DJURSBO REVISIONSPROTOKOLLAT. af 13. maj 2015, side vedrørende årsregnskab for Stenvej 21 B, 1. DK-8270 Højbjerg

Transkript

1 DJURSBO REVISIONSPROTOKOLLAT af 13. maj 2015, side vedrørende årsregnskab for 2014 Stenvej 21 B, 1. DK-8270 Højbjerg Tel: Fax: CVR nr

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Bemærkninger og anbefalinger Bemærkninger og anbefalinger vedrørende årsregnskabet Afsluttede antenneregnskaber Boligorganisationens likviditet Finansiering af afdelinger indeholdende ustøttede boliger Ikke korrigerede fejl Bemærkninger og anbefalinger vedrørende forvaltningen Revision af årsregnskaberne for Omtale af revision af de enkelte regnskabsposter Udlåns- og tilskudsudløsende faktorer Boligorganisationen Afdelinger i drift - generelle forhold Afdelingernes regnskaber, specifikke forhold Boligorganisationens, afdelingernes og dispositionsfondens likviditet Kommentarer til forvaltningen Baggrund Opsummering af forvaltningsrevisionens stade Målsætninger Forretningsgangsbeskrivelser Rapportering Revisors redegørelse for den udførte forvaltningsrevision Revisors konklusion på forvaltningsrevisionen Assistance og rådgivning m.m Gengivelse af forbehold, konklusion og supplerende oplysninger i påtegningen på årsregnskabet samt revisionens formål, udførsel og omfang samt revisors ansvar Gengivelse af forbehold, konklusion og supplerende oplysninger i påtegningen på årsregnskabet Revisionens formål, udførsel og omfang samt revisors ansvar Spørgeskema Særlige udtalelser jf. revisionsinstruksen Revisors erklæringer Bestyrelsens underskrifter 159

3 1. Indledning Vi har afsluttet revisionen af årsregnskabet for djursbo for året 2014 omfattende: Boligorganisationen Afdelingerne (1-119) Sideaktivitetsafdelinger Byggebalancer for afdelingerne 12, 26, 78, 80 etape 1, 80 etape 2, 81 og 96 Årsregnskabet for boligorganisationen udviser følgende resultat, aktiver og egenkapital: Årets resultat Aktiver Arbejdskapital Dispositionsfond Dispositionsfond, disponibel del Årets underskud er dækket af arbejdskapitalen. 2. Bemærkninger og anbefalinger Revisionen har givet anledning til nedenstående kritiske bemærkninger vedrørende forhold af væsentlig betydning for årsregnskabet. Den af boligorganisationen foretagne forvaltningsrevision har ligeledes givet anledning til bemærkninger og anbefalinger. Vi henviser til vore yderligere kommentarer i de efterfølgende afsnit, som efter vor opfattelse bør indgå i ledelsens vurdering og godkendelse af årsregnskabet samt i vurderingen af forvaltningen. 2.1 Bemærkninger og anbefalinger vedrørende årsregnskabet Afsluttede antenneregnskaber Boligforeningens ledelse har i regnskabsåret haft stor fokus på behandlingen af underskud på antenneregnskaber i de tidligere Boligforeningen Djurslands afdelinger. I alt udgør underskud på antenneregnskaber for alle afdelingerne kr pr. 31. december 2014 mod kr pr. 31. december Ledelsen har i regnskabsåret indhentet rådgivning herom fra boligforeningens forsikringsmægler samt fra BL - Danmarks Almene Boliger, hvor sidstnævnte i november 2014 har udarbejdet et notat til bestyrelsen om den manglende opkrævning af antennebidrag. På baggrund af notatet har administration forhøjet/påbegyndt opkrævning af antennebidrag hos lejerne i de berørte afdelinger med ikrafttrædelse i Der forventes opkrævet i alt 2 mio.kr. fra beboerne i de berørte afdelinger i afviklingsperioden af underskuddene på antenneregnskaberne fra tidligere år. 120

4 På baggrund af den modtagne rådgivning er der i december 2014 endvidere anmeldt to forsikringssager til boligforeningens forsikringsselskab Topdanmark vedrørende forretningsfører- og bestyrelsesansvar med forventet dækning af tab på i alt 2 mio.kr. Forsikringssagerne er endnu ikke afsluttet, hvorfor den forventede indbetaling udelukkende er omtalt i regnskabet som en eventualforpligtelse, idet boligforeningens bestyrelse har besluttet, at beløbet skal dækkes af boligforeningens dispositionsfond, såfremt boligforeningen mod forventning ikke får medhold i de to krav Boligorganisationens likviditet Boligorganisationen har bundet væsentlige midler i udlån til afdelinger (konto Afdelinger i drift og 722 Afdelinger under opførelse). Selvom der henses til, at udlån til afdelinger under opførelse forventes nedbragt væsentligt i det kommende regnskabsåret ved optagelse af byggekreditter, er det vores opfattelse, at udlånene bør begrænses. Vi skal anbefale, at flere allerede udførte forbedringsa r- bejder i afdelingerne finansieres eksternt, ligesom fremtidige arbejder bør budgetteres finansieret eksternt. Det er vores opfattelse, at ledelsen skal være særlig opmærksom herpå i forlængelse af reglerne i driftsbekendtgørelsen 49, stk. 3 som kræver, at der er uomtvistelig god sikkerhed for afdelingernes midler, samt at disse midler vil kunne frigøres med kort varsel Finansiering af afdelinger indeholdende ustøttede boliger Afdelingerne 54, 70, 71, 75 og 77 indeholder ustøttede boliger, som er finansieret med rentetilpasningslån med og uden afdrag samt stående banklån. Ifølge Orientering til kommuner og boligorganisationer om ustøttet byggeri og ejendomserhvervelser fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter skal ustøttede boliger have en realistisk og holdbar finansiering og lejefastsættelse. Det er vor opfattelse, at afdelingernes finansiering af de ustøttede boliger ikke opfylder dette krav. Det er overfor os oplyst, at der arbejdes på en refinansiering af afdelingerne. Vi skal anbefale, at dette arbejde fremmes mest muligt, således at refinansiering vil kunne gennemføres på baggrund af det nuværende lave renteniveau Ikke korrigerede fejl I henhold til internationale revisionsstandarder skal vi informere bestyrelsen om forhold/fejl, som ikke er korrigeret i det foreliggende udkast til årsregnskab, fordi ledelsen har vurderet dem som værende uvæsentlige både enkeltvis og sammenlagt for årsregnskabet som helhed. Denne oplysning skal gives med henblik på at sikre, at bestyrelsen er orienteret om og kan tilslutte sig den af ledelsen foretagne vurdering. I forbindelse med regnskabsaflæggelsen er der ikke konstateret ikke-korrigerede fejlinformationer i det foreliggende årsregnskab Bemærkninger og anbefalinger vedrørende forvaltningen Den af boligorganisationen foretagne forvaltningsrevision har givet anledning til bemærkninger og anbefalinger. Vi henviser til vores kommentarer i afsnit Revision af årsregnskaberne for

5 Som valgte revisorer har vi foretaget revision af årsregnskaberne for Såfremt årsregnskaberne vedtages i den foreliggende form, og der ikke under bestyrelsens behandling og vedtagelse af regnskaberne fremkommer yderligere væsentlige oplysninger, vil vi forsyne årsregnskaberne med revisionspåtegning med et forbehold for den regnskabsmæssige behandling af de uafsluttede antenneregnskaber, idet afdelingernes afsluttede forbrugsregnskaber og mellemregninger med boligorganisationen samt boligorganisationens dispositionsfond og anden gældspost burde have været reguleret i overensste m- melse med den vedtagne afviklingsplan, jf. omtalen under afsnit Påtegningen vil endvidere blive forsynet med en generel supplerende oplysning vedrørende ikke reviderede budgettal. Revisionen er udført i overensstemmelse med Instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber. Revisionen er udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Revisionen er udført ved stikprøver på bilagsmateriale m.v. samt ved afstemninger og andre sådanne revisionsarbejder, som vi har anset for nødvendige ved vores undersøgelse og bedømmelse af, at regnskabet ikke indeholder væsentlige fejl eller mangler. Der er foretaget uanmeldt beholdningseftersyn den 18. december Eftersynet gav ikke anledning til bemærkninger. Som et led i vores revision har vi gennemgået de regnskabsmæssige forretningsgange og interne kontrolforanstaltninger på udvalgte områder med henblik på en vurdering af disses tilrettelæggelse og hensigtsmæssighed til sikring af en god og pålidelig økonomistyring samt et pålideligt grundlag for udarbejdelse af boligorganisationens årsregnskaber. Vi har herunder foretaget en gennemgang af de generelle IT-kontroller. Vi har gennemlæst organisationsbestyrelsens referater til og med den 18. marts Den daglige ledelse har over for os oplyst, at ledelsen ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. Vi skal bemærke, at vi ikke under vores revision har konstateret fejl i årsregnskabet som følge af besvigelser. Bestyrelsens medlemmer bekræfter med sin underskrift på nærværende revisionsprotokollat, at bestyrelsen ikke har kendskab til konstaterede, formodede eller påståede besvigelser, der påvirker boligorganisationen inkl. afdelinger. I forbindelse med revisionen af årsregnskabet har vi hos boligorganisationens formand og regnskabschef indhentet sædvanlig bekræftelse af regnskabets fuldstændighed, såsom oplysninger om pantsætninger, garantistillelse, retssager, begivenheder efter balancedagen, eventualforpligtelser samt om der er taget skyldige økonomiske hensyn Omtale af revision af de enkelte regnskabsposter Under henvisning til årsregnskaberne kan vi supplere med nedenstående kommentarer og oplysninger. De øvrige regnskabsposter som ikke er nævnt nedenfor, har ikke givet anledning til kommentarer Udlåns- og tilskudsudløsende faktorer 122

6 Under vor revision er vi ikke stødt på forhold, som efter vor opfattelse strider mod gældende lovgivning og foreliggende tilskudspraksis. Vi har vurderet, om midlerne er anvendt i overensstemmelse med givne vilkår og formål, herunder om der er dispositioner udenfor boligorganisationens formål. Vi har ikke bemærkninger hertil. 123

7 Boligorganisationen Til belysning af udviklingen i 2014 i boligorganisationens drift/indtjening gives følgende oversigt: Regnskab Budget Budget Regnskab Afvigelse t.kr t.kr t.kr t.kr t.kr Administrationsbidrag Lovmæssige gebyrer m.v Byggesagshonorarer Ekstraordinære/diverse indtægter Indtægter i alt Bestyrelsesvederlag m.v Mødeudgifter, kontingenter m.v Personaleudgifter Kontorholdsudgifter Kontorlokaleudgifter Afskrivninger Revision Bruttoadministrationsudgifter Ekstraordinære udgifter Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Tilskud til afdelinger Nettorenter og tilskud i alt Resultat Afvigelserne mellem regnskab og budget fremgår af oversigten, hvoraf det ses, at boligorganisationens indtægter før renter blev t.kr. 30 mindre end budgetteret, medens bruttoadministrationsudgifterne før renter blev t.kr. 528 større end budgetteret. Efter ekstraordinære udgifter på t.kr. 375 realiseres der således et underskud før renter på t.kr. 933, idet der var budgetteret med et resultat før renter på t.kr. 0. Overskuddet på nettorenter og tilskud t.kr. 216 bevirker, at boligorganisationen samlet får et underskud på t.kr. 717, mod et budgetteret overskud på t.kr

8 Reglerne i Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. 50, kræver, at afdelingsmidler skal forrentes med en procentsats, der svarer til det faktisk opnåede afkast på de fællesforvaltede midler. Boligorganisationen har i henhold til ovennævnte regler - forrentet afdelingernes mellemregninger med 1,448%. Idet der i øvrigt henvises til regnskabet har vi valgt at give følgende oplysninger: Konto Personaleudgifter Merforbruget på kontoen i forhold til den budgetterede udgift skyldes afholdelse af ikke budgetterede udgifter til fremmed assistance. Disse udgifter vedrører primært honorarer til konsulenter for rekruttering af direktør og økonomimedarbejder, samt honorarer i forbindelse med udarbejdelsen af en plan for afvikling af de væsentlige underskud på afsluttede antenneregnskaber i de tidligere Boligforeningen Djursland afdelinger. Konto 511 Ekstraordinære udgifter Udgiften vedrører projektering (rådgiverhonorarer) af et byggeprojekt i Knebel, som måtte opgives. Konto Administrationsbidrag fra afdelinger i drift Administrationsbidraget for afdelinger i drift er fastsat til kr pr. lejemålsenhed mod kr foregående regnskabsår. Nettoadministrationsomkostningerne pr. lejemålsenhed er opgjort til kr mod kr i foregående regnskabsår. Der henvises til noten til konto 601. Vi skal bemærke, at der er ydet en rabat på administrationsbidraget for de ustøttede boliger i afdelingerne 54 og 77, medens institutionen i afdeling 33 betaler administrationsbidrag, i henhold til indgået aftale med Aarhus Kommune. Administrationsbidraget for disse afdelinger er således ikke opkrævet i henhold til bekendtgørelsens 30, stk. 4. Konto Byggegrund Elkjærslund Grunden er anskaffet med henblik på opførelse af administrationsbygning. Syddjurs Kommune (tidligere Rosenholm Kommune) har godkendt grundkøbet ved brev af 26. juni Det er overfor os oplyst, at det er besluttet at erhverve en administrationsbygning i Hornslet. Vi skal derfor anbefale, at grunden søges afhændet. Konto Afdelinger i drift og konto Afdelinger under opførelse Boligorganisationen har bundet væsentlige midler i udlån til afdelinger (konto Afdelinger i drift og 722 Afdelinger under opførelse). Selvom der henses til, at udlån til afdelinger under opførelse forventes nedbragt væsentligt i det kommende regnskabsåret ved optagelse af byggekreditter, er det vores opfattelse, at udlånene bør begrænses. Vi skal anbefale, at flere allerede udførte forbedringsa r- bejder i afdelingerne finansieres eksternt, ligesom fremtidige arbejder bør budgetteres finansieret eks- 125

9 ternt. Det er vores opfattelse, at ledelsen skal være særlig opmærksom herpå i forlængelse af reglerne i driftsbekendtgørelsen 49, stk. 3 som kræver, at der er uomtvistelig god sikkerhed for afdelingernes midler, samt at disse midler vil kunne frigøres med kort varsel. Konto Dispositionsfonden Den disponible del af dispositionsfonden udgør pr. 31. december 2014 kr pr. lejemålsenhed. Afdelingerne skal indbetale til fonden når denne udgør mindre end kr pr. lejemålsenhed. Årets anvendte midler fra fonden, i alt kr specificeres således: Dækning af tab ved lejeledighed i afdelingerne Dækning af tab ved fraflytninger m.v. i afdelingerne Afsat til tab vedrørende afvikling af underskud antenneregnskaber Afdeling 1, ydelsesstøtte Afdeling 109, ydelsesstøtte Afdeling 109, driftstilskud Afdelinger i drift - generelle forhold Afdelingernes resultater Årets resultat og den akkumulerede resultatkonto specificeres således: Afdeling Årets overskud Årets underskud Opsamlet resultat Opsamlet resultat (konto 140) (konto 210) (Negative beløb = pr. lejemålsunderskud) enhed (konto 407) 1 Tendrupvej, Ballesvej Ballesvej Ballesvej, Tendrupvej Tendrupvej Degnevænget, Brogårdvej m.fl Alpedalen Ebeltoftvej Ebeltoftvej, Vinkelvej Spurvestien, Solvangsvej m.fl Rodskovvej Præstevænget Elkjærslund Engvangen Astersvej, Engblommevej Børnehaven Vigen Thorsgade Gartnerhaven, Vorrevej Begoniavej Børnehaven Bakkehuset Enighedsvej

10 42 Banevænget Rugvangen Kolind, Pindstrup, Ryomgård Ryomgård, Nimtofte, Kolind Bugtrupvej Skovparken Præstevænget Egevej, Skolevej Tendrup Møllevej Tingvej Tendrup Møllevej Søhusvej Strandgårdshøj Strandgårdshøj Nørre Allé Øster Allé Arbogavej, Bakkehegnet Skanseparken Skanseparken Skanseparken Granparken Knebel, Tirstrup, Balle Fyrreparken, Flintehaven m.fl Lysningen, Energivej Reberbanen Hyrdeledet Bryggerivej Søhusparken Søhusvej Søhusvej I alt De i indeværende regnskabsår konstaterede driftsover-/underskud skal budgetteres afviklet over højest 3 år. Det er overfor os oplyst, at afvikling af de i indeværende regnskabsår konstaterede over-/underskud vil blive indarbejdet i budgettet for Vi har påset, at tidligere års resultater bliver afviklet i løbet af 1-3 år. Vi skal bemærke, at resultatkontiene i afdelingerne 1, 3, 12, 22, 73, 77, 105 og 113 afvikles over en længere periode end 3 år. Konto Renholdelse Vi har på stikprøvebasis foretaget en gennemgang af lønningerne til ejendomsfunktionærer. Vi har i den forbindelse konstateret, at lønningerne for de enkelte ansatte fordeles i henhold til forudbestemte fordelingsnøgler, baseret på erfaringsmæssigt vurderede overslag over forbrugte timer. 127

11 Det er vores opfattelse, at der løbende skal foregå en evaluering af de fastsatte fordelingsnøgler, med henblik på at kunne konstatere, at de er i overensstemmelse med det faktiske forbrug af ejendomsfunktionærtimer. Feriepengeforpligtelsen er i forbindelse hermed beregnet på grundlag af de udbetalte lønninger og fordelt efter samme fordelingsnøgle som lønningerne. Forpligtelsen er anført som kortfristet gæld i afdelingerne. Konto 303 Forbedringsarbejder m.v. Vi har i forbindelse med vores revision konstateret, at der i flere afdelinger ikke foretages afskrivning på en andel af de afsluttede forbedringsarbejder, ligesom der ikke er udarbejdet anlægsbudgetter og finansieringsplaner for igangsatte arbejder. Vi skal anbefale, at der ved afslutning af forbedringsarbejder beregnes en afskrivningsprofil i henhold til driftsbekendtgørelsens regler, samt at der - inden arbejder igangsættes udarbejdes anlægsbudgetter og finansieringsplaner således, at der blandt andet kan føres en effektiv likviditetsstyring i boligorganisationen. Der bør ligeledes hjemtages tilbud på den endelige finansiering, så denne kan etableres umiddelbart efter arbejdets afslutning. I en række afdelinger er forbedringsarbejder m.v. delvist ufinansierede eller finansieret med lån af egne midler. Vi skal bemærke, at eventuelt overskud i afdelinger med ufinansierede forbedringsarbejder m.v. ikke er anvendt til nedbringelse af underfinansieringerne. Konto Tilgodehavende ved fraflytninger Vi skal anbefale, at der foretages en opstramning af forretningsgangen vedrørende rykning af debitorer med tilgodehavender i forbindelse med fraflytninger, således at debitorer rykkes konsekvent og eventuelt overgives til incasso. Konto Afsluttede forbrugsregnskaber (antenneregnskaber) Boligforeningens ledelse har i regnskabsåret haft stor fokus på behandlingen af underskud på antenneregnskaber i de tidligere Boligforeningen Djurslands afdelinger. I alt udgør underskud på antenneregnskaber for alle afdelingerne kr pr. 31. december 2014 mod kr pr. 31. december Ledelsen har i regnskabsåret indhentet rådgivning herom fra boligforeningens forsikringsmægler samt fra BL - Danmarks Almene Boliger, hvor sidstnævnte i november 2014 har udarbejdet et notat til bestyrelsen om den manglende opkrævning af antennebidrag. På baggrund af notatet har administration forhøjet/påbegyndt opkrævning af antennebidrag hos lejerne i de berørte afdelinger med ikrafttrædelse i Der forventes opkrævet i alt 2 mio.kr. fra beboerne i de berørte afdelinger i afviklingsperioden af underskuddene på antenneregnskaberne fra tidligere år. På baggrund af den modtagne rådgivning er der i december 2014 endvidere anmeldt to forsikringssager til boligforeningens forsikringsselskab Topdanmark vedrørende forretningsfører- og bestyrelsesansvar med forventet dækning af tab på i alt 2 mio.kr. Forsikringssagerne er endnu ikke afsluttet, hvorfor 128

12 den forventede indbetaling udelukkende er omtalt i regnskabet som en eventualforpligtelse, idet boligforeningens bestyrelse har besluttet, at beløbet skal dækkes af boligforeningens dispos itionsfond, såfremt boligforeningen mod forventning ikke får medhold i de to krav. Endelig skal det bemærkes, at der i årsregnskabet for boligorganisationen for 2014 er udgiftsført 1 mio.kr., som er afsat som en skyldig post i balancen pr. 31. december Posten vedrører den del af underskuddene på afdelingernes antenneregnskaber, som anses for forældet, og som derfor dækkes af dispositionsfonden i regnskabsåret. Konto Tilgodehavende hos boligorganisationen I en række afdelinger er det vedtaget, at finansiere forbedringsarbejder m.v. med lån af egne midler (træk på mellemregningen). Som følge heraf er afdelingernes henlæggelser ikke fuldt ud likvide. Det er overfor os oplyst, at der hjemtages eksterne lån i afdelinger hvor likviditeten, set i forhold til henlæggelserne, ikke er tilstrækkelig når en passende mængde arbejder er opsamlet. Det er ligeledes overfor os oplyst, at boligorganisationen tilstræber, at der sikres uomtvistelig god sikkerhed for henlæggelser i den enkelte afdeling, jf. vores bemærkninger under afsnit vedrørende konto Afdelinger i drift. 129

13 Konto Afdelingernes henlæggelser ling der else kvm. (kto. 401) kvm 403 og 404) pr. lejligh. 405) enh. 406) ialt 1 20,0 20, , ,0 8,0 772, ,2 7,0 662, ,0 35, , ,0 104, , ,6 99, , ,0 12,0 816, ,0 14,0 910, ,0 66, , ,0 26,0 889, ,0 30, , ,0 26, , ,0 10,0 670, ,0 35, , ,0 0,0 398, ,0 14,0 896, ,0 8,0 706, ,0 25, , ,0 0,0 360, ,0 27, , ,0 12, , ,0 13, , ,0 124, , ,0 123, , ,0 12,0 728, ,0 16, , ,0 10,0 640, ,0 15,0 913, ,0 8,0 568, ,0 29, , ,0 15, , ,0 12, , ,0 12, , ,0 18, , ,0 12,0 936, ,0 14,0 980, ,0 51, , ,0 60, , ,0 84, , ,0 46, , ,0 55, , ,0 24, , ,0 60, , ,0 70, , ,0 14, , ,0 30, , ,0 9,0 701, ,0 60, , ,0 55, , ,0 55, , I alt 1.700, , , Lejemåls enhe- Heraf bebo- Etage-areal Planlagt og periodisk vedl. og fornyelser Fornyelser kr./ Istands. v.fraflytning (kto. 402, Istands. v.fraflytning Tab v.fraflytning (kto. Tab v.fraflytning kr./lejemåls- Andre henlæggelser (kto. Henlæggelser Afde- Den gennemsnitlige henlæggelse på konto 401 andrager kr. 657 pr. m², mod kr. 707 pr. m² pr. 31. december De årlige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser skal budgetteres i he n- hold til drifts- og vedligeholdelsesplanen. Disse henlæggelsesmidler kan efterfølgende kun anvendes i overensstemmelse med vedligeholdelsesplanen. Det er dog tilladt, at revurdere anvendelsesplanen i årets løb. 130

14 Ofte kan forbrug af henlæggelserne til konkrete arbejder fastsat i vedligeholdelsesplanerne ikke umiddelbart sammenholdes med afdelingsbudgetterne, idet igangsætning af arbejderne kan variere over årene. Vi finder, at dette er i overensstemmelse med gældende regler. Det er tillige et generelt indtryk, at henlæggelserne skal suppleres med anden finansiering, når større vedligeholdelsesarbejder skal iværksættes. Henlæggelsen til istandsættelse ved fraflytning skal budgetteres ud fra kendskabet til lejernes boanciennitet og den forventede fraflytningsfrekvens samt kendskabet til istandsættelsesudgiften. Henlæggelsen fastsættes normalt med et årligt beløb pr. m². Konto Henlæggelse til tab ved fraflytning I henhold til reglerne i driftsbekendtgørelsens 41 for dækning af tab ved fraflytninger m.v., skal afdelingerne forlods dække tab på op til kr. 319 pr. lejemålsenhed af egne henlagte midler i det kommende regnskabsår. Som det fremgår af oversigten over afdelingernes henlæggelser, henstår der således i en række afdelinger en større henlæggelse til tab ved fraflytninger m.v. end der er behov for. Det er overfor os oplyst, at henlæggelsen i disse afdelinger vil blive søgt nedbragt i forbindelse med fremtidige budgetlægninger Afdelingernes regnskaber, specifikke forhold Idet der henvises til protokollen i øvrigt og afdelingernes regnskaber skal vi anføre følgende bemærkninger vedrørende de enkelte afdelinger: Afdeling 1 - Tendrupvej, Ballesvej Afdelingen realiserede i regnskabsåret et underskud på kr , som overføres til resultatkontoen (konto 407). Resultatkontoen udgør pr. 31. december 2014 kr , svarende til 20,7% af de samlede boligafgifter og lejer for året. Afviklingen af saldoen på resultatkontoen vil blive indarbejdet i budgettet for Vi skal bemærke, at afdelingens underskudssaldo er budgetteret afviklet over en længere periode end 3 år. Konto 129 Tab ved lejeledighed m.v. Årets tab ved lejeledighed, kr vedrører primært boligafgift for lejligheder under renovering, og er således ikke umiddelbart udtryk for udlejningsvanskeligheder. Konto Driftssikring, huslejesikring og andre tilskud m.v. Afdelingen har modtaget et budgetteret tilskud fra dispositionsfonden på kr Årets tilgang udgøres primært af udgifter til ombygning og renovering af enkelte boliger. 131

15 Afdelingen har modtaget tilsagn om tilskud fra egen trækningsret på kr til delvis dækning af udgifter til ombygning i afdelingen. Vi skal bemærke, at forbedringsarbejderne er underfinansieret med kr Der foretages ikke afskrivning på hovedparten af denne underfinansiering. Vi skal anbefale, at arbejderne afsluttes og søges finansieret eksternt. Konto Afsluttede antenneregnskab Afsluttet antenneregnskab udgør pr. 31. december 2014 et tilgodehavende (underskud) på kr , svarende til kr pr. bolig. Som omtalt under afsnit er der i regnskabsåret udarbejdet en plan for afvikling af underskuddet på antenneregnskabet, som forudsætter udbetaling af erstatning fra ansvarsforsikring, forøgelse af beboerbetaling samt tilskud fra dispositionsfonden. Afdeling 2 - Ballesvej Afdelingen realiserede i regnskabsåret et overskud på kr , som overføres til resultatkontoen Konto Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning Der har ikke været henlagt tilstrækkeligt til at dække årets forbrug på konto Udgifter til istandsættelse ved fraflytning. Vi skal anbefale, at henlæggelsen forøges. Afdeling 3 - Tendrupvej, Ballesvej Afdelingen realiserede i regnskabsåret et overskud på kr , som overføres til resultatkontoen (konto 407). Resultatkontoen udgør pr. 31. december 2014 kr og skal budgetteres afviklet over maksimalt 3 år. Afdelingens underskudssaldo pr. 31. december 2014 udgør 48,9% af de samlede boligafgifter og lejer for året. Afviklingen af saldoen på resultatkontoen vil blive indarbejdet i budgettet for Det er i bestyrelsen for boligorganisationen besluttet at yde afdelingen et tilskud fra dispositionsfonden i 2015 på kr til delvis dækning af underskudssaldoen. Årets tilgang kr vedrører varmepumper/solfanger I forbindelse med udbedring af fugtig kælder. Projektet er budgetteret til kr og afsluttes i Afdeling 5 - Tendrupvej Afdelingen realiserede i regnskabsåret et overskud på kr , som overføres til resultatkontoen 132

16 Årets tilgang kr vedrører rådgiverhonorarer i forbindelse med projektering af en støtte renovering af afdelingens tage. Konto Afsluttede antenneregnskab Afsluttet antenneregnskab udgør pr. 31. december 2014 et tilgodehavende (underskud) på kr , svarende til kr pr. bolig. Som omtalt under afsnit er der i regnskabsåret udarbejdet en plan for afvikling af underskuddet på antenneregnskabet, som forudsætter udbetaling af erstatning fra ansvarsforsikring, forøgelse af beboerbetaling samt tilskud fra dispositionsfonden. Afdeling 6 - Degnevænget, Brogårdvej m.fl. Afdelingen realiserede i regnskabsåret et overskud på kr , som overføres til resultatkontoen Årets tilgang vedrører udgifter til opsætning og montering af 8 carporte. Det er overfor os oplyst, at arbejdet vil blive finansieret ved optagelse af realkreditlån. Konto Afsluttede antenneregnskab Afsluttet antenneregnskab udgør pr. 31. december 2014 et tilgodehavende (underskud) på kr , svarende til kr pr. bolig. Som omtalt under afsnit er der i regnskabsåret udarbejdet en plan for afvikling af underskuddet på antenneregnskabet, som forudsætter udbetaling af erstatning fra ansvarsforsikring, forøgelse af beboerbetaling samt tilskud fra dispositionsfonden. Afdeling 7 - Alpedalen Afdelingen realiserede i regnskabsåret et overskud på kr , som overføres til resultatkontoen Projektet vedrørende udskiftning af vinduer og tagrender samt reparation af fuger er nu afsluttet. Projektets anskaffelsessum blev kr , som er finansieret således: Realkreditlån Dækket af tidligere henlæggelser Der var oprindeligt budgetteret med tilskud fra egen trækningsret på kr Det er overfor os 133

17 oplyst, at der ikke er ansøgt om tilsagn om dette tilskud. Afdeling 11 - Ebeltoftvej Afdelingen realiserede i regnskabsåret et overskud på kr , som overføres til resultatkontoen (konto 407). Resultatkontoen udgør pr. 31. december 2014 kr og skal budgetteres afviklet over maksimalt 3 år. Afdelingens underskudssaldo pr. 31. december 2014 udgør 2,9% af de samlede boligafgifter og lejer for året. Afviklingen af saldoen på resultatkontoen vil blive indarbejdet i budgettet for Forbedringsarbejderne er finansieret med lån fra boligorganisationen samt lån af egne midler. Vi skal bemærke, at der ikke afskrives på en andel af afdelingens forbedringsarbejder. Konto Afsluttede antenneregnskab Afsluttet antenneregnskab udgør pr. 31. december 2014 et tilgodehavende (underskud) på kr , svarende til kr pr. bolig. Som omtalt under afsnit er der i regnskabsåret udarbejdet en plan for afvikling af underskuddet på antenneregnskabet, som forudsætter udbetaling af erstatning fra ansvarsforsikring, forøgelse af beboerbetaling samt tilskud fra dispositionsfonden. Afdeling 12 - Ebeltoftvej, Vinkelvej Afdelingen realiserede i regnskabsåret et underskud på kr , som overføres til resultatkontoen (konto 407). Resultatkontoen udgør pr. 31. december 2014 kr , svarende til 26,4% af de samlede boligafgifter og lejer for året. Afviklingen af saldoen på resultatkontoen vil blive indarbejdet i budgettet for Vi skal bemærke, at afdelingens underskudssaldo er budgetteret afviklet over en længere periode end 3 år. Konto Tab ved lejeledighed m.v. Afdelingen realiserer i regnskabsåret et lejetab på kr , svarende til 24,2% af regnskabsårets samlede boligafgift som følge af, at 3 af afdelingens 14 lejligheder står tomme, idet disse planlægges renoveret/nedrevet. Lejetabet er dækket af dispositionsfonden. Af årets tilgang, kr vedrører kr udgifter til renovering af lejlighed, medens kr vedrører individuel udskiftning af køkken. Vi skal bemærke, at vi ikke har været forevist anlægsbudget og finansieringsplan for de udførte arbejder. 134

18 Konto Afsluttede antenneregnskab Afsluttet antenneregnskab udgør pr. 31. december 2014 et tilgodehavende (underskud) på kr , svarende til kr pr. bolig. Som omtalt under afsnit er der i regnskabsåret udarbejdet en plan for afvikling af underskuddet på antenneregnskabet, som forudsætter udbetaling af erstatning fra ansvarsforsikring, forøgelse af beboerbetaling samt tilskud fra dispositionsfonden. Afdeling 13 - Spurvestien, Solvangsvej, Kløvervangen m.fl. Afdelingen realiserede i regnskabsåret et overskud på kr , som overføres til resultatkontoen Konto Tab ved lejeledighed m.v. Afdelingen realiserer i regnskabsåret et lejetab på kr Lejetabet kan primært henføres til de i afdelingen beliggende ungdomsboliger. Det er overfor os oplyst, at disse boliger er i en utilfredsstillende vedligeholdelsesmæssig stand. Lejetabet er dækket af dispositionsfonden. Forbedringsarbejderne er finansieret med lån af egne midler. Vi skal bemærke, at der ikke afskrives på en andel af afdelingens forbedringsarbejder., ligesom der ikke er budgetteret med afskrivning på disse aktiver i budgettet for Konto Afsluttede antenneregnskab Afsluttet antenneregnskab udgør pr. 31. december 2014 et tilgodehavende (underskud) på kr , svarende til kr pr. bolig. Som omtalt under afsnit er der i regnskabsåret udarbejdet en plan for afvikling af underskuddet på antenneregnskabet, som forudsætter udbetaling af erstatning fra ansvarsforsikring, forøgelse af beboerbetaling samt tilskud fra dispositionsfonden. Afdeling 14 - Rodskovvej Afdelingen realiserede i regnskabsåret et overskud på kr , som overføres til resultatkontoen (konto 407). Resultatkontoen udgør pr. 31. december 2014 kr og skal budgetteres afviklet over maksimalt 3 år. Afdelingens underskudssaldo pr. 31. december 2014 udgør 40,4% af de samlede boligafgifter og lejer for året. Afviklingen af saldoen på resultatkontoen vil blive indarbejdet i budgettet for Det er i bestyrelsen for boligorganisationen besluttet at yde afdelingen et tilskud fra dispositionsfonden i 2015 på kr til delvis dækning af underskudssaldoen. Konto Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning Der har ikke været henlagt tilstrækkeligt til at dække årets forbrug på konto Udgifter til istandsættelse ved fraflytning. 135

19 Konto Henlæggelse til tab ved fraflytninger Der har ikke været henlagt tilstrækkeligt til at dække kr. 316 pr. lejemålsenhed i henhold til driftsbekendtgørelsens 41, af årets forbrug på konto Tab ved fraflytninger m.v. Afdeling 16 - Præstevænget Afdelingen realiserede i regnskabsåret et overskud på kr , som overføres til resultatkontoen Af årets tilgang, kr vedrører kr rådgiverhonorarer i forbindelse med udarbejdelse af helheds-/indsatsplan for afdelingen, medens kr vedrører individuelle udskiftninger af køkken. Vi skal bemærke, at der ikke i regnskabsåret er foretaget afskrivning på renoveringen af garager, ligesom der heller ikke i 2015 er budgetteret med afskrivning på arbejdet. Konto Afsluttede antenneregnskab Afsluttet antenneregnskab udgør pr. 31. december 2014 et tilgodehavende (underskud) på kr , svarende til kr pr. bolig. Som omtalt under afsnit er der i regnskabsåret udarbejdet en plan for afvikling af underskuddet på antenneregnskabet, som forudsætter udbetaling af erstatning fra ansvarsforsikring, forøgelse af beboerbetaling samt tilskud fra dispositionsfonden. Afdeling 17 - Elkjærslund Afdelingen realiserede i regnskabsåret et overskud på kr , som overføres til resultatkontoen (konto 407). Resultatkontoen udgør pr. 31. december 2014 kr og skal budgetteres afviklet over maksimalt 3 år. Afdelingens underskudssaldo pr. 31. december 2014 udgør 0,1% af de samlede boligafgifter og lejer for året. Afviklingen af saldoen på resultatkontoen vil blive indarbejdet i budgettet for Konto Afsluttede antenneregnskab Afsluttet antenneregnskab udgør pr. 31. december 2014 et tilgodehavende (underskud) på kr , svarende til kr pr. bolig. Som omtalt under afsnit er der i regnskabsåret udarbejdet en plan for afvikling af underskuddet på antenneregnskabet, som forudsætter udbetaling af erstatning fra ansvarsforsikring, forøgelse af beboerbetaling samt tilskud fra dispositionsfonden. Afdeling 21 - Engvangen Afdelingen realiserede i regnskabsåret et underskud på kr. 455, som overføres til resultatkontoen (konto 407). Resultatkontoen udgør dog pr. 31. december 2014 kr (overskudssaldo). Afviklingen af 136

20 saldoen på resultatkontoen vil blive indarbejdet i budgettet for Af årets tilgang, kr vedrører kr udgifter til udskiftning af vinduer og terrassedøre, medens kr vedrører lejetab i forbindelse med påtænkt renovering af lejlighed. Afdeling 22 - Astersvej, Engblommevej Afdelingen realiserede i regnskabsåret et overskud på kr , som overføres til resultatkontoen (konto 407). Resultatkontoen udgør pr. 31. december 2014 kr og skal budgetteres afviklet over maksimalt 3 år. Afdelingens underskudssaldo pr. 31. december 2014 udgør 3,9% af de samlede boligafgifter og lejer for året. Afviklingen af saldoen på resultatkontoen vil blive indarbejdet i budgettet for Vi skal bemærke, at afdelingens underskudssaldo er budgetteret afviklet over en længere periode end 3 år. Af årets tilgang, kr vedrører kr udgifter til etablering af varmemesterkontor/garage, medens kr primært vedrører rådgiverhonorarer i forbindelse med påtænkt udskiftning af vinduer. Vi skal bemærke, at der ikke foretages afskrivning på en andel af afdelingens forbedringsarbejder, ligesom vi ikke har været forevist anlægsbudgetter og finansieringsplaner for arbejderne. Konto Afsluttede antenneregnskab Afsluttet antenneregnskab udgør pr. 31. december 2014 et tilgodehavende (underskud) på kr , svarende til kr pr. bolig. Som omtalt under afsnit er der i regnskabsåret udarbejdet en plan for afvikling af underskuddet på antenneregnskabet, som forudsætter udbetaling af erstatning fra ansvarsforsikring, forøgelse af beboerbetaling samt tilskud fra dispositionsfonden. Afdeling 24 - Børnehaven Vigen Afdelingen realiserede i regnskabsåret et underskud på kr , som overføres til resultatkontoen (konto 407). Resultatkontoen udgør pr. 31. december 2014 kr , svarende til 23,8% af de samlede boligafgifter og lejer for året. Afviklingen af saldoen på resultatkontoen vil blive indarbejdet i budgettet for Konto 201 Boligafgifter og leje Ved en administrativ fejl er en budgetteret lejeforhøjelse pr. 1. januar 2014 ikke blevet gennemført, 137