Referat af ordinært afdelingsmøde den 24. september 2007 i afdeling 3501, Avedøre Stationsby syd

Transkript

1 Referat af ordinært afdelingsmøde den 24. september 2007 i afdeling 3501, Avedøre Stationsby syd Dagsorden 1. Formalia a. Valg af dirigent b. Valg af referent c. Godkendelse af dagsorden d. Godkendelse af forretningsorden e. Valg af stemmetællere 2. Orientering fra afdelingsbestyrelsen 3. Orientering om renovering af Bymurens badeværelser og andre byggesager 4. Forelæggelse og godkendelse af afdelingens budget for Miljørådets årsberetning 6. Valg af medlemmer og suppleanter til Miljørådet 7. Indkomne forslag 8. Valg af suppleanter til afdelingsbestyrelsen 9. Eventuelt Resume af væsentligste beslutninger på afdelingsmødet: Afdelingens budget for 2008 blev godkendt med den tilføjelse, at der afsættes yderligere kr. årligt til henlæggelser på konto 120 planlagt og periodisk vedligeholdelse Miljørådets beretning blev godkendt, og der blev valgt 4 medlemmer til rådet Forslag om tilpasning af huslejeniveauet for Ungdomspensionen i Bødkerporten 1-3 blev vedtaget enstemmigt Forslag om etablering af depot- og materielplads ved Varmecentralen blev vedtaget Der blev valgt 3 suppleanter til afdelingsbestyrelsen

2 Formanden for afdelingsbestyrelsen Jan Lemser bød velkommen til de fremmødte beboere, ansatte på Ejendomskontoret Maikel Leendertz, Kim Østerberg, beboerrådgiver Jytte Holst og Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen. Ad. 1a Valg af dirigent Som dirigent valgtes Flemming Bagge-Nielsen. Dirigenten takkede for valget og kunne konstatere, at mødet var lovmæssigt indkaldt, og at der i alt var uddelt 74 stemmesedler, svarende til fremmøde af 37 husstande. Ad. 1b Valg af referent Kim Østerberg fra Ejendomskontoret valgtes som referent. Ad. 1c Godkendelse af dagsordenen Forsamlingen godkendte dagsordenen enstemmigt. Ad. 1d Godkendelse af forretningsordenen Forsamlingen godkendte forretningsordenen enstemmigt. Ad. 1e Valg af stemmetællere/-udvalg Som stemmetællere valgtes Pia Stitz, Pernille Tebina og Pernille Falcon. Ad. 2 Orientering fra afdelingsbestyrelsen Formanden for afdelingsbestyrelsen Jan Lemser orienterede om fællesaktiviteterne og forhandlingerne mellem de 3 boligafdelinger, hvor der havde været afholdt et sonderende møde. Afdelingsbestyrelsen i Syd havde det klare mandat, at forudsætning for deltagelse i fællesdriften af Byparken var, at de øvrige afdelinger også deltog i finansieringen af klub- og foreningslokalerne i Sydafsnittet. Jan Lemser henviste til et notat, der viste, at foreningslivet i Sydafsnittet også havde en del medlemmer fra Nordafsnittet, men i mindre grad fra Store Hus. Store Hus var derfor ikke umiddelbart interesseret i at indgå i en økonomisk aftale omkring tilskud til foreningslivet i Sydafsnittet, mens repræsentanter for Nord meddelte, at de måtte tilbage og diskutere det nærmere igennem med afdelingsbestyrelsen. Jan Lemser var af den opfattelse, at det blev svært at få de øvrige afdelinger med i en medfinansiering af klub- og foreningslivet i Sydafsnittet, hvorfor afdelingsbestyrelsen i givet fald ville tage spørgsmålet op på et kommende afdelingsmøde. Herefter overlod Jan Lemser ordet til boligafdelingens nye beboerrådgiver Jytte Holst. Jytte Holst takkede og var glad for den fine modtagelse hun havde fået af afdelingens beboere. Det var godt, at hun var begyndt sit arbejde på Ejendomskontoret, mens beboerrådgivningen var under opbygning i lokalerne ved Vaskeri I. Det havde givet hende et godt indblik i afdelingen og de mange opgaver, som Ejendomskontoret og øvrige ansatte udførte. Jytte Holst fortalte endvidere, at hun havde arbejdet med beboerrådgivning i 13 år bl.a. i Albertslund. Side 2 af 8 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 24. september 2007

3 Hun havde fra start af haft den ambition, at få så mange beboere med på sommerferie med indhold, oplevelser, sjov og fællesskab, og det var lykkedes. I alle tilfælde var der næsten over hele linjen positive tilbagemeldinger fra de mange tilfredse beboere, der havde deltaget. Jytte Holst oplyste, at hun siden sin ansættelse havde arbejdet med rådgivning af beboere, afdragssager og været med som bisidder i Hvidovre Kommune i en del sager. Hun havde ligeledes været med til at arrangere Avedøre legene, hvor afdelingens større børn og unge legede og deltog i en fodboldturnering. Jytte Holst var af den opfattelse, at der var behov for at skabe nye og gode traditioner for beboerne. Jytte Holst var endvidere med i renoveringssagen af Bymurens badeværelser i registrering af beboere med særlige behov for om muligt at finde egnede løsninger under renoveringsperioden. Hun oplyste, at Værestedet nu endeligt var færdigt og stod klar til åbning for alle beboere med åbningstider mandag, tirsdag, torsdag og fredag fra kl Hun glædede sig til at se og mødes med beboerne i de nu nyistandsatte og hyggelige omgivelser. Jytte Holst sluttede af med at fortælle om nogle af de fremtidige opgaver, hvor hun forberedte en række udflugtsmuligheder i samarbejde med interesserede beboere. Hun oplyste, at hun havde været så heldig at modtage en del midler fra bl.a. Socialministeriet. Forsamlingen tog orienteringen til efterretning og takkede med mange klap fra salen. Ad. 3 Orientering om byggesager, herunder renovering af Bymurens baderum Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen gav en orientering om de væsentligste igangværende og kommende byggesager som følgende: 1. Renoveringen af Bymurens baderum 2. Riste ved indgangspartier i Bymuren 3. Ny legeplads i Bødkerporten 4. Etablering af parkeringsplads ved Karetmagerporten Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen oplyste, at renoveringsprojektet nu var gået i gang i Bymuren 1 og projektet ville snart rulle videre og nå sit højdepunkt med 10 opgange ad gangen med forventet afslutning omkring julen Det havde været et langt sejt træk fra den oprindelige ansøgning i 2000 og til nu, hvor projektet endeligt var godkendt og igangsat. Delprojektet omkring ældrevenlige boliger, hvor lejligheder i 2 opgange skulle ombygges til ældreboliger med elevatortårne var ikke med i det nuværende projekt. Måske fordi man i givet fald ikke ville få tilstrækkeligt mange ældrevenlige lejligheder i forhold til de faktiske investeringer. Han oplyste endvidere, at renoveringsperioden for hvert lejemål forventedes at være 12 uger, men at man håbede på, at perioden kunne nedsættes til måske 10 uger, når håndværkerne var kommet ind i en god bygge- og arbejdsrytme. Som på tidligere møder slog Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen igen fast, at der grundet projektet samlede økonomi ikke var afsat midler til en generel genhusning af beboerne under renoveringen. Når der er tale om renovering og ikke ombygning, så har afdelingen heller ingen forpligtigelse for at skulle genhuse beboerne. Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 24. september 2007 Side 3 af 8

4 Afdelingen var dog i gang med at se på mulighederne for at kunne tilbyde en begrænset genhusning over for beboere med helt særlige behov, dvs. for permanent sengeliggende beboere. Det blev endvidere igen gjort klart, at boligafdelingen heller ingen forpligtigelser har over for beboere med hunde eller katte i lejemålene i forbindelse med renoveringen af badeværelserne. Det var den enkelte beboers egen forpligtigelse at sikre, at hunden eller katten enten opholdt sig i et aflåst rum i lejemålet, så at den ikke generede håndværkerne, eller at den blev passet et andet sted. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen gennemgik herefter de forskellige afværgeforanstaltninger i forbindelse med renoveringen, der enten var blevet besluttet eller var til diskussion. Til de allerede besluttede afværgeforanstaltninger hører, at der bliver opstillet støvskærm i hvert lejemål og beskyttelse af gulv og adgangsforhold. Der bliver opstillet et kloset, som bliver tømt hver dag også i weekenderne. Der bliver opstillet bade- og toiletvogne på gadeplan i nærheden af de enkelte lejemål og endelig havde afdelingen fået mulighed for at kunne inddrage op til 10 hybelværelser til en begrænset genhusning af beboere med ganske særlige behov. Ejendomskontoret var desuden i færd med at undersøge mulighederne for at kunne stille 1-2 af afdelingens 11 ældreboliger til rådighed, hvis lejemålene blev ledige. Man arbejdede endvidere på forslag til midlertidigt at kunne tilpasse fortrinsretten således, at beboere der stod foran en renovering kunne tilbydes en tilsvarende lejlighed (i størrelse) i de lejemål, der var blevet renoveret, men som hen ad vejen blev opsagte. Såfremt forslaget blev godkendt af Organisationsbestyrelsen og Hvidovre kommune ville det først få betydning noget inde i renoveringsprocessen. Dette tilbud vil i givet fald skulle ske på almindelige flyttebetingelser, dvs. at den enkelte beboer selv skal stå for flytningen og bære de tilknyttede omkostninger. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen oplyste endvidere, at selv om renoveringsprocessen vil kunne mærkes i de enkelte lejligheder, så forventes renoveringen at blive mindre slem end først antaget, idet man nu havde fået tilstrækkeligt med oplysninger, således at f.eks. dage med opboring af huller til nye afløbs- og vandrør ville blive færre end først antaget. Ligesom f.eks. støvvægen blev demonteret lidt hurtigere end først antaget. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen afsluttede sin gennemgang med at oplyse, at der måske henstod et uafklaret forhold mellem bygherre (boligafdelingen) og entreprenør i forhold til arbejds- og adgangsforhold i Bymurens krybekældre, hvor der skulle udskiftes varmvandsledning og forbindelser til faldstammer. Der blev arbejdet videre på at få afklaret disse forhold. Herefter var der spørgsmål fra forsamlingen. Pernille Tebina spurgte til, hvad der egentlig skulle lave i hendes lejlighed, og begrundede sit spørgsmål med, at hun var nytilflytter og derfor ikke havde kunnet følge sagen fra start. Henrik Bjørn Hansen gennemgik herefter via tegningsskitser, hvad der skulle ske i hendes lejlighedstype, herunder arbejdsarealets størrelse. Flere fra salen spurgte herefter til, hvornår renoveringen skulle ske i deres lejligheder? Henrik Bjørn Hansen svarede, hvornår renoveringen forventedes at blive påbegyndt i de konkrete tilfælde, men understregede, at der var tale om en plan, der kunne blive justeret frem eller tilbage, hvorfor han frarådede beboerne til ikke at planlægge ferie efter den nuværende tidsplan. Side 4 af 8 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 24. september 2007

5 En beboer fra salen spurgte om man ikke kunne få oplyst et telefonnummer til entreprenøren, så at man kunne komme i kontakt med ham, såfremt man observerede indbrud eller anden indtrængning på bygge og lagerpladser? Henrik Bjørn Hansen ville tage dette op med entreprenøren. Herefter gennemgik ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen de øvrige byggeprojekter i afdelingen. Omkring renoveringen af parkeringspladsen i Karetmagerporten, spurgte en fra salen, om der også var planer for at renovere øvrige parkeringsarealer i afdelingen? Hertil svarede Henrik Bjørn Hansen bekræftende, men at det ville ske over tid og måske være et af de opgaveområder, der blev udskudt, såfremt afdelingen ikke havde tilstrækkelige midler til de mere påtrængende opgaver. Afdelingsmødet tog herefter orienteringerne til efterretning. Ad. 4 Forelæggelse og behandling af afdelingens budget for 2008 Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen gennemgik de væsentligste afvigelser i budgetforslaget, der udviste en samlet stigning på 4,61%. Stigningerne var hovedsageligt begrundet i udefrakommende stigninger på vand, el og ejendomsskatter. Ligesom der var færre renteindtægter som følge af afslutning og betaling af en række større renoveringsprojekter. Henrik Bjørn Hansen gjorde opmærksom på, at der forelå forslag til behandling på afdelingsmødet, der i givet fald ville få indflydelse på det samlede budgetforslag, idet afdelingsbestyrelsen havde stillet forslag om at styrke afdelingens henlæggelsesgrundlag med yderligere kr. årligt, hvilket ville medføre en samlet huslejestigning på 5,37%. Henrik Bjørn Hansen oplyste endvidere, at afdelingsmødet efter gældende regler skulle tage stilling til om budgettet principgodkendes eller detailgodkendes. Afdelingsmøderne havde gennem årene tilsluttet sig en principgodkendelse, hvilket betød, at afdelingsbestyrelsen ikke behøvede at indkalde til et nyt afdelingsmøde, såfremt der inden for det samlede budget i løbet af budgetåret var behov for mindre justeringer mellem de enkelte konti. Han oplyste endvidere, at afdelingsmødet også skulle tage stilling til den vedlagte langtidsplan for boligafdelingen. Herefter var der spørgsmål og kommentarer fra salen til budgetforslaget. Lene Hoog spurgte til om man i forbindelse med ansættelse af den nye beboerrådgiver havde kunnet opnå tilskud fra Landsbyggefonden? Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen svarede, at Landsbyggefonden desværre ikke havde givet tilskud. Pia Stizt spurgte til, hvem der i givet fald skulle betale for eventuelle ledige lejemål som følge af renoveringen af Bymurens baderum? Henrik Bjørn Hansen svarede, at det skulle Hvidovre Kommune, eftersom den havde overtaget al anvisning af boligafdelingens lejligheder. Pernille Falcon undrede sig over, at der i Langtidsplanen for 2008 var afsat 2,3 millioner kroner til maling af opgange, idet hun var af den opfattelse at store dele af maleropgaverne burde skydes til efter renoveringen af Bymurens baderum, grundet risiko for stød og andet slitage fra de mange håndværkere. Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 24. september 2007 Side 5 af 8

6 Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen var enig i synspunktet, hvorfor tallene vil blive justeret og tilpasset i Langtidsplanen. Dirigenten sendte herefter afdelingens budget for 2008 til afstemning, og oplyste, at der var 35 stemmeberettigede lejemål stede, svarende til 70 stemmesedler. Budgettet med tilhørende Langtidsplan blev principgodkendt med følgende stemmeafgivning: For: 68, imod: 0, hverken for eller imod: 2 Ad. 5 Miljørådets årsberetning Formanden for Miljørådet Solveig Isbrand forelagde beretningen og takkede for et godt samarbejde med involverede beboere, mandskabet på Materielgården og Ejendomskontoret. Miljørådet havde i det forgangne år sammen med landskabsarkitekt Vibeke Holcher afsluttet den nye legeplads ved Bødkerporten og var nu i gang med parkeringsarealer ved Karetmagerporten. Man ville bruge det kommende år til en begyndende renovering af terrassearealerne langs Hovedstihusene og til drøftelse af en samlet plan for rækkehusenes gårdrum. Beboerne skulle imidlertid ikke forvente, at der ville blive opstillet legepladser i hvert gårdrum. Solveig Isbrand oplyste endvidere, at man for nyligt havde afsluttet et orienteringsmøde med en række børn fra Bymuren 1-15 omkring de manglende legepladsforhold, og at man her havde modtaget en række gode forslag, som Miljørådet ville arbejde videre med. Afslutningsvis opfordrede Solveig Isbrand alle beboere til at passe godt på boligafdelingen, og opfordrede især forældre med børn til at sikre, at disse også fik større forståelse for at passe på vores fælles værdier. For hvis flere og helst alle trådte i karakter, ville der helt klart være mindre hærværk på afdelingens arealer og installationer. Afdelingsmødet godkendte herefter enstemmigt Miljørådets årsberetning. Ad. 6 Valg til miljørådet Der skulle vælges 4 medlemmer for 2 år. Da der kun var 4 opstillede, blev alle følgende valgt for en 2 årig periode: Solveig Isbrand, Bymuren 131, 2. th., Solveig Tøstensen, Bymuren 131, 1. th., Pia Jønsson, Bymuren 13, 1. th. og Anne-Lise Bursel, Karetmagerporten 25. Ad. 7 Indkomne forslag Forslag 1 Styrkelse af henlæggelsesgrundlaget for planlagt og periodisk vedligeholdelse Stillet af Afdelingsbestyrelsen Jes Rønving gennemgik forslaget og oplyste, at det efter afdelingsbestyrelsens opfattelse var nødvendigt, at hæve henlæggelsesgrundlaget for at imødekomme fremtidens behov for vedligeholdelse af afdelingens bygningsdele, tekniske anlæg og udearealer mv. Lene Hogg mente ikke, at de nuværende beboere burde opspare henlæggelsesmidler til fremtidens beboere, men at det var dem, som til sin tid måtte betale for den nødvendige vedligeholdelse. Side 6 af 8 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 24. september 2007

7 Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen mente, at Lene Hogg rejste en vigtig og principiel diskussion, om de nuværende beboere skulle være med til at betale for fremtidens vedligeholdelsesopgaver, eller om det var de fremtidige beboere, der skulle betale? Jes Rønving var af den opfattelse, at eftersom de nuværende beboere også brugte og sled på lejlighed, bygningsdele og tekniske anlæg, så måtte de nødvendigvis også være med til at spare op til en fremtidig vedligeholdelse. Pernille Falcon var af den opfattelse, at afdelingen var nødt til løbende at afsætte passende henlæggelser for at sikre en så jævn huslejeudvikling som overhovedet muligt. Hun ville nødigt havne i den kedelige situation, som Store Hus og Nordafsnittet var ved at være i med alt for få henlæggelser, hvorfor disse afdelinger efter al sandsynlighed måtte se frem til dramatiske huslejestigninger i de kommende år. Dirigenten sendte forslaget til afstemning og oplyste, at der nu var 64 gyldige stemmesedler tilbage i salen. Forslaget blev vedtaget med følgende stemmeafgivelse: For: 62, imod: 0, hverken for eller imod: 2 Forslag 2 Tilpasning af huslejeniveauet for ungdomspensionen i Bødkerporten 1-3 Stillet af Afdelingsbestyrelsen og Miljørådet Jes Rønving fra afdelingsbestyrelsen gennem gik kort forslaget. Dirigenten sendte herefter forslaget til afstemning, som blev vedtaget med følgende stemmeafgivning: For: 64, imod: 0, hverken for eller imod: 0 Forslag 3 Etablering af depot- og materielplads ved Varmecentralen Stillet af afdelingsbestyrelsen Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen gennemgik forslaget og oplyste, at det oprindelige forslag var blevet forsinket som følge af manglende afklaring omkring matrikelforholdene. Disse var nu blevet afklaret. Det nuværende projekt var blevet dyrere blandt andet som følge af almindelige prisstigninger, men også fordi man efterfølgende havde fundet ud af, at der skulle etableres selvstændige afløbs- og kloakeringsforhold for depot- og matrielpladsen. Dirigenten sendte herefter forslaget til afstemning, som blev vedtaget med følgende stemmeafgivning: For: 62, imod: 0, hverken for eller imod: 2 Ad. 8 Valg af suppleanter til Afdelingsbestyrelsen Følgende blev valgt som suppleanter til afdelingsbestyrelsen: Pia Stitz, Bymuren 129, 3. tv. - Kirsten Jensen, Rebslagerporten 25 og Marianne Bøgebjerg, Bymuren 125, 1. th. Da der ikke var andre kandidater blev alle 3 valgt som suppleanter. Afdelingsbestyrelsen afgør på efterfølgende møde rækkefølgen for de enkelte suppleanter. Ad. 9 Eventuelt Der blev fra flere i salen spurgt til varmeregnskabet for Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen oplyste, at varmeregnskabet var blevet forsinket, men at det nu var på vej og flere beboere med betalingsservice havde fået besked. Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 24. september 2007 Side 7 af 8

8 Pernille Falcon spurgte, hvorfor varmeudgifterne steg så meget, når beboerne nu lige havde fået så mange penge tilbage for regnskabsåret ? Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen oplyste, at årsagen til at beboerne fik penge tilbage fra sidste regnskabsår var, at Avedøre Fjernvarme ikke længere måtte have opsparede midler, hvorfor disse var udbetalt til beboerne. Årsagen til at varmeudgifterne nu steg så meget var som følge af stigende C0 2 afgifter, som hovedforsyningsselskabet VEKS var blevet pålagt. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen gennemgik herefter mulighederne for Bredbånds - tv, og opfordrede til, at man inviterede Dansk Bredbånd til et orienteringsmøde, hvilket forsamlingen tilsluttede sig. Herefter afsluttede dirigenten mødet og takkede for god ro og orden. Stationsbyen den 8. november 2007 Kim Østerberg Referent Flemming Bagge-Nielsen Dirigent Side 8 af 8 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 24. september 2007