Mødeforum MED-Hovedudvalget. Sagsnr Dokumentnr Mødedato 24. maj 2012 Tid Kl Mødeleder Jens Christian Birch

Transkript

1 Dagsorden Mødeforum MED-Hovedudvalget Sagsnr Dokumentnr Mødedato 24. maj 2012 Tid Kl Sted Socialpædagogisk Center, Ved Åsen 1, Næstved NB: Formøde for medarbejderne: Mandag den 14. maj kl , Teatergade 8, mødelokale 4, 3. sal Deltagere Jens Christian Birch, Poul Kold, Svend W. Jensen, Per B. Christensen, Bruno Lind, Gitte Jørgensen, Arne Frank Poulsen, Benedicte Hesselager, Hanne Sørensen, Lone Høegh Karlsen, Bo Kiersgaard, Ulla Mikkelsen, Tommy Skov, Maria Pedersen, Karen Dam, Mette Weirup Lyngsø, Lisbeth Ulla Møller, Nils Ørby- Lieberkind Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen og Arbejdsmiljøchef, Steen N. Jensen Afbud/Fraværende Patricia Dundorf og suppleant, Næstved Kommune Rådmandshaven Næstved Mødeleder Jens Christian Birch Referent Dorthe E V Jensen

2 MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. januar 2011 til 31. december 2012: Ledersiden: Kommunaldirektør Jens Christian Birch Vicekommunaldirektør Poul Kold Teknik- og Miljødirektør Svend W. Jensen Job-, Omsorg- og Sundhedsdirektør Bruno Lind Børne- og Kulturdirektør Per B. Christensen Medarbejdersiden: Medlemmer Gitte Jørgensen, LO/HK Tommy Skov, LO/HK Patricia Dundorf, LO/FOA Ulla Mikkelsen, LO/FOA Hanne Sørensen, LO/SL Nils Ørby-Lieberkind, LO/3F Maria Pedersen, FTF/DS Mette Weirup Lyngsø FTF/DSR Karen Dam, FTF/Danske Fysioterapeuter Benedicte Hesselager, FTF/DLF Lisbeth Ulla Møller, FTF/BUPL Bo Kiersgaard, AC/JA suppleanter Susanne Smith, LO/HK Torben Stig Olsen LO/FOA Majbrit Andreassen OAO/FOA Morten Dahm, LO/SL Jeanette Brighton Pedersen Marianne Hovmand, FTF/DSR Betina Karin Lassen, FTF/ETF Lise-Lotte Horn Jakobsen, FTF/DLF Annette Heegaard Johansen, FTF/BUPL Kaloua Digbeu-Larsen, AC/Mag. Arbejdsmiljørepræsentanter (tilhørende områdeudvalg oplyst i parentes): Lone Høegh Karlsen (skoler) Lene Cohrt (skoler) Lars Mejer Frederiksen (dagtilbud) - Arne Frank Poulsen (administration) Jacob Errboe (børn&unge) Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen og chef for risikostyring, arbejdsmiljø og HR, Steen Nedergaard Jensen. NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! Oversigt over dagsordenspunkter: 1. Indledning Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat fra den 2. februar Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Status på implementering af ny administrativ organisation Opfølgning på branding af MED-Hovedudvalget Opfølgning på det aftalte tema for år 2012 og planlægning af Arbejdsmiljøkonference den 8. november Ikke-anonymitet i kortlægningen af arbejdsmiljøet (APV) Status/Opfølgning på situationen i organisationen herunder arbejdsmiljø... 6 a) Sygefravær - Statistik... 6 b) Oversigt over besøg og afgørelser fra Arbejdstilsynet... 6 Side 2 af 10 sider

3 c) Årsberetning for Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR... 7 d) Øvrige forhold til drøftelse (situationen i organisationen, trivsel m.v.) Evaluering af Trivselshotline 2011 og status på henvendelser i Relevante emner (udover kommende sager) til næste møde Emner, som er drøftet på MED-Områdeudvalgenes møder Den gode historie: Eventuelt... 9 Kommende sager: Mødeplan Indledning Virksomhedsleder, Søren Dysted, for Socialpædagogisk Center byder velkommen og indleder med en kort fortælling om processen og oplevelsen af sammenlægningen af de tidligere Bo- og Naboskaber i Næstved Kommune. Orientering 2. Godkendelse af dagsorden Beslutning 3. Godkendelse af referat fra den 2. februar 2012 Se referatet på > MED > Hovedudvalget > Dagsorden og referater fra møder > Møder i 2012 eller på ERNA > Personale > MEDindflydelse og -bestemmelse > MED-Hovedudvalg Beslutning 4. Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Ledelsen orienterer om kommunens økonomi og eventuelle konsekvenser for de ansatte. Herunder: opsamling på og drøftelse af mødet med Byrådet den 14. maj. Orientering og drøftelse 5. Status på implementering af ny administrativ organisation Herunder orientering om, at Hovedorganisationerne er kontaktet for meddelelse om deltagelse i forhandlingsorganet. Af hensyn til at få valg på plads til en ny MED-organisation skal forhandlingsorganet beslutte en eventuel ny struktur primo august Ved samling af dagsordenen er der modtaget besked fra to af fire fra OAO: FOA v/pernille Poulsen og 3F v/annette Madsen og alle fra FTF: DLF v/thomas Andreasen, BUPL v/ulla Smedegaard og DSR V/Ulla Birk Johansen. Vi mangler at høre fra to fra OAO: HK og SL samt fra AC. Side 3 af 10 sider

4 Forhandlingsorganet har kompetencen til at træffe beslutning om en eventuel ny MEDstruktur og MED-aftale. Orientering 6. Opfølgning på branding af MED-Hovedudvalget Fra udvalgets møde den 20. marts følges op på de besluttede initiativer: På basis af blandt andet de drøftelser som foregik på temadagen i december 2010, tages udgangspunkt i udvalgets måde at arbejde på: større kvalificering af udvalgets møder mere fokus på en god dialog omkring bordet ind imellem bryde møderne kort op med f.eks. en snak to og to om et punkt inden opsamling eller f.eks. med en kort runde, hvor alle kommer til orde for at skabe en større belysning af en sag starte møderne med at aftale, om der er punkter, som skal have særlig fokus og som der skal bruges mere tid på Med hensyn til referater: Debatten skal afspejles i referaterne, så dialogen får en effekt Synspunkter skal være mere tydelige i referaterne, så der bliver synlighed på, at medarbejdernes arbejde i udvalget gør en forskel Andet: Referaterne følges op i en blog fra møderne, hvor enkelt-emner udvælges, f.eks. rengøringsdebatten fra dette møde. Dette kan være en blog fra både ledelsen og/eller medarbejderne eller med informationer fra KL/KTO-initiativer. Gerne i direktionens fredags-blog på ERNA. Det undersøges om der kan laves en blog på med relevante temaer. Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR har afstemt muligheden for en debatblog med Kommunikationsafdelingen, som har givet adgang til muligheden. Eksempel kan ses på: > MED > Vær MED i debat om temaer Udarbejde et velkomst-brev fra MED-Hovedudvalget til nyansatte Drøftelse af opfølgning på initiativer og Beslutning 7. Opfølgning på det aftalte tema for år 2012 og planlægning af Arbejdsmiljøkonference den 8. november Fra udvalgets møde den 20. marts 2012 følges op på beslutningen om temaet Den gode medarbejderudviklingsdialog udviklingsplan og kompetenceudvikling, med emnerne: - Fokus på en god dialog mellem leder og medarbejder - Mål og forventninger - MUS-samtaler - udviklingsplaner - kompetenceudvikling I relation til en ny centerstruktur bliver sat fokus på, at MUS-samtaler gennemføres en gang om året. Set i perspektivet i forhold til at leder har den nødvendige tid til at gennemføre samtalerne, kan MUS-samtaler også holdes som GRUS-samtaler (gruppe). Side 4 af 10 sider

5 Udvalget drøfter initiativer i forhold til årets tema samt relevante foredragsholder/workshops for Arbejdsmiljøkonferencen den 8. november Tillige drøftes om konceptet for Arbejdsmiljøkonferencen skal være som i 2011, hvor der indledningsvis er et fælles oplæg, derefter workshops og efter frokost igen et fælles oplæg efterfulgt af workshops. Grønnegade Kaserne/Kulturcenter er reserveret til dagen. Det kan overvejes om det andet fælles oplæg eventuelt skal placeres som det sidste event på dagen. Drøftelse og beslutning 8. Ikke-anonymitet i kortlægningen af arbejdsmiljøet (APV) På mødet den 20. marts blev fremsagt ønske om drøftelse af ikke-anonymitet kontra anonymitet i forbindelse med kortlægning af arbejdsmiljøet (APV). Projektgruppen fik mandat til at beslutte konceptet for et elektronisk APV-system i Næstved Kommune. Konceptet blev besluttet af en tværfaglig gruppe sammensat med repræsentanter fra f.eks. skoleområdet, ældreområdet, MED-Hovedudvalget samt arbejdsmiljøfaglige, sproglige og IT-tekniske ressourcer. Beslutningen blev truffet på baggrund af erfaringer og evaluering af pilotprojektet (Vilen-projektet). Konceptet blev godkendt af direktionen og MED-Hovedudvalget. Det elektroniske APV-system har været anvendt i cirka 1 års tid. Stort set alle arbejdsmiljøgrupperne er blevet uddannet i at anvende systemet og blandt andet blevet informeres om at resultaterne af en måling af arbejdsmiljøet er ikke-anonymt. Ikke-anonymiteten er forstået på den måde at det er arbejdsmiljøgrupperne, der har adgang til at se hvem der har svaret hvad i kortlægningen. Arbejdsmiljøgrupperne er nøglepersoner for at iværksætte handlingsplaner for at løse udfordringer ved kortlægning af arbejdsmiljøet på arbejdspladsen, således at vi sikrer opfyldelse af arbejdsmiljølovens krav om en sikker og sund arbejdsplads. Arbejdsmiljøgrupperne har modtaget informationen om ikke-anonymitet meget positivt. 100% af alle arbejdsmiljøgrupperne (anslået af administrator og underviser i systemet), oplever at det er særdeles givtigt og kvalificerende af resultaterne af en kortlægning, at der er denne mulighed for at følge op på undersøgelsen i en åben dialog med den/de ansatte som tilkendegiver udfordringer. Derved opnås også større kvalitet i handlingsplanerne, når udfordringerne skal løses. Samtidig med at der gives information om ikke-anonymitet, inden en kortlægning sættes i gang, præciseres også at arbejdsmiljøgrupperne skal informere om at en ansat også har mulighed for en dialog direkte med f.eks. arbejdsmiljørepræsentanten, tillidsrepræsentanten eller lederen, såfremt det ikke ønskes at notere emner i selve spørgeskemaet. Der informeres også om muligheden for drøftelse ved kontakt til Trivselshotline eller en af konsulenterne i Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR. Siden november 2010 og til 1. maj 2012 har i alt 43 virksomheder gennemført en kortlægning af arbejdsmiljøet og hele Dagtilbudsområdet gennemfører inden udgangen af 2. kvartal Administrator (Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR) har modtaget 2 henvendelser, hvor der har været behov for en præcisering og snak om ikke-anonymitet. Med udgangspunkt i vores personalepolitik og MED-aftale opfordres til åben dialog og godt samarbejde om løsning af de eventuelle arbejdsmiljøudfordringer der er på en virksomhed, så vi opfylder arbejdsmiljølovens krav. Personalepolitikken og MED-aftalen bygger blandt andet på: Ansvarlighed: Enhver ansat har medansvar for sin egen situation, og i samarbejde med sin ledelse ansvar for arbejdsmiljøet. Det er en hovedregel i Næstved Kommu- Side 5 af 10 sider

6 ne, at problemer bedst løses dér, hvor de er opstået. Derfor kan det første skridt ofte være en samtale med andre kolleger eller nærmeste leder for at finde en fælles vej. Dialog: Samtidig er dialog en forudsætning for indflydelse, og den vigtigste dialog er den daglige samtale. Den daglige samtale skal kunne rumme modsætninger, mulighed for at afprøve nye ideer og skabe et åbent rum for tryg kommunikation. Professionalisme: Tilfredshed og arbejdsglæde opnår vi, når den enkelte ansatte udfører sit arbejde inden for klare rammer og har de fornødne kvalifikationer til at løse opgaverne. Det giver mulighed for at udøve reel indflydelse på sit arbejde med det formål at løse arbejdsopgaverne bedste muligt. Respekt: Tillid, loyalitet og ligeværdighed er udgangspunktet for gensidig respekt, men for at få denne respekt, skal vi hver især være troværdige og redelige i vores arbejdsliv og udøve vores faglighed forsvarligt. MED-aftalens grundtanke at information og kommunikation i Næstved Kommune skal flyde frit - Ved åbne og kvalificerede drøftelser opnås de bedste og mest holdbare beslutninger. Og selvom der kan være/er modsatrettede interesser, betyder det ikke, at samarbejdet ikke kan fungere, og at de mål for indsatsen, som kommunen har sat sig, ikke kan nås. Kortlægningen af arbejdsmiljøet er ikke et mål i sig selv. Målet er, at arbejdsmiljøgruppen skal have et kvalificeret grundlag i det løbende arbejde med at opsætte handlingsplaner og følge op på handlingsplanerne. Tillige er det af stor værdi, at arbejdsmiljøgruppen kan have opfølgende dialog med kolleger, som har registreret problemer i det fysisk/psykiske arbejdsmiljø dels for at aftale kvalificerende handlinger og dels for at kunne følge op på effekten af iværksatte handlinger. Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR indstiller at MED-Hovedudvalget fastholder, at kortlægningen af arbejdsmiljøet er ikke-anonymt for arbejdsmiljøgrupperne, som nøglepersoner i APV-arbejdet. Drøftelse og beslutning 9. Status/Opfølgning på situationen i organisationen herunder arbejdsmiljø a) Sygefravær - Statistik De aktuelle sygefraværstal kan ses på > arbejdsmiljø > sygefravær > statistik > i året 2012 Alle indsatser for større fremmøde og nedbringelse af sygefraværet er samlet i en projektbeskrivelse, som til orientering vedlægges. Blandt andet kan materiale og input/idéer fra temamøderne Fremmøde frem for fravær ses på > Arbejdsmiljø > Fremmøde og arbejdsglæde Bilag 9a: Projektbeskrivelse Større fremmøde Drøftelse og Beslutning b) Oversigt over besøg og afgørelser fra Arbejdstilsynet Bilag 9b: Oversigt over besøg og reaktioner siden mødet den 20. marts Orientering og drøftelse Side 6 af 10 sider

7 c) Årsberetning for Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR I henhold til kommunens forsikrings- og sikringspolitik skal ØK årligt orienteres om tiltag og indsatser i det forgangne år. Årsberetning har fået et udvidet indhold, således at indsatser og tiltag for alle Kontorets områder beskrives og derved også kan give resten af organisationen i Næstved Kommune og samarbejdspartnere et billede af de opgaver der løses i Kontorets regi/ramme. Årsberetningen er til orientering til MED-Hovedudvalget og er offentlig tilgængelig på (på forsiden) Orientering d) Øvrige forhold til drøftelse (situationen i organisationen, trivsel m.v.) Ledere og medarbejdere kan gensidigt informere hinanden om arbejdsmiljøforhold og trivsel i organisationen. Gensidig orientering og Drøftelse 10. Evaluering af Trivselshotline 2011 og status på henvendelser i 2012 Trivselshotline er evalueret, og resultatet af evalueringen samt opmærksomhedspunkter til det fremadrettede arbejde med trivsel på arbejdspladsen ønskes drøftet i direktionen. Der har været 279 antal henvendelser på HR delen Der har været 119 antal henvendelser fordelt på de 5 tilbud på Sundhedsdelen 1. HR-delen Evalueringen af Trivselshotline kan ikke bruges alene til at måle den generelle trivsel på arbejdspladserne i Næstved Kommune, men kan bruges som et supplement til de øvrige værktøjer, der bruges til at måle trivsel og medarbejdertilfredshed. Af særlige udviklingstendenser ses, at Der er næsten sket en fordobling af henvendelser fra ældreområdet. Inden for dagplejeområdet er der en stigning på 67%. Inden for daginstitutionsområdet er der en stigning på 50%. Til gengæld er der et fald på arbejdsmarkedsområdet på 39%. Og på skoleområdet er der et fald på 15%. Mange 170 har gået med så store og uoverskuelige problemstillinger, at det har været nødvendigt med henvisning til psykolog. Evalueringen peger på 4 centrale områder, som har brug for et særligt fokus i forhold til udviklingen af Næstved Kommune som attraktiv arbejdsplads. Det er: Fyringsfrygt som gælder både for den fyringsramte og for de medarbejdere, som ikke opsiges. Sygefraværssamtaler og tilbagevenden til arbejdspladsen, samt opfattelsen af en manglende oprigtig interesse fra lederen på den sygemeldte. Mobning, chikane, vold og trusler som flere af henvendelser giver udtryk for, de oplever på arbejdspladsen Højt arbejdspres og oplevelsen af stress relaterede problematikker på arbejdspladsen. Der har siden 1.oktober 2011 været uddelt evalueringsskemaer til medarbejdere, der har fået et tilbud hos psykolog eller coach, og som har afsluttet et forløb. Der er kommet 26 evalueringsskemaer tilbage, og resultatet viser en høj grad af tilfredshed med hjælpen, og 25 af de adspurgte vurderer, at det har hjulpet dem igennem krisen. Side 7 af 10 sider

8 HR- udvikling har fået henvendelser fra ledere, som har gjort opmærksom på, at der hersker en opfattelse af, at der i visiteringen og hos de psykologer, som HR bruger til samtaler, sker opfordringer til sygemelding. Denne opfattelse vil vi gerne imødekomme og synliggøre ved at oplysning om, at det kun drøftes, når det vurderes, at en kortere sygemelding på sigt gør personen hurtigere klar på job igen (fysiske symptomer) eller når der er trusler på livet (selvmordstanker, hævnakt osv.) 2. Sundhedsdelen Der har været 86 henvendelser til sundhedstjek i Der er gennemført 2 hold med energi/varigt vægttab med samlet set 22 medarbejdere. 3 medarbejdere har modtaget motionsrådgivning, og 7 medarbejdere har deltaget i et individuelt rygestopforløb Sundhedsdelen i Trivselshotline har et overvejende forebyggende sigte, forstået på den måde, at formålet er at opspore sundhedsfaglige problemstillinger og motivere den enkelte til at omlægge livsstilen dvs. rygestop, omlægning af mad - og motionsvaner samt alkoholvaner. Ændringer i livsstilen kan betyde øget livskvalitet og mindre sygelighed for den enkelte, men kan også betyde mindre nedslidning og mindre sygefravær, hvilket er en fordel for kommunens arbejdspladser. Det er vigtigt for sundhedsdelen at nå så bredt ud som muligt, så de medarbejdere, som virkelig har brug for tilbuddene, kender til de forskellige muligheder. I denne evaluering har vi derfor valgt at dykke mere ned i, hvilke sundhedsfaglige problemstillinger, som dukker op i forbindelse med sundhedstjek. I den forbindelse har vi set, at mange af de medarbejdere, som henvender sig om et sundhedstjek, har problemer med overvægt (15 %), dårlig kondition (33 %), forhøjet blodtryk (17 %) og at stadig mange er rygere (14 %). Alt i alt har vi altså fat i mange, som har nogle væsentlige sundhedsfaglige problemstillinger. På den måde er Næstved Kommune med til at opspore nogle sundhedsproblemer hos medarbejderne og Trivselshotline er med sin motiverende tilgang til sundhedsfremme med til at forebygge sygdomme blandt medarbejderne og leve op til sundhedspolitikkens målsætning om at Kommunen skal gå foran med egen sundhed. Der har været færre henvendelser på sundhedstjek, men flere henvendelser på PSP, som er et selvstændigt tilbud uden for Trivselshotline. I forhold til evalueringen af PSP indikerer erfaringerne derfra samme tendens, som ses i evalueringen af Trivselshotline/HR delen. Påtegning om personalemæssige konsekvenser Trivselshotline er med til at få taget hånd om komplicerede problemstillinger på arbejdspladsen, som i første omgang er målrettet en individuel løsning, men som efterfølgende indirekte medvirker til at styrke samarbejdet og trivslen på arbejdspladsen Bæredygtighed og Sundhedsmæssige konsekvenser Næstved Kommune er med til at opspore nogle sundhedsfaglige problemstillinger hos vores medarbejdere, og Trivselshotlinen er med sin motiverende tilgang til sundhedsfremme med til at forebygge sygdomme blandt medarbejderne og leve op til sundhedspolitikkens målsætning om, at Kommunen skal gå foran med egen sundhed. Vi har en klar formodning om, at de, som får et tilbud, kommer videre på en god og ordentlig måde. Formodningen underbygges af svarene i evalueringen. Læring af 2011-indsatsen HR- udvikling foreslår, at evalueringsresultatet anvendes til at drøfte, hvordan trivslen i Næstved Kommune kan fortsættes og højnes yderligere: Samtaler om sygefravær/rammer for tilbagevenden til tjeneste skal ske inden for en ramme af oprigtighed og interesse fra lederens side Centralt og decentralt er det vigtigt fortsat at arbejde målrettet, konkret og aktivt med retningslinjerne for vold, trusler, mobning og chikane Side 8 af 10 sider

9 Initiativer, der kan forebygge oplevelsen af et for højt arbejdspres og stress, målrettet de medarbejdergrupper, der giver udtryk for dette. Status på antal henvendelser i 2012: Januar: 16 Februar: 27 Marts: 23 April: 20 henvendelser til Trivselshotline. Orientering 11. Relevante emner (udover kommende sager) til næste møde Drøftelse og evt. Beslutning 12. Emner, som er drøftet på MED-Områdeudvalgenes møder Referater kan ses på intranettet: ERNA > Personale > MEDindflydelse og - bestemmelse -> MED-område- og Virksomhedsudvalg Og/eller på > MED > Områdeudvalgene Orientering og evt. drøftelse 13. Den gode historie: Det er aftalt at der ved afslutning af hvert udvalgsmøde er mulighed for at ethvert medlem kan fortælle en succes-historie. Lad os tage udgangspunkt i, at der er 1000 gode historier for hver dårlig historie vi hører/fortæller! Fortællinger 14. Eventuelt a. Orientering om temadage udbudt at PUF PUF indbyder til fem temadage om MED-samarbejdet i en svær tid. Chefkonsulent Leon Lerborg, hjerneforsker Kjeld Fredens og PUF underviser Jørgen Enevoldsen giver inspiration til samarbejdet i MED-udvalg på alle niveauer i kommuner og regioner. o Hvad betyder forskellige styringsparadigmer for samarbejdet i MED? o Hvordan kan MED gøre en proaktiv indsats for at fastholde trivsel? o Hvad er rammerne for MED samarbejdet? Mere information og tilmelding kan ske på denne hjemmeside: Bilag 14a. Program og indhold for temadagen Side 9 af 10 sider

10 Kommende sager: Opfølgning fra arbejdsgruppen om innovation Status fra Forhandlingsorganet om struktur og aftale Mødeplan 2012 Hvor andet ikke er nævnt holdes møderne torsdage kl August, halvdags budgettemamøde MED-Hoved- og Område-udvalg 27. August, mandag, en times byrådstema-møde 27. september (årshjul 3. kvartal) 8. november er heldags kl. 8 16, Arbejdsmiljøkonference 13. december (årshjul 4. kvartal) Side 10 af 10 sider