Vedr. Deres klage over Rønde Kommune. De har ved breve af 13. og 14. marts 2006 rettet henvendelse til Statsamtet Århus, som i medfør af 47 i lov om

Transkript

1 Vedr. Deres klage over Rønde Kommune De har ved breve af 13. og 14. marts 2006 rettet henvendelse til Statsamtet Århus, som i medfør af 47 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven lovbekendtgørelse nr. 968 af 2. december 2003 med senere ændringer) fører tilsynet med kommunerne i Vejle, Ringkøbing og Århus Amter. De har klaget over Rønde Kommunes afslag på aktindsigt i notater fra fortrolige samtaler foregået på Rønde Skole i december 2001, og manglende partshøring i forbindelse med Deres forflyttelse til Ugelbølle Skole. Statsamtet fører tilsyn med, at kommunerne på nærmere angivne områder overholder gældende ret, jf. 48, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven lovbekendtgørelse nr. 968 af 2. december 2003 med senere ændringer). Statsamtet kan derimod ikke tage stilling til rimeligheden eller hensigtsmæssigheden af en kommunal beslutning eller til spørgsmål vedrørende kommunens skønsudøvelse, så længe skønnet udøves inden for de rammer, der er fastsat i lovgivningen. Statsamtet kan i henhold til 48, stk. 3, ikke føre tilsyn i de tilfælde, hvor særlige klage- eller tilsynsmyndigheder kan tage stilling til den pågældende sag. Efter den kommunale styrelseslov 48 a beslutter statsamtet, om der er tilstrækkeligt grundlag for at rejse en tilsynssag. Væsentligt for denne beslutning er, om der foreligger oplysninger, som giver grund til at antage, at der fra kommunens side er begået en ulovlighed, som har aktuel betydning og er af en vis generel interesse. TILSYNET MED KOMMUNERNE I ÅRHUS, VEJLE OG RINGKØBING AMTER STATSAMTET ÅRHUS MARSELIS BOULEVARD 1 POSTBOKS ÅRHUS C JOURNAL NR.: /786 SAGSBEHANDLER:EKOAAR TELEFON: FAX: GIRO: CVR-NR.: EAN-lokationsnummer: AARHUS@STATSAMT.DK EKSPEDITIONSTID: MANDAG ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: TELEFONTID: MANDAG ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: Sagsfremstilling:

2 I slutningen af 2001 lavede Rønde Skole en undersøgelse af det psykiske arbejdsmiljø på skolen. I december 2001 blev der afholdt fortrolige samtaler med de ansatte for at afdække samarbejdsproblemer. Til stede var forvaltningschef A og B fra Rønde Kommune. I november 2002 tiltrådte C som skoleleder på Rønde Skole. I april 2003 oplystes De af C om, at De i det kommende skoleår ikke skulle arbejde med skolens støttecenter. Efter Deres anmodning afholdtes der efterfølgende et møde med C og viceinspektør D. De har oplyst, at C til dette møde anførte, at han havde læst alle de fortrolige samtaler, der var foregået på Rønde Skole i december 2001, og i disse havde 10 ansatte udtrykt utilfredshed med Dem. De ønskede oplyst, hvem disse 10 ansatte var. C oplyste, at De kunne gå op på kommunen og læse om det. Senere samme dag berigtigede D dette ved at oplyse, at De ikke har adgang til disse informationer. De rettede den 18. maj 2003 henvendelse til A, Rønde Kommune og bad om aktindsigt i afholdte fortrolige samtaler. Den 21. maj 2003 besvarede A Deres henvendelse. Det oplystes, at De kunne få aktindsigt i notatet fra Rønde Skoles undersøgelse i 2001, der angik Dem selv. Resten af notaterne var interne arbejdsdokumenter, der således var undtaget fra aktindsigt. Deres bisidder X anmodede den 1. juni 2003 om aktindsigt i notaterne fra de afholdte fortrolige samtaler. Den 11. juni 2003 afsloges dette af A. Det oplystes igen, at De kunne få aktindsigt i det notat, der angik Dem selv. Den 21. oktober 2003 anmodede Deres søn Y på Deres vegne om omgørelse af afslaget på aktindsigt. Denne anmodning blev afslået i brev af 31. oktober Den 9. november 2003 gentog Deres søn anmodning om aktindsigt overfor Rønde Kommune. A, Rønde Kommune, fastholdt i brev af 21. november 2003 afslaget på aktindsigt. De svarede den 2. december 2003 på As brev af 21. november Y fastholdt i brev af 17. december 2003 på Deres vegne sin anmodning om aktindsigt. SIDE 2

3 Rønde Kommune meddelte i brev af 15. januar 2004, at på trods af De ikke var berettiget til aktindsigt i de fortrolige samtaler, fik De aktindsigt i den udstrækning de pågældende lærere havde givet deres tilladelse hertil. Samtalerne var anonymiserede og ekstraherede. De modtog brev af 9. juni 2004 fra A, hvoraf fremgik, at De påtænktes forflyttet til Ugelbølle Skole pr. 1. august 2004 på grund af samarbejdsproblemer. De havde mulighed for at udtale Dem, inden afgørelsen blev truffet. Deres udtalelse skulle være forvaltningen i hænde senest den 19. juni Den 12. juni 2004 anmodede De om forskellige bilag og fastholdt kravet om aktindsigt i navnene på de personer, der havde udtalt sig om Dem. Skulle den fastsatte frist overholdes, anmodede De om svar senest den 15. juni I brev af 14. juni 2004 fastholdt kommunen afslag på yderligere aktindsigt. I brev af 20. juni 2004 stillede De Rønde Kommune en række spørgsmål. I brev af 22. juni 2004 meddeltes, at De ville blive forflyttet til Ugelbølle Skole. Brevet svarede på Deres henvendelser af 12. og 20. juni Retsgrundlag: Lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven lovbekendtgørelse nr. 968 af 2. december 2003 med senere ændringer) 47. Tilsynet med kommunerne varetages af vedkommende statsamtmand, jf. stk. 2. Stk. 2. Tilsynet med amtskommunerne og de øvrige kommuner beliggende i Københavns og Frederiksborg Amter samt med Københavns, Frederiksberg og Bornholms Kommuner varetages af statsamtmanden for Københavns Amt. Tilsynet med amtskommunerne og de øvrige kommuner beliggende i Vestsjællands, Roskilde og Storstrøms Amter varetages af statsamtmanden for Vestsjællands Amt. Tilsynet med amtskommunerne og de øvrige kommuner beliggende i Sønderjyllands, Ribe og Fyns Amter varetages af statsamtmanden for Sønderjyllands Amt. Tilsynet med amtskommunerne og de øvrige kommuner beliggende i Århus, Vejle og Ringkjøbing Amter varetages af statsamtmanden for Århus Amt. Tilsynet med amtskommunerne og de øvrige kommuner beliggende i Nordjyllands og Viborg Amter varetages af statsamtmanden for Nordjyllands Amt. SIDE 3

4 Stk. 3. Tilsynet med kommunale fællesskaber, jf. 60, varetages af den statsamtmand, der efter stk. 2 varetager tilsynet med de deltagende kommuner. Varetages tilsynet med de deltagende kommuner ikke af samme statsamtmand, udøves tilsynet af den statsamtmand, der efter stk. 2 varetager tilsynet med fællesskabets hjemstedskommune. Stk. 4. Statsamtmanden er i udøvelsen af tilsynet ikke undergivet indenrigs- og sundhedsministerens instruktioner. Indenrigs- og sundhedsministeren kan fastsætte generelle forskrifter for udøvelsen af statsamtmandens beføjelser som led i tilsynet. Stk. 5. Vedkommende statsamtmand, jf. stk. 2, skal have bestået juridisk kandidateksamen. Stk. 6. De opgaver, der i denne lovs kapitel VI og VII er henlagt til statsamtmanden, varetages af den statsamtmand, der efter stk. 2 og 3 varetager tilsynet med vedkommende kommune eller kommunale fællesskab. 48. Statsamtmanden fører tilsyn med, at kommunerne og kommunale fællesskaber, jf. 60, overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning, jf. dog stk. 2 og 3. Stk. 2. Statsamtmanden fører ikke tilsyn med, at kommunerne og kommunale fællesskaber, jf. 60, overholder ansættelsesretlige regler. Stk. 3. Statsamtmanden fører ikke tilsyn, i det omfang særlige klage- eller tilsynsmyndigheder kan tage stilling til den pågældende sag. 48 a. Statsamtmanden beslutter, om der er tilstrækkeligt grundlag for at rejse en tilsynssag. Forvaltningsloven nr. 571 af 19. december 1985 med senere ændringer 2. Loven gælder for behandlingen af sager, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed. Stk. 2. Bestemmelserne i kapitel 2 om inhabilitet gælder også for behandlingen af sager om indgåelse af kontraktsforhold eller lignende privatretlige dispositioner. Stk. 3. Bestemmelserne i kapitel 8 gælder for al virksomhed, der udøves inden for den offentlige forvaltning. Stk. 4. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om, at lovens bestemmelser i øvrigt helt eller delvis skal gælde for anden forvaltningsvirksomhed end nævnt i stk Den, der er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter. Begæ- SIDE 4

5 ringen skal angive den sag, hvis dokumenter den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med. Stk. 2. Bestemmelser om tavshedspligt for personer, der virker i offentlig tjeneste eller hverv, begrænser ikke pligten til at give aktindsigt efter dette kapitel. Stk. 3. Bestemmelserne i dette kapitel gælder ikke sager om strafferetlig forfølgning af lovovertrædelser, jfr. dog En parts ret til aktindsigt omfatter med de i nævnte undtagelser 1) alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af de skrivelser, der er udgået fra myndigheden, når skrivelserne må antages at være kommet frem til adressaten, og 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. Stk. 2. Den, der ansøger eller har ansøgt om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste, kan dog kun forlange at blive gjort bekendt med de dokumenter m.v., der vedrører den pågældendes egne forhold. 12. Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses 1) dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug ved behandlingen af en sag, 2) brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og 3) brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre administrative organer eller mellem disse organer indbyrdes. Stk. 2. Oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, og som alene indeholdes i interne arbejdsdokumenter, skal uanset bestemmelsen i stk. 1 meddeles i overensstemmelse med reglerne i dette kapitel. 13. Retten til aktindsigt omfatter uanset bestemmelserne i 12 interne arbejdsdokumenter, som foreligger i endelig form, når 1) dokumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse, 2) dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter lov om offentlighed i forvaltningen, eller 3) dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder. 14. Retten til aktindsigt omfatter ikke: SIDE 5

6 1) Statsrådsprotokoller, referater af møder mellem ministre og dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til brug for sådanne møder. 2) Dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed. 3) Myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres. Stk. 2. Oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, og som alene indeholdes i de i stk. 1 nævnte dokumenter, skal uanset bestemmelsen i stk. 1 meddeles i overensstemmelse med reglerne i dette kapitel. 15. Retten til aktindsigt kan i øvrigt begrænses, i det omfang partens interesse i at kunne benytte kendskab til sagens dokumenter til varetagelse af sit tarv findes at burde vige for afgørende hensyn til den pågældende selv eller til andre private eller offentlige interesser, herunder 1) statens sikkerhed eller rigets forsvar, 2) rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige institutioner, 3) forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser, straffuldbyrdelse og lignende samt beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning, 4) gennemførelse af offentlig kontrol-, regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen, eller 5) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed. Stk. 2. Gør hensyn som nævnt i stk. 1 sig kun gældende for en del af et dokument, skal parten gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold. Lov om offentlighed i forvaltningen nr. 572 af 19. december I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, gøre notat om indholdet af oplysningerne. Det gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter. Stk. 2. Justitsministeren kan for nærmere angivne områder af forvaltningsvirksomhed fastsætte regler om opbevaring m.v. af meddelelser, der udfærdiges eller modtages ved hjælp af elektronisk databehandling. Stk. 3. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om notatpligt for nærmere angivne grupper af sager om udøvelse af anden forvaltningsvirksomhed end nævnt i stk. 1. SIDE 6

7 Statsamtets udtalelse: Spørgsmålet om aktindsigt Den sag, De har søgt aktindsigt i, er en afgørelsessag, jf. forvaltningslovens 2, stk. 1, og 9, stk. 1. Det fremgår af forvaltningslovens 9, at en part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet en afgørelse, kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter. Hvilke dokumenter, der er ret til aktindsigt i, beskrives i forvaltningslovens 10, som henviser til undtagelsesbestemmelserne i lovens Forvaltningslovens 12, stk. 1 omhandler undtagelse fra adgangen til aktindsigt i forvaltningsmyndighedens interne arbejdsdokumenter. Interne arbejdsdokumenter beskrives som: 1) dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug ved behandlingen af en sag 2) brevveksling mellem forskellige enheder indenfor samme myndighed, og 3) brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelingen og andre administrative organer eller mellem disse organer indbyrdes. Hensigten med undtagelsen af interne arbejdsdokumenter er at beskytte myndighedens interne beslutningsproces og dermed gøre det muligt at foretage frie og formløse overvejelser indenfor det offentlige uden risiko for senere offentliggørelse, jf. Forvaltningsret, sagsbehandling, Garde m.fl., Jurist- og Økonomforbundets Forlag, 1998, side 214. Spørgsmålet om, hvorvidt et dokument kan anses som et internt arbejdsdokument, skal forvaltningsmyndigheden afgøre ved en konkret vurdering, jf. Forvaltningsret, Steen Rønsholdt, Forlaget Thomson, 2001, side 430. Forvaltningslovens 12, stk. 2, indebærer imidlertid, at oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, og som alene indeholdes i interne arbejdsdokumenter, alligevel skal meddeles i overensstemmelse med reglerne om partens aktindsigt. Dette medfører, at de eventuelle interne arbejdsdokumenter i en sag skal gennemses for at vurdere, hvorvidt der i disse foreligger oplysninger, som således skal ekstraheres til brug for den, der søger aktindsigt. Oplysninger skal ekstraheres og udleveres, medmindre der gør sig særlige hensyn gældende som bl.a. afgørende hensyn til den aktindsigtssøgende selv, andre private eller offentlige interesser, jf. forvaltningslovens 15. SIDE 7

8 De har fået aktindsigt i en række referater, som er blevet udarbejdet på møder den 19. december 2001 på Rønde Skole. I de udleverede referater har kommunen dog skjult visse oplysninger, bl.a. navnene på de personer, der har udtalt sig om Dem og Deres embedsførelse på skolen. Statsamtet bemærker, at de nævnte referater er pligtmæssigt udarbejdet, jf. offentlighedslovens 6, som foreskriver, at i sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, gøre notat om indholdet af oplysningerne. Det gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter. Det er statsamtets opfattelse, at den, der har ret til aktindsigt efter reglerne i forvaltningsloven og offentlighedsloven, herunder normalt må kunne forlange oplyst, hvem der er kilde til noterede oplysninger og vurderinger af sagens faktiske omstændigheder. Kendskab til kilden til oplysninger kan efter omstændighederne have en væsentlig betydning for en parts mulighed for at varetage sine interesser. Statsamtet henviser til støtte for disse synspunkter til en udtalelse fra Folketingets Ombudsmand i Ombudsmandens beretning 1971, side 100. Som nævnt kan forvaltningsmyndigheden begrænse en parts adgang til aktindsigt, i det omfang partens interesse i at kunne benytte kendskab til sagens dokumenter til varetagelse af sin tarv findes at burde vige for afgørende hensyn til den pågældende selv eller andre private eller offentlige interesser, jf. forvaltningslovens 15. Gør sådanne hensyn sig kun gældende for en del af et dokument, skal der også her ekstraheres og udleveres de oplysninger, som ikke omfattes af undtagelsen. Vurderingen af, om der er grundlag for at undtage en oplysning fra aktindsigt, skal efter statsamtets opfattelse foretages konkret for hvert dokument og hver oplysning for sig. På baggrund af sagens karakter og alder har statsamtet valgt alene at give ovenstående redegørelse for sin generelle opfattelse. Derimod finder statsamtet ikke tilstrækkelig anledning til at efterprøve Rønde Kommunes vurdering af, om de gjorte undtagelser alle med rette har kunnet gøres efter den nævnte bestemmelse. Spørgsmålet om manglende partshøring SIDE 8

9 De har anført, at Rønde Kommune ikke har overholdt partshøringspligten i forbindelse med Deres forflyttelse til Ugelbølle Skole. En ansættelsesmyndigheds mulighed for at afskedige eller forflytte en tjenestemand er i det væsentlige reguleret i tjenestemandsloven, henholdsvis kommunale tjenestemandsregulativer. Det samme gælder en række af de procedurer, der skal følges i en sådan sag. Ifølge den kommunale styrelseslovs 48, stk. 2, fører statsamtet ikke tilsyn med, at kommuner overholder ansættelsesretlige regler, f.eks. tjenestemandsreglerne. Statsamtet kan således som udgangspunkt ikke tage stilling til Deres klage over manglende partshøring. Statsamtet kan dog i sådanne sager behandle spørgsmål om, hvorvidt den kommunale disposition er sket i strid med regler i f.eks. den kommunale styrelseslovgivning, forvaltningsloven, offentlighedsloven eller offentligretlige retsgrundsætninger. Idet der henvises til begrundelsen i Ombudsmandens brev af 6. oktober 2005, finder statsamtet ikke at have tilstrækkeligt grundlag til at tage stilling som tilsynsmyndighed til Deres klage over manglende partshøring. *** Statsamtet foretager sig således ikke videre i sagen. *** Kopi er sendt til Rønde Kommune til orientering. Med venlig hilsen Martin Basse Kontorchef /Eva Klit Olesen Fuldmægtig SIDE 9