HANDLINGSPLAN 2015 RETTEN I Horsens

Transkript

1 HANDLINGSPLAN 2015 RETTEN I Horsens

2 Bidrag til fokusområder i handlingsplanen for Danmarks Domstole Fokusområde Indsats Procesmål Resultatmål 1. Kvalitet gennem videndeling RAFD: Deltagelse i workshops/kurser Afsætte tid til det i afdelingen Deling af viden og optimering af kompetencer Videndeling i hverdagen Alle medarbejdere skal i princippet kunne behandle alle sagstyper inden for hhv. civil- og straffeområdet Effektfuld læring og kompetenceopfølgning Videndeling på tværs af retterne Før og efter kurser holdes et møde (effektfuld læring). Der afholdes fortsat opfølgningsmøder efter kurserne, hvor kursusdeltageren videreformidler det lærte til afdelingens øvrige medarbejdere Udveksle medarbejdere med henblik på videndeling, eksempelvis ved at en eller flere medarbejdere bliver udvekslet mellem Kolding og Horsens 1-2 dage for efterfølgende at dele erfaringerne med de øvrige medarbejdere i afdelingen Fuld oplæring/orientering af Regitze og Tine i første halvår 2015 i specialsagerne. Oplæring af Simone i tilståelses- og voldssagerne Skal være godt i gang efter sommerferien, da der ikke er stor kursusdeltagelse i foråret Inden udgangen af SKS: Bedste Praksis forløb i skifteafdelingen Analyse af sagsgange med henblik på procesoptimering Ensartet sagsbehandling. Viden om sagsforløb på alle niveauer. FO/FÆS: Videndeling i hverdagen Effektfuld læring og kompetenceopfølgning Videndeling på tværs af retterne I Foged/fælles skal de fleste medarbejdere i princippet kunne behandle alle sagstyper i afdelingen. Der skal laves/opdateres køreplaner for de enkelte områder Efter kurser holdes møder af ca. ½ times varighed, hvor kursusdeltageren videreformidler det lærte til afdelingens øvrige medarbejdere Udveksle medarbejdere med henblik på videndeling, eksempelvis mellem Kolding og Horsens 3-5 dage for efterfølgende at dele erfaringer med de øvrige medarbejdere i afdelingen Mindst en medarbejder oplæres indenfor hvert af områderne civile sager, småsagsforberedelse, fogedret og auktioner i 2015 Inden udgangen af 2015 Mødet holdes senest 14 dage efter kurset. I Foged/fælles sker dette så vidt muligt fredag morgen eller på et afdelingsmøde. Mindst én medarbejder i Foged/fælles skal udveksles før sommerferien og én yderligere i efteråret Forudsat at Kolding ønsker at være med.

3 2. Digitale retsmøder RAFD: Løbende dialog med anklagemyndigheden, så vi afvikler flere og flere frister via video. Fastholde anklagemyndigheden i at bruge video. At størstedelen af fristerne afholdes via video inden årets udgang SKS: Dokumentarkivet tages i brug for alle dokumenter og bilag i gældssaneringssager Gældssaneringssagers dokumenter og bilag ligger digitalt Der kan afholdes møder og sagsbehandles uden fysisk sag. Påbegyndes 2. halvår FO/FÆS: Inden sommerferien skal alle medarbejdere i Foged/fælles have to skærme. Målet er at sikre, at der skal arbejdes med den digitale retssag 3. Den digitale retsproces RAFD: Vi ønsker at sende alt digitalt og til e-boks Stedse være opmærksomme på mulighederne Mest mulig digitalisering Bruge dokumentarkivet også under forberedende møder Være på forkant med det nye JFS-system og papirløs sagsbehandling Ved årets udgang er forberedelsesjuristerne mere fortrolige med brug af dokumentarkivet FO/FÆS: Digital understøttelse af sagsbehandlingen Tvangsauktionerne gennemføres rent digitalt i retsmøderne Alle medarbejdere i Foged/fælles skal kunne anvende og gemme i dokumentarkivet Inden sommerferien skal alle jurister have gennemført mindst én tvangsauktion digitalt Inden udgangen af 1. kvartal 4. Rets- og forligsmægling RAFD: Lave passus i retsbøgerne, hvis retsmægling har været drøftet og ikke er blevet aftalt Orientering herom på et plenarmøde Systematisering af sager, der går til retsmægling ved at sagerne føres i et særskilt skema FO/FÆS: Opdater vejledningen omkring retsmægling i Foged/fælles Gennemse og udvælge egnede småsager til retsmægling i en periode på 3-4 måneder Inden udgangen af 2. kvartal I telefonmøderne i de udvalgte sager vejledes parterne specifikt om, at sagen er egnet til retsmægling. Der føres statistik på sagerne.

4 5. Styrkelse af it-organisering og kompetencer i retterne 6. Sikkerhed ADM: Indsatsen skal sikre den vedvarende fokusering på sikkerhed for embedet som sådan og for medarbejderne Sikkerhedsorganisationen skal præciseres, der skal udarbejdes opgavekatalog og handlingsplan. Planen skal have fokus på den generelle sikkerhed omkring afvikling af retsmøder, på de udkørende fogeders sikkerhed og på det generelle kendskab til sikkerhedsforanstaltningerne, flugtveje m.v. Sikkerhedsopgaven varetages af arbejdsmiljøorganisationen suppleret med udvalgte medarbejdere. Administrationschefen skal i samarbejde med dem udarbejde opgavekatalog og handlingsplan senest ultimo august 2015.

5 Øvrige indsatser ved retten Nr. Indsats Procesmål Resultatmål 1. RAFD: Domsmandssager under hhv. 3 og 6 måneder Skærpet opmærksomhed på overholdelse af måltal Gennemgang af verserende og uafsluttede sager Evt. flere dage i kalenderen til berammelse af straffesager (efter aftale med anklagemyndigheden) At vi overholder måltallene efter sommerferien Tilståelsessager under 2 måneder 2. ADM: Gennemførelse af trivselssamtaler med samtlige kontorfunktionærer 3. Opdatering af hjemmesiden Formålet med samtalerne er at give den enkelte medarbejder mulighed for til den øverste ledelse at fortælle om sin dagligdag ved retten. Samtalerne skal bidrage til at gøre retten til en attraktiv arbejdsplads, hvor der er kort afstand mellem medarbejder og ledelse. Samtalerne skal endvidere afdække medarbejdernes oplevelse af de nye digitale arbejdsgange. Det opleves oftere og oftere, at eksterne brugere henviser til, hvad de har set på rettens hjemmeside. Behovet for en mere informativ hjemmeside er derfor steget. 4. Arkivet Arkivet er ved at være for stort og uoverskueligt. Der skal ryddes op og herunder tages stilling til, hvilke bøger vi gemmer og hvad der skal ske med de gamle tingbøger. 5. SKS: Bedste Praksis forløb i skifteafdelingen Analyse af sagsgange med henblik på procesoptimering Samtalerne gennemføres i 1. halvår Hjemmesidens indhold drøftes på et ledelsesseminar i april Arbejdet færdiggøres 3. kvartal Administrationschefen har ansvaret og arbejdet skal være færdiggjort 3. kvartal Dødsboer: Ekspedition af post fra dag til dag. Udleveringer sker inden for den af domstolsstyrelsen fastsatte frist. Sker inden udgangen af Arbejde videre med Bedste Praksis vedr. insolvenssagerne 7. Post modtaget digitalt behandles digitalt i insolvenssager og delvist vedr. dødsboer 8. FO/FÆS: Telefonforkyndelse og digital forkyndelse Analyse af sagsgange med henblik på procesoptimering Post modtaget i indbakken behandles i hovedreglen straks og digitalt Inden udgangen af 1. halvår skal alle medarbejdere i Foged/fælles kunne digitalforkynde i alle typer sager Frister holdes inden for de af domstolsstyrelsen fastsatte frister. Sker inden udgangen af 2015 Færre print i insolvenssagerne og dødsbosagerne. Implementeret inden udgangen af Målet er at 25% af forkyndelserne gennemføres som telefonforkyndelser eller digital forkyndelser. Der indkøbes bordscannere til brug for

6 digital/telefonforkyndelser. Øvrige indsatser ved retten (fortsat) Nr. Indsats Procesmål Resultatmål 9. Digital kommunikation Mere fokus på digital kommunikation Primært sende digitalt i sager, der ikke kræver samtykke. I andre sager huske på at få samtykke til digital kommunikation