Dagsorden til forårsgeneralforsamling på Otto Mønsteds Kollegium den 5. april 2016

Transkript

1 Dagsorden til forårsgeneralforsamling på Otto Mønsteds Kollegium den 5. april Valg af dirigent og 2 stemmetællere 2. Formandskabet aflægger beretning a) Større indkøb b) Igangværende/afsluttede projekter c) Regulativændringer siden sidst d) Relevante problemstillinger mødt i det daglige arbejde 3. Formandskabet fremlægger halvårsregnskabet for Kollegianersamfundet (se separat omdelt halvårsrapport) 4. De parlamentariske revisorer kommenterer det fremlagte regnskab 5. Godkendelse af regnskab for Kollegianersamfundet 6. Diskussion og vedtagelse af ny halvårsplan 7. Godkendelse af budget for indeværende regnskabsår (se separat omdelt halvårsrapport) 8. Valg af formand 9. Valg af bogholder 10. Valg af 2 parlamentariske revisorer og 2 parlamentariske revisorsuppleanter 11. Valg af 10 folkevalgte og 4 suppleanter 12. Diverse udvalg aflægger beretning 13. Indkomne forslag a) Renovation af Baren b) Dispensation til leje af Eforen d. 14. maj c) Forslag til ændring af Arrangement regulativet d) Forslag til ændring af Regulativ for Formandskabet, nedlæggelse af Regulativ for Indstillingsudvalg og ændring af Regulativ for Fremleje e) Forslag til ændring af Husordenen f) Godkendelse af regnskab for vinterfesten d. 27. februar 14. Diverse stillinger på valg: a) 8 medlemmer af bodegaslænget b) evt. 1-2 næstformand 15. Eventuelt Resterende bevillinger: 1/3 til 1/9 Bevillinger fra REP KAB beboerkonto kr kr

2 Renovering af Baren Ottos Trøst ønsker at gennemføre en renovering af området omkring bardisken, blandt andet på grund af vi har fornemmet en vis skuffelse, efter baren var lukket det meste af efteråret til renovering af loftet i forhold til lydisolering. Baren ser nemlig helt ens ud, og loftet ligner et loft. Vi vil derfor gerne lave en mere synlig renovering af baren, som vi alle kommer i, og som er fællespunktet for langt de fleste Ottomanere, lige meget om man møder op til fredagsbar, eller kun til de store sæsonfester. Nogle Ottomanere bruger baren som springbræt til at møde og drikke deres kommende romantiske partner fulde og medgørlige, andre har ligegyldige romancer. Men ligegyldigt hvorfor folk kommer forbi er det et socialt og godt mødested for hele kollegiet, som mangler et ansigtsløft. Baren er ikke blevet renoveret i 12 år og den er mildest talt ret kedelig. Der mangler barstemning og er derudover meget nedslidt, se vedlagte billeder. Der er før blevet snakket om at renovere baren, uden det er kommet videre end snak. Det er et omkostningsfuldt og tidskrævende projekt at søsætte, så derfor håber vi, at alle Ottomanere kan støtte en renovering af baren, nu hvor der er taget initiativ. Vi har haft en tømrer forbi til at give et bud på ca kr. hvor fordelingen til være: kr til materialer kr til nedrivning og opsætning (håndværker løn) Dette er den vejledende pris, og selve arbejdet i baren vil kun tage én arbejdsuge. Hvis vi skulle få penge til at renovere, skal vi have bud fra andre tømremestre, for at sikre den bedste pris. Finansieringen kommer til at blive fordelt som følgende: kr fra "det store driftsbudget" kr fra KAB beboerkonto kr som Baren finansiere kr fra uafhentede nøgledeposita resten fra kollegianersamfundets budget For de penge der søges, skal der laves følgende: Alle skabe og bordplader ryddes Der lægges trægulv bag baren i stedet for laminatgulv Ny bardisk bag baren Nye skabe i stedet for hylder under bardisken. Cirka 22 skabe nogle med skuffer andre med hylder. Herunder et system til glasflasker og pant, som også vil blive gemt mere væk. På de mange hylder bag baren, skal der i stedet være låger og skabsdøre, da der bliver spildt meget øl mm. ned af hylderne Ny vask Bagbar. Tavlen skal ned og i stedet laves der et display med hylder og spejle på den store væg bag baren, hvor der kan stå spiritusflasker. Der skal monteres lys bag hylderne, så der kommer flot stemningslys op ad bagbaren. (Se vedlagt billede som eksempel) Ny fadølshane - gerne to mindre i hver sin ende af baren Lys på forsiden under bardisken, som vil lyse baren op forfra, når man kommer ind. Mulighed for skiftende farve Barstole Baren bliver snart malet, hvilket er betalt, og derfor ikke indgår i dette budget. Vi regner ikke med, at baren bliver renoveret de næste mange år, så målet er både at lave en bar, der kan holde til slid, men også en flot og stemningsfyldt bar - modsat det som baren er nu. Mvh Bardirektørene

3 Hvorfor skal der renoveres i Baren?

4

5 Dispensations ansøgning til leje af Eforen Hej OMK, Min søde veninde skal giftes, og der skal holdes polterabend for hende lørdag d. 14. maj. I den forbindelse vil jeg hermed søge om dispensation for at få lov at leje eforen denne dag, der jo egentlig ligger i stilleperioden. Jeg har snakket med 1. øst, der har sagt god for at vi må være i eforen, så nu mangler jeg bare resten af jer! Lidt info: Vi er omkring 14 piger (måske et par stykker mere), og skal kun bruge eforen i tilfælde af dårligt vejr (ellers er vi nemlig bare ude foran ved bålpladsen). Derudover er der tale om at leje eforen i tidsrummet 12-22, og der vil altså være fin nattero til alle de eksamenslæsende. Jeg håber meget på at I vil give mig grønt lys, så jeg kan give min veninde en festlig polterabend Venlig hilsen Simone, 202

6 Forslag til ændring af Arrangement regulativet Dette forslag påvirker kun punkt 2.3 i regulativet, der omhandler Ramangangsjang. Det drejer sig om at nedlægge Ramang-stillingen. Denne stilling blev i sin tid indført med henblik på at få gang i en mere regelmæssig afvikling af Ramangangsjang, ved at der skulle være en tovholder. Dette har desværre ikke haft den ønskede effekt. Vi vil dog ikke nedlægge Ramagangsjang helt, da der er potentiale i ideen og der fortsat skal være mulighed for at holde arrangementer på tværs af køkkenerne. Ændringsforslag: 2.3 Ramagangsjang Ramagangsjang bygger på frivillighed og konceptet tager udgangspunkt i et ønske om at fremme det kollegiale samvær på tværs af gange og etager, samtidig med at være et alkoholfrit alternativ. Som udgangspunkt holdes der fast i én månedlig Ramagangsjang i månederne september til juni. At afholde Ramagangsjang er altid frivilligt. a) Ramangen: Ramangen er en kollegianer, der på frivillig basis varetager og udøver rollen som kontaktperson og tovholder for Ramagangsjang. Ramangen er ikke med til praktisk at afholde arrangementerne, men fungerer som en sparringspartner og initiativtager. Ramangen vælges for en etårig periode på ValgREP i foråret. En Ramang kan til enhver tid stoppe med en måneds varsel og en ny findes på næstkommende REP. Ramangen inviteres med til De Ulønnedes Påskefrokost. b) Retningslinjer: Senest den 15. i den måned, der ligger forud for Ramagangsjangen, kontaktes de to køkkener der skal afholde den kommende Ramagangsjang af Ramangen, som står for at printe og udlevere Ramagangsjang-infopapir. Hvis de afholdende køkkener ønsker det, hjælper Ramangen med at arrangere et møde for de to køkkener og Ramangen kan eventuelt sidde med. Man kan henvende sig til Ramangen for at få ideer og inspiration til sit arrangement. Idebanken er tilgængelig for alle kollegianerne, men Ramangen har ansvaret for idebankens vedligeholdelse og drift. Når kontakten er etableret står de to køkkener selv for selve planlægningen, udførelsen og evt. indkøb i forbindelse med arrangementet. Ramangen kan hvis ønsket undervejs inddrages som sparringspartner. c) Økonomi: Der kan afholdes udgifter for 1000 kr. Dog skal der fremlægges budget samt regnskab for Formandskabet og Kollegianersamfundets bogholder, og der skal fremvises bevis for udgifter i form af kvitteringer/faktura.

7 Regulativ for Formandskabet Vedtaget i sin nuværende form ved det ordinære repræsentantskabsmøde d. 2. juni 2015 den ordinære forårsgeneralforsamling d. 5. april Formandskabsinstitution Formål Struktur og valgbarhed Ansvar Løn Opsigelse Ubesat stilling Fuldmagt Bestyrelse 3 2. Formandskabets arbejde og ansvar Formand Næstformanden Fælles for formand og næstformanden Bogholderen 4 3. Arbejdsopgaver Tilsyn med udvalg og klubber Repræsentantskabsmøder Besættelse af værelser Studiekontrol Arrangementer Opkrævning af udeståender Opsyn med fællesområder Bogholderens arbejdsopgaver 5 4. Økonomi og budgetlægning for kollegiet og kollegianersamfundet 5 1

8 1. Formandskabsinstitutionen 1.1 Formål Formandskabets hovedopgave er at holde OMK administrativt og organisatorisk godt fungerende. Sekundært gælder arbejdet i udvalgene, men også ideudvikling og initiativtagning. Ændringer af regulativet skal vedtages af repræsentantskabet. 1.2 Struktur og valgbarhed Formandskabet består af 2 personer, 1 formand og 1 næstformand samt 2 suppleanter. En 1., og 2. suppleant vælges på generalforsamlingen i oktober. Formanden vælges på generalforsamlingen i april, mens næstformanden vælges på generalforsamlingen i oktober. Ved indtrædelse af suppleanter på næstformandsposten sidder suppleanten indtil generalforsamling i oktober. Fratræder formanden utidigt fordeles formands- og næstformandsposter internt i Formandskabet. Den nye formand skal opstille på næstkommende generalforsamling. Bogholderen vælges på generalforsamlingen i april. Enhver kollegianer er opstillingsberettiget til Formandskabet. Formandskabet består at 3 personer - en formand og to næstformænd, derudover er også en bogholder tilknyttet Formandskabet. Formanden og bogholderen vælges på generalforsamlingen i april, mens næstformændene og 3 suppleanter til Formandskabet vælges på generalforsamlingen i oktober. Ved indtrædelse af suppleanter på næstformandsposten sidder suppleanten indtil generalforsamling i oktober. Fratræder formanden utidigt fordeles formands- og næstformandsposter internt i Formandskabet. Den nye formand skal opstille på næstkommende generalforsamling. Enhver fastboende kollegianer er opstillingsberettiget til Formandskabet. 1.3 Ansvar Formandskabet er ansvarligt overfor Repræsentantskabet og forpligtet til at overholde vedtagelser og retningslinjer givet af bestyrelsen, generalforsamlingen og Repræsentantskabet. Formandskabet aflægger beretning om dets arbejde på de halvårlige generalforsamlinger. Formandskabet arbejder under tavshedspligt i personsager. Tavshedspligten gælder personoplysninger i forbindelse med ansøgninger, indgivne oplysninger og klager. I tilfælde af et vedtaget mistillidsvotum til et eller flere medlemmer af Formandskabet, mister de øjeblikkeligt deres beslutningskompetence, men er forpligtigede til at hjælpe et eventuelt midlertidigt Formandskab med løsning af igangværende opgaver. Se 34 i Vedtægter for Kollegianersamfundet på Otto Mønsteds Kollegium. 1.4 Løn I Formandskabet aflønnes Formanden med 1 husleje og ventes i snit at arbejde ugentligt 15 timer. Næstformanden Næstformændene samt Bogholderen aflønnes med hver ½ husleje og ventes i snit at arbejde ugentligt 8 timer. 2

9 1.5 Opsigelse Opsigelse er minimum 30 dage med fratrædelse den første i en måned. Ved fravær fra kollegiet i mere end to sammenhængende måneder i perioden september - juni, begge måneder inklusive, skal stillingen opsiges. Ferie tilrettelægges på en sådan måde, at der mindst er et medlem af Formandskabet, man kan henvende sig til. 1.6 Ubesat stilling I tilfælde af en ubesat stilling indtræder 1. suppleanten i Formandskabet, som herefter konstituerer sig. Ubesatte stillinger besættes på førstkommende repræsentantskabsmøde eller generalforsamling. Ved indtrædelse af suppleanter på næstformandsposten sidder suppleanten indtil generalforsamling i oktober. Fratræder formanden utidigt fordeles formands- og næstformandsposter internt i Formandskabet. Den nye formand skal opstille på næstkommende generalforsamling. 1.7 Fuldmagt Formandskabet disponerer over Kollegianersamfundets likvider. De enkelte medlemmer af Formandskabet har, af Repræsentantskabet, fuldmagt til at skrive under på checks og giro for Kollegianersamfundet. Alle udgiftsbilag kræves godkendt og underskrevet af formanden og næstformanden en næstformand. 1.8 Bestyrelse De to medlemmer Medlemmer af Formandskabet indgår i bestyrelsen for kollegiet og deltager i de mindst to årlige bestyrelsesmøder. 2. Formandskabets arbejde og ansvar 2.1 Formand Formanden har over for repræsentantskabet ansvaret for, at alle Formandskabets arbejdsopgaver udføres tilfredsstillende. Samtidig har formanden også ansvaret for i samarbejde med næstformanden næstformændene, at fordele arbejdsopgaver og ansvarsområder ud fra de angivne timetal. Formanden bærer det fulde økonomiske ansvar og har i samarbejde med bogholderen følgende opgaver: a) At forelægge kollegiets budgetforslag og regnskaber for repræsentantskabet før det sendes til vedtagelse hos kollegiets bestyrelse. b) Løbende at informere repræsentantskabet om kollegianersamfundets økonomiske situation og udgifter i forhold til det vedtagne budget. Dette gøres af formanden i samarbejde med bogholderen budgetopfølgning mindst hver 2. måned. c) At forelægge kollegianersamfundets budgetforslag og regnskab for generalforsamlingen og bestyrelsen inden vedtagelse af budgettet. d) I samarbejde med bogholderen at føre tilsyn med Barens og Ølkælderens økonomi. e) Løbende sikre repræsentantskabet informeres om den økonomiske situation i Baren og Ølkælderen. 3

10 f) At hjælpe de parlamentariske revisorer med at udføre deres opgaver. g) At udføre bogholderens arbejdsopgaver, ved dennes fravær. h) At sørge for at kollegianersamfundets lønninger er passende og at der foretages rimelige henlæggelser. 2.2 Næstformanden Næstformændene Næstformanden Næstformændene bistår formanden i administrationen af kollegiet. 2.3 Fælles for formand og næstformanden næstformændene a) Formandskabet varetager kollegiets kontakter udadtil i såvel økonomisk som i administrativt henseende. b) Formandskabet skal aktivt indgå i samarbejde med inspektøren vedrørende anvendelsen af kollegiets midler og den generelle drift af bygningen. c) Formandskabet skal ugentligt afholde kontortid af mindst en times varighed. d) Formandskabet skal afholde minimum et repræsentantskabsmøde månedligt, herfra undtaget perioden 1. juli til 31. august. e) Formandskabets arbejde inklusiv den ugentlige kontortid opretholdes såfremt muligt i hele sommerperioden. Hvis det ikke er muligt at holde kontortid, varsles dette i god tid af Formandskabet. f) Uenigheder internt i Formandskabet kan tages op i Repræsentantskabet. g) Ændringer af regulativet skal vedtages af Repræsentantskabet. 2.4 Bogholder Bogholderen er en del Formandskabet hvis hovedopgave er bogholdning og udarbejdelse af regnskab for kollegianersamfundet. Bogholderen varetager kun bogholderopgaver, og kan ikke overtage andre arbejdsopgaver fra formand og næstformanden næstformændene. Bogholderen er ikke autoriseret til at foretage betalinger. Opstår der uenighed omkring en sag mellem formanden og næstformanden, kan bogholderen kaldes ind for at vælge side. 3. Arbejdsopgaver 3.1 Tilsyn med udvalg og klubber a. Formanden er bemyndiget til at føre tilsyn med, at de under Repræsentantskabet nedsatte udvalg udfører deres arbejde i overensstemmelse med de relevante regulativer. Tilsyn og kontakt med samtlige udvalg At indhente kontaktoplysninger på mindst 1 person fra alle udvalg. Halvårlig vurdering af, at alle regulativer følges og er opdaterede. At gøre nybesatte poster i kollegianersamfundet opmærksomme på deres forpligtelser samt fremsende relevant regulativ til vedkommende. Løbende sørge for at repræsentantskabet informeres om den økonomiske situation i de relevante udvalg og klubber. b. Formandskabet er bemyndiget adgang til alt materiale vedrørende samtlige udvalgs arbejde. Det er dog stadig den eller de enkelte personer i udvalget, der har det fulde ansvar for arbejdet i udvalget. Udvalg skal i denne sammenhæng opfattes som en eller flere personer, der er ansat og/eller 4

11 valgt af Repræsentantskabet til at varetage visse arbejdsopgaver i fællesskabets interesse. Ethvert udvalg skal have eget regulativ, som definerer formål, arbejdsopgaver og valgbarhed. Oprettelse eller nedlæggelse af et udvalg skal altid tages op på et repræsentantskabsmøde. c. Formandskabet fører tilsyn med klubber med regnskabspligt Føre tilsyn med klubbers økonomi. Føre lister over medlemskab i de enkelte klubber og udsende opdaterede klubsedler løbende. Indkrævning af kontingenter for klubber samt øvrige udeståender At varetage formandskabets forpligtelser i OMKnet InTech, herunder: o At deltage i klubbers bestyrelsesmøder. 3.2 Repræsentantskabsmøder a. Indkalde til Repræsentantskabsmøder, generalforsamlinger og lignende. b. Sammensætte dagsorden og sikre, at denne er i overensstemmelse med vedtægter for kollegianersamfundet. Dagsorden udsendes senest 1 uge før afholdelse. c. Senest en uge før valgrepræsentantskabsmøder og generalforsamlinger opslå stillingsopslag. d. Lede mødet på demokratisk vis og udnævne ordstyrer. e. Løbende informere repræsentantskabet om dispositioner og tiltag. f. Udsendelse af referat fra møder senest 1 uge efter afholdelsen. g. Udsende opdaterede kollegianersamfundssedler, når der er ændringer. h. At sikre øl/vand til repræsentantskabsmøderne og forplejning til bestyrelsesmøder. i. Formandskabet administrer hvilke køkkener der er berettigede til tilskud til avisabonnement, ved at føre lister over tilstedeværelse ved repræsentantskabsmøder, samt hvem der er køkkenrepræsentant. Hvert køkken skal minimum deltage ved otte repræsentantskabsmøder hvert år. Såfremt køkkener er berettigede til tilskud til avis, kan de indhente 2000 kroner inden udgangen af januar. 3.3 Besættelse af værelser a. Modtage og bekræfte værelsesopsigelser. En kollegianer kan kun opsige til værelse med virkning fra den første i en måned kl 12. præcis. Opsigelse indgives skriftligt til Formandskabet senest 6 uger før fraflytning. Inden d. 1. i en måned afleveres en liste over de der fraflytter ca. en måned senere til CIU, KAB, inspektøren og InTech. b. Modtage og godkende fremlejekontrakter i overensstemmelse med Regulativ for Fremleje. c. Administrere ønsker om interne flytninger. Der anvendes følgende prioriteringsrækkefølge ved ønsker om intern flytning fra: 1. Værelserne 108, 109, 110 efter anciennitet 2. Værelserne 7 3. Værelserne Værelserne Beboere fra 1. etage til øvrige etager 6. Værelserne Værelserne 8 og 19 (på 1. vest for 112) 8. Øvrige værelser efter anciennitet Derudover foretages der en helhedsvurdering baseret på ønsket om inhomogenitet på den pågældende gang, samt hensynstagen til ønsker om intern flytning på egen gang. 5

12 Ansøgninger om intern flytning skal gives skriftligt til et medlem af Formandskabet. d. Formidle kontakten til CIU angående ledige værelser. Formandskabet kan anmode om køn til det indstillede værelse på vegne af kollegiet. Kønsfordelingen på de enkelte gange tilstræbes 50-50, men der tillades udsving herfra. e. Vedligeholde og opdatere beboerlisten. f. Føre en liste over personer, der af Repræsentantskabet er erklæret uønskede. CIU holdes opdateret med denne liste, hvis en sådan findes. 3.4 Studiekontrol a. Udfører studiekontrol to gange årligt, for at sikre at samtlige beboere stadig er berettigede til et værelse. For at være berettiget skal beboeren være studieaktiv. For at kunne blive regnet som studieaktiv skal beboeren som minimum have bestået én eksamen inden for de sidste 12 måneder. b. Studiekontrolmeddelelser udsendes til samtlige beboere minimum en måned før afleveringsfristen. Har Formandskabet ikke modtaget den nødvendige dokumentation inden fristens udløb opsiges beboeren med 3 måneders varsel. Beboere skal opsiges når: Beboeren har fuldført sin uddannelse Beboeren er ophørt med eller afbrudt sin uddannelse Beboeren ikke har afsluttet sin uddannelse senest 1 år efter det påregnede afslutningstidspunktet for uddannelsen. Under særlige omstændigheder kan der gives dispensation til 2 år udover normeret studietid, eksempelvis ved specialeskrivning. Beboeren ikke i øvrigt opfylder de forudsætninger, hvorunder boligen er udlejet, herunder at beboeren ikke er studieaktiv. Beboeren skal på eget initiativ give meddelelse, hvis de ovenfor anførte opsigelsesgrunde er tilstede. I enhver for kollegianeren negativ afgørelse, skal der oplyses om muligheden for at anke afgørelsen til bestyrelsen. c. Ved for sent afleverede studieaktivitetssedler uddeles afgifter på 50 kr pr påbegyndt uge der afleveres for sent i op til 4 uger. 3.5 Arrangementer a. Tilsyn og kontrol med arrangementer i henhold til festregulativ Arrangement regulativet. b. Revision af regnskaber og sikre fremlæggelse af disse til Repræsentantskabet. c. Varsling af fester, julebingo og Ramagangsjang til de køkkener, der står for afholdelsen. 3.6 Opkrævning af udeståender a. Opdatere listen over skyldnere sidste mandag i måneden, samt udføre indkrævning af udeståender. Ved for sent betaling påkræves et passende rykkergebyr. 3.7 Opsyn med fællesområder a. At sikre at biografen er ryddelig og i funktion. b. Holde opslagstavlerne i forhallen pæne og ryddelige. c. At sørge for, at reservationsregler hænger på døren til grupperum, DISC, Baren, Eforen og biografen. 3.8 Bogholderens arbejdsopgaver a. At deltage i repræsentantskabsmøder og derigennem sikre økonomiske beslutninger på et oplyst grundlag. 6

13 b. Løbende at holde bogholderiet opdateret, så Formandskabet mindst en gang om måneden kan foretage budgetopfølgning. c. At svare på Formandskabets og Repræsentantskabets spørgsmål angående budgetopfølgning d. At udarbejde årsrapport (regnskab) og budget for Kollegianersamfundet og Baren. e. At sikre, at alle udgiftsbilag er korrekt godkendt og underskrevet af to medlemmer af Formandskabet. f. Ved opsigelse af stillingen, at oplære den nye bogholder i procedurer og arbejdsopgaver. g. Støtte Formandskabet i de administrative processer, der vedrører økonomien, i Kollegianersamfundet. 4. Økonomi og budgetlægning for kollegiet og kollegianersamfundet a. Forklaring: o Kollegiet består af det store driftsregnskab med forbrug, henlæggelser, inspektørens løn osv. KAB er ansat til at udføre bogholderi og ekstern revision. o Kollegianersamfundet består af det månedlige kontingent betalt af alle beboere. Alle beboere er medlem af kollegianersamfundet med repræsentation i Repræsentantskabet. Formandskabet er repræsentantskabets forlængede arm. Formandskabet er ansvarlig for at udarbejde dette regnskab, evt. med hjælp fra en bogholder. Revisionen sker gennem de parlamentariske revisorer. b. Formandskabet er kontant frit, i den forstand, at der i den daglige drift ikke benyttes kontanter til for eksempel udbetaling af huslejepræmie ved julebanko. Alle transaktioner foregår elektronisk. Eneste undtagelser herfra, er penge fra printerstationen, opbevaring af kontanter fra bardriften samt betaling af dørmænd til fester, når dette vurderes nødvendigt. 7

14 Forslag til ændring af Regulativ for Fremleje Dette er udelukkende konsekvensændringer hvis Indstillingsudvalget bliver absorberet i Formandskabet, og Formandskabet fremadrettet skal varetage Indstillingsudvalgets arbejdsopgaver. Ændringsforslag: 2. Administration Fremleje godkendes af Indstillingsudvalget (IU) Formandskabet. Fremlejekontrakten kan downloades fra net.omk.dk. Et fremleje kan starte enten den 1. eller den 15. i en måned. IU Formandskabet skal senest modtage og godkende fremlejekontrakter den 14. i måneden inden fremlejens begyndelse, uanset om fremlejen starter den 1. eller den Betingelser for fremleje Enhver kollegianer, der ønsker at fremleje sit værelse, skal uanset fremlejeperiodens længde have godkendelse af IU Formandskabet inden fremlejeaftalen indgås. 5. Opsigelse Ønsker fremlejegiver at opsige fremlejekontrakten inden den i fremlejekontrakten anførte dato, skal dette ske ved skriftlig meddelelse til fremlejetager. Opsigelsen skal ske senest 6 uger før fremlejen ønskes afsluttet, og kan kun ske til den 1. eller 15. i en måned. Ønsker fremlejetager at opsige fremlejekontrakten inden den i fremlejekontrakten anførte dato, skal dette ske ved skriftlig meddelelse til fremlejegiver. Opsigelsen skal ske senest 6 uger før fremlejen ønskes afsluttet, og kan kun ske til den 1. eller 15. i en måned. Uanset om det er fremlejegiver eller fremlejetager, som opsiger fremlejekontrakten, skal fremlejegiver, straks informere IU Formandskabet skriftligt om opsigelsen. Fremlejegiver skal gøre det klart, hvilket værelse det drejer sig om og fra hvilken dato. 9. Registrering IU Formandskabet arkiverer et eksemplar af samtlige kontrakter, der indgås i fremlejeforholdet. IU Formandskabet fører en speciel oversigt over fremlejere. IU Formandskabet meddeler den 15. i hver måned inspektøren, KAB samt OMKnet InTech hvilke værelser, der er fremlejet og til hvem i den kommende måned. IU fører i samarbejde med Formandskabet fører en liste over personer, der af repræsentantskabet er erklæret uønskede.

15 Husorden for Otto Mønsteds Kollegium Regulativ nr. 2 af 22. maj 1990 Vedtaget i sin nuværende form på den ordinære efterårsgeneralforsamling d. 6. oktober 2015 forårsgeneralforsamling d. 5. april Overordnede regler Inventar Husleje Opsigelse Studiekontrol Fremleje/udlån Køkkenorden Almindelig husorden Ansvar for egen og gæsters adfærd Studiero Oprydning Sparekrav Misbrug Kollegianervoldgift udvalg Påmindelser Færdsel på taget Bortvisning Oplysningspligt... 5

16 1. Overordnede regler Kollegianeren har pligt til at overholde de i kollegiets vedtægter og i dette regulativ indeholdte regler, samt at efterkomme påbud, der måtte komme/blive meddelt af Bestyrelsen, generalforsamlingen, Repræsentantskabet eller 8-udvalget. 2. Inventar De til kollegiet hørende møbler og andet inventar mv. skal behandles skånsomt. For eventuel beskadigelse af møblement eller installationer, herunder kummer i baderum, hæfter kollegianeren. Ligeledes hæfter kollegianeren for eventuelle gæsters beskadigelse af kollegiets ejendom. Hver køkkensektions medlemmer hæfter solidarisk for det til køkkenet hørende inventar. 3. Husleje Da kollegiets økonomi er baseret på det vederlag kollegianerne betaler, er det ubetinget nødvendigt, at vederlaget erlægges promte hver måned inden for den frist, som fastlægges af Kollegianersamfundets Repræsentantskab i samråd med KAB. Sker dette ikke, kan Repræsentantskabet, efter nærmere regler, godkendt af kollegiets bestyrelse, indstille kollegianeren til ophævelse samt inddrive huslejegæld ved fogedhjælp. Der kan for manglende husleje, ved fraflytning/ophævelse, gøres nødvendig tilbageholdelse/udlæg i indbetalt depositum. Hvis en kollegianer undtagelsesvis mangler penge til at betale vederlaget rettidigt, må derom rettes personlig skriftlig henvendelse til det af Repræsentantskabet nedsatte Formandskab, der tager stilling til, om kortere udsættelse kan indrømmes, efter nærmere regler giver af Repræsentantskabet. Der kan ikke under nogen omstændigheder indrømmes permanente udsættelser. 4. Opsigelse Ved fraflytning skal skriftlig opsigelse afleveres personligt og entydigt til kollegiets Indstillingsudvalg Formandskab med mindst 6 ugers varsel til den 1. i den pågældende måned. 5. Studiekontrol En kollegianer er pligtig til at overholde de for hans studium fastlagte planer og indstille sig til prøver og eksamener til de tidspunkter, der i studieplanen er forudsat som normale. Kollegianerne er pligtige til, på forlangende af Indstillingsudvalget Formandskabet, at aflevere dokumentation for studieaktivitet. Overskrides den tid, som er normeret for studiets gennemførsel plus 2 år, kan kollegianeren ikke blive boende uden særlig tilladelse fra kollegiets Indstillingsudvalg Formandskab, der er underlagt Repræsentantskabet. Denne tilladelse gives ud fra regler nærmere vedtaget af kollegiets Repræsentantskab. Ønsker en kollegianer at anke Indstillingsudvalgets Formandskabet afgørelse vedr. opsigelse i forbindelse med studiekontrol, kan dette ske til Repræsentantskabet gennem dettes Formand. 2

17 6. Fremleje/udlån Det er ikke tilladt en kollegianer udlåne værelset til andre. Dog kan en kollegianer midlertidigt på grund af praktik/orlov, sygdom eller studieophold, efter skriftlig henvendelse og tilladelse fra Indstillingsudvalget Formandskabet, søge værelset midlertidigt besat med en fremlejer. Ved fraflytning kan værelset efter skriftlig henvendelse til Formandskabet, overlades til anden mod betaling eller gratis, for en periode, der ikke strækker sig ud over en måned. Reglerne fastsættes nærmere af Repræsentantskabet i Fremlejeregulativet. 7. Køkkenorden Køkkenmedlemmer er individuelt forpligtet til at effektuere de på køkkenmøder trufne beslutninger ang. køkkenets interne forhold. Dette være sig betaling af finansielle udgifter, rengøring etc. En beboer kan altid anke de her omtalte afgørelser til Repræsentantskabet. 8. Almindelig husorden 8.1 Ansvar for egen og gæsters adfærd Kollegianerne er i fællesskab ansvarlige for opretholdelse af ro og orden på kollegiet. Ligeledes er enhver kollegianer pligtig til at påse, at dennes eventuelle gæster gør ligeså, idet kollegianeren, overfor Kollegianersamfundet, hæfter for disses adfærd på kollegiet. 8.2 Studiero Kollegianerne skal frivilligt og uopfordret underkaste sig de indskrænkninger i den fri livsudfoldelse, som hensynet til fælles samliv på kollegiet nødvendiggør. Navnlig skal de arbejdende kammeraters krav på læse- og nattero stedse respekteres, ikke mindst når private fester og sammenkomster arrangeres. Dette gælder naturligvis også i weekender. Kollegianere er forpligtet til at efterkomme enhver henstilling om støjnedsættelse i hverdage efter kl og weekenderne efter kl Kollegianersamfundets Repræsentantskab kan fastsætte nærmere regler for køkken- og gangfester. 8.3 Oprydning Det påhviler enhver kollegianer at medvirke til at holde orden i alle lokaler, der tjener til fælles benyttelse, henunder opholdsstuer, mødelokaler, køkkener, gange, trapper, kælderrum, klubrum etc. Tomme kasser, affald eller andet må ikke henstilles på trapperne eller gangene. Det som ikke uhindret kan passere affaldsskakterne, samt aviser og enhver form for glasgenstande skal bæres i kælderen. Til opsætning af billeder og plakater må ikke anvendes lim, klæbestrimmel, klæbepuder eller søm. Cykler skal anbringes i cykelstativerne i kælderen eller de udenfor opstillede stativer og må ikke henstilles på kollegiegangene. Opsætning af plakater og lignende i fællesarealerne i stueetagen skal ske på de dertil hørende opslagstavler, eller efter nærmere aftale med inspektøren. 8.4 Sparekrav Kollegianerne bør i egen interesse spare på lys og varme. Ved bortrejse skal der lukkes for varmen. I alle fællesrum slukker sidste mand efter sig. På værelserne slukkes lyset, når værelset forlades. 3

18 8.5 Misbrug Elevatorerne må ikke overbelastes. Nødklokken i disse må under ingen omstændigheder misbruges. Brandalarmen må aldrig misbruges. 8.6 Kollegianervoldgift Opstår der uoverensstemmelser mellem kollegianerne indbyrdes angående forhold, der vedrører kollegielivet, kan konflikten komme for en kollegianervoldgiftsret. Det samme gælder, hvis enkeltpersoner, valgt til poster af Repræsentantskabet eller udvalg nedsat af samme, skønnes at have overskredet den dem af Kollegianersamfundet givne kompetence. Ved en kollegianervoldgiftsret udpeger hver af parterne en repræsentant. Vægrer den ene part sig ved at udpege sin repræsentant, kan denne udpeges af Repræsentantskabet. Disse repræsentanter udpeger i fællesskab en tredje person, opmanden. Hvis det ikke lykkedes voldgiftsretten at bilægge konflikten eller afkræfte et kompetencebrud, afgøres denne ved en kendelse, som afsiges skriftligt. Kendelsen kan gå ud på at misbillige en udvist adfærd, at forbyde dennes fortsættelse eller at påbyde en bestemt handling. Kendelsen er bindende for parterne, men kan af en af parterne ankes for Repræsentantskabet. Repræsentantskabet tager i sådanne tilfælde beslutning om at stadfæste eller forkaste kendelsen. Dette skal ske på et ekstraordinært repræsentantskabsmøde, med sagen som eneste punkt. Kendelsen med en kort sagsbeskrivelse, oplæses af en af voldgiftsrettens medlemmer, hvorefter parterne efter tur har ret til uddybende kommentarer. Spørgsmål kan derefter stilles af Repræsentantskabets medlemmer. Herefter overgår kendelsen til afstemning. Opnår kendelsen tilslutning fra mindst 2/3 af Repræsentantskabets medlemmer er kendelsen bindende for parterne, og kan ikke ankes påny. Opnår kendelsen ikke 2/3 af Repræsentantskabets medlemmers tilslutning, nedsættes påny en voldgiftsret med nye medlemmer. Er under 2/3 af repræsentantskabets medlemmer mødt frem til mødet, indkaldes påny til ekstraordinært repræsentantskabsmøde med samme dagsorden. Nærmere procedureregler for voldgiftsret fastsættes af Repræsentantskabet. Anke over kollegianervoldgiftsrettens kendelse skal være Formanden for Repræsentantskabet skriftlig i hænde senest 14 dage efter, den er forkyndt skriftligt af voldgiftsretten overfor parterne. Tilsidesættelse af de ved voldgiftskendelsen meddelte forskrifter, kan medføre bortvisning fra kollegiet efter 9 i dette regulativ. I tilfælde, hvor Repræsentantskabet skønner, at der ikke kan opnås enighed blandt de forudsatte antal repræsentantskabsmedlemmer angående voldgiftskendelsen kan Repræsentantskabet ved simpelt flertal bestemme, at sagen skal afgøres af Bestyrelsen. Et medlem af Repræsentantskabet har ikke stemmeret, hvis voldgiften omhandler vedkommende udvalg Til opretholdelse af Husorden nedsætter Repræsentantskabet et udvalg, 8-udvalget, bestående af maksimalt 5 og minimalt 3 personer, der fungerer med fuldmagt til at påtale og hindre enhver krænkelse af ro og orden i huset. De nærmere regler for udvalgets virksomhed og kompetence samt om følgerne af overskridelse af nævnte regler, fastsættes af Kollegianersamfundets Repræsentantskab i samråd med kollegiets bestyrelse og er beskrevet i "Regulativ for 8-udvalget". Repræsentantskabet og bestyrelsen kan til enhver tid udtrykke mistillid til et eller flere medlemmer af udvalget, som derefter må træde tilbage uden anden prøvelse. Personer, der ikke er udtrykt mistillid til, kan genvælges. 4

19 8.8 Påmindelser 8-udvalget kan tildele en påmindelse for groft og/eller gentagne overtrædelser eller for ikke efter henstilling at have ophørt med misbilliget adfærd. 8.9 Færdsel på taget Ophold og færdsel på taget må kun finde sted efter skriftlig aftale med Inspektøren, som har den eneste nøgle der giver adgang til taget, og kun under ordnede forhold i dagstimerne. Denne tilladelse gives kun i ekstraordinære tilfælde og således ikke til almindelige, rekreative formål. Ureglementeret ophold og færdsel på taget straffes med øjeblikkelig bortvisning fra kollegiet, i henhold til procedurerne angivet i Ophævelse Overtrædelse af de ovennævnte regler kan/vil medføre ophævelse af lejemålet på kollegiet. Det samme gælder, hvis en kollegianer groft eller gentagne gange tilsidesætter skrevne og uskrevne regler for god opførsel, - trods givne påmindelser krænker kollegianernes fælles interesser eller i øvrigt optræder på en måde, der strider imod god kollegianeradfærd. Beslutning om ophævelse træffes af kollegiets Bestyrelse efter indstilling fra Repræsentantskabet, der forinden har hørt den pågældende kollegianer samt givet denne besked om indstillingen til ophævelsen, hvis dette er muligt. Personer, der har fået ophævet lejemålet på kollegiet, kan ikke senere genoptages, ej heller godtages som fremlejer. 10. Oplysningspligt Enhver kollegianer er pligtig til at sætte sig ind i de for kollegiet gældende regler, vedtægter samt regulativer, ligesom kollegianeren er pligtig til at holde sig ajour med Repræsentantskabets og generalforsamlingens vedtagelser. 5

20 Afholdt af Regnskab for Vinterfest sal (øst + vest) Indtægter Billetindtægter kr ,00 Barindtægter kr ,00 I ALT kr ,00 Udgifter Vareforbrug i baren kr ,10 Bartenderløn kr. 500,00 DJ kr ,00 Band kr. - Armbånd kr. 321,88 Oppyntning kr. 822,83 Plakater kr. 63,00 Lege på gangene kr. 228,17 Andet kr ,45 I ALT kr ,43 RESULTAT I ALT kr ,57 Fordeling af overskud Til øst kr ,76 Til vest kr ,76 Til Baren kr ,52 Til Kollegianersamfundet kr ,52