FRA INDSIGT TIL FORANDRING

Transkript

1 MindLabs Resultatsrapport FRA INDSIGT TIL FORANDRING

2 INDHOLD FORORD INTRO LABORATORIUM Nyt branchekodesite Digital mentorordning Væk med bøvlet OPIguide Visuelle redskaber konkretiserede EU-ministermøde Strategisk partnerskab Workshops Spot på brugerinvolvering i frikommuner Co-design af europæisk designpolitik TÆNKETANK Ph.D.-projekter Absurdity and the sensible decision/ Nina Holm Vohsen Virksomheders skatteadfærd/karen Boll In search of new public futures/jesper Christiansen Ledelse af design i den offentlige sektor/christian Bason Reflections Artikler INSPIRATOR Seminarer Danmark er et fantastisk land WorkingLabs How public design Uddannelse Hvis du vil vide mere OUTRO /33 3/33

3 Forord Forord FORORD Kravet om at skabe bedre offentlig service for færre ressourcer har aldrig været mere markant end netop nu. MindLabs arbejde for ejerministerierne - Erhvervs- og Vækstministeriet, Beskæftigelsesministeriet og Skatteministeriet - har derfor øget fokus på, hvordan vi kan bruge offentlige midler mere effektivt. Offentlige indsatser skal være brugbare og meningsfulde for dem, der i sidste instans skal anvende dem. Netop derfor har vi haft stor glæde af MindLabs arbejde med at involvere borgere og virksomheder i udviklingen af nye offentlige løsninger. Det er en forudsætning for effektive løsninger, at de virker efter hensigten og gør en forskel. Samtidig giver MindLab mulighed for at samarbejde systematisk på tværs af forskellige dele af den offentlige sektor, og sikrer dermed et bedre tværoffentligt samarbejde. De mange eksempler som indgår i rapporten viser, at MindLab lykkes med at skabe innovation gennem brugerinvolvering. De konkrete indsigter, som involvering af borgere og virksomheder giver, kan danne grundlag for nye løsninger. Design af prototyper på nye tiltag, som testes med brugerne, sikrer at løsningerne imødekommer deres reelle udfordringer og behov. MindLabs arbejde viser, at der ikke behøver være en modsætning mellem løsninger, der virker bedre for brugerne, og løsninger, som virker bedre for medarbejderne. Eksempelvis illustrerer MindLabs bidrag til redesign af at såvel virksomhederne som de offentlige myndigheder sparer tid og penge. Det er netop, når både brugerne og det offentlige høster en gevinst, at der er tale om innovation. MindLab har også i bredere forstand bidraget til dagsordenen om modernisering og fornyelse af vores offentlige sektor. Gennem forskning og formidling har MindLab været med til at skabe betydelig opmærksomhed omkring de danske erfaringer med innovation i det offentlige også internationalt. Jeg ser frem til, at MindLab fortsætter arbejdet med at skabe værdi for de involverede ejerministerier, den offentlige sektor som helhed, og for borgere og virksomheder i særdeleshed. Michael Dithmer Formand for MindLabs bestyrelse Departementschef, Erhvervs- og Vækstministeriet 4/33 5/33

4 Intro Intro INTRO Formålet med denne rapport er at illustrere en række af MindLabs aktiviteter og resultater og at dele de erfaringer, vi har høstet. Rapporten er bygget op om MindLabs indsatsområder, som vi har valgt at kalde Laboratorium, Tænketank og Inspirator. Laboratorium er de aktiviteter, hvor vi bidrager til at skabe konkrete forandringer gennem en eksperimenterende og brugerinvolverende tilgang. Det drejer sig om innovationsforløb partnerskaber, projekter, workshops som vi udfører i tæt samspil med vores kolleger i MindLabs ejerkreds. Tænketank er den viden, som MindLab skaber i kraft af vores forsknings- og analyseaktiviteter, og som vi både deler med ejerkredsen, den akademiske verden og den bredere offentlighed. Inspirator drejer sig om den kapacitet, MindLab bidrager til at opbygge i ejerkredsen og i den offentlige sektor gennem seminarer, kurser, oplæg, træning og andre formidlingsaktiviteter i Danmark og udlandet. Vi håber, at rapporten kan inspirere andre til at indgå med fornyet energi i det innovationsarbejde, som den offentlige sektor trænger så meget til. 6/33 7/33

5 LABORATORIUM Strategisk partnerskab Workshops 8/33 9/33

6 Laboratorium Laboratorium LABORATORIUM Det er MindLabs mission at bidrage til mere værdi for ejerkredsen på fire offentlige bundlinjer: Effekt, service, produktivitet og demokrati. MindLabs værdiskabelse: Ved hver af de udvalgte cases har vi placeret en model, der viser, hvor MindLab medvirkede i processen mod værdiskabelse. Under alle projekter udviklede vi som udgangspunkt nye indsigter (1). I nogle projekter har opgaven været at udvikle bud på konkrete løsninger (2), og andre gange har vi arbejdet med et projekt fra idé til implementering eller arbejdet med de processer, som understøtter implementeringen af nye løsninger i ejerkredsens organisationer (3). Alle tre typer af projektarbejde har bidraget til den overordnede mission om at skabe mere værdi for ejerkredsen på de fire udvalgte bundlinjer. Effekt er den mest centrale værdi, fordi effekt er et udtryk for den forskel, en offentlig organisation ultimativt vil gøre i verden. Eksempelvis ønsker Arbejdsskadestyrelsen at bidrage til, at flere danskere fastholdes på arbejdsmarkedet efter en arbejdsskade. SKAT ønsker at mindske gabet mellem den skat, som danskerne burde betale ifølge lovgivningen, og den skat danskerne rent faktisk betaler. Og Erhvervsstyrelsen ønsker at bidrage til vækst i danske virksomheder. Som figuren ovenfor viser, bidrager MindLab til effekt, og til de øvrige offentlige bundlinier, via tre centrale elementer i innovationsprocessen: indsigter, løsninger og implementering. Indsigt De seneste år har en stor del af MindLabs opgaver primært fokuseret på ny indsigt. Indsigt kan være en katalysator for, at organisationen ændrer sin strategi nogle gange ganske radikalt. Det er stort set altid et formål med MindLabs arbejde at bidrage til ny indsigt, særligt gennem etnografisk research blandt brugerne, for at afdække deres oplevelse af en offentlig regulering eller service. Løsninger Løsninger er forslag til konkrete nye tiltag, eksempelvis i regulering, nye digitale services, eller ændrede sags- og arbejdsgange, som fører til en anden interaktion med brugerne. Løsninger kan være alt fra omfattende strategiske tiltag til enkeltstående forbedringer. Implementering Implementering er, når løsningerne gennemføres i en organisatorisk kontekst, med hvad det indebærer af ændret ressourceanvendelse, varige forandringer i strukturer og processer mv. Det er først, når implementering er gennemført, fx ved at en lov er vedtaget, arbejdsgange i organisationen er ændret, eller en ny digital tjeneste er gået i luften, at man kan begynde at konstatere, om der er skabt bedre effekter, service, produktivitet eller demokrati. 10/33 11/33

7 Laboratorium Laboratorium PROJEKTER Den aktivitet, der fylder mest i MindLabs arbejde, er gennemførelsen af længerevarende projekter i vores ejerministerier. I dette afsnit gennemgår vi et antal udvalgte projektforløb, som illustrerer en bred vifte af vores arbejdsmetoder. Projekt: Nyt branchekodesite Nyt branchekodesite høster gevinster gennem myndighedssamarbejde på tværs. Tværministerielt samarbejde bliver ofte vanskeligt, når gode hensigtserklæringer skal omsættes til konkrete forandringer. Det er derfor vigtigt at bevare fokus på udbyttet både for brugere og myndigheder på tværs af ressortområder. Innovation lykkes, når både brugere og system vinder. Når tømrere, coaches eller designere registrerer deres virksomheder, bliver de ofte så meget i tvivl om deres branchekode, at de kontakter Erhvervsstyrelsen (ERST), Danmarks Statistik eller til SKAT for at få hjælp. Men der er i dag ingen procedure for systematisk samarbejde mellem de relevante myndigheder. Branchekoder er blot en lille del af virksomhedernes registrering, men alligevel en hyppig kilde til statistiske fejl, pres på de offentlige telefonsluser, og fejlplacerede kontrolbesøg hos virksomhederne. Erhvervsstyrelsens udviklingsenhed Center for kvalitet i Erhvervsregulering (CKR) tog derfor i regi af projektet Effektiv offentlig service til erhvervslivet initiativ til et tværministerielt projekt om branchekoder. Tværministerielt samarbejde Et velfungerende branchekodesite, er afhængigt af at både ERST, Danmarks Statistik og SKAT samarbejder, da alle disse myndigheder er involveret i registreringen og har et stort ønske om pålidelige grunddata. CKR kontaktede derfor MindLab for at få hjælp til at udvikle en løsning, der ville spare virksomhederne for tid og besvær. Ambitionen var at få færre henvendelser og færre fejl i registreringerne. Samtidig ønskede man bud på, hvordan myndighederne bag branchekoderne kunne håndtere branchekoderne mere hensigtsmæssigt internt. En ny løsning MindLabs konkrete bidrag i projektet var i samarbejde med ERST at udvikle en ny løsning et nyt branchekode.dk der kunne afhjælpe brugernes problemer. Dette skete på baggrund af interview og observationer af virksomheder, observationer i telefonsluserne i ERST og Danmarks Statistik samt interview med medarbejdere i Erhvervscentrene. Løsningen har to spor: Et selvbetjeningssite, som har virksomhedernes behov og hverdagssprog som udgangspunkt; og som noget helt nyt, et site til de sagsbehandlere, som arbejder med branchekoderne på tværs af styrelser. En business case som blev udviklet for projektet viser, at det nye site vil give en besparelse på cirka 24 mio. kr. for virksomheder og myndigheder set over en periode fra Det svarer til, at investeringen i det nye site tjenes hjem 21 gange, samtidig med at brugeroplevelsen forbedres. Projektet giver dermed værdi ved at øge produktiviteten i det offentlige, og styrke servicen over for virksomhederne. 12/33 13/33

8 Laboratorium Laboratorium Strategisk fokus MindLab hjalp ERST med at holde fast i projektets overordnede fokus på et fælles udbytte både for myndigheder og virksomheder. For at sikre et vellykket tværoffentlige samarbejde gjorde MindLab meget ud af at tydeliggøre de fælles fortjenester, som et succesfuldt projekt kunne føre til. Samtidig arbejdede MindLab systematisk med myndighedernes bekymringer og udfordringer, efterhånden som projektet gik fra abstrakte konklusioner til konkrete forandringer. MindLab kunne som ekstern aktør i det tværministerielle samarbejde, bibeholde det overordnede strategiske fokus og hele tiden søge at se på tværs af ressortgrænserne. Det er noget helt nyt for os, at vi er kommet så langt med en løsning. Og fordi løsningen er tænkt som en helhed fra begyndelsen med involveringen af alle dem, der er relevante for den, kan den lykkes. Sune Knudsen, Kontorchef i Erhvervsstyrelsen Implementering af nyt site for branchekode.dk MindLab hjalp ERST og en række andre myndigheder med at skabe en ny løsning, som effektiviserer virksomhedernes oprettelse af en branchekode. Løsningen implementeres nu og forventes at føre til øget produktivitet i det offentlige, samt tidsbesparelser og en bedre serviceoplevelse for virksomhederne. Projekt:Digital mentorordning Digitale mentorordninger det offentlige som facilitator af møder på tværs Ledere og ansatte i den offentlige sektor er gode til at få ideer. Udfordringen ligger i at finde frem til, hvordan ideerne skal realiseres i praksis, så de giver mest mulig værdi for brugerne og skaber den ønskede effekt. Det er ikke nødvendigvis jobcentrene, jobsøgningskurserne og andre traditionelle beskæftigelsestiltag, der flytter flest mennesker fra ledighed til arbejdsmarkedet. En undersøgelse blandt 700 nyuddannede akademikere i job, som DJØF har foretaget, viser at det er langt mere effektivt at bruge netværk og personlige kontakter til at få et job: Under halvdelen af nyuddannede akademikere bruger en traditionel ansøgningsproces som deres vej til jobbet. Test af en idé Arbejdsmarkedsstyrelsen (AMS) ville derfor gerne undersøge om de traditionelle beskæftigelsestiltag kunne suppleres af en digital mentorordning baseret på frivillig hjælp. Tanken var, at en digital mentorordning skulle forbinde folk uden arbejde med frivillige mentorer, der ønsker at hjælpe den ledige nærmere et job. For at få indsigt i hvordan idéen kunne realiseres gennemførte MindLab en række forundersøgelser af forskellige brugergrupper. En af de væsentligste konklusioner fra undersøgelserne var, at et mentor-match i sig selv ikke skaber værdi. Når en jobsøgende nyuddannet har gået ledig nogen tid, og får stadigt vanskeligere ved at finde ud af, hvad han skal gøre, hjælper det ikke alene, at sætte ham sammen med en frivillig mentor. Målet med relationen må ikke være for diffust, såsom jeg vil bare gerne have et job. Den ledige skal også have hjælp til at nedbryde jobsøgningen i overskuelige delmål, som mentoren har en chance for at hjælpe med at realisere. For en nyuddannet i statskundskab kan det eksempelvis være en hjælp at tænke i alternative brancher, så alle ansøgninger ikke lander hos centraladministrationen. Her kan en mentor med samme uddannelsesmæssige baggrund, som nu arbejder inden for et andet område, være med til at give inspiration til at tænke i alternative veje til et job. Hvis ordningen skal tiltrække kvalificerede mentorer, er det nemlig vigtigt, at mentorerne oplever, at de gør en reel forskel med de erfaringer og den viden, som nogle år på arbejdsmarkedet har givet dem. Tre bud på fremtiden MindLabs bidrag bestod hovedsageligt i sammen med kolleger i AMS at udvikle i alt tre forskellige mulige formater for en digital mentorordning. Løsningerne lægger vægt på et tæt samarbejde med faglige organisationer, som både har netværk blandt frivillige og viden om de meget forskellige grupper, som den digitale mentorordning skal henvende sig til. På den måde kan organisationerne udgøre det altafgørende bagland, som kan bidrage til, at mentormentee-relationerne fungerer. Formaterne kommer også med forskellige bud på, hvordan man kan klæde både mentor og mentee bedst muligt på til at give hjælp og modtage hjælp. 14/33 15/33

9 Laboratorium Laboratorium For AMS betød foranalysens resultater, at fokus i det videre arbejde skiftede. Hvor det før primært handlede om, hvordan en eventuel digital platform kunne skrues sammen, blev projektet rettet mod at undersøge, hvordan det digitale match understøttes, så det giver mest mulig værdi både for de arbejdsløse, men også for mentoren. AMS arbejder nu videre med ideen om at udforme en digital mentorbank. Digitale mentorordninger skabte nye indsigter til Arbejdsmarkedsstyrelsen Projekt: Væk med bøvlet Væk med bøvlet for unge skatteydere når nye fortællinger skaber forandringer Konkrete historier om borgernes liv er et magtfuldt forandringsredskab. Succesfuld brugercentreret innovation bygger på organisationens evne til at leve sig ind i andre menneskers situation og behov, og at omsætte denne professionelle empati i nye ideer. Unge skatteborgere er født med en mus i hånden, og de er ivrige brugere af internettet. Alligevel bruger de kun i meget begrænset omfang SKAT s digitale løsninger. Dermed bryder erfaringerne fra SKAT med en af de grundlæggende antagelser i det offentliges digitaliseringsstrategi: At det først og fremmest er de ældre medborgere, som vil have problemer med at betjene sig selv digitalt, og at digitaliseringsproblemerne vil forsvinde, når de unge vokser op. MindLab hjalp AMS med at se, hvad der skal til for, at ideen om digital mentor-match kan realiseres og skabe den ønskede effekt. Indsigterne drejede sig om adfærd, motivation og behov hos potentielle mentees, mentorer og blandt de faglige organisationer, som dernæst blev omsat i tre forskellige formater for det videre løsnings- og implementeringsarbejde. Projektet var et tæt samarbejde mellem os og MindLab. Når vi nu skal tage projektet videre til implementering, er det vigtigt, at konklusionerne og de nye løsningsspor er nogen vi selv har været med til at udvikle. Tæt på de unge MindLab interviewede et antal unge skatteydere og sad med når de loggede sig på SKATs TastSelv eller åbnede breve fra SKAT. Konklusionen var klar: At kunne bruge TastSelv kræver helt andre kompetencer end at være på Facebook. Det kræver, at man har en grundlæggende viden om skattesystemet, at man har et overblik over hvilke felter på forskudsopgørelsen, som er relevante for én, og at man forstår udtryk som fortrykt og arbejdsgiveradministreret kapitalpension. Ikke alle unge under 30 har de kompetencer, og derfor vælger de at ringe til SKAT eller at møde frem hos kommunens borgerservice. Professionel empati De unges historier skabte indlevelse og engagement i SKATs organisation. Deres oplevelser blev formidlet som lydklip, der blev spillet gentagne gange i forbindelse med oplæg og workshops i SKAT. Dette arbejde var starten på en afgørende ændring: Tidligere tog SKAT det ofte for givet, at brugeren enten forstår forvaltningens sprog eller i det mindste er indstillet på at lære det. Nu er fokus skiftet, så SKAT sigter på at udforme selvbetjeningsløsningerne, så de ikke kræver ekspertviden, men derimod tager udgangspunkt i brugernes konkrete behov og viden. Specialkonsulent, AMS 16/33 17/33

10 Laboratorium Laboratorium Projekt: OPIguide OPIguide: Platform for offentlig-privat innovation På et tidspunkt kom en kollega fra en anden afdeling op til mig og spurgte, om jeg havde hørt om den unge mand Dennis og hans oplevelse af vores digitale service. Kollegaen var ikke klar over, at det var et projekt, jeg havde sat i gang. Da vidste jeg, at snebolden rullede. Natascha Dexters, Kontorchef, SKAT MindLab bidrog med ny indsigt til SKAT om de unges adfærd på TastSelv Visse samfundsmæssige udfordringer har en karakter, der gør, at de ikke kan løses af offentlige myndigheder alene. Det offentlige må i stedet agere som en platform, der formidler samarbejde. Udfordringen for offentlige organisationer bliver at finde den rette balance mellem rollen som autoritet og rollen som facilitator. Det offentlige køber årligt ind for 160 mia. kr. Gennem intelligent efterspørgsel kan det offentlige derfor være med til at stimulere udviklingen af nye produkter i private virksomheder og bidrage til vækst i Danmark. I offentlig-privat innovationssamarbejde (OPI) søger man at skabe et systematisk samarbejde med private virksomheder om at skabe innovative løsninger, som opfylder det offentliges behov. Erhvervsstyrelsen (ERST) bad derfor MindLab om at udvikle en guide til offentligt ansatte i, hvordan man igangsætter og driver OPI-samarbejder. Fokus på ny praksis MindLabs bidrag viste, at en traditionel vejledning, hvor best-practice formidles, ikke er en mulighed i forbindelse med OPI. Praksis på området er ganske enkelt ikke tilstrækkeligt udviklet. I stedet blev der skabt et online vejledningsredskab, hvor de væsentligste forudsætninger for at starte på OPI bliver gennemgået, og hvor ERST kan facilitere vidensudveksling mellem praktikere og myndigheder. MindLab bidrog således til, at styrelsen har påtaget sig en ny rolle, hvor man i stedet for at komme med færdige autoritative tiltag, gør det muligt for brugerne selv at udvikle de gode løsninger. ERST skabte digital platform for styrket offentlig-privat innovationssamarbejde SKAT fik nye indsigter i, hvad der skal til for, at de yngste skatteborgere kan blive digitalt selvhjulpne. Indsigterne blev skabt ved hjælp af konkrete historier, hvor de unge prøvede kræfter med at udfylde SKAT s digitale løsninger. Det gav ideer til nye løsninger på området. MindLab udviklede en ny digital platform for offentlig-privat innovationssamarbejde, med fokus på skabelsen af et fælles miljø blandt de offentlige praktikere og beslutningstagere. OPIguide sætter ERST i en anderledes rolle som facilitator af udviklingsprocesser. 18/33 19/33

11 Laboratorium Laboratorium Projekt: Visuelle redskaber konkretiserede EU ministermøde Visuelle redskaber konkretiserede EU ministermøde MindLab bidrog ved at sikre, at mødet havde de europæiske virksomheder og forbrugere i centrum, og at dialogens abstrakte indhold blev visualiseret og konkretiseret. Det danske EU-formandskab var vært ved et uformelt rådsmøde for 35 lande, hvor formatet blev ganske anderledes end et traditionelt EU-møde. Mødet var det uformelle ministerrådsmøde for konkurrenceministrene og emnet var et centralt spor under det danske formandskab, nemlig styrkelse af det digitale indre marked. Mødet blev designet udfra følgende fire principper: 1. Digital dagsorden Digital workshop. Da mødet drejede sig om digitalisering fik deltagerne ved ankomsten til København hver en ipad, som de lånte under hele mødet. Alt mødemateriale blev uploadet på forhånd, for derved at anvende et minimum af papir. 2. Brugerne i centrum. Rådsmødet drejede sig i sidste ende om de europæiske forbrugere og virksomheders muligheder for nemmere og tryggere at handle over grænser på nettet. De europæiske forbrugere og de virksomheder, der efterspørger bedre fælles lovgivning, kom derfor til orde direkte på rådsmødet igennem seks film og igennem oplæg fra virksomheder. 3. Visualisering af det abstrakte indhold. Som et unikt indspil til rådsmødet havde 27 elever fra Kunstakademiets Designskole illustreret udvalgte kvantitative data om det indre marked. Tre udvalgte projekter blev udstillet og gav på den måde ministrene en anderledes og inspirerende fremstilling af tal, de ellers blot ville modtage som diagrammer eller tal i en rapport. 4. Helhed i oplevelsen af mødet. Det sidste princip var at designe et sammenhængende koncept bl.a. ved at vise en række karakteristiske sider ved Danmark. Det indbefattede rammerne for den traditionelle middag dagen inden mødet og mødets grafiske udtryk, som legede med balancen mellem det digitale og det analoge. Tilsammen skabte disse fire designelementer en helhedsoplevelse af mødeforløbet, og en mere konkret og fokuseret dialog blandt ministrene. Samtidig blev mødet en succesfuld demonstration på, at EU systemet godt kan arbejde anderledes og mere nyskabende, end mange skeptikere tror. Fire designelementer skabte en helhedsoplevelse for EU ministermøde På mødet drøftede ministrene, hvordan der kan etableres et velfungerende digitalt indre marked, udfra indsigterne der blev præsenteret langt mere involverende og visuelt end det typisk vil ske ved et tilsvarende møde. Resultatet var enighed om de væsentligste punkter. 20/33 21/33

12 Laboratorium Strategisk partnerskab Laboratorium Strategisk partnerskab STRATEGISK PARTNERSKAB MindLab indgår hvert år 1-2 partnerskaber med organisationer, der ønsker bistand til en mere omfattende forandring. Det sker ud fra en erkendelse af, at et grundlæggende strategisk skifte ikke sker gennem et enkelt projekt, men snarere gennem en større portefølje af aktiviteter. I har partnerskabet været med Arbejdsskadestyrelsen (ASK). Radikale ændringer kræver både årvågenhed og tålmodighed. Forandringsprocessen næres ved hele tiden at holde fast i målet om en ønsket langsigtet ændring under arbejdet med organisationen og interessenterne. ASK arbejder med realiseringen af en ny strategi: Hvor man hidtil har været optaget af at effektivisere sagsbehandlingen, så flest muligt får en endelig afgørelse på deres sag hurtigt, ønsker man i højere grad at fokusere på, hvordan indsatsen skal sammensættes så flest muligt tilskadekomne kommer tilbage i job. I forbindelse med dette strategiskifte indgik ASK et partnerskab med MindLab. Fokus på borgerne Under hele arbejdet har fortællinger fra de arbejdsskadedes virkelighed spillet en central rolle. MindLab fortalte for eksempel historien om en ung truckfører, der mistede sin arm i en ulykke, og som kun ved hjælp af et samarbejde mellem kommune, forsikringsselskab og ASK blev bedre rustet til et nyt job, fordi han fik sig en ny uddannelse og en bedre protese. Historierne om de arbejdsskadedes oplevelser gav organisationerne et konkret udgangspunkt at tale ud fra, når de drøftede hvilke barrierer og hvilke muligheder, som det nye perspektiv ville indebære for dem. Partnerskab på flere niveauer MindLabs arbejde i partnerskabet med ASK bevægede sig på flere forskellige niveauer, og afspejlede den gennemgribende forandring, som ASK står midt i. Det er en proces, der tager tid og kræver arbejde både fra ledelse og frontmedarbejdere. I den forbindelse har partnerskabet haft væsentligt større betydning, end et enkeltstående projekt kan have. Det har været frugtbart for ASK, at have en strategisk partner, som kunne understøtte flere af processens faser og bidrage til at ASK fastholder målet. Værdiskabelse i Arbejdsskadestyrelsen Flere aktører skal samarbejde Et markant strategisk skift kræver en holdningsændring, ikke kun internt hos ASK, men også hos de mange aktører, som spiller en rolle i arbejdsskadesager for eksempel kommuner, forsikringsselskaber, fagforeninger og erhvervsorganisationer. MindLab var med til at gøre det tydeligt, hvilket enormt potentiale, der ligger i at gå strategisk efter at arbejde sammen på tværs, når den arbejdsskadede skal hjælpes tilbage i job. Som det er i dag, kan den tilskadekomne opleve, at de mange aktører har modsatrettede interesser og ikke nødvendigvis samarbejder om, at ruste borgeren til at komme tilbage i arbejde. Det betyder dobbeltarbejde hos de offentlige aktører og forvirring hos den tilskadekomne. MindLab har i ASK bidraget til indsigter, til udvikling af nye løsninger, og til implementering af en ny strategi, der kan udløse øget effekt, service og produktivitet: Styrket fastholdelse på arbejdsmarkedet, meningsfuld service for borgerne, og en økonomisk gevinst for samfundet. Bred vifte af værktøjer I arbejdet med at gennemføre denne holdningsændring gjorde MindLab brug af en lang række værktøjer. MindLab interviewede de arbejdsskadede og udarbejdede servicerejser, som kortlagde de mange forskellige aktører, der indgår i en arbejdsskadesag set fra borgerens perspektiv. MindLab bidrog desuden til at præsentere perspektivskiftet for forsikringsselskaber, erhvervsorganisationer og arbejdsgiverorganisationer. MindLab gennemførte også en række workshops internt med ASKs ledelse. Her blev det præciseret hvilke af ASKs aktiviteter, der understøtter det strategiske skifte, og hvad ASK fremadrettet kan gøre for at sikre mere sammenhæng. MindLab bidrog med inspiration til, hvordan svært løselige problemer kan gribes an og trak i den forbindelse både på egne erfaringer og viden om tendenser internationalt. Når man lytter til de tilskadekomnes perspektiv, bliver det pludselig meget klart, hvorfor alle aktører skal samarbejde. Her har partnerskabet med MindLab været meget givende, fordi de kan blive ved med at minde os om, hvorfor et perspektivskifte er vigtigt. Steen Østergaard Jensen, Chef for Fastholdelsescenteret, ASK. 22/33 23/33

13 Laboratorium Workshops Laboratorium Workshops WORKSHOPS MindLab gennemfører jævnligt kortere workshops, som typisk vedrører en afgrænset del af et længere forløb. Det betyder, at MindLabs interessenter hurtigt kan få hjælp til processer, som måske er kortvarige, men som ofte kan gøre en betydelig forskel. Her er et par eksempler. Spot på brugerinvolvering i frikommunerne For Arbejdsmarkedsstyrelsen og KL organiserede MindLab en heldagsworkhop om frikommuneforsøget på beskæftigelsesområdet. Man ville dele erfaringer med nye former for involvering af ledige borgere i arbejdsmarkedsindsatsen, og udvikle ideer til en styrket brugerinvolvering i de kommunale jobcentre som led i frikommuneforsøget. Workshoppen bestod af indlæg fra både MindLab og Kriminalforsorgen, som har stor erfaring med systematisk brugerinvolvering. Senere vekslede workshoppen mellem paneldebat, gruppedrøftelser, og idéudvikling. Workshoppen var et led i en længere række møder i kredsen af frikommuner. Co-design af europæisk designpolitik MindLab bidrog til at udvikle EU Kommissionens Design Leadership Boards anbefalinger til en europæisk design- og innovationspolitik. MindLab foreslog, at en bred kreds af brugere og interessenter skulle inkluderes i politikudviklingen via co-design, altså fælles udvikling af løsninger i samspil mellem eksperter, politikudviklere, virksomheder, universiteter og organisationer. På den baggrund arrangerede MindLab en workshop, hvor 65 personer blev inviteret til at deltage i designet af den fremtidige politik. Resultatet var en grundig validering af Design Leadership Boards analysearbejde samt mange hundrede nye ideer og 20 gennemarbejdede løsningskoncepter, som gruppen brugte i det videre arbejde. 24/33 25/33

14 TÆNKETANK Ph.D.-projekter Reflections Artikler 26/33 27/33

15 Tænketank Phd-projekter Tænketank Phd-projekter TÆNKETANK Innovation i den offentlige sektor kan styrkes yderligere via systematisk indsamling, udvikling og deling af ny viden om, hvordan forandring reelt skabes i politisk styrede organisationer. MindLab har derfor dannet ramme for fire Ph.D. afhandlinger, der belyser centrale aspekter og nye tendenser inden for offentlig ledelse, politikudvikling og innovationsarbejde. Ph.D.-PROJEKTER Absurdity and the sensible decision / Nina Holm Vohnsen Nina Holm Vohnsens Ph.D.-projekt fulgte forberedelsesfaserne og gennemførelsen af et kontrolleret forsøg på sygedagpengeområdet. På den baggrund opstod en ny implementeringsteori, som bryder radikalt med klassiske forståelser af planlagt udvikling. Forskningen byggede på feltarbejde i henholdsvis Beskæftigelsesministeriet, et kommunalt jobcenter, samt hos en anden aktør, som har besvaret det kommunale udbud på sygedagpengeområdet. Ved at undersøge de øjeblikke hvor der træffes beslutninger, dokumenterer Nina Holm Vohnsen, at implementeringsfasen er præget af en række brud og bevægelser væk fra forsøgsdesignet. Hun viser, hvordan selve planlægningen af forsøget foregår fortløbende i alle tre organisationer gennem hele forsøgets gennemførelsesfase. Virksomheders skatteadfærd / Karen Boll SKAT opkræver skatter og afgifter fra over danske virksomheder hvert år. Om disse virksomheder ved SKAT om deres efterrettelighed er høj eller lav, dvs. om virksomhederne er gode eller mindre gode til at følge reglerne udstukket fra SKAT. SKAT ved derimod mindre om, hvordan virksomhedernes efterrettelighed skabes ude i de enkelte virksomheder. Målet med Karen Bolls Ph.D.-projekt var på baggrund af dette at undersøge, hvordan danske virksomheders evne og vilje til efterrettelighed over for SKAT udvikler sig. Projektet fokuserede på de faktorer, der påvirker efterrettelighedspraksis, og hvordan denne praksis kan påvirkes og modificeres. Metodisk er undersøgelsen funderet på etnografiske observationer i en række skattecentre og virksomheder. En af de opdagelser, forskningen ledte til, er en udpegning af dagligdagsfaktorer (brug af kasseapparat, kenskab til regler, rutiner for brug af IT, kontakt til revisor m.m.), der påvirker virksomhedernes forudsætninger for regelefterlevelse. En anden er den oplevelse, skattemedarbejderne har af at møde nye situationer og krav, når de skal arbejde med skatteydernes adfærd i stedet for det traditionelle arbejde med regler. Projektet frembragte på denne måde viden, der har stor værdi i SKATs videre arbejde ikke kun i forhold til regelefterlevelse specifikt, men også borger- og virksomhedskontakten i mere generel forstand. ErhvervsPhD en var et samarbejde mellem MindLab, SKAT og IT-Universitetet, Design of Organisational IT og blev afsluttet i juli Karen Boll modtog prisen Annual Studentship Scholarship Award indenfor Risk, governance and accountability, som uddeles af det britiske Society for Risk Analysis, London, juni Ph.D. en blev til i et samarbejde mellem Aarhus Universitet, Beskæftigelsesministeriet og MindLab. Den blev forsvaret d. 1. november Afhandlingen blev desuden d. 24. maj 2012 tildelt Aarhus Universitets Forskningsfonds Ph.D.-pris. En eminent antropologisk analyse af den politiske proces. Fra Bedømmelsesudvalgets udtalelse 28/33 29/33

16 Tænketank Phd-projekter Tænketank Phd-projekter In search of new public futures / Jesper Christiansen Jesper Christiansens Ph.D. projekt udforsker kreative processer, hvor det offentlige kan fungere som hovedaktør i forhold til at nytænke velfærdsydelser og offentlig service. Formålet er, at beskrive den praksis, som finder sted i offentligt funderede forandringsprocesser, gennem deltagende studier af konkrete offentlig-private innovationsprojekter og analyser af offentlige innovationsinitiativer generelt. Projektet tager udgangspunkt i et centralt paradoks: Hvordan planlægges ukendte fremtider, så proces og implementering på den ene side fremstår håndgribelig, samtidig med at man forholder sig meningsfyldt til markant social kompleksitet og ofte uløselige offentlige problemstillinger? Empirien hentes både fra aktiviteter i regi af MindLab og fra danske kommunale innovationsforløb. Arbejdet med Ph.D. en har omfattet studieophold i UK og Australien. Jesper Christiansens Ph.D. er et samarbejde mellem Aarhus Universitet, Erhvervs- og Vækstministeriet og MindLab. Ledelse af design i den offentlige sektor / Christian Bason Det sidste igangværende projekt gennemføres af innovationschef Christian Bason, som i sit Ph.D.-arbejde undersøger offentlige ledere som designere. Projektet fokuserer på, hvordan offentlige ledelse i praksis oplever anvendelsen af designmetoder, når de udvikler nye politikker og serviceydelser. Hvad sker der, når design bringes i spil som innovationsredskab i offentlige organisationer? Gør tilgange som bruger-research, visualisering, idéudvikling, eksperimenter og prototyper en forskel, og hvis ja, hvorfor? Hvordan anvender offentlige ledere design som katalysator for forandring? Hvordan tænker og handler de ledelse, der bruger design effektivt? Der er både fokus på design som konkret udviklingsværktøj og som ledelsestilgang. Empirisk baseres projektet på kvalitative interview med en række offentlige ledere i MindLabs ejerkreds samt bredere i Danmark og udlandet. Christian Basons Ph.D. blev igangsat i 2010 og gennemføres i et samarbejde mellem Copenhagen Business School (CBS) og MindLab, og med bivejledere på Stanford University (US), Oxford University Saïd School of Business (UK) og Case Western University s Weatherhead School of Management (US). Ud over Ph.D.-forløbene er MindLab og den britiske tænketank NESTA gået sammen i et bredere partnerskab omkring udviklingen og formidlingen af ny viden og erfaring om aktuelle dagsordener som samproduktion, håndtering af komplekse offentlige problemstillinger og strategier for og metoder til offentlig innovation. 30/33 31/33

17 Tænketank Reflections/Artikler Tænketank Reflections/Artikler Reflections For at formidle den viden MindLabs Ph.D. er og andre forskningsaktiviteter skaber, gennemfører MindLab løbende en seminarrække under titlen Reflections. Formålet med seminarerne er at drøfte, hvordan forskningsbaseret viden kan omsættes i praksis af offentligt chefer og medarbejdere. MindLab har eksempelvis gennemført reflections-seminarer med Ph.D. Nina Holm Vohnsen om Implementation and the delicate question of context, og med Ph.D. Karen Boll om Kontrol og vejledning hvordan findes den rette balance? Seminarerne omfatter såvel oplæg, paneldrøftelser som en arbejdssession, hvor de deltagende praktikere omsætter forskerens indsigter til konkrete bud på nye strategier og handlinger i egen organisation. Artikler Som en direkte konsekvens af den praktiske og vidensmæssige læring fra MindLabs aktiviteter har det været oplagt at tage del af debatten omkring fremtidens offentlige sektor og udfordringer i forhold til offentlig innovation generelt. I den sammenhæng har MindLab skrevet og udgivet artikler i forskellige sammenhænge og medier med beslutningstagere og førende tænkere som primær målgruppe. På den måde ønsker MindLab også at være til at forme agendaer og tilgange til arbejdet med offentlig innovation både nationalt og internationalt. 32/33 33/33

18 INSPIRATOR Seminarer Hvis du vil vide mere 34/33 35/33

19 Inspirator Seminarer Inspirator Seminarer INSPIRATOR MindLab gennemfører inspirationsoplæg, gå-hjem møder, seminarer, konferencer samt kompetenceudvikling, der har til formål at skabe refleksion om brugerinvolvering, innovation og reform af den offentlige sektor. Vi skriver bøger, akademiske papers, blogs på bl.a. vores egen MindBlog.dk og hos MandagMorgen Blog, og giver interview til medier i ind- og udland. Seminarer Danmark er et fantastisk land Med den nye regerings tiltræden i efteråret 2011 udkom der også et nyt regeringsgrundlag, Et Danmark, der står sammen. MindLab afholdt i den forbindelse fire seminarer under den fælles overskrift Danmark er et fantastisk land, som er den første sætning i regeringsgrundlaget. Overskrifterne for de fire seminarer var Samarbejde, Prioritering, At lytte og Forebyggelse. Seminarerne var åbne for deltagere fra offentlige og private organisationer og var velbesøgte med deltagere ved hvert seminar. WorkingLabs WorkingLab er titlen på MindLabs gå-hjem møder, som vi har afholdt over en længere årrække, typisk to om året. Fokus i WorkingLabs er at lægge op til inspiration fra praktikere i innovationsfeltet, og dernæst at engagere en bredt sammensat deltagerkreds i selv at udvikle løsningskoncepter på baggrund af dette input. De seneste års WorkingLabs har blandt andet handlet om visualisering af kvantitative data, om borgernær digitalisering, og om mediernes rolle i forhold til innovation i den offentlige sektor. How public design? I september 2011 samlede MindLab flere end 70 offentlige chefer, designforskere og -praktikere fra ind- og udland til en to-dages konference. Anledningen var Copenhagen Design Week, og formålet var at spørge, hvordan designmetoder kan bidrage til offentligt reform- og innovationsarbejde. Deltagerne kom fra så forskellige lande som Australien, UK, Norge, Singapore og USA. Konferencen 36/33 37/33

20 Inspirator Uddannelse Inspirator Uddannelse følges op i 2012 af et tilsvarende initiativ af La 27e Region i Frankrig. Uddannelse MindLab gennemfører en række forskellige uddannelses- og træningsaktiviteter. De senere år er fokus skiftet fra udbud af generelle uddannelsesmoduler i innovation og brugerinvolvering for projektledere i ejerministerierne, til mere målrettede forløb som er tættere forbundet med konkrete forandringsaktiviteter. I flere sammenhænge har MindLab gennemført skræddersyet træning af hele enheder eller ledergrupper i ejerkredsen, eksempelvis for en chefkreds i Arbejdsskadestyrelsen og for kontorer i Erhvervsstyrelsen. Medarbejdere i MindLab underviser også eksternt på executive forløb, såvel på Copenhagen Business School MPA, som for offentlige chefer i ind- og udland, eksempelvis for den islandske centraladministration, for topembedsmænd i Singapore, og for en del af de øverste 500 chefer i EU systemet. Hvis du vil vide mere Resultatrapporten indeholder et udvalg af MindLabs aktiviteter. Hvis der er andre projekter eller aktiviteter, du er nysgerrig på, så kontakt os gerne via mail eller telefon. Ønsker du løbende at følge vores arbejde, så kan du gøre det på internettet via: mind-blog, innovationsguiden.dk, twitter og linked in. Start på hvor du også kan tilmelde dig vores nyhedsbrev. 38/33 39/33