Informationsmøde: Agenda. Udbud af ortopædkirurgiske knæ-, hofte- og skulder-implantater til Region Syddanmark. Sagsnr. 07/1066

Transkript

1 . maj Informationsmøde: Udbud af ortopædkirurgiske knæ-, hofte- og skulder-implantater til Region Syddanmark Sagsnr. / Agenda Velkomst og praktiske detaljer Gennemgang af: Udbudsbetingelser Disposition for tilbud Den udbudte opgave Delaftalerne og deres indhold Kontrakten Kontraktbilag, herunder E-handel Tilbudsbilag Udbudsbilag Spørgsmål Høringssvar Eventuelle spørgsmål

2 Velkomst og praktiske detaljer Udbudets gennemførelse Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark Karsten Kirkegaard, Indkøbsområdeansvarlig Gregers Hansen, Strategisk indkøber Styregruppe og brugergrupper; bestående af repræsentanter fra de 4 sygehusenheder i Region Syddanmark Kontaktoplysninger indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk Først laves der en gennemgang af de vigtigste punkter i udbudsmaterialet Efterfølgende vil de indkomne høringssvar blive gennemgået, hvorefter der vil være mulighed for at stille spørgsmål Udbudsbetingelser Pkt..: Ordregiver Region Syddanmark. Pkt..: Kontaktafdeling og person Al kommunikation ml. udbyder og tilbudsgiver skal foregå med kontaktafdeling / kontaktperson og være skriftligt enten på dansk; brug meget gerne 4 Pkt..5: Udbudsmateriale Oversigt over udbudsmaterialets opbygning og indhold. Hold øje med hjemmesiden for evt. nye oplysninger samt Spørgsmål & Svar Pkt..: Tidsplan Hold øje med de forskellige frister; hhv. spørgefrist og tilbudsfrist

3 Udbudsbetingelser Pkt..: Spørgsmål Tilbudsgiver opfordres til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet og kravene til den udbudte opgave. Af hensyn til brugergruppemedlemmerne samles spørgsmålene så vidt muligt sammen i puljer. Alle spørgsmål lægges på hjemmesiden i anonymiseret form Pkt..: Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Følgende dokumenter skal medfølge tilbudet: Soliditetserklæring, Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v. samt Referenceliste Følgende dokumenter kan forlanges i forbindelse med kontraktindgåelse: Opdateret soliditetserklæring; Serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, max. mdr. gammel eller anden fuldgyldig dokumentation for at tilbudsgiver ikke befinder sig i en situation omfattet af udbudsdirektivets Art. 45, stk., litra a, b, c, e og f.; Dokumentation for tilbudsgivers erhvervs- og produktansvarsforsikring samt Forhåndsbekræftelse på den i kontrakten påkrævede sikkerhedsstillelse fra anerkendt pengeinstitut, forsikringsselskab, kreditforening eller tilsvarende. 5 Pkt..: Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal affattes på dansk. Dog accepteres det, at soliditetserklæring, dokumentation samt tekniske specifikationer er på engelsk. Følg meget gerne Disposition for tilbud, inkl. de vedlagte Kontraktbilag, Tilbudsbilag og Udbudsbilag. Pkt..: Aflevering af tilbud Tjek det korrekte antal eksemplarer og krav til mærkning af tilbud Udbudsbetingelser Pkt..4: Alternative produkter Tilbudsgiver har mulighed for at tilbyde op til forskellige produkter for hvert af de udbudte koncepter Pkt..5: Demonstration af produkter inkl. instrumentarier / vareprøver Demonstration af de tilbudte produkter inkl. instrumentarium; Fremsendelse af vareprøver inkl. instrumentarium; og eventuel klinisk demonstration. Læg mærke til forventet periode for demonstration og vareprøver. Pkt..8: Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Udbyder kan være forpligtet til at udelukke tilbudsgivere, hvis tilbudet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet Pkt..: Forbehold og alternative tilbud Der kan ikke tages forbehold over for kontrakternes bestemmelser, ligesom der ikke kan tages forbehold overfor mindstekrav. Hvis krav anført i Kravspecifikationen, Afsnit, side 8 ff., Tilbuds-Bilag, Tilbuds- Bilag a-f, Udbuds-Bilag, Udbuds-Bilag 4 og Udbuds-Bilag 5 er mindstekrav, vil dette være særligt fremhævet. Pkt..: Tildelingskriterium med underkriterier Tildeling af kontrakt(er) sker efter tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, ud fra underkriterierne: medicinsk funktion, økonomi og forsyningssikkerhed/service. Læg mærke til identifikationskoder i tilbudsbilagene Pkt..: Sideordnede tilbud på samarbejde om drift af referencecentre på Vejle Sygehus Frivilligt om der bydes. Tildeling af kontrakt(er) sker efter tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, ud fra underkriterierne: medicinsk funktion, økonomi, forsyningssikkerhed/service og udvikling Pkt..: Orientering om resultatet af udbudsforretningen Udbyder orienterer samtidig alle tilbudsgivere om resultatet, og kontrakt(er) underskrives først efter udløb af standstill perioden

4 Disposition for tilbud Vejledning, der skal lette tilbudsgiver i udarbejdelsen af tilbud Udbyder ser gerne, at Disposition for tilbud følges af alle tilbudsgivere; dette vil lette udbyders gennemgang af alle indkomne tilbud og sikre en høj grad af ligeværdig vurdering samt gennemsigtighed i tilbudsevalueringen Såfremt tilbudsgiver vælger ikke at følge Disposition for tilbud, er tilbudsgiver selv ansvarlig for, at tilbudet indeholder de nødvendige oplysninger, dokumentation mv. Kravspecifikation Opgaven omfatter knæ, hofte- og skulderimplantater samt tilbehør Der skal leveres følgende produktgrupper: Knæ-implantater inkl. instrumentarier Hofte-implantater inkl. instrumentarier Skulder-implantater inkl. instrumentarier Tilbehør til knæ, hofte- og skulderimplantater inkl. instrumentarier Opgaven udbydes i -5 delaftaler i koncepter / referencecentre: Knæ-implantater: koncepter og eventuelt referencecenter Hofte-implantater: koncepter (herunder optioner) og eventuelt referencecenter Skulder-implantater: 4 koncepter Tilbehør til knæ, hofte- og skulderimplantater: 8 koncepter Der kan bydes på de -5 delaftaler enkeltvis Der skal afgives tilbud på alle de underpositioner indenfor de/den delaftaler, som tilbudsgiver afgiver bud på Afgivelse af kombinationstilbud er ikke tilladt, men der kan dog angives rabat mellem koncepterne under en produktgruppe. 8 Referencecentre for knæ- og hofte-implantater (sideordnet bud) Det sideordnede bud vil kun blive anvendt, hvis udbyder antager et eller begge de sideordnede bud på samarbejde om drift af referencecentrene på Vejle Sygehus. Det er muligt at afgive tilbud på et eller begge referencecentre. Der kan ikke afgives kombinationstilbud. Definition på mindstekrav og ønsker Krav, som skal opfyldes for at deltage i konkurrencen, betegnes som mindstekrav. Et ønske er i udbudsretlig terminologi lig med et krav, som ikke skal opfyldes for at deltage i konkurrencen. 4

5 Delaftalerne og deres indhold ( af ) Forventet bruttobehov pr. år Knæ-implantat - koncepter Stk impl. Inkl. Vejle Sygehus Instrumentarium* Basis sæt** Ekstra Lejesæt Stk impl. Eksl. Vejle Sygehus Instrumentarium* Basis sæt** Ekstra lejesæt Udvikli ng A Primær total knæalloplastik Revision total knæalloplastik A Primær uni-knæ med mobil insert Knæ-implantater Referencecenter på Vejle Sygehus Stk impl. Forventet bruttobehov pr. år Instrumentarium* Basis sæt** Ekstra lejesæt Udvikling RKA Primær total knæalloplastik Revision total knæalloplastik 5 RKA Primær uni-knæ med mobil insert 4 Delaftalerne og deres indhold ( af ) Forventet bruttobehov pr. år Hofte-implantat - koncepter Stk impl Inkl. Vejle Sygehus Instrumentarium* Basis sæt** Ekstra lejesæt Stk impl Eksl. Vejle Sygehus Instrumentarium* Basis sæt** Ekstra lejesæt Udviklin g B Cementeret stem med bipolart hoved 5 85 B Cementeret primært stem med hoved 8 5 B B4 Cementeret primær cup Cementeret/ucementeret double mobility cup B5 Ucementeret stem med bipolart hoved B Ucementeret stem og cup - Impaction fit stem teknik Stem Cup B Ucementeret stem og cup - Reaming fit stem teknik Stem Cup B8 Option på revisionsstem med hoved 4 5 B Option på revisionsstem proksimal body/distal stem 5 5

6 Delaftalerne og deres indhold ( af ) Hofte-implantater Referencecenter på Vejle Sygehus Stk Impl. Forventet bruttobehov pr. år Instrumentarium* Basis sæt** Ekstra lejesæt Udvikling RHB Cementeret stem med bipolart hoved RHB Cementeret primært stem med hoved 8 RHB RHB4 Cementeret primær cup Cementeret/ucementeret double mobility cup RHB5 Ucementeret stem med bipolart hoved 4 RHB Ucementeret stem og cup Impaction fit stem teknik Stem Cup RHB Ucementeret stem og cup Reaming fit stem teknik Stem Cup 45 RHB8 Option på revisionsstem med hoved 5 RHB Option på revisionsstem proksimal body/distal stem 5 Delaftalerne og deres indhold (4 af ) Forventet bruttobehov pr. år Skulder-implantat - koncepter Implantat Stk. Instrumentarium* Basis sæt** Ekstra lejesæt Udviklin g C C Primær/revision total skulderalloplastik Fraktur skulderalloplastik C Resurfacing skulderalloplastik C4 "Reverse" skulderalloplastik

7 Delaftalerne og deres indhold (5 af ) Forventet bruttobehov pr. år Tilbehør til knæ-, hofte- og skulderimplantater Stk. Tilbehør Udvikling D Plugs/cementstop D Knoglecement inkl. lukket blandesæt D Åbne cementblandesæt 5 D4 Knoglecement til åbne cementblandesæt D5 Revisionsrør D Affaldsposer til cement D D8 Trykluftsdrevet skyllesæt Batteridrevet skyllesæt Delaftalerne og deres indhold ( af ) Forskning og udvikling i knæ-, hofte- og skulder-implantater samt tilbehør Køberens køb af implantater vil være op til procent lavere end Køberens faktiske forbrug indenfor hver produktgruppe, da Køberen vil friholde op til procent af sit forbrug til forskning og udvikling. For de enkelte koncepter under hver produktgruppe vil Køberen kunne friholde op til 5 procent af sit faktiske forbrug til forskning og udvikling. Køberen vil dog sikre, at Køberens samlede friholdte forbrug til forskning og udvikling på alle de udbudte koncepter under en produktgruppe ikke overstiger procent af det samlede faktiske forbrug på den udbudte produktgruppe. De sideordnede tilbud på samarbejde om drift af referencecentrene på Vejle Sygehus vil ikke være omfattet af ovenstående friholdelse til forskning og udvikling, da F&U-implantater er inkluderet i samarbejdsgrundlaget i referencecentrene på Vejle Sygehus. 4

8 Kontrakterne Der kan ikke tages forbehold overfor kontrakternes bestemmelser, jf. Udbudsbetingelsernes pkt.. Udbyder opfordrer alle tilbudsgivere til nøje at gennemlæse kontrakterne og stille spørgsmål til udbyder, såfremt der er behov for at få afklaret nogle af kontrakternes vilkår 5 Tilbudsbilag og øvrige bilag Alle tilbudsbilag til direkte udfyldning ligger på ordregivers hjemmeside i Word- eller Excel-format Tilbuds-Bilag : Generelle oplysninger Tilbuds-Bilag : Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, stk., litra a-c Tilbuds-Bilag 4: Referenceliste over tilsvarende leverancer Tilbuds-Bilag 5: Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres Tilbuds-Bilag : Redegørelse for den tilbudte leverance (løsningsbeskrivelse) - Generelle tværgående krav og ønsker Tilbuds-Bilag a-f: Redegørelse for den tilbudte leverance (løsningsbeskrivelse) - Specifikke krav og ønsker Tilbuds-Bilag 8 a-f: Tilbudsskema (prisbilag) Tilbuds-Bilag a-f : Dokumentation Betingelser for deltagelse / dokumentation Opfyldelse af ordregivers krav hvad tæller positivt i konkurrencen? Det er vigtigt, at krævede redegørelser er velunderbyggede og dokumenterede Øvrige bilag Tilbuds-Bilag : Soliditetserklæring Kontrakt-Bilag : E-handel; Kontrakt-Bilag : Eksempel - sikkerhedsstillelse Udbuds-Bilag : Sygehuse under Region Syddanmark; Udbuds-Bilag : Forventede forbrugs- og produktionsvilkår på udbyders sygehuse; Udbuds-Bilag : Generelle tværgående mindstekrav og ønsker; Udbuds-Bilag 4: Specifikke mindstekrav og ønsker til de udbudte koncepter; og Udbuds- Bilag 5: Specifikke mindstekrav og ønsker til samarbejde om drift af referencecentre på Vejle Sygehus; 8

9 Høringssvar Gennemgang af de modtagne høringssvar i forbindelse med høringen af udkast til udbudsmateriale Spørgsmål Så vidt muligt besvares spørgsmål mundtligt i forbindelse med informationsmødet; Hvis det ikke er muligt at give et svar i forbindelse med informationsmødet, besvares spørgsmålet efterfølgende skriftligt. 8 Alle spørgsmål vil blive tilføjet de øvrige indkomne skriftlige spørgsmål, og alle Spørgsmål & Svar vil efterfølgende blive lagt på udbyders hjemmeside i anonymiseret form

10 Samhandel med Region Syddanmark. Maj Indkøbsafdelingen, Bjarne Dyrup Spørgsmål vedr. E-handel ifm. høring af implantater: Hvad indebærer NemHandel for leverandøren? Hvilke tanker har regionen omkring at støtte leverandørerne med at implementere NemHandel? OUH anvender p.t. ikke Ordrenr. Er det leverandørens opgave at sørge for, at køber påfører den elektroniske faktura f.eks. personreference? Kunder klager i dag over, at de ikke kan se rabatten dette er vel et problem ved brug af katalog? Vi går ud fra, at alle institutioner i Region Syddanmark kan anvende NemHandel?

11 e-handels processer - køb: ) Levering 4a) Vare - modtagelse Sygehus Varekatalog Indkøbssystem katalogstandard Leverandøropdatering via ) E-ordre Leverandør Katalog debitorsystem Lager 4b) e-faktura ) Betaling Bank ) ordre 5) Auto-match ) Prisme (bogført) NemHandel: Et landsdækkende e-handelsregister I princippet et stort elektronisk postkontor NemHandelsregister Et NemHandel program Der sikrer at alle de tekniske forhold ved NemHandel fungerer korrekt NemHandel klient

12 NemHandel: Medarbejdercertifikat Funktionscertifikat NemHandel klient NemHandel e-ordre eksempel: VAX NemHandel henter e-order ILS danner e-order ILS Udgående Indgående VAX laver opslag i e-handelsregister e-order (OIOUBL) 5844 Klargøring, signering og kryptering m.v. NemHandel klient Validering og Kvalitetssikring m.v. NemHandelregister lev@as.dk VAX sender e-dokumentet til adressen over internettet lev@as.dk Kvittering E-Handelsregister oplyser adresse og certifikat 4 Modtagerens VAX Nemhandel sender kvittering for modtagelse

13 NemHandel fase ultimo 8: NemHandel er gået i produktiv drift ved udgangen af 8, men er frivillig at benytte for såvel private som offentlige virksomheder Valgfri om man vil benytte OIOXML eller OIOUBL-. 5 Offentlig betalt LæsInd bortfalder (allerede. juli!!) Offentlig (betalt) VANS NemHandel Gateway kan gratis benyttes for fakturaer/kreditnotater til offentlige virksomheder Manuel e-faktura løsning på VIRK.dk er gratis OIO RASP referenceklient kan downloades og benyttes gratis Flere løsninger til integration til egne ERP løsninger NemHandel fase maj : e-faktura via NemHandel bliver obligatorisk for såvel offentlige som private virksomheder Krav om tilslutning til VANS for offentlige virksomheder bortfalder Offentlig (betalt) VANS NemHandel Gateway ophører efaktura i OIOXML format udgår og erstattes af OIOUBL-. Uklart om læsind skal aflevere OIOUBL-. efaktura i fuld elektronisk form eller stadig må benytte det nuværende format

14 Hvor vil vi gerne hen? Komplet NemHandel hele vejen rundt! E-faktura E-ordre E-kreditnota Varekatalog udveksling Også mellem virksomheder (ikke kun med offentlige). Dansk standard som kopieres! Vil kunne scanne leverandør stregkoder (implantater) til brug i flere systemer (f.eks. ILS og EPJ). Hvor vil vi gerne hen? Det at e-handle skal være lige så let, som at sende en 8 Vil have fuld e-handel så langt som overhovedet muligt Registrering af indkøb på varelinie 4

15 Hvor vil vi gerne hen? Kan ikke spilde knappe ressourcer på overflødig administration Vi bygger på standarder (NemHandel) Ønsker tilfredse leverandører (partnerskab / relationer) Spørgsmål: Links: (bliver snart åbnet) bjarne.dyrup@regionsyddanmark.dk 5

16