NOTAT. Retningslinjer for udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste til byrådsmedlemmer. 1. Generelt om udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste

Transkript

1 NOTAT Dato Borgmestersekretariatet Retningslinjer for udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste til byrådsmedlemmer Køge Rådhus Torvet Køge Tlf Generelt om udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste Et byrådsmedlem kan vælge at modtage erstatning for tabt arbejdsfortjeneste efter reglerne i den kommunale styrelseslov, 16, stk. 5. I så fald reduceres det faste vederlag med kr. årligt (reguleres én gang årligt pr. 1. april). Valget skal foretages forud for og med virkning for ét regnskabsår ad gangen. Løn- og Personaleafdelingen kontakter hvert år inden 1. januar byrådets medlemmer og beder dem tage stilling til spørgsmålet. Reglerne om erstatning for tabt arbejdsfortjeneste har ikke til formål at sikre, at der ydes fuld erstatning til samtlige aktiviteter, som byrådsmedlemmet deltager i. Byrådsmedlemmer, der vælger tabt arbejdsfortjeneste, reduceres alene med de ovenfor nævnte kr. årligt. De pågældende byrådsmedlemmer får fortsat størstedelen af det faste vederlag. Dette vederlag formodes derfor, udover mødeforberedelse, at skulle dække de aktiviteter, der ikke modtages tabt arbejdsfortjeneste for. Når et byrådsmedlem vælger at modtage erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste, har medlemmet ret til erstatning i forbindelse med møder, kurser, seminarer mv. under forudsætning af, at aktiviteten er omfattet af styrelseslovens 16, stk. 1, litra a-e (se uddybning i punkterne 2 6). Byrådet kan herudover beslutte at yde erstatning for udførelse af de aktiviteter, som er beskrevet i styrelseslovens 16, stk. 1, litra f (se uddybning i punkt 7). Byrådet kan ikke yde erstatning for tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med varetagelse af de aktiviteter, der er nævnt i styrelseslovens 16, stk. 1, litra g (se uddybning i punkt 8). Kontakt: Jette Jensen Tlf Mail jette.jensen@koege.dk Side 1 / 7

2 Det er en forudsætning for at kunne få udbetalt tabt arbejdsfortjeneste, 1. At byrådsmedlemmet har lidt et tab ved varetagelsen af det kommunale hverv, 2. At byrådsmedlemmet kan dokumentere tabet. Et byrådsmedlem, som har valgt erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, kan ikke modtage erstatning i forbindelse med hverv, hvor der ydes særskilt vederlæggelse (eksempelvis Køge Holding, Havnebestyrelsen, udvalgsformand m.v.). Erstatningsbeløbet omfatter alle mistede økonomiske ydelser i forbindelse med fraværet, herunder feriegodtgørelse, manglende pensionsindbetalinger m.v. Hvis møder og andre aktiviteter er planlagt i byrådsmedlemmets arbejdstid kan der udbetales tabt arbejdsfortjeneste for mødetiden og tiden til transport til og fra mødet. Kun hvis indholdet eller karakteren af vedkommendes arbejde gør, at byrådsmedlemmet lider tab derudover, kan dette tab erstattes. I disse tilfælde tager Byrådet tage stilling til, om der kan udbetales tabt arbejdsfortjeneste for en hel arbejdsdag eller et vist antal timer, selv om varetagelsen af det kommunale hverv ikke har haft en tilsvarende tidsmæssig udstrækning. Såfremt et byrådsmedlem mener at være berettiget til tabt arbejdsfortjeneste udover mødetiden og tiden til transport til og fra mødet, tager Byrådet tage stilling hertil i forhold til hvert enkelt byrådsmedlem, idet det ikke er praktisk muligt at lave generelle regler herom. Initiativet til at få en sådan sag behandlet i Byrådet påhviler det enkelte byrådsmedlem, der anmoder Byrådssekretariatet om at få sagen forelagt for Byrådet. 2. Litra a - møder i Byrådet, stående udvalg og underudvalg: Tabt arbejdsfortjeneste ydes for deltagelse i møder i Byrådet, udvalg samt underudvalg. Der kan kun udbetales tabt arbejdsfortjeneste, hvis følgende mødebetingelser er opfyldt: Der har været afholdt et møde, hvortil alle medlemmer af Byrådet eller udvalget har været indkaldt, Der har været en forhandling på mødet, og Der er truffet en beslutning, eller der har i hvert fald været mulighed for at træffe en beslutning. Bestemmelsen omfatter kun møder og dermed kan der ikke udbetales tabt arbejdsfortjeneste til den tid, som er brugt til forberedelse til møderne. Dog kan der udbetales tabt arbejdsfortjeneste til den tid der er brugt til transport til og fra mødet. Side 2/7

3 Omfattet af litra a er deltagelse i møder i: Byrådet Økonomiudvalget Stående udvalg Udvalg der er nedsat i henhold til styrelseslovens 17, stk. 4 Underudvalg nedsat af Byråd eller udvalg (forudsat, at disse kun besættes med medlemmer valgt blandt udvalgets medlemskreds). Eventuel deltagelse med observatørstatus i henhold til styrelseslovens 20, stk. 5 i Økonomiudvalgets afsluttende budgetmøde er omfattet er bestemmelsen. 3. Litra b - møder ved varetagelsen af kommunale hverv efter udpegning eller valg af Byrådet: Tabt arbejdsfortjeneste ydes for deltagelse i møder i forbindelse med varetagelse af kommunale hverv, som byrådsmedlemmet udfører efter at være valgt eller udpeget hertil af Byrådet, med mindre der er fastsat bestemmelse om særskilt vederlæggelse for deltagelse i mødet. Bestemmelsen omfatter kun deltagelse i egentlige møder, som det er beskrevet ovenfor. Der skal være tale om et kommunalt hverv, der udføres efter udpegning eller valg af Byrådet, for eksempel efter Byrådets udpegning af en eller flere repræsentanter til kommissioner, råd og nævn. Byrådsmedlemmet skal være udpeget eller valgt af Byrådet, og bestemmelsen omfatter derfor ikke hverv, der udføres efter udpegning eller valg af et udvalg eller andet. Hvis Byrådet kun har indstillingsret til det pågældende hverv, men på en sådan måde at denne ret medfører, at indstillingen er retligt bindende for den udpegende myndighed, så kan der udbetales tabt arbejdsfortjeneste for deltagelse i sådanne møder. Et byrådsmedlem, der videreudpeges af den bestyrelse, råd, nævn mv., hvortil den pågældende er udpeget eller valgt af Byrådet, for eksempel til et underudvalg, samarbejdsudvalg eller til at deltage i aktiviteter besluttet af den pågældende bestyrelse, er ikke udpeget eller valgt hertil af Byrådet. Hvis Byrådet ved udpegningen er bundet af indstillinger fra foreninger, organisationer eller andet på en sådan måde, at der ikke er nogen reel valgmulighed, så anses vedkommende byrådsmedlem ikke for at være valgt eller udpeget af Byrådet. 4. Litra c - kurser, som Byrådet anser for at have betydning for varetagelsen af hverv under litra a og b: Side 3/7

4 Tabt arbejdsfortjeneste ydes ved deltagelse i kurser mv., der af Byrådet - eller Økonomiudvalget efter bemyndigelse fra Byrådet - anses for at have betydning for varetagelsen af de under litra a og b nævnte hverv. Ved kurser mv. forstås arrangementer, hvori der som en ikke uvæsentlig del af indholdet indgår egentlig undervisning. Herudover indgår også konferencer, årsmøder og orienteringsmøder. Der skal i praksis lægges vægt på at arrangementer, der kan henføres til kurser mv., er af almen karakter og uden direkte sammenhæng til konkrete sager i Køge Kommune. Kursuslignende arrangementer, som Byrådet beslutter at arrangere selv (eksempel budgetseminarer), er omtalt nærmere under litra d. Det er Byrådet, som i hvert enkelt tilfælde kan afgøre om et kursus kan anses for at have betydning for varetagelsen af hvervet som byrådsmedlem, udvalgsmedlem eller som udpeget til et andet kommunalt hverv. Byrådet kan overlade denne kompetence til Økonomiudvalget, men ikke til nogen af de stående udvalg, andre udvalg, råd, nævn og lignende. Byrådet kan beslutte at vedtage generelle regler for hvilke kurser mv., som Byrådet anser for at have betydning for varetagelsen af hverv i henhold til styrelseslovens 16, stk. 1, litra a og b. Byrådet i Køge Kommune anser følgende kurser mv. for at have denne betydning og dermed som værende berettiget til tabt arbejdsfortjeneste: Kurser m.v. for byrådsmedlemmer og udvalgsmedlemmer, som er udbudt af COK - Center for Offentlig Kompetenceudvikling Kommunernes Landsforening Køge Kommune Ministerier, regioner, kommune og andre offentlige myndigheder. Det er en forudsætning, at hele Byrådet eller hele udvalget er inviteret til at deltage i kurset, konferencen, årsmødet eller orienteringen. Byrådet i Køge Kommune har delegeret til Økonomiudvalget, at man i dette udvalg - efter konkrete anmodninger - afgør, hvilke andre kurser der skal anses for at have betydning for varetagelsen af hverv beskrevet under litra a og litra b. 5. Litra d - seminarer: Der ydes tabt arbejdsfortjeneste for deltagelse i seminarer, jf. styrelseslovens 9 a. Litra d skal ses i sammenhæng med styrelseslovens 9 a, hvorefter Byrådet kan træffe beslutning om afholdelse af seminarer for Byrådets medlemmer Side 4/7

5 om Køge Kommunes årsbudget eller andre kommunale anliggender af overordnet betydning (temamøder). Byrådets beslutning om afholdelse af seminar i henhold til Styrelseslovens 9 a medfører, at der er mødepligt til seminaret, og at der dermed kan udbetales tabt arbejdsfortjeneste for deltagelse i disse seminarer. Bestemmelsen i Styrelseslovens 9 a omfatter ikke seminarer for udvalg, og derfor kan der ikke udbetales tabt arbejdsfortjeneste på grund af deltagelse i et seminar afholdt af et udvalg. 6. Litra e - deltagelse i revisionens forelæggelse af beretninger: Der ydes tabt arbejdsfortjeneste for deltagelse i revisionens forelæggelse af beretninger. Litra e skal ses i sammenhæng med styrelseslovens 42 c, hvorefter revisionen har ret til på eget initiativ at forelægge sine beretninger for Byrådet. Der kan ikke træffes beslutninger på disse møder, men byrådsmedlemmerne har mødepligt til møderne, og der kan derfor udbetales tabt arbejdsfortjeneste for deltagelse i møderne. Revisionens bemærkninger skal også forelægges for Byrådets medlemmer, når mindst en fjerdedel af byrådets medlemmer anmoder herom. 7. Litra f - varetagelse af andre nærmere angivne kommunale hverv efter anmodning fra Byrådet eller dets udvalg: Byrådet kan beslutte, at der ydes tabt arbejdsfortjeneste for varetagelse af andre nærmere angivne kommunale hverv efter anmodning fra kommunalbestyrelsen eller dennes udvalg. Denne bestemmelse omfatter andre kommunale hverv end de, som er nævnt ovenfor. Køge Byråd har besluttet, at der alene udbetales tabt arbejdsfortjeneste for andre kommunale hverv, når Byrådet særskilt har truffet beslutning herom og dette er protokolleret. Eksempler på andre kommunale hverv kan være følgende: Forelæggelse af en sag for en statslig myndighed, en minister eller et folketingsudvalg Deltagelse i forhandlinger med andre kommuner, regioner eller statslige myndigheder Deltagelse i seminarer for udvalg Deltagelse i møder med faglige organisationer, erhvervsorganisationer og andre interesseorganisationer Side 5/7

6 Deltagelse i borgermøder Deltagelse i besigtigelse/tilsyn i forbindelse med en konkret sag Deltagelse i studieture (fagligt relevante studieture) Deltagelse i besøg hos venskabsbyer Deltagelse i repræsentativt arbejde 8. Litra g - udførelse af andre aktiviteter i forbindelse med de under a - f nævnte møder mv.: Der kan ikke ydes tabt arbejdsfortjeneste for deltagelse i aktiviteter under litra g, men der kan udbetales kørselsgodtgørelse og andre godtgørelser i henhold til styrelseslovens 16, stk. 10 og 11. Bestemmelsen omfatter alle øvrige aktiviteter, som er forbundet med varetagelsen af de hverv, som er nævnt i litra a f. Eksempler på aktiviteter hørende under litra g, som ikke sker efter anmodning fra Byrådet eller dets udvalg kan være: Mødeforberedelse Formøder til møder Drøftelse af sager med borgmesteren Drøftelse af sager med administrationen Møder med partigrupper/valggrupper 9. Dokumentation for udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste: Det er en forudsætning for udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste, at byrådsmedlemmet skal have lidt et tab ved at varetage sit hverv, og derfor skal der være dokumentation for udbetalingen og den timesats, som bruges ved udbetalingen. Det er Byrådet, som fastsætter kravet til dokumentation for udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste. Byrådet har i den forbindelse fastsat følgende krav til dokumentationen for tabt arbejdsfortjeneste: Byrådsmedlemmer, der er lønmodtagere Med almindelig fast månedsløn er kravet til dokumentation opfyldt ved at fremvise en lønseddel, hvoraf det fremgår hvad timelønnen inklusive pensionsbidrag og feriepenge udgør, og at der er sket fradrag i lønnen for det antal arbejdstimer, som der skal udbetales tabt arbejdsfortjeneste for Med provisionsløn er kravet til dokumentation opfyldt ved at arbejdsgiveren skriftligt erklærer hvor meget tabet udgør for byrådsmedlemmet. I tabet skal der også indregnes værdi af pensionsbidrag og feriepenge Side 6/7

7 Byrådsmedlemmer, der er selvstændige For selvstændige erhvervsdrivende er det vanskeligere at finde frem til en rimelig timesats og at få dokumenteret det antal timer, der ligger til grund for indberetningen af den tabte arbejdsfortjeneste. Det beror i høj grad af tillid til at de byrådsmedlemmer, der er selvstændige erhvervsdrivende. For selvstændige er kravet til dokumentation opfyldt ved at fremvise en revisorerklæring en gang om året eller ved væsentlige ændringer, som beskriver: Beregningen af den timesats, som skal bruges til udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste og inden for hvilket tidsrum i døgnet, der lides tab i driften af virksomheden ved udførelse af hvervet som byrådsmedlem. Hermed fungerer revisorerklæringen som en tro- og loveerklæring fra byrådsmedlemmet om, at man opfylder betingelserne for at modtage tabt arbejdsfortjeneste. Revisorerklæringen gemmes på byrådsmedlemmets personalesag i lønsystemet. Såfremt Byrådet har godkendt, at et byrådsmedlem skal have udbetalt erstatning for tabt arbejdsfortjeneste udover møde- og transporttid skal tabet dokumenteres af vedkommendes arbejdsgiver i forbindelse den månedlige indberetning. 10. Indberetning af og kontrol med udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste: Indberetning af tabt arbejdsfortjeneste sker hver måned til Byrådssekretariatet i det til formålet udarbejdede regneark. Regnearket skal ved aflevering være underskrevet af byrådsmedlemmet. Byrådssekretariatet foretager kontrol af hver enkelt udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste, og der sker kun udbetaling i de tilfælde, hvor dokumentationen vurderes at være tilstrækkelig. Modsat forlanger Byrådssekretariatet yderligere dokumentation efter kontakt til byrådsmedlemmet. Kontrollen sker ved at: Konstatere om kravene til dokumentation er opfyldt Konstatere om det/den enkelte møde/aktivitet er inden for litra a - f i retningslinierne Konstatere, at byrådsmedlemmet ikke er særskilt vederlagt for det hverv, som mødet/aktiviteten relaterer sig til, Foretage stikprøvekontrol i referater o.l. for at konstatere, at byrådsmedlemmet har deltaget i mødet. Side 7/7