbene er inklusiv eller eksklusiv moms. Timepriser, antal timer og ca. antal involverede personer bedes opgjort. UDGIFTER EKSEMPLER PÅ HOVEDPOSTER: Planlægningsfase 300 timer 350 kr./time kr. Herunder møder samt udarbejdelse af samarbejdsaftaler, aktivitetsplaner, koordinering mv. Afvikling 800 timer 350 kr./time kr. Herunder løbende koordinering af aktiviteter og events, bemanding af stand i peak perioder mv. Workshops 8 stk kr./event kr. Markedsføring og PR kr. Herunder oprettelse og vedligehold af bookingplatform Formidlingsmateriale herunder udarbejdelse af fælles materiale for netværket af vikingeaktører digitalt såvel som i trykt form kr. Samlede udgifter i alt: kr. FINANSIERING EKSEMPLER PÅ HOVEDPOSTER: erhvervsforum Roskilde Vikingeskibsmuseet VisitDenmark Ansøgt beløb Region Sjælland kr kr kr kr. Samlede indtægter i alt: kr. Alle beløb er ekskl. moms. Time- og sagsregnskab etableres og statusrapporter indsendes i henhold til gældende procedurer.