Referat for: Frederiksværk Provstiudvalg. PU møde 28. april Kl Mødested: Søborg præstegård, Konfirmandstuen

Transkript

1 Referat for: Frederiksværk Provstiudvalg PU møde 28. april Kl Mødested: Søborg præstegård, Konfirmandstuen Provstiets bygningssagkyndige Jørgen Gert Nielsen deltog ved behandling af punkt 1. Fraværende med afbud: Mødepunkt 1 Synsprotokoller 2015 gennemgås Provstiets bygningssagkyndige Jørgen Gert Nielsen deltager ved gennemgang af synsprotokollerne. Ved udsendelse af dagsorden mangler synsprotokoller fra 7 menighedsråd, samt anlægsoversigter fra 11 menighedsråd. (bilag til dette punkt udsendes separat) Synsudskrifterne godkendtes i forhold til de besluttede ændringer og bemærkninger, såfremt de kan indeholdes i ligningsbeløbet. Ændringer skal indarbejdes i foreløbigt budget inden aflevering. Se de enkelte synsbreve for evt. uddybende tekst. Menighedsråd i Halsnæs kommune Frederiksværk-Vinderød Bent Peetz deltog ikke under behandlingen. Ingen bemærkninger. Kregme Behandling udsættes. Afventer møde med Kregme menighedsråds formand samt regnskabsfører. Melby Ingen bemærkninger. Torup Lynæs kirke: Synsnr LYK køleanlæg/kapel, samt LYK nyt lydanlæg - Afvises. Blev i 2014 henvist til lån sammen med nyt tag. Synsnr. 5 - LYK renovering kirkebænke - Udsættes Lynæs kirkegård: Synsnr LYKG nyt hegn om kg, samt LYKG granitkummer - Afvises. Henvises til samlet lånefinansiering for ét helt/samlet kirkegårdsprojekt. Strandgården: Synsnr. 8 - Skal navngives "HEGN til sti fra STRG til Kirkegade". Kirkegårdskontoret: Synsnr KGK totalrenov. udv. inkl. nyt tag (2017), samt KGK Udskiftning tag (2017) - Der gøres allerede nu opmærksom på, at ønskerne forudsættes lånefinansieret. Lynæs præstebolig: Synsnr. 1 - LYPG renov. terrasse (færdiggørelse) - Udsættes Ølsted Synsnr. c1 - Elektrisk katafalk - Beløb reduceres. Referat, Side: 1

2 Menighedsråd i Gribskov kommune Annisse Der henvises til, at der vedr. kalkning skal synsudsættes og budgetteres med det formodede fulde beløb, til det år, hvor arbejdet ønskes udført. Menighedsrådet bedes fremsende behovsbaseret kalkningsplan på baggrund af bygningssagkyndiges skrivelse af Kirken - kirkegården: Synsnr. 2, Indv. kalkning kirken, Kalkning af tårn, samt Kalkning af kapel - Afvises, med henvisning til ovenstående. Kirkegård: Synsnr. 4 - Rep. og kalkning af kirkegårdsmur - Behandling udsættes. MR bedes oplyse anvendt beløb på kalkning kg.mur for årene 2012, 2013 samt Synsnr. 5 - Indv. trappe på kirkegård - Afvises, fremgår ikke af synsrapport. Synsnr. 6 - Projektering udvidelse graverfaciliteter - Afvises Blistrup Ingen bemærkninger. Esbønderup Else Korsholm deltog ikke under behandlingen. Kirken - Kirkegården: De nævnte synsarbejder anses som ønsker for Synsnr. 1 - Rep. døre kirke - Overføres til drift. Præstegård: Synsnr. 2 - Bruseniche vandskade - Afvises, vil enten være forsikringsskade, eller dækkes via 7a stk. 2. Gilleleje Kirken: Synsnr. 1 - Kitning af vinduer - Overføres til drift. Græsted Kirken: Synsnr. 1 - Alterudsmykning - Afvises. Der henvises til synsbrev fra Helsinge Ingen bemærkninger. Mårum Ingen gamle eller nye mangler var påført den fremsendte synsprotokol! Bemærkning derudover; til fremsendt oversigtsskema til synssager. Der henvises til, at der vedr. kalkning skal synsudsættes og budgetteres med det formodede fulde beløb, til det år, hvor arbejdet ønskes udført. Arbejderne noteret på oversigtsskemaet - Afvises, fremgår ikke af synsrapport. Referat, Side: 2

3 Ramløse Der henvises til, at der vedr. kalkning skal synsudsættes og budgetteres med det formodede fulde beløb, til det år, hvor arbejdet ønskes udført. Menighedsrådet bedes fremsende behovsbaseret kalkningsplan på baggrund af bygningssagkyndiges skrivelse af Kirken: Synsnr Indv. kalkning sakristi, samt indv. kalkning våbenhus - Overføres til drift. Kirkegården: Synsnr Kalkning kapel, samt Døre kapel - Overføres til drift. Synsnr. 3 - Rep og kalkning af kirkegårdsmur - Afvises, med henvisning til overnstående. Andre bygninger: Synsnr. 6, 7 og 11 - Rep. gulv i sognelængen, Stalddør mures til, samt Gelænder til mødelokale - Overføres til drift. Synsnr Renovering forpagterbolig - Afvises. PU indkalder til møde med Ramløse menighedsråd for afklaring af MRs planer for forpagterboligen. Præstebolig: Synsnr. 1 - Dør i pb males og rep. - Overføres til drift. Søborg Birgit Hasselager deltog ikke under behandlingen. Kirken: Synsnr. a1 - Fuger nederst på kirkens nordmur rep. - Overføres til drift. Præstegård: Synsnr. 2 - Udskiftn. port mod konfirmandstue - Overføres til drift. Tibirke Behandling udsættes. Afventer møde med Tibirke menighedsråd for afklaring af MRs planer for Gretely. Valby Ingen bemærkninger. Vejby Intet modtaget - Endelig frist for modtagelse af synsrapport/anlægsoversigt sættes til d om morgenen. Villingerød Else Korsholm og Poul Erik Kandrup deltog ikke under behandlingen. Ingen bemærkninger. 2 Annisse MR - Overførsel til 2015 Sag: Annisse MR- Ansøgninger ved prohibering m.m. (737) - Annisse Sogn Godkendt overførsel af ubrugte anlægsbeløb, kr , samt overførsel af underskud på pilotprojekt isoleringsforsøg, kr Referat, Side: 3

4 Annisse MR - Overførsel til 2015 I mail af er modt. ansøgning fra Annisse MR af om overførsel til Samlede ubrugte anlægsbevillinger samt underskud på igangværende arbejder udgør kr Iht. styring anlægsaktiviteter overføres; kr i alt på uafsluttede anlægsarbejder kr underskud på pilotprojekt; Isolering kirkehvælv 3 Melby MR - Overførsel til 2015 m.m. Sag: Melby MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (710) - Melby Sogn På PU mødet blev behandling af ansøgning af udsat. Erstattes af ansøgning af ! Godkendt. I henhold til fremsendte ansøgning, samt skemaet Styring anlægsaktiviteter videreføres ubrugte anlægsbeløb kr samt underskud på igangværende arbejder kr Melby MR - Overførsel til 2015 m.m. - erstatter tildl. mail af I mail fra Melby af ansøges overførsel til 2015 m.m. Overførsel fra driften til anlæg: kr overskud på driften - ønskes overført til anlægsprojektet vedr. etablering af ny handicapsti foran kirken. Anlægsopgaver til videreførsel: kr vedr. Reovering Melby Kirke. kr fra anlægsprojekt Sognegården ønskes overført/videreført Færdiggørelse af 1. salen i Afsluttede anlægsopgaver: kr underskud Kirkegården - ønskes dækket af frie midler. kr overskud Præstegården - ønskes overført til frie midler. 4 Mårum MR - Overførsel til 2015 m.m. Sag: Mårum Mr - Ansøgninger ved prohibering m.m. (740) - Mårum Sogn Mårum MR - overførsel til 2015 m.m._v2 Mail af fra Mårum MR. Ansøgning om overførsel til 2015, konvertering samt overførsel fra driften til anlægsopsparing. Kr afvises overført fra drift til anlægsopsparing, idet beløbet indgår i regnskabets frie midler og kan anvendes til egenfinansiering af fremtidigt kirkegårdsprojekt. Øvrige ansøgte overførsler godkendes. kr ikke afsluttede arbejder ønskes Referat, Side: 4

5 videreført til kr afsat til Rep. af præstegårds hovedtrappe ønskes afsynet og konverteret til delvis dækning af underskud på redskabshus v. præstebolig. kr overskud - ønskes konverteret til delvis dækning af underskud på redskabshus v. præstebolig. kr ønskes overført fra driften til anlægsopsparing for fremtidigt projekt Renovering af kirkegård. 5 Ramløse MR - Overførsel og konvertering m.m. Sag: Ramløse MR- Ansøgninger ved prohibering m.m. (736) - Ramløse Sogn Godkendt iht. fremsendte ansøgninger. Ramløse MR - overførsel og konvertering m.m. I mail af fremsender Ramløse MR ansøgninger af om overførsel til 2015 samt konvertering. Til reparation og kalkning af kirketårn blev i budget 2014 bevilge kr Indhentet tilbud lyder på kr Til isolering af kirke og våbenhus; diverse arbejder iht. energirapport, blev i budget 2014 bevilget kr Beløbet ansøges konverteret til finansiering af udgiften på reparation og kalkning af kirketårn. Overskud på Trappe med rampe til kirkegård", samt overskud på Tækning af garagetag" ønskes anvendt til dækning af underskud på etableringen af"lys på kirkegården", der blev noget dyrere end budgetteret. Øvrige ubrugte anlægsbevillinger, samt underskud på igangsatte arbejder grundet bevilling i budget 2015, ønskes overført til Tibirke MR - Ansøger anvendelse driftsoverskud Sag: Tibirke MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (705) - Tibirke Sogn Afventer møde med menighedsrådet. Tibirke MR - Ansøger anvendelse driftsoverskud I mail af ansøger Tibirke menighedsråd om anvendelse af kr fra driften. Beløbet ønskes overført til delvis finansiering ifm. fremtidig istandsættelse af menighedshuset Gretely. Referat, Side: 5

6 7 Græsted MR - Ansøger konvertering til nye fliser omkring kirken Sag: Græsted MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (746) - Græsted Sogn Godkendt. Konvertering af afsat bevilling til støttemur godkendes, under forudsætning af, at menighedsrådet ikke længere anser arbejdet påkrævet. Græsted - ansøger konvertering til nye fliser omkring kirken I mail af ansøger Græsted menighedsråd om konvertering af beløb afsat til diverse arbejder. Beløbene ønskes i stedet anvendt til Nye fliser omkring kirken, hvor prisen bliver en del større end de kr der blev afsat i Budget I alt ansøges kr konverteret. 8 Kregme MR - Ansøger frigivelse af anlægsmidler Sag: Kregme MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (853) - Kregme Sogn Afventer møde med Kregme menighedsråds formand samt ekstern regnskabsfører. Kregme MR - ansøger frigivelse af anlægsmidler I brev af ansøger Kregme MR - Frigivelse af opsparing til indvendig kalkning af kirken, som skal udføres i Igangsætning af brolægning på kørevej til kirken budgetsat i Konvertering af anlægsbudget fra budget 2009/Tag på kirken (renov. tag over koret), til anvendelse på Renovering af brosten ved våbenhus. 9 Kregme MR - Igangsættelse vedr. kirkens gavl Sag: Kregme MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (853) - Kregme Sogn Godkendt. Kregme ansøger igangsættelse vedr. kirkens gavl I brev af ansøger Kregme menighedsråd om igangsættelse af udskiftning af munkesten i kirkens vestgavl, afsat i budget 2015 med kr Esbønderup MR - 7a ansøgning vandskade i badeværelse Sag: 5 % midler Esbønderup (1025) - Esbønderup Sogn Godkendt, for så vidt hele beløbet ikke dækkes af forsikringen. Else Korsholm deltog ikke ved behandling af dette Referat, Side: 6

7 punkt. Esbønderup MR - 7a ansøgning badeværelse (kopi) I mail af ansøger Esbønderup MR om 7a stk. 2 dækning af udgift ved vandskade i præstegårdens badeværelse. Estimeret omkostning i alt kr Annisse MR - Ansøger HS om udvidelse af pilotprojekt Isoleringsforsøg Sag: Annisse kirke - Pilotprojekt Isoleringsforsøg af kirkens loft (930) - Annisse Sogn Fremsendes til stiftsøvrigheden med provstiudvalgets anbefaling. Annisse MR - ansøger HS om udvidelse af pilotprojekt Isoleringsforsøg I brev dateret ansøger Annisse MR om stiftsøvrighedens godkendelse af udvidelse af pilotprojekt Isoleringsforsøg af kirkens loft. DTU har foretaget et års målinger som ligger til grund for ansøgningen. 12 Annisse MR - Projekt for Menighedshuset i Kirkestræde Sag: Annisse MR - Menighedshuset i Kirkestræde (1000) - Annisse Sogn Projekt samt tegning for renovering af 1. sal Huset i Annisse er modtaget til godkendelse af PU. Godkendt. På møde d blev ansøgning om stiftsmiddellån behandlet. Se under orienteringspunkt Stiftsøvrighedens godkendelse af stiftsmiddellån til Huset i Annisse. Annisse MR - Skitseforslag til projektansøgning 1. sal Huset i Kirkestræde I mail af har Annisse MR fremsendt skitse over istandsættelsen af 1. sal i Huset i Kirkestræde. Annisse MR - Projekt og låneansøgning Menighedshuset i Kirkestræde Annisse MR ansøger i brev af om stiftsmiddellån på kr til færdiggørelse af menighedeshuset i Kirkestræde 2. Projektet omfatter renovering af tagkonstruktion, inddragelse af loftsrum til brug, samt udskiftning af kedel. 13 Torup MR - Kirkegårdsvedtægt for Lynæs Godkendt under forudsætning af at Referat, Side: 7

8 og Torup Sag: Kirkegårdsvedtægter 2013 til - (682) Til godkendelse - Kirkegårdsvedtægt for Lynæs og Torup kirkegårde Torup MR har pr fremsendt ny kirkegårdsvedtægt for Lynæs og Torup kirkegårde til provstiudvalgets godkendelse. 14 GIAS - Ny ydelse i provstiets ydelseskatalog Sag: Kirkegårdstakster - Provstiets takster fra 2014 (782) Ydelse 2113, Græsgrav m. plade 3 kistepladser, pris kr. 451,42 (2015 pris) tilføjes i provstiets ydelseskatalog. kirkegårdsbestyrelse ændres til kirkegårdsudvalg, hvor dette optræder. Tilrettet kirkegårdsvedtægt afventes. Godkendt. Beskrivelse og anslået forbrug i minutter pr. år: Gravsted med sten pleje/vedl. græsklipning ( 70 min. pr. år ) Inførelse af ny takst i Melbys Kirkegårdstakster Tilføjelse af ydelsesnr Pleje af græsgravsted m. plade 3 kistepladser til provstiets ydelseskatalog, idet Melby kirkegård har en afdeling med græsgravsteder hvor der er behov for gravsteder m. 3 pladser. 15 PU - Fokuspunkter (Sag:888) Intet. Status/Eventuelt som skal behandles. PU har som vision udvalgt 4 fokuspunkter: a) Målsætning - side 2 b) Statistik (sagsnr. 948) c) Konfirmander d) Personale (ingen bilag) 16 Udvalget om samarbejde - Menighedsrådenes svar på samarbejdsforslag Sag: Fælles udvalg for samarbejde mellem menighedsråd af (931) Samarbejdsgruppen fremlægger sit oplæg for provstiudvalget d , kl. 17, inden PU mødet. Indkomne svarblanketter på foreslåede samarbejdspunkter siden sidste PU møde. Vejbys svar på samarbejde Vejby MR svarer - JA - til deltagelse i de foreslåede samarbejdspunkter. Valbys svar på Samarbejde Valby MR svarer - JA - KUN TIL Regnskabsfunktion (senere) Har diverse bemærkninger til de øvrige Referat, Side: 8

9 punkter. Referat, Side: 9

10 Orientering 17 Pilotprojekt Plejehjemspræst (Sag:952) Projekt- og arbejdsbeskrivelse afventes til PUs behandling. 18 Stiftsbidraget for 2016 Sag: Budget 2016 (1004) Stiftsbidraget for 2016 I brev af har Helsingør Stift udmeldt stiftsbidraget for 2016: Halsnæs kommune kr ,44 Gribskov kommune kr ,01 19 Frederiksværk-Vinderød MR - Konvertering af likviditet Sag: Frederiksværk-Vinderød MR - Ansøgninger ved anlægsarbejder - vedr. budget - regnskab - prohibering m.m. (764) - Frederiksværk Sogn Provstiudvalgets formand har d godkendt konvertering til ekstraordinært afdrag på lån. Menighedsrådet er bedt om at tage højde for ny afdragsprofil i budget Frederiksværk-Vinderød MR - konvertering af likviditet stillet til rådighed I brev af ansøger Frederiksværk- Vinderød menighedsråd om konvertering af Likviditet stillet til rådighed af provstiet, i alt kr ,05. Beløbet ansøges anvendt som ekstraordinært afdrag på Lån køb af Sognegård med saldo primo 2015 på kr Helsinge MR - Overførsel til 2015 Sag: Helsinge MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (715) - Helsinge Sogn Provstiudvalgets formand har d godkendt overførsel til Helsinge MR - overførsel til 2015_v2 I brev af fra Helsinge MR ansøges om overførsel af ubrugte anlægsmidler til 2015, i alt kr Villingerød MR - Delopgørelse fra bygningssagkyndige Sag: Villingerød MR - Projekt for nybygning af menighedshus (703) - Villingerød Sogn Referat, Side: 10

11 Orientering fak 289 JGN_Bygherrerådgivning Vill menighedshus mar Bygningssagkyndiges fakt. for feb-mar 2015 ifm. syn og skøn iflg. PUs beslutning Faktura godkendt af PU-formand. 22 Villingerød MR - 7a advokat udgift ifm syn og skøn - Menighedshuset Sag: 5 % midler Villingerød MR (960) - Villingerød Sogn Villingerød MR - 7a advokat udgifter ifm menighedshuset syn og skøn I brev af har Villingerød MR fremsendt advokats delopgørelse i forbindelse med syn og skøn, i alt kr ,86. I henhold til PU beslutning af er udgiften dækket via 7a midlerne. Beløbet er overført til kirkekassen. 23 Afregning for gennemgået aftalegrundlag - ifm. Valby kirkes tag Sag: Konsulentgennemgang af aftalegrundlag for større anlægsarbejder i provstiet (1024) PU-konsulent fak Valby kirkes tag PU-konsulents fakt. for tjek af rådgiverkontrakt - Valby kirkes tag. Iflg. PUs beslutning Faktura godkendt af PU-formand. 24 PU-Konsulents orientering - Aftalegrundlag ifm Valby kirkes tag Sag: Valby kirke - Renovering af kirkens tag (937) - Valby Sogn Konsulenarbejdet omfatter: 1. En vurdering af om aftalegrundlaget er tilstrækkeligt og klart defineret og iht. gældende anvisninger og de almindelig anviste regelsæt med AB 92 og ABR 89, samt vejledninger og ydelsesbeskrivelser, som forskellige fagområder af rådgivere og entreprenører / håndværkere anvender. 2. En vurdering af om de økonomiske betingelser, tidsplaner og ansvarsfordeling er og præciseret i aftalegrundlaget. 3. En vurdering af de udførendes faglige kompetencer og erfaringer i forhold til opgaven. Afrapportering sker til Provstiudvalget med kopi til udførende menighedsråd. Referat, Side: 11

12 Orientering PU-Konsulents orientering om kontrakt oplæg ifm Valby kirkes tag 25 Annisse MR - HS godkender stiftsmiddellån Sag: Annisse MR - Menighedshuset i Kirkestræde (1000) - Annisse Sogn HS godkender Bevilling af stiftsmiddellån - Huset i Annisse Stiftsøvrigheden har i brev af godkendt stiftsmiddellån på kr til renovering af 1.sal, "Huset" i Annisse, under forudsætning af provstiudvalgets godkendelse af projektet. 26 Blistrup MR - HS godkender renovering samt forhøjelse af lån Sag: Blistrup Kirke - kirkeistandsættelse (774) - Blistrup Sogn HS godkender forhøjelse af lån til renov. Blistrup kirke, kalkmalerier og altertavle Stiftsøvrigheden godkender i brev af til Blistrup MR, dok.nr , forhøjelse af stiftsmiddellån fra kr til kr for indvendig renovering af kirken samt kalkmalerier og altertavle. HS godkender indvendig renov. Blistrup kirke inkl kalkmalerier og altertavle Stiftsøvrigheden godkender i brev af , ved dok.nr , indvendig renovering af Blistrup kirke, herunder kalkmalerier og altertavle, med samtidig henvisning til Nationalmuseets bemærkninger. 27 Frederiksværk-Vinderød MR - Orientering om Sognegårds ombygning Sag: Frederiksværk-Vinderød Sognegård - ombygning (1019) - Frederiksværk-Vinderød Sogn Frederiksværk-Vinderød - orientering om Sognegårds ombygning 28 Melby MR - Byggeregnskab for Nyt tag på kirken Sag: Melby kirke - Stormskade på Melby Kirkes tag (862) - Melby Sogn Melby MR - Byggeregnskab nyt tag på kirken Referat, Side: 12

13 Orientering I mail af har Melby MR fremsendt byggeregnskab for nyt tag på Melby kirke. I forbindelse med stormskade efteråret 2013 blev det besluttet at udskiftet hele taget, hvor forsikringen betaler en del af udskiftningen. Byggeregnskabet er videresendt til Helsingør stift for behandling af Forsikringsenheden. 29 Regnskab Info. til Landsforeningen om Styring anlægsaktiviteter Sag: Regnskab 2014 (987) (ingen bilag) Mail til Landsforeningen om Styring anlægsaktiviteter Provstikontoret har i mail af på vegne af provstiudvalget bedt Landsforeningen af menighedsråd om udfyldelse af skemaet "Styring anlægsaktiviteter" for de af provstiets kirkekasser hvor LAM udfører regnskabet. Mødet sluttede kl.: 2145 Referat, Side: 13

14 Underskrifter vedr. møde d Birgit Jakobsen Hasselager Bent Peetz Birgit Jakobsen Hasselager Birgit Sommer Ejvind Hartmund Else Rosenlund Korsholm Peter Søndergaard Poul Erik Kandrup Referat, Side: 14