Løn og Personalekontoret 21. maj 2005 HSP. Statusnotet til den administrative og politiske styregruppe. Vedrørende arbejdet i personalegruppen

Transkript

1 Løn og Personalekontoret 21. maj 2005 HSP Statusnotet til den administrative og politiske styregruppe Vedrørende arbejdet i personalegruppen Den administrative og den politiske styregruppe i Kommuneforeningen nedsatte i marts måned en række grupper til belysning af tværgående problemstillinger i samarbejdet mellem kommunerne og Nordjyllands Amt herunder en personalegruppe. Dette notat redegør for status i personalegruppen og fremlægges med henblik på godkendelse af arbejdsgruppens arbejdsområder og eventuelle indstillinger. Kommissoriet for personalegruppen fremgår af vedlagte bilag 1. Personalegruppens sammensætning fremgår af vedlagte bilag 2. Foruden de nuværende kommuner i Nordjyllands Amt er også Ny Thisted Morsø kommune repræsenteret. Ny Thisted Morsø kommune vil fra gang til gang vurdere relevansen af deres deltagelse. Personalegruppen har afholdt to møder. På gruppens første møde valgtes Jacob Jacobsen, Nordjyllands Amt til formand for gruppen. Gruppens opgave er at udrede, afklare og stille forslag til den administrative og den politiske styregruppe. Der er i arbejdsgruppen enighed om at fælles og tværgående problemstillinger der findes bør afklares i arbejdsgruppen for at sikre koordinering og ensartet håndtering. Gruppen har drøftet følgende problemstillinger: Interne opslag: Den tværgående aftale om interne stillingsopslag mellem amt og kommuner implementeres. Aftalen løber frem til 31. december Ny Thisted Morsø kommune vil gerne deltage i samarbejdet. Man kan dog ikke godskrives for medarbejdere der søger til kommunen. Det råderum der skabes tilfalder de nordjyske kommuner. Nordjyllands Amt har udarbejdet notat om den praktiske håndtering af ordningen. Nordjyllands Amt fører regnskab med hvilke medarbejdere der ansættes i kommunerne og hvilke opgaver disse dækker. Dette vil indgå i fordelingen af medarbejdere. Der er enighed i gruppen om at indstille til den administrative og den politiske styregruppe at medarbejdere fra Nordjyllands Amt der skifter ansættelsessted inden 1. januar 2007 som udgangspunkt får samme rettigheder som kommunernes egne medarbejdere der skifter stilling. Forhåndsaftaler og andre rettigheder: Medarbejdere fra Nordjyllands Amt medtager ansættelsesrettigheder til nye arbejdssted. Enten som kollektive rettigheder eller i hvert fald som individuelle rettigheder. Nordjyllands Amt registrerer og samler relevante forhåndsaftaler og personalepolitikker, der indeholder rettigheder for medarbejderne. Disse samles på en hjemmeside i løbet af efteråret 2005 og kan bruges af kommunerne i det omfang de skønnes relevant. 1

2 Tidsplan Nordjyllands Amts overordnede tidsplan for processen fremgår af bilag 3. Tidsplanen for overførsel af medarbejdere er blevet drøftet i personalegruppen. Overførslen vil ske i henhold til principperne i procedureloven. Aftaleudkastet med de enkelte kommuner vil forinden forelæggelse for kommunerne blive drøftet i amtets MED system. Aftaleudkastet skal endvidere godkendes politisk i amtet formentlig både i økonomiudvalg og amtsråd. Dette følger af procedureloven. Det er på nuværende tidspunkt amtets hensigt også at orientere den enkelte medarbejder om hvor denne er foreslået placeret. For at give medarbejderne optimal information er det amtets ønske at kommunerne så hurtigt som muligt kan give oplysninger om hvor man forestiller sig medarbejderne geografisk skal arbejde efter 1. januar Kommunerne er enige i synspunktet. Den fremtidige organisation vil dog i mange kommuner skulle afvente valget i efteråret. Varsling af medarbejdere Personalegruppen har drøftet problemstillinger om varsling af medarbejdere der overføres. Overenskomstansatte medarbejdere vil skulle varsles overført til det nye arbejdssted med et varsel svarende til deres individuelle opsigelsesvarsel. Dette gælder dog alene for de hvor det ændrede arbejdssted og eventuelle ændrede funktioner vil være væsentlige vilkårsændringer. Det er ikke klart hvor grænsen for væsentlige vilkårsændringer går. Det beror på en konkret vurdering. Det individuelle varsel kan være op til 6 måneder. Hvor der vurderes at være tale om væsentlige vilkårsændringer skal varslet derfor kunne afgives senest med udgangen af juni måned Det er amtet der skal varsle ændringerne. Amtet kan måske delegere kompetencen til de modtagende kommuner så brevet om ændrede vilkår kan komme fra den nye arbejdsgiver. Det kunne være et godt signal. I hvert fald på dette tidspunkt skal det være klart hvor de overførte medarbejderne skal arbejde og hvad de skal arbejde med for at de ændre vilkår kan varsles til ikrafttræden den 1. januar Kriterier for fordeling. Medarbejderdatabase Nordjyllands Amt har orienteret om amtets arbejde med kriterier for fordeling. Amtet har samtidig opfordret kommunerne til dialog om deres ønsker til faglige profiler. For medarbejdere på amtsgården og andre konto 6 medarbejdere oprettes en medarbejderdatabase. Medarbejderne indtaster deres data (CV). I de situationer hvor det ikke er klart hvor medarbejderne skal hen, men blot klart at de skal til en kommune fordi deres arbejdsområde generelt overføres til kommunerne eller at de kan komme til en kommune ud fra en forholdsmæssig fordeling vil medarbejderne kunne afgive ønsker til fremtidige arbejdssted. Kriterierne for fordelingen drøftes i øjeblikket. Tiden frem til 1. januar 2007 Personalegruppen har drøftet tiden frem til 1. januar Der er enighed om at det vil være hensigtsmæssigt at drøfte hvordan tiden frem til 1. januar 2007 håndteres. I ca. et år vil medarbejderne kende deres nye ansættelsessted og arbejdsopgaver. Hvordan sikres amtets medarbejdere deltagelse i processen med opbygning af de nye strukturer og samtidig løsning af amtets opgaver? 2

3 Ressourcefordeling Personalegruppen er orienteret om amtets ressourceopgørelse. Efter sommerferien er amtet klar med en ressourceopgørelse. Det vil fremgå hvilke ressourcer der i 2004 er brugt til at løse de forskellige opgaver. I forhold til socialområdet må amtet operere med en gråzone i forhold til de medarbejdere på socialområdet der vil være knyttet til institutionsområdet. Endelig frist for kommunerne i forhold til institutionsområdet er 15. februar Ressourceopgørelsen vil herefter blive brugt til fordeling af medarbejderne til stat, statslige selvejende institutioner, kommuner og region. 3

4 Kommuneforeningen i Nordjyllands Amt April 2005 Nordjyllands Amt Bilag 1 Kommissorium til arbejdsgruppe om personale Baggrund Der er mellem Nordjyllands Amt og Kommuneforeningen i Nordjylland etableret 2 dialogfora (hhv. en politisk styregruppe og en administrativ styregruppe). Det er bl.a. hensigten: at sikre at opgave- og medarbejderflytningen fra amt til kommuner sker så konstruktivt og velovervejet som muligt at der skabes et fælles overblik over konsekvenserne af strukturreformen at der etableres hensigtsmæssige rammer for de direkte drøftelser mellem de nye kommunalbestyrelser/kommunesammenlægninger og Nordjyllands Amt På den baggrund nedsættes der en tværgående arbejdsgruppe med deltagelse fra Nordjyllands Amt og de ni nye sammenlagte kommuner inden for Nordjyllands Amt. Repræsentanten for hver af de ni nye sammenlagte kommuner inden for Nordjyllands Amt skal i arbejdsgruppen tegne hele den nye kommune. Med udgangspunkt i det udsendte forslag til lov om visse proceduremæssige spørgsmål i forbindelse med kommunalreformen (procedureloven) og de heraf afledte regler samt de overenskomst- og aftalemæssige rammer der fastlægges centralt af parterne på det (amts)kommunale arbejdsmarked i forbindelse med kommunalreformen, skal arbejdsgruppen komme med forslag til procedurer og retningslinier for overførsler af medarbejdere fra Nordjyllands Amt til de ni nye sammenlagte kommuner. Arbejdsgruppen skal i den forbindelse foreslå procedurer for de kommende forhandlinger om overdragelse af personale herunder en tidsplan. Arbejdsgruppen skal endvidere komme med forslag til retningslinier i forhold til medarbejdere der inden 1. januar 2007 på eget initiativ overgår fra ansættelse i Nordjyllands Amt til en af de nye kommuner inden for Nordjyllands Amt herunder betydningen af dette for de aftaleudkast om overførsel af medarbejdere der udarbejdes og fremlægges af Nordjyllands Amt senest 1. januar Arbejdsgruppen skal herudover komme med forslag til retningslinier, der bidrager til at de nye kommuner har de nødvendige kompetencer til at kunne løse de overførte opgaver efter 1. januar Arbejdsgruppen skal desuden have mulighed for foreslå procedurer og retningslinier om personaleforhold med tværgående virkning. Arbejdsgruppen refererer til den administrative styregruppe. Nordjyllands Amt varetager sekretariatsfunktionen. Arbejdsgruppen ledes af en formand der udpeges blandt deltagerne. Formanden indkalder til møder i det omfang det skønnes nødvendigt.

5 Strukturdialog sammensætning af arbejdsgrupper Personalegruppe Bilag 2 Nordjyllands Amt Ny Frederikshavn Læsø Ny Hjørring Ny Brønderslev - Dronninglund Ny Jammerbugt Ny Aalborg Personalechef Jacob Jacobsen Kontorchef Tommy Christiansen Fra. 1 juni afløser Ane Andersen Tommy Christiansen Personalechef Poul Poulsen Frederikshavn Kommune Økonomi- og erhvervschef Folmer Kristensen Læsø Kommune Afdelingsleder Lillian Andersen Hjørring Kommune Vicedirektør Lene Faber Dronninglund Kommune Kommunaldirektør Jane Hvas Fjerritslev Kommune Konsulent Niels Jørgen Nielsen Aalborg Kommune Amt.jja@nja.dk Amt.tch@nja.dk Amt.aan@nja.dk. pp@frederikshavn.dk fhk@laesoe.dk pkla@hjoerringkom.dk kulf@dronninglund.dk jhv@fjkom.dk njn@aalborg.dk Ny Vesthimmerland Kommunaldirektør Peder Eg Pedersen Farsø Kommune pep@farsoekom.dk Ny Rebild Ny Mariager Fjord Ny Thisted Morsø Kommuneforeninge n i Nordjyllands Amt Kommunaldirektør Karl Peder Bevensee Nørager Kommune Afdelingsleder Lis Hald Hadsund Kommune Kontorchef Vibeke Jensby Thisted Kommune Sekretariatsleder Jonna Christensen kpb@noeragerkom.dk lha@hadsund.dk Vibeke.jensby@thisted.dk Kmf-nordjylland@sejlflod.dk

6 Nordjyllands Amt Løn- og Personalekontoret 11. maj 2005 / HSP Bilag 3 Foreløbig tidsplan for proces for overdragelse af medarbejdere fra Nordjyllands Amt Tidspunkt Aktivitet / indhold Primo medio Udarbejder oplæg om opbygning af medarbejderdatabase og kriterier for fordeling af medarbejdere ved overdragelse Maj maj OU amtsgård: Drøftelse af opbygning af medarbejderdatabase samt kriterier for fordeling af medarbejdere ved overdragelse Ultimo Opbygning af medarbejderdatabase Kriterier for fordeling af medarbejdere Ressourcefordelingsplan (Økonomikontoret) Juni Hele måneden Opbygning af medarbejderdatabase Kriterier for fordeling af medarbejdere Juli Hele måneden Opbygning af medarbejderdatabase Kriterier for fordeling af medarbejdere August 15. august Medarbejderne udfylder medarbejderdatabase og indlægger CV 1. september Medarbejderdatabasen klar 8. september OU amtsgård: Endelig konfirmering af kriterier for fordeling af medarbejdere ved overdragelse September Hovedudvalg: Endelig konfirmering af kriterier for fordeling af 19. september medarbejdere ved overdragelse Medio - ultimo Første oplæg til fordeling af medarbejdere til stat, region og kommuner Oktober Hele måneden Endelig fordeling af medarbejdere til stat, region og kommuner November 23. november Hovedudvalg: Konfirmering af fordeling af medarbejdere til stat, region og kommuner December 5. december Økonomiudvalg: Forelæggelse af aftaleudkast til stat, region og kommuner 13. december Amtsråd: Forelæggelse af aftaleudkast til stat, region og kommuner Januar Fremsender udkast til aftale med stat, region og kommuner. 1. januar 2006 Forhandling med kommuner 15. februar Frist for kommunerne på socialområdet Februar Opsamling på socialområdet. Udarbejde evt. aftaleudkast februar vedrørende socialområdet April 1. april Hvis ingen aftale går delingsrådet ind i sagen Juni 15. juni Sidste frist for afklaring af medarbejdernes fremtidige arbejdssted.