UDBUDSBETINGELSER KVALITETS- OG TILSYNSSTYRELSEN. Udbud af rammeaftale om levering af it-hjælpemidler

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER KVALITETS- OG TILSYNSSTYRELSEN Udbud af rammeaftale om levering af it-hjælpemidler

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 1 2. Den ordregivende myndighed 2 3. Udbudsmaterialet 2 4. Tidsplan for udbudsforretningen Anmodninger om yderligere oplysninger Frist for modtagelse af tilbud Vedståelsesfrist 4 5. Egnethedskriterier 5 6. Tildelingskriterier 6 7. Mindstekrav og forbehold 7 8. Alternative tilbud 8 9. Uklarheder Behandling af tilbud mv Aktindsigt Forhandling Corporate Social Responsibility (CSR-krav) Tilbuddets udformning Tjekliste 15

3 1. Indledning Nærværende udbud gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige byggeog anlægskontrakter. Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud. Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen, Center for Kvalitetsudvikling og Tilsyn administrerer de specialpædagogiske støtteordninger (SPS-ordninger), der skal give elever og studerende med fysisk eller psykisk funktionsnedsættelse mulighed for at deltage i skolegang og uddannelse på lige fod med andre på frie grund- og kostskoler, ungdomsuddannelser, arbejdsmarkedsuddannelser (AMU) og videregående uddannelser. Under disse støtteordninger ydes der bl.a. støtte i form af it-hjælpemidler og særlige hjælpemidler. Støtten er primært rettet mod elever og studerende med læse- og skrivevanskeligheder samt elever og studerende med synsvanskeligheder (blinde og svagsynede). Derudover ydes der også støtte til elever og studerende med bevægevanskeligheder og hørehæmmede elever og studerende. Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen, Center for Kvalitetsudvikling og Tilsyn gennemfører nærværende udbud med henblik på at indgå en rammeaftale med en leverandør om levering af disse it-hjælpemidler og særlige hjælpemidler til SPS-modtagere på uddannelsesinstitutioner omfattet af SPS-ordninger administreret af Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen. Rammeaftalen omfatter den specialpædagogiske støtteordning i den til enhver tid gældende form. Ved eventuelle ændringer i ordningen, der måtte øge eller reducere leverandørens udgifter, justeres rammeaftalens priser med den økonomiske nettoeffekt heraf, således at leverandøren stilles uændret. Enhver ændring af rammeaftalen kan dog alene ske i den udstrækning dette kan rummes inden for de til enhver tid gældende udbudsregler. Udbuddet omfatter bl.a. anskaffelse af it-udstyr og software, herunder udstyr og software beregnet for brugere med forskellige funktionsnedsættelser, jf. udbudsmaterialets bilag 1 (kravspecifikation). Støtten der skal leveres i medfør af dette udbud, herunder rammeaftale, tager udgangspunkt i fem typer produkter: standardudstyr, standardsoftware, kompenserende software, tillægsprodukter og særlige hjælpemidler.

4 2. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Center for Kvalitetsudvikling og Tilsyn Frederiksholms Kanal 25 DK-1220 København K Tlf.: ktst@ktst.dk Internetadresse: og Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal i løbet af udbudsprocessen rettes skriftligt til: Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Center for Kvalitetsudvikling og Tilsyn Att. Jannie Eriksen jannie.eriksen@ktst.dk 3. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Del 1 Del 2 Del 3 Udbudsbetingelser Rammeaftale Bilag til rammeaftale: Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Bilag 6 Kravspecifikation Leverandørens løsningsbeskrivelse Samarbejdsorganisation Priser og afregning Oplistning af krav Oplistning af mindstekrav Del 4 Tro og loveerklæring Bilag 5 er oversigt over krav til hardware, software, tillægsprodukter og særlige hjælpemidler Bilag 6 er oversigt over mindstekrav til hardware, software, tillægsprodukter og særlige hjælpemidler. I bilagene kan det forekomme, at krav til ydelserne er udtrykt i form af en teknisk standard, eksempelvis en ISO-standard. Styrelsen har bestræbt sig på, at der til alle sådanne

5 henvisninger er tilføjet "eller tilsvarende". Såfremt der enkelte steder alene måtte være henvist til en bestemt standard, skal enhver reference til sådanne tekniske standarder læses med tilføjelsen "eller tilsvarende". Rammeaftalen med bilag fastlægger overordnet set parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med levering af tjenesteydelserne og varerne. Rammeaftalen med den valgte leverandør underskrives i forbindelse med udbudsforretningens afslutning. Herefter indgås leveranceaftaler for de enkelte indkøb af ydelser baseret på denne rammeaftale på de vilkår, der er fastsat i rammeaftalen. Det samlede udbudsmateriale, herunder skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet samt svar herpå, kan downloades fra styrelsens hjemmeside: samt Styrelsen forbeholder sig ret til at foretage mindre ikke-væsentlige korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt styrelsen bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. Sådanne eventuelle korrektioner vil ligeledes blive offentliggjort på styrelsens hjemmeside. Tilbudsgiverne opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret på ovennævnte hjemmeside under hele udbudsprocessen. 4. Tidsplan for udbudsforretningen 4.1 Anmodninger om yderligere oplysninger Tilbudsgiver kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger om udbudsmaterialet (skriftlige spørgsmål). Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at tilbudsgiver benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål. Spørgsmål, der modtages senest 10. marts 2015 kl. 12 lokal tid vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret.

6 Spørgsmålene skal være skriftlige, på dansk og rettes til Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen, Center for Kvalitetsudvikling og Tilsyn, Att.: Jannie Eriksen, Tilbudsgivernes spørgsmål og Styrelsens besvarelser vil blive anonymiseret og herefter blive offentliggjort på styrelsens hjemmeside: samt Frist for modtagelse af tilbud Sidste frist for modtagelse af tilbud er 20. marts 2015 kl lokal tid. Styrelsen ser gerne, at tilbud afgives i 4 eksemplarer (papirversioner) heraf én underskreven original version og 3 kopier, samt én elektronisk version på fysisk medie (USB-stick). Tilbud kan ikke afleveres pr. . Tilbuddet skal sendes i en lukket forsendelse mærket Udbud af rammeaftale om levering af it-hjælpemidler - fortroligt til følgende adresse: Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Center for Kvalitetsudvikling og Tilsyn Frederiksholms Kanal København K Att.: Jannie Eriksen Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet skal afgives på dansk. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Dog gælder, at ordregiver, såfremt mindre dele af det printede tilbud mangler, i stedet kan lægge den elektroniske version til grund, forudsat at de pågældende dokumenter eller oplysninger fremgår af den elektroniske version. Styrelsen forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Endeligt forbeholder Styrelsen sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de gældende udbudsregler. 4.3 Vedståelsesfrist

7 Tilbuddet skal være bindende i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. 5. Egnethedskriterier Med henblik på at vurdere, om tilbudsgiver er egnet til at udføre opgaven, skal tilbudsgiver som minimum angive følgende oplysninger: En underskrevet erklæring på tro og love (evt. i form af aktuel serviceattest fra Erhvervsstyrelsen) om, hvorvidt tilbudsgiver, konsortiet (alle i konsortiet) på tidspunktet for afgivelsen af tilbud har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336/1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre, i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tilbudsgiver er etableret, og i Danmark. Det er vigtigt, at erklæringen vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Ved sammenslutning (f.eks. konsortium) af tilbudsgivere skal oplysningerne dog gives for hver enkelt tilbudsgiver Erklæringen skal udfyldes, og såfremt der ikke er gæld til det offentlige skal erklæringen forsynes med "0" eller "0 kr.". Der er vedlagt en formular til udfyldelse, som kan benyttes ved afgivelse af erklæringen. Teknisk kapacitet Tilbudsgiver skal fremlægge følgende dokumentation for uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer. Liste over tilbudsgivers betydeligste leverancer af IT-hjælpemidler (hardware og software) inden for de sidste 3 år, med angivelse af beløb og tidspunkt samt kunden (max 10 referencer). Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver inden for de seneste 3 år har haft mindst én lignende leverance af hardware og mindst én lignende leverance af software. Økonomisk og finansiel kapacitet En erklæring om tilbudsgivers samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår. Gennemsnittet af den årlige samlede

8 omsætning fra seneste tre disponible regnskabsår skal være mindst 10 millioner DKK eksl. moms. Herudover skal tilbudsgiver vedlægge oversigt over virksomhedens balance og egenkapital de seneste tre regnskabsår. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (= konsortium) skal oplysningerne gives for hver enkelt tilbudsgiver. Det er dog konsortiet, der tilsammen skal leve op til de ovenstående egnethedskriterier. Såfremt tilbuddet afgives af en sammenslutning af tilbudsgivere, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiver og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge en erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. I modsat fald har Styrelsen ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet. 6. Tildelingskriterier Tildeling af kontrakt på rammeaftalen vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Styrelsen vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund, der er angivet med følgende vægtning: Pris (35 %) Kvalitet (45 %) Leveringssikkerhed (20 %) Pris: Pris vurderes på baggrund af de i bilag 4 angivne priser i rammeaftalens løbetid på 2 år samt forlængelsen på 2 x 1 år.

9 Ved evalueringen tages udgangspunkt i evalueringstekniske indkøbsmængder i aftalens løbetid, alene ud fra udvalgte produkter og ydelser, herunder kompenserende software, hardware, tillægsprodukter, særlige hjælpemidler, timepris for reparation, administrationsgebyr for indkøb og levering af it-hjælpemidler, særlige hjælpemidler, tillægsprodukter og øvrige særlige hjælpemidler via Statens Indkøbsaftale, administrationsgebyr for øvrige særlige hjælpemidler der ikke indkøbes via Statens Indkøbsaftale og gebyr for håndtering af genbrugsordning. Kvalitet: I vurderingen af kvalitet indgår tilbudsgivers besvarelse i bilag 2 (tilbudsgivers løsningsbeskrivelse) og bilag 5 (oversigt over krav). Bilag 2 udgør tilbudsgivers løsningsbeskrivelse og er en samlet besvarelse af de krav og ønsker til de leverede ydelser og produkter, som fremgår af bilag 1 (kravspecifikationen). Alle forhold, som tilbudsgiver skal beskrive nærmere i sin løsningsbeskrivelse er i bilag 1 anført i en grå boks under de respektive afsnit. Bilag 5 er en oplistning af krav til tilbudsgivers ydelser (fsva hardware, software, tillægsprodukter og særlige hjælpemidler), som nærmere fastlagt i bilag 1 og har til formål at give Styrelsen et hurtigt overblik over graden af en tilbudsgivers kravopfyldelse. Tilbudsgiver skal udfylde bilag 5, herunder med tilkendegivelse af om kravet er opfyldt. Hvor kravet ikke eller delvist opfyldes skal det fremgå udtrykkeligt, herunder med teknisk specifikation af, hvilken del der ikke opfyldes. For alle punkter, der indgår i vurderingen af kvalitet, gælder, at en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at leverandøren kan leve op til kravene, vil blive vægtet positivt ved tilbudsvurderingen. Øvrige forhold, som vægter positivt ved vurderingen af tilbudsgivers tilbud, er nærmere beskrevet i de respektive afsnit i bilag Mindstekrav og forbehold Indenfor de nedenfor angivne rammer har tilbudsgiver mulighed for at tage forbehold over for de dele af udbudsmaterialet, der ikke er grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Hvis tilbudsgiver tager forbehold over for udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver angive, hvad konsekvenserne af disse forbehold er, og hvilke konkrete bestemmelser eller kravformuleringer, tilbudsgiver vil erstatte. Herudover bedes tilbudsgiver anføre de enkelte forbehold i en separat oversigt i tilbuddet, som bør indeholde alle tilbudsgivers forbehold og gerne med en begrundelse for hvert forbehold. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem

10 tilbudsgivers forbehold i tilbuddet og tilbudsgivers forbehold i den separate oversigt har sidstnævnte forrang. Eventuelle forbehold vil blive tillagt betydning i tilbudsevalueringen inden for rammerne af de kvalitative underkriterier i pkt. 6. Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Ved et forbehold overfor grundlæggende element i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Ved et mindstekrav forstås et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der er i udbudsmaterialet angivet, hvilke krav der er mindstekrav, jf. bilag 6 og bilag 1. Tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige. Bilag 6 er en oplistning af mindstekrav til tilbudsgivers ydelser (fsva hardware, software, tillægsprodukter og særlige hjælpemidler), som nærmere fastlagt i bilag 1 og har til formål at give Styrelsen et hurtigt overblik over tilbudsgivers opfyldelse af mindstekrav. Tilbudsgiver bedes udfylde bilag 6 ved at bekræfte, at de anførte mindstekrav (fsva hardware, software, tillægsprodukter og særlige hjælpemidler) er opfyldt og vedlægge dette sit tilbud. Herudover skal bilag 2 udfyldes. Rammeaftalen ekskl. bilag er tillige i sin helhed mindstekrav. Tilbudsgiver kan således ikke tage forbehold over for rammeaftalen ekskl. bilag Tilbudsgiver er endvidere ikke berettiget til at angive priser ud over de i bilag 4 angivne, herunder angive alternative eller supplerende prissætningsmekanismer mv. 8. Alternative tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 9. Uklarheder Tilbudsgiveren skal afklare eventuelle uklarheder gennem skriftlige spørgsmål, jf. pkt. 4.1.

11 Såfremt tilbudsgiveren efter udløbet af fristen for skriftlige spørgsmål bliver opmærksom på uklarheder, skal tilbudsgiveren i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund, jf. dog pkt. 7 ovenfor om forbehold. 10. Behandling af tilbud mv. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. Tilbud registreres ved deres modtagelse, og rettidigt modtagne tilbud åbnes samlet på et nærmere fastlagt tidspunkt efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgivere kan ved tilbudsfristens udløb rekvirere en samlet oversigt over de virksomheder, der har afgivet rettidige tilbud. Styrelsen er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. Det er et krav fra styrelsen, at tilbudsgiver iagttager ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er styrelsen uvedkommende. 11. Aktindsigt Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis ved Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivning. Styrelsen er underlagt de forvaltningsmæssige regler, herunder reglerne om aktindsigt i offentligheds- og forvaltningsloven.

12 12. Forhandling Styrelsen skal fremhæve, at styrelsen skal holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandlinger/drøftelser, og der vil derfor ikke blive afholdt egentlige rammeaftale- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiver bør drage omsorg for, at tilbuddet er udformet således, at rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og styrelsen. Det er derfor ønskeligt, at tilbuddet er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder navnlig angiver samtlige priser, og at tilbuddet er præcist i enhver henseende. Der gøres opmærksom på, at manglende oplysninger i tilbud efter omstændighederne kan medføre, at Styrelsen vil være såvel berettiget som forpligtet til ikke at tage et tilbud i betragtning. 13. Corporate Social Responsibility (CSR-krav) UN Global Compact Principperne Kunden har tilsluttet sig UN Global Compact principperne, der udgøres af følgende: Menneskerettigheder 1. Leverandøren bør støtte og respektere beskyttelsen af internationalt proklamerede menneskerettigheder indenfor hans indflydelsesområde. 2. Leverandøren skal sikre, at han ikke medvirker til krænkelser af menneskerettighederne. Arbejdstagerrettigheder

13 3. Leverandøren bør opretholde frihed til organisering og anerkende arbejdstagers ret til kollektive forhandlinger. 4. Leverandøren bør støtte afskaffelsen af alle former for tvangsarbejde. 5. Leverandøren bør støtte en effektiv afskaffelse af børnearbejde. 6. Leverandøren bør støtte afviklingen af diskrimination i arbejds- og ansættelsesforhold. Miljø 7. Leverandøren bør støtte en forsigtighedstilgang til miljømæssige udfordringer. 8. Leverandøren bør tage initiativ til at fremme større miljømæssig ansvarlighed. 9. Leverandøren bør opfordre til udvikling og spredning af miljøvenlige teknologier. Anti-korruption 10. Leverandøren bør modarbejde alle former for korruption, inklusiv økonomisk udnyttelse og bestikkelse. Leverandøren skal overholde UN Global Compact principperne i forbindelse med opfyldelsen af denne rammeaftale, og skal herunder konkret opfylde følgende krav: Menneskerettigheder Leverandøren skal i forhold til sin leverance af ydelserne overholde den til enhver tid gældende lovgivning om forbud mod forskelsbehandling på grund af race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap, national, social eller etnisk oprindelse eller som tager sigte på at sikre etnisk ligestilling. Arbejdskraft Leverandøren skal i forhold til sin leverance af ydelserne overholde de internationale konventioner om grundlæggende arbejdstagerrettigheder, herunder: ILO-konvention nr. 29 og 105 om forbud mod tvangsarbejde, ILO konvention nr. 100 og 111 om forbud imod diskrimination i ansættelsesforhold, ILO-konvention nr. 138 og 182 om forbud mod børnearbejde, ILO-konvention nr. 87, 98 og 135 om retten til organisationsfrihed, ILO-konvention nr. 26 og 131 samt FN s verdenserklæring om Menneskerettigheder artikel 23, der indeholder princippet om en rimelig aflønning, ILO-konvention nr. 1 og 30 samt FN s verdenserklæring om Menneskerettigheder artikel 24, der indeholder princippet om retten til rimelige arbejdstider ILO-konvention nr. 155 om retten til et sikkert og sundt arbejdsmiljø er overholdt

14 Miljø Leverandøren skal i forhold til sin leverance af ydelserne medvirke til at værne om natur og miljø, som fastlagt i princip 7, 8 og 9 i FN's Global Compact. Leverandørens forpligtelser er denne henseende som hovedregel indeholdt i kravspecifikationens punkt 4, produktbeskrivelser. Anti-korruption Leverandøren må ikke på noget tidspunkt i denne rammeaftales løbetid have modtaget en endelig dom for korruption, herunder aktiv bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA. Ved korruption forstås alle tilfælde af misbrug af betroet magt med henblik på at opnå en fordel, f.eks.: Passiv bestikkelse Underslæb Bedrageri Mandatsvig Embedsmisbrug Dokumentation for CSR Kunden vil som hovedregel ikke herudover kræve egentlig dokumentation for leverandørens overholdelse af ovenstående CSR-krav. Leverandøren skal dog omgående give kunden meddelelser omkring eventuelle overtrædelser af ovenstående regler og principper i relation til ydelserne og varerne, som leverandøren måtte blive bekendt med. Leverandøren skal samtidig til enhver tid levere sådanne yderligere oplysninger, som kunden måtte kræve med henblik på at vise, at han opfylder CSR-kravene. 14. Tilbuddets udformning Inden tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud, anbefales det, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er komplet og overholder de i udbudsbetingelserne fastsatte retningslinjer. For at lette sammenligningen af de indkomne tilbud ser styrelsen gerne, at tilbudsgiver følger nedenstående disposition: 1. Tilbudsbrev med tydelig angivelse af tilbudsgivers identitet, herunder kontaktoplysninger 2. Samlet angivelse af de ønskede minimumsoplysninger (egnethedskriterier)

15 3. Kravspecifikationen (bilag 1) 4. Leverandørens løsningsbeskrivelse (bilag 2) 5. Samarbejdsorganisation (bilag 3) 6. Prisbilag (bilag 4) 7. Bilag 5 8. bilag 6 9. Rammeaftale 10. Øvrige oplysninger Hvis tilbudsgiver vælger at fravige dispositionen/anvisningerne, bør tilbudsgiver være særlig opmærksom på at kontrollere, at tilbuddet indeholder alle nødvendige oplysninger. 1. Tilbudsbrev, inklusiv tilbudsgivers identitet Dette afsnit skal indeholde følgende oplysninger om tilbudsgiver: Navn på tilbudsgiver Navn på kontaktperson Stilling Adresse Tlf. nr. Direkte tlf. nr. Mailadresse Hvis tilbudsgiver tager forbehold over for udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver endvidere i tilbudsbrevet anføre disse i en separat oversigt, som bør indeholde alle tilbudsgivers forbehold og gerne med en begrundelse for hvert forbehold, samt en angivelse af, hvad konsekvenserne af disse forbehold er, og hvilke konkrete bestemmelser eller kravformuleringer, tilbudsgiver vil erstatte. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem tilbudsgivers forbehold i tilbuddet og tilbudsgivers forbehold i den separate oversigt i har sidstnævnte forrang, jf. punkt 7 ovenfor. 2. Samlet angivelse af de ønskede minimumsoplysninger (egnethedskriterier) Afsnittet skal indeholde tilbudsgivers besvarelse af de i pkt. 5 ovenfor angivne minimumsoplysninger (egnethedskriterier). 3. Kravspecifikationen (bilag 1) Tilbuddet skal indeholde kopi af kravspecifikationen (bilag 1).

16 4. Leverandørens løsningsbeskrivelse (bilag 2) Tilbudsgiver udarbejder i sin løsningsbeskrivelse en samlet besvarelse af de krav og ønsker til de leverede ydelser og produkter, som fremgår af bilag 1 (kravspecifikationen). Alle forhold, som tilbudsgiver skal beskrive nærmere i sin løsningsbeskrivelse er i bilag 1 anført i en grå boks under de respektive afsnit. Der er til udbudsmaterialet udarbejdet og vedlagt et bilag 2 til udfyldelse, som bedes benyttet ved afgivelse af tilbuddet. Bilaget vil tillige indgå som bilag til rammeaftalen. 5. Samarbejdsorganisation (bilag 3) Det er til udbudsmaterialet udarbejdet og vedlagt et bilag 3, som bedes benyttet ved afgivelse af tilbuddet. 6. Prisbilag (bilag 4) Der er til udbudsmaterialet udarbejdet og vedlagt et bilag 4 til udfyldelse, som bedes benyttet ved afgivelse af tilbuddet. 7. Oversigt over krav (bilag 5) Der er til udbudsmaterialet udarbejdet og vedlagt et bilag 5, som skal benyttes ved afgivelse af tilbuddet. 8. Oversigt over mindstekrav (bilag 6) Der er til udbudsmaterialet udarbejdet og vedlagt et bilag 6 til udfyldelse, som skal benyttes ved afgivelse af tilbuddet. 9. Rammeaftale Afsnittet skal indeholde en fuldstændig gengivelse af rammeaftalen. Rammeaftalen skal være underskrevet af tilbudsgiver. 10. Øvrige oplysninger I dette afsnit kan tilbudsgiver angive eventuelle øvrige oplysninger mv., som tilbudsgiver ønsker at afgive. Disse oplysninger vil ikke indgå i den endelige aftale, men tjener alene til styrelsens orientering.

17 15. Tjekliste Styrelsen har udarbejdet tjeklisten nedenfor med henblik på at hjælpe tilbudsgiverne med at sikre, at tilbuddet er komplet. Tjeklisten indeholder forhold, som erfaringsmæssigt ofte overses af tilbudsgiverne. Det skal dog på ny understreges, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive et tilbud, som er i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsbetingelserne. Forhold Tilbudsbrev, med tydelig angivelse af, hvilken virksomhed eller sammenslutning der har afgivet tilbuddet Henvisning Punkt 14 Erklæring om gæld til det offentlige Punkt 5 Dokumentation for økonomisk og teknisk formåen Punkt 5 Resumé af tilbuddet med oversigt over eventuelle forbehold og med angivelse af, hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt. Punkt 7 og 11 Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse i form af udfyldt bilag 2 Punkt 6 Alle øvrige bilag i udfyldt/færdiggjort stand, hvis tilbudsgiver har skullet udfylde/færdiggøre bilagene. Punkt 6, 7 og 14 Opfyldelse af alle mindstekrav Punkt 7 Tilbudsmaterialet i det anviste antal eksemplarer og form Punkt 4.2 Mærkning af forsendelsen som anvist og korrekt adressering Punkt 4.2 Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af den angivne tilbudsfrist Punkt 4.2

18