Retningslinjer for tilskud fra CISUs pulje "Volontør i Verden"

Transkript

1 Retningslinjer for tilskud fra CISUs pulje "Volontør i Verden" Indhold 1. Volontør i Verdens formål 2. Hvad kan man søge støtte til? 3. Hvem kan sendes ud? 4. Hvem kan søge om støtte? 5. Hvilke oplysningsaktiviteter? 6. Vurdering af ansøgningerne - kriterier 7. Ansøgningsprocessen 8. Bevillingsprocessen 9. Afrapportering 10. Kontakt og mere information Formål: Volontør i Verden har til formål at styrke og understøtte oplysning og kommunikation i Danmark. Det kan eksempelvis være om globale sammenhænge, levevilkår og befolkningsgrupper i fattige lande eller udviklingssamarbejde mellem danske organisationer og deres partnere. Hvad kan man søge til? Tilskuddet kan anvendes til at dække dokumenterede omkostninger i forbindelse med at udsende volontører til CISU medlemsorganisationers samarbejdspartnere. Tilskuddet er et samlet beløb til den ansøgende organisation og kan f.eks. anvendes til: a. Ophold og forplejning b. Dækning af partnerorganisationens udgifter i forbindelse modtagelsen af volontører fx betaling for lokal logistik og udgifter til værtskab og lignende. c. Omkostninger til forberedelse/træning i organisationen og hos partner Der gives ikke tilskud til flybillet og forsikring. Der skal i ansøgningen redegøres for anvendelsen af tilskuddet, samt hvorledes den samlede udsendelse er finansieret. Partnerorganisationer må ikke påføres ekstra omkostninger ved værtskabet med mindre partnerorganisationen selv ønsker at bidrage. Tilskuddet kan ikke anvendes til at finansiere selve oplysningsaktiviteterne i Danmark (se mere under vurdering af ansøgningen ) 1

2 Tilskuddets størrelse: Tilskuddets maksimale størrelse afhænger af opholdets længde. Det korteste ophold med tilskud er to uger og det maksimale tilskud udgør kr. pr. organisation. Tilskuddet gives efter følgende model: Eksempel: Ved mindst 2 ugers rejse = kr. Ved mindst 1½ måneds rejse= kr Ved mindst 2½ måneders rejse = kr Ved mindst 3 måneders rejse = kr (disse tal er beregnet fra UM's retningslinjer) Den danske organisation kan anvende op til 7% af de nævnte tilskudsbeløb til administration af tilskuddet. CISUs ønsker at tilgodese ophold på 1 mdr. eller derover, da et længere ophold også giver mulighed for mere nuancerede oplysningsaktiviteter. CISU anerkender dog, at nogle grupper kun kan deltage i kortere ophold. Ved ansøgninger til ophold på 14 dage skal der angives en årsag til det korte ophold i ansøgningen. Hvem kan sendes ud? Eksisterende og/eller nye frivillige i organisationen, der ikke modtager betaling for udført arbejde i organisationen. Der må ikke udføres betalt arbejde for organisationen eller partneren under opholdet. En organisation kan f.eks. - Rekruttere nye frivillige specifikt til et volontørophold - Ønske at øge eksisterende frivilliges tilknytning til (partner-)organisationen gennem et volontørophold - Samarbejde med virksomheder, undervisningsinstitutioner (seminarier, højskoler, erhvervsskoler etc.) eller andre ikke-udviklingsorienterede organisationer, institutioner eller arbejdspladser om at udsende medarbejdere, studerende, frivillige m.fl. Tilskuddet kan søges både til grupper og enkeltpersoner. CISU vil vægte, at to eller flere volontører udsendes sammen således, at volontørerne kan forberedes sammen, samarbejde eller mødes undervejs og bruge hinanden som sparring før, under og efter opholdet. Det kan f. eks være, at flere volontører udsendes til samme partner, område, region, land - og eventuelt med samme oplysningsopgave. 2

3 Hvem kan søge? Alle organisationer, der: er berettigede til at ansøge Civilsamfundspuljen 1 OG har Danida finansierede indsatser OG kan knytte udsendelse af volontører til partnere/projekter med tilknytning til Danida finansierede indsatser OG/ELLER til aktiviteter, der finansieres af organisationens egen indsamlede midler i lande opført på DAC's liste over udviklingslande, SOM falder inden for civilsamfundspolitikkens målsætninger Det indbefatter også hos partnere med afsluttede indsatser under CISUs puljer, DANIDAS enkeltbevilling, aktuelle ambassadebevillinger og tilsvarende. Enkeltpersoner og private aktører kan ikke ansøge. Tilsvarende kan rammeorganisationer samt organisationer, der er medlem af andre puljeordninger med særskilt aftale om Volontør i Verden med DANIDA ikke ansøge. Der kan kun indsendes en ansøgning pr. organisation pr. ansøgningsrunde. Hver ansøgning kan maksimalt indeholde tilskud svarende til 8 volontører og et maksimalt tilskud på kr. Såfremt den enkelte organisation kan udsende flere volontører med et lavere tilskud pr. volontør kan tilskuddet fordeles på flere volontører. Det skal i givet fald fremgå af ansøgningen. Inden indsendelse af en efterfølgende ansøgning skal volontørophold med bevilling fra den forudgående ansøgning være gennemført og afrapportering indsendt til CISU. Hvilke oplysningsaktiviteter? Formålet med Volontør i Verden er at styrke oplysningsarbejdet i Danmark. Alle udsendte volontører skal derfor bidrage med eller deltage i en oplysningsaktivitet efter hjemkomst. En oplysningsaktivitet kan være produktion af et konkret produkter (video, billeder, artikler til medier) aktiviteter i form af foredrag, events eller oplæg (til inspiration se listen over tidligere projekter med støtte fra CISUs oplysningsbevilling på CISUs hjemmeside) Oplysningsaktiviteten kan således være en del af selve formålet med forløbet på rejsen f.eks. hvis organisationen ønsker, at en video produceres undervejs eller kan være et resultat af den oplevelse som volontøren får. Ligeledes kan løbende formidling eksempelvis via sociale medier, blogs og andre interaktive aktiviteter indgå. 1 At organisationen skal have organisatorisk hjemsted og aktiviteter i Danmark. At formanden og hovedparten af bestyrelsesmedlemmerne skal være danske statsborgere eller udlændinge med fast opholdstilladelse i Danmark. At organisationen skal have eksisteret i mindst ét år og have mindst 50 betalende medlemmer eller støttepersoner. At organisationen skal have et sæt vedtægter, og regnskaber underkastet revision. 3

4 Opholdet må derudover gerne indeholde bidrag til at styrke partnernes egne oplysnings- og kommunikationsaktiviteter, awareness raising o.l., eller til at styrke den danske og partnerorganisationernes samarbejde omkring oplysning og kommunikation. Tilskuddet kan ikke anvendes til selve oplysningsaktiviteten. Oplysningsindsatsen kan for eksempel finansieres med CISUs oplysningspulje, de 3 % projektrelaterede oplysningsmidler eller Danidas Oplysningspulje. Alle oplysningsprodukter skal gøres offentligt tilgængelige og leveres til CISU, der vil oprette en elektronisk platform, hvortil materialet skal uploades og formidles. Modtagere af midler fra puljen skal gøre målgruppen til oplysningsaktiviteten bekendt med, at rejsen var støttet af Volontør i Verden gennem CISU /DANIDA. Krav til ansøgende organisation Ansøger skal leve op til følgende krav for at få del i tilskuddet. Krav til ansøger Den ansøgende organisation skal: sikre at udsendelse sker til relevante partnere og indsatser, der er i overensstemmelse med civilsamfundspolitikkens målsætninger og er finansieret af DANIDA midler og/eller egen indsamlede midler påtage sig det fulde og hele ansvar for en forsvarlig gennemførsel af opholdet udforme og indgå en skriftlig samarbejdsaftale med både partnerorganisation og volontøren omkring udsendelsen og de tre parters respektive roller deltage i et obligatorisk forberedende møde med CISU inden udsendelse af volontører med fokus på best practice i forhold til volontørudsendelser sikre forberedelse af den udsendte inden afrejse ved enten: o at volontøren deltager i et forberedelsesprogram hos organisationen eller o at volontøren deltager i et forberedelsesprogram afholdt af CISU inden udsendelse sikre, at der ligger en konkret skriftlig aftale om hvilke oplysningsaktiviteter den enkelte volontør skal udføre og producere sammen med organisationen sikre at aktivitetsplanen for oplysningsindsatsen gennemføres, og at de udsendte volontører/organisationen bidrager med et oplysningsprodukt som uploades til CISUs platform sikre, at der er tilstrækkeligt finansielt grundlag udover tilskuddet til at gennemføre opholdet og den efterfølgende oplysningsaktivitet. Ovenstående krav vil indgå i kontrakten mellem CISU og den ansøgende organisation, som underskrives i forbindelse med udbetaling af bevillingen. Vurdering af ansøgningerne CISU foretager på baggrund af 4 kriterier en vurdering af om ansøgningen godtgør, at volontører og partnerorganisation sikres en tilstrækkelig forberedelse, en forsvarlig udsendelse og at oplysningsaktiviteten med stor sikkerhed kan gennemføres. 4

5 1. Organisationens kapacitet til at gennemføre udsendelser Organisationen og dens partner har tilstrækkelig med organisatoriske og menneskelige ressourcer til at håndtere forberedelse, udsendelse og løbende kontakt med volontøren under opholdet Organisationen formår at sammensætte et meningsfuldt og ansvarligt program for volontøren - ammen med partner og volontør 2. Vurdering af plan for forberedelse og udsendelse Forberedelsen klæder volontører på til både fysiske og mentale udfordringer Forberedelsen har fokus på god oplysning, indsamling af materiale under opholdet og gennemførelse af oplysningsaktiviteten Forberedelsen resulterer i en plan for volontørens oplysningsaktiviteter Den forudgående dialog og aftale med partnerorganisationen Viser hvordan opholdet konkret er tænkt gennemført, herunder om organisationen udsender enkeltpersoner eller grupper Eventuel årsag til kortvarig udsendelse 3. Vurdering af økonomi Klart økonomisk grundlag for udsendelsen (egenfinansiering, samfinansiering, sponsorer o.l.) Klar plan/budget for anvendelse/fordeling af tilskuddet 4. Vurdering af plan for oplysningsaktivitet Det skal fremgå af planen, hvilke oplysningsaktiviteter organisationen og dens partnerorganisation ønsker, at volontøren skal bidrage med, og hvordan aktiviteten påtænkes at gennemføres. CISU lægger vægt på at oplysningsaktiviteten Er planlagt og/eller udføres i samarbejde med partnerorganisationen og volontøren Er planlagt og/eller udføres med de eventuelle andre aktører, der er involveret i udsendelsen (virksomheder, uddannelsesinstitutioner, organisationer) bidrager til organisationens eksisterende arbejde gerne i form af nye eller anderledes tænkte aktiviteter er beskrevet så håndgribeligt som muligt gerne med konkrete aftaler med aftagere af produkt, event, foredrag mm. Herunder hvordan aktiviteten tænkes finansieret og en plan for gennemførelse af oplysningsaktiviteten såfremt forventet finansiering eller dele af den ikke realiseres. Ansøgningsproces For at få tilskud skal organisationen indsende det ansøgningsskema som vil ligge offentligt tilgængeligt på Her skal kort beskrives, hvordan volontøropholdet tænkes gennemført samt vedlægges en plan for gennemførelse af oplysningsaktiviteterne og budget. Pengene overføres til foreningens konto, og foreningens bestyrelse er ansvarlig for, at midlerne bruges i overensstemmelse med det, der står i ansøgningen. 5

6 Ansøgningsfrist Tilskuddet fra Volontør i Verden kan søges cirka en gang i kvartalet. De konkrete datoer annonceres på CISUs hjemmeside og i nyhedsbrev. Første ansøgningsrunde vil være en pilot og erfaringerne for denne vil danne grundlag for fastsættelsen af frister for de efterfølgende runder. Når midlerne i puljen er opbrugt lukkes der for ansøgninger/runder. Indsendelse af ansøgning Ansøgningen sendes elektronisk til volontoriverden@cisu.dk. Tilskudsperioden Tilskud uddeles så længe, der er midler i puljen. Sidste frist for ansøgning er 1. september Alle udsendelser af volontører skal være afsluttet inden Bevillingsprocessen Ansøgningerne sagsbehandles af en udpeget faglig medarbejder hos CISU - og afgøres i et samarbejde med et medlem af bevillingsudvalget for CISUs oplysningspulje. Ansøgningerne behandles normalt indenfor3 uger (ferieperioder undtaget). Ansøger modtager svar på mail fra CISU. I forbindelse med udbetalingen af bevilling skal ansøger underskrive en kontrakt med CISU, der indeholder de formelle krav til ansøger. Afrapportering Senest en måned efter oplysningsaktivitetens gennemførelse skal ansøger indsende en kort rapport (max 2 A4 sider) til CISU. Afrapporteringen skal ske på et skema, der hentes på Af rapporten skal fremgå Kort opsamling på udsendelsens forløb i forhold til det planlagte. Dokumentation for gennemførelse af oplysningsaktiviteter samt kopi (upload) af produkt til CISU Regnskab for anvendelse af tilskud, samt oversigt over evt. ubrugte midler. Udgiftsbilag Ansøger skal ikke indsende udgiftsbilag mv. til CISU, men skal opbevare originalbilag i fem år efter udsendelsen, til fremlæggelse dem hvis CISU, Rigsrevisionen eller andre ønsker at se dem. CISU forbeholder sig retten til - til enhver tid inden for fem år - at foretage stikprøver på udgiftsbilag. Bestyrelsens ansvar Den ansøgende organisation hæfter overfor CISU for ubrugte og udokumenterede udgifter. Foreningen hæfter også, hvis en stikprøve viser, at den har brugt pengene på en anden måde, end skrevet i ansøgningen og afrapporteringen. Tilskud og udgifter skal fremgå af foreningens reviderede årsregnskab. Ubrugte midler 6

7 Ubrugte - og udokumenteret forbrug af midler - skal uanset beløbets størrelse sendes retur til CISU samtidig med, at afrapportering indsendes. Husk at skrive organisationsnavn på overførslen, og at det drejer sig om tilskud fra Volontør i Verden. Returnerede midler tilbageføres til Puljen. CISU services Forberedende møder CISU vil afholde et antal forberedende møder både i Aarhus og København med obligatorisk deltagelse for organisationer der ønsker at sende volontører ud. Datoer og program vil fremgå af Kapacitetsopbygning og forberedelse CISU vil tilbyde et forberedelsesprogram igennem et flerdages program (for organisationer der ikke har et kvalificeret eget program), med fokus både på selve udsendelsen og de efterfølgende oplysningsindsatser. Programmet forventes suppleret af organisationen egen konkrete forberedelse af parterne og frivillige. Datoer og program annonceres på Erfaringsopsamling Der vil blive foretage løbende erfaringsopsamling med involvering af de deltagende organisationer herunder et antal erfaringsopsamlingsmøder. Datoer og program annonceres på Rådgivning CISU vil i begrænset omfang kunne yde rådgivning til udvikling af organisationens program og ansøgning og/eller i forbindelse med udviklingen af oplysningsaktiviteter i forbindelse hermed Kontakt og mere information: Spørgsmål kan rettes til CISU på volontoriverden@cisu.dk eller Du kan hente inspiration til kommunikation og oplysningsarbejde i Danmark på 7