Ungdomsbo. Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 169 af 21. maj Revisionsprotokollat side Indkomne punkter.

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde nr. 170 den 25. juni 2015 kl Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum (CPA) Formand Berit Skanderup (BS) Næstformand Hanne Laursen (HL) Best. medlem Heidi Munksgaard (HM) Best. medlem Anett Lunde (AL) Best. medlem Inger Tingberg (IT) Best. medlem Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem Administrationen: Erik Lykke (EL) Projektchef Erik Boyschau (EB) Driftchef Referent Bettina W. Spaanheden (BWS) Økonomichef Peter Sandager (PS) Direktør Indhold: Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 169 af 21. maj Revisionsprotokollat side Indkomne punkter. bilag Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen. 7. Økonomi. 8. Drift. 9. Indkomne punkter 10. Udvalg. 11. Afdelinger. 12. Personale. 13. Bydelsprojekt 3 i FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer. side 1

2 Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 169 af 21. maj Beslutning: Blev godkendt. Ad 2 Revisionsprotokollat side 643. Beslutning: Blev fremvist. Ad 3 Indkomne punkter Beslutning om anvendelse af råderet vedr. køkkener i af 53. Blev vedtaget. Fritagelse af 50% af udamortiserede ydelser afd. 33 fra Blev vedtaget. Sponsorater Engangssponsorat på kr ,- til Esbjerg Taekwondoklub blev vedtaget. Det føres til referat, at IT ikke ønsker, at skal sponsorere. Debatpunkter: Ad 4 Status på hjemmeside. PS orienterede om IT-gruppens arbejde. Fejl og ønsker kan opdeles i tekster, teknik og visuelt og kan kan nu indrapporteres via kontaktformular på hjemmesiden, som IT-gruppen samler op på. Bestyrelsen opfordres til at benytte faciliteten. Indtil oktober samles fejl og ønsker ind, og derefter laves struktur, så det prioriteres, i hvilken rækkefølge opgaverne skal løses. Gitte må gerne kontakte Heidi, hvis der er konkrete opgaver, der skal laves. Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager Erik L. orienterer. Status på helhedsplan (tidsplan). Kontrakt ikke endeligt underskrevet. Vi er lidt bagud for tidsplan. Næste byggeavis forventes først efter sommerferien. Status på bydelshus. Der har været møde med EK ang. opførelser af daginstitution. De vil gerne i gang hurtigst muligt. Status på masterplan i Jerne. Masterplanen er godkendt i kommunalbestyrelsen, og ligger fint i tråd med helhedsplanen på Stengårdsvej. Afd. 34 Vindue ændret i ombygning af erhverv efter dispensation fra EK. Det blev aftalt at mødes v. lejemålet før næste bestyrelsesmøde i august. side 2

3 Ad 6 Udlejningssituationen Peter orienterer. Tomgang generelt. Tomgang på familieboliger er en anelse højere end sidste år. Ingen tomgang på ungdomsboliger. Ældreboliger er også lavere end sidste år. Stadig tomgang på erhverv i Kvaglundparken, men der arbejdes på evt. at udleje til en børneinstitution. Henvendelse fra Fanø Kommune vedr. evt. nybyggeri på Storetoft. Fanø Kommune har købt en grund med 24 parceller og ønsker evt. at få bygget 10 almene familieboliger (2-3 rums). Kræver evt. lokalplanændring pga. krav om hustype p.t. (røde længehuse). Svar til FK i næste uge. BS mener, at der efterspørges større familieboliger (min 100 m²). Det undersøges nærmere. Status på ommærkning af et-værelses familieboliger til studieboliger. Er godkendt hos Esbjerg Kommune og indsendt til Landsbyggefonden. Ommærkes efterhånden, som der fraflyttes. Status på Kvaglundparken 4. Er omtalt tidligere. Kridthusgrunden. Intet nyt ang. salg. Evt. vil børneinstitution Kvaglundparken 4 leje et stykke af jorden til legeplads. Ad 7 Økonomi Bettina orienterer. Orientering generelt. Årsafkast på obligationer er negativt (p.t. gns. -0,7%), så risikoen er for, at mellemregningsrenten ender med at blive negativ i regnskabsåret 2014/15. Obligationsmarkedet er p.t. meget ustabilt. Renten har været svingende, hvilket har resulteret i kursfald. Status på aftale med forsikringsmægler (Willis). Der er indgået mægleraftale med Willis. Der lægges straks ud med et udbud, idet vi atter er varslet store præmiestigninger fra Danske Forsikring. Ad 8 Drift Erik B. orienterer. Status på grønne praktikanter. Praktikanterne er kommet godt fra start. Er i kontakt med energimonotoreringsfirma. Der formidles samarbejde med Brunata. Projekt er godkendt af vejledere på uddannelsen. Forventet tidsplan klar indenfor kort tid. Lavet fint setup med kortlægning af tekniske installationer, bygningsisolering m.v. Der er fokus på energioptimering. Opfølgning på afholdte driftsdage med landskabsarkitekt Lars Bach. Samtlige afdelingsbestyrelsen og viceværter har været til møde og fået gennemgået landskabsplaner. Der har været mange positive drøftelser på møderne, og det er blevet mere synligt, hvordan vi kan optimere områdernes drift. side 3

4 Status på ansøgning om lukning af affaldsbeholdere. Intet nyt. Energioptimering. Omtalt tidligere. Ad 9 Indkomne punkter Ingen emner. Ad 10 Udvalg Nyt fra Redaktionsudvalget. ESB er ikke længere interesserede i at modtage Trappenyt. Der kommer igen fokus på vigtigheden af indbo-forsikring. Nyt fra Fritidsudvalget. Referat er udsendt. God tur til Søndervig og næsten fuld opbakning, selvom det var koldt. Nyt fra Kunstudvalget. Intet nyt. Nyt fra Målsætningsudvalget. Referat udsendes, når faktalisten er klar. PS forelagde KSA-modellen, der er udgangspunktet for målsætningsarbejdet. Vi skal hele tiden have fokus på Kvalitet, Service og Arbejdsmiljø. Alle beslutninger bør behandles, så vi ser på, hvilken indvirkning (positiv/negativ/neutral), de har på alle 3 KSA-punkter. Derudover skal huslejepåvirkningen tages i betragtning. KSA-punkterne bør tilstræbes altid at have positiv eller min. neutral påvirkning. Nyt fra Byggeudvalget. Det foreslås, at man tager en tur til Fredericia, hvor Boligkontoret Fredericia har noget interessant byggeri. Evt. kan dette kombineres med en tur med afdelingsbestyrelserne for de afdelinger, der skal i gang med nye affaldsløsninger. Nyt fra Afdelingsbestyrelsens beføjelser. Der kommer forslag om tillæg vedr. festsale og gæsteværelser, som skal drøftes i organisationsbestyrelsen. BS foreslår, at der skal holde et separat møde efter sommerferien. Nyt fra Kultur-udvalg. CPA er ved at gennemse materiale fra Boligkontoret Fredericia. PS foreslår, at man evt. kan få nærmere information om, hvordan de har grebet det an på tidl. nævnte tur til Fredericia. Ad 11 Afdelinger Afholdt ekstraordinært afdelingsmøde i afd. 40. Pga. frafald i afdelingsbestyrelsen blev afholdt møde med valg af nye medlemmer. Afholdt ekstraordinært afdlingsmøde i afd. 4. Afholdt formandsvalg pga. dødsfald. Erik Sippert fra afdelingsbestyrelsen blev valgt til formand, og der blev derfor valgt yderligere et medlem til erstatning af Sippert. Status på ændring af særlig venteliste i Seniorbo. Der er endnu ikke kommet svar fra ministeriet muligvis pga. valget. side 4

5 Afd. 48 har p.t. ingen afdelingsbestyrelse. Der er beboerønske om ekstraordinær tilskud til renovering af gård bag Nygårdsvej 17. Det lægges over til teknisk afdeling at kigge på, hvilke muligheder der er. Evt. tages op på næste bestyrelsesmøde, hvis der er behov for det. P-pladser i afdelingerne. P-pladser i en afdeling er forbeholdt afdelingens beboere og evt. gæster. Der har dog været usikkerhed på, hvorledes begrebet beboere skal tolkes i den forbindelse. Organisationsbestyrelsen tolkning er, at beboere og ansatte i en institution beliggende i en afdeling er ligestillet med alm. beboere. Ad 12 Personale Afholdt personaleudflugt på fanø den 12. juni. God tur, der bl.a. inkluderede en byrundtur med guide i Nordby, foredrag om bunkers m.v. Ros til festudvalget for arrangementet. Afholdt temadag om service og kvalitet i. Med afsæt i KSA-modellen er afholdt tema-dag. Deltagelse i vestkystløbet den 14. juni. Der var flere deltagere i år, end der har været de sidste mange år. Forslag om, at fritidsudvalget evt. arbejder på et Vestkystløb-arrangement for beboerne næste år. Afholdt VN 10. juni. Fokus på seniorordning. Status på elevstilling på kontor. Der har været samtaler med 4 de sidste par dag og det forventes, at der vælges en elev indenfor de næste par dage. Det går fint med eleverne hos ejendomsfunktionærerne. En ny elev forventes at starte op indenfor kort tid. Ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 Afholdt bydelsdag den 30. maj på Stengårdsvej. Bøndergårdsvej d. 12. juni. Fine arrangementer begge steder. CPA var på Bøndergårdsvej. Vi var repræsenteret på Stengårdsvej af EB og EL. Referat fra sidste møde er lagt på I Pad. Ad 14 FF og FU samarbejde Referat fra borgmestermødet er lagt på IPad. Referat fra FU møde den 10. juni er lagt på IPad. Referat fra strategimøde vedr. fremtidige kvoter den 17. juni lægges på IPad efter den 22. juni, når referat udkommer. Der tales evt. om årligt fast beløb til kvoter. Langtidsplanlægning. Ad 15 Evt. Ingen emner. Flag bliver afprøvet. side 5

6 Ad 16 Planlagte mødedatoer i Org. bestyrelse: Juli ingen møder. Torsdag den 20. august. Torsdag den 24. september. Onsdag den 28. oktober. Torsdag den 26. november. December ingen møder. Torsdag den 7. januar Fælles arrangementer: Kredsweekend på Hotel Legoland i Billund den 6. og 7. november. Julehygge på kontoret der findes en dato til næste møde. Jubilarer torsdag d. 3. december. Formandsmøde torsdag den 21. januar kl Nytårskur 2016 (CPA og PS). Repræsentantskabsfest d. 29. januar Repræsentantskabsmøde torsdag den 11. februar kl Evt. rykkes til senere pga. tidsmangel v. budgetlægning. FU lokal og udv. (CPA, BS og PS): FU tirdag den 8. september kl Fremad arrangerer. FU torsdag den 10. december kl B32 arrangerer. 3 i 1 (CPA, BS og PS): Best. møde tirsdag den 1. september kl Målsætningsudvalg (CPA, BS, BWS,PS) Ingen møder planlagt. Repræsentantskabsmøde BL (CPA og BS) Den december 2015 side 6