DFB Referat af organisationsbestyrelsesmøde nr. 85 Tirsdag den 15. marts 2016 kl Hos Domea.dk, Oldenburg Alle 3, 2630 Høje Tåstrup

Transkript

1 DFB Referat af organisationsbestyrelsesmøde nr. 85 Tirsdag den 15. marts 2016 kl Hos Domea.dk, Oldenburg Alle 3, 2630 Høje Tåstrup Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formandsskabet Orientering fra administrationen Opsamling på konferencen for beboerdemokrater Status på byggesagerne Bestyrelsesforhold og repræsentantskabsmødet Boligorganisationens årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Boligorganisationens budget Regulering af indskud ved genudlejning Domea.dks Landskonference Boligorganisationens afdelinger Årsregnskaber Morelhaven - afgørelse i beboerklagenævnet af et fraflytningssyn og efterfølgende afgørelse Udlejningsaftale Klostergården II Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Peter Hansen, næstformand Bente Nees Anne Grethe Christensen Petina Larsen (afbud) Kirsten Malinovsky Ole Nielsen Uffe Dybdal (afbud) Henrik Schram Øvrige deltagere: Claus Krag, Domea.dk Michael H. Jørgensen, Domea.dk Anja Herringsø, Domea.dk Udsendt den 31. marts 2016

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Dagsorden blev godkendt 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 1. februar Det indstilles, at referatet godkendes. Referatet blev godkendt 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formandsskabet Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. John Adelsteen orienterede om følgende Tidligere beslutning om, at fraflyttere i DFBs boliger i forbindelse med fraflytningssynet skal have aflæst deres målere, skal Domea.dk implementere hurtigst muligt. I forlængelse heraf var der en diskussion om bestyrelsen bør forholde sig nærmere til proceduren for afleveringsforretningen. Afleveringsforretningen foregår med udgangspunkt i lovgivningen og vedligeholdelseskataloget som vedtaget i de enkelte afdelinger. Bestyrelsen overvejer, om der er behov for yderligere drøftelser og evt. heraf følgende tiltag på organisationsniveau. Der er modtaget mail fra afdelingsformand i Charlottegården Susanne Pia Hansen med spørgsmål, om bestyrelsen er bekendt med Høje Tåstrup Kommunes planer om ændring af boliger i Charlottegården og Gadehavegård. Domea.dk orientrede om, at der er tale om indledende kommunale overvejelser i en meget ambitiøs strategi omkring bosætningsmønstrene i Høje Tåstrup. Domea.dk deltager i disse ved kundechef Carsten Pedersen, og bestyrelserne vil blive holdt orienterede Kirtsen Malinowsky og Claus Krag har deltaget i en tænketank nedsat af Københavns Kommune omhandlende den fremtidige byudvikling i København. De deltager som repræsentanter for den almene sektor sammen med arkitekter og kommunale embedsmænd mv. Side 2 af 10

3 Der har været en henvendelse fra Sprotorno omkring en konkret husordensproblematik. Organisationsbestyrelsen tilbyder at deltage i én konfliktmægling. Det blev aftalt, at Kirsten Malinowski tager fat i kundechef Carsten Pedersen og aftaler nærmere. Bestyrelsen har udarbejdet en vision for DFB og kunne godt tænke sig, at Domea.dk kom med et bud på Domeas vision for DFB. Det blev aftalt, at Domea.dk kigger nærmere på dette og vender tilbage. Det nye DFB logo skal på brevpapir, når DFB udsender skrivelser herunder indkaldelser til afdelingsmøder mv. Fremadrettet skal der være et fast punkt på dagsorden med gennemgang af bestyrelsens projektliste. Bestyrelsen ønsker, at Domeas byggeafdeling forholder sig til problematikken omkring automatiske udsugningsanlæg, som det kan være vanskeligt at lukke for i forbindelse med en beredskabssituation. Domea noterede sig dette. Omkring efteruddannelse af DFBs medarbejdere, ønskes der en status over forbruget på organisationens uddannelsesbudget. Anja Herringsø orienterede om, at der i afdelingerne afsættes en ramme på kr pr. medarbejder og at rammen på arbejdskapitalen er en buffer for afdelinger med dårlig økonomi eller med et særligt stort uddannelsesbehov. Det blev aftalt, at der på et kommende bestyrelsesmøde skal kigges på organisationens uddannelsespolitik, herunder anvendelsen af rammen på arbejdskapitalen. Bestyrelsen aftalte, at nyopførte afdelinger skal tilknyttes et servicecenter direkte fra ibrugtagelsen. Anne Grethe Christensen spurgte til hvem, der redigerer hjemmesiderne i de enkelte afdelinger. Det er afdelingernes egen ansvar. Der er mulighed for, at en webansvarlig kan komme på kursus. Herover påpegede hun, at referaterne på organisationens hjemmeside står rodet. Det blev aftalt, at Domea kigger nærmere på anvendelsen af afdelingernes hjemmesider og sikre at referaterne fremstår mere overskueligt på hjemmeside. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 3.2 Orientering fra administrationen Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Domea orienterede om, at: der er fremsendt ansøgning for Gadehavegård til Landsbyggefondens infrastruktur pulje på 70 mio. kr. at afdelingsmødet i Markedspladsen har sagt ja til helhedsplanen Side 3 af 10

4 at der har været indflytning i Rådhusparken i Allerød, og at det er gået godt. Det blev aftalt, at Bente Nees og John Adelsteen skal være repræsentanter for bestyrelsen på det første afdelingsmøde. at der er valgt til Domeas bestyrelse på repræsentantskabsmødet, der afholdes i forbindelse med landskonferencen, og at kandidaterne bliver præsenteret på regionsmøderne d. 12. og 13. april. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 3.3 Opsamling på konferencen for beboerdemokrater D. 6. februar afholdt organisationsbestyrelsen som bekendt konference for beboerdemokraterne i DFB. Det indstilles til bestyrelsen at evaluere konference. Der var generelt enighed om, at det havde været en god konference med mange gode tilbagemeldinger. Der var enighed om, at det var en god måde at komme i dialog med repræsentantskabet og afdelingsbestyrelserne, og at det med fordel kan gentages næste år. Det blev aftalt, at bestyrelsen efter repræsentantskabet snarest mulig finder en dato til en strategidag, hvor bestyrelsen arbejder videre med strategi, politikker, skiltning med inddragelse af erfaringerne fra konferencen. 3.4 Status på byggesagerne De byggesagsansvarlige bestyrelsesmedlemmer giver en kort status på de enkelte byggesager. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. John Adelsteen orienterede om, at han har givet Domeas byggeafdeling grønt lys til at byde på en mulighed for endnu 100 lejemål i Allerød. Bestyrelsen udtrykte sin opbakning hertil. Kirsten Malinowsky orienterede om, at ungdomsboligerne i Gentofte er udfordret af bekymringer fra naboerne, især over højden af byggeriet. Der pågår overvejelser om byggeriet helt eller delvist skal flyttes til anden lokation i nærheden. Om Tikøbgade kan det oplyses, at der er afholdt licitation, men desværre er de modtagne bud en del over skema A rammebeløbet. Det skyldes, at markedet er overophedet især i København. Der pågår i øjeblikket en dialog med kommunen om at få projektet til at hænge sammen indenfor rammebeløbet, og det ser positivt ud. Når det er på plads behandler kommunen skema B ansøgningen. Tidsplanen er i skrivende stund noget uklar, men Domea.dk håber på byggeriet går i gang til sommer. Henrik Scharm orienterede om, at byggeriet af Sommerlyst er godt i gang. Der er udfordringer med grundvand. Facadestenene skal godkendes. Bestyrelsen skal træffe beslutning om gas skal betales efter forbrug eller via en fast aftale. Det blev aftalt, at Henrik efterspørger en totaløkonomisk beregning af de 2 forslag hos Domea Byg, og at han på den baggrund træffer en beslutning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Side 4 af 10

5 3.5 Bestyrelsesforhold og repræsentantskabsmødet Inden repræsentantskabsmødet d. 31. marts har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2016 Peter Hansen Næstformand Repræsentantskabet 2017 Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2017 Anne Grethe Christensen Medlem Repræsentantskabet 2016 Uffe Dybdal Medlem Repræsentantskabet 2016 Petina Larsen Medlem Repræsentantskabet 2017 Henrik Schram Medlem Repræsentantskabet 2016 Kirsten Malinowsky Medlem Bestyrelsen 2017 Ole Nielsen Medlem Ansatte 2017 Afgangsorden indebærer, at John Adelsteen, Anne Grete Christensen, Uffe Dybdal og Henrik Schram er på valg. Der er lavet en aftale med Ole Nyholm om varetagelse af dirigentrollen. I indkaldelsen til repræsentantskabsmødet er der som aftalt medtaget punktet om sammenlægning med Funktionærernes Boligselskab i Tårnby med DFB som det fortsættende boligselskab. Bestyrelsen bør drøfte, om der er andre emner, der skal foreligges repræsentantskabet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 3.6 Boligorganisationens årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 1. oktober 2014 til 30. september 2015 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 14 til 25. Regnskabet vil blive gennemgået på mødet Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Anja Herringsø gennemgik regnskabet, og bestyrelsen godkendte det efterfølgende. Side 5 af 10

6 3.7 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2014 til 30. september 2015 vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Anja Herringsø gennemgik revisionsprotokolatet, og bestyrelsen godkendte det efterfølgende. 3.8 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 14 til 25 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Til brug for repræsentantskabsmødet bør bestyrelsen overveje at supplere ovenstående med en orientering om bestyrelsens arbejde i løbet af året. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. John Adelsteen har tidligere fremsendt udkast til beretning, som blev godkendt på mødet. 3.9 Boligorganisationens budget Boligorganisationens budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 1. oktober 2016 til 30. september 2017 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Budgettet vil blive gennemgået på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Anja Herringsø gennemgik budgettet, og bestyrelsen godkendte det efterfølgende Regulering af indskud ved genudlejning Ved genudlejning kan indskudsbeløb reguleres uden kommunal godkendelse, hvis blot indskuddet efter regulering ikke overstiger kr. 231,00 /m 2 for den enkelte bolig (2015/2016-niveau). Tilsvarende gælder for deposita i ungdomsboliger. Side 6 af 10

7 Beboerindskud/deposita reguleres eller indekseres ikke automatisk. I ældre afdelinger er beløbet derfor ofte utilstrækkeligt til at dække lejernes forpligtelser overfor afdelingen - herunder udgifter i forbindelse med det lejedes fraflytning. For i videst muligt omfang at sikre afdelingerne økonomisk anbefaler Domea.dk generelt at indskud/deposita forhøjes ved fraflytning til det maksimale beløb i afdelinger, hvor det har relevans. For boligorganisationens afdelinger kan de aktuelle indskud/deposita opgøres som følger: Afdeling Indskud/depositum/m Bolbrohaven Charlottegården Prags Boulevard Morelhaven Markedspladsen Ordrup Jagtvej Hellerupvej Harsdorffsvej Rosenhaven Sølvkær Gadehavegård Bryggergården Blommestien, Kirsebærstien og Navrvej 141 (minimum) Nybrovænge Ældre Nybrovænge, almen Kongensgade Spotorno Hanebred Rådhusparken Købmandsgården Klostergården Strandvænget Ørnegårdsvej Klostergården, etape På baggrund heraf anbefales det, at indskud/deposita fremover reguleres ved genudlejning til kr. 231 /m 2 i de afdelinger, hvor det pt. er mindre. Beslutning om regulering kan træffes af organisationsbestyrelsen. Forholdet skal ikke behandles på afdelingsmøde, idet de nuværende beboere ikke berøres af reguleringen (medmindre de på et senere tidspunkt flytter internt i boligorganisationen). Domea.dks arbejde med beregning og registrering af nye beløb for de enkelte boligtyper faktureres overfor boligorganisationen som en tillægsydelse efter medgået tid. Side 7 af 10

8 Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at indskud/deposita reguleres ved genudlejning til kr. 231,00 pr. m 2 i de afdelinger hvor det pt. er mindre. Bestyrelsen godkendte indstillingen Domea.dks Landskonference 2016 Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 20. og 21. maj 2016 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Det blev aftalt at alle fra bestyrelsen kan deltage. 4 Boligorganisationens afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. oktober 2014 til 30. september 2015 vedlægges som bilag. Det er ikke alle afdelinger, hvor afdelingsbestyrelserne på nuværende tidspunkt har godkendt regnskaberne. Er der afdelinger, som efterfølgende afviser at godkende regnskabet, vil disse blive genforelagt organisationsbestyrelsen efterfølgende. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber med forbehold for godkendelse af afdelingsbestyrelserne. Bestyrelsen fulgte indstillingen. 4.2 Morelhaven - afgørelse i beboerklagenævnet af et fraflytningssyn og efterfølgende afgørelse. Afdelingsbestyrelsen i Morelhaven har fremsendt skrivelse omkring en specifik fraflytningssag i afdelingen, som har påført afdelingen et tab på kr til bestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen ønsker en vurdering af sagen, samt en præcisering af hvor ansvar og den efterfølgende økonomiske del skal placeres. Afdelingsbestyrelsen anmoder om: at der findes en løsning, så beboerne i Morelhaven holdes økonomisk skadesfri. Side 8 af 10

9 at afdelingen, ved klagesager der vedrører afdelingen informeres om at de er aktuelle. Afdelingsbestyrelsens skrivelse er vedhæftet som bilag Det indstilles til bestyrelsen at drøfte og forholde sig til sagen. Bente Nees fremlagde sagen herunder hendes indstilling til, at afdelingen bliver holdt skadesfri. John Adelsteen sendte det budskab til Domea.dk, at den, der begår fejlen, betaler. Kirsten Malinovsky henledte opmærksomhed på, at personalet er ansat i boligselskaberne, men at Domea har det ledelsesmæssige ansvar og at budskabet til Domea.dk bør være at tilbyde en erstatning fordi Morelhaven sidste år påførte afdelingen et tab på ,00 af Frederikssund servicecenter, og nu denne sag på yderligere ,00 fra samme center. Claus Krag replicerede, at det er en uheldig sag, men at Domea.dk ikke arbejder med en nul-fejlskultur. Domea.dk har pga. den turbulente periode afdelingen har været igennem forståelse for, at det er særlig uheldig sag. Den rigtige fremgangmåde er, at afdelingsbestyrelsen går til organisationsbestyrelsen for at bede om hjælp til at håndtere sagen, og at organisationsbestyrelsen så efterfølgende må rette henvendelse til Domea, hvis den mener at Domea.dk bør inddrages. John Adelsteen kommenterede med, at det jo netop var det, der var tilfældet med Morelhavens henvendelse til organisationsbestyrelsen. Det blev aftalt at Domea drøfter sagen internt og vender tilbage til bestyrelsen. 4.3 Udlejningsaftale Klostergården II John Adelsteen giver status til bestyrelsen på sagen omkring udlejningsaftalen i Klostergården II. Om udlejningsaftalen blev der oplyst flg. på seneste bestyrelsesmøde: I udlejningsaftalen som er indgået med og godkendt af Frederikssund Kommune har afdelingsbestyrelsen ret til at vælge hvem af de opskrevne, der skal have tilbudt en bolig. Når man har den type udlejningsaftaler er det typisk for at styre, hvem der flytter ind og sikre en socialt velfungerende afdeling. For den enkelte afdeling er det ofte en fordel, og det kræver altid en særskilt godkendelse fra kommunen, hvis man skal have tilladelse hertil. Domea administrer udlejningsaftalen på følgende vis: Tildelingen af boligerne sker efter særlige sociale kriterier og efter en konkret vurdering af afdelingsbestyrelsen. Optagelse på den særlige venteliste kan først ske, når man er fyldt 50 år. Der er ingen oprykningsret til afdelingen fra de øvrige afdelinger i DFB. Anvises efter en konkret vurdering og ikke efter nr. på venteliste. Den fulde venteliste over aktive sendes til afd.bestyrelsen. De udvælger 5-10 som skal have tilbud. I tilbudsbrevet skrives "boligen tildeles efter særlige kriterier" i stedet Side 9 af 10

10 for der hvor der står at den går til den med den længste anciennitet. Afd.best. skal have en kopi af tilbuddet. Når Ja-svarene foreligger skal de sendes til afd.best. som udvælger 1-3 i prioriteret rækkefølge. Domea tilbyder lejemålet først til nr. 1 Det er meget vigtigt at tildelingen af boligerne sker som beskrevet i specielle kriterier for at bo der. Ansøgere kan kun skrive sig op ved direkte henvendelse til Domea.dk Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. John Adelsteen og Claus Krag har været til møde med Frederikssund Kommune, og kommunen har oplyst, at hvis DFB ønsker at ændre i udlejningsaftalen, så er kommunen indstillet herpå. John Adelsteen oplyste, at der nogle elementer, som der efter hans overbevisning bør ændres. Det blev aftalt, at John Adelsteen og Claus Krag laver udkast til ny aftale, og at afdelingen inddrages i forløbet. 5 Eventuelt Det blev aftalt, at organisationen betaler for taxi til og fra Glostrup Station i forbindelse med repræsentantskabsmødet. Domea.dk skriver ud herom sammen med endelig dagsorden. Side 10 af 10