ÅRSBERETNING 2013 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Viborg. - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2013 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Viborg - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2014

2 2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Viborg er en af landets 24 byretter. Størrelsesmæssigt hører vi til i den mindste halvdel vi er med godt 3 % af sagerne omkring den 15. største byret. Retskredsen består af kommunerne i Viborg, Silkeborg og Skive, og omfatter dermed en befolkning på i alt ca indbyggere har som de foregående år - været præget af travlhed. For de væsentligste sagstyper (bortset fra dødsbosagerne) har vi afviklet flere sager, end vi har modtaget eller holdt status quo (straffesager). Bunkerne er blevet mindre inden for alle sagskategorier. Vi har stadig en lille overbeholdning af civile sager og insolvenssager, men gennemløbstiderne er blevet væsentligt forbedret i Således har vi aktuelt kun 45 civile verserende sager, der er mere end 2 år gamle, og samlet ca. 480 verserende civile sager. Antallet af medarbejdere afhænger af størrelsen på den lønbevilling vi får, som igen afhænger af antallet af modtagne sager. Vi har i år været 8 dommere inklusive præsidenten, 7 øvrige jurister og godt 28 kontorårsværk. Der er for så vidt angår kontormedarbejdere et mindre personaleforbrug end sidste år, men det modsvares til dels af et merforbrug på knap 1 årsværk på øvrige personalegrupper. Vi har kunnet undgå afskedigelser på grund af bevillingsmangel, også i forhold til bevillingerne for For domstolene er befolkningens tillid helt afgørende, og derfor er det vigtigste, at de afgørelser, vi træffer, er af høj kvalitet. Vi forsøger dagligt at balancere hensynene til kvalitet og effektivitet, og vi prøver at finde frem til de arbejdsgange, hvor vi uden at slække på kvaliteten bruger færrest mulige ressourcer og opnår kortest mulige liggetid. Vores produktivitet for 2013 er faldet godt 3 point i forhold til 2012, og i sammenligning med de øvrige byretter ligger vi med et produktivitetsindeks på 97,2 på en samlet 17. plads. De statistikdata, der er tilgængelige for os, gør det ikke muligt at svare entydigt på, hvad der er årsagen til faldet i produktivitet, herunder om faldet har noget at gøre med den forskydning, der har været mellem antallet af afgjorte straffesager og afgjorte civile sager. Under resultat 1 og 2 forsøger vi at komme nærmere en besvarelse. 2. Resultater i 2013 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker

3 3 identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2013 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Strategi og planlægning Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet God ressourceudnyttelse Fogedret Driftsledelse og organisering Strafferet Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) I 2013 har vi samlet afviklet færre vægtede sager end i 2012 (et fald på godt 6 %), og det har vi gjort med et næsten årsværksforbrug, der er 2,5 % mindre. Denne afmatning skyldes formentlig et samspil af flere faktorer. For det første det forhold, at der efter adskillige år med stigende og høj produktivitet er nået et punkt, hvor det ikke længere er muligt at øge produktiviteten særlig meget, og der er givetvis også sket en vis nedgang i produktiviteten i takt med, at bunkerne er svundet. Berammelsesplanerne og dermed den tid, der er berammet retssager, har været stort set som i 2012, dog er der sket en omlægning til mere tid til civile sager og mindre til straffesager. Dette sammenholdt med, at vi har behandlet væsentligt flere 3-dommersager i 2013 end i 2012 (10 3-dommersager i 2013 mod 3 i 2012) er nok også en del af forklaringen på faldet i produktivitet. 3-dommersagerne er typisk de mest komplicerede civile sager, og de tager ofte mere end 1 retsdag at afvikle, ligesom domsskrivningen er tidskrævende. Hertil kommer, at vi i 2013 har oplevet en stigning på 40 % i den tid, som er brugt til behandling af sager i Børn og ungeudvalgene i de tre kommuner i retskredsen. De 3 dommere, der er beskæftiget med denne opgave, har i 2013 brugt ca. 200 timer på arbejdet i udvalgene. Dette arbejde afspejles ikke som et resultat i årsnøgletallene, idet sagerne hører hjemme i kommunerne. Det er endvidere vores opfattelse, at en forholdsmæssig større andel af afgjorte civile sager medfører et fald i produktiviteten. Det fremgår af årsnøgletallene bl.a., at vi bruger 43 % af juristressourcerne og 22 % af kontorressourcerne til civile sager, hvilket er det næsthøjeste tal i landet. Gennemsnittet for byretterne er et forbrug på 37 % af juristressourcerne og 19 % af kontorressourcerne. Det er oplagt, at der skal være fokus på, om de civile sager kan behandles med et mindre ressourceforbrug, men som udgangspunkt må det formodes, at det større tidsforbrug også smitter af på kvaliteten af domme og kendelser.

4 4 Endelig har vi også i 2013 haft en relativ høj personaleomsætning (16,2 %), primært på grund af afgang til pensionering samt jurister, der er konstitueret i landsretten eller ved andre byretter. Vi har derfor mistet erfarne medarbejdere, hvilket formentlig også har påvirket produktiviteten negativt. De foregående år har vi haft lean-projekter i alle afdelinger og på alle sagsområder, og på den måde trimmet forløbet, hvor det er muligt. I 2013 har vi kun gennemført enkelte leanforløb, men vi har fokus på, at det er en tilbagevendende øvelse. Forskellene i produktivitetsindeks for jurister og kontormedarbejdere skal der efter vores opfattelse ikke lægges for stor vægt på, da det kan skyldes mange andre forhold end forskel på, hvor effektivt arbejdet afvikles i de to personalegrupper. Noget af forklaringen på forskellen er givetvis, at rettens jurister inklusive dommerne selv udfører mange skriveopgaver, og i mindre omfang end forudsat i beregningsmodellen gør brug af sekretærer i retten eller til renskrivning af retsbøger, domme og kendelser. Brug af lydoptagelse i straffesager påvirker også balancen i opgaveløsningen mellem de to medarbejdergrupper. Det er ærgerligt for både jurister og kontormedarbejdere, at produktivitetstallene for de enkelte medarbejdergrupper ikke er præcise, og det betyder, at ingen af grupperne rigtig kan glæde sig over et godt resultat. Det samme er til en vis grad tilfældet i forhold til produktivitetstallene indenfor de enkelte sagsområder. Her er tallene meget følsomme især på juristsiden over for unøjagtig registrering af tidsforbruget. Ikke alle (i alle retter) registrerer på daglig basis, og da antallet af jurister er relativt lille i den enkelte ret, vil unøjagtigheder slå kraftigt igennem. Ubemandet bitingsted: Også i 2013 har vi behandlet fogedsager 2 dage om ugen i Silkeborg, samt haft åbent for notarforretninger 1 dag om ugen i Silkeborg. I Silkeborg bruger vi lokaler på Rådhusets Borgerservice, og det fungerer fortsat godt. Der er dog ingen tvivl om, at vi taber produktivitet ved at betjene et bitingsted, idet medarbejderne skal køre til og fra Silkeborg i arbejdstiden, ligesom det ikke er muligt at udnytte ventetid mellem sagerne lige så godt, som på hovedtingstedet. Rådhuset åbner først kl. 10 og sidste kunde skal være ude kl. 15, og det indskrænker også vores mulighed for at tilrettelægge et fornuftigt antal møder i løbet af dagen. Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) Straffesager I 2012 var der fokus på at nedbringe beholdningen og gennemløbstiden for straffesagerne. I 2013 har fokus været på de civile sager med et samtidigt mål om ikke at forringe den forbedrede situation for straffesagerne. Dette er lykkedes. Samlet set har vi i 2013 afsluttet samme antal straffesager, som vi har modtaget. Beholdningen af straffesager var ved årets udgang på 420 sager, hvilket er 30 sager mindre end ved udgangen af 2012, og det laveste siden reformen. Målopfyldelsen for straffesagerne er nogenlunde som for På alle punkter ligger vi over gennemsnittet for byretterne, men stadig lidt under måltallet for domstolene, bortset for sager uden domsmænd, hvor 85,8 % af sagerne er gennemført inden for 2 måneder. Måltallet er 65 %.

5 5 Voldssagerne ligger pænt over måltallene, og graden af målopfyldelse er steget yderligere fra 2012 til Vi har således i 2013 afgjort 67,7 % af voldssagerne inden 37 dage, hvilket er over måltallet på 60 % og langt over byretternes gennemsnit på knap 53 %. I ingen af de voldssager, der er afgjort senere end 37 dage efter modtagelsen, skyldes dette rettens egne forhold. Årsagen til den bedre gennemløbstid er et generelt mindre pres på straffesagerne efter nedbringelse af bunkerne. Voldssager og andre hastesager berammes desuden af en bestemt sekretær i samarbejde med forberedelsesdommeren, og det har vist sig meget effektivt. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for straffesagerne er nogenlunde som i 2012, men lavere end gennemsnittet for byretterne på alle punkter. Det er besluttet, at vi i 2014 igen skal have særligt fokus på at nedbringe beholdningen af domsmandssager. Beholdningen skal reduceres til omkring 100 mod aktuelt ca. 180 sager. Civile sager Som nævnt har der i 2013 været særligt fokus på at nedbringe beholdningen og gennemløbstiden for de civile sager. Det er lykkedes delvist, idet gennemløbstiden er forbedret for alle sagstyper bortset fra ægteskabssager. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for almindelige civile sager faldt i 2013 fra 605 til 535 dage, og for forældreansvarssagerne faldt gennemløbstiden fra 155 dage til 140 dage. Målopfyldelsen blev derfor forbedret tilsvarende. Fx steg graden af målopfyldelse for tunge almindelige civile sager fra 38,4 % under 18 måneder i 2012 til 69,2 % i Tilsvarende steg målopfyldelsen for forældreansvarssager gennemført under 6 måneder fra 56,7 % i 2012 til 79,1 % i Beholdningen af civile sager er derfor blevet yngre, men antallet af afgjorte sager er ikke steget. Vi har afsluttet samme antal civile sager i 2013 som i 2012, i alt 2058 vægtede sager. Da antallet af nye civile sager er faldet fra 2012 til 2013 er den samlede beholdning dog faldet med 60 sager. Antallet af civile 3-dommersager var som nævnt under resultat 1 markant større i 2013: 10 sager mod 3 sager i Fogedsager, betalingspåkrav og tvangsauktioner Vi har i 2013 afviklet ca. 800 færre fogedsager end året før, men alligevel ca. 110 sager mere, end vi har modtaget. Samtidig er gennemløbstiden for fogedsagerne på samme niveau som sidste år eller en lille smule bedre. I 2013 afsluttedes godt 76,4 % af sagerne inden 2 måneder, hvilket er et lille fald i forhold til 2012, hvor tallet var på 78,3 %. 95,5 % af de almindelige fogedsager var i 2013 afsluttet inden for 4 måneder. Dette er over måltallet for domstolene, langt over byretternes gennemsnit og tæt på 5. bedste ret. Hurtig gennemløbstid har til gengæld medført et fald i produktiviteten fra 90 til knap 85 i Tilsvarende stigning i målopfyldelsen ses på betalingspåkravene, som i forvejen lå højt. Her er antallet af sager gennemført på under 2 måneder 77,5 %. Det er langt over måltallet.

6 6 For tvangsauktioner er gennemløbstiden ved udgangen af 2012 faldet til 80 dage (i 2012 var tallet 92 dage). Samtidig er der afviklet flere sager, end der er modtaget (afviklet 481 sager, modtaget 441). Insolvenssager Produktiviteten for insolvenssager og dødsbosager under ét er steget fra 105,5 i 2012 til 130 i 2013, hvilket er en meget flot forbedring af afdelingens produktivitet. Hertil kommer, at stigningen er sket både for juristerne og for kontormedarbejderne. For kontorpersonalet er der tale om landets næsthøjeste produktivitet, og for sagsområdet samlet den 3. højeste. Modsat sidste år har skifteafdelingen i 2013 samlet afsluttet flere insolvenssager (807) end der er modtaget ((719) Dødsbosager Vi har afsluttet ca. 140 færre dødsboer, end vi modtog i Dermed er beholdningen steget til 1034 sager mod 885 sager sidste år. Gennemløbstiden er den samme som sidste år for alle sagstyper, bortset for de private skifter, hvor gennemløbstiden er faldet fra 361 til 330 dage. Resultat 3: Faglig kvalitet Retten har mange løbende kvalitetsprojekter, og de fleste har været fortsat i Herudover har vi afviklet forskellige andre projekter, der alle har haft faglig kvalitet som overskrift. Årlig fælles temadage med anklagemyndigheden og retterne i politikredsen: Afholdes 1 gang om året med faglige emner. Første gang var i januar 2010, hvor projektet Feedback mellem dommere og anklagere blev aftalt. Næste gang var januar 2011 med workshops om Specialisering/generalisering, Den gode dommer og den gode anklager og Anvendelse af straksdomme og u-domme. I 2012 var emnerne ADHD i relation til unge kriminelle, og workshops om udvalgte sager. I 2013 var der bl.a. gruppearbejde om emnet bevisbyrde samt oplæg om efterforskningsmuligheder i forhold til mobiltelefoner. Næste temadag er den 5. september 2014 med et tema om samarbejdet om og afviklingen af digitale retssager. Struktureret samarbejde mellem retterne i Midt- og Vestjyllands politikreds og anklagemyndigheden Arbejdet er organiseret i en styregruppe med de tre retspræsidenter og chefanklageren, samt en følgegruppe med deltagelse af repræsentanter for de beneficerede advokater, ledelserne af retternes retsafdelinger, Kriminalforsorgen samt anklagemyndighedens faglige og administrative ledelse. Samarbejdet fungerer upåklageligt. Feedback til retsformand i 3-dommersager og nævningesager: Efter hver sag af denne type giver de øvrige dommere feedback til retsformanden om afviklingen af sagen og retsledelsen. Samtalen er fortrolig og bliver mellem deltagerne. Faglige temadage/juristmøder: Ca. 5 gange om året mødes juristgruppen til heldagsmøde med fagligt emne, gerne med ekstern deltagelse. Tilrettelæggelse af dagen går lidt på skift blandt juristerne. Eksempler på emner: retsledelse, brug af børnesagkyndige og præmisser i straffesager. En gang om året tager juristgruppen på et 1½ dags

7 7 arrangement i spejderhytte, hvor der både er faglige og sociale aktiviteter. I 2014 er emnet udarbejdelse af en domsskrivningsmanual. Intern undervisning: Undervisning for interesserede i faglige emner som fx citering af forstraffe, forkyndelse i udlandet, fri proces, forberedelse af domskoncepter, behandling af erstatningskrav i straffesager m.v. Undervisningen forestås af dommerne eller jurister i specialafdelingerne, der byder ind med emner, ligesom retssekretærer og andre administrative medarbejdere kan foreslå emner. I 2014 er planlagt internt kursus i behandlingen af småsager. For medarbejdere i skifteretten har der fx været interne kurser/faglige møder om testamenter og ægtepagter samt om arveloven. Kurserne har været nødvendige for at oplære nye medarbejdere, idet der ikke udbydes kurser i disse grundlæggende emner fra domstolsstyrelsens side. Kollegadage kan bookes til at dyrke særlige emner/overvære særlige sagstyper. Dagene sættes ikke ind i kalenderen på forhånd, men bookes individuelt af den enkelte (2-3 halve dage pr. jurist pr. år). Derudover kan juristerne efter ønske overvære retsmægling. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Alle retter har i 2013 gennemført en brugerundersøgelse. I undersøgelsen sammenlignes den enkelte rets resultat med gennemsnittet for 2013 for alle retter og med den tilsvarende brugerundersøgelse af retten i Det er meget glædeligt, at der på stort set alle parametre er sket en forbedring af tilfredsheden med retten - på mange områder endda en betydelig forbedring. Brugernes tilfredshed med de forbedrede sagsbehandlingstider kan aflæses i undersøgelsen. Således er tilfredsheden med rettens sagsbehandlingstid steget fra 36 % i 2009 til 62 % i Vi regner med, at sagsbehandlingstiderne vil blive yderligere forbedret i Også tilfredsheden med standarden af de tekniske hjælpemidler er forbedret markant. 52 % af brugerne er tilfredse på dette punkt, hvilket er en betydelig forbedring i forhold til 2009, hvor kun 26 % var tilfredse vil i øvrigt indebære yderligere forbedringer på dette punkt, idet flere retssale forsynes med udstyr til afhøring via video m.v. Det er også særdeles glædeligt, at tilfredsheden med medarbejdernes hjælpsomhed er på 96 % mod 85% i 2009 dette resultat er i øvrigt undersøgelsens topscorer. 95 % af brugerne har angivet, at de følte sig ordentligt behandlet og 93 % har svaret, at de mener, at retten er professionel. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Alle retter har i 2013 gennemført en trivselsundersøgelse. I undersøgelsen sammenlignes den enkelte rets resultat med gennemsnittet for 2013 for alle retter og med den tilsvarende trivselsundersøgelse i Det samlede medarbejdertrivselsindeks for retten i 2013 er på 6,2 på en skala, hvor 7 er det højeste. Gennemsnittet for domstolene er på 5,6. I 2010 var rettens samlede resultat på 5,9, og der er derfor tale om en fremgang fra et i forvejen højt udgangspunkt. Det er naturligvis meget tilfredsstillende. For emneområdet motivation og tilfredshed er der en score på 6,4 mod 6,0 i forrige undersøgelse.

8 8 Nogle af de største forbedringer er sket indenfor emneområdet dit forhold til kolleger og samarbejde (fra 5,8 til 6,3) og din nærmeste leder (fra 5,4 til 6,0). Topscorer er sygefravær og fysisk arbejdsmiljø, hvor den gennemsnitlige score for retten er på 6,9. Laveste score får emnet der er en fornuftig balance mellem antallet af opgaver og den tid, jeg har til at løse dem med en gennemsnitlig score på 5,2 (men dette er dog en stigning i forhold til 2010, hvor scoren på dette emne var 5,0) Samlet set er der grund til at være meget tilfreds med resultatet af trivselsundersøgelsen. Sygefravær: Sygefraværet er i 2013 faldet til 4,7 dage mod 9,3 dage sidste år. Dette har sammenhæng med, at der ikke i 2013 har været langstidssygemeldinger i retten. Fraværet er det næstlaveste ved byretterne. Resultatet ligger godt i tråd med svarene på trivselsundersøgelsen. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Vi afholder et årligt møde med de medier, som kommer i retten jævnligt. Samarbejdet er helt gnidningsfrit, men vi har heller ikke en sagsportefølje, som medfører mange højt-profilerede eller sikkerhedsmæssigt komplicerede sager. Derudover holdes møder med alle aktører, fx advokaterne, anklagemyndigheden, banker, ejendomsmæglere, bobestyrere, Kriminalforsorgen, kuratorer m.v. Vores erfaring er, at der altid kommer gode tiltag og nye ideer ud af at mødes med interesserede samarbejdspartnere. Retten deltog i 2013 desuden med 3 medarbejdere i Folkemødet på Bornholm, Domsresuméer Vi har ikke tidligere været gode til at publicere domssesumeer på hjemmesiden, men det var et punkt på Handlingsplanen for Det øgede fokus har resulteret i, at vi i det seneste år har offentliggjort omkring 20 domsresumeer. Der er fokus på dette også i handlingsplanen for 2014, hvor vi tillige har besluttet, at domme i civile 3-dommersager og andre civile domme af interesse kan offentliggøres med dommens fulde ordlyd, medmindre der er noget konkret til hinder for det. 3. Udviklingsaktiviteter i 2014 Som nævnt er de allerfleste af vores kvalitetsprojekter løbende, det vil sige gentages hvert år. Dette vil også blive tilfældet i Der kan derfor henvises til gennemgangen under resultat Faglig Kvalitet. Derudover har vi afholdt/planlagt følgende i 2014: Internt kursus om mødet i retten med psykisk syge Bidrage til og deltage i det fælles domstolsprojekt Klar, parat, digital Bidrage til arbejdet med at klargøre tekster til tekstudvalgene Deltaget i det fælles domstolsprojekt Kvalitet gennem videndeling Inspirationsbesøg i andre retter

9 9 Internt kursus i småsager Beskrivelse af sagsgangen ved begæringer om aktindsigt Gennemføre de første digitale sager (papirløs dokumenthåndtering) Deltagelse i Folkemødet på Bornholm med 3 medarbejdere.