Psykiatri og Handicap. Tilsynsrapport Piberødhus 2. juni august

Transkript

1 Psykiatri og Handicap Tilsynsrapport Piberødhus 2. juni august 1

2 A. Faktiske oplysninger, vurdering, anbefalinger m.v. Tilbuddet Botilbuddet Piberødhus Sophie Magdelenesvej 2 H 3460 Birkerød Leder: Flemming Møller Pladser: 39 Botilbud 1 Særlig botilbud 37 Dagtilbud Målgruppe: Voksne med betydelig nedsat fysisk og psykisk funktionsevne og/eller udviklingshandicap. Hovedsageligt ældre medborgere af begge køn. Modtager også beboere med psykiatrisk overbygning og demens Normering: Antal årsværk 72 Dato og tidspunkt for tilsyn 2. juni 2008 Handicap chef Lissi Nielsen Tilsynsmedarbejdere Pædagogisk konsulent Ditte Damsgaard Pædagogisk konsulent Kristine Nordbøge Kontorchef Annette Fehmerling Konsulent Elena Andrade Tilsynsform Anvendte tilsynsmetoder Indledning Anmeldt tilsyn Dialogbaseret tilsyn. Samtalerne er foregået ud fra en interviewguide med aftalte fokuspunkter. På baggrund af samtalerne og observationerne er der foretaget en samlet vurdering i rapporten. Tilsynet sker på baggrund af Retssikkerhedsloven 16 og i henhold til Rudersdal Kommunes retningslinjer for tilsyn med dag- og botilbud for voksne. Fokusområderne i dette tilsyn er: Omgangstonen mellem beboere og personale og personale imellem. Fastholdelse/rekruttering af personale. Fravær blandt personale. Magtanvendelse. Beredskab. Handleplaner. Anbefalinger/henstillinger fra sidste tilsyn Rapporten er et øjebliksbillede af forholdene i døgntilbuddet på det tidspunkt, hvor tilsynet fandt sted. 2

3 De oplysninger, der ligger til grund for rapportens vurdering og anbefalinger, fremgår af vedlagte beskrivelse af tilsynsbesøget. Tilsynets samlede vurdering er foretaget på baggrund af tilsynsbesøget, eventuelt tilsendt skriftligt materiale samt døgntilbuddets kvalitetsstandard. Den samlede vurdering er ligeledes foretaget på baggrund af udtalelser fra samtale med de pårørende. Samlet vurdering Tilsynet vurderer på baggrund af samtale med de pårørende, rundvisning og samtale med ledelsen, at medarbejderne på Piberødhus på tilfredsstillende og engageret vis drager omsorg for beboerne. Det er tilsynets indtryk, at medarbejderne er opmærksomme på og respekterer beboernes individuelle behov. Tilsynet kan ligeledes konstatere, at der fra ledelsens side er fokus på at sikre og højne såvel fagligheden som trivslen blandt medarbejderne. De to bogrupper, tilsynet så, fremstod indbydende, rummelige og venlige, og der var en god atmosfære overalt, hvor vi kom frem. Tilsynet fik lov til at se et par af beboernes lejligheder, der begge fremstod hjemlige og rene og med et klart personligt præg. Det er tilsynets vurdering, at der fortsat kan arbejdes på at højne såvel det individuelle som det generelle informationsniveau i forhold til de pårørende. Tilsynet vurderer endelig, at der bør arbejdes på at finde en anden løsning på levering af mad til den bogruppe, der ikke har tilladelse til selv at tilberede mad, således at kosten både er sund og varieret og med mulighed for at tilpasse den til den enkelte beboer. Anbefalinger/henstillinger/pålæg Tilsynet anbefaler at: Der fortsat arbejdes med at højne såvel det individuelle som det generelle informationsniveau til de pårørende, eksempelvis i form af regelmæssige nyhedsbreve el.lign. Ledelsen påser, at det så vidt muligt er det faste personale, der har den primære kontakt ved henvendelser fra pårørende. Der undersøges alternative muligheder for levering af mad til den bogruppe, der får bragt maden udefra, således at der bliver mulighed for at tage flere 3

4 individuelle hensyn til beboerne og således at serviceniveauet på kostområdet bliver ens for alle bogrupper på Piberødhus. Ledelsen påser, at alle nyansatte (også vikarer) er bekendt med beredskabsplanen. B. Tilsynsbesøget A. Rundvisning Tilsynet var på rundvisning i to bogrupper, hvor vi blev vist fællesrum, køkkener og to beboeres lejlighed. Den ene bogruppe har som den eneste ikke tilladelse til at tilberede egen mad og får derfor leveret mad udefra. På rundvisningen gjorde tilsynet følgende observation: I bogruppen uden ret til tilberedning af mad fortalte en medarbejder, at hun oplever den leverede mad som kedelig, ensformig og ikke tilstrækkelig sund for beboerne. Hun fortalte, at det er svært at finde leverandører, der vil levere til så få personer. Beboerne har dog efter medarbejdernes udsagn ikke udtrykt utilfredshed med maden. I den anden bogruppe, hvor maden bliver tilberedt i eget køkken, mødte tilsynet en medarbejder, som er uddannet kost- og ernæringsvejleder. Hun fortalte, at hun blandt andet vil påtage sig den opgave at tilberede individuel, sund og varieret kost til beboerne i bogruppen. B. Samtale med pårørende Der deltog 3 pårørende i tilsynsmødet. De pårørende repræsenterer to beboere og to bogrupper. Psykiatri - og Handicap modtog afbud fra to pårørende til en tredje beboer. De pårørende har i stedet fremsendt en skriftlig tilkendegivelse af deres vurdering af Piberødhus, hvori de giver udtryk for en generel tilfredshed med forholdene på Piberødhus. Dog påpeger de følgende: Der kan opstå vanskeligheder, når en telefonisk meddelelse skal gives videre. Eksempelvis når den pårørende skal på besøg i familien. De er af den opfattelse af den pågældende beboers tøj kan være i dårlig stand. De finder kontakt - og informationsniveauet meget lavt. Ved tilsynsmødets start informerede Psykiatri - og Handicap chef Lissi Nielsen om retningslinier for tilsyn samt procedure for udarbejdelsen af tilsynsrapport. Følgende emner blev drøftet: 1. Omgangstone 2. Samarbejde 3. Pårørende inddragelse 4. Magtanvendelse 5. Personale 6. Handleplaner 7. Anbefalinger/henstillinger fra sidste tilsyn Ad.1. Omgangstone 4

5 På spørgsmålet om, hvordan de pårørende oplever medarbejdernes omgangstone i forhold til beboerne, svarer to pårørende, at de intet har at klage over. De oplever en god omgangstone både medarbejderne imellem, og når medarbejderne kommunikerer med beboerne. De giver udtryk for, at det er en fornøjelse at være på besøg og fortæller endvidere, at de oplever, at medarbejderne både er kærlige og omsorgsfulde overfor beboerne. En pårørende fortæller, at vedkommende har observeret, at medarbejderne ved måltiderne er opmærksomme på, at give beboerne den mad, de kan lide. Det samme gælder også, hvis maden skal blendes, så bliver der, ifølge de pårørende, også her taget hensyn til individuelle madvaner og behov. En pårørende giver udtryk for, at måden, som Piberødhus er organiseret på, med selvstyrende teams er genial, idet de selvstyrende teams levner mulighed for, at medarbejderne selv er ansvarlige for opgaveløsningerne. Ifølge den pårørende må det medvirke til at give et godt arbejdsklima, idet man som medarbejder så har fokus på både, at have det godt sammen og på at få samarbejdet til at fungere. En pårørende har bemærket, at beboerne altid er velsoignerede og rene, og der ofte prioriteres tid til ydelse af ekstra omsorg som fx hjælp til neglelak, få ordnet og sat hår m.v. To pårørende er af den opfattelse, at beboerne ligeledes har det rart og hyggeligt sammen indbyrdes, og at de nyder hinandens selskab, når de eksempelvis opholder sig i fællesstuen. Ingen af de pårørende giver udtryk for en oplevelse af, at der er blevet brugt kæle - eller øgenavne. De har kun hørt medarbejderne bruge beboernes rigtige navne. En pårørende finder det vigtigt, at der er kvalitet i hverdagen og uddyber med dette udsagn, at medarbejderne skal vise anerkendelse overfor beboerne, hvis beboerne skal opnå selvtillid og tryghed i hverdagen. Ifølge den pårørende er det vigtigt, at medarbejderne får den rette viden og uddannelse om anerkendelse eksempelvis i form af temadage eller kurser. Den pågældende påpeger dertil vigtigheden af, at normeringen skal være god, for at beboerne kan få den rette omsorg og pleje. En pårørende giver udtryk for, at vedkommendes familiemedlem bliver både set og hørt i sit dagtilbud, men mener ikke, at det i lige så høj grad er tilfældet i botilbuddet. Den pårørende udtaler endvidere jeg håber, det bliver bedre. På spørgsmålet om, hvorvidt de pårørende giver henholdsvis ris og ros til medarbejderne, udtaler en pårørende ja, jeg har givet kritik, og jeg må indrømme ikke altid på den konstruktive måde. Ad. 2. Samarbejde To pårørende udtaler, at der ingen problemer er i forhold til samarbejdet. En pårørende finder det problematisk, at vedkommendes familiemedlem ikke er tilknyttet en afdeling. Derfor har den pårørende fået indført en kontaktbog, hvori forskellige informationer og spørgsmål kan videreformidles. Den pårørende fortæller, at det ikke er alt, der bliver fulgt op på. Som et eksempel nævnes det, at familiemedlemmet siden februar har haft et vindue, der ikke kan lukkes. I den forbindelse vil den pårørende gerne høre tilsynet om, hvordan proceduren er i forhold til vedligeholdelse. På spørgsmålet om hvordan de pårørende selv bidrager til det gode samarbejde, udtaler to pårørende, at de som hovedregel deltager i sociale arrangementer, og desuden sørger for løbende at have en god og regelmæssig kommunikation med de ansatte. Ad. 3. Pårørende inddragelse To pårørende udtaler, at de bliver inddraget og hørt i såvel dagligdagen, som i forhold til behandlings og handleplansmøder. 5

6 En pårørendes vurdering er, at handleplansmøderne er en opremsning af alle de ting beboeren ikke kan, og udtaler: her skal han høre på div. grovheder om, hvor rædselsfuld han er. Det synes jeg er synd. I forhold til mærkedage og fester udtaler to pårørende, at inddragelse til disse arrangementer aftales nærmere med den ansvarlige for planlægningen. Deres indtryk er, at både medarbejdere og beboere elsker at holde fest. På spørgsmålet om hvorvidt de som pårørende føler sig inddraget i forhold til tiltag vedrørende deres familiemedlemmer, udtaler en, at vedkommende flere gange har bedt om at kunne deltage i eksempelvis psykiatrisk gennemgang. Disse aftaler er imidlertid indimellem blevet rykket uden videre information til vedkommende. To pårørende oplyser, at de synes det kører fint med pårørenderådet. Her bliver nye initiativer og tiltag drøftet. Ligeledes bliver der via pårørenderådet, orienteret om eksempelvis kvalitetsstandarder og lign. To pårørende udtrykker bekymring over, at Piberødhus bliver nedlagt, fordi stedet er for utidssvarende. De er begge af den opfattelse, at det ikke er problematisk, at beboerne ikke har deres eget toilet og bad. En udtaler det på følgende måde: hellere hygge end moderne komfort. Ad. 4. Magtanvendelse Ingen af de pårørende er bekendte med magtanvendelsesreglerne. De har heller ikke kendskab til, at der er anvendt magtanvendelse i forhold til nogle af de beboere, de er pårørende til. Ad. 5 Personale To pårørende udtaler, at der blandt medarbejderne findes en større udskiftning, end man kunne ønske sig. Videre udtaler en: personalet har været hårdt ramt, men det er ikke gået udover kvaliteten. En pårørende udtaler: al den udskiftning er svært for de sarte sjæle. Vedkommende pointerer, at det er hårdt for beboerne med den store personaleomsætning, især hvis en beboers kontaktperson holder op, da beboerne ofte er særlig knyttede til denne medarbejder. Ad. 6 Handleplaner Til spørgsmålet om, hvorvidt der er udarbejdet handleplaner på beboerne, svarer alle de pårørende: ja. To pårørende udtaler, at de føler sig meget inddraget i processen vedrørende handleplaner, og at de deltager i handleplansmøderne. De er af den opfattelse, at der arbejdes med de i handleplanen fastsatte mål. En pårørende kan ikke genkende denne udlægning og er af den opfattelse, at handleplansmøderne ikke har ført til, at der arbejdes med fastsatte - specifikke mål i dagligdagen. Ad. 7. Anbefalinger/henstillinger fra sidste tilsyn Ved sidste tilsyn 2007 blev Piberødhus anbefalet udarbejdelse af retningslinier i forhold til samarbejdet med de pårørende, såvel i forhold til generel information som i forhold til den enkelte beboer. Der er efterfølgende blevet udarbejdet informationsmateriale i form af en folder, hvor div. informationer om tilbuddet fremgår. De pårørende gav dog udtryk for, at Piberødhus informationsniveau kunne højnes, eksempelvis i form af regelmæssige nyhedsbreve, hvor de pårørende har mulighed for at orientere sig om nyheder, aktiviteter, arrangementer m.v. Ved sidste tilsyn 2007 blev det ligeledes anbefalet, at Piberødhus sørgede for, at beboerne bliver tilbudt det samme serviceniveau uafhængig af, hvilken bogruppe den enkelte beboer kommer fra. 6

7 En pårørende er af den opfattelse, at serviceniveauet stadig er forskelligt alt afhængigt af bogruppe. En pårørende giver til sidst i tilsynsmødet udtryk for, at Birkerød er kommet heldigt gennem fusionen med de øvrige kommuner i Rudersdal. Samtale med ledelsen I samtalen med ledelsen deltog henholdsvis personalelederen og den pædagogiske leder. Følgende emner blev drøftet: 1. Omgangstone 2. Fastholdelse af personale 3. Sygdom 4. Magtanvendelse 5. Beredskab 6. Handleplaner 7. Anbefalinger/henstillinger fra sidst Ad. 1. Omgangstone Ledelsen fortæller, at de, som led i at sikre en god omgangstone på stedet, ca. en gang dagligt taler med medarbejderne i forbindelse med deres tur rundt til de enkelte bogrupper. Herigennem opnås en god og løbende dialog med medarbejderne. Eventuelle problemstillinger eller konflikter kan enten tages op med medarbejderne på stedet eller drøftes efterfølgende på kontoret. Begge ledere pointerer, at medarbejderne tilsvarende kommer forbi dem, når de har behov for det. Vi får oplyst, at medarbejderne har tilkendegivet, at de er glade for, at ledelsen så ofte kommer forbi og udviser interesse for medarbejderne og beboernes dagligdag. Den ene leder fortæller endvidere, at de er meget opmærksomme på at være gode rollemodeller. Oplever de eksempelvis, at en medarbejder har en uhensigtsmæssig adfærd, kan lederen i stedet for at korrigere vedkommende vise, via sin egen adfærd, hvordan hun mener, at der skal ageres i den pågældende situation. Personalelederen påpeger, at Piberødhus, på trods af at det er en stor arbejdsplads, er et sted, hvor man både passer på hinanden og er opmærksomme på hinanden, og hvor der er plads til lydhørhed. Den pædagogiske leder påpeger, at hun er meget opmærksom på den skriftlige formidling, eksempelvis i beboernes handleplaner, og hvad der signaleres, når aspekter vedrørende beboeren formuleres på en måde, så det kan fremstå nedsættende. Hun ser derfor handleplanerne som en oplagt mulighed for at få drøftet, hvordan dette gøres mest hensigtsmæssigt og understreger, at det er vigtigt, at det gøres på en anerkendende og ordentlig måde. Ledelsen fortæller endvidere, at de har fokus på både den mundtlige og skriftlige kommunikation mellem medarbejdere og beboere, og på at denne tiltale er anerkendende. Ledelsen oplyser, at de for nylig har haft besøg af arbejdstilsynet, som gav Piberødhus en god tilbagemelding på såvel det fysiske som det psykiske arbejdsmiljø. Den eneste påtale de fik, drejede sig om en enkelt af pedellens arbejdsgange i forhold til affald. Ledelsen oplyser, at de ikke har kendskab til, at beboerne har øgenavne, men indimellem anvendes kælenavne. Ad. 2. Fastholdelse af personale Vi får indledningsvist oplyst, at der p.t. mangler 6 medarbejdere på Piberødhus. I en af bogrupperne mangler der 3 medarbejdere. Lederne understreger, at denne mangel i medarbejdergruppen skyldes naturlig afgang som pension, efterløn og et dødsfald. Ledelsen fortæller, at der for nylig har været afholdt et åbent hus arrangement med henblik på at rekruttere nye medarbejdere. Dette viste sig at være en succes, idet 3 af de 7 fremmødte i dag er ansat. Derfor er det planen, at der fremover afholdes et åbent hus arrangement hvert halve år. 7

8 Personalelederen oplyser, at en del medarbejdere bliver ansat via mund til mund metoden, især vikarerne. Lederne orienterer om, at der er forskellige tiltag i gang i forhold fastholdelse af medarbejderne. Disse tiltag er trivsels - og teamsamtaler, ligesom alle medarbejdere altid løbende har mulighed for at tale med ledelsen, hvis de har behov for dette. Personalelederen fortæller, at hun, så vidt det overhovedet er muligt, deltager i de samtidige teammøder på skift. Lederne fortæller, at de er opmærksomme på at Rudersdal kommune, som noget nyt, udbyder diverse en dags kurser. Planen er, at der skal levnes mulighed for, at medarbejderne på skift kan deltage i disse. Personalelederen pointerer, at hun finder det vigtigt, at der dels gives mulighed for løbende kompetenceudvikling samtidig med, at der i det daglige sættes realistiske mål for arbejdet, således at medarbejderne ikke konstant har dårlig samvittighed over det, de ikke får nået. Personalelederen understreger desuden, at hun finder det vigtigt at sætte de bløde værdier i højsædet, eksempelvis ved at have fokus på trivsel og på at medarbejderne både bliver set og hørt, og at de anerkendes for deres arbejde. Lederne fortæller endvidere, at de for at støtte medarbejderne, når de har særlig travlt, påtager sig de arbejdsopgaver, som af forskellige årsager kan være for belastende for medarbejderne at udføre, eksempelvis vanskelige pårørendesamtaler eller skriftlige opgaver, som tidsmæssigt kan være svære at nå. Ad. 3. Sygdom Personalelederen oplyser, at medarbejderne umiddelbart selv kan beslutte, om de vil tilkalde vikarer i tilfælde af sygdom. Hver bogruppe har deres egne vikarer, men Piberødhus administration er dog ofte inde og hjælpe med at finde vikarer. Af og til vælger personalelederen, at der skal tilkaldes vikarer, også selvom medarbejderne har skønnet, at de kan klare sig uden. Dette er for at sikre, at der også tages hånd om de tilbageværende medarbejdere og for at sikre, at eventuelle planlagte aktiviteter kan gennemføres på trods af sygdom. Ledelsen er altid opdateret på personaledækningen og vikar behovet via en administrationsmedarbejder. Der benyttes kun lejlighedsvis vikarbureau. Vi får oplyst, at der en fast procedure i forhold til sygdom blandt medarbejderne. Er en medarbejder syg mere end 14 dage, foretager personalelederen et opkald til den pågældende for høre, hvordan vedkommende har det. Henvendelsen kan også ske før, hvis eksempelvis nogle kollegaer er bekymrede for den sygemeldte. Ledelsen understreger, at der på Piberødhus hersker en kultur, hvor man passer på hinanden. Ad. 4. Magtanvendelse Efter vanskelige magtanvendelsesepisoder, hvor medarbejderne har brug for støtte,er ledelsen altid opmærksom på, at der følges op på episoderne. Ledelsen fortæller, at de altid drøfter, hvad der er sket under magtanvendelsen, og at de sørger for, at den eller de involverede har det ok med det hændte. Desuden påpeger de, at det er vigtigt, at der ikke placeres skyld hos nogen. Personalelederen fortæller, at hun, ud fra de skemaer som medarbejderne udfylder i forbindelse med en magtanvendelse, kan følge med i, om den pågældende har brug for ekstra støtte og omsorg eksempelvis i form af samtaler. Ledelsen pointerer, at de i dagligdagen har meget fokus på magtanvendelser, og at det også her handler om at være åben i forhold til at i tale sætte praksis. Ledelsen fortæller endvidere, at magtanvendelse er et af Piberødhus indsatsområder i år, hvor det tages op på teammøderne. Personalelederen har planer om at nedsætte et etisk råd. Planen er, at medarbejderne med udgangspunkt i cases, drøfter forskellige etiske og faglige dilemmaer og herigennem opnår en 8

9 øget og fælles forståelse for, hvordan man fremadrettet kan arbejde med at undgå magtanvendelser. Drøftelserne skal være af generel karakter. Ad. 5. Beredskab Personalelederen fortæller, at der findes beredskabsplaner i alle teams, som både er tilgængelige og tydelige. Vi får oplyst, at der for et år siden blev foretaget en evakueringsøvelse. Denne øvelse gav stof til eftertanke, i det øvelsen afslørede, at ikke alle blev reddet. Planen er, at der fremover skal afholdes brand og evakueringsøvelser en gang årligt, ligesom også et førstehjælpskursus er på vej. Personalelederen fortæller endvidere, at der er udarbejdet en pjece til nyansatte, som de får udleveret sammen med velkomstmappen. Ad. 6. Handleplaner Den pædagogiske leder fortæller, at der er udarbejdet handleplaner på alle beboere under 65 år. Der er også udarbejdet handleplaner for nogle af beboerne over 65 år. Det er beboerens kontaktperson, der er ansvarlig for at udarbejde handleplanen. Den pædagogiske leder giver udtryk for, at handleplanerne er en god anledning til at få talt tingene igennem og at få dokumenteret og systematiseret den pædagogiske praksis. Imidlertid finder mange medarbejdere, ifølge lederen, at handleplanskemaerne er svære at udfylde, og hun er af den opfattelse, at de ikke i tilstrækkeligt omfang anvendes i dagligdagen. Hun mener derfor, at det er en god idé at afholde en temadag om, hvordan handleplanerne udfyldes, og hvordan der følges op på dem. Temadagen skal også omhandle, hvordan pædagogisk praksis systematiseres og dokumenteres tilfredsstillende. Ad. 6. Anbefalinger/henstillinger fra sidst Piberødhus fik ved sidste tilsyn følgende anbefalinger: Der udarbejdes retningslinjer for samarbejdet med pårørende, herunder hvilke informationer de pårørende kan forvente fra Piberødhus, både i forhold til generel information om løbende ændringer og aktiviteter, og i forhold til informationer om den enkelte beboer. Piberødhus sørger for, at beboerne bliver tilbudt det samme serviceniveau uafhængig af hvilken bogruppe den enkelte bogruppe kommer fra. Der er efterfølgende udarbejdet informationsmateriale i form af en pjece om Piberødhus. Disse pjecer er udleveret til samtlige pårørende. Desuden får vi oplyst, at der er planer om, med regelmæssige mellemrum, at udgive et nyhedsbrev, så pårørende også via dette kan holde sig ajour med, hvad der rør sig på Piberødhus. I forhold til informationsniveauet og samarbejdet med de pårørende i forhold til den enkelte beboer udtaler ledelsen, at de vil have en skærpet opmærksomhed på dette fremover, eksempelvis ved at det overvejende er det faste personale, der tager sig af pårørende kontakten. 9

10 10

11 11

12 12