RAMS PROG TATU PROGRAMSTATUS

Transkript

1 RAMS PROG S TATU PROGRAMSTATUS AU på STADS Maj 2010 Indholdsfortegnelse 1. AU på STADS Generelle informationer og issues Top 5 issues Projektstatus fra de 14 projekter... 6

2 2 PROGRAMSTATUS 1. AU på STADS Overordnet status: GRØN Programmets status er stadig overordnet sat til grøn. Procesprojektgrupperne har identificeret krav. Detaljeringsgraden af kravspecifikationerne varierer endnu, men programmet har nu et overordnet overblik over omfanget af krav, som skal prioriteres og adresseres til henholdsvis UNI-IT og AU IT. Hovedparten af AU s krav til UNI-IT er konverteringskrav og grænsefladekrav til StudieordningsGeneratoren. Disse er en type krav, som ikke berører de øvrige STADS-institutioner, og AU har derfor bedt UNI-IT om, at de almindelige procedurer ændres for disse krav, så AU under testforløbet får en mere smidig og tættere dialog med leverandøren, Logica. En række forretningskritiske krav forventes stadig løst gennem projektet Optagelse-uden-om KOT, som er igangsat i UNI-IT-regi. Siden sidste status er projektet gået fra gult tilbage i grønt, idet projektet vurderes at være tilbage på sporet igen, Men med de fastlagte tidsplaner, er der ikke plads til yderligere forsinkelser, og der er brug for skarpe prioriteringer. Det vil være en bestyrelsesbeslutning i UNI-IT, hvis der skal ændres i skitserede tidsplaner og prioriteringer, på en sådan måde, at det vil medføre forsinkelse af AU s idriftsættelse. Endelig skal en række af AU s krav løses genne StudieordningsGeneratoren. Centrale begreber er identificeret og placeret i en informationsmodel, som danner grundlaget for studieordningsgeneratoren og det videre arbejde med at identificere use case, funktionskrav, krav til procesflow, krav til brugergrænseflade, krav til wizards m.m. Konverteringsprojektet har udarbejdet en konverteringsstrategi med indstillinger om omfanget og fremgangsmåden for overførslen af data fra de nuværende Studieadministrative systemet til fælles AU-STADS. Konverteringen har væsentlig indflydelse på ibrugtagningsstrategien, og konverteringsstrategien støtter op om den hidtidige plan om en big bang overgang. Konverteringsstrategien bliver forelagt Styregruppen d. 11. maj. En af programmets store udfordringer er det meget omfattende testforløb, og overgangen til STADS stiller større krav til test, end AU hidtil har været vant til. Der er udarbejdet en teststrategi, som giver en overordnet beskrivelse af forskellige testfaser og det forventede testniveau. Estimatet er timer til test i projektets levetid. Teststrategien og ressourcebehovet skal ligeledes behandles på Styregruppens møde d. 11. maj.

3 PROGRAMSTATUS 3.

4 4 PROGRAMSTATUS 2. Generelle informationer og issues Eva Teilmann stopper som vicedirektør i AU Studieadministration pr. 1. juni Steffen Skovfoged er udpeget som ansvarlig for implementeringen af STADS og ny formand for styregruppen. Steffen deltager fremover i STADS-samarbejdets systemejerkreds. Direktør for UNI-IT, Jørgen Holm Nielsen er trådt ind i Styregruppen. Intentionen er i højere grad at gøre overgangen til STADS til et fælles projekt mellem UNI-IT og AU med fælles begrebsverden og fælles risikoplaner. Administrationschef Steen Ib Kjeldsen. ASB, indtræder ligeledes i styregruppen. KU s forventede overgangsdato er oktober KU-LIFE tager i maj 2010 istads i brug til eksamens- og undervisningsadministration og fungerer dermed som et pilotprojekt på KU s version af istads (version 11.2). Da LIFE i forvejen er en STADS-institution er der tale om en almindelig opgradering uden konvertering. KU ønsker, at version 11.2 låses, dvs. at KU ønske ikke ønsker patches til denne version, idet man er bange for følgefejl ved patches. UNI-IT har derfor bedt de øvrige institutioner om i en periode kun at melde fejl ind til 11.2 i begrænset omfang. Det af systemejerkredsen igangsatte arbejde med at udvikle en ny strategi og organisering af STADSsamarbejdet har igen fremdrift efter skifte af konsulent. Der skal forelægge et strategi-oplæg til UNI ITs bestyrelse til december. Medarbejdere og projektleder på AU vil blive inddraget direkte i processen. Projekterne Studieordninger og Klargøring af SOG og UVA er blevet lagt sammen til ét projekt med Jeppe Seirup som projektleder.

5 PROGRAMSTATUS 5 2.1Top 5 issues Prioritet: Beskrivelse: Betydning: Status: #1 Omfang og karakteren af, hvilke interne ressourcer fra AU som AU på STADS programmet vil kunne trække på, skal afklares. Ressourcer fra hovedområderne og andre enheder vil skulle løfte konkrete opgaver Der er fremsat estimat på behovet for hovedområdeinddragelse for testarbejdet- Drøftes på styrergruppemødet d. 11. maj. Der er indgået aftale om ressourcer til kvalitetssikring af konverterede data. #2 Omfang og karakteren af, hvilke ressourcer fra UNI IT s STADSsekretariat, som AU vil kunne trække på, skal afklares. #3 Der er usikkerhed om den overordnede strategi er ibrugtagning af istads eller estads.. Dette gælder både internt på AU og i samarbejdet generelt. #4 Rolle- og ansvarskift idet Steffen Skovfoged i konstitueringsperioden bliver ansvarlig for AU på STADS. #5 Alle krav til udvikling skal være identificeret d. 1. maj. Ressourcer fra STADSsekretariatet vil kunne løfte konkrete opgaver samt kvalificere det strategiske grundlag, og AU på STADS vil kunne blive et fælles projekt. Manglende afklaring skaber usikkerhed i alle procesgrupperne. Programejer/leder skal kunne sikre den fornødne opbakning og ressourcer på alle niveauer i organisationen. Det er nødvendigt med et overblik over krav for at kunne vurdere, om det er realisabelt, at de kan udvikles i tide. AU afventer udspil fra UNI IT Omfanget af UNI-IT s ressourcer på AU afhængig af situationen på KU, som pt. er uafklaret. Der er taget en overordnet strategisk beslutning i UNI-IT om, at estads gradvist skal omlægges til istads-teknologien. Ingen af de nuværende STADS-institutioner har dog taget istads i brug. KU planlægger at tage istads i brug, men har fundet mange fejl i eksisterende funktionalitet. Systemejerkredsen har besluttet at lade Rambøl lave review/vurdering af STADSarkitekturen. Der sesikke anledning til at betvivle opbakningen til den nye organisering. Styregruppens inddragelse og rolle vil blive højnet. Første udgave af kravene er sendt til UNI IT. Der er tale om en brutto-liste på 79 krav.

6 6 PROGRAMSTATUS 3. Projektstatus fra de 14 projekter AU STADS implementering og forankring: Gul Arbejdet med Fælles IT Drift er forsinket, men andre aktiviteter følger planen Projekt arbejde og planer: - Detail estimering af Test per profiltype - Udarbejd STADS krav overblik i QC - Forbered LoadTest - Udarbejd specifikation/svømmebane standard

7 PROGRAMSTATUS 7 Kompetenceudvikling: Grøn Der er ikke planlagt flere møder i projektgruppen, da konceptet er på plads. Resterende opgaver vurderes at kunne udføres af EBN med sparring fra AMJ og BAN, men med projektgruppen på en sidelinje, så de kan aktiveres igen. Planlagte aktiviteter: EBN skal komme med forslag til tilgang til indhold på hjælpesider. Alle procesprojekter bør ændre datoer for leverancerne vedr. kursusmateriale med udgangspunkt i datoer fra Teach to Teach, således: - Slutbrugerundervisnings strategi og koncept modtaget (kick off):12/4/ /4/ Slutbrugerundervisnings materiale udarbejdet: 1/5/ /6/ Slutbrugerundervisnings materialeform godkendt: 1/7/ Undervisningsmateriale overleveret til Kompetenceudviklingsprojektet: 1/8/2011

8 8 PROGRAMSTATUS Hovedområde implementering og forankring: Grøn Projektet har gennemført de planlagte interviews på hovedområder og fællesadministrationen. Projektet sigter mod at levere to indstillinger om hovedområdernes organisering en for organisatoriske tiltag før idriftsættelsesdatoen og en for tiltag efter overgangen til STADS. De enkelte hovedområder har ansvar for implementering af planerne/anbefalingerne, og selve implementeringen af indstillingerne ligger uden for projektet. Projektet forventes således afsluttet pr og forventes gennemført uden nedsættelse af en projektgruppe. Planlagte aktiviteter: Projektet har to faser: (a) Analyse og (b) Udarbejdelse og godkendelse af indstillinger. Projektlederen har gennemført 9 interviews og vil på baggrund af disse udarbejde indstillingerne. ingen

9 PROGRAMSTATUS 9 Systemstrategi samt integrationer: Grøn Gruppen er i gang med afklaring af identificerede integrationer. Som ventet vil en del af de identificerede integrationer ikke skulle genetableres qva. ny funktionalitet / forretningsgang Planlagte aktiviteter: Indkaldelse til møde og planlæggelse af videre arbejde. Justering af plan B'er på identificerede GAP's

10 10 PROGRAMSTATUS Studieordninger: Grøn Projektet er som sådan afsluttet; der er afleveret overordnede krav til Fælles IT til udviklingen af SOG'en. Herefter videreføres projektet i regi af projektet StudieordningsGenerator. Projekt arbejde og planer: Projektet lægges ind under projektet StudieordningsGenerator med Jeppe Seirup som projektleder

11 PROGRAMSTATUS 11 Undervisningsudbud: Grøn Projektet har i sidste periode arbejdet intenst i STADS og fået et godt indtryk af funktionere. På baggrund heraf har projektet leveret krav til STADS 1. maj. Kravene omhandler bl.a. aktivitetsregistrering, oplysninger ved undervisningstilmeldinger og en importfunktion. Generelt vurderer gruppen, at STADS på undervisningssiden understøtter AU s arbejdsprocesser tilfredsstillende og på nogle punkter bedre set i forhold til AU s UVA. STADS automatiske holdsætning giver AU nye redskaber i undervisningsadministrationen. Projekt arbejde og planer: I næste periode arbejdes med: - næste afprøvning af AU-processer i STADS - identificering af mulige arbejdsgange i STADS - identificering af hovedområdernes arbejdsgange i STADS - første beskrivelse af hvordan AU skal arbejde i STADS (hvad skal alle gøre, hvad skal hovedområderne gøre særskilt) Herudover skal vi identificere de mangler i STADS, som vores første testperiode ikke fangede. Det kan være specielle funktioner, som enkelte institutter har behov for. ingen

12 12 PROGRAMSTATUS Prøver og eksamen: Grøn Alle oprettede processer er etableret med second owners og forslag til systemundersøttelse. Der kan herefter udtrækkes rapporter og oversigter. Planlagte aktivitetet: Hands-on testplan er lagt og der er koblet eksperter fra Uni-it på. Der er udarbejdet en systematisk model for tests, som tænkes at skulle rumme dels kontekst-beskrivelser og dels funktionaliteter målet er, at der med baggrund i testen skal kunne dannes egentlige procesbeskrivelser for hver enkelt proces mhp. vurdering af arbejdsgangsændringer ifm. overgang til STADS. Hands-on test afsluttes ikke inden maj men der er i planen for testen taget højde for, hvilke dele der skal være klar til eventuel kravsspecifikation overfor STADS. I øvrigt antages der ikke at være funtionalitetsproblemer med prøvedelen i STADS.-

13 PROGRAMSTATUS 13 StudieordningsGenerator: Grøn Projektet har arbejdet på at få identificeret centrale begreber og placeret dem i en informationsmodel. Informationsmodellen er grundlaget for studieordningsgeneratoren og det videre arbejde med at identificere use case, funktionskrav, krav til procesflow, krav til brugergrænseflade, krav til wizards m.m. Derudover har projektet arbejdet med at formulere brugerscenarier, procesdiagrammer og en begrebsmatrice. Projekt arbejde og planer:

14 14 PROGRAMSTATUS KOT-optagelse: Grøn Der arbejdes fortsat på AUs SDU base mhp at forbedre performance. På STADS-koordineringsmøde d. 21. april blev oplyst, at STADS-systemejerkredsen har bekræftet, at kvote 2 håndteringskravet er accepteret som fælles UNI-IT/STADS krav, at UNI-IT/STADS har initiativet, og projektledelsen drives fremover af UNI-IT/STADS-sekretariatet. Krav til 2. runde optag er nu afklaret i samarbejde med UNI-IT/STADS og Logica, og kravspecifikationen er sendt til UNI-IT/STADS mhp på en fornyet høringsrunde. Tilsvarende kravafklaring har fundet sted vedrørende hhv. kravene 1355 "AU STADS Visning af studentersag" og 1357 "AU STADS Advarsels pop-up", hvorfor disse forventes i fornyet høring meget snart. Planlagte aktiviteter: 1. Krav vedr. 2. runde optag i STADS i genhøring, efter kravafklaring. Er i proces. 2. Undersøgelse af STADS udskriftskoncept til afklaring af centralt element i leverancen "Input for kritiske forretningsprocesser i optagelsen til performanceafklaring på produktionsmiljø". Er i proces. 3. AUs SDU-base er meget tung at arbejde med. Det skyldes ikke kun for brede udsøgninger af brugere, er det nu konstateret. Problemstillingen er verificeret og kvalificeret, og FIT har taget Logica ind over. FIT arbejder fortsat med sagen. Er i proces. 4. Hands-on test i juni.

15 PROGRAMSTATUS 15 Optagelse uden-om-kot: Grøn Projektet vurderes at være tilbage på sporet igen i STADS-samarbejdsregi, men med de fastlagte tidsplaner, er der ikke plads til yderligere forsinkelser, og der er brug for skarpe prioriteringer. I STADS-samarbejdsregi har både Styregruppen og særligt den koordinerende arbejdsgruppe, været aktive på det seneste, med deltagelse af Orla Hoppe i begge sammenhænge. Indstilling er nu behandlet af STADS-systemejerkredsen, og der arbejdes videre med projektet. Den 11. maj er der kickoff arrangement for de tre fagarbejdsgrupper: Optag på kandidatuddannelse mm, Optag på deltidsuddannelse, og Optag af udenlandske studerende. Forud afholder vi et AU-internt kickoff den 4. maj. Planlagte aktiviteter: 1. Endelig fastlæggelse af AUs organisering. 2. Udkast til PID med redefineret projektorganisering og tidsplan. 3. AU's deltagere er indkaldt til startmøde på AU den 4. maj 4. Kick-off møde for faglige arbejsgrupper i UNI-IT regi 11. maj ingen

16 16 PROGRAMSTATUS SU: Grøn Eva Teilmann har den 8. marts udsendt et brev til hovedområderne, og der har den 25. marts 2010 været afholdt et orienteringsmøde i forhold til etableringen af fælles SU-kontor. Kompetenceudviklingsforløb er blevet fastlagt til den 5., 7., 12., 17. og 28. maj Der har været høring på et par BRD (1235 og 1237) som vedrører SU. Projektleder har drøftet disse med bl.a. LSM, arbejdsgruppen samt SDU. Projekt arbejde og planer:. Projektleder arbejder på tilrettelæggelsen og gennemførelsen af kompetenceudviklingsforløb for hovedområderne i samarbejde med ACT. Kompetenceudviklingsforløbene afholdes den 5., 7., 12., 17. og 28. maj Der er i alt 89 tilmeldte. STADS-sekretariatet afholder en temadag om SU den 27. maj 2010 i Ballerup. Projektleder og arbejdsgruppe deltager. Der er høring på et par BRD (1235 og 1237) som vedrører SU. Projektleder vil drøfte disse med bl.a. LSM samt arbejdsgruppen. Ingen

17 PROGRAMSTATUS 17 Indberetninger og ledelsesinformation: Grøn Projektet har lavet og indstillet oversigt over krav til STADS. Projektet er i gang med en besøgsrunde på de andre STADS universiteter for at få klarhed over mulighederne for indberetning og ledelsesinformation i STADS. Projektet arbejder på en indstilling om et fælles redskab til træk af data fra STADS til brug for både indberetning og ledelsesinformation. En af de vigtigste prioriteter i denne indstilling er, at redskabet skal være lettilgængelig, da det på sigt vil blive afløst af/overtaget af et eventuelt fælles ledelsessystem. Planlagte aktiviteter: Besøg på AAU og/eller DTU Projektet har fra Systemstrategigruppen overtaget indstillingen om det fælles redskab.

18 18 PROGRAMSTATUS Datastruktur og konvertering: Gul Projektet er i status GUL mht. opsætning af preproduktionsmiljø. Der er en Oracle-fejl mht. performance, som Oracle. Der arbejdes med - afprøvning af optimeringsseancer for SDU databasen, der har været undersøgt af Logica - undersøgelse af fejl i brugeroprettelsesscript - overvågning og logning af konverteringsprogrammel Planlagte aktiviteter: - Internt review af konverteringsstrategi - 2. runde review af design til 1414 Flere åbne grænseflader til SOG - Review af 1415 Uddannelse som STÅ-udløsende - Optimeringsmøde med Logica vedr. konverteringshastighed i opbygning af rammer (parallelle regelcheckere) - Der arbejdes med konvertering af fuldstændige indskrivninger dvs. at én studerende kan konverteres korrekt med alle indskrivninger (studieordnings- og rammeskift). - Samordning af stamtabeller - Testcases til 11.3 Accepttest af krav 1302 og 1303, som grundet ressourceknaphed ikke blev udført, skal nu testes af hensyn til KU. Dette skal ske inden testen af 11.3 går i gang (17. maj) og vil give forsinkelse for andet konverteringsarbejde.

19 PROGRAMSTATUS 19 Test, - prod.- og undervisningsmiljøer: Gul Projektet er i status GUL mht. opsætning af preproduktionsmiljø. Der er en Oracle-fejl mht. performance, som Oracle. Der arbejdes med - afprøvning af optimeringsseancer for SDU databasen, der har været undersøgt af Logica - undersøgelse af fejl i brugeroprettelsesscript - overvågning og logning af konverteringsprogrammel Planlagte aktiviteter: - Opgradering af betatestmiljø til for udskudt accepttest af Opsætning af udviklermiljø (11.2) - Service og overvågning i forhold til konverteringsdatabaser - Opsætning af dublet af betatestmiljø til test af version 11.3 Ingen

20