Vejledning til udfyldelse af selvevalueringsskema for standarder i Dansk kvalitetsmodel på det sociale område

Transkript

1 Vejledning til udfyldelse af selvevalueringsskema for standarder i Dansk kvalitetsmodel på det sociale område Indledning og formål Denne vejledning henvender sig til dig, der skal gennemføre jeres årlige selvevaluering. Selvevalueringen er en del af tilbuddets deltagelse i Dansk kvalitetsmodel på det sociale område. Selvevalueringen kan hjælpe jer med at skabe overblik over, hvordan arbejdet med implementering af kvalitetsmodellens standarder skrider frem. Selvevalueringen er jeres eget redskab til støtte for den implementeringsproces I er i gang med. Resultaterne af selvevalueringen kan I benytte i jeres videre tilrettelæggelse og prioritering af fremadrettede tiltag til støtte for implementeringsprocessen frem mod den eksterne evaluering. Kvalitetsmodellens standarder implementeres over fire trin, og det er jeres arbejde med de enkelte standarder på de enkelte trin, som I årligt skal evaluere. Den første selvevaluering skal evaluere på jeres arbejde med trin 1 og 2. Vejledning til evaluering af trin 1: Det første målepunkt i selvevalueringen handler om, om I har retningsgivende dokumenter med retningslinjer for jeres fremgangsmåder for arbejdet med de kvalitetsmål, som standarderne sætter. I de enkelte standarder (rubrik 7 i standarderne) specificeres en række anvisninger for jeres retningsgivende dokumenter, og I skal i selvevalueringsskemaet angive, om jeres retningsgivende dokumenter opfylder hver enkelt anvisning. Udfyldelse af selvevalueringsskemaet Der er tre mulige svarkategorier til evaluering af trin 1: ja, delvist og nej. Derudover er der tekstbokse i forlængelse af svarkategorierne. Tekstboksene skal udfyldes, hvis I ikke eller kun delvist har retningsgivende dokumenter, der lever op til den specifikke anvisning, som fremgår af standarden. Når du svarer delvist eller nej, skal du altså i tekstboksen angive, hvilke konkrete tiltag, I vil iværksætte på tilbuddet for at sikre, at besvarelsen delvist eller nej ved en senere selvevaluering kan blive til et ja.

2 Både afkrydsning i rette svarkategori og dine beskrivelser i tekstboksene skal angives m.h.p. tilbuddets egen styring af det fremadrettede arbejde med implementering af kvalitetsmodellens standarder, og det er derfor ikke et krav, at du skriver lange udredninger i tekstboksene; det vigtige er, at du selv og dine kollegaer senere kan læse og forstå de stikord, du skriver. Hvis I derimod har retningsgivende dokumenter, der lever op til den specifikke anvisning, som fremgår af standarden, og du derfor krydser af i svarkategorien ja, skal du på linjerne i forlængelse af svarkategorien referere til de(t) retningsgivende dokument(er); d.v.s. angive titel og dato for seneste opdatering eller angive linket til de(t) elektroniske dokument(er). Herunder følger vejledning til, hvornår du bør krydse af i hhv. ja, delvist og nej: Du bør kun krydse af i ja i de tilfælde, hvor I er færdige med at udarbejde retningsgivende dokumenter, og disse dokumenter lever op til standardens konkrete anvisninger. De enkelte anvisninger er én for én angivet i selvevalueringsskemaet. Har I retningsgivende dokumenter, der lever op til den anvisning, som du evaluerer på, kan I herefter koncentrere jeres kræfter om at sikre, at alle relevante medarbejdere og ledere får kendskab til og følger de fremgangsmåder, som er beskrevet i jeres retningsgivende dokument(er) (trin 2). Du bør kun krydse af i delvist i de tilfælde, hvor I har påbegyndt udarbejdelsen af retningsgivende dokumenter, der lever op til standardens specifikke anvisninger, men I endnu ikke er færdige med udarbejdelsen. Kategorien delvist fordrer dog, at udarbejdelsen er så langt, at mindst én af standardens specifikke anvisninger er opfyldt. Det kan være tilfældet, hvor I har retningsgivende dokumenter, der opfylder nogle men ikke alle standardens anvisninger. Det kan også være tilfældet, hvor I har modtaget kommunale retningslinjer fra jeres kommune, men I mangler at tilføre lokale tilføjelser. Du bør kun krydse af i nej i de tilfælde, hvor I hverken helt eller delvist har retningsgivende dokumenter, der lever op til standardens anvisninger. Du skal også krydse af i nej, selvom I har planlagt en proces for udarbejdelsen og herunder datofastsat et første møde for udarbejdelsen.

3 Vejledning til evaluering af trin 2: Det første målepunkt under trin 2 handler om, om relevante ledere og medarbejdere kender og anvender de fremgangsmåder, der er beskrevet i de retningsgivende dokumenter. Det er her atter vigtigt at huske på, at selvevalueringens væsentligste formål er at give jer overblik over, hvordan jeres arbejde med at implementere kvalitetsmodellens standarder skrider frem. Det betyder, at din evaluering af trin 2 handler om at vurdere, om relevante ledere og medarbejdere følger de beskrevne fremgangsmåder i de retningsgivende dokumenter, og om der er dele af jeres praksis, som I eventuelt skal rette særlig opmærksomhed og arbejdsindsats mod. Kvalificeret vurdering For at kvalificere din vurdering af, om relevante ledere og medarbejdere kender og anvender de retningsgivende dokumenter, som er udarbejdet under trin 1, er det væsentligt at du går systematisk og metodisk til værks. Ved at foretage små kvalitative interviews med en eller flere af dine kollegaer kan du få viden om, hvilke fremgangsmåder dine kollegaer gør brug af i forskellige situationer, og derefter vurdere, om der er overensstemmelse mellem dine kollegaers fremgangsmåder, og de fremgangsmåder som er beskrevet i jeres retningsgivende dokumenter. Udfyldelse af selvevalueringsskemaet I selvevalueringsskemaet har du tre mulige svarkategorier for jeres arbejde med trin 2: Ja, delvist og nej. I første omgang skal du vurdere, om relevante ledere og medarbejdere følger de retningsgivende dokumenter: Du bør kun krydse af i ja i de tilfælde, hvor du, på baggrund af dine interviews vurderer, at jeres retningsgivende dokumenter er implementerede, d.v.s., at relevante ledere og medarbejdere anvender de retningsgivende dokumenter og der derfor ikke er grundlag for at igangsætte yderligere tiltag til støtte for implementeringsprocessen. I kan nu koncentrere jeres kræfter om at fastholde den indarbejdede praksis. Du skal herefter angive i tekstboksen på hvilken baggrund vurderingen er foretaget. Gå dernæst til den sidste tekstboks ud for den pågældende standard og beskriv konklusionen og fremadrettede tiltag for fastholdelse af jeres indsats.

4 Du bør kun krydse af i delvist i de tilfælde, hvor du, på baggrund af dine interviews vurderer, at nogle, men ikke alle relevante medarbejdere og ledere anvender de retningsgivende dokumenter. Du bør også krydse af i delvist, hvis relevante ledere og medarbejdere anvender nogle af retningslinjerne 1 i de retningsgivende dokumenter, mens andre retningslinjer i de retningsgivende dokumenter ikke efterfølges. I har altså behov for at iværksætte en ekstra indsats til støtte for implementeringsprocessen på nogle enkelte, udvalgte områder af jeres praksis. Efter afkrydsning i svarkategorien delvist, skal du fortsætte med de næste spørgsmål. Skriv i tekstboksen på hvilken baggrund vurderingen er foretaget. Du bør krydse af i nej i de tilfælde, hvor du på baggrund af dine interviews vurderer, at implementeringen af jeres retningsgivende dokumenter er mangelfuld. Det vil sige, at relevante ledere og medarbejdere ikke arbejder i overensstemmelse med jeres retningsgivende dokumenter, og der er behov for, at I arbejder indgående med implementering af de retningslinjer, der fremgår af de retningsgivende dokumenter. Hvis du krydser af i svarkategorien nej, skal du fortsætte med de næste spørgsmål. Skriv i tekstboksen på hvilken baggrund vurderingen er foretaget. Hvis du svarer delvist eller nej på spørgsmålet om relevante ledere og medarbejdere anvender de retningsgivende dokumenter, skal du i anden omgang vurdere, om relevante ledere og medarbejdere kender de retningsgivende dokumenter. Dette for at du kan afklare, hvilke typer af tiltag det er relevant at igangsætte til støtte for jeres videre implementeringsproces. Du har også her tre mulige svarkategorier: Du bør kun krydse af i ja i de tilfælde, hvor du i det foregående spørgsmål har vurderet, at relevante ledere og medarbejdere ikke eller kun delvist anvender de retningsgivende dokumenter, men det af dine interviews 1 De beskrivelser af fremgangsmåder, som er angivet i de retningsgivende dokumenter kan have form af retningslinjer, vejledninger, instrukser m.v. Af læsehensyn benyttes i det følgende alene benævnelsen retningslinjer.

5 fremgår, at dine interviewpersoner kender indholdet i de retningsgivende dokumenter. Du bør kun krydse af i delvist i de tilfælde, hvor du i det foregående spørgsmål har vurderet, at relevante ledere og medarbejdere ikke eller kun delvist anvender de retningsgivende dokumenter, men kender til dele af indholdet i de retningsgivende dokumenter. Du kan af dine interviews uddrage specifikke fokuspunkter, som I skal arbejde videre med, for at sikre udbredelse af kendskabet til indholdet i jeres retningsgivende dokumenter. Du bør krydse af i nej i de tilfælde, hvor du i det foregående spørgsmål har vurderet, at relevante ledere og medarbejdere ikke eller kun delvist anvender de retningsgivende dokumenter, og det af dine interviews fremgår, at dine interviewpersoner slet ikke har kendskab til indholdet i jeres retningsgivende dokumenter. I har i dette tilfælde behov for at arbejde indgående med først at udbrede kendskabet til indholdet i jeres retningsgivende dokumenter, og derefter tilrettelægge en proces til sikring af, at de retningsgivende dokumenter omsættes i jeres daglige praksis. I forlængelse af alle tre svarkategorier skal du beskrive på hvilken baggrund din vurdering er foretaget. Afslutningsvist skal du beskrive din samlede konklusion for den pågældende standard i stikord. Herudover er det opgaven at beskrive handlingsplanen med de fremadrettede tiltag, som I vil gennemføre til sikring af, at relevante ledere og medarbejdere kender og anvender retningslinjerne i de retningsgivende dokumenter.