Referat af bestyrelsesmøde i Bagsværd Gruppe

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i Bagsværd Gruppe Dato & Tid: Tirsdag d. 27. januar kl. 20:00 22:00 Sted: Til: Kopi: Dagsorden udarbejdet af: Dagsorden: Sambo Bagsværd Gruppes Bestyrelse: Anders Theilgaard Madsen (Tropsleder, Gruppeleder) (afbud) Ellen Vaarby Laursen (Forældre junior, formand) Erli Andersen (Forældre, trop, klan, kasserer) Mads Løkke Rasmussen (Juniorleder) Mads Nygaard (Gruppeleder) Mark White (Forældre, mini, junior, klan) Sara Nygaard (Minileder) Sebastian Andersen (u) Stine Gianelli (Mikroleder) (afbud) Stine Rahbek Dahlstrup (Klanleder)(afbud) Trine Lund Budtz (Forældre, mini) Derudover var Asbjørn Thegler og Helle Rejmers til stede Helle Rejmers (Administrator) Ledergruppen Ellen Vaarby Laursen Dirigent: Ellen Referent: Trine Forplejni: Helle 1. Kl. 20:00 2. Kl. 20:05 (0 min) 3. Kl. 20:05 (10 min) Godkendelse af a. Dagsorden - godkendt b. Referat fra sidst (udsendt d. 3/12-14 af Sara Nygaard) godkendt Opfølgni på aktioner fra sidst (som ikke nævnes i øvrige punkter): -ien- Elarbejde i Sambo, nu skal der ske noget! Tilbud på elarbejde blev gennemgået (videresendt af Mads til bestyrelsen d. 13. januar 2015). 1 og 2 gennemføres 3 og 4 ønskes ikke (Udskiftni til HPFI relæ i punkt 2 overflødiggør punkt 3) ri Erli bekræfter over for Hellerup Elektrikeren 4. Kl. 20:15 Regnskab 2014 og Budget 2015, inkl. Kontientstigni Erli

2 BILAG OM ELARBEJDE Dagsorden v02 til bestyrelsesmøde d. 27. januar 2015, Side 2 af 6 (20 min) Erli og Helle gennemgik regnskab 2014 og budget Indtægter punkt 6 Energirenoveri etape 2 er tilskuddet til energirenoverien Udgifter punkt 11 er inkl. Energirenoveri og elarbejde på kr. Udspecificeri sendes til bestyrelsen på punktet Vedligehold (Erli) Leje Hanehøj budgetmæssigt under pkt. 7, men regnskabsmæssigt under pkt. 11 Danske Bank aktier skal sælges (blev besluttet sidste år) Fordelien af antallet af spejdere på hver gren skal fordeles korrekt i budgettet for 2015 Bestyrelsen kan indstille regnskab 2014 og budget 2015 til godkendelse af Grupperåd 2015 under forudsætni af at fordelien af spejdere pr. gren korrigeres. Tidsfrister ifølge lovene: Ved ordinære grupperådsmøder fremsendes revideret regnskab for det foregående år med tilhørende status underskrevet af bestyrelsen og revisor samt budget for indeværende år senest en uge før til grupperådets medlemmer samt til divisionsledelsen. Samtidig hermed sendes bemærknier til budget og regnskab (Erli står bemærknierne). 5. Kl. 20:35 (15 min) Udviklisplan 2015 Mads L fremlagde forslaget fra Gejstdagen. Mads N og Anders Mads L formulerer de 3 mål for 2015 i overskriftsform. Gerne inden lørdag den 31/1 og sender til Ellen. På grupperådsdagen præsenterer Mads L punktet. 6. Kl. 20:50 (10 min) Godkendelse af årsberetnier Til Grupperåd skal der ifølge lovene være: Beretni fra bestyrelsen og ledergruppen med særlig fokus på, hvad gruppen har gjort for at fremme spejderarbejdets værdier og udvikli. Ellen og En enkelte kommentar fra Erli til formandens beretni i forbindelse med kassererens opgaver: Også budget i okotber Samlet beretni fra gruppeledelsen sendes til Ellen senest

3 BILAG OM ELARBEJDE Dagsorden v02 til bestyrelsesmøde d. 27. januar 2015, Side 3 af 6 lørdag 31/1 kl.12 ellers inden fredag den 6/2 Vil indeholde en mundtlig historie fra hver gren om en god oplevelse fra året Derudover vil der være lidt tal-joleri på antal spejdere, timer, antal deltagere, forældre osv. 7. Kl. 21:00 Indkomne forslag til Grupperåd 2015 Forslag, der ønskes behandlet på et grupperådsmøde, skal være formanden i hænde senest to uger inden mødet. Forslagene skal være grupperådet i hænde senest en uge inden mødet. ri 8. Kl. 21:05 9. Kl. 21:10 (20 min) Ien endnu Pause Forløb i god ro og orden Godkendelse af dagsorden + drejebog Grupperåd Mads N fremlagde forslag til formel dagsorden (skal udsendes d. 31. januar 2015 af formanden til Grupperåd og Divisionsledelsen). Oplæg godkendt Mads og Mads har frie hænder til at peppe det lidt op inden for de rammer Referent: Peder Steiner og Camilla Blommegård Asbjørn stiller op til korpsråd og divisionsråd Helle genopstiller til divisionsråd - - og Mads LR /udd eli af aktione r Poster i gruppen/bestyrelsen: Ny kasserer ien opstillere endnu! Ny revisor Erli stiller op Gerne flere forældre i bestyrelsen Ue i Bestyrelsen (Klan- og tropledere er ude at spørge efter ue i bestyrelsen) Hytteboss (ej Grupperåd, men er problem) Mads LR fremlagde sin drejebog for Grupperåd Tema: Kom og vær med Anders, Mads og Mads har en ide om opgavedonationer (bage kage, slå græs, ) Program: Velkomst og flaghejsni Præsentation Rykker ind og laver lidt hopla med forældrene inden

4 BILAG OM ELARBEJDE Dagsorden v02 til bestyrelsesmøde d. 27. januar 2015, Side 4 af 6 grupperådsmødet Aktiviteter efter grupperådsmødet: Mini: Hver patrulje præsentere en aktivitet med tema international spejd (Miniledere) Junior/Trop: Bygger stridsvogne Junior: Bål med flint og stål Junior: Bind dit eget firknob og flagknob Slutter af med mad: Juniorer: Laver mad til alle Aktionsliste inden Grupperådet: Mads LR forsøger at finde tovholdere på aktiviteterne Mads N låner stole Bestyrelsen mødes kl (stiller stole op, laver kaffe osv) Ved tilmedli skal det være muligt at skrive, at man medbrier kage Ellen printer invitation i A3 og hæer op i Sambo 10. Kl. 21:30 Tovholder sommerferieaktiviteter 2015 Sebastian og Mads LR giver det et forsøg at få tilslutni til et hold tovholdere på årets sommerferieaktivitet ri Der skal skaffes frivillige hænder til planlægni og selve ugen Aldersgruppen skal være målrettet mikroerne Helle hjælper gerne med praktiske opgaver fx frugtsaft/frokost til lederne Sæt antallet af børn efter hvor mae ledere der stiller op 11. Kl. 21:35 Klippekort vs rejsekort Sara Nygaard fremlagde muligheder for brug af Rejsekort, når klippekort stopper til sommer. Sara N. To typer Rejsekort Rejsekort flex (1 opretter med cprnr alle kan bruge det) o 50 kr for kortet o Kan altid logge ind og se rejser

5 BILAG OM ELARBEJDE Dagsorden v02 til bestyrelsesmøde d. 27. januar 2015, Side 5 af 6 Rejsekort anonym (ien står med cprnr) o 80 kr for kortet o Kan kun se sidste få rejser på standeren o Kan ikke spærres 12. Kl. 21:40 (10 min) Ikke nogen endelig anbefali mht Rejsekorte. Men indtil videre bør grenene købe klippekort, så de kan klare sig frem til sommerferien. Afbestillisregler Anders og Asbjørn fremlagde forslag til hvad vi gør, når der meldes afbud til ture og kurser. Anders og Asbjørn Korpset har nogle afbestillisregler o Afbud 1 måned før: alt pånær 100 kr tilbage o Afbud 14 dage inden: halvdelen retur Anders og Asbjørn anbefaler, at der ikke refunderes pee medmindre et arraement giver overskud så kan overskuddet fordeles Det er besværligt rent administrativt ved tilbagebetali Der skal være forskel på sommerlejr og weekendture Ien refunderi ved weekendture Der kunne arbejdes med en sidste frist for refunderi ved afbud ved sommerlejre (større ture), ifht hvornår peene er bundet i fx transport / leje / depositum herefter er peene tabt Afbud og en evt. opkrævni for udgifter i forbindelse med kurser/arraementer i korpset vurderes enkeltvis i bestyrelsen Asbjørn finder frist for afbud i forbindelse med årets sommerlejr De vedtagne afbestillisregler skal stå på hjemmesiden. Asbjørn laver udkast til hjemmesiden sender til bestyrelsen inden det lægges op 13. Kl. 21:50 Næste møde: Tirsdag d. 3. marts 2015 i Sambo kl Referent: Mark, forplejni: Ellen. Foreløbige emner: a) Konstitution af nye bestyrelse b) Nyt fra grenene

6 BILAG OM ELARBEJDE Dagsorden v02 til bestyrelsesmøde d. 27. januar 2015, Side 6 af 6 c) Nyt fra vedligeholdsudvalget d) Opfølgni Udviklisplan 2015 e) Evalueri Grupperåd f) BUS- peemøde onsdag den 11. marts kl i Genbrugsloppernes lokaler, Egegården, Klausdalsbrovej 195. Målgruppe: Kasserere i grupper og kredse, Hytte kasserere revisorer, (Be)styrelsesmedlemmer og grupperådsmedlemmer, Ledere fra forenierne under BUS i Gladsaxe. Denne ga er der større ændrier på programmet, mød op og bliv klædt godt på! Gennemga af nyheder: o Principielle ændrier i optælli til medlemsopgørelsen o Principielle ændrier i optælli af aktivitetstimer og lokaletilskud i det hele taget. Evt. problemområder ifm. med tilskud og indberetnier. Præsentation af InterBUS og deres aktiviteter. Generel orienteri om forskellige tiltag i BUSregi. Der vil være indlagt kaffepause, hvor der bliver mulighed for erfarisudveksli imellem forenierne. Husk: "Denne ga foregår peemødet i Genbrugslokalerne på Klausdalsbrovej". g) Tovholder Gladsaxedag 2015 h) Styr på procedure for sommerlejrbudgetter i) Aktion vedr. stort samlende arraement? j) Rejsekortet opfølgni k) Opstart ny gren 14. Kl. 21:55 Eventuelt : Der overvejes at lave familiespejd for børn (inden skolestart) og forældre. på næste bestyrelsesmøde. ri Der er ved at komme ga i kursusaktiviteterne - hurra!