Løn-2000/Bolig-løn. Årskursus Side 1 SKIFT TIL ÅR Nedenstående må kun udføres af vedkommende, der er Høvding i lønsystemet.

Transkript

1 SKIFT TIL ÅR 2012 Nedenstående må kun udføres af vedkommende, der er Høvding i lønsystemet. Inden du går videre, bør du genstarte din PC, altså genstart Windows. Kontroller, at der er taget backup af lønserveren. Du må gerne sende en backup til HM-C, men husk, at det kun er indeværende år, som er med her. Backup af kartoteker til HM foretages under: Web/Kartoteker til HM-Consult direkte. Du bør kontrollere, at Back-ID er korrekt, det vil sige, at de fire tal efter bindestregen er jeres kundenr. hos os. Hvis det ikke er det korrekte, kan du ændre det her. Opdater til nyeste version = a) Roker kartoteker og nulstil saldi. Når sidste lønkørsel i året er kørt, og månedsredegørelse og overførsler af betalinger og informationer er foretaget, kan klargøring til nyt år foretages. Vælg: Kørsler/Årskørsler/Klargør til nyt år. Første billede åbnes, og klik på Roker kartoteker Når du klikker på Roker kartoteker, skal du svare Ja til at gemme kartotekerne, som giver mulighed for at hente de oprindelige kartoteker frem igen. I næste billede klik på Start for at rokere kartotekerne, som bevirker, at du har adgang til tidligere år. Som det fremgår af billedet, må kørslen kun køres én gang! Opstår der problemer, bedes du kontakte HM-Consult inden du gør mere. Årskursus 2011 Side 1

2 Ved skift til det nye år, indlægges en ny kalender for det nye år. Du kan vælge mellem tre kalendere med hensyn til disp. datoen for de månedslønnede. Når rokeringen er færdig, skal den vise teksten: Rokeringen er kørt uden problemer, og du kan nu klargøre til nyt år i lønsystemet. Klik på Slut, og du er nu klar til punkt 2: Nulstil saldi og poster m.m. Inden du kører punkt to kan du afslutte lønsystemet, og når du går ind igen, så under Filer/Vælg applikation gå ind i 2011, og se stamkort og en lønafregning. Kan du det, så er rokeringen foretaget korrekt og du kan gå videre, ellers må du kontakte HM-Consult. Ved OK, så gå ind i 2012 og fortsæt med punkt 2 = Nulstil saldi og poster. Nulstil til nyt år. Årskursus 2011 Side 2

3 Du bør taste: Skal år til dato nulstilles = Ja Hurtigsletning = Ja. Skal afgåede medarb. slettes? Nej = Fratrådte medarbejdere forbliver i kartoteket, og det kan være en fordel ved statistikker, og hvis du vil bibeholde lønposter til det nye år, skal du svare Nej. Ja = Fratrådte medarbejdere slettes i kartoteket. Dernæst taster du det nye år (i eksemplet 2012), og 1. lønperiode i det nye år (i eksemplet 1 i begge), og dernæst J, og TAB-tasten, og systemet nulstiller nu alle saldi. Afvent, at systemet bliver færdig med sletninger og nulstilling af saldi m.m. Som vist kan du markere for at indlægge(bibeholde) sidste års poster, f.eks. en fordel ved selskaber med forskudt regnskabsår. Ved markering for Indlæg sidste års poster, får du dette billede, og du bør markere, Overfør alle Årskursus 2011 Side 3

4 Når systemet er nulstillet m.v. vises nedenstående billede, og du bedes genstarte lønsystemet. Nu skal du afslutte lønsystemet, og ved nyt opkald vil den starte i 2012, og kontroller at versionsnr. er eller nyere Årskursus 2011 Side 4

5 Kalendere. I forbindelse med Årsskiftet modtager du sammen med den nye programversion en kalender for det nye år. Som tidligere år kan der være behov for at ændre udbetalingsdatoer, eller i det mindste kontrollere, at de svarer overens med dine ønsker, og dette gøres under: System/Kalender/periode, og skal gøres for hver Type/Lønkontor. Du bør ikke rette i datoer for månedsbetalingerne m.v. Eksempel med udbetalingsdato = 3. sidste hverdag. Eksempel på datoer for månedsbetalingerne. Bemærk: Datoerne er dateret een bankdag senere end sidste betalingsdato, og det er på grund af, at PBS trækker beløbet fra virksomhedens konto een bankdag tidligere end disp. datoen, og derfor er det betalt til tiden. Årskursus 2011 Side 5

6 b) Klargør nyt år (Skattekort m.v.). Indeholdelsesprocenten for A-skat Fra indkomståret 2010 nedsættes indeholdelsesprocenten ved manglende skattekort fra 60 til 55 pct. Indeholdelsesprocenten anvendes i tilfælde, hvor den indeholdelsespligtige hverken har modtaget skattekort, bikort eller frikort. I disse tilfælde skal der fremover indeholdes 55 pct. af den udbetalte eller godskrevne A- indkomst uden fradrag. Lønsystemet indsætter IKKE denne procent pr. automatik, og det skyldes, at det vil være nemmere at korrigere skattebeløbet i næste måned, hvis der kommer et nyt skattekort. Nyt år: Indlæs nye skattekort: Indlæsning startes under: Kørsler/Månedsafslutning/ eindkomst/indlæs nye skattekort. Indlæsning skal foretages efter nulstilling til nyt år er foretaget. Du kan evt. rekvirere nyeste skattekort, når du derefter kører opdatering af skattekort, medtages de fremdaterede samt evt. nyere, og ved flere på samme Gyldighedsdato på en person, bliver det nyeste (= senest modtagne) benyttet. Det er meget vigtigt, at du ændrer til-dato til d , for at den medtager de nye skattekort for Systemet medtager alle, altså både forud- og bagudlønnede. På Stamkortet bliver evt. fremdaterede skattekort vist med blå skrift: Bolig-løn: Skattekortene er hentet på lønmodtagerens hovedstamkort pr. selskab. Ved opdatering af kartotekerne, bliver månedsfradraget og procenten placeret på hovedafdelingen, og kun procenten på de øvrige afdelinger. Ændring vedrørende fremrykning af betalinger til Told-Skat. Årskursus 2011 Side 6

7 Fra år 2002 blev betaling af A-skat, AM- og SP-bidrag fremrykket til den sidste i udbetalingsmåneden for større virksomheder, medens mindre virksomheder kan vente til den 10. i efterfølgende måned, og dette er indlagt i kalenderen, så begge datoer fremgår. Du får besked, hvis virksomheden skal ændres fra fremrykket eller ej, og omvendt. Vær opmærksom på, at der vælges den korrekte værdi, når der oprettes nye selskaber med kopifunktion! Når der betales via PBS, er den normale regel, at beløbet hæves på arbejdsgiverens konto dagen før disp.datoen, og derfor er dato i kalenderen for f.eks. skattebetaling sat en bankdag frem i forhold til sidste rettidige betalingsdato. Årskursus 2011 Side 7

8 Resumé Klargør til Nyt år. a. Kør Rokering. Hvis det er første år, du kører rokering i løn-2000, skal der indlægges adgang til sidste år, som beskrevet i Lønhåndbogens afsnit Kontroller at du kan gå ind i sidste år, og der nu vises saldi m.v. for år Hvis det ikke er tilfældet, skal fejlen rettes inden der gås til pkt. b. b. Kør: Klargør til Nyt år. Når Klargør til Nyt år er kørt, afslut lønsystemet og start igen, og i startbilledet skal nu vises det nye år, og er nu klar til første lønperiode. Indlæs skattekort fra SKAT. Evt. indlægges nye Feriefridage for det nye år. 3. Januar måned for forudlønnede. Indtast lønposter for forudlønnede i lønkladden. Kør lønkørsel, Kun forudlønnede = Ja. Kør Udbetalingsliste, og benyttes lønoverførsel via Bank-system, overføres lønningerne nu. Hvis lønninger eller kapitalpension overføres via PBS, køres Dan PBS-overførsler, og overføres via Mailboks til PBS. Kør Dan bogføring, og importer i økonomisystemet. Obs. Der skal ikke køres: Udskriv og dan A-skat m.v. og Indberet til eindkomst, idet alt udover lønninger og kapitalpension ligger og venter, og bliver medtaget ved Månedskørslen i slutningen af januar efter den normale lønkørsel for januar. Nu er årets første lønkørsler m.v. afsluttet. Lønservicekunder: Du skal selv Rokere iflg. a). Vi kører punkt b), og du får de ændrede kartoteker, men skal selv hente og indlæse nyeste skattekort. Årskursus 2011 Side 8

9 Nyt i a) Start på det nye år, diverse. HUSK inden lønkørsel for januar forudlønnede medarbejdere Der skal hvert år foretages rettelser i firmasatser. Det kan f.eks. være: Satser til ledighedsdag Satser til Skattefri km-penge Sygedagpenge timesats Satser til rejsegodtgørelse Satser til DA-Barsel Ændringer vedrørende opsamling til DA/DS statistikker Vær opmærksom på, at det er jeres eget ansvar at satserne bliver rettet inden første lønkørsel for Du kan se de nye satser på vor hjemmeside her bliver de indsat så snart de er officielle. Ratepension, loft på kr ,- Livrente indtil videre intet loft. Ændring i Sygedagpengeloven, vær opmærksom på, at arbejdsgiverperioden udvides fra 1. januar 2012 fra 21 dage til 30 dage. Ifølge lovforslaget skal virksomhederne fortsat anmelde sygefraværet til kommunen inden for den eksisterende 4 ugers frist, selvom der først kan opnås refusion efter 30 dages fravær. Nyt i b) Fremover skal indberetning til FerieKonto ske via eindkomst Siden januar 2011 har lønmodtagere kunnet anmode FerieKonto om udbetaling af feriepenge via en selvbetjeningsløsning. Lønmodtagere skal således ikke længere indhente arbejdsgiverens underskrift og manuelt udfylde og indsende ferieanmodning med posten. I stedet logger de på feriekonto.dk med NemID for at anmode om at få udbetalt deres feriepenge. Fra og med optjeningsåret 2012 skal arbejdsgivere indberette ferieoplysninger til FerieKonto via SKATs register for eindkomst. Det gør det mere enkelt og tidsbesparende for arbejdsgivere at indberette ferieoplysninger, da det er de samme retningslinjer og tidsfrister for indberetning via eindkomst, der gælder hos SKAT og ATP. Hvis jeres virksomhed eller grupper af jeres medarbejdere er omfattet af feriegarantiordninger herunder feriekortordninger der garanteres af f.eks. arbejdsgiverorganisationer er denne information ikke relevant. Indberetning Fra og med optjeningsåret 2012 skal optjente feriedage og nettoferiepenge indberettes til FerieKonto via eindkomst i følgende situationer: Funktionærer, der fratræder inklusiv eventuelle restsaldi fra tidligere år Timelønnede, der løbende får beskattet feriepenge. Indberetning og afregning til FerieKonto vedrørende fratrædende funktionærer i 2011 og vedr. timelønnede for 4. kvartal 2011 skal ske efter de nuværende regler. Betalingsfrister I forbindelse med at indberetning til FerieKonto fremover skal foregå via eindkomst, er betalingsfrist rykket til et senere tidspunkt. For timelønnede gælder følgende i 2012: Kvartal Seneste rettidige betaling Januar 7. maj April 7. august Årskursus 2011 Side 9

10 Juli 7. november Oktober 7. februar For fratrædende funktionærer skal der afregnes månedsvis efter følgende princip: Fratrædelsesmåned Senest rettidige betaling Januar 7. marts Februar 7. april Etc. Etc. Indbetaling Mange arbejdsgivere har tilmeldt sig et lønservicebureau, som sørger for at feriepenge bliver beregnet, indberettet og indbetalt til tiden via PBS InformationService Når arbejdsgiveren er tilmeldt et lønservicebureau, som står på FerieKonto s liste, vil de ikke modtage et indbetalingskort. Modtager FerieKonto ikke indbetaling og indberetning via lønservicebureauet, er det arbejdsgiverens ansvar selv at sørge for indbetaling og indberetning. Sidste rettidige indbetaling Indbetalinger til FerieKonto vil for Forfaldsdato Sidste rettidige betaling *) timelønnede følge samme forfalds- og betalingsfrister som ATP: Kvartal Januar 1. maj 7. maj April 1. august 7. august Juli 1. november 7. november Oktober 1. februar 7. februar Betalingsdatoerne ligger i kalenderen leveret fra HM-C, og er indlagt ved start på nyt år. Skift af feriekode Som hovedregel bør du ikke skifte mellem feriekoderne på en medarbejder. I de tilfælde, hvor det ikke er muligt at skifte feriekode skal medarbejderen oprettes på ny med den ønskede feriekode. Multimedieskatten bliver erstattet af anden beskatning af telefon, computer og internet Multimedieskatten afskaffes beskatning af fri telefon består Fra 1. januar 2012 slutter multimedieskattens korte, men turbulente liv. I stedet genindføres beskatning af fri telefon samt beskatning af internet og computer, når de alene er stillet til rådighed for privat brug. Med enkelte undtagelser lægger det nye lovforslag sig op af den praksis, der var gældende før multimedieskatten. For de tre elementer telefoni, computer og internet, forventer vi derfor på baggrund af lovforslaget, at der fremadrettet vil ske følgende beskatning af goderne: Telefon Fremadrettet vil medarbejdere skulle beskattes af værdi af fri telefon på kr. per år, hvis denne stilles til rådighed i hjemmet enten via fastnettelefoni eller via mobiltelefoni. Værdien omfatter både telefonapparatet og abonnements- og samtaleudgifter, herunder traditionelle telefonserviceydelser som telefonvækning, telefonsvarerfunktion, "visnummerfunktion" m.v. Årskursus 2011 Side 10

11 Der er tale om en rådighedsbeskatning, hvor den faktiske benyttelse ikke er afgørende. Hvis telefonen ikke er til rådighed for privat brug, vil enkeltstående opkald ikke udløse skattepligt. Hvis medarbejderen har et arbejdsbegrundet behov for at tage en mobiltelefon med hjem, kan det undgås, at dette udløser skattepligt for medarbejderen, hvis der gælder en klar aftale mellem arbejdsgiveren og medarbejderen om, at telefonen ikke må benyttes privat via en tro og love-erklæring. Skatteministeriet har dog endnu ikke tilkendegivet de nærmere kontrolkrav for arbejdsgiverne. Computer Som den formodentligt største ændring i forhold til multimedieskatten kan arbejdsgivere skattefrit stille en computer inklusive sædvanligt tilbehør til rådighed for medarbejderen, som vedkommende kan benytte til arbejde hjemmefra. Der er ikke i reglerne fastsat nærmere grænser for, hvor stor den erhvervsmæssige anvendelse skal være, men selv en beskeden erhvervsmæssig anvendelse er sandsynligvis tilstrækkelig til, at computeren er omfattet af skattefrihedsbestemmelsen. Med hensyn til afgrænsningen af tilbehør vil dette følge den praksis, der hidtil har været gældende. Er computeren ikke stillet til rådighed af hensyn til arbejdet, vil den til gengæld blive beskattet med det, som det ville koste at leje en tilsvarende computer. Internet En arbejdsgiver kan skattefrit stille internet og andre datakommunikationsforbindelser til rådighed for medarbejderen, hvis det er led i etablering af en hjemmearbejdsplads. Det er dog samtidig et krav, at medarbejderen via netadgangen kan få adgang til arbejdsgiverens interne netværk. Det betyder på den ene side, at det ikke er nok, at medarbejderen har adgang til arbejdsgiverens hjemmeside, hvor almindelige internetbrugere også har adgang. På den anden side er det heller ikke et krav, at medarbejderen har adgang til samtlige af arbejdsgiverens interne systemer. Det vigtigste bliver, at medarbejderen kan siges stort set at have adgang til de samme funktioner og dokumenter som på arbejdspladsen, det vil sige en reel hjemmearbejdsplads. Er kravene til dette ikke opfyldt, beskattes vedkommende af værdi af fri telefon. Bruttolønsordninger Er nogen af de ovennævnte goder stillet til rådighed via en bruttolønsordning eller via anden nedgang i lønnen, vil goderne som hovedregel blive anset for at være stillet til rådighed primært af hensyn til private behov. Derfor vil de normalt skulle behandles som skattepligtige goder. Dog er der indført overgangsregler for ordninger, der er etableret inden 1. januar 2012 se nærmere i vores nyhed om dette. Eksisterende bruttolønsordninger vedrørende multimedier får lov at bestå, men udløser ekstra beskatning Overgangsregler for bruttolønsordninger vedrørende multimedier Lovændringerne gør det stadigt muligt at etablere bruttolønsordninger, der er fordelagtige for medarbejderne, det vil sige ordninger, hvor medarbejderen går ned i løn mod at få stillet et gode til rådighed. For goder som telefon, computere og internet, der hidtil var omfattet af multimediebeskatningen, vil de nye beskatningsregler kunne have væsentlige, negative effekter. Derfor er der indført overgangsregler, som i perioden til og med 2014 gør det muligt at opretholde ordninger, der er etableret inden 31. december Årskursus 2011 Side 11

12 Bruttolønsordninger ikke nødvendigvis fordelagtige i fremtiden De nye regler om beskatning betyder, at det i højere grad er muligt for arbejdsgiverne at stille datakommunikation og computere til rådighed for medarbejderne uden beskatning, når dette skyldes arbejdsmæssige forhold. Til gengæld indebærer reglerne også, at goder stillet til rådighed gennem en bruttolønsordning som hovedregel anses for ikke at være arbejdsmæssigt begrundede, men alene at opfylde private behov. Der gør sig endda den særlige regel gældende, at computere, der er stillet til rådighed for privat brug gennem en bruttolønsordning eller anden aftalt lønnedgang bliver beskattet med 50 % af anskaffelsesprisen hvert år! Derfor vil det fremadrettet næppe kunne betale sig at etablere bruttolønsordninger vedrørende computere, ligesom bruttolønsaftaler om internet og telefoni ikke altid vil være fordelagtige. Overgangsregler dæmper uheldig virkning for eksisterende ordninger Medarbejderne kan normalt kun udtræde af en bruttolønsordning før aftaleudløb, hvis der specifikt er indført mulighed for dette i aftalen. Det kan desuden diskuteres, i hvilket omfang medarbejder og arbejdsgiver i fællesskab kan bringe en bruttolønsaftale til ophør før tid uden negative konsekvenser. Derfor kunne bruttolønsordninger vedrørende computere udløse en ganske ubehagelig, høj beskatning. Lovforslagets overgangsregler afbøder dog dette problem ved at foreslå, at bruttolønsordninger, som eksisterer allerede før lovens ikrafttræden 1. januar 2012, fortsat alene udløser en beskatning på kr. per år i perioden til og med Det fremgår dog endnu ikke fuldstændigt tydeligt, om denne beskatning ligger ud over beskatning af fri telefon eller om det er beskatning inklusive eventuel fri telefon/internet. Hvad med nye ordninger? Overgangsreglerne vedrører ordninger, hvor der er indgået aftale før 1. januar For aftaler indgået derefter er det derfor de nye regler, der gør sig gældende. Indtil da er der dog fortsat mulighed for at etablere bruttolønsaftaler om multimedier med en varighed maksimalt frem til udløbet af Lovteksten er dog efter vores vurdering ikke fuldstændigt klar, idet det ikke helt er afklaret, hvorvidt det er tilstrækkeligt, at bruttolønsaftalen er indgået før 1. januar 2012, eller om det også er nødvendigt, at aftalen er sat i værk. Dette forventes afklaret i løbet af kort tid, men det er dog på nuværende tidspunkt vores forventning, at det er tilstrækkeligt, at der er indgået aftale vedrørende goder, der på nuværende tidspunkt ville være omfattet af de gældende regler om multimedier. Skift fra Multimediebeskatning til Fri telefon: Du kan gå ind i Lønartsoversigten, og slette alle med Multimedie ved at trykke Ctrl+F, og her slette alle med F3, husk desuden at slette modposten ved at stille dig på linjen for denne og igen trykke Ctrl+F, og slette med F3. Hvis hovedparten af dem med Multimediebeskatning skal ændres til fri telefon kan du gøre det således: Stil på lønarten for Multimediebeskatning, og ret teksten, samt S74 kolonnen, Gå I Forespørg, og tryk Ctrl+T, så bliver teksten rettet på alle under faste lønarter. Hvis der er nogle, som ikke skal være med i fri telefon, så tryk Ctrl+F, og slet linjerne på de pågældende med F3. Husk at gøre det tilsvarende for modposten til Multimedie (nu Fri telefon). Husk at ændre satsen under Virksomhed/Lønarter og satser/firmasatser. (fra 250,- til 208,33), og både for Fri telefon og for modposten. Årskursus 2011 Side 12

13 Skattefri bagatelgrænse for personalegoder Regeringen (Venstre og Det Konservative Folkeparti) og Socialdemokraterne er netop blevet enige om at indføre en skattefri bagatelgrænse på kr., så virksomhederne får mulighed for at give deres ansatte påskønnelser i form af mindre personalegoder eller gaver, uden at det udløser skattepligt for de ansatte. Det bliver også skattefrit for ansatte at modtage fribilletter til sportslige eller kulturelle arrangementer, hvis de får dem i forbindelse med virksomhedernes sponsorater. Dermed fjernes nogle regler, som er blevet opfattet som en barriere for virksomhedssponsorater af sport og kultur. Samtidig bliver arbejdsgiverens indberetningspligt afskaffet i relation til den skattefrie bagatelgrænse. Det vil sige, at arbejdsgiveren fremover ikke har indberetningspligt for sådanne mindre personalegoder og gaver heller ikke selvom den samlede skattefrie beløbsgrænse på kr. årligt overskrides. Nyt Pensionsloft for Ratepension. Pr. 1. januar 2012 indføres et loft på kr ,- for skattefri indbetaling på ratepensioner, medens der ikke er loft på Livrente-opsparing. Grænsen skal styres af pengeinstitut/forsikringsselskab, så der er ikke indlagt et loft i lønsystemet. Danmarks statistik, FA og DA. Danmarks Statistik. Ændringer for indberetning af løn- og fraværsstatistik gældende fra 1. januar Ændringer til Personoplysninger. Personoplysninger 0300 = Arbejdsfunktion, den gamle værdi indtil 31/12-09, udfases. Dette ændres automatisk i lønsystemet, så du skal ikke gøre noget. Aflønningsform (0800) her udgår kode 93, øvrige fortsætter. Hvis du har lønmodtagere med Aflønningsform = 93, skal du ændre det på LønmodtagerStamkortet/Løndata i feltet Aflønningsform. Ændringer til lønoplysninger. Fra skal Indholdstype 0432 = uregelmæssige betalinger opdeles i to: Lønoplysningstype 0332 = Uregelmæssige betalinger, efterregulering af løn. Her opsamles efterreguleringer/- -betalinger af løn, når disse foretages for tidligere lønperioder, f.eks. Efterregulering af timesats eller gage i forbindelse med overenskomstfornyelse. Lønoplysningstype 0432 = Uregelmæssige betalinger, andet. Her opsamles efterreguleringer/- -betalinger af Her opsamles betalinger af uregelmæssig karakter, som ikke kan placeres i lønoplysning 0132, 0232 eller F.eks. Efterbetaling af provision, skattepligtige kørepenge/km-penge, udbetaling for ikke afholdtes afspadseringdage/-timer, ikke afholdte flextimer o.l. Hvis du benytter disse lønoplysningestyper skal du have to lønarter med hvert sit IL-type. IL-typen indtastes i lønartsoversigten. Der er ingen ændringer til Fraværsstatistikken for Årskursus 2011 Side 13