Personalepolitik. Personalehåndbog for alle medarbejdere ansat i Kontor for udvikling og fællesskab (KUF)

Transkript

1 Personalepolitik Personalehåndbog for alle medarbejdere ansat i Kontor for udvikling og fællesskab (KUF)

2 KUF s mission og værdier Formål, gyldighed Generelt Personaleadministration Personaleplanlægningen skal følge efterspørgslen fra KUF s medlemsforeninger. Sammenhængen mellem opgavesammensætningen, strategi og udvikling og afvikling af medarbejdere vurderes løbende af KUF s ledelse. Registrering af opgaver Alle medarbejdere registrerer deres tidsforbrug. fordi: Det enkelte medlemsforbund skal kunne se hvor lang tid der er brugt på den konkrete opgave. Internt i KUF, hvor lederen kan anvende det som et værktøj i planlægningen og prioriteringen af ressourcer. Den enkelte medarbejder dokumenterer tidsforbrug til det enkelte medlemsforbund. Medarbejderen kan også holde styr på evt overarbejde, afspadsering, afholdelse af ferie og feriefridage. Løn og ansættelsesvilkår KUF følger de gældende arbejdstidsregler der er på arbejdsmarkedet generelt. Arbejdstiden er p.t. 37 timer om ugen med mindre andet er aftalt med den enkelte medarbejder. Der ydes alle ansatte en halv times frokostpause hver dag. Den enkelte medarbejder skal dog som udgangspunkt være til rådighed i frokostpausen. Løn Lønindplacering af medarbejdere finder sted i henhold til den pågældende stillings indhold og den pågældende medarbejders funktioner og kvalifikationer. Individuelle lønsamtaler Lønsamtalen er som udgangspunkt en del af den årlige medarbejderudviklingssamtale. Lønsamtalen skal tage udgangspunkt i personalepolitikkens overordnede rammer og evt. en aftale om lønregulering. Det er muligt for medarbejderen at have en bisidder med. Overarbejde Overarbejde kompenseres normalt ved afspadsering i forholdet 1:1. I særlige tilfælde kan der tilbydes ekstrabetaling efter nærmere aftale med nærmeste chef. Ansættelse KUF bestræber sig på at sikre en bred og alsidig personalesammensætning med hensyn til alder, køn, etnisk baggrund m.v. Ansættelse finder sted på baggrund af kvalifikationer. Ledige stillinger

3 slås op via relevante medier. Bestyrelsen ansætter Faglig Leder. Øvrige medarbejdere ansættes af formand og Faglig Leder i fællesskab. Der udarbejdes en ansættelsesaftale med de aftalte vilkår, hvor bl.a. prøvetid, opfølgende samtale m.v. fremgår. Introduktion af nye medarbejdere Nyansatte medarbejdere introduceres til KUF s organisatoriske opbygning, personalepolitik og praktiske forhold. Faglig Leder er ansvarlig for introduktionen. Der udarbejdes et individuelt introduktionsprogram for de første uger. Medarbejderen modtager i god tid inden jobstart introduktionsprogrammet og personalepolitik. Tavshedspligt Medarbejdere har såvel under som efter ansættelsesforholdet tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, som medarbejderen erfarer i forbindelse med udførelsen af sit arbejde for KUF, herunder oplysninger, som det er nødvendigt at hemmeligholde af hensyn til KUF s interesser. Forsikring KUF har for samtlige ansatte oprettet en ekstra forsikring i form af en kollektiv ulykkesforsikring, således at medarbejderne ikke kun er dækket af KUF s arbejdsgiverforsikring, men er dækket hele døgnet. Sundhedsforsikring Medarbejdere er omfattet af en sundhedsforsikring i Tryg Forsikring. Sundhedsforsikringen dækning kan findes på fællesdrevet. Der vil ske beskatning af forsikringspræmien. Telefon Der stilles en smartphone til rådighed. Aftale om dette sker med nærmeste chef. Når der rejses i udlandet skal mobildata være slået fra. Med fri telefon kan medarbejderen frit anvende telefonen privat. Telefonen er et skattefrit gode, som vil blive beskattet. Der bliver kun dækket for forbrug til telefoni og data. Telefonen kan ikke bruges til køb og doneringer. Alle arbejdsgiverbetalte smartphones skal følge det abonnement KUF beslutter. Omkostningsgodtgørelse For medarbejdere med rejser/transport i KUF s tjeneste er følgende retningslinjer gældende: Cykel: Der udbetales kørselsgodtgørelse med statens takster for dokumenteret anvendelse af cykel. Tog: Godtgøres med 2. klasses billet eller efter aftale.

4 Fly: Godtgøres efter forudgående aftale Egen vogn: Der udbetales kørselsgodtgørelse med statens takster for tjenstlig kørsel for KUF. Ved udbetaling af skattefri befordringsgodtgørelse skal medarbejderen registrere antal kørte kilometer, hvorefter den godkendes af lederen. Rejse og fortæring KUF dækker medarbejderens rejse- og fortæringsudgifter efter regning for rejser under 24 timer. Svarende til udgiften for et normalt måltid. Ved rejser, der varer mere end 24 timer, og som indebærer overnatning, udbetales skattefri rejsegodtgørelse. Den skal dække medarbejderens merudgifter til småfornødenheder/måltider. Tjenestefri Ferie Ferie afholdes efter ferielovens bestemmelse. Planen for ferie afgives til lederen efter nærmere aftale. De planlagte ferieperioder vil blive imødekommet i den udstrækning, hensynet til arbejdets udførelse og kollegers ferieønsker gør det muligt. Ferie indrapporteres via opgaveregistrering. Feriefridage Alle medarbejder har ret til 5 særlige feriefridage, som opspares i kalenderåret og afholdes i følgende kalenderår. Feriefridage indrapporteres via opgaveregistrering. Barselsorlov Det er den enkelte medarbejder, som varsler og aftaler orloven med KUF. Følgende retningslinjer og regler gælder: - KUF skal orienteres senest 3 måneder før forventet fødsel. - Fædrene skal være opmærksomme på at varsle deres orlov, som er på 2 uger, senest 4 uger inden den forventede fødsel. - Senest 8 uger efter fødsel skal KUF orienteres om, hvornår medarbejderen forventer, at begynde sit arbejde igen. - Medarbejderen skal derfor tage stilling til, om forældreorloven (på op til 32 uger) afholdes lige efter barselsorloven eller senere. - Medarbejderen har ret til at udskyde en del af orloven (mindst 8 uger, højest 13 uger) til et senere tidspunkt, men de udskudte uger skal afholdes i en sammenhængende periode inden barnet er fyldt 9 år. Det skal varsles som nævnt herunder.

5 I KUF behandles barselsorloven lønmæssigt som følger: Der udbetales fuld løn de første 27 uger samt 2 uger fædreorlov. Beskrivelse Før fødsel: Kvinde 4 uger Fuld løn Efter fødsel: Kvinde 2 uger Fuld løn Mand 2 uger Fuld løn Fælles 23 uger Fuld løn (deles mellem forældre) Forældreorlov 23 uger på dagpenge, dette gælder for både kvinder og mænd. I tvivlstilfælde fortolkes spørgsmål vedrørende barsel og omsorg mv. efter de til enhver tid gældende statslige aftaler om barsel, adoption og omsorgsdage. Ovennævnte regler gælder også adoptanter. Omsorgsdage Ansatte med børn til og med det 14 år kan sammenlagt anvende 14 omsorgsdage fra barnets fødsel. Omsorgsdag fra tidligere ansættelsesforhold skal modregnes. Ordningen er gældende for både mødre og fædre. Omsorgsdagene kan fx. anvendes i forlængelse af barselsorloven, eller i forbindelse med barnets sygdom ud over 1. sygedag, læge og hospitalsbesøg, samt i forbindelse med barnets start i institution og skole. Sygdom Det er KUF s indstilling at være tolerant og forstående i tilfælde af langvarig sygdom. Såfremt medarbejderen ikke bliver arbejdsdygtig inden for et rimeligt tidsrum, kan opsigelse komme på tale. Et betydeligt antal korte sygeperioder over en længere periode kan ligeledes føre til opsigelse af en medarbejder. Eventuelt sygefravær skal meddeles så hurtigt som muligt og senest kl den første sygedag. Sygemelding foretages til nærmeste chef. Sygdomsårsagen må ikke oplyses uden samtykke fra den berørte medarbejder. Lægeattest skal som hovedregel først afleveres efter ca. 14 dages sygdom, og kun hvis KUF ønsker det. KUF kan dog i særlige tilfælde kræve lægeattest på et tidligere tidspunkt. Ved længere sygdomsforløb, med varighed over 14 dage, skal KUF orienteres om hvornår arbejdet forventes genoptaget. Dette sker af både arbejds- og forsikringsmæssige hensyn. I tilfælde af længerevarende sygeperiode vil KUF ansøge efter reglerne for refusion tab af erhvervsevne. Det er medarbejderens pligt at udfylde og returnere refusionsskemaet. Sygdom indberettes via opgaveregistreringen. Fraværssamtaler

6 Ifølge sygedagpengeloven skal en medarbejder indkaldes til en fraværssamtale senest 4 uger efter 1. fraværsdag. Formålet med samtalen er at belyse, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage på arbejde. Samtalen skal så vidt muligt afholdes personligt, men hvis sygdommen eller praktiske omstændigheder forhindrer det, kan samtalen holdes telefonisk. Hvis dette heller ikke er muligt, afholdes der ingen samtale. Samtalen kan så afholdes på et senere tidspunkt, hvor der aftales en plan for tilbagevenden til arbejdspladsen. Er det ikke muligt for medarbejderen at vende tilbage til arbejdspladsen, aftales der ligeledes en plan for dette. Medarbejderen har ikke pligt til at deltage i samtalen, og manglende medvirken har ingen indflydelse på den pågældendes sygedagpengeret. Barns første sygedag En medarbejder har ret til frihed ved mindreårigt, hjemmeboende barns/børns første sygedag, dvs. til barnet er fyldt 18 år. Læge- og hospitalsbesøg til sygt barn berettiger ikke til frihed ud over barns første sygedag. Ved barns længerevarende sygdom kan indgås en aftale med chefen. Barns første sygedag skal meddeles efter samme regler som under sygdom og indberettes via opgaveregistreringen. Lukkedage KUF holder lukket Grundlovsdag, dagen efter Kristi Himmelfartsdag samt juleaften, nytårsaften og mellem jul og nytår. Dagene skal tages som ferie, feriefridag eller afspadsering. Der gives ikke yderligere varsel omkring dette. Der gives herudover fri ved: Eget bryllup: 1 dag (i tilknytning til dagen). Eget sølvbryllup: Dagen (hvis denne er en hverdag) + 1 dag i tilknytning. Eget jubilæum: 25 års jubilæum berettiger til 1 fridag. Dødsfald: Ved dødsfald i nærmeste familie (børn, ægtefælle, forældre, svigerforældre) aftales frihed nærmere med chefen. Læge- og tandlægebesøg, herunder også akutte læge- og tandlægebesøg, skal så vidt muligt placeres i "yderkanten" af arbejdstiden. Eksamensdag. Uddannelse og undervisning efter aftale med chefen. Øvrige personaleforhold Medarbejderudvikling KUF tager sine opgaver seriøst, og satser på sine medarbejdere. KUF skal opleves som en attraktiv arbejdsplads, der kan tiltrække kvalificerede medarbejdere, og hvor medarbejderne er

7 konkurrencedygtige på arbejdsmarkedet. Kompetenceudvikling er en del af at være ansat i KUF. Der er frihed til at deltage i undervisning og i eksaminer i arbejdstiden. KUF anvender følgende metoder til kompetenceudvikling: Nye opgaver, jobudvikling og nye samarbejdsrelationer. Fælles interne kurser. Individuelle længerevarende meriterende uddannelser og udviklingsforløb. Kortere inspirationsforløb og værktøjsprægede kurser. Uddannelsestiltag aftales bl.a. ved medarbejderudviklingssamtalerne eller ved omlægning af arbejdsområde og/eller -rutiner. Ansvaret for uddannelse/efteruddannelse af medarbejderne påhviler både chefen/lederen og den enkelte medarbejder. Godtgørelse i forbindelses med forberedelsestimer til kurser og/eller uddannelser ydes ikke. KUF betaler den aftalte udgift for det enkelte kursus og/eller uddannelse, men alt ud over selve kursustiden er egenbetaling, dvs. at man kan forvente at bruge egen fritid til lektielæsning, forberedelse osv. Udviklingssamtaler Der skal mindst en gang årligt afholdes en udviklingssamtale. Formålet er at understøtte dialogen mellem medarbejder og leder om opgaver, målsætninger, kompetenceudvikling, trivsel og samarbejde. Analysen af samtalerne vil efterfølgende vise, hvilke ressourcer og kvalifikationer KUF har til rådighed, og dermed skabe et overblik over ønsker og krav til jobudviklingsmulighederne. Samtalen afvikles i en åben dialog og skal være struktureret og forberedt af begge parter. Samtalen skal tages som en samarbejdssituation. Til brug for både medarbejderens og chefens forberedelse, beslutninger og opfølgning er der udarbejdet et hjælpeskema. For at sikre, at der ikke har været talt forbi hinanden, og såfremt der er enighed om eventuelle beslutninger, nedfældes samtalens hovedkonklusioner i en aftale. Begge parter underskriver aftalen. Emner og sager, der behandles under samtalerne, skal behandles med fortrolighed. Chefen er ansvarlig for indkaldelse og afholdelse af samtalerne. Chef og medarbejder er gensidigt ansvarlige for, at indgåede aftaler følges op. Chefen er ansvarlig for opfølgning på aftaler fra samtalen. Ledelse og opgaver KUF s opgaver skal udføres i et samarbejde mellem medarbejderne og lederen. Det er lederens ansvar, at medarbejderne får en grundig information om de politiske og administrative målsætninger for de enkelte arbejdsområder. Den enkelte medarbejder har, inden for de afstukne rammer, ansvaret for tilrettelæggelsen af sit eget daglige arbejde. Trivselspolitik Arbejdsmiljø og APV

8 Hver tredje år eller ved større om rokeringer i KUF skal der udarbejdes APV (Arbejdspladsvurdering) i henhold til arbejdsmiljøloven. Arbejdsmiljøloven vil altid være gældende i situationer, som ikke er beskrevet. Sikkerhedsorganisationen er ligeledes opbygget i henhold til lovgivningen i Arbejdsmiljøloven med direkte kontakt og dialog. APV er et spørgeskema, som er opdelt i 3 afsnit med hovedoverskrifterne: Fysiske, psykiske og ergonomiske spørgsmål. Efterfølgende udarbejdes en handlingsplan for den enkelte medarbejder, såfremt der har været bemærkninger der skal følges op under de 3 punkter. Hjemmearbejdsplads Den enkelte medarbejder kan aftale at få stillet hjemmearbejdsplads til rådighed af KUF, hvis det vurderes arbejdsrelevant. Sådanne aftaler kan opsiges ensidigt af arbejdsgiveren, dette sker dog med sædvanligt varsel. Hjemmearbejdsdage KUF ønsker, at medarbejderne som udgangspunkt udfører deres arbejde på kontoret, hvor man hurtigt kan drøfte sager med kolleger, er en del af teamet, er til rådighed for andre og selvfølgelig for, at der er synlighed omkring ens arbejde. Hjemmearbejdsdage skal altid være aftalt med chefen. Det skal klart fremgå i den elektroniske kalender, at man har en hjemmearbejdsdag. Arbejdstelefonen omstilles til mobil eller hjemmetelefon. Motionspolitik Der er gode muligheder for motion i KUF. Det er en forudsætning, at det sker uden for arbejdstiden, medmindre andet er aftalt. Alkoholpolitik KUF søger at gennemføre en aktiv alkoholpolitik. Det er således ikke tilladt at nyde alkohol indenfor normal arbejdstid og KUF serverer ikke alkohol til møder i dagtimerne. Lederen kan dispensere for denne regel ved særlige begivenheder. KUF tolererer dog ikke, at medarbejdere optræder påvirket af spiritus i KUF s tjeneste. I KUF er et alkoholproblem ikke et tabuemne. KUF er af den klare holdning, at problemet ikke løses ved at lukke øjnene, eller uden dialog. Bliver KUF bekendt med at en medarbejder har et alkoholproblem iværksættes følgende: KUF er indstillet på at yde hjælp, hvor det er muligt. Har en medarbejder et alkoholproblem skal en samtale være gennemført mellem den pågældende og vedkommendes chef, inden en eventuel opsigelse kan finde sted. Resultatet af samtalen kan også føre til en skriftlig advarsel og/eller forsøg på hjælp. Er der medarbejdere, der får problemer med alkoholmisbrug, og som f.eks. optræder påvirket og/eller har nedsat arbejdspræstation, vil den pågældende kunne opsiges. Børneattester I henhold til lovgivningen skal medarbejdere, der har kontakt med børn og unge, fremvise den såkaldte børneattest. I KUF er det besluttet at alle medarbejdere er omfattet af denne forpligtelse.

9 Dette skal ske hvert 2. år og ved nyansættelser. Rygepolitik Der er rygeforbud i Idrættens Hus. Det er dog muligt for medarbejderne at ryge udenfor, hvor der er opsat store askebægere. Rygepauser er ikke arbejdstid og skal betales af medarbejderen selv. Benzin- dieselkort Medarbejdere i KUF har mulighed for at få et Shell-kort der indebærer rabat ved køb af brændstof hos Shell. Dette betales via træk på den månedlige lønudbetaling fra KUF. Når medarbejderen opsiges eller selv opsiger sin stilling i KUF vil kortet straks blive opsagt, således afregningen kan foretages ved sidste lønudbetaling. Kaffe/te ordning Medarbejderne har mulighed for daglig at drikke gratis kaffe og te. På kontoret tilbydes kaffe og te. Der er fri afbenyttelse af kaffemaskine og kogekedel.