Helsingør Kommune. Udbudsbetingelser. i forbindelse med offentligt EU-udbud af Stomiprodukter. Side 1 af 16

Transkript

1 Udbudsbetingelser i forbindelse med offentligt EU-udbud af Stomiprodukter Side 1 af 16

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 ORDREGIVENDE MYNDIGHED INDLEDNING TILBUDSGIVERS EGNETHED/ UDVÆLGELSESPROCESSEN UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE TILBUDSGIVERS FORHOLD KONTAKT INDTIL TILBUDSAFGIVELSE KRAV TIL TILBUD TILDELING KRAV KATEGORISERING ØVRIGE FORHOLD FORTROLIGHED TJEK LISTE FORELØBIG TIDSPLAN...16 Side 2 af 16

3 1 ORDREGIVENDE MYNDIGHED Helsingør Kommune, Stengade 59, 3000 Helsingør Hjemmeside: Helsingør Kommune har ca indbyggere og er beliggende i Nordsjælland. Helsingør Kommune består af 11 centre og langt over 100 institutioner skoler, daginstitutioner, klubber, idrætsanlæg, kulturinstitutioner, plejehjem. Kontaktperson: [Mercell] al dialog/kontakt foregår via Mercell i forbindelse med selve gennemførelsen af udbuddet, se videre pkt INDLEDNING Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet (Europa- Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004). Udbuddet gennemføres som et sortimentsudbud. Derudover indeholder udbuddets genstand et element af tjenesteydelser i form af et bevillingshåndteringssystem og konsulentydelser. Udbudsbetingelserne (dette dokument) fastsætter hovedsagligt retningslinjerne for udarbejdelsen af tilbuddet. Her beskrives bl.a. kriterierne for tildeling af kontrakten, forhold vedrørende mindstekrav og forbehold, frist for indgivelse af tilbud, formkravene til tilbuddenes udformning m.v. Det er derfor vigtigt, at Tilbudsgiverne grundigt sætter sig ind i disse betingelser inden udarbejdelsen af tilbuddet. I nærværende udbudsbetingelser vil de af Helsingør Kommune opstillede krav i udbudsbekendtgørelsen til Tilbudsgiveres egnethed blive gentaget, punkt. 8 nedenfor. Efterfølgende forklares kort, hvordan Tilbudsgiver skal forholde sig til det modtagne materiale, herunder til udkastet til aftalen og bilag. Såfremt der mod forventning måtte være uoverensstemmelse mellem udbudsbetingelserne og de øvrige dele af udbudsmaterialet, har de øvrige dele af udbudsmaterialet forrang. 2.1 Udbuddets omfang Kommunen bevilliger det bedst egnede og billigste produkt til Kommunens borgere, jf. Hjælpemiddelbekendtgørelsen. Tilbudsgiver skal derfor være i stand til at tilbyde et bredt sortiment af stomihjælpemidler, for at sikre størst mulig valgfrihed for den enkelte bevillingshaver. Side 3 af 16

4 Udbuddet er udformet således at Tilbudsgiver ved sit tilbud byder ind med flere komplette produktserier i samtlige størrelser og udformninger, således at det sikres, at alle tilbudte produkter passer sammen, men også at borgernes forskellige behov kan dækkes bedst muligt. Tilbudslistens udformning er baseret på et ønske om at gøre det enklere for Tilbudsgiver at afgive et tilbud, samtidig med at tilbudslisten både nutids- og fremtidssikres i overensstemmelse med borgernes behov. Nærværende udbud vedrører indkøb af leverancen af stomihjælpemidler til borgere med bevilling i henhold til 112 i Serviceloven på vegne af Helsingør Kommune. Det vil desuden i et mindre omfang være nødvendigt også at anvende aftalen til indkøb til depot f.eks. i forbindelse med hjemmeplejens opgaver og lignende. Leverancen af stomihjælpemidler bevilget i henhold til Servicelovens 112 sker direkte til bevillingshavers adresse eller den af Bestiller angivne adresse ved bestilling til depot. Helsingør Kommune har pr. 1. juli bevillingshavere, der har anvendt en bevilling på stomihjælpemidler. Antallet af anvendte bevillinger har været mere eller mindre konstant de sidste 4 år, med 203 anvendte bevillinger i 2012, 200 anvendte bevillinger i 2013 og 210 anvendte bevillinger i Det samlede forbrug udgjorde for perioden 1. januar december 2014 ca. DKK 3 millioner. De anførte bevillinger og det oplyste forbrug inden for de enkelte varegrupper er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet. Det forventede årlige forbrug er således alene et estimat, som ikke er bindende for Kommunen, ligesom antallet af bevillinger vil variere fra år til år. Der gøres opmærksom på, at bevillingshavere har frit leverandørvalg inden for Servicelovens 112. Dette betyder, at bevillingshaver frit kan vælge at handle hos en anden leverandør, end den Kommunen har valgt, dog refunderes maksimalt det beløb, som Kommunen har indgået købsaftale om for det pågældende bevilligede produkt. Der kan således ikke gives garanti for, at alle borgere med en bevilling vil benytte nærværende aftale. Tilbudsgiver er derfor ikke garanteret nogen mindsteomsætning. 2.2 Kontraktperiode Helsingør Kommune ønsker at indgå en 4-årig kontrakt, med mulighed for opsigelse med 6 måneders varsel, dog således at aftalen løber minimum 24 måneder. Kontrakten forventes at træde i kraft den 1. februar Ved udløbet af den oprindelige kontraktperiode ophører kontrakten uden yderligere varsel. Side 4 af 16

5 3. TILBUDSGIVERS EGNETHED/ UDVÆLGELSESPROCESSEN Helsingør Kommune vil på baggrund af nedenstående dokumentation foretage en egnethedsbedømmelse af hver enkelt Tilbudsgiver, og såfremt den efterspurgte dokumentation mangler, kan Helsingør kommune være forpligtet til at se bort fra tilbuddet. 3.1 Personlige forhold Tilbuddet skal indeholde følgende dokumenter, som dokumentation for Tilbudsgivers personlige forhold: Underskrevet tro- og loveerklæring om, at Tilbudsgiver ikke opfylder nogle af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets art. 45, stk. 1 og stk. 2, jf. skema a Underskrevet tro- og loveerklæring om, at Tilbudsgiver ikke har forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr , jf. skema b Bemærk: Tilbudsgiver skal være godkendt af Datatilsynet til at behandle personlige oplysninger, herunder CPR-numre efter lov om behandling af personoplysninger, jf. persondatalovens 43, med virkning fra den 1. juli Godkendelsen skal senest foreligge på tidspunktet for Rammeaftalens ikrafttræden. Tilbudsgiver er ansvarlig for, at godkendelsen er gældende i hele aftaleperioden. Kommunen kan forlange dokumentation for godkendelsen 3.2 Økonomisk og finansiel kapacitet i form af nøgletal for de sidste 2 år, jf. skema c For så vidt angår det seneste årsregnskab må der ikke være indeholdt et forbehold for forsat drift. For virksomheder, der ikke er underlagt kravet om revisionspligt i henhold til årsregnskabslovens, kan der alternativt fremsendes en revisorattesteret erklæring om virksomhedens økonomiske formåen, der ikke indeholder forbehold for forsat drift. 3.3 Teknisk kapacitet Tilbuddet skal indeholde følgende dokumentation for Tilbudsgivers tekniske egnethed: Referenceliste med referencer for tilsvarende leverancer som den udbudte, jf. beskrivelsen i pkt. 2 for de seneste 3 år. Oplysningerne skal angives ved udfyldelse af skema d. Reference skal som minimum indeholde oplysninger om, at Tilbudsgiver har håndteret en tilsvarende kontrakttype i henhold til Servicelovens 112, med distribution af varer direkte til borgere. Det er således ikke et krav, at man har leveret tilsvarende produkter, men alene et krav at Tilbudsgiver har håndteret borgerbevillinger og forsendelser af varer bevilget i henhold til Serviceloven. Kopi af Tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring inklusive personskade med en dækningssum pr. år på minimum DKK 10 millioner, skal senest fremlægges i forbindelse med kontraktunderskrivelse. Side 5 af 16

6 3.4 Henvisning til andres ressourcer samt konsortier, jf. skema f (ved konsortier benyttes skema e) En Tilbudsgiver kan basere sig på den økonomiske/finansielle/tekniske formåen hos en anden/andre virksomhed(er), som agtes benyttet i forbindelse med den konkrete opgave. Dette gælder uanset den juridiske karakter af forbindelsen mellem virksomhederne. I så fald skal virksomheden udover ovennævnte for egen kapacitet og personlige forhold godtgøre over for Helsingør Kommune, at virksomheden virkelig råder over de nødvendige ressourcer, fx ved at fremlægge erklæring for de nævnte virksomheders forpligtelser i denne henseende, jf. skema f støtteerklæring. Såfremt der er tale om et konsortium, skal personen der underskriver tilbuddet have fuldmagt fra de andre deltagere i konsortiet, jf. skema f. Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige Tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som Helsingør Kommune med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og eventuel kontrakt. Se endvidere for yderligere oplysninger vedr. konsortier på Konkurrencestyrelsens hjemmeside: 4. UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbetingelser Skema a Tro og love erklæring vedr. udbudsdirektivets bestemmelser (art. 45) Skema b Tro og love erklæring vedr. gæld til det offentlige. Skema c Nøgletals skema Skema d Referencer fra tilsvarende opgaver Skema e Såfremt ansøger er et konsortium udfyldes dette skema Skema f Støtteerklæring såfremt ansøger støtter sig til andre Rammeaftale Bilag 1: Kravspecifikation overordnede krav Bilag 2: Kravspecifikation Bilag 3: Tilbudslisten Bilag 4: Yderligere sortimentsliste Bilag 5: Implementeringsplan og tilbudt kompetenceprofil Bilag 6: E-handelssystemet i Helsingør Kommune Bilag 7: Helsingør Kommunes inkontinensprodukter Vedlagt supplerende materiale: ark med spredning Kommunens historiske forbrug, der har relevans ved Tilbudsgivers udfyldelse af Bilag 4 yderligere sortiment, idet vægtningen af de Side 6 af 16

7 tilbudte produkter sker i overensstemmelse med det supplerende materiale. Se Bilag 4 for yderligere vejledning. 4.1 Kontrakten og tilhørende bilag Bilag og eventuelle skemaer skal udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst og vil udgøre en del af tilbuddet, samt indgå i den efterfølgende kontrakt. Tilbudsgiver er ansvarlig for at sikre, at dokumenterne er besvaret korrekt, idet manglende besvarelse vil kunne medføre, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt, og Helsingør Kommune kan være forpligtet til at se bort fra tilbuddet. Tilbuddet vil dermed ikke indgå i tilbudsevalueringen. I kontrakten er anført de aftalemæssige vilkår, som gælder for udførelsen af aftalen, herunder bl.a. betaling, tidsfrister, misligholdelse og ansvar. Når kontrakten indgås, vil den blive suppleret med, de af Tilbudsgiver afgivne oplysninger, herunder tilbudspriser. Det fremgår af udbudsmaterialet, at Tilbudsgiver skal tilbyde urostomiprodukter, der er kompatible med Helsingør Kommunes nuværende aftaleprodukter på inkontinens/urologi. Tilbudsgiver henvises derfor særligt til Bilag 7, hvoraf Kommunens komplette produktsortiment fremgår. Der kan ikke tages forbehold for kontrakten, hvorfor Tilbudsgiver skal tage højde for kontraktens vilkår i forbindelse med sin tilbudsafgivning. 5. TILBUDSGIVERS FORHOLD Personen, der underskriver og afgiver tilbud, skal Tilbudsgiver være tegningsberettiget til at forpligte Såfremt der er tale om et konsortie, skal personen der underskriver tilbuddet have fuldmagt fra de andre deltagere i konsortiet. Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige Tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som Helsingør Kommune med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og eventuel kontrakt. 6. KONTAKT INDTIL TILBUDSAFGIVELSE Udbuddet gennemføres via Mercell. Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til support.dk@mercell.com eller på telefon: Side 7 af 16

8 Udbudsmaterialet og samtlige efterfølgende supplerende oplysninger, herunder eventuelle rettelsesblade, vil være tilgængelige i Mercell. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål skal stilles under fanen "Kommunikation". Svar fra Helsingør Kommune kan ses under fanen Kommunikation / "Ekstra Info" efter, at Helsingør Kommune har publiceret svar. Alle spørgsmål, der fremsendes senest den 28. september 2015, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Såfremt Tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes Tilbudsgiver straks gøre opmærksom herpå, således at der er mulighed for hurtigst muligt at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for Tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Opfordringen skal dog ikke opfattes som invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav. Alle dokumenter i tilbuddet skal uploades og sendes igennem Mercell Sourcing Service inden tidsfristen udløber. 7. KRAV TIL TILBUD 7.1 Formkrav Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på engelsk. De uploadede dokumenter skal kunne læses i Microsoft Office 2010/ og seneste version af Acrobat Reader, der kører på styresystemet Windows Tilbudsfrist Tilbud kan kun afsendes digitalt via Mercell, og skal - for at være afgivet rettidigt - være modtaget/uploadet senest den: Onsdag den 14. oktober 2015 kl Upload af alt materiale skal være afsluttet inden dette tidspunkt. Side 8 af 16

9 Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, og tilbud modtaget på andre måder end elektronisk gennem Mercell Danmark A/S, vil være at betragte som ikke rettidigt indkommet, og tilbuddet vil derfor blive afvist som ukonditionsmæssigt. Tilbuddet skal opfylde samtlige minimumskrav i det samlede udbudsmateriale, samtidig med at alle forhold og krav i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 7.3 Serviceattest Den vindende Tilbudsgiver skal inden underskrift kunne præsenterer Helsingør Kommune for en serviceattest, der er yngre end 6 måneder i forhold til kontrakttildelingstidspunktet. Helsingør Kommune gør opmærksom på, at der kan være sagsbehandlingstid på op til 14 dage, hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i forhold til at få udfærdiget en serviceattest. 7.4 Vedståelse Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud indtil, endelig kontrakt er underskrevet dog maksimum 6 måneder at regne fra tilbudsfristens udløb. 7.5 Alternative bud Tilbudsgiveren kan i overensstemmelse med udbudsbekendtgørelsen ikke afgive alternative tilbud. Tilbudsgiver har alene adgang til at afgive ét tilbud. 7.6 Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmateriale og tilbud har karakter af forbehold. Helsingør Kommune er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Helsingør Kommune er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af Helsingør Kommune kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. En eventuel kapitalisering af forbehold indregnes i Tilbudsgivers samlede tilbud før prissammenligning. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. Side 9 af 16

10 Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis Tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes Tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. Grundet de mulige konsekvenser ved at tage forbehold opfordres Tilbudsgiver til tidligst muligt at søge eventuelle uklarheder mv. opklaret i udbudsprocessen ved at stille spørgsmål. 8. TILDELING 8.1 Pointskala Point Beskrivelse 5 Tildeles tilbud, som skønnes at opfylde underkriteriet i meget høj grad. 4 Tildeles tilbud, som skønnes at opfylde underkriteriet i høj grad. 3 Tildeles tilbud, som skønnes at opfylde underkriteriet i middel grad. 2 Tildeles tilbud, som skønnes at opfylde underkriteriet i ringe grad. 1 Tildeles tilbud, som skønnes at opfylde underkriteriet i meget ringe grad. 0 Tildeles tilbud, som ikke skønnes at opfylde underkriteriet. 8.2 Tildelingskriteriet Tildeling af kontrakten vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på følgende under- og delkriterier med den for hvert under- og delkriterium anførte vægt/procentsats: Evaluering af tilbud foretages efter nedenstående kriterier: Prioritet Underkriterier Delkriterier Vægt Total vægtning 1 Pris 50 % 2 Kvalitet a. Vægtning af B-krav 50 % b. Implementeringsplan 25 % c. Tilbudte ressourcer 25 % 3 Sortimentsbredde 10 % 40 % Ad. Underkriteriet: Pris vægtes 50 % Tilbudssummen beregnes med udgangspunkt i Helsingør Kommunes historiske forbrug, som fremgår af Tilbudslisten, jf. Bilag 3. Tilbudsgivers tilbudspriser skal basere sig på Tilbudsgivers offentlige udsalgspriser pr. varelinje. Ved flere varelinjer med samme produktlinjenummer vil der blive beregnet en gennemsnitspris for de tilbudte produkter fraregnet den tilbudte rabatsat for produktvaregruppen. Side 10 af 16

11 Man opnår således en tilbudspris pr. produktvarelinje baseret på Tilbudsgivers udsalgspris pr. produkt, fraregnet den tilbudte rabatsats på produktvaregruppen. Hvor der i Tilbudslisten bydes ind med fulde serier, er produktvarelinjen opdelt med litreringer, hvorefter der først beregnes en gennemsnitspris for hele seriens produkter, der dermed udgør produktvarelinjens tilbudspris, jf. ovenfor. Den beregnede tilbudspris pr. produktvarelinje multipliceres med det angivne historiske forbrug. Tilbudsgivers totale tilbudssum findes ved at lægge samtlige produktvareliners samlede vægtede tilbudspris sammen, jf. ovenfor. I beregningen af pris indgår en tilbudt vares pris ved 1 stk. på en varelinje i en kolonne. Såfremt en Tilbudsgiver ikke har afgivet et tilbud på den konkrete varelinje vil denne medregnes til den højeste pris afgivet blandt de øvrige Tilbudsgivere. Såfremt Tilbudsgiver har påført samme vare flere gange på tilbudslisten, vil produktet alene anses for tilbudt på den førstkommende og numerisk laveste varelinje, herefter vil dubletter blive behandlet som en ikke udfyldt varelinje. Forskellige farver af det samme produkt, vil blive behandlet som dubletter, medmindre andet udtrykkeligt er nævnt i Tilbudslisten. Udbyder gør opmærksom på, at Tilbudslistens varelinjer ikke er baseret på det fulde indkøb udbyder tidligere har haft. Tilbudslisten indeholder således de produkter, Helsingør Kommune har vurderet som værende nødvendige og relevante for aftalen. Ad. Underkriteriet: Kvalitet vægtes 40 % Delkriterie a: Vægtning af B-kravene i bilag 4 50 % af de samlede 40 %: Helsingør Kommune ligger vægt på Tilbudsgivers opfyldelsesgrad af B-kravene i Bilag 2. Delkriterie b: Implementeringsplan 25 % af de samlede 40 %: Helsingør Kommune lægger vægt på, hvordan Tilbudsgiver konkret vil løfte opgaven, jf. Bilag 5. Det vægtes positivt, at Tilbudsgiver afsætter de nødvendige ressourcer samt præsenterer en troværdig implementeringsplan. Delkriterie c: Tilbudte ressourcer 25 % af de samlede 40 %: Helsingør Kommune lægger vægt på Tilbudsgivers beskrivelse af de tilbudte medarbejderes kvalifikationer og forventelige deltagelse i implementeringsplanen, jf. Bilag 5. Ad. Underkriteriet: Sortimentsbredde vægtes 10 % Ved evalueringen af sortimentsbredden lægger Helsingør Kommune vægt på antallet af tilbudte produkter i Bilag 3 og 4, herunder fordelingen af de tilbudte produkter på de forskellige Side 11 af 16

12 produktvaregrupper, under hensyntagen til Kommunens spredning i produktbehov i det historiske forbrug, jf. Supplerende materiale spredning i historisk forbrug. Helsingør Kommune vægter således antallet af de tilbudte produkter i Bilag 3 og 4 efter den procentvise spredning, der fremgår af supplerende materiale: ark med spredning Kommunens historiske forbrug. I forhold til sortimentsbredde i yderligere sortiment, vil et produkt, der tilbydes i flere forskellige farver alene regnes som ét enkelt produkt i vurderingen af sortimentsbredde, antallet af tilbudt yderligere sortiment vil således blive reduceret. Såfremt Tilbudsgiver har påført samme vare flere gange på sortimentslisten, vil produktet alene anses for tilbudt på den førstkommende og numerisk laveste varelinje, herefter vil dubletter medføre en reduktion af sortimentslistens antal. 9. KRAV KATEGORISERING Helsingør Kommunes krav til Tilbudsgiver i kravspecifikationen er klassificeret i to kategorier som følger: A-krav B-krav = Mindstekrav = Krav Alle beskrivelser/krav, er bilagene identificeret med et unikt identifikationsnummer, benævnt Krav-id, og en Kravtype, hvoraf det fremgår, om der er tale om et mindstekrav (A-krav), et krav (B-krav). Helsingør Kommunes krav formuleret som mindstekrav (A-krav) skal opfyldes af Tilbudsgiver og skal indgå i tilbuddet. Tilbudsgiver kan således ikke i sit tilbud fravige det i mindstekravet anførte. Helsingør Kommunes krav (B-krav) kan opfyldes af Tilbudsgiver. Tilbudsgivers opfyldelse af krav (Bkrav) vil indgå ved tilbudsvurderingen. Alle mindstekrav og krav, er i bilagene identificeret med et identifikationsnummer, benævnt Kravid, og en Kravtype, hvoraf det fremgår, om der er tale om et mindstekrav (A-krav) eller Krav (Bkrav). Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, som er gjort til mindstekrav. Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldt ukonditionsmæssige tilbud), vil således blive afvist. I det følgende er angivet, hvorvidt dokumenter i udbudsmaterialet er mindstekrav, eller om Tilbudsgiveren kan tage forbehold. Side 12 af 16

13 Udkast til Rammeaftalen: Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold vedrørende bestemmelser i udkastet til rammeaftalen, der således er at betragte som et mindstekrav. Udkast til bilag: I hvert bilag er det direkte angivet, hvorvidt et bilag, eller dele heraf, er mindstekrav, som Tilbudsgiver ikke kan tage forbehold over for. I bilagene er der indsat vejledende tekst. Vejledende tekst er kursiveret ikke nummereret generel tekst til Tilbudsgivers orientering, herunder om hvorledes Tilbudsgiver forudsættes, at arbejde med sit tilbud samt om, hvad Tilbudsgiveren med egne ord bør beskrive i tilbuddet. Dette illustreres med følgende eksempel: Dette bilag indeholder Helsingør Kommunes specifikation af krav til xxx funktion og virkemåde. Tilbudsgiver skal fyldestgørende beskrive hvorledes Tilbudsgiver vil opfylde kravene og beskrive hvorledes funktionen sikres gennem den tilbudte løsning. Visse bilag skal udfyldes af Tilbudsgiver. Tilbudsgivers udfyldelse/supplering af bilagene betragtes ikke som forbehold, når dette sker i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af nærværende udbudsbetingelser og de enkelte bilag. 10. ØVRIGE FORHOLD Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud er Helsingør Kommune uvedkommende. Efter aftaleindgåelse skal der fremsendes en komplet produktoversigt bestående af produkter, som er tilbudt på Tilbudslisten, herunder på den yderligere sortimentsliste, jf. Bilag 3 og Særligt vedr. vareprøver Såfremt Helsingør Kommune ikke umiddelbart kan vurdere om et givent tilbudt produkt lever op til kravene, kan der være behov for datablade/vareprøver, hvorefter Kommunen vil fremsende en forespørgsel herom. Dette skal være uden omkostning for udbyder. Der skal derfor ikke fremsendes vareprøver og/eller datablade ved tilbudsafgivelsen. Eventuelle usikkerheder om et tilbudt produkt vil som udgangspunkt, men ikke udelukkende, først søges afklaret med datablade, hvorfor indhentning af vareprøver hovedsageligt kun vil blive nødvendige i tilfælde, hvor datablade ikke kan levere den nødvendige information til vurdering af produktet. Side 13 af 16

14 Tilbudsgiver skal fremsende datablade elektronisk (pr. mail) ved Kommunens forespørgsel og bærer selv alle omkostninger forbundet hermed. Udbyder skal have databladene i hænde senest 1 arbejdsdag efter forespørgslen er fremsendt. Tilbudsgiver skal stille vareprøver til rådighed (på det af Kommunen angivne leveringsted) ved forespørgsel og bærer selv alle omkostninger forbundet hermed. Vareprøverne skal være udbyder i hænde senest 3 dage efter anmodningen om vareprøver er fremsendt. Vareprøver skal stemme overens med det tilbudte. Hver vareprøve skal være identificerbar med angivelse af tilbudslistens positions- og eventuelt variantnummer, samt producentens og Tilbudsgivers varenummer og varenavn. Såfremt flere vareprøver er sammenlignelige, er det kun nødvendigt at stille ét produkt til rådighed. Hvorvidt dette er tilfældet vurderes af Helsingør Kommune. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag og vareprøver vil ikke blive returneret. 11. FORTROLIGHED 11.1 Fortrolighed omkring tilbudsmateriale Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet, herunder indkomne tilbud, er omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Helsingør Kommune vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i Tilbudsgivers tilbud, som angår Tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at aktindsigt kan omfatte bl.a. den samlede pris, som Tilbudsgiver byder ind med. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes Tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Helsingør Kommune vil dog uanset Tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen Helsingør Kommunes tavshedspligt Helsingør Kommune vil sikre, at eventuelle eksterne rådgivere og andre eksterne, der måtte udføre opgaver for Helsingør Kommune under udbuddet, over for Helsingør Kommune påtager sig at behandle oplysninger fortroligt Tilbudsgivers fortrolighed Tilbudsgiver skal tilsvarende sikre fuld fortrolighed i forhold til tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som Tilbudsgiver modtager under udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. Side 14 af 16

15 Tilbudsgiver skal sikre, at eventuelle underleverandører ligeledes påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. 12. TJEK LISTE Tjeklisten er ment som en hjælp til, at Tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af Tilbudsgivere. Det skal dog fremhæves, at det alene er Tilbudsgiverens ansvar at afgive et komplet tilbud. Har Tilbudsgiveren i sit tilbud husket: Underskrevet tro- og loveerklæring om, at Tilbudsgiver ikke opfylder nogle af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets art. 45, stk. 1 og stk. 2, jf. skema a Underskrevet tro- og loveerklæring om, at Tilbudsgiver ikke har forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr , jf. skema b Vedlagt nøgletal for 2 år, jf. punkt 3, skema c Vedlagte referencer jf. punkt 3, skema d Eventuelt konsortium ansøgning, skema e Støtteerklæring skema f Alle bilag i udfyldt/færdiggjort stand, i den udstrækning Tilbudsgiver har skullet udfylde/færdiggøre bilagene jf. punkt 4. Opmærksom på forbehold i forhold til kontrakten jf. pkt. 7.6 Tilbudsmaterialet udarbejdet i elektronisk form som angivet i punkt 7.1 Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt 7.2 Side 15 af 16

16 13. FORELØBIG TIDSPLAN Aktivitet Datoer Afsendelse af udbudsbekendtgørelsen Torsdag den 3. september 2015 Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet Mandag den 28. september 2015 (Sidste frist for besvarelse af spørgsmål) Onsdag den 7. oktober 2015 Tilbudsfrist Onsdag den 14. oktober 2015 kl Forventet tildeling af kontrakt Fredag den 30. oktober 2015 Stand still slut Tirsdag den 10. november 2015 Kontraktindgåelse Onsdag den 11. november 2015 Implementeringsperiode 12. november januar 2016 Kontrakt opstart Mandag den 1. februar 2016 Side 16 af 16