BBR-Kommune. Generelt

Transkript

1 BBR-Kommune Generelt Brugervejledning

2 Indholdsfortegnelse 1. Generelt om BBR-Kommune Forord Formål Anvendelse Adgang Synkronisering mellem BBR-Kommune og KMD BBR BBR-Kommunes bestanddele BBR-Kommunes opbygning Systemet BBR-Kommune Skærmopløsning Browser Åbn på en ny fane Genvejstaster Ikoner Printeropsætning Systemkrav Adgang til BBR-Kommune Ny bruger Ændring af bruger Genåbning af bruger Glemt kodeord og/eller brugernavn Logge på med certifikat Brugerindstillinger Matrikelniveau ved søgning Åbne niveauer ved søgning Informationer på resultatlisten Sortering på resultatlisten Cursorplacering Genvejstaster ved Dine Brugerindstillinger Søgning i BBR-Kommune Skærmbilledets opbygning Kviksøgning Øvrig søgning Hjælp til BBR-Kommune Tooltip (felthjælp) Sidehjælp Brugervejledning Øvrig hjælp Generelt BBR-Kommunes Brugervejledning Side 2 af 17

3 1. Generelt om BBR-Kommune 1.1. Forord Denne vejledning er en introduktion til at komme i gang med BBR-Kommune og indeholder en beskrivelse af de generelle funktioner/faciliteter. Ønsker du yderligere informationer om BBR, kan du finde det på Den nyeste udgave af vejledningen vil altid være tilgængelig på Formål I henhold til lov nr af 21. december 2005 om ændring af lov om bygnings- og boligregistrering, retsafgiftsloven og tinglysningsloven skal der etableres et landsdækkende register med oplysninger om bygnings- og boligforhold samt tekniske anlæg. Hovedformålet med ændringen af BBR-loven er at danne grundlag for en forbedring af datakvaliteten i Bygnings- og Boligregistret (BBR), herunder at effektivisere driften således, at registret drives både billigere og bedre. Denne vejledning henvender sig til alle brugere af BBR-kommune Anvendelse 1.4. Adgang Vejledningen her giver et indblik i hvordan BBR-kommune er sat sammen og hvilke fællesnævnere, der er for systemet som helhed. Hvis der er adgangsrettigheder, du mangler, skal du kontakte Brugeradministratoren i din kommune eller i din forvaltning Synkronisering mellem BBR-Kommune og KMD BBR Der er en overgangsfase mellem det nye BBR-Kommune og tidligere KMD BBR, hvilket gør, at data, der indtastes i BBR-Kommune, bliver opdateret i KMD BBR s database. Dette gøres, fordi der i dag er flere systemer, der ikke kan kommunikere med BBR-Kommune. Det er ikke muligt for nogen at komme ind på KMD BBR systemet BBR-Kommunes bestanddele BBR-Kommune er opdelt i faneblade der består af: - Bygninger og boliger til administration og registrering af BBR-data. - Adresser til administration og oprettelse af adresser. - BBR-meddelelser til udskrivning af BBR-meddelelser. - Rapporter Der er specificeret 10 faste rapporter, og du kan i øvrigt danne egne rapporter, såfremt du har rettigheder til dette. - Brugeradministration til oprettelse, ændring og sletning af brugere. - Systemadministration til administration af kommuneoplysninger, tooltip, sidehjælp, fejltekster, kommunespecifikke felter, notatlinjer, indstillinger Generelt BBR-Kommunes Brugervejledning Side 3 af 17

4 for BBR-meddelelse, kommunespecifikke links, overførsler, tidsfrister og ESDH. - Links BBR-Kommunes opbygning BBR-Kommune består af flere niveauer. Under fanebladet Bygninger og boliger er niveaufordelingen således: Under fanebladet Adresser er opdelingen af niveauer således: Generelt BBR-Kommunes Brugervejledning Side 4 af 17

5 2. Systemet BBR-Kommune 2.1. Skærmopløsning 2.2. Browser BBR-Kommune ses bedst med en skærmopløsning på 1024x768 pixel eller derover. Har du nedsat syn, kan du med fordel ændre på skærmopløsningen, eller du kan i din browser vælge, at fx skriften skal være større. Jo lavere opløsning du har på skærmen, jo mere skal du scrolle ned på skærmen. BBR-Kommune er primært udviklet til at kunne arbejde sammen med Internet Explorer, det er dog muligt at se og arbejde med BBR-Kommune i de fleste browsere. Du kan opleve at billedet, dvs. knapper, funktioner mv. ikke står så pænt på andre browsere, men er dog funktionelt. Du skal være opmærksom på, at anvendelse af browser på en MAC-computer kan betyde, at der er funktioner, der ikke er tilgængelige Åbn på en ny fane Du har mulighed for at have flere faneblade åbne samtidigt. I nedenstående eksempel er fanen Bygninger og boliger åben på søgesiden. Derefter er der højreklikket på fanen Adresser, og der åbner sig mulighed for at vælge Åbn på en ny fane. Man kan nu arbejde i begge faneblade Søg og ADRSøg. Generelt BBR-Kommunes Brugervejledning Side 5 af 17

6 Vær opmærksom på at du kun må logge på applikationen én gang pr. browser du har åbnet. Du må således ikke åbne en ny fane og der åbne en genvej til logon-billedet. Hvis du gør det vil det resultere i, at du får følgende fejl: Så enten kan du åbne en nye fane ved at højreklikke på en fane eller knap i systemet (som beskrevet ovenfor) eller også skal du åbne en ny browser før du åbner en ny genvej til logon-billedet Genvejstaster Der er disse standard genvejstaster i BBR-Kommune: Funktion Opret Slet Opdater / Ret Vis Ryd Søg PDF / Udskriv / Print / Udtræk Mail Gem Annuller / Fortryd / Afvis Kør / Ok / Generer / Totalkopi Flyt Tilføj / BBR-Medd-data Central udskrivning / Videresend luk vinduet Ejd. Opl. Genvejstast O S W I R Q P M G X K Y B U L J Du kan altid anvende TAB-tasten til at komme fra felt til felt. Der er også genvejstaster til disse ikoner øverst til højre på højresiden: Funktion Alt Gr + Luk Alle C Åben Alle O Hjælp H Generelt BBR-Kommunes Brugervejledning Side 6 af 17

7 Print P 2.5. Ikoner Hvis du går efter specifikke oplysninger og siden synes for lang, kan du klikke på ikonet, og den vil folde området sammen. Ikonet ændrer sig til nedenstående. Ikonet findes også øverst i højre side af skærmbilledet. Her anvendes ikonet til at lukke alle niveauer sammen. Under fanebladene Systemadministration og Brugeradministration anvendes ikonet til at hoppe op i toppen af skærmen. Dette ikon viser, at der er data i det område, som er foldet sammen. For at få åbnet et område klikker du på dette ikon. Ikonet findes også øverst i højre side af skærmbilledet. Her anvendes det til at åbne alle niveauer. Tab-tasten Under fanebladene Systemadministration og Brugeradministration anvendes ikonet til at hoppe ned i bunden af skærmbilledet. Dette ikon viser, at du har åbnet for et underliggende niveau. Ikonet ændrer sig til et +/-tegn. Dette ikon viser, at der er et underliggende niveau. Klik på ikonet og området vil blive vist. Ikonet ændrer sig til en vandret streg. Ved klik på dette ikon, får du sidehjælp at se for den side, du står på. Ved klik på dette ikon, får du printet den/de sider ud som du står på. Med tab-tasten kan du komme fra felt til felt. Enter-tasten (linjeskift eller enter) Med Enter-tasten aktiverer du f.eks. en søgning. Dvs. har du indtastet dine søgekriterier og klikker på Enter, vil søgningen starte. Generelt BBR-Kommunes Brugervejledning Side 7 af 17

8 2.6. Printeropsætning Der skal ikke laves printeropsætning som almindelig bruger i BBR-Kommune. Skal du ændre på en printer, skal du gøre, som du normalt ville. Det vil sige via pc ens egne indstillinger. Årsagen er, at selve printet, du får ud, sker via programmet Acrobat Reader, også i dette system kan du vælge en af de andre printere, du har til rådighed i din kommune Systemkrav Din pc skal have et grafikkort og have adgang til internettet, og der skal være installeret en browser såsom Internet Explorer, Firefox eller lignende. Generelt BBR-Kommunes Brugervejledning Side 8 af 17

9 3. Adgang til BBR-Kommune 3.1. Ny bruger Har du ikke adgang til BBR-Kommune og har behov for det, skal du kontakte brugeradministratoren i din kommune. Når du har fået adgang, skal du gå ind på følgende webadresse: Du bliver mødt af følgende skærmbillede: Når du har fået tilsendt en mail/et brev af din brugeradministrator, skal du indtaste brugernavn og kodeord i de rette felter. Hvis du vil have, at systemet husker dit brugernavn og dit kodeord, skal du klikke i boksen Husk mig næste gang. Når det er første gang, du logger på, vil du automatisk blive bedt om at ændre dit kodeord, når du klikker på Log på. Derfor vil skærmbilledet blive tilføjet en ekstra boks som nedenstående: Du skal her indtaste det kodeord, som du har fået tildelt af brugeradministrator, i feltet Gammelt Kodeord. Herefter vælger du selv et nyt kodeord. Dette nye kodeord skal bestå af både bogstaver og tal. Tegn kan også indgå. Minimumlængde er 7 karakterer - og indtaster det i feltet under samme navn. Indtast dit nye kodeord i feltet Gentag Kodeord og klik på Skift Kodeord. Skærmen vil blive tilføjet nedenstående boks. Klik på knappen Fortsæt. Du vil nu blive ført hen til BBR-Kommune. Hver tredje måned vil BBR-Kommune bede dig om at ændre dit kodeord. Generelt BBR-Kommunes Brugervejledning Side 9 af 17

10 3.2. Ændring af bruger Har du allerede adgang og har behov for at få tildelt en anden rolle eller tilknyttet flere roller, skal du kontakte din brugeradministrator. Det kan også ske, at der er nogle af dine brugerinformationer, der skal rettes til. Her skal du også kontakte kommunens brugeradministrator. Dette gælder dog ikke for kodeord. Her kan du til enhver tid ændre på det. Når du er på billedet til at logge på BBR-Kommune, er der en knap, der hedder Skift Kodeord. Denne knap klikker du på, og følger vejledningen som under Ny bruger Genåbning af bruger Hvis du tre gange har indtastet et forkert brugernavn eller kodeord, vil BBR- Kommune låse dig ude. Fjerde gang vil systemet komme med følgende fejlmeddelelse: For at komme på igen, skal du kontakte brugeradministrator, for at denne kan genåbne dig. Kan du ikke huske dit brugernavn eller kodeord, skal du samtidig bede om at få dette ændret Glemt kodeord og/eller brugernavn Har du glemt dit kodeord eller brugernavn, skal du kontakte brugeradministrator for at få tildelt et nyt eller blive oprettet på ny. Herefter kan du følge vejledningen fra punktet omkring Ny bruger Logge på med certifikat Et certifikat er en anden måde at komme ind på BBR-Kommune. Anvender du certifikat, undgår du at skulle indtaste brugernavn og kodeord, og du undgår at skulle skifte password hver tredje måned. Du kan kun logge på BBR-Kommune med et medarbejder- eller virksomhedscertifikat. Da certifikatet ligger på din egen maskine betyder det også, at du ikke kan anvende en andens maskine, såfremt du vil ind på BBR-Kommune, så må du anvende almindeligt brugernavn og kodeord. Hvis du i fremtiden vil logge på med et certifikat, er der nogle ting der først skal være på plads. Først og fremmest skal du have et certifikat på egen maskine. Er du usikker på, om der findes et på din maskine, kan du undersøge det ved at gøre følgende: Åbn Internet Explorer. Klik på Funktioner øverst i menulinjen. Klik på Internetindstillinger i rullegardinet. Generelt BBR-Kommunes Brugervejledning Side 10 af 17

11 Klik på fanebladet Indhold. Klik på Certifikater under gruppeboksen Certifikater. Du får nedenstående vindue frem. Hvis der ikke står noget i dette felt, betyder det, at du ikke har noget certifikat. Du skal kontakte din IT-systemadministrator eller servicedesk i din kommune for at løse problematikken. Er der et certifikat, skal du kontakte din kommunes brugeradministrator, og fortælle, at du gerne i fremtiden vil logge på med certifikat. Inden du gør det, skal du finde certifikatets serienummer, der skal ind i dine brugeroplysninger i BBR-Kommune. Du gør følgende for at finde serienummeret: Åbn Internet Explorer. Klik på Funktioner øverst i menulinjen. Klik på Internetindstillinger i rullegardinet. Klik på fanebladet Indhold. Klik på Certifikater under gruppeboksen Certifikater. Klik på det certifikat der skal anvende til BBR-kommune. (Der kan være flere certifikater, end der fremkommer på ovenstående skærmbillede. Det certifikat, du typisk skal anvende, er det, hvor dit navn står under Udstedt til. Fungerer dette ikke, må du kontakte din ITsystemadministrator i din kommune eller din forvaltning). Generelt BBR-Kommunes Brugervejledning Side 11 af 17

12 Klik på knappen Vis, der fremkommer et nyt vindue. Klik på fanebladet Detaljer. Find overskriften Emne og klik på denne (det kan være, at du skal scrolle nedad i vinduet). Ved klik på overskriften Emne, fremkommer data i en kasse under. Marker hele serienummeret incl. CVR (i dette tilfælde er det CVR: RID:KEH). Dette er nummeret, som brugeradministratoren skal bruge. Du kan markere det og højreklikke og vælge Kopier og evt. indsætte det i en mail. Generelt BBR-Kommunes Brugervejledning Side 12 af 17

13 4. Brugerindstillinger Læg mærke til, at de oplysninger, der fremkommer, når du vælger linket Dine brugerindstillinger, er opdelt i flere dele i den nedenfor viste rækkefølge. Du har mulighed for at ændre på følgende: 1. Skal matrikelniveauet vises i resultatlisten ved søgning 2. Skal alle niveauer vises åbne ved søgning på grund 3. Hvilke informationer skal vises i resultatlisten for hvert niveau 4. Hvordan skal niveauernes informationer sorteres i resultatlisten 5. Hvor skal min cursor placeres 4.1. Matrikelniveau ved søgning Det er muligt at få vist matrikelniveauet i resultatlisten ved søgning. Det gælder fælles for Bygning og bolig og for Adresser. Du skal gøre følgende for at ændre indstillingen: Klik på linket Dine brugerindstillinger, øverst til venstre på skærmen. Klik i tjekboksen for at vælge visning af matrikelniveau til eller fra. Klik på knappen Gem og dine ændringer/tilføjelser vil slå igennem næste gang, du søger Åbne niveauer ved søgning Det er muligt at få vist resultatet af søgningen med alle niveauer åbne ved søgning på grund. Det gælder fælles for Bygning og bolig og for Adresser. Du skal gøre følgende for at ændre indstillingen: Klik på linket Dine brugerindstillinger, øverst til venstre på skærmen. Klik i tjekboksen for at vælge visning af alle niveauer ved søgning på grund til eller fra. Klik på knappen Gem og dine ændringer/tilføjelser vil slå igennem næste gang, du søger Informationer på resultatlisten Du kan selv ændre på den måde, dine resultater skal vises, når du foretager søgninger i BBR-Kommune. Du kan vælge at ændre på Bygning og bolig og for Adresser. Du skal gøre følgende for at ændre indstillinger: Klik på linket Dine brugerindstillinger, øverst til venstre på skærmen. Klik i tjekboksene for at vælge informationer til eller fra. Disse informationer vil fremgå af resultatlisten, når du søger. Klik på knappen Gem og dine ændringer/tilføjelser vil slå igennem næste gang, du søger. Generelt BBR-Kommunes Brugervejledning Side 13 af 17

14 4.4. Sortering på resultatlisten Ønsker du at ændre i den måde, der bliver sorteret i resultatlisten, kan du ændre på sorteringen. Som udgangspunkt vil alle resultater blive vist efter ejendomsnummer; dette er uanset, om det er på fanebladet for Bygninger og boliger eller på Adressefanebladet, men der er lidt forskel, alt efter hvilket niveau, du søger på. Du skal gøre følgende for at ændre i sorteringer: Klik på linket Dine brugerindstillinger, øverst til venstre på skærmen. Klik på radioknappen for den sortering, du vil vælge på de forskellige niveauer. Klik på knappen Gem, og dine ændringer/tilføjelser vil slå igennem, næste gang du søger. Du kan kun sætte et sorteringskriterium Cursorplacering Du har mulighed for at ændre, hvor din cursor skal stå, når du starter BBR- Kommune. Du kan ændre på indstillingerne på Bygning og boliger, Adresser og BBR-Meddelelser. Indstillingerne findes i slutningen af oplysningerne på fanebladet Dine brugerindstillinger. Du skal gøre følgende for at ændre i cursorindstillinger: Klik på linket Dine brugerindstillinger, øverst til venstre på skærmen. Klik på radioknappen for det felt, hvor cursoren skal stå. Klik på knappen Gem, og dine ændringer/tilføjelser vil slå igennem Genvejstaster ved Dine Brugerindstillinger Tekst Annuller Gem AccessKey X G Generelt BBR-Kommunes Brugervejledning Side 14 af 17

15 5. Søgning i BBR-Kommune 5.1. Skærmbilledets opbygning Skærmbilledet er opdelt i tre områder: Fanebladene. Alt efter hvilken rolle/profil du har fået tildelt, vil der være forskel på, hvad du får vist. Du kan evt. kigge i denne vejledning under Adgang til BBR-Kommune. Til højre findes kommuneskifteren. Har du adgang til at arbejde med flere kommuner, vil den kommune, der fremkommer, når du åbner BBR- Kommune, være din primærkommune. Du kan efterfølgende vælge den kommune du vil arbejde med. Navigation. Det store område til venstre viser de niveauer, din søgning resulterede i. Dataindhold. Det store område til højre viser de niveauoplysninger, du har valgt at se, altså selve dataindholdet Kviksøgning Mellem områderne Navigation og Dataindhold er der en bevægelig splitter og ved at flytte den til højre bliver området Navigation bredere, så der f. eks er bedre plads til lange adresser. Systemet husker, hvor splitteren stod sidste gang. Kviksøgning anvendes, hvis du kender ejendomsnummeret i forvejen og hurtigt ønsker at finde det frem. Kviksøgning kan du med andre ord bruge til en meget målrettet form for søgning. Du skal her huske at indtaste hele ejendomsnummeret Øvrig søgning Startbilledet på hhv. fanebladet Bygninger og boliger og fanebladet Adresser er begge søgebilleder. Så hvis du har mere uspecificerede søgekriterier, er det disse, du skal anvende. Hvert faneblad/billede har sin brugervejledning som gælder for netop det område. Generelt BBR-Kommunes Brugervejledning Side 15 af 17

16 6. Hjælp til BBR-Kommune 6.1. Tooltip (felthjælp) I BBR-Kommune er der hjælp til alle indberetningsfelterne. Peg på et felt og lad musen hvile henover feltet i et par sekunder. Der vil nu fremkomme en gul boks, der fortæller, hvad feltet anvendes til, eller hvordan du fx kan anvende det ved søgning. Syntes du, at der er noget information, der mangler eller er misvisende, i forhold til den måde, din kommune arbejder med det på, kan du kontakte kommunens systemadministrator til BBR-Kommune, da der er mulighed for at ændre/tilføje og slette tekst i disse tooltipbokse Sidehjælp Du kan få uddybende hjælp på hvert faneblad i BBR-Kommune. Vælg det faneblad, du vil have hjælp til og klik på hjælpeikonet øverst til højre på skærmbilledet: Her ser du ikonet for sidehjælp, som du kan klikke på for at få uddybende hjælp Brugervejledning Der er udarbejdet brugervejledninger, som kan udskrives. Brugervejledningerne er opdelt efter fanebladene og indeholder samme tekst som til sidehjælp, de er dog mere uddybende og indeholder skærmbilleder og forklaring til de enkelte felter. Alle brugervejledninger kan findes under fanebladet Links. Klik på BBR.dk. I oversigten KOMMUNER klikkes på» Det nye BBR, derefter i venstre side på Brugervejledninger, hvorefter vejledningerne kan findes til højre på siden under Relevant materiale. På hver Sidehjælp findes også et link til vejledningen, der gælder for det faneblad, du er på. Generelt BBR-Kommunes Brugervejledning Side 16 af 17

17 6.4. Øvrig hjælp Kontakt den BBR-ansvarlige i din kommune. Generelt BBR-Kommunes Brugervejledning Side 17 af 17