Analyse Forbrug af eksterne vikarer på Social og Sundhedsudvalgets område

Transkript

1 CENTER FOR SOCIAL OG SUNDHED Økonomistyring Dato: 16. marts 2016 Tlf. dir.: Kontakt: Tina Gleerup Analyse Forbrug af eksterne vikarer på Social og Sundhedsudvalgets område Årsag til analysen I forbindelse med budgetaftalen for 2016 besluttede Kommunalbestyrelsen, at der skal udarbejdes en analyse af anvendelsen af eksterne vikarer, som kan belyse om der kan findes effektiviseringsmuligheder frem mod budget Beslutningen skyldes, at Ballerup Kommune anvender to-cifret millionbeløb årligt på eksterne vikarer. Udgifter til vikarer på Social- og Sundhedsudvalgets område fra 2013 til 2015 På Social- og Sundhedsudvalgets område har det hovedsageligt været nedenstående områder som har haft et stort forbrug af eksterne vikarer i perioden 2013 til 2015: I 1000 kr Hjemmeplejen Sygeplejen Plejecentrene I alt ældre- og pleje området Handicap og Psykiatri Egne institutioner Handicap og Psykiatri Taksfinansieret institutioner *I alt Handicap og Psykiatriområdet Total * Inger oplysninger fra 2013

2 Hvad sker der med budget og regnskab, når der er et højt forbrug af eksterne vikar: Institutionerne på ældre og handicapområdet har ingen midler i deres budget til vikar/eksterne vikarbureauer. Udgifterne hertil skal finansieres af deres lønsum eller tilskud fra projektpuljer. Hvis et område har haft store udgifter til vikarer f.eks. som følge af højt sygefravær eller vakante stillinger, medfører det ofte et merforbrug, som efter de gældende regler skal overføres til næste budgetår. Hvis institutionerne ikke har fast personale til, at levere en lovmæssig visiterede ydelse til borgeren, skal de bruge vikar. De enkelte områder vil blive belyst nærmere i de næste afsnit Ældre og plejeområdets forbrug af vikarer Hjemme- og sygeplejen Udgifter til eksterne vikarer I 1000 kr Hjemmeplejen Sygeplejen Som det fremgår af ovenstående var hjemmeplejens forbrug af eksterne vikarer i 2014 ekstraordinært stort. Det store forbrug, skyldes omorganisering af hjemmeplejen. Omorganisationen medførte et stort skift af medarbejdere, hvor stillinger indtil besættelse blev varetaget af vikarer. Nyansatte sygeplejersker modtager oplæring i min. 3 måneder, hvor de ikke er fuld produktive og dermed et behov for vikarer til at dække ydelserne. Desuden brugte medarbejderne meget tid på, at deltage i arbejdsgrupper og temadage, hvorfor der også her var brug for vikardækning (borgerne skal have de visiterede ydelser). Organisationsændringen medførte ikke ekstra bevilling til hjemme- og sygeplejen. Området måtte selv klare ekstraomkostningerne, dels ved hjælp af opsparede beløb fra de forrige år (5 mio. kr.) og dels ved et merforbrug indenfor den tilladte grænse på 4 % (1,3 mio. kr.). I 2015 er organisationsændringen faldet på plads og udgiften til eksterne vikarer er faldet fra 8,1 mio. kr. i 2014 til 0,9 mio. kr. i Hvilket endda er lavere end niveauet i Antallet af fuldtidsmedarbejdere er samtidig steget fra 271 i 2014 til 295 i Dækning af vagter i forbindelse med sygemelding, kurser, ferie, vakante stillinger sker hovedsagelig ved brug af egne medarbejdere. Hjemme- og sygeplejens udgifter til mer- og overarbejde var i 2014 på 4,2 mio. kr. og 4,9 mio. kr. i En del af de ovennævnte merudgifter til merarbejde i 2015 skyldes forhøjet kursusaktivitet, som følge af implementering af fælles medicinkort, indsatskatalog i sygeplejen og kompetenceudvikling i forhold til rehabiliteringsstrategien. Disse udgifter er delvis blevet finansieret af ældrepuljen og IT-anlæg. Sygefravær Sygemeldinger der meldes ind samme dag, bliver som udgangspunkt dækket ved, Side 2

3 at medarbejderne overbookes på deres kørelister. Sygemeldinger til efterfølgende dage, aften, weekend dækkes af egene medarbejdere. En stor indsats i forhold til den sociale kapital har medført et mindre fald i sygefraværet i 2015 set i forhold til 2014, men faldet er langt fra nok til, at det har givet den ønskede kvalitet og kontinuitet kerneopgaven. Sygefraværet er fra 2013 steget fra 4,7 % til 8 % i Fra 2014 til 2015 er der sket et fald til 6,4 %. I nedenstående tabel ses, at der er en stigende tendens i korttidssygefraværet (1-7 dage) mens langtidssygefraværet (8+ dage) er mere svingende dette kan forklare den samlede stigning i sygefraværet fra 2013 til 2014 og faldet fra 2014 til Hjemmeplejen Hjemmeplejen dage (2013) 1-7 dage (2014) 1-7 dage (2015) 8+ dage (2013) 8+ dage(2014) 8+ dage (2015) Side 3

4 Sygefraværet påvirker stadig den daglige drift i et større omfang og medfører udfordringer for at kunne holde budgettet. For en bedre styring arbejder Hjemmeplejen fortsat på: - Mere effektiv planlægning af medarbejdernes vagter, både ud fra kontinuitet og at afspadsering rullende bliver afviklet og ikke udbetalt. Dette skulle skabe et bedre overblik for den enkelte teamleder og dennes økonomi. - Nyt styringssystem i nemøkonomi. - Målrettet indsats for at nedsætte sygefraværet. Handleplan i MED, AM gruppen, ledelsesteamet og de enkelte teams. - Højne den sociale kapital ved mere indflydelse for den enkelte medarbejder i forhold til egene kørerlister og egen vagtplan. Større samarbejde på tværs i teamet. Man løfter i flok og byder ind hos hinanden. - Planlæggerne der laver kørerlisterne så tæt på teamet og medarbejderne i teamet som muligt, med daglig sparring. - Der er ansat timelønnet der kan dække flere af de ledige vagter, bl.a. ved sygemeldinger. Stort samarbejde på tværs af teams for at kunne løfte de daglige opgaver. Herunder en større gevinst i samarbejde, da hele hjemmeplejen nu er samlet på en matrikel. Plejecentrene Udgifter til eksterne vikarer I 1000 kr Plejecentrene Som det fremgår ovenstående ligger plejecentrenes udgift til eksterne vikarer på ca. 11 mio. kr. i 2013 og 2015, mens forbruget i 2014 var oppe på 14 mio. kr. Forbruget indeholder også Køkken Ballerup, som er en del af det samlede budget til plejecenterområdet. I nedenstående tabel vises forbruget fordelt på de syv plejecentre: I 1000 kr Rosenhaven Lundehaven Kirstinehaven Toftehaven Lindehaven Sønderhaven Egely Plejecentrene Stigningen i udgifter til eksterne vikarer fra 2014 til 2015 Stigningen i udgifter til eksterne vikarer fra 2014 til 2015, skyldes meget stor kursus aktivitet, andet fravær og vakante stillinger. Som det fremgår af afsnittet vedr. sygefravær har der været et samlet fald i sygefraværet, hvilket betyder at Side 4

5 sygefraværet ikke direkte kan kædes sammen med stigningen i forbruget af eksterne vikarer. Der vil selvfølgelig være plejecentre, som har et større sygefravær og dermed også har brugt flere vikarer fx Toftehaven, Lindehaven og Sønderhaven. Personalet har været på en del ekstraordinære kurser i 2015 f.eks. implementering af fællesmedicinkort, indsatskatalog på sygeplejeområdet, ernæring samt kompetenceudvikling i forbindelse med rehabiliteringsstrategien. Ca. 50 % af udgifterne til dækning af vikarer er delvis blevet dækket af midler fra ældre- og sundhedspuljer samt IT-anlæg. Den anden halvdel er blevet dækket af plejecentrenes egne budgetter. En anden væsentlig fraværsårsag, som har medført brug eksterne vikarer har været en stigning i graviditetsorlov og graviditets komplikationer. Antal fraværes timer Graviditets komplikationer 3.891, , ,6 Graviditets orlov , , ,6 Som det fremgår af tabellen, er der fra 2013 til 2015 sket mere end en fordobling af fravær vedr. graviditet. Med en timeløn på ca. 200 kr. giver det en udgift på 8-9 mio. kr. Stigning i udgifter til merarbejde I 2014 har der været udbetalt 4,9 mio. kr. kr. til merarbejde og i 2015 har udbetalingen været på 6,1 mio. kr. En løntime til en medarbejder koster i gennemsnit 161 kr. og i gennemsnit 215 kr. når der udbetales merarbejde. Plejecentrenes forklaring til brug af eksterne vikarer Både i 2013 og 2014 har forbruget af eksterne vikarer ligget på et gennemsnit på 11,5 mio. kr. Svarende til et gennemsnit på 1,6 mio. kr. pr. plejecenter, hvilket svarer 3-4 årsværk. Plejecentrene peger på forskellige årsager, som nødvendiggør brug af vikarer: Vakante stillinger i aften og nattevagter skal dækkes, da det vil være uforsvarligt at lade være Langtidssygdom, særligt i aften og nattevagter skal dækkes, da det vil være uforsvarligt at lade være Barselsorlov Stor udskiftning af personalet, bl.a. grundet lederskifte og en forventning i forhold til at være nyåbnet. I forlængelse af udskiftning opleves meget stort sygefravær. Ekstraordinært stort sygefravær, som nu er normaliseret. Afskedigelser ender næsten altid ud i sygefravær i fratrædelsesperioden. Flere borgere som kræver fuld bemanding aften og nat. Det er vanskeligt at skaffe sygeplejersker, hvorfor der anvendes Vikarbureau. Borgerne som har brug for fast vagt i en periode få dage til flere måneder. Implementeringsopgaver og kompetenceudvikling f.eks. fælles medicinkort. Side 5

6 En ny eu-lovgivning i 2014 har medført at man skal fastansætte personer, som har et timetal på 8 timer eller derunder. (før var det kun månedslønnet og dermed fastansat, når man havde 8 timer eller derover i gennemsnit pr. uge). Det er en løsning, der betyder, at det er svært at rekruttere til de små stillinger f.eks. vagt hver 2. weekend, da de fleste afløsere og weekendvagter ikke ønsker at binde sig, men foretrækker at være timelønsansatte og have den fleksibilitet, det giver. Mangel på egne vikarer, da de interne vikarer er en slags fødekæde til plejecentrene. Vakante stillinger opsluger vikarerne, og så mangler man disse. Afvikling af ferie (især sommerferie) presser plejecentrenes behov for at købe vikarer. Enkelte af plejecentrene har etableret deres egne lokale vikarkorps, hvor de har fastansat et antal vikarer. Brug af egne vikarkorps giver mere værdi for beboerne, da personalet er kendt og giver en større tryghed, men også større kvalitet og effektivitet. Sygefravær Sygefraværet på plejecentrene var sammenlagt på 8,9 % i Der er sket et fald til 8,3 % i 2014 og et yderligere fald til 6,9 % i Sygefraværs procent på de enkelte plejecentre Plejecenter Egely 14,2 11,4 7,4 Plejecenter Kirstinehaven 8,2 7,6 5,2 Plejecenter Lindehaven 6,3 4,9 4,8 Plejecenter Lundehaven 9,3 5,3 5,7 Plejecenter Rosenhaven 8,0 6,8 8,5 Plejecenter Toftehaven 9,6 11,6 8,3 Sønderhaven 6,5 10,5 8,8 Steder markeret med gult er sygefraværsprocenten mere end 7,5% Side 6

7 Udviklingen i sygefraværet fordelt på korttidssygefravær (1-7 dage) og langtidssygefravær (8+ dage) kan ses i nedenstående graf. Der nærmest ingen udsving i korttidsfraværet men en mindre udvikling i langtidsfraværet. Plejecentre dage (2013) 1-7 dage (2014) 1-7 dage (2015) 8+ dage (2013) 8+ dage(2014) 8+ dage (2015) Plejecentre Selvom sygefraværet er faldet fra 2014 til 2015 er det stadig meget højt og medfører behov for vikarer. Hvordan fordeler vagterne til eksterne vikarer Antallet af eksterne vikarer i vagter er steget med 30% fra 2014 til Plejecentrene har peget på en lang række årsager til, at de bruger eksterne vikarer. Der kan dog ikke vises data, da der ikke sker nogen registrering. Fordelingen af vagter henover en uge i henholdsvis 2014 og 2015: P r o c e n t 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 - Forbrug af vagter Side 7

8 Ca. 55 % af vagterne fordeler sig dag 40 % på aften og nat. Nedbringelse af forbruget af eksterne vikarer - en besparelse i budgetaftalen for 2016 I budgetaftalen for 2016 blev det besluttet, at nedbringe forbruget af eksterne vikarer på plejecentrene, og der er indregnet en besparelse på kr. årligt. på plejecentre, hvilket svarer til en besparelse på 4-5,4 % af forbruget. For at kunne indhente denne besparelse er der sat følgende i gang: Øget fokus på ansættelse af egne faste vikarer, og der hvor det giver mening kan vikarerne bruges på tværs af plejecentrene Øget fokus på nedbringelse af sygdom. Der blev bl.a. den 9. februar 2016 holdt en temaeftermiddag for alle ledere og mellemledere, hvor de gode erfaringer om lavere sygefravær blev delt på tværs. Hvad koster en løntime i den kommunale hjemmepleje og på plejecentrene i forhold til køb af en vikartime. Ballerup Kommune har indgået indkøbsaftale med PersonaleGruppen. I tabellen er prisen for en vikar time i PersonaleGruppen sammenlignet en timeprisen for henholdsvis en Social- og sundhedshjælper og en Social- og sundhedsassistents gennemsnitsløn i Ballerup Kommune, inkl. ferie, helligdage, sygdom og kursus. Det fremgår af ovenstående tabel, at brug af vikarbureauet til Social- og sundhedshjælpere er billigere i de fleste vagter, sammenlignet med en effektiv timepris for en ansat i Ballerup Kommune. Kun fredag aften/nat samt lørdag dag/aften er vikarbureauet dyrere. For Social- og sundhedsassistenter er brug af vikarbureauet ligeledes billigere i de fleste vagter, sammenlignet med en effektiv timepris for en ansat i Ballerup Kommune. Kun fredag aften/nat samt lørdag dag er vikarbureauet dyrere. Hvis egne medarbejdere benyttes som vikar og dette medfører merarbejde, vil time prisen stige med ca. 33 %. Side 8

9 Handicap og Psykiatri I 1000 kr Handicap og Psykiatri Egne institutioner Handicap og Psykiatri Taksfinansieret institutioner *I alt Handicap og Psykiatriområdet * Inger oplysninger fra 2013 Ovenstående opgørelsen viser et forbrug på 6,3 mio. kr. i 2015, heraf udgør 6 mio. kr. det taksfinansieret område. Her er der en enkelt institution som popper op med en udgift på eksterne vikarer i 2014 på 6,6 mio. kr. og i 2015 på 5,6 mio. kr. De øvrige institutioner på området har et meget begrænset forbrug på vikarer. Institution med det høje forbrug er kommet ind i en ond spiral med stort sygefravær på især langtidssyge, stor personaleomsætning og udfordringer med genbesættelse og fastholdelse Der er taget flere initiativer til at vendt denne udvikling. Merudgiften dækkes dels af de øvrige kommuner, som følge af en forøgelse af taksten og dels inden for eget budget. Dette har medført at institutionen har overført underskud på mere end 4% de sidste to år. Udgifter til merarbejde på Handicap området var på 2 mio. kr. i 2014 og 2,2 mio. kr. i Her er det den samme institution, som står for 40% af udgiften. Sammenfatning Hjemmeplejen På hjemmeplejeområdet er forbruget af eksterne vikarer fortsat meget lavt. I 2014 var der et ekstraordinært højt forbrug pga. organisationsændringen. Sygefraværet på langtidssygdomme har været faldende fra 2014 til Hjemmeplejen arbejder forsat på en bedre styring og en fortsat nedsættelse af sygefraværet. Sygefraværet påvirker stadig den daglige drift i et større omfang og medfører udfordringer i den daglige drift. Plejecentrene Forbruget af eksterne vikarer er højt og skyldes ikke kun sygefraværet, som er faldet, men også kurser, vakante stillinger og ferier. Der er herudover en stor udbetaling til merarbejde. Der er ingen registrering af årsagen til køb af eksterne vikarer. Side 9

10 Der blev i budgetaftalen for 2016 blev det besluttet, at nedbringe forbruget af eksterne vikarer på plejecentrene, og der blev indregnet en besparelse på kr. årligt. Besparelsen svare til ca. 4-5 % af forbruget. For at kunne indhente besparelsen er der øget fokus på ansættelse af egne faste vikarer, og der hvor det giver mening kan vikarerne bruges på tværs af plejecentrene. Sygefraværet på langtidssygdomme er faldet fra 2014 til 2015 Handicap og psykiatriområdet Den største del af udgifterne til eksterne vikarer vedr. en enkelt institution, hvor der er lavet handleplan. Området er derfor ikke blevet belyst nærmere. Generelt Køb af ekstern vikartime er på nogen af vagter billigere end lønudgiften til eget personale, især hvis det bliver udbetalt som merarbejde. Dvs. der kan ikke spares på udgifterne, såfremt der bliver ansat fast personale i stedet for eksterne vikarer. Brug af eget personale i forhold til eksterne vikarer vil til gengæld giver borgerne en gevinst ved større tryghed, da de kender personalet. Der vil evt. kunne spares på udgifter merarbejde, hvis der blev ansat mere personale og hvis sygefraværet falder. Der mangler en registrering af hvad vikarer bruges til, hvilket vil være hensigtsmæssigt fremover, hvis man skal have en større viden om forbruget. Det videre arbejde som skal minimere brug af eksterne vikarer og merarbejde: Der skal udarbejdes en strategi og handleplan som kan indeholde følgende punkter: Registrering af eksterne vikarer Ens retningslinjer, som i udgangspunktet ikke giver adgang til brug af eksterne vikarer. Større fleksibelhed i ansættelse og arbejdstidsregler f.eks. ansættelser på tværs af institutioner. Herudover vil der i arbejdet med social kapital være fokus på indsatser, som kan/skal reducere sygdom Forhold der skal være på plads hvis strategien skal lykkes: Legitimitet Opbakning fra politikere, ledere og ansatte. Anerkendelse oppefra og større ensretning i forhold til ansatte i andre sektorer, så der opleves retfærdighed (fleksibilitet og lønforhold). Ressourcer Medarbejdernes egne ressourcer skal inddrages Fleksibilitet i arbejdet skal også gælde for andre personalegrupper Tid og ressourcer til implementering. Værdi (også for samfundet) Side 10

11 Tryghed og trivsel for beboerne/borgerne. Optimal udnyttelse af ressourcer og evt. besparelse. Side 11