Web booking. Erik Jensen,

Transkript

1 Web booking Erik Jensen, Indtast jeres Kundenummer og Kodeord Der er oprettet en adgang til hvert institut, som alle skal bruge. På den måde kommer faktura til det rette EAN nummer og betaler kan gøres ved hjælp af afsender. (Se senere.) Fra starten af er disse to numre de samme. Det vil være en dårlig ide at lave om på kodeordet da alle på det enkelte institut skal kunne bruge den samme adgang.

2 Stam oplysninger: Dette er oplysninger, hvor faktura skal sendes til. Standart booking oplysninger: Oplysninger om pakken der bliver overført til forsendelsespapirerne. Password ændringer: Pas på med at lave om på password. Det er meningen, at alle på det enkelte institut skal kunne anvende det samme lock in. Afhentning til: Dette tidspunkt skal passe med seneste åbningstid på jeres fælles afhentnings adresse. Se senere.

3 Afhentningssted. Følgende steder med betjente og afhentning af intern post, er der oprettet fælles afhentningssteder. Fakultet Adresse Kontor Kontakt person Afhentning LIFE Søndre Sti A11 Alle dage Hugo Rasmussen FARMA Universitetsparken 2 Reception, Gitte Kaltoft Alle dage 248 Nielsen SAMF Øster Farimagsgade 5 Betjentstuen, Alle dage Kirsten Skjøtt Bygning Logistikafdeling man- tor SUND Blegdamsvej 3C Asger Leth fredag RI Frederik V s Vej 11 Kælder Alle dage Karen Forsting HUM Njalsgade Alle dage HUM Njalsgade Alle dage FA, JUR Nørregade 10 BRIC Jagtvej 124 Betjentstuen i porten Per Rødgaard Hansen Alle dage Alle dage Alle almindelige pakker skal lægges til intern post, som vil bringe dem til de faste afhentningssteder. Pakker med TØRIS, NARKOTIKA, FARLIGT GODS, LEVENDE OG DØDE DYR, skal afhentes på den adresse, hvor de bliver pakket, inden for samme tidsrum.

4 Tryk på Ny booking Hvis man sidder på en location med fælles afhentning. Tryk på det lille søgefelt og skriv Afhent. Klik på den adresse der komme frem og den bliver overført til forsiden. Husk at udfylde Kontakt med eget navn så man kan se hvem der sender. Reference kan udfyldes med kontostreng, projektnummer eller lignende, da dette kommer med på faktura. Eller skriv den adresse du sidder på. Husk at udfylde Kontakt med eget navn så man kan se hvem der sender. Reference kan udfyldes med kontostreng, projektnummer eller lignende, da dette kommer med på faktura. Under Leverings Adresse skrives så mange oplysninger som muligt. Alle felter med Fed rød skrift skal udfyldes.

5 Hvis man udfylder de to felter med , vil systemet sende en mail til både afsender og modtager med Booking nummer. Dette kan så bruges til Track and Trace, samt som besked til modtager om at der er en pakke på vej til ham. Læg pakken til den interne post afhentning. Tryk på Næste

6 Der er mulighed for at vælge følgende services LEMAN International Ekspres: Kurer WW LEMAN Budget Ekspres: Også WW, men tager lidt længere tid og er i flere tilfælde også billigere. LEMAN Economy: Som hovedregel kun til Danmark. Lastbil. Kan dog også køre til Nordeuropa.

7 Husk at skrive så nøjagtigt som muligt under Indhold Under Værdi skrives KUN 1,00 $, eller EUR. Alt efter modtagerland. Modtager kan komme til at betale told og moms af indhold hvis man skriver for stort beløb her. Under Type vælges mellem Dokumentforsendelse eller Toldpligtig. Hvis man sender pakken som LEMAN International Ekspres kan man kun sende dokumentforsendelse op til 2,5 kg. Alt derover skal sendes som Toldpligtig. HUSK at alle tider i zone tabellen altid er vejledende.

8 Husk at sætte så mange oplysninger på om pakken. Også vægt samt størrelse. Det er det højeste tal der bestemmer hvor meget pakken koster. Vægt(kg) eller Vol. Vægt Så selv om pakken ikke vejer ret meget kan størrelsen godt gøre at den kommer til at koste meget mere. Når man har indtastet alle oplysninger på denne side vil der fremkomme en pris i nederste venstre hjørne. Det er så muligt at vælge mellem ovenstående services og se hvilken pris der er billigst. Der er ikke nogen tommelfingerregel får hvilken pris der er billigst. Det kommer an på modtagerland, vægt og antal pakker. Så prøv jer frem.

9 En oversigt over det indtastede. Hvis man selv skriver en Proforma Faktura er det muligt at Uploade den her. Ellers kan systemet danne en, som man kan skrive ud. Dokumentet skal være i pdf eller andet, ikke redigerbart format.

10 Proforma faktura dannet af systemet kan skrives ud her. Der skal lægges 5 kopier med en toldpligtig pakke. Udskriv fragtbrev 1 stk. lægges i plastlomme og klæbes på pakken. Hvis man skriver en ekstra ud kan man få en kvittering på at pakken er afhentet. Hvis man har udfyldt både afsender og modtager (Se side 4) vil dette nummer blive sendt på en mail til begge personer.

11 TIPS. Tøris. Husk at lægge nok tøris til at kunne klare hele turen. Se i Zonetabellen, hvor lang tid pakken kan være under vejs. Husk at bruge en dertil indrettet kasse. Leveringstid. Alle tider i Zonetabellen er vejledende. (Se nedenstående link) Køl. I kurer systemet er det ikke muligt at lægge pakker på køl, hvis de bliver forsinket. Dette er kun muligt, hvis man sender pakken som luftfragt og skriver, at det er kølevarer. De store lufthavne, hvor pakken omlades behandler over pakker i døgnet og har ikke mulighed for at holde øje med om en pakke er sendt med tøris. Emballage. Husk at pakken med indhold skal kunne klare en tur i en flyver sammen med en masse andre pakker. Brug en ordentlig papkasse, samt fyld kassen helt ud så den ikke kan klappe sammen under vejs. Farligt gods. Skal sendes som DGR i luftfragt og der er som regel begrænsning på, hvor meget og hvordan det skal sendes. Ring til LEMAN på , hvis I er i tvivl. Dokumenter. Der kan kun sendes op til 2,5 kg som dokumentforsendelse i kurer systemet. Derover skal det sendes som toldpligtig med Proforma faktura. Proforma faktura. Systemet kan lave en proforma faktura, men denne indeholder kun en linie. I bunden af denne side kan I finde en skabelon til en udvidet proforma faktura. px?id=33&source=https%3a%2f%2fintranet%2eku%2edk%2findkoeb%2fbestilling%5faf%5 Fvarer%5Fog%5Ftjenesteydelser%2FSider%2FBestillingafvarer%2Easpx Forsikring. Husk at forsendelsen ikke er forsikret. KU kan ifølge dansk lov ikke tegne forsikring da vi er selvforsikret. Vejledning. På ovenstående side kan I finde denne vejledning Web_booking samt en større vejledning i, hvordan man sender en pakke, hvilken leverandør man skal bruge, samt zonetabeller. ANSVAR. Husk, det er ALTID den der sender pakken der har ansvaret for at den er rigtigt pakket og at alle papirer er med. Hvis noget går galt eller pakken bliver stoppet på vejen er det den person der har pakket og lavet papirerne der har ansvaret. I henhold til IATA instruktioner.