Kravspecifikation. I. Daglig elektronisk medieovervågning for Kulturministeriet

Transkript

1 Kravspecifikation Elektronisk overvågning og analyse af danske medier for Kulturministeriet Kravspecifikationen falder i to dele: I. Daglig elektronisk medieovervågning II. Optioner - Option A: Fast månedlig analyse af danske mediers omtale af Kulturministeriet, institutioner og sager - Option B: Overvågning af sociale medier - Forlængelse I. Daglig elektronisk medieovervågning for Kulturministeriet I.1 Omfang og art Kulturministeriet udbyder en 2-årig kontrakt på elektronisk medieovervågning af Ministeriet og dets institutioner. Kontraktperioden er 1. januar december 2018 med mulighed for forlængelse i op til to gange 1 år, jf. option 5 (II.5). Medieovervågningen skal dække: - Kulturministeriet, Departementet - Slots- og Kulturstyrelsen - Statens Kunstfond Den daglige elektroniske medieovervågning skal omfatte nedenstående kildetyper og skal umiddelbart kunne udvides med flere relevante kilder under hver type. De opremsede kilder er således kun eksempler: Alle danske landsdækkende dagblade samt regionale og lokale danske dagblade, herunder gratis omdelte dagblade som f.eks. MetroXpress. Ugeaviser. Fagblade, blandt andet Altinget: magasin, Arkitekten, Artisten, Atlas Mag, Audio Visuelle Medier, Bogens Verden, Bogmarkedet, By og Land, Bygningskultur Danmark, Danske Kommuner, djøfbladet, Filmmagasinet EKKO, Forfatteren, HK Kommunalbladet, Humanist, Højskolebladet, Kommunen, Kunstavisen, Journalisten, Magasinet Kunst, Magisterbladet, Mandag Morgen, Mandag Morgen, Perspektiv, Ræson, Ud & Se, Ugebrevet A4, Uniavisen. Alle nyhedsprogrammer i landsdækkende TV og - radio samt alle nyhedsprogrammer på TV2 og DR s regionale TV- og radiostationer. 1

2 Væsentlige, faste programmer som: DR/21Søndag, Aftenshowet, Agenda, DR2 Dagen, DR2 Morgen, Deadline, Debatten, Detektor, Horisont, Kontant, KulturRådet, Orientering (aften og søndag), P1 Business, P1 Debat, P1 Politisk debat, P1 (morgen, formiddag og eftermiddag), P1 Skønlitteratur, Vi ses hos Clement, Go aften Danmark, Go morgen Danmark, Kulturen på News, Presselogen, Tirsdagsanalysen m.v. Webmedier knyttet til de ovenfor nævnte dagblade, fagblade og ugeaviser samt de ovenfor nævnte TV- og radiostationer samt selvstændige webmedier, herunder Altinget.dk, 180grader.dk, presswire.dk, mediawatch, k-forum, foljeton.dk, politiko.dk mv. Nyhedsbureauet Ritzau, Dagbladenes bureau, m.fl. Søgeord Medierne overvåges elektronisk på baggrund af en række søgeprofiler og -strenge defineret af Kulturministeriets søgeord. Kulturministeriet skal have mulighed for løbende at opdatere og justere søgeord og søgeprofiler samt oprette nye profiler efter behov. Tilbuddet skal være baseret på et ubegrænset antal søgeord og oprettelse af op til 30 søgeprofiler. Det skal være muligt at få udleveret eksisterende søgeord/søgeprofiler med henblik på den løbende optimering/vedligeholdelse. Lister med søgeord/søgeprofiler til leverandøren fremsendes efter kontraktens indgåelse. Nye dagblade, ugeaviser, webmedier, TV- og radioprogrammer, som jævnligt må forventes at bringe artikler/indslag indenfor Kulturministeriets område, skal løbende inkluderes i medieovervågningen. Omfanget af overvågningen estimeres på årsplan til at ligge på omkring artikler/omtaler (trykte medier, web, tv og radio). Pt. modtager Kulturministeriet og institutioner artikler/omtaler om året. Leverandørens tilbud på den daglige medieovervågning skal være baseret på en fast pris på op til artikler årligt. Tilbuddet skal samtidig inkludere en angivelse af merprisen pr artikler, såfremt overvågningen overstiger den fastsatte ramme på artikler årligt. I.2 Krav til levering En grundig dubletsortering er påkrævet. Ved levering skal artikler udover frasortering af dubletter og irrelevant indhold være sorteret efter en række nøjere definerede profiler/kategorier. Der skal både være emneprofiler, og så skal stoffet være inddelt efter ministeriets institutioner. Samtidig vil der være krav om en relevanssortering sådan, at de største og væsentligste medier vises først. De konkrete profiler og sorteringsparametre aftales nærmere efter kontraktens indgåelse. I.3 Særlige krav til leveringsform for artikler. 2

3 Artikler fra alle landsdækkende dagblade og minimum 95 % af artiklerne fra de øvrige dagblade skal leveres elektronisk. Artikler fra ugeaviser skal leveres elektronisk. Der skal leveres data om artiklen (medie, dato, sektion, og side). Der leveres desuden - i den udstrækning leverandøren kan opnå aftale med medierne - en pdf med den oprindelige opsætning i avisen. Minimum 95 % af artiklerne i webmedier skal leveres som dybe links direkte til artiklerne. Når det ikke er muligt at levere dybe links direkte til artiklen, leveres i stedet et link til webmediets forside. Ritzau meddelelser eller andre artikler, der har samme ordlyd - skal leveres, så den enkelte meddelelse/artikel kun vises en gang og med tilknytning af en oversigt over alle de medier, hvor de enkelte meddelelser/artikler har været bragt. Alle presseklip skal altså leveres i fuld tekst dvs. ingen resuméer. Resuméer accepteres kun, hvor fuldtekstvisning ikke er mulig. Leverandøren skal som del af løsningsbeskrivelsen vedlægge en komplet liste over de medier, der planlægges overvåget, med en specifik angivelse af, om man refererer i fuld tekst eller hvor fuldtekstvisning ikke er mulig via links til en hjemmeside. I.4 Særlige krav til leveringsform af TV- og radioindslag Indslag fra nyheds- og TV- programmer skal leveres som resuméer. Væsentlige pointer og budskaber stå forrest i et resumé. Resuméet skal skrives objektivt og gengive essensen af indslagets indhold herunder hvem der optræder. Resuméerne består af en overskrift og 5-10 linjers brødtekst. Kilde (program), dato, tidspunkt, evt. journalist skal fremgå adskilt fra resuméet. I det omfang den pågældende TV- eller radiokanal har udarbejdet et resumé, linkes der direkte til dette. Hvis kanalen giver mulighed for det, linkes der direkte til programmet. Leverandøren skal som del af løsningsbeskrivelsen vedlægge en komplet liste over de medier og programmer, der planlægges overvåget. Der er primært fokus på at få dækket nyheds-, aktualitetsog kulturprogrammer. I.5 Krav til leveringstidspunkt Leverandøren skal levere presseklip med følgende leveringsfrekvens og på følgende tidspunkter: Kl. 6.00, alle hverdage: profilen Kulturminister/Kulturministeriet til udvalgte medarbejdere (ledelse og presseteam, ca. 20 profiler). Kl. 8.00, lørdag/søndag: profilen Kulturminister/Kulturministeriet til udvalgte medarbejdere (ledelse og presseteam, ca. 20 profiler). Kl. 7.00, alle hverdage: alle profiler til alle brugere (ca. 550) 3

4 Leverancen kl betragtes som en del-leverance, som kun omhandler kulturministeren og Kulturministeriet og giver kulturministeren og pressemedarbejdere mulighed for at reagere på pressehistorier tidligt på dagen. Leverancen kl betragtes som hovedleverancen, som omfatter både profiler vedr. kulturministeren/kulturministeriet samt de resterende profiler, der også dækker Slots- og Kulturstyrelsen og Statens Kunstfond. Ved forsinkelser (> 15 minutter) skal der sendes en orienterende mail. Leverandøren skal beskrive løsningen for hver enkelt leverance, dvs. hvilke medietyper (trykte, web etc.) der indgår i leverancen, herunder hvorvidt og under hvilke forudsætninger leverancen kl kan imødekommes. I.6 Leveringssteder og krav til disse: Leverancerne skal ske til portal på ministeriets intranet og som mailservice til alle medarbejdere, der ønsker det: Koncernadgang via portal samt krav om brugervenlighed Resultatet af den samlede medieovervågning skal leveres i en portal (et arkiv), som alle Kulturministeriets medarbejdere (ca. 550) har adgang til via ministeriets intranet. Løsningen skal gøre det nemt at genfinde relevante presseklip for medarbejdere. Artiklerne/resuméerne skal være tilgængelige på portalen i hele kontraktperioden. Overvågningen skal præsenteres i den aftalte opdeling i profiler. Desuden skal portalen: have en brugervenlig søgefunktion, hvor der kan søges på ministeriets profiler, kilder, kildetyper, enkelte datoer, afgrænsede tidsperioder og emneord. give mulighed for samlet udprintning af den fulde ordlyd af alle artikler/resuméer i hver leverance. Det skal etableres en brugervenlig funktionalitet, som gør det muligt med få klik at fremsøge og samlet udprinte den del af leverancen, der hører under en bestemt søgeprofil. De arkiverede presseklip (inkl. pdf-filer eller tilsvarende grafisk format, dybe links mv.) skal kunne tilgås fra pc via kundens standardbrowser samt mobile enheder som f.eks. tablets og smartphones. Presseklippene skal frit kunne hentes bagud i hele kontraktperioden uden yderligere beregning. Mailservice til medarbejdere: Alle medarbejdere i Kulturministeriet og dets institutioner skal have mulighed for at blive tilmeldt en daglig mailservice, som giver adgang til dagens overvågninger (kl 6 og 8 på hverdage og kl 8 i weekenden) via direkte til hver enkelt bruger. Ved hvert enkelt presseklip skal følgende fremgå: Unikt artikel ID, dato, kilde, sektion, side og 4

5 journalist/forfatter. en skal på en brugervenlig måde præsentere presseklippene, så det er hurtigt og nemt at danne sig overblik over dagens historier. Præsentationen skal være inddelt i søgeprofiler. Dvs. der leveres én samlet mail pr. leverancetidspunkt til brugerne, men mailen skal være inddelt i søgeprofiler. Den tilbudte pris skal give adgang til medieovervågning for ml brugere/medarbejdere i Kulturministeriet, Slots- og Kulturstyrelsen og Statens Kunstfond, hvor sidstnævnte også skal kunne tilbyde udvalgsmedlemmer mulighed for at modtage den daglige medieovervågning pr. mail. Deling Leverandøren skal sikre, at den daglige med links til presseklippene samt evt. dybe links må videresendes internt hos kunden. Det skal desuden være muligt at udvælge og videresende presseklip i fuldtekst internt hos kunden, dvs. ikke som links, men som separate dokumenter, der kan tilgås off-line. Herunder er det ønskeligt, at det er muligt at videresende presseklippene både som almindelig tekst og i originalformat, eksempelvis som pdf eller tilsvarende grafisk format, så man kan se placering af evt. billeder, størrelse mv. Ligeledes skal det være muligt at udvælge og videresende presseklip i form af links (on-line). Leverandøren skal beskrive, hvordan, presseklippene vil kunne deles i fuldtekst og som links internt hos Kunden. Samarbejde Leverandøren får en kontaktperson i Kulturministeriet, som vil stå for kontakt i både implementerings- og driftsfasen, om kvaliteten af leverancerne, herunder også opdatering af søgeordsprofiler og hvilke medier, der er inkluderet i overvågningen. II: Optioner Kulturministeriet ønsker tilbud på følgende 3 optioner, som er uden kontraheringspligt for ordregiver: II.1. Option A: Fast månedlig analyse af danske mediers omtale af Kulturministeriet, institutioner og sager. Det ønskes forslag til levering af en fast månedlig rapport, som måler og analyserer Kulturministeren og Kulturministeriets synlighed i medierne på både kvantitative og kvalitative parametre. Analysen kan bl.a. indeholde: Ministeren/ministeriet: Omtaler, læsertal og månedens største sager. 5

6 Koncernens synlighed: Omtaler, læsertal, ministerens andel samt de største sager for Slots- og Kulturstyrelsen og Statens Kunstfond. Visualisering af de største sager (tidslinje). Medietyper: Ministerens/ministeriets synlighed i TV, radio, telegrammer, printmedier og web (fordelt på landsdækkende, lokalt, regional og fagblade/magasiner). Regional mediefordeling: Omtaler læsertal og største sager. Selvvalgte politiske agendaer: Omtaler, læsertal, største sager, partierne, top 10 politikere, top 20 organisationer, top 20 medier og medietyper. Parametre, der kan indgå: Tone (positiv, neutral, negativ), medietypefordeling, regional fordeling og bruttolæsere. Samlet skal den kvalitative/kvantitative vurdering af mediernes omtale af ministeriet give mulighed for løbende at evaluere effekten af pressearbejdet og af specifikke kommunikationsindsatser, kampagner mv. for ministeren og ministeriet samt for styrelsen/armlængdeorganer efter behov. Vurderingerne skal både kunne ske i form af vurderingen af den generelle pressedækning og måling på enkeltsager/kampagner. Den månedlige medieanalyse leveres i let aflæselig grafisk form, og det skal være muligt at indføje mindre justeringer efter behov. Der ønskes forslag til løsning af opgaven med angivelse af pris pr. måned. II.2. Option B: Overvågning af sociale medier Der ønskes et tilbud på elektronisk overvågning af de største og vigtigste sociale medier som minimum Facebook, Twitter og Instagram samt blogs mv. på baggrund af en række søgeprofiler defineret af Kulturministeriet. Der skal være mulighed for, at ministeriet løbende kan justere søgeprofiler samt oprette nye profiler efter behov. Der skal være mulighed for at udtrække statistik på enkelte søgeord. Overvågningen skal tilgås fra overvågningsportalen. Opslag indfanget af søgeord men med et for ministeriet irrelevant indhold skal frasorteres. Tilbuddet baseres på ca. 20 brugerlicenser og 20 individuelle søgeord/søgestrenge. II.3. Forlængelse Kulturministeriet kan beslutte at forlænge kontrakten i op til to gange 1 år. Beslutter ministeriet at gøre brug af denne option, skal dette skriftligt meddeles tilbudsgiver senest 3 måneder før optionens ikrafttrædelse. Forlængelsen skal ske til samme årlige pris som i den oprindelige kontrakt. 6