Udbudsmateriale Annoncering efter tilbudsloven

Transkript

1 Udbudsmateriale Annoncering efter tilbudsloven Serviceeftersyn på maskiner i sløjdlokaler og gasinstallationer i fysiklokaler samt dertilhørende udsugning, på skolerne i Gribskov og Halsnæs kommune Marts

2 Indholdsfortegnelse 1 - Generelle udbudsbetingelser 1.1 Indledning 1.2 Udbudsform 1.3 Udvælgelseskriterier 1.4 Alternative bud 1.5 Vedståelsesfrist 1.6 Underleverandører 1.7 Forbehold 1.8 Vederlag 1.9 Formkrav og tilbudsfrist 1.10 Tildelingskriterie 1.11 Tidsfrister 1.12 Kontrakt 2 - Kravspecifikation 2.1 Delaftale Delaftale Delaftale Materialer og reparationer Bilag 1 Tilbudsgivers dokumentation Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 Tro og Love erklæring Bilag 4 Kontrakt Bilag 5 Registrering af skolernes maskinpark i sløjd og fysik lokalerne, skema 1-X. 2

3 1 - Generelle udbudsbetingelser 1.1 Indledning Det er et lovkrav, at alle maskiner i sløjdlokaler og gasinstallationer i fysiklokaler får rutinemæssige/periodiske eftersyn i henhold til leverandørens anvisninger. Gribskov og Halsnæs kommune udbyder eftersyn af maskiner i sløjdlokaler og gasinstallationer i fysiklokaler samt dertilhørende udsugning, på Gribskov og Halsnæs kommuners skoler. De nærmere krav til opgaven ses i Kravspecifikation pkt. 2. Udbuddet er opdelt i 3 delaftaler. Delaftale 1 dækker eftersynet på maskiner, støv- og spånsugningsanlæg i sløjdlokalerne. Delaftale 2 dækker eftersynet på fysiklokalers gasinstallationer samt punktsugningsanlæg. Delaftale 3 indeholder både delaftale 1 og 2. Det er muligt at afgive tilbud for hver delaftale. Gribskov og Halsnæs kommune kan indgå kontrakt med 1 leverandør pr. delaftale eller 1 leverandør for begge delaftaler(delaftale 3) for en 3-årig periode med start pr. 1. maj 2012, med mulighed for forlængelse i yderligere 2x1 år. I udbuddet indgår der i alt 32 faglokaler. De er hhv. opdelt på 17 sløjdlokaler og 15 fysiklokaler. Følgende skoler indgår i dette udbud. Gribskov Kommune: Ramløse skole Gilleleje skole, Rostgårdsvej Gilleleje skole, Parkvej Græsted skole Tingbakkeskolen Sankt Helene skole, Vejby Sankt Helene skole, Tisvilde Bjørnehøjskole Blistrup Skole Gammel Præstevej 2, 3200 Helsinge Rostgårdsvej 5, 3250 Gilleleje Parkvej 101, 3250 Gilleleje Græsted Stationsvej 10, 3230 Græsted Tingbakken 10, 3230 Græsted Femgårdsvej 6, 3200 Helsinge Tisvildebygade 37, 3200 Helsinge Thorsmosevej 18, 3200 Helsinge Toftegårdsvej 6, 3230 Græsted Halsnæs Kommune: Arresø Skole, Kregme Arresø Skole, Magleblik Arresø Skole, Ølsted Frederiksværk Skole, Enghave Frederiksværk Skole, Melby Frederiksværk Skole, Vinderød Hundested Skole, Lerbjerg Hundested Skole, Storebjerg Brederødvej 40, 3300 Frederiksværk Sportsvej 15, 3300 Frederiksværk Hovedgaden 2, 3310 Ølsted Skolevej 1, 3300 Frederiksværk Melbyvej 134, 3370 Melby Helsingevej 57, 3300 Frederiksværk Lerbjergvej 1B, 3390 Hundested Nørregade 87, 3390 Hundested 3

4 Af bilag 5, fremgår hvor skolernes sløjd og fysik lokaler for tiden er placeret. Af skemaerne i bilag 5 fremgår endvidere et skøn over eksisterende maskiner og gasinstallationer. Prisen ønskes specificeret pr. faglokale: fysik/biologi (defineres som Fysik lokale i udbuddet og kontrakten) og sløjd/metalsløjd (defineres som Sløjd lokale i udbuddet og kontrakten). Hvis sløjd og/eller fysik på den enkelte skole er spredt ud over flere lokaler, skal dette prissættes som værende ét faglokale. Der kan ske ændringer i antallet af sløjd- og fysiklokaler i forbindelse med ændringer i skolestruktur og lignende samt ændringer i maskinparken. Såfremt Gribskov og Halsnæs kommune ansætter maskin- eller vvs kyndigt personale har kommunerne mulighed for med 3 måneders varsel at opsige aftalen for den specifikke kommune. 1.2 Udbudsform Annoncering efter tilbudsloven (LBK: nr af 7 december 2007). 1.3 Udvælgelseskriterier Tilbudsgiveren skal sammen med tilbuddet under fanen AFGIV TILBUD --> dokumenter uploade dokumentation: Tro- og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. Maj Skemaet til erklæringen følger vedlagt som bilag 3. Tilbudsgiveren og eventuelle underleverandører skal have sædvanlig ansvarsforsikring omfattende skader, for hvilke der er ansvar efter dansk rets almindelige regler. Denne forsikring skal i hele aftaleperioden holdes i kraft med dækningssummer på minimum kr. 5 mio. for person- og tingskade. Tilbudsgiveren skal dokumentere, at forsikringen er i kraft. Dette skal ske ved fremsendelse af en bekræftelse (forsikringscertifikat) fra forsikringsselskab forinden kontraktens start eller dokumentation af, at der er fremsendt tilbud på forsikringen. Beskrivelse af tilbudsgiveren indeholdende, navn, selskabsform, adresse, CVR-nr., kontaktoplysninger (herunder ). Mindstekrav Det er et mindstekrav, at tilbudsgiveren på delaftale 1 skal beskrive, hvordan de er særlige sagkyndige på maskinservicering og hvilke faglige kompetencer leverandøren har for at kunne håndtere denne opgave. Det er et mindstekrav, at tilbudsgivere på delaftale 1 skal dokumentere at have udført tilsyn med maskiner og udsugning som forefindes i sløjdlokaler, inden for de sidste 5 år. Tilbudsgiver skal dokumenterer referencer de seneste 5 år, hvor der er arbejdet med maskindirektivet samt servicering af lignende maskiner og anlæg som beskrevet i bilag 5. Det er et mindstekrav, at tilbudsgivere på delaftale 2 skal dokumentere, at de er autoriseret vvs-installatør eller en godkendt kompetent virksomhed efter gasreglementet B5. Tilbudsgiveren skal fremsende referencer der inden for de seneste 5 år dokumenterer, at 4

5 tilbudsgiver har arbejdet med lignende installationer og punktsugning som beskrevet i bilag 5. Tilbudsgivere til delaftale 3 skal beskrive begge ovenstående punkter til hhv. delaftale 1 og Alternative bud Der kan ikke gives alternative bud. 1.5 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 3 måneder fra fristen for modtagelse af tilbud. 1.6 Underleverandører Anvendelse af underleverandører kan kun ske med skriftlig godkendelse af kommunen. Kommunen kan kræve, at underleverandøren opfylder samme krav som leverandøren, og i så fald er det leverandørens ansvar at fremsende relevant dokumentation. 1.7 Forbehold Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan medføre, at Gribskov og Halsnæs kommune har pligt til at se bort fra tilbudet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Gribskov og Halsnæs kommune ret til at se bort fra tilbudet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Tilbudsgiverne anmodes om at prissætte eventuelle forbehold. Prissætning af forbehold er ikke ensbetydende med, at Gribskov og Halsnæs kommune derved forpligter sig til at tage tilbud indeholdende forbehold i betragtning. Gribskov og Halsnæs kommune er under alle omstændigheder forpligtet til selv at søge eventuelle forbehold prissat, i det omfang tilbudet tages i betragtning. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. 1.8 Vederlag Der ydes ikke vederlag for deltagelse i tilbudsgivningen. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Gribskov og Halsnæs kommune uvedkommende. 1.9 Formkrav og tilbudsfrist Tilbuddet skal indeholde en fyldestgørende beskrivelse af, hvorledes tilbudsgiver vil opfylde de i kravspecifikationen stillede betingelser, jf. pkt. 2 Kravspecifikationen. Tilbuddet skal omfatte udfyldt Tilbudsliste jf. bilag 1 og bilag 2. Procedure: For at deltage i opgaven indsættes dette link i din internet browser: Her tilmelder du dig opgaven ved at trykke på ikonet foroven: Meld din interesse. Såfremt du ikke er licenshaver hos Mercell Danmark A/S, skal du udfylde en registrering af dit firma. Denne registrering er nødvendig for videre deltagelse og er uden omkostninger. 5

6 Efter du har meldt din interesse, skal du oprettes i Mercell dette sker inden for normal arbejdstid og er ikke en automatisk proces. Herefter modtager du login koder til Når du er logget ind, skal du trykke på My Mercell for at se/downloade alle informationer. Tilbudsgiver opfordres til at fremsætte skriftlige spørgsmål til materialet. Spørgsmål skal stilles under fanen "Kommunikation". Svar fra ordregiver kan ses under fanen Kommunikation / "Ekstra Info" efter at ordregiver har publiceret svar. Der vil ikke blive afholdt spørgemøde i forbindelse med dette udbud. Alle dokumenter i tilbuddet til ordregiver skal uploades og sendes igennem Mercell Sourcing Service inden tidsfristen udløber og er omkostningsfrit for leverandører. Bemærk, at der til afsendelse af den krævede dokumentation kan anvendes digital signatur. Hvis du ikke har digital signatur, kontakt da support.dk@mercell.com 3 dage før tilbudsfristen udløber vil du modtage en påmindelse omkring opgaven på din e- mail. Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til support.dk@mercell.com eller ring på Al kommunikation med ordregiver skal foregå via Mercell Danmark A/S. Tilbud modtaget på andre måder end gennem Mercell Danmark A/S vil ikke blive taget med i vurderingen. Tilbud skal være uploaded på mercell.dk senest den 28. marts 2012 kl Såfremt flere leverandører byder i fællesskab, skal det angives hvilken leverandør, der optræder som aftaleansvarlig over for ordregiver Tildelingskriterie Opgaven tildeles den tilbudsgiver, der afgiver den laveste pris. Ved evalueringen af prisen vil Gribskov og Halsnæs kommune lægge vægt på den samlede betaling som giver den laveste pris. Ved at summere den laveste pris på delaftale 1 og delaftale 2 og sammenholde den med den laveste pris på delaftale 3. Herudfra vælges den laveste prissammensætning. Tilbudsgivers oplyste pris i bilag 2 skal omfatte pris på årligt eftersyn herunder skal inkluderes de antal eftersyn som foreskrives af leverandørens anvisninger og lovkrav. Prisen ønskes specificeret pr. faglokale: fysik/biologi (defineres som Fysik lokale i udbuddet og kontrakten) sløjd/metalsløjd (defineres som Sløjd lokale i udbuddet og kontrakten). Hvis sløjd og/eller fysik på den enkelte skole er spredt ud over flere lokaler, skal dette prissættes som værende ét faglokale. Prisen bedes oplyst ved udfyldelse af prisskemaet i bilag 2 - Tilbudsliste. Prisen skal inkluderer alt vedrørende servicen inklusiv kørsel eksklusiv materialer og reservedele. 6

7 1.11 Tidsfrister Aktivitet Tidspunkt Annoncering udsendes 07. marts 2012 Tilbudsfrist 28. marts 2012 kl Meddelelse til tilbudsgiverne 30. marts 2012 Aftaleindgåelse Uge Aftalestart 1. maj Kontrakten Kontrakten jf. Bilag 4, vil ikke være til forhandling, hvorfor tilbudsgiver skal tage højde for kontraktens betingelser og vilkår i forbindelse med sin tilbudsgivning. 2 - Kravspecifikation 2.1 Delaftale 1 Eftersynet vedrører skolernes maskiner og støv- og spånsugningsanlæg i sløjdlokalerne. Af bilag 5 ses oversigt over de eksisterende maskiner og deres lokalitet. Listerne er formentlig ikke helt komplette. Listerne kan løbende blive justeret. Minimumskrav: Det er et krav, at alle maskiner og anlæg efterses i henhold til fabrikantens anvisninger, dog minimum en gang årligt og evt. reparation udføres. Der skal udfærdiges sikkerhedskontrol og rapport efter gældende regler fra maskindirektivet og arbejdstilsynets henvisninger. Forefindes serviceanvisninger ikke, skal disse rekvireres fra leverandør/fabrikant. Såfremt serviceanvisningerne ikke kan rekvireres, skal tilbudsgiveren i samarbejde med servicelederen udfærdige nye serviceanvisninger. Servicerapport udfyldes med tydelig angivelse af konstaterede fejl og evt. nødvendige tiltag til forbedring af sikkerhedsforholdene. Det er tilbudsgivers ansvar at sikkerheden i faglokalerne i henhold til de i tilbuddets indeholdte ydelser, overholder anvisningerne og gældende regler. Tilbudsgiveren skal levere servicevejledninger som servicelederen på skolerne ved behov kan benytte imellem serviceintervallerne, eks.smøring, remskift eller udskiftning af sliddele. 7

8 Tilbudsgiveren skal levere betjeningsvejledninger/sikkerhedsinstruktioner på hver maskine og anlæg, hvor de ikke allerede forefindes i god stand. Anvisningerne skal beskrives kort og overskueligt så det er let at benytte anvisningerne. Anvisningerne skal leveres som papirprint med coatet plast eller lign og i digital form eks. fremsendes på mail. Anvisningerne skal hænge ved hver maskine og anlæg og opdateres efter hvert eftersyn. Det aftales forudgående med servicelederen på skolerne inden servicen igangsættes. Eksempler på serviceeftersyn i forbindelse med fabrikantens anvisninger. Listen er ikke udtømmende: Maskiner: Efterspænding og smøring Afprøvning og eftersyn af el-kontakter Kontrol af sikkerhedsudstyr Kontrol og evt. udskiftning af sliddele og værktøjer, så som kuglelejer, drivremme, klinger/knive som er slidt/beskadiget evt. slibning af klinger og jern til tykkelseshøvlen. Kontrol af og evt. opsætning af relevante betjeningsvejledninger/sikkerhedsinstruktioner for maskinerne. Støv- og Spånudsugningsanlæg: Funktionskontrol, eftersyn, justeringer m.v. af støv-/spånudsugningsanlæg Vakuum måles ved sugestederne og filtre udskiftes ved behov Rørsystem kontrolleres for utætheder Ventilator og motor kontrolleres for lejer og opspænding Alle slanger efterses Elskabets funktioner og indblæsningsfunktioner kontrolleres Mikrosvitche kontrolleres 2.2 Delaftale 2 Eftersynet vedrører skolernes fysiklokalers gasinstallationer samt punktsugningsanlæg. Af bilag 5 ses oversigt over de eksisterende installationer og deres beliggenhed. Listerne er formentlig ikke helt komplette. Listerne kan løbende blive justeret. Minimumskrav: Det er et krav at alle installationer og anlæg efterses i henhold til fabrikantens anvisninger, normalt en gang årligt og reparation udføres. Der udfærdiges sikkerhedskontrol og rapport efter gældende regler fra gasreglementet B5. Service på gasinstallationer må kun udføres af en autoriseret vvsinstallatør eller en godkendt kompetent virksomhed. Forefindes serviceanvisninger ikke skal disse rekvireres fra leverandør/fabrikant. Servicerapport udfyldes med tydelig angivelse af konstaterede fejl og evt. nødvendige tiltag til forbedring af sikkerhedsforholdene. 8

9 Det er tilbudsgivers ansvar at sikkerheden i faglokalerne i henhold til de i tilbuddets indeholdte ydelser, overholder anvisningerne og gældende regler. Tilbudsgiveren skal levere servicevejledninger som servicelederen på skolerne ved behov kan benytte imellem serviceintervallerne, eks. almindelige mindre udskiftninger omkring gasslangen. Tilbudsgiveren skal levere betjeningsvejledninger/sikkerhedsinstruktioner på gasinstallationerne og punktudsugningerne, hvor de ikke allerede forefindes i god stand. Anvisningerne skal beskrives kort og overskueligt så det er let at benytte anvisningerne. Anvisningerne skal leveres som papirprint med coatet plast eller lign. og i digital form eks. fremsendes på mail. Anvisningerne skal placeres mest optimalt i fysikrummet og opdateres efter hvert eftersyn. Det aftales forudgående med servicelederen på skolerne inden servicen igangsættes. Eksempler på serviceeftersyn i forbindelse med fabrikantens anvisninger. Listen er ikke udtømmende: Gasinstallationer: Visuel inspektion og tæthedsprøvning af hele gasinstallationen. Inspektion og eventuel rensning af komponenter i det gasforbrugende apparat og dets aftrækssystem. Systematisk funktionskontrol af apparatet og aftrækkets funktion. Kontrol og eventuel justering af apparatets indregulering samt de monterede sikkerhedskomponenter. Servicering af alarmcentraler til detektering af propan herunder kontrol af anlæg (alarmniveau og relæfunktion) samt funktionstest af anlæg. Detektering af propan kalibreres efter fabrikantens forskrifter. Testgassen skal være godkendt til brug for detektering til nærværende fabrikat og skal følge fabrikantens/leverandørens anvisninger. Punktsugningsanlæg: Udsugningsanlæg og sugearme kontrolleres og afprøves, hver enkelt sugearm måles for sugeevne evt. filtre renses, udsugning fra kemiskabe kontrolleres og måles. 2.3 Delaftale 3 Delaftale 3 omfatter både delaftale 1 og delaftale Materialer og reparationer Tilbudsgiveren skal altid anvende de materialer, komponenter mv. som er totaløkonomisk mest fordelagtige for kommunen, set i forhold til pris, driftstabilitet, levetid, energiforbrug og produkternes samlede miljøpåvirkning fra fremstilling over brug til bortskaffelse. Som minimum skal nye materialer, komponenter mv. have samme kvalitetsniveau som dem, der erstattes. Mindre reparationer: Ved mindre reparationer, som kan udføres i forbindelse med servicebesøget, skal servicelederen eller kommunes ejendomscenter mundtligt eller skriftligt godkende udførslen af denne reparation. 9

10 Større reparationer: Ved større reparationer skal skriftligt tilbud om reparationsarbejde sendes til kommunes ejendomscenter. Kommunen er ikke forpligtet til at acceptere tilbud vedr. mindre og større reparationer. 10