Oplæg til strategi for Indkøb

Transkript

1 Oplæg til strategi for Indkøb udarbejdet af arbejdsgruppen, der består af Kaj Lindum, Purhus, Konrad Nielsen, Langå, Poul Hjøllund, Randers, Tove Bonnerup, Sønderhald, Kurt Christensen, Mariager og Birthe Andersen, Nørhald. Formål Formålet med Indkøbsstrategien er at gøre rede for, hvilke initiativer de 6 kommuner bør igangsætte frem til 1. januar 2007 og redegøre for, hvilke udviklingsmuligheder den nye kommune har efter den 1. januar Oplægget omfatter alene varekøb (art 2), og ikke tjenesteydelser. Indkøbspolitik har de enkelte kommuner udarbejdet en indkøbspolitik. Randers Kommune (ca indbyggere) har udarbejdet en Indkøbs- og udbudspolitik, dateret juli Purhus, Mariager, Langå og Nørhald har tilsluttet sig Grenaa Kommunes Indkøbspolitik, dateret juli 1999 som konsekvens af kommunernes aftale med Grenaa Kommune om et indkøbssamarbejde, kaldet Indkøbscenter Østjylland. (omfatter ca indbyggere). Det fremgår af Randers Kommunes Indkøbs- og udbudspolitik, at idegrundlaget bag politikken er, at centralt indgåede aftaler skal give de centrale og de decentrale enheder mulighed for at købe varer og tjenesteydelser bedst og billigst. Indkøb foretages som hovedregel efter på forhånd udarbejdede udbud eller indhentning af alternative tilbud. Indkøbskontoret indgår indkøbsaftaler med leverandørerne for højst 4 år. De centrale og de decentrale enheder er som udgangspunkt ikke forpligtet til at benytte sig af indkøbsaftalen med mindre det efter alternativt udbud eller af anden grund må antages at medføre særlig gunstige vilkår for kommunen. I disse tilfælde kan aftaler indgås med bindende virkning for de centrale og decentrale enheder. I Randers Kommune er der ét centralt lager til kontorartikler og kopipapir. For øvrige varers vedkommende afleveres disse frit af leverandørerne til de centrale og decentrale enheder. Sønderhald Kommune har ikke selv udarbejdet en indkøbspolitik, og er i øvrigt ikke på anden vis omfattet af en sådan. Det er den enkelte kontraktholder, der er ansvarlig for indkøb efter princippet bedst og billigst. Purhus, Mariager, Langå og Nørhald har som ovenfor nævnt tilsluttet sig Indkøbscenter Østjyllands indkøbspolitik. Side 1

2 Af denne politik fremgår, at indkøb skal varetages ud fra ressourcemæssige overvejelser og forretningsmæssige principper. Dette indebærer, at kommunens indkøbsaftaler er bindende for de centrale og decentrale enheder for at få konkurrencedygtighed og lønsomhed indarbejdet som grundlag for kommunernes indkøbsdispositioner. Byrådet i Langå Kommune har besluttet, at 80-90% af samtlige indkøb skal foregå via indkøbssamarbejdsaftalen. Generelt for alle kommuner: Hvor der ikke er indgået en leverandøraftale, kan man frit købe, hvor man ønsker det. Det bemærkes, at muligheden for at opnå den billigste pris er størst, hvis leverandørerne får garanti for, at aftalerne er obligatoriske for indkøberne. Jo større volumen jo bedre (lavere) priser. Dette hensyn skal derfor opvejes mod hensynet til de centrale og decentrale enheders mulige ønsker om handlefrihed og egen kompetence. Det bemærkes endvidere, at Indkøbscenter Østjylland har indgået leverandøraftaler med ca. 80 leverandører, og at Randers Kommune har indgået leverandøraftaler med ca. 130 Leverandører. Status for kommunernes indkøbsaftaler. Randers Kommune har eget centralt indkøbskontor, der varetages af 3 medarbejdere, der udarbejder aftaler, 1 medarbejder på internt lager og ½ medarbejder på kontor. Udgiften til kontorets drift er skattefinansieret. Der er ganske få aftaler, der udløber efter 31. december Indkøbskontoret yder konsulentbistand til forvaltninger/afdelinger/institutioner for koordinering af fælles aftaler og til brug som konsulent ved ad hoc-opgaver. Purhus, Mariager, Langå og Nørhald har indgået en indkøbssamarbejdsaftale med Indkøbscenter Østjylland. Purhus Kommunes aftale udløber 30. juni 2005, Mariager Kommunes aftale udløber 31. december 2006, Langå Kommunes aftale udløber 31. december 2006 og Nørhald Kommunes aftale udløber 31. december Aftalerne kan opsiges med 30 dages varsel, hvis centret ikke overholder sine forpligtelser. Leverandørerne leverer frit overalt i kommunerne uden gebyr. Betalingsbetingelserne er løbende måned + 30 dage netto. Det er Indkøbscentrets hensigt at lægge sit lagerbehov ud hos leverandørerne. Centret stiller konsulent til rådighed for benyttelse til koordinering af fælles aftaler og til brug som konsulent ved ad hoc-opgaver. Side 2

3 Centret modtager ½% i markedsføringsbidrag af leverandørerne til dækning af de faktiske udgifter til nyhedsbreve, indkøbskatalog m.v. Byrådet i Langå har undtaget dagplejeområdet (legetøj) for indkøb i henhold til indkøbssamarbejdsaftalerne. Purhus Kommune overvejer at forlænge samarbejdsaftalen med Indkøbscenter Østjylland til den 31. december Der er således ingen aftaler, der rækker ind i opstarten af den nye Randers Kommune. Nørhald Kommune har herudover en indkøbsaftale med en leverandør inden for ældreområdet (inkontinensprodukter). Aftalen kan opsiges med 3 måneders varsel. Sønderhald Kommune har ingen koordinerede aftaler om indkøb. Status over, hvor langt de enkelte kommuner er kommet med E-handel. E-handel som begreb og sagsområde er under fortsat udvikling, hvorfor det kan være nødvendigt med en præcisering af området. Med E-handel menes den handelsmæssige udnyttelse af nettet til salg og markedsføring af fysiske og digitale produkter samt serviceydelser. Med nettet menes Internettet og tilhørende teknologier såvel som mobile net, interaktiv TV og øvrige generelt tilgængelige digitale netværk, der kan bruges til ovenstående formål.(def. fra Ministeriet for videnskab Teknologi og Udvikling). I praksis foregår det således, at den enkelte indkøber søger sit produkt i en given leverandørs varekatalog, foretager bestilling af varen via inddateringer i kataloget samtidig med at betalingen sker via købers elektroniske faktureringssystem. Randers Kommune har deltaget i et pilotprojekt med KMD som softwareleverandør. Konklusionen på projektet var, at KMD s program er velegnet til E-handel. Processen er dog efterfølgende gået i stå, men der er p.t. kontakt til en række af kommunens største leverandører vedrørende udarbejdelse af elektroniske varekataloger. Kommunen ønsker at arbejde videre med E-handlen i perioden frem til etableringen af den nye kommune. De øvrige kommuner har ikke etableret E-handel, og har ikke p.t. planer om at iværksætte en sådan inden sammenlægningen. Nørhald Kommune har dog deltaget i et pilotprojekt på skoleområdet sammen med Rosenholm Kommune uden at det er implementeret i det daglige indkøbsarbejde. Side 3

4 Indkøb på områder, hvor der ikke foreligger en indkøbsaftale. Som tidligere beskrevet er det ikke på alle varegruppeområder, der er truffet indkøbsaftaler. For varegrupper uden for en leverandøraftale er det derfor op til den enkelte forvaltning/afdeling/institution at træffe beslutning om indkøb. Her vil det derfor ofte være almindelig sund fornuft, der er styrende for indkøbet. Der er ingen af de nuværende 6 byråd, der har truffet formel beslutning om, at der skal købes lokalt. De 6 kommuner har yderligere som en del af servicestrategien udarbejdet en udbudspolitik. Der er dog ingen af de 6 kommuner dog Randers Kommune undtaget der har vedtaget beløbsgrænser som angivelse af, hvornår en opgave/indkøb skal i udbud. I Randers Kommune er der fastsat en beløbsgrænse på kr., således at der skal indhentes mindst 3 tilbud, f.eks. hvis et varekøb overstiger denne grænse. De øvrige kommuner foretager udbud efter en konkret vurdering. I Sønderhald Kommune er hjælpemiddelområdet (og madservice) omfattet af krav om udbud. Hvordan bør indkøbsmønstrene være for kommunerne frem til januar 2007? Arbejdsgruppen finder det meget vigtigt, at indkøbene i den nye Randers Kommune foretages ud fra ensartede målsætninger og indkøbsprincipper, hvorfor det er vigtigt, at der ikke eksisterer modstridende aftaler fra januar Arbejdsgruppen anbefaler derfor, at Nørhald Kommune opsiger aftalen på ældreområdet med virkning senest fra 31. december Endvidere foreslår arbejdsgruppen, at alle kommuner ikke indgår forpligtende indkøbssamarbejdsaftaler med leverandører, der rækker ud over januar 2007, og derfor ikke forlænger allerede eksisterende aftaler længere end til 31. december I denne periode kan kommunerne frit vælge egne leverandører, idet gruppen dog anbefaler, at den enkelte kommune nøje vurderer, om der er mulighed for at købe bedst og billigst via et allerede etableret indkøbssamarbejde for en midlertidig periode. Staten afsætter i perioder puljemidler til styrkelse af enkelte områder. Et eksempel herpå er folkeskolens 3. årgang med hensyn til IT-anvendelse, hvor Undervisningsministeriet har afsat midler til dette formål på de betingelser, at kommunerne yder et tilsvarende beløb. Her kan det være nødvendigt at indgå aftaler, der rækker ud over januar 2007 for at opnå mest favorable indkøbsvilkår. I disse tilfælde skal den enkelte kommune søge at opnå den bedst mulige aftale ud fra gældende regel om, at aftaleperioden i den nye Randers Kommune er kortest mulig. Arbejdsgruppen har foretaget en prissammenligning for udvalgte varegrupper. Der er foretaget en sammenligning af priserne mellem Randers Kommunes indkøbskontor, Side 4

5 Indkøbscentrets leverandøraftaler og Sønderhald Kommunes priser. Gruppen har søgt at indhente sammenlignelige priser fra en større kommune, dog uden held, da disse omgås med stor fortrolighed. Den foretagne prissammenligning viser, at Randers Kommune på den største del af de udvalgte områder har de laveste priser. Prissammenligningen bør dog tages med et vist forbehold, da det kan være vanskeligt at sammenligne priser alene kvaliteten og leveringsbetingelser i øvrigt er også væsentlige parametre i den forbindelse. Øvrige indkøbssamarbejdsmuligheder. Ud over indkøbssamarbejdsaftalerne med Indkøbscenter Østjylland og Randers Kommune eksisterer der følgende indkøbssamarbejdsmuligheder: SKI (Statens og Kommunernes Indkøbs Service). SKI er et koordinerende led mellem de offentlige indkøbere og leverandører med interesse i at afsætte til den offentlige sektor. Kunderne kan via forskellige abonnementer opnå adgang til fordelagtige købsbetingelser blandt udvalgte varer og tjenesteydelser. Generelt opnår SKI ikke bedre aftaler end de aftaler, som kommunerne selv opnår. Fremtidig organisering af indkøbsfunktionen Den nye kommune har et stort kundepotentiale, og åbner derfor mulighed for at indgå aftaler med gode rabatter. Der er allerede etableret en velfungerende indkøbsfunktion i Randers Kommune med erfarent personale. Arbejdsgruppen foreslår derfor, at den fremtidige indkøbsfunktion i den nye Randers Kommune placeres i Randers Kommune, Økonomisk afdeling. Indkøbskontorets opgaver er at indgå/genforhandle aftaler med leverandørerne og at være konsulenter for kommunens forvaltninger/afdelinger/institutioner. Indkøbsfunktionen bør finansieres ved et omkostningsbidrag, som tillægges de aftalte priser. Bidraget skal fastsættes, således at indkøbsfunktionen inkl. personaleomkostninger bliver udgiftsneutral. Ved denne finansieringsmodel opfyldes samtidig kravene fra Indenrigsministeriet om omkostningsregnskaber, der skal afløse de nuværende udgiftsregnskaber. Indkøbskontoret bør afsøge mulighederne for at indgå et samarbejde med kommende nabokommuner, således at kundepotentialet yderligere kvalificeres. De indgåede leverandøraftaler bør være obligatoriske for forvaltningerne/afdelingerne/institutionerne. Såfremt indkøbskontoret og brugergruppen vurderer, at der bør dispenseres herfra, kan der træffes beslutning om dette inden aftale indgås med leverandøren. Side 5

6 Ved indgåelse af indkøbsaftalerne skal følgende vurderes: Pris, kvalitet, miljø, arbejdsmiljø, service, leveringssikkerhed og betalingsbetingelser. Der nedsættes brugergrupper inden for udvalgte fagområder, hvor der søges indgået leverandøraftaler. Brugergruppen skal stille krav og forventninger til aftalerne sammen med indkøbskontoret forinden aftale indgås. Varen bestilles af forvaltningen/afdelingen/institutionen, og leveres direkte til bestiller. Arbejdsgruppens anbefalinger opsummering. Arbejdsgruppen indstiller til den administrative styregruppe, at kommunerne tilslutter sig Randers Kommunes E-handelskoncept med virkning fra januar 2007, idet Randers Kommune gør sig klar til at køre dette senest med virkning fra januar 2007, at Nørhald Kommune opsiger aftalen på ældreområdet senest med udgangen af 2006, at de øvrige kommuner ikke indgår forbindende indkøbsaftaler med leverandører, der rækker ud over januar 2007 (undtaget statslig medfinansiering og lign.), og at man i tiden frem til januar 2007 står frit med hensyn til at handle, hvor den enkelte kommune måtte ønske det, at indkøbsarbejdet fra januar 2007 foregår via Randers Kommunes indkøbskontor og på baggrund af en fælles indkøbspolitik, der er obligatorisk for alle centrale og decentrale enheder, idet dog enkelte områder/varegrupper kan undtages herfra ud fra en konkret vurdering, at funktionen finansieres ved betaling af et omkostningsbidrag, således at denne er udgiftsneutral, at indkøbskontoret til stadighed søger andre samarbejdspartnere uden for Randers Kommune for at opnå (endnu) mere fordelagtige aftaler, og at der udarbejdes en fælles indkøbspolitik på baggrund af ovennævnte principper med ikrafttræden den 1. januar Arbejdsgruppen, januar Webmaster 14. april 2005: Rapporten er godkendt, men der ikke er taget stilling til den organisatoriske placering og finansiering. Indkøbsarbejdsgruppen er blevet anmodet om til den 1. oktober 2005 at udarbejde oplæg til indkøbspolitik for den ny Randers Kommune med udgangspunkt i ovennævnte principper. Side 6