Statsforvaltningens brev af 5. januar 2012 til en journalist

Transkript

1 Statsforvaltningens brev af 5. januar 2012 til en journalist T I L S Y N E T M E D K O M M U N E R N E I R E G I O N S Y D D A N M A R K Statsforvaltningen har via e -post modtaget din henvendelse af 4. november 2011, hvor du har klaget over Billund Kommunes manglende imødekommelse af aktindsigt i al kommunikation mellem kommunen og KMD i perioden september 2010 til dags dato. Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. S T A T S F O R V A L T N I N G E N S Y D D A N M A R K S T O R E T O R V A A B E N R A A J O U R N A L N R. : / S A G S B E H A N D L E R : L V O S Y D D I R E K T E T E L E F O N : Det er statsforvaltningens opfattelse, at Billund Ko mmunes administration af 4, stk. 3, i offentlighedsloven ikke har været i overensstemmelse med lovgivningen. Statsforvaltningen har derfor anmodet Billund Kommune om at oplyse, hvad kommunen agter at foretage sig i a n- ledning heraf. Her følger en gennem gang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund : Det fremgår af sagen, at du ved e -post den 2. november 2011 hos Billund Kommune har begæret aktindsigt i al kommunikation mellem kommunen og KMD i per ioden september 2010 og til dags dato, herunder særlig ko m- munikation, der måtte belyse problemer og udfordringer med KMD s leverance af Opus systemet samt mødereferater i samme periode. T E L E F O N : T E L E F A X : E A N - N R SE-NR t i l s y n s y s t a t s f o r v a l t n i n g. d k w w w. s t a t s f o r v a l t n i n g. d k E K S P E D I T I O N S T I D : M A N D A G - O N S D A G : T O R S D A G : F R E D A G : T E L E F O N T I D : M A N D A G - O N S D A G : o g T O R S D A G : F R E D A G : Den 4. november 2011 skrev Billund Kommune blandt andet følgende til dig: ( )

2 Vi har modtaget din anmodning om aktindsigt i al ko m- munikat ion mellem kommunen og KMD i perioden se p- tember 2010 til dags dato. Det følger af 4, stk. 3 i offentlighedsloven, at begæri n- ger om aktindsigt skal angive de dokumenter eller den sag, som den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med. Din begæring om aktindsigt opfylder ikke det subjektive identifikat ionskrav der følger af 4, st k. 3, i offentli g- hedsloven. Billund Kommune har haft kont akt med KMD i det seneste år, men vi har ikke et dokument eller en sag der viser det samlede overblik over disse kontakter. Offentlighedsloven giver kun ret til aktindsigt i de d o- kumenter, der eksisterer i forbindelse med sagen på tidspunktet for begæringens fremsættelse, og komm u- nen er således ikke forpligtet til at tilvejebringe oply s- ninger, som ikke allerede foreligger i sagen, jf. John Vogter i Offentlighedsloven med kommentarer, 3. udg., side 118. Billund Kommune har således ikke pligt til at imød e- komme begæringer om at få lejlighed til at gennemse alle sager af en bestemt art eller alle sager, der er blevet journaliseret i en bestemt periode, ligesom komm unen ikke er forpligtet til at lave sammenstillinger og prod u- cere dokumenter for at kunne imødekomme en aktin d- sigt sbegæring. Da der ikke i Billund Kommune foreligger sager eller d o- kumenter, der indeholder de ønskede oplysninger ser vi os ikke forpligtet til at tilvejebringe de ønskede oply s- ninger.( ) Følgende fremgår blandt andet af Billund Kommunes u d- talelse af 23. november 2011 til stat sforvaltningen: ( ) Computerworld gør i deres klage opm ærksom på, at Bi l- lund Kommune ikke følger god forvaltningsskik ved ikke at foretage en søgning i ESDH system på KMD. Dette er ikke korrekt idet vi inden afslag på aktindsigt har l a- vet en søgning i vores ESDH system. Resultatet er, at vi i 2010 og 2011 har oprettet 22 sager hvor ordet KMD indgår i sagstitlen. Idet Compute r- world anmoder om akt indsigt i al komm unikation me l- lem KMD og Billund Kommune er det ikke muligt for os S I D E 2

3 at vide hvilke af dis se sager som Computerworld ønsker aktindsigt i. Det store antal sager skyldes nat urligvis at KMD og Bi l- lund Kommune er samarbejdspartnere i relation til flere forskellige IT -systemer og flere forskellige forvaltninger. Billund Kommune er opmærksom på reg lerne om mero f- fentlighed og princippet om at vise særlig imødeko m- menhed overfor pressen, men vi er nødt til at vide hvad Computerworld ønsker aktindsigt i. Der er rigtigt nok anmodet om aktindsigt i kommunikat i- onen i en afgrænset periode. H vorvidt periode n kan betegnes kort kan diskut eres. Kommunens IT -chef er ikke den person der har haft mest kontakt med KMD det si d- ste år. Vi har siden efteråret 2009 samarbejdet m ed KMD om implementering af Opus løn - og økonomisyst em. Impl e- menteringen er afslutt et i efte råret I forbindelse med dette sam arbejde har vi haft en intern projektleder der har haft meget kontakt med KMD. Ligeledes har v o- res medarbejdere i Personale og Økonomi haft stor ko n- takt med KMD. Der har desuden i perioder været afholdt dage hvor KMD har været til stede i Billund Kommune ofte som møder. Der er blevet anmodet om aktindsigt i al kommunikat i- on mellem KMD og Billund Komm une. Såfremt Comp u- terworld alene ønskede aktindsigt i sager eller dokume n- ter med et bestemt indhold vil jeg opfordre Computerworld til at være mere præcis i deres anmodning. At Computerworld anvender form uleringen herunder særlig i deres anmodning gør, at vi som kommune ikke kan vide om det så kun er disse dokumenter der ønskes aktindsigt i. Som jeg læser klagen fra Computerworld har det vist været hensigten at anmodningen ikke skulle gå på al kommunikation. Du har ved e-post af 6. december 2011 afgivet dine b e- mærkninger til kommunens udtalelse. Statsforvaltningens udtalelse : Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1, i lov om kommunernes st y- relse (styrelsesloven lovbekendtgørelse nr af 1. november 2010 som senest ændret ved 1 i lov nr. 606 af 14. juni 2011). S I D E 3

4 Følgende fremgår af 4, stk. 1 og 3, i lov om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven lovbekendtgørelse nr. 572 af 19. december 1985 som senest ændret ved lov nr. 433 af 4. juni 2009): 4, stk. 1. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med d o- kumenter, der er indgået til eller oprettet af en forval t- ningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsm yndighed kan give aktindsigt i videre om fang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v. stk. 3. Begæring efter stk. 1 og 2 skal angive de dok u- menter eller den sag, som den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med. Følgende fremgår af punkt 17 i Justitsministeriets vejle d- ning om offentlighed i for valtningen (vejledning af 3. november 1986): 17. Efter offentlighedslovens 4, st k. 3, skal en beg æ- ring om aktindsigt angive de dokumenter eller den sag, som den pågældende ønsker at blive gj ort bekendt med. Bestemmelsen skal ses i sammenhæng med lovens 5, stk. 1, nr. 2, hvorefter adgangen til aktindsigt bl.a. o m- fatter indførelser i myndighedens journaler, regist re og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags d o- kumenter. Det kan herefter kræves, at den, der ønsker aktindsigt, i hvert fald har et vist kendskab t il sagens eksistens før henvendelsen til vedkommende myndighed. Forvaltni n- gen har altså ikke pligt til at imødekomme begæringer om at få lejlighed til at gennemse alle sager af en bestemt art eller alle sager, der er blevet journaliseret i en bestemt periode. I det om fang en sådan begæring fre m- sættes af pressen, bør begæringen dog norm alt imød e- kommes, medmindre andet følger af reglerne om tav s- hedspligt m.v. I øvrigt kan det ikke udtømmende angives, hvor specif i- ceret angivelsen af sagen eller dokumentet i det enkelte tilfælde skal være. Det, der må kræves, er, at begæri n- gen indeholder sådanne oplysninger, at det efter indre t- ningen af den pågældende myndigheds journaler, reg i- stre m.v. er m uligt at finde frem til sagen. Angivelse af sagens journalnummer er ikke nødvendig, men heller i k- ke altid tilst rækkelig. Det påhviler vedkommende forvaltningsmyndighed at ve j- lede publikum om, hvilke oplysninger der i det enkelte tilfælde m å tilve jebringes for at opfylde disse krav. En d- videre må det fremhæves, at der, som nævnt ovenfor S I D E 4

5 under pkt. 6, ikke i almindelighed vil være noget til hi n- der for, at vedkommende myndighed, når omstændigh e- derne i øvrigt taler derfor, ser bort fra kravet om, at b e- gæringen skal angive en bestemt sag. 4 i offentlighedsloven er udtryk for lovens hovedregel om et generelt offentlighedsprincip. Dokumenter i den offen t- lige forvaltning skal således kunne forlanges udleveret, medmindre der er sikker hjemmel til, at myn digheden kan nægte at udlevere de ønskede dokumenter eller oplysni n- ger. Statsforvaltningen har noteret sig, at Billund Kommune den 4. november 2011 har afslået at imødekomme din aktindsigtsbegæring med henvisning til 4, stk. 3, i o f- fentlighedsloven. Statsforvaltningen har endvidere noteret sig, at komm u- nen i sin udtalelse til statsforvaltningen har oplyst, at den har oprettet 22 sager i sit system, hvor ordet KMD in d- går i sagstitlen. Efter statsforvaltningens umiddelbare opfattelse har din anmodning om aktindsigt indeholdt oplysninger, der er nødvendige for, at de sager, der kunne indeholde dok u- menter, der ønskedes aktindsigt i, er blevet identificeret. Statsforvaltningen finder på den baggrund, at Billund Kommunes administration af 4, stk. 3, i offentlighedsloven ikke har været i overensstemmelse med lovgivningen. Statsforvaltningen lægger som følge af kommunens he n- visning til 4, stk. 3 til grund, at kommunen ikke nærm e- re har undersøgt, om de 22 KMD-sager har indeholdt dokumenter, der var om fattet af anmodningen. Statsforvaltningen må forstå kommunens besvarelse af 23. november 2011 således, at kommunen tilsyneladende har været i tvivl om, hvad der er søgt aktindsigt i, og at kommunen ikke har forsøgt at få afklaret eller præciseret hvilke dokumenter, der ønskedes aktindsigt i. På den baggrund har statsforvaltningen anmodet Billund Kommune om at oplyse, hvad kommunen agter at foretage sig i anledning heraf. Det bemærkes, at statsforvaltningen ikke hermed har t a- get stilling til, om din anmo dning om aktindsigt kan im ø- dekommes, eller om kommunen kan undlade at meddele aktindsigt efter undtagelsesbestemmelserne i offentli g- hedsloven. S I D E 5

6 I øvrigt : Statsforvaltningen har sendt en kopi af denne udtalelse til Billund Kommune. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforval t- ningens hjemmeside på internettet Med venlig hilsen Stella Bøttger specialkonsulent / Lars Voltelen fuldmægtig S I D E 6