Københavns Byrets Handlingsplan 2014

Transkript

1 Københavns Byrets Handlingsplan 2014 Side 1 af 23

2 Indholdsfortegnelse 1. Introduktion til handlingsplanen Kort om Københavns Byret Byrettens organisation Overordnet handlingsplan for Danmarks Domstole Overordnet handlingsplan for Danmarks Domstole Sikring af digitale kompetencer. Klar, parat, digital... 6 Tekstudvalgene... 6 Kvalitet gennem vidensdeling... 6 Digitale retsmøder Korte sagsbehandlingstider... 8 Udfordringerne ved målsætningen... 8 Lean... 9 Telefonforkyndelse Produktivitet Konkret målsætning Mere ensartethed i opgaveløsningen Manualer Ensartet behandling af sagskomplekser LEAN-civil LEAN-straf Udvikling af IT-kompetencer Ny brugerflade til Intranettet Tidssvarende kommunikation Oplysninger til borgerne om byretten Oplysninger til samarbejdspartnere, brugere og journalister Kommunikation med domsmænd og advokater Digital afsendelse i civile sager Digitale retsmøder AV-udstyr Video Mobile arbejdspladser i fogedretten Den digitale proces En attraktiv arbejdsplads Trivselsundersøgelsen De fysiske rammer Trivsel i øvrigt Service og sikkerhed Side 2 af 23

3 1. Introduktion til handlingsplanen Dette er Københavns Byrets overordnede handlingsplan for Handlingsplanen. Handlingsplanen indledes med en kort præsentation af København Byret som organisation. Dernæst følger en præsentation af Danmarks Domstoles overordnede mål for og de specifikke indsatser og fokusområder for Danmarks Domstole i 2014, der er fastsat på landsplan. De overordnede mål, fokusområder og indsatsområder danner rammen for Handlingsplanen, og Handlingsplanens enkelte emner, bliver dernæst introduceret efter samme systematik og opbygning som de overordnede mål, indsats- og fokusområder. Københavns Byret har pga. sin størrelse valgt at udforme en generel handlingsplan for hele huset. Denne handlingsplan udmøntes konkret i de enkelte afdelinger og sektioner med en lokal handlingsplan med mål og delmål for den enkelte afdeling og sektion. 2. Kort om Københavns Byret Københavns Byret er den største af Danmarks 24 byretter. Retten betjener en stor del af Københavns Kommune samt Dragør og Tårnby kommuner. I retskredsen bor ca indbyggere. Byrettens præsident har det øverste ansvar for administrationen af retten. I byretten er foruden retspræsidenten ansat 60 jurister fordelt med 40 dommere og ca. 20 retsassessorer og dommerfuldmægtige samt ca. 140 ikke-jurister fordelt mellem kontorfunktionærer, vagtmestre, portnere, servicemedarbejdere, IT-medarbejdere, elever og jobtrænere. Københavns Byret behandler civile sager og straffesager, skiftesager, notarialforretninger og fogedsager. Side 3 af 23

4 3. Byrettens organisation Det er Byrettens vurdering, at de organisatoriske tiltag, Københavns Byret har iværksat for at sikre en forsvarlig og hensigtsmæssig drift, fungerer. Byrettens organisationsmodel åbner mulighed for at fremme kvalitet i kraft af vidensdeling og specialisering i sektionerne og afdelingerne samtidig med, at modellen åbner mulighed for en hensigtsmæssig afvikling af såvel de meget store flerdommersager, som et meget betydeligt antal mindre sager, f.eks. bødesager. Organisationen er dynamisk, således at det løbende overvejes, om opgaverne ligger mest hensigtsmæssigt både i afdelinger/sektioner og afdelinger/sektioner imellem. Den nuværende organisation fremgår af nedenstående diagram: Side 4 af 23

5 4. Overordnet handlingsplan for Danmarks Domstole Handlingsplanen for Danmarks Domstole opregner den overordnede målsætning for retterne i perioden 2013 til Københavns Byret er omfattet af disse overordnede målsætninger. Målsætningerne er: Korte sagsbehandlingstider herunder bl.a. ved at sætte fokus på mulighederne for at - øge fleksibilitet og mobilitet i domstolssystemet - effektivisere retsplejen - optimere sagsgangenee i samarbejde med brugerne Mere ensartethed i opgaveløsningen herunder bl.a. ved at sætte fokus på at - kortlægge retternes forskellighed på udvalgte områder - udarbejde fælles standarder og rutiner på områder, hvor det er vigtigt for brugerne - etablere gode rammer for vidensudveksling Tidssvarende kommunikation herunder bl.a. ved at sætte fokus på at - udbrede kendskabet til domstolenes rolle og arbejdsopgaver - fortælle om domstolenes afgørelser - sikre tidssvarende og forståelige breve og afgørelser Fortsat være en attraktiv offentlig arbejdsplads herunder bl.a. ved at sætte fokus på at - sikre kvalificerede ansøgere til alle stillinger - sikre dygtige og kompetente ledere - arbejde for udvikling, udfordringer og ansvar til den enkelte medarbejder - arbejde for høj medarbejdertilfredshed - udbrede kendskabet til domstolene som arbejdsplads Læs mere om Danmarks Domstoles mål HER Københavns Byrets Handlingsplan er opbygget, så de enkelte tiltag er beskrevet under samme overskrifter som Danmarks Domstoles overordnede målsætning. Side 5 af 23

6 5. Overordnet handlingsplan for Danmarks Domstole 2014 Der udarbejdes årligt en handlingsplan for Danmarks Domstole, som koncentrerer sig om specifikke fokusområder og indsatsområder under den overordnede målsætning. Der er enighed på landsplan om, at handlingsplanen for Danmarks Domstole 2014 særligt bør fokusere på følgende områder: A. Sikring og udvikling af digitale kompetencer ( 2014) - Klar, parat, digital o Behovsanalyse o Kompetenceindsats o Effektmåling B. Tekstudvalgene (2014) - Styrkelse af udvalgene og digitalisering på tekstområdet. C. Kvalitet gennem vidensdeling ( 2014 og 2015) D. Digitale retsmøder (2014 og 2015) - Installation af AV-udstyr - Bedste praksis for anvendelsen E. Den digitale proces ( ) Sikring af digitale kompetencer. Klar, parat, digital Fokusområdet skal sikre, at alle retter har de fornødne digitale kompetencer. Indsatsområderne består af en behovsanalyse i forhold til medarbejdernes digitale kompetencer, en kompetenceindsats for sikre at medarbejderne har de rette kompetencer, og en effektmåling for at klarlægge om medarbejderne har fået de forventede digitale kompetencer. Tekstudvalgene Fokusområdet skal sikre, at de tre tekstudvalg skal styrkes, og der skal laves en gennemgang af teksterne i de sagstyper, der skal digitaliseres. Indsatsområderne består af en opdatering af koncepter, hurtig gennemførelse af ændringsforslag til tekster, en grundig gennemgang af eksisterende tekster i forhold til en kommende digitalisering. Kvalitet gennem vidensdeling Fokusområdet skal sikre systematisk vidensdeling på tværs af Danmarks Domstole, samt bidrage til faglig udvikling og mere ensartet opgaveløsning. Indsatsområderne består af bi- Side 6 af 23

7 drag til systematisk at videndele ved Danmarks Domstole og at sikre juridisk og administrativ vidensdeling på straffe-, civil-, foged- og skifteområdet. Digitale retsmøder Fokusområdet skal sikre, at retternes kan afvikle digitale retsmøder. Indsatsområderne består i etablering af AV-udstyr og i understøttelse af brugen af AV-udstyr, tablets mv., samt at etablere bedste praksis og at sikre samarbejdet med anklagemyndigheden og forsvarerne. Under de enkelte tiltag i Københavns Byrets handlingsplan, vil det være angivet med følgende symboler, om tiltaget er forbundet til Danmarks Domstoles overordnede handlingsplan for En nærmere forklaring af de specifikke fokusområder og indsatsområder, kan findes i Danmarks Domstoles offentliggjorte handlingsplan HER 1-årig Klar, parat, digital 1-årig Tekstudvalgene 2-årig Kvalitet gennem vidensdeling 2-årig Digitale retsmøder 3-årig Den digitale retsproces Side 7 af 23

8 6. Korte sagsbehandlingstider Københavns Byret kan helt tilslutte sig målene om korte sagsbehandlingstider. Det er lykkedes at nedbringe sagsbehandlingstiderne i en række sagstyper., jf. nedenfor under pkt. 7. I takt med at byretten afvikler stadig flere ældre sager, vil sagsbehandlingstiderne kunne falde yderligere. For nogle sagstyper er det på grund af sagernes karakter ikke muligt generelt at forkorte gennemløbstiderne og målsætningerne har derfor betydelige udfordringer. Udfordringerne ved målsætningen Fra politisk side er der fastsat en målsætning om, at alle alvorlige voldssager, voldtægtssager og våbenlovssager, hvor der nedlægges påstand om ubetinget frihedsstraf, skal behandles af domstolene inden 37 dage. Københavns Byret er helt enig i, at det er positivt at have en målsætning om en kort sagsbehandlingtid i disse sager, men vi må desværre konstatere, at det ikke er muligt at leve op til den konkrete politiske målopfyldelse om, at 100% af de nævnte sager behandles inden for 37 dage. For at opfylde en sådan målsætning for de særlige voldssager skal en række faktorer være opfyldt. Bl.a. skal byretten, anklagemyndigheden og forsvarerne have tid i deres kalendere til at møde samtidig på et givet tidspunkt for afholdelse af hovedforhandlingen inden 37 dage. Byretten har i alle sagerne kunnet tilbyde tider inden for fristen på 37 dage, men desværre har der langt fra i alle situationer været et tidspunkt, hvor den forsvarer, der her været beskikket, har haft tid i sin kalender. Selvom hovedforhandlingen har kunnet berammes med alle aktørerne inden for 37 dage, sker det i en del tilfælde, at politiet ikke har kunnet forkynde tilsigelsen til retsmødet for den tiltalte og vidnerne. Hvis ikke tilsigelsen er forkyndt, og den pågældende som følge heraf ikke møder op, skal retsmødet ofte udsættes, og fristen på 37 dage springer. Selvom politiet har forkyndt tilsigelsen, sker det desværre også hyppigt, at den tiltalte, eller et af vidnerne, alligevel udebliver fra det berammede retsmøde, således at politiet skal anholde og fremstille den pågældende. Det er i den forbindelse ikke i en storby realistisk at forvente, at politiet kan køre ud og finde den pågældende i løbet af få timer, hvorfor sager også i den situation ofte udsættes og omberammes med deraf følgende længere sagsbehandlingstid. Endelig kan det være påkrævet at udsætte sager, hvis det ikke har været muligt for politiet at fremskaffe de fornødne erklæringer vedrørende f.eks. tekniske beviser og personlige oplysninger m.v. til brug for sagen. Det vil fortsat være af afgørende betydning, at der er fokus på løbende at forbedre opfyldelsen af de politisk opstillede målsætninger for sagsbehandlingstiden i både volds- og voldtægtssager. Byretten kan med glæde konstatere, at vi opfylder domstolenes egne målsætninger vedrørende disse sager i På de øvrige sagsområder er det lykkedes at nedbringe sagsbehandlingstiden. For så vidt angår straffesager, er der indgået aftale med anklagemyndigheden om, at der dagligt møder et fast antal anklagere, der kan berammes til uden forudgående aftale. Det frigør ressourcer til at forhåndsberamme større straffesager og nævningesager, hvilket gerne skulle kunne lette udfordringen med at finde plads i forsvarenes og anklagernes kalendere og i det hele taget fremme afviklingen af de store sager. Side 8 af 23

9 I 2014 vil vi drøfte med politiet, hvordan vi kan udbygge samarbejdet omkring forhåndsberammelser og afvikling af større straffesager. Byretten vil i 2014 fortsat løbende holde møder med byrettens Stævningsmandstjeneste og Københavns Politis Eftersøgningsafdeling med henblik på at forbedre forkyndelsesprocedurerne. En faktor, der fortsat vil påvirke byrettens sagsbehandlingstider også i 2014, er det store antal tunge civile sager, der tidligere var 1. instanssager i landsretten, og som ved domstolsreformen blev henlagt til at starte i byretten ofte som 3-dommersager, der er meget ressourcetunge for byretten. Endelig kan der for visse sagstypers vedkommende være behov for at justere målsætningerne, idet målene i praksis har vist sig at være urealistiske på grund af forhold, retterne ikke er herre over, f.eks. forelæggelse for Retslægerådet eller Arbejdsskadestyrelsen, vanskelig forkyndelse m.m. Disse ofte meget langvarige sager påvirker den gennemsnitlige sagsbehandlingstid så meget, at den ikke længere er retvisende for det store flertal af sager. Lean Med henblik på at reducere sagsbehandlingstiderne i de civile sager, nedsatte Københavns Byret i foråret 2013 en projektgruppe, der gennemgik den typiske sagsgang for en civil sag. Flere af projektgruppens forslag blev gennemført i slutningen af 2013, mens de resterende forslag forventes vedtaget og gennemført i Københavns Byret nedsatte endvidere en projektgruppe vedrørende domsmandssager og store straffesager (eksempelvis nævningesager, sager af mere end 5 dages varighed eller sager med 3 eller flere tiltalte) med henblik på blandt andet at nedsætte berammelsestiderne. Der arbejdes videre med projektgruppernes forslag i årig Kvalitet gennem vidensdeling Telefonforkyndelse Den 1. juli 2013 trådte nye regler vedrørende forkyndelse, herunder telefonforkyndelse, i kraft. Telefonforkyndelser har til formål blandt andet at være med til at reducere sagsbehandlingstiderne. I forbindelse med de nye muligheder for telefonforkyndelse, blev det i Københavns Byret besluttet, at de nye regler for telefonforkyndelse skulle afprøves ved i første omgang at gennemføre et pilotprojekt i efteråret På baggrund af de indsamlede erfaringer fra pilotprojektet (fase 1) er det besluttet, at telefonforkyndelser fortsætter i 2014 (fase 2). På baggrund af de indsamlede erfaringer for pilotprojektet (fase 1) og erfaringer i foråret 2014 (fase 2), vil der i 2014 blive udarbejdet nye manualer for telefonforkyndelser. Det faseopdelte forløb forventes at sikre en ensartet anvendelse af reglerne om telefonforkyndelse i byretten. Side 9 af 23

10 7. Produktivitet Danmarks Domstoles bestyrelse vedtager hvert år en række måltal for domstolenes produktivitet og sagsbehandlingstider. Københavns Byret fastsætter herudover en lang række interne mål om sagsbehandlingstider, produktion, produktivitet og sagsbeholdning specielt inden for de fire kerneområder civil-, straffe-, foged- og skifteret, hvor byretten kan sammenligne sig med øvrige byretter. Målet er samtidigt at styrke ejerskabet til mål og resultater ved Københavns Byret, hvilket bl.a. sker ved udfærdigelse af interne månedlige statistikker. Straffesager Antallet af modtagne straffesager i 2013 har været jævnt fordelt hen over året med en faldende tendens i slutningen af året. Det er også i 2013 lykkedes byretten at fastholde antallet af verserende sager på et lavt niveau. Der vil i 2014 forsat være fokus på antallet af verserende sager Alle straffesager Modtagne straffesager Verserende straffesager Side 10 af 23

11 Domsmandssager Byretten har i de forløbne år haft en markant stigning i produktiviteten, hvilket har reduceret antallet af verserende sager. Således har Københavns Byret på et tidspunkt i 2010 været belastet af over verserende domsmandssager. Disse sager er i 2012 og 2013 nedbragt til under 600 sager, idet det samtidigt bemærkes, at antallet af modtagne domsmandssager i perioden stort set har været konstant. Domsmandssager Modtagne domsmandssager Verserende domsmandssager Side 11 af 23

12 Civile sager For så vidt angår civile sager er der en svagt faldende tendens i antallet af modtagne sager. Det er lykkedes at nedbringe antallet af verserende civile sager og arbejdet hermed forsætter i Det er som altid målet at nedbringe sagsbehandlingstiden yderligere, det gør sig også gældende i Civile sager Modtagne sager Verserende sager I statistikken for civile sager indgår også de tunge civile sager. Byretten modtager forsat mange tunge civile sager, som tidligere startede i landsretten. Der er tale om sager, hvor der skal bruges langt flere resurser, og ofte langt flere retsdage, end på gennemsnitlige civile sager. Antal modtagne tunge civile sager, som tidligere var 1. instanssager i Landsretten Side 12 af 23

13 Fogedsager På fogedområdet er stigningen af antallet af modtagne sager stoppet og på det seneste afløst af et mindre fald. Fokus har i en længere periode været på at nedbringe sagsbehandlingstiden og dermed antallet af verserende sager. Det går den rigtige vej, og fokus på hurtigere gennemførelse af sagerne vil forsætte i Alle fogedsager Modtagne sager Verserende sager Dødsboskiftesager På dødsboskifteområdet er antallet af modtagne sager nogenlunde konstant, og der er løbende arbejdet med at nedbringe antallet af verserende sager. Der er bl.a. indført øget brug af telefonmøder. Der vil i 2014 blive arbejdet på yderligere at nedbringe gennemløbstiden. Dødsboskiftesager Modtagne sager Verserende sager Side 13 af 23

14 8. Konkret målsætning 2014 Det er stort set lykkedes at opfylde målsætningerne helt eller delvist, og generelt var målopfyldelsen i 2013 bedre end i Det er bl.a. også lykkedes byretten at knække den negative kurve med hensyn til de særlige voldssager. Straffesager For straffesagerne er udfordringen særlig stor for nævningesagerne. Der vil i 2014 være fokus på at nå det sidste stykke til opfyldelse af målene, men der en række forsinkende faktorer, som domstolene ikke er herrer over. Byretten vil i samarbejde med anklagemyndigheden og forsvarerne i 2014 sikre forhåndberammelse af de store arrestantsager. På de øvrige typer straffesager ligger gennemløbstiden over målsætningerne. Byretten vil fastholde og i det omfang, det er muligt, forbedre gennemløbstiderne for de øvrige sagstyper i Straffesager: Resultat 2013 Målsætning 2013 Målsætning 2014 Nævningesager under 4 mdr. 35,3 % 60 % 60 % under 6 mdr. 47,1 % 80 % 80 % Domsmandssager under 3 mdr. 68,9 % 65 % 65 % under 6 mdr. 87,3 % 90 % 90 % Bødesager under 2 mdr. 85,7 % 65 % 65 % under 6 mdr. 95,8 % 95 % 95 % Tilståelsessager under 2 mdr. 60,1 % 62 % 62 % under 6 mdr. 90,9 % 90 % 90 % Særlige voldssager under 37 dage 70,0 % 60 % 60 % under 2 mdr. 76,2 % 70 % 70 % Voldtægtssager under 37 dage Ingen modtaget 55 % 55 % under 2 mdr. Ingen modtaget 75 % 75 % Side 14 af 23

15 Civile sager I 2013 er gennemløbstiden for de civile sager reduceret på alle sagsområder i forhold til Vi forventer i 2014 at de allerede gennemførte tiltag vil betyde, at sagerne afsluttes i overensstemmelse med målsætningen. For de almindelige sager er målsætningen opfyldt. Det har været et langt sejt træk, og der er ofte en række forsinkende faktorer, som domstolene ikke er herrer over. I 2014 vil der være særligt fokus på øvrige sager og ægteskabssager. Civile sager: Resultat 2013 Målsætning 2013 Målsætning 2014 Tunge alm. sager ¹) under 15 mdr. 47,9 % 45 % 45 % under 18 mdr. 60,3 % 60 % 60 % Øvrige sager ²) under 12 mdr. 51,8 % 60 % 60 % under 15 mdr. 66,7 % 72 % 72 % Alle sager ³) under 6 mdr. 64,3 % 70 % 70 % under 12 mdr. 82,7 % 85 % 85 % Ægteskabssager under 4 mdr. 45,2 % 56 % 56 % under 6 mdr. 76,5 % 83 % 83 % 1) Ved tunge alm. sager forstås sager, hvor sagsværdien overstiger 1 mio. DKK, hvor der er tale om en forvaltningssag eller sager, hvor der har fundet kollegial behandling sted. 2) Sager med forhandlingsmaksime inkluderer almindelige sager, boligretssager og småsager. 3) Inkluderer både sager med og uden hovedforhandling, herunder udeblivelsesdomme, forligte sager, henviste og afviste sager. Side 15 af 23

16 Fogedsager På fogedområdet er sagsbehandlingstiden fortsat hastigt på vej ned. I 2013 er målopfyldelsen på almindelige fogedsager i sager afsluttet inden 2 måneder forbedret med tæt ved 100 % i forhold til Der er på de øvrige sager plads til forbedringer, og de seneste tiltag, der ikke er slået fuldt ud igennem i 2013, forventes at gøre det i Fogedsager: Alm. Sager Resultat 2013 Målsætning 2013 Målsætning 2014 under 2 mdr. 61,3 % 72 % 72 % under 4 mdr. 84,7 % 93 % 93 % Særlige sager under 2 mdr. 78,1 % 80 % 80 % under 4 mdr. 94,2 % 97 % 97 % Betalingspåkrav under 2 mdr. 46,9 % 55 % 55 % under 4 mdr. 75,0 % 85 % 85 % Dødsboskiftesager Dødsboskiftesager: Resultat 2013 Målsætning 2013 Målsætning 2014 Boudlæg under 2 mdr. 93 % 85 % 85 % Uskiftet bo under 2 mdr. 89 % 65 % 80 % Udleveret til efterlevende ægtefælle under 2 mdr. 56 % 70 % 70 % * Uskiftet bo under 2 mdr. 95 % 85 % 85 % * I 2014 måles i stedet på Privat skifte udleveret inden for 3 mdr., og målsætningen for denne er 70 %. Side 16 af 23

17 9. Mere ensartethed i opgaveløsningen Her gennemgås de mål for Københavns Byret, der relaterer sig til mere ensartethed i opgaveløsningen. Manualer Københavns Byret har på grund af sin størrelse et behov for også internt i organisationen at sikre, at der i sektionerne er en ensartet administrativ behandling af sagerne. Byrettens medarbejdere har udarbejdet manualer for behandlingen af de forskellige typer sager. Det er afgørende, at manualerne anvendes, og de skal derfor være let tilgængelige. Byretten har derfor i 2013 fået lagt en særlig genvejfunktion ind på byrettens intranet. 2-årig Kvalitet gennem vidensdeling Ensartet behandling af nye sagskomplekser Byretten modtager lejlighedsvis et større antal sager vedrørende et fælles specifikt juridisk problem. Det kan være civile sager om overdragelse af kolonihaver, erstatning pga. forsinkede eller aflyste fly eller straffesager om kørsel i hashpåvirket tilstand. Byrettens dommere og øvrige jurister vil også i 2014 på byrettens intranet samle afgørelser i sådanne sagskomplekser, så sagerne behandles efter ensartede principper. Byretten vil også arbejde for, at der med Østre Landsret og Højesteret aftales en model for, hvordan et udsnit af sagerne fra sagskomplekser kan fremmes bedst muligt til endelig dom. Når en sådan model foreligger, vil der hurtigt kunne skabes præcedens i især nye typer af sagskomplekser. LEAN-civil Der blev i 2013 iværksat et lean-projektet vedrørende behandling af civile sager i samarbejde med Bedste Praksis. Projektgruppen sammensatte sig af medarbejdere på tværs af sektionerne og afdelingerne. Projektgruppen gennemgik den typiske sagsgang for en civil sag. Målet med projektet var kortere sagsbehandlingstider, at beskrive en civil sags tidsmæssige perfekte forløb, samt at skabe ensartethed i sagsbehandlingen. Projektgruppen afleverede i efteråret 2013 en række forslag, der kunne være med til at forkorte sagsbehandlingstiden og samtidig sikre en fortsat høj kvalitet i sagsbehandlingen. En række forslag blev vedtaget og implementeret i november 2013 (fase 1). I 2014 vil de resterende forslag fra projektgruppen blive drøftet i ledelsen. Disse forslag forventes at blive implementeret i løbet af 2014 (fase 2). Manualerne vedrørende de civile sager vil i 2014 blive gennemgået og revideret i forbindelse med afslutningen af fase 2. LEAN-straf 2-årig Kvalitet gennem vidensdeling I 2013 blev der endvidere iværksat et lean-projekt vedrørende behandlingen af straffesager. Projektgruppen bestod af medarbejdere fra sektion 1. Projektet gennemgik den typiske sagsgang for domsmandssager og store straffesager (eksempelvis nævningesager, sager af mere end 5 dages varighed eller sager med 3 eller flere tiltalte). Målet med projektet var kortere Side 17 af 23

18 berammelsestider, samt at skabe mere ensartethed i sagsbehandlingen. Projektgruppen afleverede i efteråret 2013 en række forslag, der kan være med til at sikre en hurtigere berammelse og en mere ensartethed i sagsbehandlingen. I 2014 vil forslag vedrørende domsmandssager blive drøftet med de andre sektioner, og disse forslag vil blive implementeret i hele byretten. Med hensyn til behandlingen af de store straffesager og nævningesager, vil der i 2014 blive nedsat en særskilt projektgruppe på tværs af sektionerne og afdelingerne, hvor erfaringerne fra det nye berammelsessystem JFS-søg og reserver og rapport for hurtigere behandling af større straffesager, medtages. Manualerne vedrørende behandlingen af straffesager vil i 2014 blive gennemgået og revideret i forbindelse med vedtagelsen og implementeringen af nye forslag vedrørende domsmandssager og store straffesager. Ny brugerflade til Intranettet I april 2014 får alle retter nyt Intranet, der på mange områder adskiller sig fra det eksisterende. Løsningen er baseret på Sharepoint 2013, som giver mange nye tekniske muligheder. Fremover vil retterne i højere grad have adgang til hinandens vidensmateriale, hvilket giver mange fordele i forhold til vidensdeling. Manualer, arbejdsvejledninger, praksisnotater mv. vil således nemt kunne fremsøges og bruges af de ansatte ved én ret, selvom de er udarbejdet af en anden ret. Byretten vil i 2014 gennemføre udrulningen af det lokale Intranet efter den plan, domstolsstyrelsen har lagt. 1-årig Klar, parat, digital 2-årig Kvalitet gennem vidensdeling Vedligeholdelse og drift af Intranettet For at sikre et velfungerende intranet er det afgørende, at der er klarhed over, hvem der har ansvar for de enkelte opgaver indenfor drift, vedligeholdelse og udvikling af Danmarks Domstoles intranet. Domstolsstyrelsen udarbejder en fælles plan for, det daglige arbejde med intranettet ved Danmarks Domstole, der beskriver den overordnede opgavefordeling i arbejdet med intranettet. Vejledningen har til formål at sikre ensartethed i det omfang, det er hensigtsmæssigt i forhold til den enkelte organisations størrelse og interne struktur. Byretten vil i 2014 med udgangspunkt i Domstolsstyrelsens fælles plan, vha. et projekt styret af administrationen og i samarbejde med sektionerne og afdelingerne sikre, at alt materiale overføres korrekt til Intranettet, og at det efterfølgende opdateres og vedligeholdes. Side 18 af 23

19 10. Tidssvarende kommunikation Oplysninger til borgerne om byretten Byretten har en stor opgave med at videregive oplysninger om, hvordan retssystemet i Danmark fungerer. Mange mennesker tror, at det danske retssystem virker som det, der beskrives i amerikanske film. Københavns Byret modtager dagligt gæster, ofte i form af besøg af skoleklasser og foreninger m.fl., der ønsker at overvære retsmøder. Der gennemføres i gennemsnit mindst en rundvisning om ugen i Københavns Byret. Det kan være for udenlandske besøgende, foreninger, skoleklasser m.fl. Vi modtager også delegationer fra en række udenlandske domstole. Vi har medvirket ved udarbejdelsen af undervisningsmateriale samt produceret en flot folder, der dels beskriver bygningen, dels beskriver byrettens arbejde. Vi har endvidere lavet et klassesæt, der kan uddeles ved skolebesøg mv. Hvert år deltager byretten i Kulturnatten, hvor ca mennesker besøger os. Til brug herfor har retten lavet diverse plancher, der beskriver retssystemet og C.F. Hansens smukke Domhus. I 2013 har vi sammen med Københavns Politis kriminalpræventive afdeling indspillet en film med en sag om gadevold, der viser et overfald og den følgende retssag. Det er muligt at få lov at fungere som domsmand, idet tilhørerne via et særligt system kan stemme om straffens størrelse. Det er endvidere tanken, at filmen skal vises i diverse skoler for de ældste klasser. Vi har stillet dommerkræfter til rådighed for projektet, og disse forventer i 2014 at kunne komme ud på et par skoler. Der er allerede planlagt et besøg på Gefion Gymnasium, og flere besøg forventes i Oplysninger til samarbejdspartnere, brugere og journalister Der vil også i 2014 blive afholdt møder med de beneficerede forsvarere, Kriminalreporterforeningen, Københavns Politi, Statsadvokaturen m.fl., hvor vi drøfter de forskellige gruppers oplevelser som brugere af byretten, og hvor forslag og tiltag til forbedringer drøftes. Møderne afholdes løbende og er et led i bestræbelserne på at imødekomme brugerne, hvor det er muligt. Vi er glade for bl.a. på denne måde at give mange mennesker et mere indgående indblik i, hvordan retssystemet virker. Dette er utvivlsomt medvirkende til at sikre en høj tillid til domstolenes arbejde. Vi har endvidere en indgående information om bl.a. byrettens bygninger og opgaver på vores hjemmeside. Der er også en mere detaljeret orientering til forskellige grupper af brugere, herunder navne på medarbejdere, som journalister kan kontakte for yderligere information. Byrettens pressekontaktdommer modtager dagligt henvendelser fra journalister. Der udarbejdes også i 2014 pressemeddelelser i forbindelse med afslutningen af større sager. Endelig er der på grund af en række sagers profilerede karakter meget ofte TV-transmissioner fra byretten. I sektionerne og på dommermøder vil det i 2014 blive drøftet, hvordan man bedst muligt sikrer, at der i alle nævnesager og andre større sager og principielle sager laves pressemeddelelser. Side 19 af 23

20 Kommunikation med domsmænd og advokater I 2013 gennemførte byretten en brugerundersøgelse, der viste et stort ønske fra domsmændene og advokaterne om, at de kan kommunikere med byretten via . I 2014 vil byretten indføre retningslinjer for -kommunikation med disse aktører. Retten vil desuden, hvis Domstolsstyrelsen stiller den fornødne teknologi til rådighed, gennemføre en forsøgsordning med påmindelses-sms'er til domsmænd, der skal møde i en sag i byretten, således at domsmændene modtager en påmindelses-sms få dage før retsmødet. Dette sker som nævnt under forudsætning af, at en passende teknisk løsning er skabt. Digital afsendelse i civile sager I byrettens civile sager giver rettens sagsbehandlingssystem allerede nu mulighed for at foretage digital afsendelse af breve, retsbøger og dombøger mv. til sagens parter. Dette kan ske ved afsendelse af digital post via e-boks, ved afsendelse af sikker med brug af digital signatur og sikre certifikater (sikker ) og ved afsendelse af en normal e- mail via outlook uden digital signatur. I 2014 vil byretten i samarbejde med Domstolsstyrelsen undervise i anvendelse af digital afsendelse fra sagsbehandlingssystemet. Undervisningen påbegyndes i januar Når personalet har de nødvendige kompetencer, udarbejder byrettens administrationsafdeling en samlet oversigt over, hvordan dokumenter kan sendes til parterne. Herefter træffer byretten beslutning om, hvilken digital fremsendelsesmetode, der skal anvendes ved de enkelte dokumenttyper, så byrettens sektioner håndterer afsendelse af dokumenter ens. Udvikling af IT-kompetencer 1-årig Klar, parat, digital 2-årig Digitale retsmøder Københavns Byret har stillet og stiller med betydelige personaleressourcer i forbindelse med test af diverse it-systemer. Der vil i fornødent omfang blive etableret undervisning i byrettens egen lille skole i forbindelse indførelsen af nye it-systemer. Digitale retsmøder AV-udstyr Det fremgår af brugerundersøgelsen fra 2013, at anvendelsen af tekniske hjælpemidler under retssagerne bør forbedres. Byretten er ved at indrette tre større retssale med AV udstyr, der vil muliggøre fuld elektronisk afvikling af blandt andet nævningesager. Hertil kommer, at der i flere mindre retssale vil blive installeret udstyr, der muliggør elektronisk forelæggelse af sager mv. Der vil i 2014 i alle retssale være digital lyd- og rumoptagelsesudstyr. I 2014 undervises dommerne og de øvrige jurister i brugen af Ipads/tablets under hovedforhandlingerne. 2-årig Digitale retsmøder 3-årig Den digitale retsproces Side 20 af 23

21 Video 3 I 2014 installeres der teknisk udstyr i nogle retssale i byretten, der gør det muligt at gennemføre hovedforhandlinger ved brug af videokonferenceudstyr, så sagens aktører ikke er til stede i retten. I forbindelse med forberedelsen af udrulningen af Video3-projektet har en referencegruppe bestående af forskellige personalegrupper fra domstolene, anklagemyndigheden, politiet og Kriminalforsorgen gennemgået eksisterende arbejdsgange for at afdække nødvendigheden af nye arbejdsgange, f.eks. når samtlige relevante aktører i et givent retsmøde ikke længere altid er fysisk til stede i retssalen. Byretten vil i 2014 implementere sagsgangene for Video3 i samarbejde med sektionerne og afdelingerne. Mobile arbejdspladser i fogedretten 2-årig Digitale retsmøder Der gennemføres forsøg med tablets med G-On nøgler på udkørende fogedforretninger, således at fogederne kan behandle sagerne i fogedsystemet ude, mens forretningen foretages. Dette forventes at minimere efterarbejdet, når fogeden kommer hjem på kontoret. Den digitale proces Byretten vil i de kommende år søge at udvikle bedste praksis vedrørende brug af IT under hovedforhandlingerne mv., således at det på sigt vil være forsvarligt og hensigtsmæssigt at gå over til digital sagsbehandling og dermed indføre den papirløse ret. Side 21 af 23

22 11. En attraktiv arbejdsplads Trivselsundersøgelsen Sidst i 2013 blev der gennemført en trivselsundersøgelse ved Danmarks Domstole. Resultatet for Københavns Byret var meget flot og en forbedring i forhold til den forrige undersøgelse. Der var dog punkter, hvor tilfredsheden var mindre end på andre. De punkter, hvor tilfredsheden var mindst selvom den var indenfor området for et tilfredsstillende resultat var 1. Vidensdeling mellem afdelinger/sektioner, 2. Respekt og hjælpsomhed mellem afdelinger/sektioner, 3. Opfølgning på MUS, 4. Nærmeste leders konfliktløsning og 5. Nærmeste leders drøftelse af målopfølgning med medarbejderen. Det vil med hensyn til samarbejdet mellem afdelingerne blive drøftet med afdelingsledelserne, hvordan samarbejde og vidensdeling kan styrkes. Rokering mellem afdelingerne og besøgsophold vil blive overvejet, ligesom ajourføring af byrettens manualer så vidt muligt vil blive gennemført som et tværgående projekt. De nærmeste leders vil i forbindelse med opfølgning på MUS, konfliktløsning og drøftelse af målopfyldelse med medarbejderne indgå i drøftelsen af byrettens retningslinjer for god ledelse. Disse skal drøftes og implementeres i første halvår 2014 og evalueres i efteråret Efter indstilling fra domstolenes evalueringsråd, vil retspræsidenten fra 2014 gennemføre 6- års-samtaler med de dommerfuldmægtige, der har 6 års anciennitet ved domstolene. Byretten forventer at afsluttet alle de relevante samtaler i 2014 som foreskrevet af Evalueringsrådet. De fysiske rammer Store dele af byretten er blevet malet og istandsat, men der mangler stadig flere retssale og kontorer. Vedligeholdelse og opdatering vil ske i overensstemmelse med byrettens plan for rækkefølgen af vedligeholdelse mv. Byrettens bygninger er fredet og meget dyre at vedligeholde, hvorfor gennemførelsen af vedligeholdelsesprojekterne forudsætter hel eller delvis medfinansiering af Domstolsstyrelsen. Trivsel i øvrigt Der er fortsat fokus på trivsel i afdelinger og sektioner. De enkelte afdelinger og sektioner drøfter på de månedlige afdelings-/sektionsmøder det psykiske arbejdsmiljø og tager evt. problemer op til behandling. Københavns Byret støtter endvidere i videst muligt omfang fælles sociale arrangementer (f.eks. sportsarrangementer, fester og Kunst- og personaleforening), herunder faste arrangementer som temadage og julefrokost. Side 22 af 23

23 12. Service og sikkerhed Københavns Byret har taget hul på et større projekt vedrørende servicekvalitet. I 2013 blev der således nedsat to projektgrupper en gruppe der havde til opgave at komme med forslag til bedre service/sikkerhed og en gruppe til bedre service/kvalitet for domsmænd, vidner og service i retssalene. Projektgrupperne afleverede i 2013 en rapport over forslag. I 2014 vil der blive igangsat en række initiativer i forlængelse af rapporten. Disse vil blandt andet fokusere på at gøre det relevante service- og sikkerhedspersonale mere synligt i bygningen, så brugerne, når de færdes i retten ser, at der er personer, de kan rette henvendelse til med spørgsmål. En fordel ved dette er desuden, at medarbejderne samtidig vil have et øje for, hvem der bevæger sig rundt i bygningen. Skulle der være en anspændt stemning blandt rettens brugere, vil medarbejderne kunne fornemme, om der er optræk til urolig eller forstyrrende adfærd og om fornødent tilkalde politiet. Københavns Byret håndterer jævnligt sager, hvor der er vidner involveret, som er bange for at skulle afgive forklaring i retten. Københavns Byret vil i 2014 i samarbejde med politiet sikre bedre forhold for vidner, og politiet vil kunne meddele retten, at der er vidner i en sag, som på grund af særlige forhold har behov for at blive eskorteret til retssalen af én af rettens medarbejdere. Til brug herfor etablerer retten et egnet venterum, hvor vidnerne kan tilbringe ventetiden uden at være i kontakt med andre af sagens aktører eller personer tilknyttet disse aktører. Der iværksættes desuden øvrige tiltag, som skal forbedre servicen og sikkerheden ved byretten. De involverede medarbejdere vil løbende kunne komme med ideer og forslag. Retten forventer at evaluere ordningen løbende og også med udgangen af I 2014 vil forslagene fra projektgruppen, der har arbejdet med forslag til bedre service/kvalitet for domsmænd, vidner og service i retssalene, blive gennemgået og indgå i en plan for, hvorledes Københavns Byret til stadighed kan leve op til en fortsat høj kvalitet og servicering af brugerne af byretten. Københavns Byret, februar 2014 Søren Axelsen retspræsident Side 23 af 23