Helsingør Kommune - Udbud Spørgsmål / Svar

Transkript

1 fsnit 1.3 Opsigelse samt bilag 1 4 Kontraktperiode og opsigelse Jævnfør udbuddets afsnit 1.3 kan begge parter opsige aftalen med et varsel på løbende måned plus 9 måneder, mens der i bilag 1 4 alene står 9 måneder. - Vil Kommunen oplyse, hvilken der er gældende? Svar: Gældende er løbende måned plus 9 måneder. fsnit 1.3 Opsigelse og 1.10 Kommunens forbehold Vil det være konditionsmæssigt i orden, at følgende tekst indgår i tilbuddet: Særlige forhold Hvis der i aftaleperioden ændres i EU-lovgivning, dansk lovgivning eller andet regelgrundlag, herunder men ikke udelukkende kapitalvægtningsregler og valørregler, i vilkår eller praksis på det finansielle marked, den økonomiske udvikling m.m., der ligger til grund for bankens virksomhed eller Helsingør Kommunes grundlag, kan en part kræve aftalen genforhandlet. Det kan f.eks. være stigende fundingomkostninger på grund af de anførte forhold. Hvis der via forhandling ikke opnås enighed, er en part berettiget til at opsige aftalen med 6 måneders skriftligt varsel. Hvis Kommunens betalingsmønster på ind- og udgående betalinger ændres, så det får væsentlig negativ betydning for bankens indtjening på aftalen, forbeholder banken sig ret til at genforhandle vilkårene alternativt opsige aftalen med 6 måneders skriftligt varsel. Svar: Det anførte tekst vil ikke være konditionsmæssig i orden. ftalen indeholder i forvejen en gensidig 9 måneders opsigelse (plus løbende måned). Denne periode afspejler den tid som der skal indregnes til at gennemføre et nyt bankudbud. Derfor vil der ikke inden for aftalen kunne være særlige tilfælde med en 6 måneders opsigelsesperiode. De øvrige forhold som er nævnt i spørgsmål er underlagt den gensidige opsigelsesperiode. fsnit 1.13 ktindsigt Da tilbudsgiver ikke ønsker, at der kan opnås aktindsigt i de dele af tilbuddet, der omfatter priser eller andre oplysninger, som andre pengeinstitutter vil kunne drage fordele af, bedes det oplyst om det betragtes som værende ikke konditionsmæssigt (altså at tilbuddet afvises på det grundlag), hvis tilbudsgiver tager dette forbehold: Indholdet af dette tilbud er fortroligt. Hverken Helsingør Kommune eller tilbudsgiver må videregive indholdet af dette tilbud til tredjemand uden modpartens skriftlige samtykke, medmindre loven kræver det eller det sker efter anmodning fra myndighederne. Svar: Det vil være konditionsmæssigt i orden. Dette kan noteres på det særskilte bilag 4 om aktindsigt. S i d e 1 10

2 fsnit 3.2 Tildelingskriterier Rentesatser og renteberegning + bilag 3 pkt Vurderes de tilbudte rentevilkår ud fra de faktisk tilbudte rentesatser / tillæg - eller ud fra de forventede renteindtægter/udgifter ud fra forventet nettoindestående/træk? Svar: Scoremodellen har begge scenarier indbygget og for alle indkomne tilbud tildeles der point til begge scenarier. Er det konditionsmæssigt i orden at tilbyde knæksatser dvs. forskellige rentesatser afhængig af kommunens henholdsvis indestående og træk hvis Kommunen derved kan tilbydes bedre rentesatser? Svar: Ja, det vil være konditionsmæssigt i orden. fsnit 4 Oplysninger om kommunen Kan Kommunen uddybe det forventede (alternative historiske) gennemsnitlige indestående på løbende bankkonti hos tilbudsgiver? - fx oplyse det pr. 10., 20. og 30. i måneden. Kan Kommunen uddybe det forventede (alternative historiske) gennemsnitlige træk hos tilbudsgiver? fx oplyse det pr. 10., 20. og 30. i måneden. Svar: I et selvstændigt excel ark, som der er offentliggjort sammen med disse svar, findes historisk information om Kommunens daglige saldo på hovedkontoen hos Kommunes pengeinstitut. fsnit 4.1 Kommunens omsætningstal På udgiftssiden ønskes antallet af transaktioner oplyst for så vidt angår lønninger, leverandørbetalinger og sociale ydelser. Svar: lle betalinger sker automatisk. ntallet af transaktioner pr. år er ca lønbetalinger, leverandørbetalinger og betalinger af sociale ydelser. fsnit 5.1 Kontosystem Er det et krav, at konti til Kommunens institutioners kostkasser tilbydes samme rentesatser, som Kommunen? Svar: Nej, det er ikke et krav, men skal dog som minimum være nul. S i d e 2 10

3 Hvorfor ønsker Kommunen, at de nævnte kostkasser skal oprettes under et frivilligt cvr-nummer og hvad menes med frivilligt? Svar: Det er for det tilfælde, at der inden for Kommunens institutioner er et ønske om at oprette en konto hos Kommunens pengeinstitut men, hvor indestående på kontoen dog ikke vedrører Kommunens økonomi. F.eks. hvis en skoleklasse ønsker at oprette en konto. Med et frivilligt CPR / CVR nummer menes der et konstrueret CPR / CVR nummer. C Vil Kommunen ændre udbuddet, så det bliver konditionsmæssigt i orden, hvis tilbudsgiver alene ønsker at oprette kostkasser under Kommunens cvr-nr. og institutionerne kan få en detaljeret adgang til kun deres egen kostkasse via tilbudsgivers officebanking-system? Svar: Det er et ønske at have muligheden for at oprette kostkasser og det vil derfor være konditionsmæssigt i orden ikke at tilbyde denne mulighed. Hvis tilbuddet indeholder den betingelse, at kostkasser kun oprettes under Kommunes CVR nummer, vil det ved tilbudsevalueringen blive betragtet som, at tilbudsgiver ikke tilbyder denne mulighed. Men tilbuddet bliver ikke afvist som ikke-konditionsmæssigt. D I 4. afsnit anføres, at det skal være muligt at oprette en række konti til Kommunens institutioner, hvor forrentningen indgår den senere omtalte renteberegning for Kommunens samlede konti. Er det konti, der finder samme anvendelse som de i 1. afsnit nævnte 184 konti? Hvis ikke, så venligst beskriv formålet med disse konti. Svar: Ja, disse konti indgår i de pt. 184 konti som er nævnt. fsnit 5.3 Trækningsret Kontraktperiode. Vil det være konditionsmæssigt i orden, at tilbyde én rentesats for hele aftaleperioden, hvis den ønskede trækningsret på 250 mio. kr. tilbydes for hele aftaleperioden (op til 6 år),- og en anden rentesats for hele aftaleperioden, hvis trækningsretten forfalder efter 1 år (men efter genforhandling af trækningsret med meget stor sikkerhed vil kunne forlænges), - hvis det prismæssigt vil være fordelagtigt for Helsingør Kommune? Svar: Kommunen ønsker kun at få tilbudt den rentesats som tilbudsgiver tilbyder under forudsætning af en gensidig 9 måneders opsigelse. Derfor betragtes trækningsretten ikke som en uigenkaldelig facilitet for de kommende 6 år. S i d e 3 10

4 fsnit 5.4 Servicering i implementeringsfasen og 5.8 IT-løsning til selvbetjening Er Helsingør Kommune indforstået med at tilbudsgiver ikke på forhånd kan vide om Helsingør Kommunes opsætning af systemer umiddelbart kan håndtere filer fra tilbudsgiver (alle andre end nuværende bankforbindelse) eller om en eventuel tilretning af Kommunens systemer er nødvendig? Svar: Ja, det er Kommunen indforstået med. at eventuelle tilretninger af Kommunens nuværende systemer (eller andre, hvis kommunen skifter system) vil foregå i et samarbejde med kommunens leverandører heraf? Svar: Ja, det er Kommunen indforstået med. C at eventuelle udgifter til Nets, internt i Kommunen eller til leverandører af fx økonomisystem, lønsystem, operativsystem og KMD for eventuelle tilretninger vil være for Kommunens regning? Svar: Ja, det er Kommunen indforstået med. D Er Kommunen opmærksom på, at PS/Nets er ved at ændre måden for ændringer/rettelser af de nævnte 2 bullets (PS-overførselskonti og PS-aftaler), - så det måske vil ske uden om pengeinstitutterne fremover - og at dankortterminaler allerede i dag skal ske direkte til PS/Nets? - Vil Kommunen frafalde de 3 bullets? Svar: Tilbudsmaterialet er udarbejdet efter de nuværende arbejdsrutiner mellem PS/Nets, brugerne og pengeinstitutterne som også gælder for alle øvrige kunder. Fremtidige ændringer i arbejdsrutiner bliver naturligvis respekteret, dog forventer Kommunen stadig, at tilbudsgiver er behjælpelig med service omkring de 3 nævnte bullets. Det skal fremgå af tilbuddet hvilken service som tilbudsgiver yder i forbindelse med Kommunens samarbejde med PS/Nets. E Når tilbudsgiver skal beskrive dets service i implementeringsfasen, betyder det så, at et udkast til implementeringsplan skal vedlægges tilbuddet, eller behøves den først, når/hvis tilbudsgiver vinder licitationen? Svar: For at tilbuddet er konditionsmæssigt i orden skal tilbuddet som minimum indeholde en overordnet plan for implementeringsfasen. Det vil være konditionsmæssigt i orden, at den detaljerede plan først udarbejdes efter, at et tilbud af vundet. Det skal dog fremgå af tilbuddet hvornår den detaljerede plan senest vil være færdigudarbejdet, hvis tilbudsgiver vinder. S i d e 4 10

5 F Første afsnit. Da tilbudsgiver ikke ønsker at afholde eksterne omkostninger til andre/ 3. mand i forbindelse med et skifte til et andet pengeinstitut, men alene afholde egne, interne udgifter, ønskes oplyst om et forbehold herom vil betragtes som værende ikke konditionsmæssigt. Svar: Det vil være konditionsmæssigt i orden, at tage det forbehold, at tilbudsgiver ikke afholder eksterne udgifter i denne forbindelse. G Tredje afsnit: Der ønskes oplyst om omfanget af dette punkt: Ændring af dankortterminaler Rettelse af samtlige PS-overførselskonti efter Kommunens anvisninger Udarbejdelse af de nødvendige ændringer af PS-aftaler til underskrift for Kommunen. Venligst oplys antallet af: Dankortterminaler samt om ændring af terminalerne omfatter ændring af aftalegrundlag eller fysisk systemændring på de enkelte terminaler ntal af samtlige PS-overførselskonti ntal nødvendige ændringer af PS-aftaler. Det ønskes endvidere oplyst om det betragtes som værende ikke konditionsmæssigt, hvis tilbudsgiver ikke ønsker at påtage sig dette arbejde. Svar: ntallet af Dankortterminaler anslås til at være 30 stk. Kommunens forvaltning bruger ikke betaling via PS og har derfor ingen PS-aftaler. Der kan være enkelte selvstændige aftaler i de enkelte institutioner. Hvis tilbudsgiver laver det forbehold, at tilbudsgiver ikke yder nogen service i denne forbindelse vil det ikke være konditionsmæssigt i orden. Som det fremgår af udbudsmaterialet er det en del af minimumskravet, at tilbudsgiver beskriver hvilken service tilbudsgiver yder i implementeringsfasen omkring ændring af dankortterminaler, PS-aftaler etc. fsnit Rente samt valør på interne overførsler Det anføres, at det er et krav, at beregningen af kreditmarginalen for Kommunens trækningsret sker ud fra nul pct. hvis Nationalbankens indskudsbevisrente skulle blive negativ. Derfor kan renten på Kommunens indskud heller ikke blive negativ. Vi forstår det således, at der tages forbehold for negativ rentetilskrivning for indskudsmidler (altså positiv saldo) og at der i denne sammenhæng ikke tænkes på kommunens ret til at trække på kontoen (trækningsret) op til et maksimum på kr. 250 mio. (altså negativ saldo) og at beregning af renten for indskudsmidler som minimum skal tage udgangspunkt i 0% med evt. tillæg af en marginal for Kommunens indskud (positiv saldo) - uanset negativ indskudsbevisrente. Hvis der menes anderledes, så venligst oplys herom. S i d e 5 10

6 Svar: Ja, det er korrekt forstået, men det betyder samtidig, at når Kommunen har et træk på kontoen så bruges nul pct. også som renteberegningsgrundlag. fsnit Gebyrer og øvrige omkostninger samt bilag 3 pkt række 12 og 13 Hvad mener kommunen med, at pengeinstituttet helst skal levere andre ikke nævnte ydelser gebyrfrit? - Kan Kommunen acceptere, at ydelser, der ikke er nævnt i udbud eller tilbud som udgangspunkt følger pengeinstituttets standardpriser, - med mindre andet aftales? Svar: Med udtrykket andre ikke nævnte ydelser menes der ydelser som falder ind under det normale samarbejde mellem en kommune og et pengeinstitut, hvis ydelserne tilfældigvis ikke skulle være nævnt i tilbudsmaterialet. Eventuelle ekstraordinære ydelser / ønsker som ikke er nævnt i tilbudsmaterialet og som ikke kan henføres til en normal ydelse i det almindelige samarbejde betaler kommunen tilbudsgivers standardpriser for. Hvad skal tilbudsgiver svare i bilag 3 række 12 og 13, hvis de nævnte ydelser i afsnit tilbydes uden gebyrer undtagen andre ikke nævnte ydelser? Svar: Det vil være konditionsmæssigt i orden at tage et forbehold om eventuelle ekstraordinære ydelser som nævnt i foregående svar. fsnit Døgnbokse Hvor mange døgnbokstransaktioner (døgnboksposer) har Helsingør Kommune om året og hvor stor er denne omsætning? Svar: Kommunen har i dag 1 døgnboksaftale, hvor der vurderes at være 4 5 døgnboksposer i gennemsnit pr. uge. Det er ikke muligt at give et præcist estimat af selve kontantomsætningen idet den svinger afhængig af hvilken institution der indbetaler. fsnit Udenlandske betalinger Det ønskes oplyst om det betragtes som værende ikke konditionsmæssigt, hvis banken gebyrpålægger udenlandske overførsler. Svar: Hvis tilbuddet indeholder løsningen, hvor omkostningerne for serviceydelser generelt er indregnet i renten så vil det være konditionsmæssigt i orden, at tilbudsgiver beregner særskilte omkostninger for udenlandske overførsler. Hvis tilbuddet indeholder løsningen, hvor omkostningerne for serviceydelser tilbydes til en særskilt årlig fast pris så vil det ikke være konditionsmæssigt i orden, at tilbudsgiver beregner særskilte omkostninger for udenlandske overførsler. S i d e 6 10

7 Punkt Kontanthåndtering I 2. afsnit anføres, at Kontante beløb i gængse valutaer skal normalt kunne skaffes fra dag til dag. Vil det betragtes som værende ikke konditionsmæssigt, hvis dette forbehold ikke kan opfyldes, men at valutaen skal bestilles mindst 4 dage forinden afhentning? Svar: Ja, det vil være konditionsmæssigt i orden. I 4. afsnit anføres, at Indbetaler skal fremgå af bogføringsteksten. Vil det betragtes som værende ikke konditionsmæssigt, hvis dette forbehold ikke kan opfyldes, med mindre indbetaler udtrykkeligt giver bankens kasserer besked herom? Svar: Ja, det vil være konditionsmæssigt i orden. Dog vil det være et ønske, at Kommunen på indbetalinger via døgnboks kan anføre hvem indbetaler er og, at dette fremgår af bogføringsteksten på kontoen. S i d e 7 10

8 C Hvor mange kassetransaktioner har Helsingør Kommune om året og, hvordan er de fordelt (skema vedhængt til udfyldelse)? Svar Indsættelse af kontanter heraf mønter ntal Flere institutioner inden for samme område samler deres indbetalinger. F.eks. samler museerne til at indbetale 1 gang pr. uge og bibliotekerne hver 2. uge. ndre med hyppigere indbetalinger bruger bl.a. døgnboksen. Hertil kommer Kommunens skole som kan have forskellige hyppigheder. Omsætning Det er ikke muligt at give et præcist estimat af selve kontantomsætningen men langt hovedparten af Kommunens institutioner bruger Dankortterminaler i videst muligt omfang. fhentning af kontanter heraf mønter Kommunens køb af kontantvaluta EUR SEK NOK USD GP ndre valutaer Kommunens salg af kontantvaluta EUR SEK NOK USD GP ndre valutaer Erfaringsmæssigt udgør det ca. 15 pct. af indsættelserne. ehovet for køb af udenlandsk kontantvaluta er yderst beskedent ehovet for salg af udenlandsk kontantvaluta er yderst beskedent Erfaringsmæssigt udgør det ca. 15 pct. af indsættelserne. Se venligst sidestående kommentar. Se venligst sidestående kommentar. fsnit Kontoudtog Vil de nævnte administratorer have adgang til tilbudsgivers officebanking-system, - så elektronisk fremsendelse af kontoudtog kan ske via denne kanal? Svar: Ja, det vil være tilfældet og det vil være konditionsmæssigt i orden at fremsende kontoudtog på den beskrevne måde. S i d e 8 10

9 fsnit orgers ret til NemKonto i pengeinstituttet og bilag 3 pkt Vil det være konditionsmæssigt i orden, hvis tilbudsgiver i bilag 3 pkt svarer ja, - selv om følgende del af udbuddets afsnit ikke tilbydes: Dette kan kun fraviges, hvis pengeinstituttet begrunder afslaget skriftligt overfor borgeren (hvis borgeren beder om en skriftlig begrundelse). Svar: Punkt er formuleret således, at Kommunen ikke stiller det som et ufravigeligt krav, at tilbudsgiver garanterer, at enhver borger kan oprette idet der findes undtagelser i særlige tilfælde. Dette respekterer Kommunen, men i sådanne situationer er der en forventning om, at de bekendtgørelser og afgørelser som beskriver disse tilfælde følges af tilbudsgiver. Her kan der f.eks. henvises til en afgørelse fra Finanstilsynet fra den 7. juni 2013 omkring 2 sager hvor borgere var blevet nægtet at få oprettet en indlånskonto i et pengeinstitut ( Hvor mange nye NemKonti har Helsingør Kommune foranlediget etableret i løbet af de seneste 12 måneder? Svar: Det samlede antal borgere som ønsker at oprette en NemKonto / To-konto system forventes ikke at overstige niveauet 15 til 20 personer pr. år. fsnit To-konto system for borgere Vil det være konditionsmæssigt i orden, hvis en eventuel pris for NemKonto til borgeren ikke kan oplyses i tilbuddet, da prisen afhænger af den enkelte borgers behov for konto? Svar: Det vil være konditionsmæssigt i orden, hvis tilbudsgiver oplyser, at prisen er individuel for den enkelte kunde. En eventuel årlig omkostning for borgerens NemKonto (samt øvrige konti) indgår ikke som en parameter i scoremodellen. Hvor mange borgere forventer Kommunen, der årligt skal oprettes konto til? Svar: Det samlede antal borgere som ønsker at oprette en NemKonto / To-konto system forventes ikke at overstige niveauet 15 til 20 personer pr. år. fsnit Kommunegaranteret indskudslån til bolig Hvor mange boligindskudslån forventer Kommunen, tilbudsgiver årligt skal oprette? Svar: Det anslås, at antallet af borgere som henvises til Kommunens pengeinstitut omkring et kommunegaranteret boligindskudslån ikke overstiger 25 om året. S i d e 9 10

10 Vil det være konditionsmæssigt i orden, hvis maksimum for oprettelsesgebyr og rentevilkår ikke oplyses i tilbuddet hvis tilbudsgiver ikke ønsker at være bundet af en oplyst pris/sats de næste 6 år? Svar: Det vil være konditionsmæssigt i orden, hvis tilbudsgiver oplyser, at prisen er individuel for den enkelte kunde. De årlige omkostninger for borgeren indgår ikke som en parameter i scoremodellen. ilag 1 Kontraktudkast I 2 Kontraktgrundlag kontrakttype anføres i 3. afsnit, at Pengeinstituttets almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i denne kontrakt. Vil det betragtes som værende ikke konditionsmæssigt, hvis der tages forbehold for at vores tilbud følger bankens almindelige salgs- og leveringsbetingelser? Svar: Kontraktudkastet i udbudsmaterialet danner som udgangspunkt grundlaget for den fremtidige kontrakt. Kommunen er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold for udbudsmaterialet, medmindre der er tale om åbenbart bagatelagtige forbehold. Kommunen er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af kommunen kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. En eventuel kapitalisering af forbehold indregnes i tilbudsgivers samlede tilbud før prissammenligning. Omkring 13. Gælder kommunens mulighed for at ophæve kontrakten uden varsel i tilfælde af væsentlig misligholdelse også for tilbudsgiver? Svar: Kommunen ønsker at fastholde formuleringen i udbudsmaterialet. Dog er Kommunen bekendt med, at i henhold til dansk rets almindelige regler er det muligt for leverandøren at hæve kontrakten, hvis der sker væsentlig misligholdelse. Yderligere bilag udbedes: Det er et ønske, at få et Excel-regneark (ikke pdf) med den samlede kontantsaldo dag for dag på kommunens driftskonto (topkonto) for hele 2013 og 2014 indtil 1. juli Svar: I et selvstændigt excel ark, som der er offentliggjort sammen med disse svar, findes historisk information om Kommunens daglige saldo på hovedkontoen hos Kommunes pengeinstitut. Slut på Spørgsmål & Svar S i d e 10 10