GENERALFORSAMLING år 2012 SKJOLDHØJPARKENS GRUNDEJER FORENING

Transkript

1 GENERALFORSAMLING år 2012 Hermed indkaldes til ordinær generalforsamling iflg. vedtægternes 4 i SKJOLDHØJPARKENS GRUNDEJER FORENING Mandag den 19.marts 2012 kl i Sognegården, Jernaldervej 425, 8220 Brabrand Dagsorden: Bestyrelsen 1 Valg af dirigent 7 Valg af bestyrelsesmedlemmer 2 Formandens beretning Ole Thorup og Søren Myrhøj modtager 3 Årsrapport til godkendelse genvalg 4 Bestyrelsens forslag til budget for 2012 Valg af 2 suppleanter 5 Fastsættelse af kontingent for Valg af revisor 6 Valg af kasserer 10 Eventuelt Erling C. Larsen modtager genvalg Praktiske oplysninger: Årsrapporten skal medbringes og anvendes som adgangskort og som kontrol til udlevering af stemmeseddel. Er et medlem forhindret i at deltage i generalforsamlingen, kan man dog gøre sin indflydelse gældende, idet man enten kan overlade til den siddende bestyrelse eller til et andet medlem af foreningen at udnytte sin stemme i form af en fuldmagt, som er påtrykt side 2. Indhold: side side 1 Indkaldelse 6 og 7 Balance Fuldmagt 8 til 11 Noter til Ledelsesberetning 12 til 14 Budget Revisionspåtegning 15 Til opslagstavlen 5 Driftsregnskab Bestyrelse m.m. år 2011 John Henri Slej Side 1

2 FULDMAGT Undertegnede medlem nr. (se nr. på adresselabelen) Giver herved der også er medlem af grundejerforeningen eller bestyrelsen (sæt kryds) fuldmagt til at afgive stemme for mig på generalforsamlingen den 19. marts 2012 Tilst, den 2012 underskrift John Henri Slej Side 2

3 LEDELSESBERETNING Årets resultat viser et overskud på 368 t.kr mod et budgetteret overskud på 537 t.kr. Der har været et merforbrug på 263 t.kr. på arealomkostninger, medens der er brugt 112 t.kr. mindre end bugetteret på personaleomkostninger. Note 2. Personaleudgifter Udgifter til lønninger er blevet mindre end budgetteret, da det budgetterede beløb til en sommermand er blevet anvendt til lejlighedsvis hjælp fra vor entreprenør jf. bemærkninger under Note 3. Endvidere er 33 t.kr. til betaling af overarbejde i forbindelse med snerydning bogført under snerydning. Personaleomkostninger er derimod steget fra 27 t.kr. til 45 t.kr. En stor del af stigningen skyldes arbejdstøj til vor nye gartner Bjarne Levinsen. Note 3. Arealomkostninger Her skal man især lægge mærke til posterne Vejbrønde-oprensning m.v. og Legeplads/Arealer/Stier og Grenplads. Det budgetterede beløb til en ekstra sommermand er anvendt til at betale for entreprenørbistand til opretning af lunker på Grønne Sti samt diverse reparationer af vejbrønde. Endvidere var vor entreprenør hyret til græsslåning i 2 uger. Derudover har han bistået ved forskellige rydnings- og renoveringsopgaver. Note4. Administration Der er her anvendt 12 t.kr. mere end budgetteret. Udgifter til assurance er steget med ca. 8 t.kr mere end budgetteret, hvilket skyldes en sundhedsforsikring som nu er afmeldt. Desuden er udgifterne til generalforsamling blvet dyrere end beregnet. Note 8, Tilgodehavende kontingent. Der er tale om et skyldigt kontingent for 4.kvartal 2011 fra en boopgørelse, medens resten af beløbet stadig henstår som tilgodehavende i forbindelse med uafsluttede fogedforrerninger. Note 9 Anlægsaktiver. Der har været en tilgang på 67 t.kr., således at der ultimo 2011 er en bogført værdi af maskiner, skilte og legeredskaber på t.kr. Der er anskaffet i 2011 en Hydroman spreder til 40 t.kr. samt en højlyftsskovl til Gianten til 27 t.kr. Note 11 Egenkapitaler Vor totale egenkapital er faldet fra t.kr. til 954 t.kr. Faldet skyldes overførslen på minus 140 t.kr. fra årets driftsregnskab og et minus på kr. 121 t.kr. fra vejkontoen. Vejkontoen Der er i 2011 blevet brugt 631 t.kr. til asfaltering af røde sti samt en total gummiering af revner og huller på vængerne. Gummiering 418 t.kr. og Rød Sti 213 t.kr. År Nyanskaffelser. Der er bestilt en TORO græsslåmaskine til afløsning af vor John Deere græsslåmaskine. Byttepris vil være ca. 150 t.kr.inkl. moms. Levering og betaling forventes at ske i foråret. Årets resultat Bestyrelsen foreslår at årets resultat overføres til egenkapitalen, medens den budgetterede overførsel til vejkontoen på 508 t.kr. effektueres Jesper K. Andersen, formand Tilst, den 10. januar 2012 Erling C. Larsen, kasserer Lene Moeskjær Søren Myrhøj Ole Thorup John Henri Slej, forretningsfører John Henri Slej Side 3

4 REVISIONSPÅTEGNING Til medlemmerne i Skjoldhøjparkens Grundejerforening Vi har revideret årsregnskabet for Skjoldhøjparkens Grundejerforening for regnskabsåret 1. Januar December 2011 omfattende anvendt regnskabspraksis, resultatopgørelse, balance og noter samt ledelsesberetningen. Årsregnskabet og ledelsesberetningen udarbejdes efter vedtægterne. Ledelsens ansvar for årsregnskabet og ledelsesberetningen. Ledelsen har ansvaret for at udarbejde og aflægge et årsregnskab, der giver et retvisende billede i overensstemmelse med vedtægterne, og en ledelsesberetning, der indeholder en retvisende redegørelse i overensstemmelse med vedtægterne. Dette Ansvar omfatter udformning, implementering og opretholdelse af af interne kontroller, der er relevante for at udarbejde og aflægge et årsregnskab og en ledelsesberetning uden væsentlig fejlinformation, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl, samt valg og anvendelse af en hensigtsmæssig regnskabspraksis og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Revisors ansvar og den udførte revision Vores ansvar er at udtrykke en konklusion om årsregnskabet og ledelsesberetningen på grundlag af vores revision. Vi har udført vores revision i overensstemmelse med danske revisionsstandarder. Disse standarder kræver, at vi lever op til etiske krav samt planlægger og udfører revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, at årsregnskabet og ledelsesberetningen ikke indeholder væsentlig fejlinformation. En revision omfatter handlinger for at opnå revisionsbevis for de beløb og oplysninger der er anført i årsregnskabet og ledelsesberetningen. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet og ledelsesberetningen, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer revisor interne kontroller, der er relevante for virksomhedens udarbejdelse og aflæggelse af et årsregnskab, der giver et retvisende billede, samt for udarbejdelse af en ledelsesberetning, der indeholder en retvisende redegørelse, med henblik på at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke med det formål at udtrykke en konklusion om effektiviteten af virksomhedens interne kontrol. En revision omfatter endvidere stillingtagen til, om den af ledelsen anvendte regnskabspraksis er passende, om de af ledelsen udøvede regnskabsmæssige skøn er rimelige, samt en vurdering af den samlede præsentation af årsregnskabet og ledelsesberetningen. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion. REVISIONEN HAR IKKE GIVET ANLEDNING TIL FORBEHOLD Konklusion: Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af foreningens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31.december 2011 samt af resultatet af foreningens aktiviteter for regnskabsåret 1. januar - 31 december 2011 i overensstemmelse med vedtægterne, samt at ledelsesberetningen indeholder en retvisende redegørelse i overensstemmelse med vedtægterne. Supplerende oplysninger vedr. andre forhold Vi har ikke revideret budgetterne og kan derfor ikke give nogen udtalelse herom. Århus, den 10. januar 2012 BDO, Statsautoriseret revisionsaktieselskab Steen Pedersen, Statsautoriseret revisor John Henri Slej Side 4

5 ÅRSRAPPORT 2011 DRIFTSREGNSKAB Regnskab Regnskab Budget 2010 NOTE ,00 KONTINGENTINDTÆGTER , ( ,52) PERSONALEUDGIFTER 2 ( ,07) ( ) ( ,14) AREALOMKOSTNINGER 3 ( ,57) ( ) ( ,82) ADMINISTRATIONSOMK. 4 ( ,70) ( ) ,52 PRIMÆRT DRIFTSRESULTAT , ( ,52) AFSKRIVNINGER 5 ( ,00) ( ) 6.190,41 FINANSIERING 6 542,23 (700) ,41 DRIFTSRESULTAT , (95.695,79) EJENDOMSOMKOSTNINGER 7 (98.340,69) (80.750) ,00 EKSTRAORDINÆRE INDTÆGTER 6.285, ,62 ÅRETS RESULTAT , DER FORESLÅS ANVENDT SÅLEDES: ,00 OVF. TIL VEJKONTO , ( ,38) OVF. TIL FRI EGENKAPITAL ( ,40) , , John Henri Slej Side 5

6 BALANCE PR AKTIVER NOTE ,69 KASSEBEHOLDNING 797, ,88 BANK-DRIFTSKONTI 88, ,00 DIV. TILGODEHAVENDER , ,57 OMSÆTNINGSAKTIVER I ALT 2.281,24 ANLÆGSAKTIVER ,32 MASKINER OG SKILTE M.M , ,07 FAST.EJD. EJD.VÆRDI 1.100,000 kr , ,39 ANLÆGSAKTIVER I ALT ,39 AKTIVER VEJVEDLIGEHOLDELSE ,14 BANKER , ,00 TILGODEHAVENDE FORENINGEN M.V , ,14 AKTIVER VEJKONTOEN , ,10 AKTIVER I ALT ,36 John Henri Slej Side 6

7 BALANCE PR PASSIVER NOTE KORTFRISTET GÆLD ,00 SKYLDIG SKAT OG AM-BIDRAG , ,60 SKYLDIG ATP 1.961, ,30 SKYLDIGE OMKOSTNINGER , ,00 SKYLDIG OVF. TIL VEJKONTO M.V , ,00 GÆLD TIL VEJKONTOEN ,30 BANK DRIFTSKTO. (MAX 500 T.KR.) , ,20 SKYLDIGE FERIEPENGE , ,00 FORUDBETALT KONTINGENT ,40 KORTFRISTET GÆLD I ALT ,09 LANGFRISTET GÆLD ,11 DLR , ,11 LANGFRISTET GÆLD I ALT ,49 EGENKAPITAL - FORENINGEN ,45 EGENKAPITAL ,05 EGENKAPITAL - VEJVEDLIGEHOLDELSE ,72 PRIMO EGENKAPITAL , ,00 OVF. FRA FORENINGEN (SGF) ,00 96,67 INDTJENTE RENTER 1.343,59 (8.701,25) VEDLIGEHOLDELSE ( ,00) ,14 EGENKAPITAL-VEJKONTOEN , ,10 PASSIVER i alt ,36 John Henri Slej Side 7

8 Regnskab NOTER TIL DRIFTEN Regnskab Budget KONTINGENTINDTÆGTER NOTE ,00 1. RATE 1016 MEDLEMMER , ,00 2. RATE 1016 MEDLEMMER , ,00 3. RATE 1016 MEDLEMMER , ,00 4. RATE 1016 MEDLEMMER , ,00 KONTINGENT I ALT , PERSONALEUDGIFTER NOTE 2 ( ,83) LØNNINGER ( ,05) ( ) (70.235,07) DIVERSE OFFENTLIGE UDGIFTER (76.197,58) (77.500) (1.510,76) FERIEPENGE GARTNERE (13.192,62) - (25.093,86) PERSONALEOMKOSTNINGER (45.059,82) (27.600) ( ,52) PERSONALE I ALT ( ,07) ( ) AREALOMKOSTNINGER NOTE 3 ( ,76) MASKINVEDLIGEHOLDELSE ( ,62) ( ) ( ,27) MATERIALER-DRIVMIDLER (96.162,68) ( ) (29.619,03) ASSURANCE +VÆGTAFGIFT (33.376,46) (34.000) (56.841,19) FEJNING-UKRUDTSBEKÆMPELSE (65.358,75) (60.000) (83.327,63) VEJBRØNDE - OPRENSNING (87.275,61) (20.000) ( ,64) SNERYDNING ( ,51) ( ) ( ,37) LEGEPLADS/AREALER/STIER/GRENPLADS ( ,91) ( ) (13.030,25) HÆRVÆRK (31.585,03) (10.000) ( ,14) AREALOMKOSTNINGER I ALT ( ,57) ( ) John Henri Slej Side 8

9 Regnskab NOTER TIL DRIFTEN Regnskab Budget ADMINISTRATION NOTE 4 (20.975,47) KONTORHOLD (25.221,60) (25.700) (42.046,03) IT-UDGIFTER/KONTINGENTOPKR. M.M. (39.132,88) (39.500) (43.959,44) MØDER + DIVERSE (38.402,27) (37.100) (13.683,00) ASSURANCE (18.956,01) (11.000) (19.349,79) REVISION, ADVOKAT (14.960,99) (15.000) (6.251,25) SKJOLDHØJPOSTEN (6.725,00) (7.500) (17.553,84) GENERALFORSAMLING (22.913,95) (18.000) (56.000,00) BESTYRELSESHONORAR (56.000,00) (56.000) ( ,82) ADMINISTRATION I ALT ( ,70) ( ) AFSKRIVNINGER NOTE 5 (2.070,00) MEDLEMSKONTINGENT (1.940,00) - (10.541,73) GEV./TAB PÅ SOLGTE AKTIVER - - (55.994,04) SKILTE OG LEGEPLADSER (56.580,00) (56.460) ( ,75) MASKINER OG INVENTAR ( ,00) ( ) ( ,52) AFSKRIVNINGER I ALT ( ,00) ( ) FINANSIERING NOTE 6 (4.016,45) RENTER- BANK-OBLIGATIONER (8.244,51) (6.300) 7.000,00 RABATTER 5.500, ,86 RYKKERGEBYR OG RENTER 3.286, ,41 FINANSIERING I ALT 542,23 (700) John Henri Slej Side 9

10 Regnskab NOTER TIL DRIFTEN Regnskab Budget EJENDOMSOMKOSTNINGER NOTE 7 (26.888,01) RENTER (26.034,01) (32.000) (11.073,64) EJENDOMSSKAT (11.734,84) (12.000) (3.726,00) FORSIKRING (5.059,34) (4.000) (2.954,01) EL (3.856,36) (4.000) (12.060,34) VARME (16.456,35) (12.000) (1.616,79) VAND (2.578,44) (3.000) (1.308,90) RENOVATION (870,00) (1.350) (33.800,90) VEDLIGEHOLDELSE (30.355,55) (10.000) (2.267,20) RENGØRINGARTIKLER (1.395,80) (2.400) (95.695,79) EJENDOMMEN I ALT (98.340,69) (80.750) NOTER TIL BALANCE DIV. TILGODEHAVENDER NOTE ,00 TILGODEHAVENDE KONTINGENT 1.395, ,00 TILGODEHAVENDER I ALT 1.395,00 ANLÆGSAKTIVER NOTE ,05 ANSKAFFELSESSUM , ,93 TILGANG I REGNSKABSÅRET ,00 ( ,00) AFGANG I REGNSKABSÅRET ,98 ANSKAFFELSESSUM ,98 ( ,14) SAMLEDE AFSKRIVNINGER PR ( ,66) ,00 AF- OG OPSKRIVNINGER PÅ AFHÆNDEDE AKTIVER - ( ,52) ÅRETS AF-OG NEDSKRIVNINGER ( ,00) ( ,66) AF- OG NEDSKRIVNINGER I ALT PR ( ,66) ,32 BOGFØRT VÆRDI DEN ,32 John Henri Slej Side 10

11 NOTER TIL BALANCE SKYLDIGE OMKOSTNINGER NOTE ,96 KUWAIT PETROLEUM A/S 0, ,00 LØNSUM 4. KVT , ,31 AES OG AER 4. KVT , ,28 SALTLEVERING DECEMBER 0, ,75 DIV. LEVERANDØRER , ,00 REVISOR , ,30 SKYLDIGE OMKOSTNINGER I ALT ,08 EGENKAPITAL 2011 NOTE 11 BUNDET TIL FINANSIERING AF EJENDOM OG FÆLLESOMRÅDE: ,81 SALDO PR , ,26 BINDING I EJENDOMMEN 0, ,07 SALDO PR , ,07 FRI EGENKAPITAL: ,02 SALDO PR ( ,62) 6.417,62 RESULTAT ,60 ( ,00) OVF. TIL VEJKONTOEN ( ,00) ( ,26) OVF. TIL EJENDOMMEN ( ,02) ,45 EGENKAPITAL I ALT , VEJKONTO. EGENKAPITAL ULT. ÅRET UDGIFTER TIL RENOVERING John Henri Slej Side 11

12 BUDGET FOR REGNSKABSÅRET 2012 REGNSKAB NOTE BUDGET ,00 KONTINGENTINDTÆGTER ( ,07) PERSONALEOMKOSTNINGER 2 ( ) ( ,57) AREALOMKOSTNINGER 3 ( ) ( ,70) ADMINISTRATIONSOMKOSTN. 4 ( ) ,66 PRIMÆRT DRIFTSRESULTAT ( ,00) AFSKRIVNINGER ( ) 542,23 FINANSIERING (1.500) ,89 DRIFTSRESULTAT (98.340,69) EJENDOMSOMKOSTNINGER 5 (83.500) 6.285,40 EKSTRAORD.INDT./ UDG ,60 ÅRETS RESULTAT DER FORESLÅS ANVENDT SÅLEDES: ,00 OVF. TIL VEJKONTOEN ( ,40) OVF. TIL FRI EGENKAPITAL (6.080) , KONTINGENT PR. PARCEL 2012 kr 2.790,00 PRO ANNO kr kr 500,00 HERAF OVF. TIL VEJKONTO kr 500 kr 2.290,00 TIL DRIFT I FORENINGEN kr FORBRUGSINDEKS/KONTINGENT ÅR 2000 LIG MED 100 KONTINGENT 2000 FORBRUGSINDEKS 2011 John Henri Slej Side 12

13 NOTER-BUDGET FOR REGNSKABSÅRET 2012 REGNSKAB BUDGET KONTINGENTINDTÆGTER NOTE ,00 1. RATE À KR ,00 2. RATE À KR ,00 3. RATE À KR ,00 4. RATE À KR ,00 KONTINGENT I ALT PERSONALEUDGIFTER NOTE 2 ( ,05) LØNNINGER ( ) (76.197,58) DIVERSE OFFENTLIGE UDGIFTER (80.200) (13.192,62) FERIEPENGE GARTNERE - (45.059,82) PERSONALEOMKOSTNINGER (32.000) ( ,07) PERSONALE I ALT ( ) AREALOMKOSTNINGER NOTE 3 ( ,62) MASKINVEDLIGEHOLDELSE ( ) (96.162,68) MATERIALER-DRIVMIDLER (95.500) (33.376,46) ASSURANCE+VÆGTAFGIFT (38.000) (65.358,75) FEJNING-UKRUDTSBEKÆMPELSE (60.000) (87.275,61) VEJBRØNDE (50.000) ( ,51) SNERYDNING ( ) ( ,91) LEGEPLADS/AREALER/STIER/GRENPLADS ( ) (31.585,03) HÆRVÆRK (15.000) ( ,57) AREALOMKOSTNINGER I ALT ( ) John Henri Slej Side 13

14 REGNSKAB BUDGET NOTER-BUDGET FOR REGNSKABSÅRET 2012 ADMINISTRATION NOTE 4 (25.221,60) KONTORHOLD-TLF-PORTO (27.400) (39.132,88) IT-UDGIFTER/KONTINGENTOPKR. M.M. (42.300) (38.402,27) MØDER+DIVERSE (38.100) (18.956,01) ASSURANCE (17.000) (14.960,99) REVISION-ADVOKAT (17.000) (6.725,00) SKJOLDHØJPOSTEN (7.500) (22.913,95) GENERALFORSAMLING (22.000) (56.000,00) BESTYRELSESHONORAR (56.000) ( ,70) ADMINISTRATION I ALT ( ) admin. -8% vejkto -17% Budgetteret fordeling af udgifter i 2012 ejendom -3% personale -33% afskrivninger -15% areal -24% EJENDOMSOMKOSTNINGER NOTE 5 (26.034,01) RENTER (28.000) (11.734,84) EJENDOMSSKAT (12.000) (5.059,34) FORSIKRING (5.500) (3.856,36) EL (4.000) (16.456,35) VARME (12.500) (2.578,44) VAND (3.000) (870,00) RENOVATION (1.000) (30.355,55) VEDLIGEHOLDELSE (15.100) (1.395,80) RENGØRINGSARTIKLER (2.400) (98.340,69) EJENDOMMEN I ALT (83.500) John Henri Slej Side 14

15 HENVENDELSER OM VAND, FJERNVARME, RENOVATION, STI- OG VEJBELYSNING SAMT ELFORSYNING AFFALD OG VARME AffaldVarme Århus BAUTAVEJ 1, 8210 ÅRHUS V. TLF mail: AFFALDVARME@AARHUS.DK VAND OG SPILDEVAND ÅRHUS VAND A/S BAUTAVEJ 1, 8210 ÅRHUS V. TLF mail: AAHUSVAND@AARHUSVAND.DK STI- OG VEJBELYSNING VERDO AGERSKELLET 7, 8920 RANDERS NV FEJLMELDING PÅ TLF ELLER MAIL: info@verdo.dk ELFORSYNING GALTEN ELVÆRK SMEDESKOVVEJ 55, 8464 GALTEN TLF GENBRUGSSTATION SINTRUPVEJ 57, 8220 BRABAND ÅBNINGSTIDER: MANDAG - FREDAG KL KL. 18 LØRDAG KL KL. 17 SØN- OG HELLIGDAGE KL KL. 17 John Henri Slej Side 15

16 Bestyrelsens forslag Bestyrelsen har besluttet, at generalforsamlingen ved afstemning skal afgøre om der skal opstilles bomme på Agerøstien. Grunden til denne beslutning er, at der fra de kommunale myndigheder og Østjyllands Politi er kommet krav om at de opstillede bomme skal belyses. Dette har medført at udgifterne til etablering af bommene vil andrage i alt ca kr. Såfremt generalforsamlinegn stemmer for en opstilling skal det samtidig medføre, at der skal opkræves yderligere 50 kr. pr. parcel i hhv. 3 og 4. kvartal. Dette er for at styrke vor likviditet. Forhøjelsen betyder at der skal opkræves i alt kr. yderligere i BESTYRELSE ÅR 2011 FORMAND Jesper K. Andersen Strynøvænget 40 Tlf mail: formand@skjoldhoj.dk KASSERER Erling C. Larsen Drejøvænget 30 Tlf mail: erla@stofanet.dk BESTYRELSESMEDLEMMER Lene Moeskjær Drejøvænget 62 Tlf mail: moeskjaer@stofanet.dk Søren Myrhøj Orøvænget 17 Tlf mail: myrhoj@mail.tele.dk Ole Thorup Rømøvænget 8 Tlf mail: ot.thorup@stofanet.dk FORRETNINGSFØRER John Henri Slej Halmøvænget 5 tlf mail: slej@stofanet.dk FORENINGENS KONTOR M.V. Fejøvænget 33, tlf GARTNERE Bent Anderskov Schmidt mobil nr Bjarne Levinsen mobil nr mail: gartner@skjoldhoj.dk John Henri Slej Side 16