Apoweb Det nye og forbedrede Apoweb. Udarbejdet af IT-afdelingen Oktober 2015

Transkript

1 Apoweb Det nye og forbedrede Apoweb Udarbejdet af IT-afdelingen Oktober

2 Indholdsfortegnelse Apoweb... 4 Administrative bruger... 4 Login... 4 Se ansatte... 6 Bladre i ansatte listen... 6 Se ansattes cpr-numre... 6 Søg efter ansat... 7 Postkasser... 7 Opret en ansat... 8 CPR-nr... 8 Adgangskode... 8 Ændre en ansats data... 9 Adgangskode... 9 Adgangskode og farmakonomelever... 9 Fanen Generelt... 9 Fanen Postkasse Oprette postkasse Tilkøb af ekstra plads Vigtig information af Tilkøb af ekstra plads Nedlæg postkasse Fanen Telefon / Vigtig information vedr. brug af eksterne mail adresser Opret alias Fanen Log Slette en ansat Grupper Opret gruppe Distributionsliste Sikkerhedsgruppe Ændre gruppe Slet gruppe Tilmeld Frameld

3 Faktureringer

4 Apoweb Apoweb er en opdateret og forbedret version af det tidligere Apoweb Apotekeren skal anvende dette administrationssystem til at oprette, ændre eller slette brugerkonti til apotekets ansatte. Brugerkonti i Apoweb giver adgang til: Apomail (hvis der er oprettet postkasse til brugerkontoen) Apotekerforeningens Medlemsnet Apotekets intranet Det er gratis af oprette brugerkonti til apotekets ansatte. Når der vælges at tilknytte postkasse vil apoteket blive opkrævet et beløb. Administrative bruger Apotekeren vil være den administrative bruger, som kan oprette, ændre eller slette ansatte i Apoweb. Men som noget nyt kan en apoteker vælge at give en ansat (fx souschef) administrative rettigheder til Apoweb. Denne bruger har de samme rettigheder i apoweb som apotekeren. Disse rettigheder der tildeles har intet at gøre med rettighederne på apotekets intranet. Login For at se listen med de konti der er oprettet til apotekets ansatte, skal apotekeren eller anden administrative bruger logge på systemet via Apotekerforeningens medlemsnet. eller HUSK at skrive apoteket\ sammen med dine initialer. 4

5 5

6 Se ansatte I ansatte oversigten vil du som apoteker eller administrator hurtigt kunne få et overblik over apotekets ansatte. Bladre i ansatte listen Listen vil vise de første 25 ansatte. Hvis der er flere kan du bladre i bunden af vinduet for at se de næste 25 ansatte. Se ansattes cpr-numre Får at få en oversigt på de ansatte cpr-numre skal du højre klikke på en af kolonne navnene. På pop-up menuen vælger du Vis CPR-nr. 6

7 Søg efter ansat Det er også muligt at søge efter ansatte i listen. Søgefeltet finder du øverst i listen. Postkasser Hvis du har et mail program installeret på sin pc, f.eks. Outlook, er det muligt at sende en mail til en af de mailadresser du finder i ansatte listen. Klik på mail adressen og der genereres en ny mail med den pågældende mail adresse i modtagerfeltet. På listen vil du ud for hver ansat kunne se følgende ikoner: Slette en ansat Ændre data på en ansat Den ansatte med administrative rettigheder i Apoweb Apotekeren Hvis den ansatte har postkasse vil et af nedenstående fire ikoner være synlig. Webaccess (Standard) Webaccess med mobil access Komplet med Outlook Pro Farmakonomelev Du kan ligeledes se om der er tilkøbt ekstra plads til en mailkonto. Er dette ikon at finde ud for en ansat betyder det at der er tilkøbt mere plads til postkassen. Hvis du holder musen over ikonet vil du se hvor meget plads der er tilkøbt 7

8 Opret en ansat Du kan oprette en ansat ved at klikke på knappen Udfyld felterne med den ansattes data. CPR-nr Det er vigtigt at indtaste CPR-nr, hvis en ansats kursusoversigt skal vises automatisk på Apotekets intranet HR fane. Adgangskode Ved angivelse af adgangskode skal du være opmærksom på at koden skal være: mindst 8 karakterer langt mindst 1 stort bogstav mindst 1 tal eller tegn 8

9 Ændre en ansats data Hvis du ønsker at ændre i dataene for en ansat, skal du klikke på ikonet pågældende ansatte. ud for den Et nyt vindue med den valgte ansattes oplysninger vil fremkomme. Adgangskode Hvis du ændrer adgangskoden skal du være opmærksom på at koden skal være: mindst 8 karakterer langt mindst 1 stort bogstav mindst 1 tal eller tegn Adgangskode og farmakonomelever Du kan ikke ændre en farmakonomelevs adgangskode. Fanen Generelt På fanen Generelt får du mulighed for at ændre Titel, Fornavn, Efternavn, CPR-nr, password og ikke mindst angive hvorvidt at den ansatte skal have rettigheder til at oprette, ændre og slette i Apoweb på lige fod med apotekeren. Klik på Gem for at gemme ændringerne eller Annuller for at lukke vinduet uden at gemme evt. ændringer. 9

10 Fanen Postkasse Oprette postkasse På fanen Postkasse får du mulighed for at oprette en postkasse hos Danmarks Apotekerforening. Det er en adresse som vil blive oprettet. Mail adressen vil bestå af brugernavnet Fx Sæt et flueben hvis du ønsker at oprette postkasse adresse. 10

11 Du skal nu vælge den type af postkasse du ønsker at oprette. Ønsker du at vide mere om hvilken type du skal vælge kan du læse mere her Farmakonomelev postkasse kan du dog ikke oprette, ændre eller slette, da disse administreres af Pharmakon. Når du har valgt type vil du se nedenstående meddelelsesboks. Tilkøb af ekstra plads Du kan altid tilkøbe mere plads til din postkasse, lige meget hvilken postkassetype du har (Gælder ikke for Farmakonomelever). Klik på linket Vælg ekstra plads 11

12 Du får nu mulighed for at vælge hvor meget ekstra plads din postkasse skal have. Vælg den ekstra plads du ønsker og klik på Gem. 12

13 Du vil nu kunne se at din postkasse er udvidet med 1000Mb (1Gb) samt hvor stort dit nuværende forbrug er. Vigtig information af Tilkøb af ekstra plads Når din postkasse nærmere sig plads grænsen vil du modtage mails med advisering heri. Vælger du at tilkøbe ekstra plads via apoweb skal du være opmærksom på at der kan gå optil 4 timer før det slår igennem. Derfor vent ikke med tilkøbet til du har opbrugt al din plads, men køb ekstra plads når du får adviseringerne. Nedlæg postkasse Hvis en postkasse skal nedlægges sætter du flueben i feltet Jeg ønsker at nedlægge min postkasse, men beholde min konto. 13

14 Klik på Gem til meddelelsesboksen Status for nedlæggelse, hvis du vil fortsætte handlingen. 14

15 Fanen Telefon / På fanen Telefon / får du mulighed for at indtaste Mobil nr og en ekstern adresse. Feltet Ekstern vil kun være synlig så længe at der ikke er oprettet postkasse. Vigtig information vedr. brug af eksterne mail adresser Det er et lovkrav, at udveksling af personfølsomme oplysninger herunder CPR-nr og sammenkædning af medicinforbrug og border skal foregå på en krypteret forbindelse. Hvis der registreres en ekstern adresse og denne anvendes i forbindelse med Giv mig besked funktionen på Apotekets intranet, vil indholdet i disse besked blive sendt ukrypteret til den eksterne adresse. Anvendes adresser, sendes disse beskeder krypteret. Eksempel: Ved registrering af fx en TPI eller UTH vil der være angivet personfølsomme data, så som CPR-nr eller medicin som kunden anvender. Data der er indtastet ved en registrering vil stå ukrypteret i mailen der modtages på den eksterne mail adresse dette er ulovligt i forhold til Persondatalovgivningen læs mere her Link til lov om behandling af personoplysninger 15

16 Opret alias Hvis der er oprettet postkasse vil du på samme fane kunne få mulighed for at oprette et alias til din postkasse. Det vil sige en ekstra mail adresse knyttet til den eksisterende konto. Dette koster ikke ekstra. Fanen Log På fanen Log får du mulighed for at se hvornår profilen er oprettet og senest ændret af. Slette en ansat Hvis du ønsker at slette en ansat, skal du klikke på ikonet ud for den pågældende ansatte. På følgende meddelelsesboks skal du klikke Ok, hvis du ønsker at slette den ansattes profil. 16

17 Grupper Det er muligt at: oprette distributionslister til brug på apoteket til internt brug oprette sikkerhedsgrupper som kan anvendes til apotekets intranet For at se de grupper du allerede har oprettet skal du i topmenuen klikke på knappen Opret gruppe Når du skal oprette enten en distributionsliste eller en sikkerhedsgruppe skal du klikke på knappen Du skal nu udfylde feltet navn, bemærk at apoteksnumret ikke kan fjernes og skal indgå i gruppenavnet. Et eksempel på et gruppenavn kunne være: 138Kvalitetsansvarlige. I feltet beskrivelse er det en god idé skrive hvad gruppen skal anvendes til. Et eksempel på en beskrivelse kunne være: Distributionsliste til de kvalitetsansvarlige. Endelig skal du vælge om det er en distributionsliste eller sikkerhedsgruppe du ønsker at oprette. Distributionsliste En distributionsliste oprettes hvis du ønsker at sende mails til en bestemt gruppe på apoteket. Kan ikke anvendes som gruppe på apotekets intranet. Sikkerhedsgruppe En sikkerhedsgruppe oprettes hvis du ønsker at anvende gruppen i forbindelse med apotekets intranet. Du kan også oprette en mail adresse på en sikkerhedsgruppe således at den vil fungere som både en distributionsliste og sikkerhedsgruppe. 17

18 Hvis du ønsker at oprette en gruppe med adresse skal du klikke på fanen . Sæt flueben i feltet Jeg ønsker at tilknytte en adresse til denne gruppe. 18

19 Klik på Gem for at oprette adressen. Ændre gruppe Hvis du ønsker at ændre en gruppe skal du klikke på ikonet gruppe. ud for den pågældende Du kan ændre beskrivelsen af gruppen, ændre type af gruppe og enten at oprette eller nedlægge en a-mail adresse. Slet gruppe Hvis du ønsker at slette en gruppe skal du klikke på ikonet gruppe. ud for den pågældende Tilmeld Når din gruppe er oprettet er det muligt at tilmelde bruger til gruppe. For at se listen med de ansatte skal du i topmenuen klikke på knappen Sæt flueben ud for hver af de ansatte som skal tilmeldes din gruppe. (Bemærk, at hvis du skal anvende gruppen til at distribuerer s, skal der være koblet en postkasse på den ansatte). Højre klik på en af de ansatte der er sat flueben ud for og vælg at klikke på Grupper. Herefter vælges Tilmeld gruppe. Herefter vælges apoteksgruppe. Sluttelig vælger du gruppen som du ønsker at tilmelde ansatte til. Frameld Sæt flueben ud for hver af de ansatte som skal fjernes fra din gruppe. Højre klik på en af de ansatte der er sat flueben ud for og vælg at klik på Grupper. Herefter vælges Frameld gruppe. Herefter vælges apoteksgruppe. Sluttelig vælger du gruppen som du ønsker at framelde de valgte ansatte fra. 19

20 Faktureringer Det er muligt at få en oversigt over de postkasser der faktureres for. 20