Fra administrationen - Hans Munk Lars Hamrum

Transkript

1 Bestyrelsesmøde den 26. januar 2012 Mødet holdtes på foreningens kontor. Tilstede var bestyrelsen - Morten Glud Chris Cully Peter Michelsen Erik Jensen Irene Madsen Graver Vicky E. Jensen Lis Fræer Nielsen Ole Frederiksen Erling Sørensen Ulla Asmussen Fra administrationen - Hans Munk Lars Hamrum Der var afbud fra - Birthe Blach Mødets dagsorden: 1. Protokol. 2. Foreningssager. 3. Administrationssager. 4. Afdelingerne. 5. Byggesager. 6. Udvalg. 7. Forskelligt. 8. Næste møde. Til dagsordenen forelå disposition. Til dispositionen var der følgende tilføjelser: 2.8 Gavekort gaver til runde fødselsdage Skrivelser til afdelingsformænd Generalforsamling Det Kooperative Fællesråd. 6.1 Sommerhuset i Dyngby. 6.2 Bondesminde Grundejerforening. Side 1 af 7

2 ad 1 Protokol Rettelse til referat fra bestyrelsesformøde, den 12. januar 2012: Der var afbud fra Erik Jensen. Protokol fra bestyrelsesformødet godkendtes. ad 2 Foreningssager 1. Postliste. Ingen sager til forelæggelse. 2. LBF-info nr. 554 Almen styringsdialog. 3. LBF-info nr. 555 Indberetning af ledige boliger pr. 1. januar LBF-info nr. 556 Klassifikation samt ændring af konto 115 og 116 mv. Bogholderiet deltager i informationsmøde herom. Vi bruger kun hovedkonti, f.eks Hjemmeside. Direktøren orienterede om hjemmesiden, som er under løbende konstruktion. Det indhentede tilbud på Google-søgning er for dyrt. I løbet af 2 3 uger, vil vi komme højere op på siden, jo mere der søges på vores side. Der bliver arbejdet meget ihærdigt på af få tingene lagt på hjemmesiden, men man må have forståelse for at der også er mange andre ting i forbindelse med fusionen, der skal laves. Der vil blive skrevet ud til afdelingerne, hvad man evt. har af aktiviteter, som man ønsker lagt på hjemmesiden. Ole Frederiksen: Hvad med et link til afdelingens egen hjemmeside? Direktøren: Det er ikke nogen god ide, da det ikke er alle afdelinger, der har en hjemmeside. Desuden skal en sådan føres løbende ajour og det er der ingen garanti for vil ske ved eventuelle udskiftninger i afdelingsbestyrelsen. 6. Nedsættelse af fusionsudvalg. Udvalget skal hedde: Informationsudvalget. Efter drøftelse blev besluttet at nedsætte et udvalg bestående af 3 medlemmer: Børge Skovsende, Lis Fræer Nielsen og Erling Sørensen. Der kan evt. komme flere med i udvalget, f.eks. fra repræsentantskabet, efter juni måned 2012, hvis udvalget fortsætter. Udvalget finder selv ud af hvem der skal deltage i møderne, herunder evt. deltagelse af de 2 gamle formænd Vicky Jensen og Chris Cully. Udvalget sender information til administrationen til brug på hjemmesiden. 7. Udlejningsregler. Direktøren orienterede om afholdt møde med Århus Kommune om forskellige udlejningsaftaler, som er indgået og gældende p.t. i forskellige afdelinger ved AlmenBo. Vi ønsker ens regler i de samme områder, f.eks. i Frydenlund og Herredsvang. Boligorganisationerne skal være enige herom. Side 2 af 7

3 Kommunen ønskede ikke et lignende møde som det der havde været tidligere i Fællesadministrationen Frydenlund, og hvor der var stor uenighed om hvilke regler man ønskede i området. If. Chris Cully var man enige på mødet indtil man kom hjem til sin egen boligorganisation. Der var enighed om, at det er vigtigt med fælles udlejningsregler. Direktøren oplyste, at de tidligere regler, der har været gældende i Fagbo, som f.eks. fortrinsret for ansøgere med børn til større lejligheder, falder bort når de nye vedtægter for AlmenBo bliver vedtaget. Når den nye aftale med kommunen foreligger, vil afdelingerne blive informeret herom, evt. ved hjælp af informationsudvalget. Direktøren oplyste om den udlejningsaftale, der er gældende i Sabro og som løber indtil Vil nok ikke blive godkendt igen af kommunen til den tid. 8. Gavekort gaver til runde fødselsdage. Direktøren oplyste, at det ikke er administrationens opgave at holder øje med hvem der fylder rundt i afdelingerne, det må afdelingsbestyrelserne selv styre og om man vil give en gave i den anledning. Udgiften dækkes af kontoen: Afdelingsbestyrelsens øvrige udgifter. AlmenBo kan give en gave til et afdelingsbestyrelsesmedlem, der har ydet en stor indsats, f.eks. en flaske snaps eller 2 fl. vin. Ole Frederiksen: Afdelingerne skal have at vide, at der er mulighed for at give en gave, da ikke alle er klar over dette. Direktøren: Kan evt. tages op i informationsudvalget. Der blev givet udtryk for at det ville være en god ide med en rundtur til de forskellige afdelinger. Måske for hovedbestyrelsen, måske for hele repræsentantskabet, måske for gamle hovedbestyrelsesmedlemmer. Sanne Madsen for driftsafdelingen kunne evt. deltage, en fredag eller lørdag. Der arbejdes videre med dette. 9. Gruppelivsforsikring kritisk sygdom. Direktøren orienterede om den nugældende ordning, som kun er gældende for enkelte ansatte og nogle hovedbestyrelsesmedlemmer. Gælder til man er 65 år og skal i givet fald fornyes den 1. februar Foreslog at man opsiger den nugældende forsikring og evt. får en ny aftale, hvis der er behov herfor. De ansatte, der har en pensionsordning, er allerede omfattet af en lignende ordning. Der skal skrives til dem hvor den nugældende aftale opsiges, og en evt. ny aftale skal være ens for alle. Der kan måske opnås mere rabat, en lignende aftale kan måske komme igen i et nyt selskab men til en anden pris. Der arbejdes videre med sagen. Side 3 af 7

4 10. Oplæg til udbetaling af telefon, internet- og kontorholdsudgifter. Direktøren: Vi skal finde ud af hvorledes det fremover skal være. Der kan maksimalt udbetales skattefrit kr ,00 til en afdelingsbestyrelse, med lejemål ( kr ,00 + 5,00 pr. lejemål), til fordeling mellem afdelingsbestyrelsesmedlemmer, som ikke er i hovedbestyrelsen, der får udbetalt vederlag. Kontorholdsudgifter kan dækkes efter regning. Hvorledes skal det være i den nuværende 12 mands hovedbestyrelse? Der kan ikke spares op til en evt. studietur. Chris Cully: I Fagbo fik man kun dækket tabt arbejdsfortjeneste, men dette bliver modregnet i evt. efterløn Kan man med lov i hånd forbyde at der udbetales maksimum beløb til en afdelingsbestyrelse? Erik Jensen: Kan man selv bestemme hvad man ønsker? Irene Madsen Graver: Det må være de to tidligere formænd, der skal finde ud af hvordan der skal udbetales vederlag til den nuværende hovedbestyrelse. Chris Cully: Hvordan har man tidligere gjort det i StatsBo? Direktøren: Efter en fordelingsnøgle. Formanden får mest. Er med til de fleste møder. Tabt arbejdsfortjeneste kan udbetales udover vederlag. Eventuel kørsel skal nedfældes i et kørselsregnskab. Der godtgøres med p.t. kr. 3,80 pr. km. Ole Frederiksen: Kan man få både telefon og internet betalt? Lis Fræer Nielsen: Vi får vores internetforbindelse betalt allerede nu. Direktøren: Undersøger om dette er okay, hvad siger revisoren hertil? Irene Madsen Graver: Såfremt der udbetales vederlag må der kunne stilles større krav til medlemmerne i hovedbestyrelsen. Sagen tages op senere. 11. Kontaktperson til afdelingerne. Der var enighed om at dette ikke længere er aktuelt i den nye boligorganisation. 12. Skrivelse til afdelingsformænd. Direktøren forelagde div. udkast til orienteringsskrivelser og forespurgte om man ønsker at administrationen kommer med oplæg til mødedatoer for afvikling af afdelingsmøderne. Afdelingsbestyrelserne bliver indkaldt til budgetmøder i august måned for at godkende budgetterne, og hvor de samtidig bliver klædt på til selv at kunne forelægge disse på møderne. Det bliver et problem med deltagelse fra adm. og hovedbestyrelse, når der er 51 afdelinger, der skal holde møder i løbet af 14 dage i september. Man forventer, at nogle af afdelingerne godt kan holde mødet selv. 13. Generalforsamling Det Kooperative Fællesråd. Det bedes meddelt til Lene Gaardsted om man deltager. Side 4 af 7

5 ad 3. Administrationssager 3.1 Henvendelse fra beboer i afdeling 10 Åbenrågade. 3.2 Svar fra advokat ved ovennævnte. Direktøren orienterede om sagsforløbet og hvorledes administrationen havde behandlet sagen samt advokatens vurdering af denne. Hovedbestyrelsen var enig med advokaten om at administrationen havde behandlet sagen korrekt og at der ikke er grundlag for yderligere kompensation. Direktøren: Vi går snart i gang med en stor renoveringssag i afdeling 16 Græsvangen. Her vil beboerne i samråd med advokaten blive tilbudt genhusning. ad 4 Afdelingerne 4.1 Direktøren orienterede om de store problemer, der har været med en afdelingsbestyrelses behandling af ejendomsfunktionæren i en afdeling, der ikke længere er i afdelingen p.g.a. chikane, der har bevirket en arbejdsskadesag. Afdelingsbestyrelsen har ingen forståelse for at man kun har ret til 6 timers arbejde fra ejendomsfunktionæren pr. uge. Vi vil ikke acceptere en sådan opførsel og der kan måske blive tale om at hyre betalt hjælp udefra. Afdelingsbestyrelsen vil blive indkaldt til et møde i administrationen. 4.2 Afdeling 47 Oldjordsvej trappetårne. Direktøren orienterede om sagen, som drejer sig om trappetårne, som man i sagsforløbet fejlagtigt har valgt ikke at isolere, således disse kan tåle at stå udenfor i det danske vejr. Dette har bevirket div. fugtskader og man har endnu ikke fundet en løsning på problemerne. Fagbo s hovedbestyrelse har tidligere givet et forhåndsudsagn på kr , der findes et oplæg på kr , men en holdbar løsning forventes at bliver meget dyrere. Direktøren foreslog at administrationen kommer med et oplæg til en forsvarlig løsning, der vil nok blive tale om en mindre huslejestigning i afdelingen, men det er jo ikke lejernes skyld at man har valgt en forkert løsning. Der var enighed om at acceptere at administrationen kører videre med sagen og kommer med et oplæg, og at afdelingen skal have mulighed for at udnytte egen trækningsret fra dispositionsfonden, således at der kun bliver en mindre lejestigning for beboerne i afdelingen. ad 5 Byggesager 5.1 Afdeling 3.1 Åbenrågade. Direktøren orienterede om byggesagen. Skur til ejendomsfunktionæren er næsten færdigt. Klar til indflytning den 1. februar Side 5 af 7

6 5.2 Afdeling 51 Lauritshøj etape 2. Direktøren orienterede om byggesagen. Der havde været bygherremøde d.d. Man er allerede kommet langt med byggeriet, det bliver meget flotte boliger. Forventes færdig til indflytning ca. 15. september Vi har fået tilladelse fra kommunen til at byggeoverskuddet fra etape 1 overføres til etape 2. Kommunen er blevet forespurgt om vi kan vente med afholdelse af første afdelingsmøde til hele byggeriet er færdigt, således at beboerne i etape 2 også får mulighed for at få indflydelse på valg af afdelingsbestyrelse mv. Vi har ikke fået svar fra kommunen endnu. 5.3 Administrationsbygningen. Direktøren orienterede om byggesagen. Man har indtil nu været heldig med vejrliget og er forud for tidsplanen. Arkivet forventes færdigt den 18. marts Vi har lige modtaget diverse reklamesager med logo: Muleposer, nøgleringe mm., der udsendes til ejendomsfunktionærkontorerne snarest, således interesserede beboere kan afhente dette i kontortiden. ad 6 Udvalg 6.1 Formanden for sommerhusudvalget, Peter Michelsen orienterede om udvalgets arbejde, herunder at der afholdes et møde i februar måned. Ole Frederiksen blev valgt til at være med i udvalget. Oplysningerne på hjemmesiden er rettet, således alle beboere i AlmenBo kan søge huset. Der vil blive udsendt ansøgningsskema til alle husstande. Der var enighed om at alle ansøgere starter forfra med anciennitet. Der tildeles efter lodtrækning indtil videre, hvis ansøgere har samme ønsker og anciennitet. Informationsudvalget udfærdiger nærmere information til beboerne herom. Formanden for udvalget forelagde ansøgning om indkøb af nye møbler, fladskærm og ny belægning i stue. Blev godkendt. 6.2 Bondesminde Grundejerforening. Vicky E. Jensen orienterede om møde, som havde været afholdt lørdag, den 21. januar Der bliver en kontingentforhøjelse på kr. 200,00. Der afholdes generalforsamling den 29. februar ad 7 Forskelligt Direktøren oplyste, at Boligen fortsat vil blive udsendt til de folkevalgte. Lene Gaardsted sørger for dette. Der er rettet ved BL, således der nu kun kommer én opkrævning af kontingent. Taxakort vil blive udleveret til den nye bestyrelse, når den er valgt. Side 6 af 7

7 Brik til indgangsdøren i administrationen udleveres først til det enkelte bestyrelsesmedlem, når byggeriet er færdigt. ad 8 Næste møde Mødet er flyttet fra den 23. februar 2012 kl og afholdes: Torsdag, den 1. marts 2012 kl Mødelederen afsluttede herefter mødet og takkede for god ro og orden. Mødet hævet. Side 7 af 7