DFF REFERAT 1/2016. DANSKE FORSTKANDIDATERS FORENING, BESTYRELSEN Fredag d. 22. januar kl , afholdt på Falster

Transkript

1 DFF REFERAT 1/2016 DANSKE FORSTKANDIDATERS FORENING, BESTYRELSEN Fredag d. 22. januar kl , afholdt på Falster Mødedeltagere: Rasmus Eva Trine Christina Michael Christian Helge Afbud fra: Lea Anders Laura 1 Formalia 1.1 Valg af referent Christina 1.2 Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 1.3 Godkendelse af referat Referatet blev godkendt. Under punktet blev også drøftet behovet for at gøre referaterne tilgængelige på JAs hjemmeside. Rasmus tager kontakt til sekretariatet hos JA og sætter i proces. Fremadrettet vil bestyrelsen ligeledes være opmærksomme på at indhente kommentarer til relevante dagsordenspunkter blandt andet via LinkedIn og Facebook, hvor det er særligt væsentligt at få medlemmernes input med til bestyrelsesmøder. 2. Orientering om nyt fra JA DFFs medlem af JAs bestyrelse Michael refererede fra seneste bestyrelsesmøde. Michael er ligeledes valgt som JAs repræsentant i AKA (Akademikernes A-kasse). Pension Arkitekternes Pensionskasse og Pensionskassen for Jordbrugsakademikere & Dyrlæger, PJD, forlader fællesskabet i Unipension I/S for at samarbejde med Sampension. DFFs bestyrelse retter henvendelse til JA for at opfordre til at medlemmerne bliver informeret om baggrund og konsekvenser. 1

2 Repræsentantskabsmødet 2016 JAs repræsentantskabsmøde er fastsat til nov Lokalitet til Kolding. Som noget nyt lægges der op til at repræsentantskabsmødet udbygges med et udvalgt fagligt tema. I spil på nuværende tidspunkt er: Landdistrikter og Miljø; fagligheder i forvaltningen; Vækst og miljø i yderområder. Virksomhedsplan JA udarbejder hvert år en virksomhedsplan, som vedtages af repræsentantskabet. JAs overordnede fokus er på følgende tre ben: - Rådgivning vedrørende løn- og ansættelsesmæssige forhold - Gode rammer for faglige netværk - Information om aktuel viden - styrket faglighed I 2016 fokuseres særligt på: - JAs arbejdsmarkedspolitik - Løn- og ansættelsesforhold - Rekruttering og fastholdelse - Samarbejde med uddannelsesinstitutionerne - Fokus på fællesskabet i Fremtidens JA Af fremtidige initiativer blev nævnt: JA on Tour, JA inviterer i år på en række faglige seminarer i løbet af april forskellige steder i Danmark og til Foreningen af Naturressourcestuderendes virksomhedsmesse på Københavns Universitet. 3. Sager til beslutning 3.1 Udvalg Egely De to Egely ansvarlige i bestyrelsen mødes på Egely i uge 8 for en nærmere drøftelse af årets aktiviteter og mål for driften. Det tilsagn, der er givet om tilskud til udarbejdelse af en grøn driftsplan for ejendommen udløber ved udgangen af Budget og regnskab Regnskabsafslutning 2015 afventer at bestyrelsen modtager årsafslutningen fra JA. Punktet medtages på næste møde. Den eksterne revisor er kommet med en anbefaling til DFFs bestyrelse i forhold til de tre forskellige regnskaber Aktivitetspuljen, Egely og Legater. Generelt anbefaler revisor: At gøre de økonomiske dele af driften bedre dokumenterbare og gennemsigtige. Som et led i dette har bestyrelsen besluttet at fuldmagt til andre end formand og økonomiansvarlig i bestyrelsen 2

3 trækkes tilbage. Fuldmagt til Anders Søsted til brug for den daglige drift af Egely er som et led i dette trukket tilbage; der er ikke givet andre fuldmagter. Ligeledes blev det anbefalet at referater lægges tilgængelige for medlemmerne. Dette er ved tidligere møde besluttet og iværksættes. DFFs interne revisor kom i forbindelse med årsmødet 2015 og gennemgangen af regnskabet med en række anbefalinger. Disse blev gennemgået individuelt og følgende konkluderet: DFF aktivitetspulje: Der bør foretages en opsplitning af regnskabet i indsatsområder. - Konklusion: Bestyrelsen vil fremadrettet styrke fokus i forhold til at synliggøre foreningens fundats, der ligger til grund for bestyrelsens arbejde, hvorfor indsatsområderne vil blive synliggjort i højere grad i ledelsesberetningen ved den årlige generalforsamling. For regnskabet, der udarbejdes af den eksterne revisor ud fra en fælles skabelon for samtlige netværk og foreninger i JA, vurderer bestyrelsen, at det ikke er aktuelt at kræve justeringer (Ansvarlig er Rasmus). Der bør gennemføres en aktivitetsbaseret budgetlægning - Konklusion: Ved årsmøderne, hvor næste års budget fremlægges er aktivitetsplanlægningen endnu ikke så fremskreden, at det er muligt, at synliggøre budgettet per aktivitet. Den aktivitetsbaserede budgetlægning foretages imidlertid til brug for budgetlægning i det netværkskoordinerende udvalg og fremgår ligeledes af referatet fra det pågældende bestyrelsesmøde, hvorpå budgetlægningen foregår. For at styrke den løbende opfølgning på økonomien bør formanden/den økonomiansvarlige på bestyrelsesmøder redegøre for den økonomiske udvikling, afvigelser fra budgettet og evt. træffe beslutninger om ændringer i aktiviteter, formueforvaltning mv. - Konklusion: Økonomiopfølgning tages som fast dagsordenspunkt mhp. at synliggøre status og dispositioner i forhold til budget. Oplysninger om deltagerantal bør også fremgå af noter til regnskabet. I ledelsesberetningen kan der gives oplysninger om kostpriser mv. - Konklusion: Det blev besluttet ikke at udbygge yderligere på de noter, der gennem de sidste år er blevet specificeret; heraf fremgår for nuværende omkostninger for det enkelte arrangement. I ledelsesberetningen fastholdes desuden angivelse af deltagerantal. DFFs legater: Bestyrelsen bør underkaste årsregnskabet for Heilmanns Fond intern forvaltningsmæssig revision. Dette vil medvirke til at sikre åbenhed i forvaltningen og større indsigt i videreuddannelse mv. - Konklusion: DFFs bestyrelse ønsker ikke at pålægge den interne revision yderligere opgaver. For at sikre åbenhed og indsigtsmulighed føres alle beslutninger, ved det årlige møde i bestyrelsen for Heilmanns Fond, til referat. Referatet gøres tilgængelig for DFFs medlemmer (Ansvarlig er Rasmus). Bestyrelsen bør sikre, at den eksterne revisor for M. Andersens Fond forsyner regnskabet med en påtegning om, at bestemmelserne om fondens kapital og indtægternes anvendelse er overholdt, jf. 3

4 12 i fundatsen. Tillige bør det fremgå af bestyrelsens behandling, at uddelingen er sket i overensstemmelse med den eksterne revisors opgørelser. - Konklusion: DFFs bestyrelse drøfter med JAs sekretariat hvilken løsning, der er optimal mhp. at sikre efterlevelse af 12 i fundatsen (Ansvarlig er Trine). Bestyrelsen bør i ledelsesberetningen give specifikke oplysninger om legatmodtagerne, samt indhente redegørelser fra alle modtagere om projekterne mv. og sikre, at resultaterne videreformidles fx ved indlæg i Jord & Viden, foredrag på KU og lignende. - Konklusion: DFFs bestyrelse sørger for, i det brev alle legatmodtagere modtager, at styrke beskrivelsen af de krav, der følger med modtagelsen af legatet (Ansvarlig er Eva). Bestyrelsen bør overveje placeringen af midler i Sydinvest. - Konklusion: Det drøftes med JA sekretariatet, hvorvidt disse midler evt. mere hensigtsmæssigt kan indføres i den kapitalpleje øvrige aktiver i DFF er underlagt (Ansvarlig er Trine). Egely: Der bør udarbejdes et bidragsregnskab for skovdrift, jagt, fiskeri og bygningsudlejning, omfattende indtægter og udgifter, der direkte kan henføres til området. Større indtægter og udgifter bør specificeres, så det er muligt at vurdere størrelsen/betydningen heraf. Fx bør indtægter ved skovdriften fordeles til træart, (sortimenter) ligesom mængder (KBM) bør oplyses. Detaljer kan omtales i ledelsesberetningen. - Konklusion: DFFs bestyrelse er enig i, at det er relevant at se på, hvorledes driften på Egely forvaltes. I forhold til arealdriften afventer bestyrelsen udarbejdelse af en grøn driftsplan, der er modtaget tilsagn om tilskud som kan udnyttes til Bestyrelsens Egelyansvarlige har ultimo 2015 lavet en gennemgående taksation af ejendommens bevoksninger, der sammen med en kommende grøn driftsplan forventes at kunne danne udgangspunkt for en mere detaljeret planlægning og budgettering. Der bør udarbejdes en specifikation af afskrivningsgrundlaget dvs. værdi af bygninger og inventar, af metode og satser, samt af årets afskrivninger og de opsummerede afskrivninger. [Der kan ikke afskrives på grunden]. - Konklusion: Bestyrelsen sørger for at der indarbejdes en beregning heraf i regnskabet fremadrettet (Ansvarlig er Trine). Der bør opstilles en oversigt over tidligere års skattemæssige resultat og saldo for fremført underskud. - Konklusion: Bestyrelsen tager kontakt til JAs sekretariat i forhold til at sikre tilgængelighed af regnskabstal (Ansvarlig er Trine). Der bør udarbejdes en flerårig driftsplan for Egely. De årlige arbejdsplaner bør tage afsæt heri og resultatet bør indgå i budgettet for ejendommen. - Konklusion: se under første punkt her i Egely afsnittet. For at styrke den løbende opfølgning på økonomien bør formanden/den økonomiansvarlige/den Egelyansvarlige på bestyrelsesmøderne når det er relevant redegøre for den økonomiske udvikling, afvigelser fra budgettet og evt. træffe beslutninger om ændringer i udlejning, arealdrift, 4

5 formueforvaltning mv. - Konklusion: Økonomiopfølgning er medtaget som fast punkt på dagsordenen, jf. ovenfor. UEF DFF deltager, sammen med DSL, i planlægningen af UEFs årsmøde, der i 2016 skal afholdes i Danmark. Der har været afholdt ét opstartsmøde, hvor særligt tematiske emner og arrangementets rammer har været diskuteret. Bestyrelsens UEF ansvarlige Michael deltager i planlægningsmøderne og involverer den øvrige bestyrelse efter behov. 3.2 kalender Aktiviteter Årets nyhedsbrev er færdigredigeret og sendt til tryk. JAs sekretariat sørger for udsendelse til DFFs medlemmer. Når det trykte eksemplar er udsendt lægges nyhedsbrevet ligeledes tilgængeligt elektronisk på DFFs sider på LinkedIn og Facebook (Ansvarlig er Christina). Første arrangement i 2016 er Egely weekend april. På agendaen er næste bestyrelsesmøde. Arrangementet er ligeledes en invitation til studerende til at møde bestyrelsen og Egely (Ansvarlige er Laura, Lea og Christian). Gennemgang af årets øvrige arrangementer udskydes til næste møde. 4. Eventuelt Der var ingen drøftelser under eventuelt. 5