Formål Generelt om DPG og hvordan det virker.

Transkript

1 DPG Brugervejledning Indhold Formål... 1 Generelt om DPG og hvordan det virker... 1 Send sikker mail... 3 Hvad sker der, hvis du ikke kan sende sikkert?... 4 Sådan sender du til et CVR eller CPR nummer... 5 Hvordan ser/gør jeg... 6 Formål. Denne vejledning har til formål at give almindelige brugere en forståelse for, hvordan man anvender sikker post i hverdagen. Der er ikke tale om en teknisk beskrivelse af DPG løsningen, men derimod en gennemgang af, hvordan man sender og modtager sikker via sin Outlook klient. Der er indsat illustrationer undervejs, som skal gøre det nemmere for brugeren at få et indblik i, hvordan systemet virker. Alle adresser og navne i illustrationerne er eksempler og skal ikke anvendes af brugerne. Generelt om DPG og hvordan det virker. UC SYDs (Timengos) løsning til sikker post hedder Digital Post Gateway (DPG). Med DPG kan virksomheden sende sikker og digital post via den eksisterende e-post løsning (f.eks. Exchange og Outlook). Alt det bagvedliggende tekniske bliver håndteret centralt, så det skal man ikke tænke over som bruger. Al sikker kommunikation er baseret på certifikater, og det er på grund af disse, at det nogle gange kan virke lidt forvirrende, når sikker skal forklares. For at gøre det lidt mere håndgribeligt er et certifikat både en nøgle og en lås. Certifikatets nøgle kan låse s op, som man modtager, og certifikatets lås kan låse s, man afsender. På den måde er det kun de rigtige personer, der kan sende og modtage/se en given . Med DPG skal du som bruger dog ikke tænke på certifikater og låse, men bare bruge din Outlook som du plejer. Det kan bare være meget rart at vide lidt om, hvordan det hele fungerer. DPG løsningen bevirker, at offentlige myndigheder og private virksomheder og borgere kan kommunikere med hinanden på en sikker måde, dvs. en måde, hvor både autenticitet, integritet, uafviselighed og fortrolighed er på det niveau som virksomheden har fastlagt.

2 Der er i bund og grund ikke den store forskel på at sende en almindelig og at sende en sikker . Der er dog en række forskellige scenarier, som vi har beskrevet i denne vejledning. Disse kan ses i listen nedenfor, og de er beskrevet nærmere i det efterfølgende. 1. Sådan sender du en sikker fra Outlook. 2. Hvad sker der, hvis du ikke kan sende sikkert? 3. Sådan sender du til et CVR eller CPR nummer. At sende en sikker med DPG er stort set det samme som at sende en almindelig . Den eneste forskel er, at du skal huske at bruge Fra feltet ( From på engelsk), hvor du skal udfylde eller vælge navnet på den sikre postkasse, du skal bruge. Er du i tvivl om navnet på postkassen, du skal anvende, kan du spørge din afdelingsleder eller i ITafdelingen. For at man kan anvende DPG/sikkerpost, skal man have rettigheder til den ønskede postkasse. Rettigheden og godkendelsen gives af den pågældende postkasseejer, og anmodningen sendes efterfølgende til servicedesk@ucsyd.dk med godkendelse og niveau for tildeling. Der findes to niveauer af adgang. Send som giver muligheden for at sende, men man har ingen muligheder for at se retursvar. Eventuelt retursvar videresendes via postkassebestyreren. Alternativet er Fuld adgang, som for de fleste er kendt via delte postkasser. Har du ikke fået tildelt rettigheder, får du en fejlmeddelelse ved anvendelsen af postkassen. Per 1/ findes følgende sikkerpost adresser: sikkerpost@ucsyd.dk, studieadm-sikkerpost@ucsyd.dk, evu-sikkerpost@ucsyd.dk, hr-sikkerpost@ucsyd.dk, it-sikkerpost@ucsyd.dk, okonomi-sikkerpost@ucsyd.dk

3 Send sikker mail. Du åbner på normal vis en i din Outlook. Aktiver Fra som er placeret under Indstillinger. Fra feltet aktiveres, hvorefter (1) Anden mailadresse vælges og (2) alias/mailadresse på den ønskede postkasse skrives. Du kan kun bruge den sikre postkasse, du har fået rettigheder til. I Fra feltet (1) vælger du nu, at du gerne vil sende på vegne af jeres egen sikre postkasse (i dette tilfælde sikkerpost@ucsyd.dk). I Til feltet (2) skriver du adressen på den sikre postkasse, du ønsker at sende til (i eksemplet nedenfor sendes til anders.a.andersen@xby.dk). Krypter (3) skal/må ikke aktiveres når DPG systemet anvendes! Til sidst trykker du Send som normalt Nu er en sendt som sikker post, og kun den modtager, du har valgt, kan læse den. Modtageren kan også være sikker på, at den kommer fra din virksomhed, for ingen andre kan sende på vegne af jer, når en er sendt sikkert. For at du kan være sikker på, at alt er gået rigtigt til, får du en kvittering fra systemet (eksempel)

4 Hvad sker der, hvis du ikke kan sende sikkert? For at kunne sende en sikker , skal modtageren også være i stand til at modtage en sikker . Det kræver, at han/hun eller firmaet, du skriver til, har et certifikat. Det er ikke alle, der har et gyldigt og brugbart certifikat, så nogle gange kan man ikke få sendt sin sikkert. Mailen, du sender til, kan undersøges HER. Hvis der ikke fremkommer noget certifikat, kan der ikke sendes til mailadressen som sikker post. Det kan du/vi ikke gøre noget ved. Løsningen kan være at finde en fællespostkasse for afdelingen eller virksomheden, eller at skrive til vedkommendes CVR/firma eller CPR.nr/privat. Hvis det sker, at du prøver at sende en sikker som beskrevet ovenfor, men den ikke kan sendes sikkert via DPG en, vil en blive afvist, og du modtager en kvittering. Kvitteringen fortæller dig, at du ikke kan sende sikkert til denne modtager. Kvitteringen ser således ud: Får du denne/lignende besked, skal du nu afgøre, om du vil sende informationen som almindelig , eller om informationen skal leveres sikkert på anden vis. Husk at hvis der er tale om personfølsomme eller fortrolige data, så skal de altid sendes sikkert.

5 Sådan sender du til et CVR eller CPR nummer Hvis du vil bruge DPG systemet til at sende sikker post til en virksomhed eller person, men f.eks. ikke kender deres sikre adresse, eller hvis personen ikke har en sikker , kan du sende til virksomhedens CVR nummer eller personens CPR nummer. Den mail, du sender, vil så ende i e-boks hos virksomheden/personen. 1. Sende til et CVR nummer Du skal kende virksomhedens CVR nummer for at kunne sende til dem. I dette tilfælde har vi valgt at sende til virksomheden Timengo ApS, der har CVR nummer: Man kan eventuelt slå en virksomheds CVR nummer op på denne hjemmeside Du åbner som normalt en ny mail i Outlook og vælger igen den sikre postkasse som afsender (her er valgt sikkerpost@ucsyd.dk). I Til feltet indtastes nu CVR nummeret efterfulgt (se billedet nedenfor). en leveres nu til virksomhedens e-boks. 2. Sende til et CPR nummer Dette er faktisk fuldstændig det samme som at sende til et CVR nummer, som er beskrevet ovenfor. Du skal denne gang kende personens CPR nummer for at kunne sende til ham/hende. I dette tilfælde sender vil til en fiktiv person! Syntaksen er opbygget således: ddmmååxxxx@digital-post.dk eller ddmmåå-xxxx@digital-post.dk Ligesom før åbner du en ny mail i Outlook og vælger igen den sikre postkasse som afsender (her er valgt sikkerpost@ucsyd.dk). I Til feltet indtastes nu CPR nummeret efterfulgt (se billedet nedenfor). en leveres nu til modtagerens e-boks. Hvis modtagerens CPR nummer ikke er tilknyttet e-boks, vil du modtage en fejlmeddelelse fra e-boks. Disse kan godt se ret underlige ud, og de er ikke altid ens. Derfor kan der ikke gives en generel beskrivelse.

6 Hvordan ser/gør jeg. Hvordan ser jeg, at den mail, jeg/vi modtager, er sendt som sikker post? Hvis man laver sikker post med sit eget eller et virksomhedscertifikat, kommer der normalt en hængelås Dette sker ikke i DPG løsningen. Der kommer i stedet en vedhæftet txt fil, som beskriver, hvor mailen kommer fra, og at der er anvendt sikkerpost. Mails, der er sendt via DPG, bliver ikke mærket! Systemet er sat op til kun at kunne sende sikker post, ellers bliver posten afvist. Mails, du sender via en DPG postkasse, havner kun i din egen/afsender Sendt post. Afdelingen eller postkasseforvalterne bør derfor beslutte, hvordan dette håndteres. En mulighed kunne være manuelt at kopiere omtalte mails til den sikre postkasses Sendt post. Knud Adamsen 31/3 2016