ADMINISTRATIONSGRUNDLAG FOR TILSKUD OG ADMINISTRATION FOR KULTUR- OG FRITIDSOMRÅDET GÆLDENDE FOR 2015.

Transkript

1 Godkendt i Udvalget for Kultur og Fritid den 20. november ADMINISTRATIONSGRUNDLAG FOR TILSKUD OG ADMINISTRATION FOR KULTUR- OG FRITIDSOMRÅDET GÆLDENDE FOR

2 Administrationsgrundlaget fastlægger kriteriet for udmøntning af puljer, tilskud og anden administrativ støtte relateret til Kultur- og Fritidsområdet. Administrationsgrundlaget revurderes en gang årligt, umiddelbart efter fastsættelsen af budgettet og senest 31. december. Indhold Administrationsgrundlaget er delt i 3 dele Tilskud i henhold til folkeoplysningsloven Omhandler kriterier og retningslinjer for kommunal støtte til folkeoplysende foreninger, der er godkendt i henhold til folkeoplysningsloven Øvrig administration i henhold til folkeoplysningsloven Omhandler administration af fordeling af lokaler og udendørsanlæg i henhold til folkeoplysningsloven. Der foretages ikke udbetalinger af tilskud Øvrige tilskud. 16. Regnskabsprincipper 1. Aftenskoler Folkeoplysningsudvalgets udviklingspulje Lokaletilskud Medlemstilskud Anvisning af lokaler Anvisning af udendørsanlæg Udstyrspuljen A. Udstyrspuljen udendørs mål, net og hjørneflag Uddannelse af ledere og instruktører/trænere Eventpuljen Børnekultur Fripladsordning Frivilligheds- og sundhedspuljen Kulturelle arrangementer Talentudvikling Regnskabsprincipper for foreninger der modtager tilskud fra Holbæk Kommune Årets mestre For puljerne: 1. Aftenskoler, 3. Lokaletilskud, 4. medlemstilskud, 8. udstyrspuljen og 9. uddannelse af ledere og instruktører gælder det, at ansøgninger der ikke er modtaget til ansøgningsfristen, ikke kan forvente at modtage tilskud for enten perioden eller i indeværende år. 2

3 Lovgrundlag: Lov om støtte til Folkeoplysning. Kapitel 4: Den folkeoplysende voksenundervisning - aftenskoler. Formålet med den folkeoplysende voksenundervisning er at fremme demokratiforståelse og aktivt medborgerskab og med udgangspunkt i undervisningen at øge deltagernes almene og faglige indsigt og færdigheder. Sigtet er at styrke den enkeltes evne og lyst til at tage ansvar for eget liv og til at deltage aktivt og engageret i samfundslivet. Den folkeoplysende voksenundervisning omfatter undervisning, studiekredse, foredragsvirksomhed og debatskabende aktiviteter, hvortil der er tilknyttet deltagerbetaling. Kommunen kan, hvor særlige forhold gør sig gældende, beslutte at fravige kravet om deltagerbetaling. Kapitel 5: Det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde: Formålet med det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde er at fremme demokratiforståelse og aktivt medborgerskab og med udgangspunkt i aktiviteten og det forpligtende fællesskab at styrke folkeoplysningen. Sigtet er at styrke medlemmernes evne og lyst til at tage ansvar for eget liv og til at deltage aktivt og engageret i samfundslivet. Det frivillige foreningsarbejde rummer idræt- og idébestemt og samfundsengagerende børne- og ungdomsarbejde, hvortil der er knyttet kontingentbetaling. Kommunen kan, hvor særlige forhold gør sig gældende, beslutte at fravige kravet om kontingent. En frivillig folkeoplysende forening skal være åben for alle, som tilslutter sig foreningens formål. Myndighedens rolle Byrådet vedtager hvert år en overordnet ramme for tilskud inden for Kultur- og fritidsområdet, herunder størrelsen af de enkelte tilskudsrammer. Kultur- og fritidssekretariatet varetager administrationen heraf. Tilskud i henhold til folkeoplysningsloven Udbetaling af tilskud i henhold til folkeoplysningsloven udbetales til Godkendte folkeoplysende foreninger Andre formål som understøtter intentionerne i folkeoplysningsloven via udviklingspuljen Sådan oprettes en folkeoplysende forening I henhold til kapitel 2 i folkeoplysningsloven skal den frie folkeoplysende virksomhed (foreningsarbejde eller voksenundervisning) være etableret som en forening med vedtægt for at kunne få tilskud eller anvist lokaler efter loven. Det første, man skal gøre for at oprette en forening, er at holde en stiftende generalforsamling. Her skal en bestyrelse dannes, og foreningens vedtægter skal godkendes. Der er to typer af folkeoplysende foreninger, nemlig: 1. foreninger, der tilbyder folkeoplysende voksenundervisning m.v. (folkeoplysningslovens kapitel 4) 3

4 2. foreninger, der tilbyder frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde (folkeoplysningslovens kapitel 5) Krav til vedtægterne: En Folkeoplysende forening, der tilbyder folkeoplysende voksenundervisning mv., skal: En Folkeoplysende forening, der tilbyder frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde, skal: Have formuleret et formål med foreningsdannelsen, som fremgår af vedtægten. Formålet skal ligge inden for lovens formål. Have formuleret et formål med foreningsdannelsen, som fremgår af vedtægten. Formålet skal ligge inden for lovens formål. Tilbyde folkeoplysende virksomhed efter Folkeoplysningsloven. Tilbyde folkeoplysende virksomhed efter Folkeoplysningsloven. Have en bestyrelse, der består af mindst 5 personer, der er valgt eller udpeget af medlemmerne eller medlemsorganisationerne, der står bag foreningen. Foreningen kan bestå af såvel medlemmer som medlemsorganisationer. Give deltagerne i den folkeoplysende virksomhed mulighed for en plads i bestyrelsen. Det får dog ikke indflydelse på tilskudsberettigelsen, hvis deltagerne ikke ønsker dette. Have en folkeoplysende voksenundervisningsvirksomhed, der som udgangspunkt er åben for alle. Der må således ikke ske diskrimination på grund af etnisk baggrund, religion, politisk tilhørsforhold eller andre lignende forhold. Være hjemmehørende i tilskudskommunen. Have en virksomhed, der er almennyttig og kontinuerlig. Der må altså ikke være involveret kommercielle interesser i foreningen, og der gives ikke støtte til foreninger, der etableres alene med det formål at afholde èt enkeltstående eller èt årligt folkeoplysende arrangement. Have en bestyrelse Være demokratisk opbygget typisk ved afholdelse af en årlig generalforsamling. Bygge på aktivt medlemskab og have mindst 5 betalende medlemmer. Foreningens primære medlemsform skal være aktive og ikke passive medlemmer. Som udgangspunkt vær åben for alle, som tilslutter sig foreningens formål. Der kan dog ske begrænsninger i åbenhedskriteriet i foreningen, hvor begrænsningen konkret kan begrundes i foreningens formål. Være hjemmehørende i tilskudskommunen. Have en virksomhed, der er almennyttig og kontinuerlig. Der må altså ikke være involveret kommercielle interesser i foreningen, og der gives ikke støtte til foreninger, der etableres alene med det formål at afholde èt enkeltstående eller èt årligt folkeoplysende arrangement. Endvidere skal følgende elementer være indeholdt i vedtægterne for begge typer: Foreningens formål Valg af bestyrelsen og antallet af bestyrelsesmedlemmer Regnskabs- og formueforhold, herunder valg af revisor Betingelse for medlemskab Tegningsret for foreningen Procedure for vedtægtsændringer Anvendelse af foreningens eventuelle overskud ved ophør Det er en betingelse for at modtage tilskud, at foreningen har et CVR-nr., der er tilknyttet en nemkonto. Børneattester: Frivillige foreninger skal i forbindelse med ansøgning om tilskud eller anvisning af lokaler afgive erklæring om, at foreningen indhenter børneattester i det omfang, foreningen ansætter eller beskæftiger personer, der som led i udførelsen af deres opgaver skal have direkte kontakt med børn under 15 år, jf. lov om indhentelse af børneattest i forbindelse med ansættelse af personale m.v. Pligten til at afgive erklæring finder også anvendelse, selvom foreningen på tidspunktet for erklæ- 4

5 ringen ikke ansætter eller beskæftiger personer, der som led i udførelsen af deres opgaver skal have direkte kontakt med børn under 15 år. Denne erklæring skal afgives 1 gang årligt. 1. Aftenskoler Den folkeoplysende voksenundervisning omfatter undervisning, studiekredse, foredragsvirksomhed og debatskabende aktiviteter, hvortil der er tilknyttet deltagerbetaling. Kommunen kan, hvor særlige forhold gør sig gældende, beslutte at fravige kravet om deltagerbetaling. I folkeoplysningspolitikken prioriteres følgende 3 indsatsområder: Aktivt medborgerskab og demokratiforståelse Sundhedsfremmende indsatser It-kompetencer Tilskud til undervisning udbetales til aftenskoler, der er oprettet i henhold til folkeoplysningslovens kapitel 4, herunder: at aftenskolernes tilbud er åben for alle dog kan der under særlige forhold godkendes en bestemt afgrænset deltagerkreds. At der i forbindelse med undervisning og aktivitet er tilknyttet en deltagerbetaling. At undervisningen/aktiviteten opfylder folkeoplysningslovens bestemmelser. At undervisningen som udgangspunkt skal foregå indenfor Holbæk Kommune, men at aftenskolerne i særlige tilfælde, f.eks. ved specielle undervisningslokaler, kan afholde undervisningen udenfor kommunegrænsen. Ansøgningsfrist for tilskud til undervisning: 1. oktober for tilskud til efterfølgende kalenderår. På grundlag af det godkendte budget, samt de godkendte undervisningstimer det sidste afsluttede regnskabs faktiske undervisningstimer meddeles den enkelte forening tilskudstilsagn senest 1. december for det efterfølgende kalenderår nye aftenskoler kan max. få tildelt 200 timer. Der gives tilskud ud fra følgende brøker: Almen undervisning 1/3 Foredrag 1/3 Instrumentalundervisning 4/7 Undervisning af borgere med handicap 8/9 Aftenskolerne skal anvende mindst 10 % af deres undervisningsramme til debatskabende aktiviteter. Aftenskolerne kan vælge at anvende op til 40 % af undervisningsrammen til andre former for undervisning med det formål at styrke udviklingen af et aktivt medborgerskab inden for væsentlige samfundsrelaterede områder. Andre undervisningsformer kan f.eks. være åbne studiecirkler, åbne studieværksteder, workshops, spørgsmål til specialister eller IT-baseret undervisning. Tilskud ydes til samme undervisnings- og aktivitetstyper og med samme brøker som ovenstående. 5

6 Der ydes ikke tilskud til undervisning, studiekredse og foredrag indenfor spil, idræt og sports- og konkurrencepræget virksomhed, herunder dans bortset fra folkedans. Der ydes endvidere ikke tilskud til motionsgymnastik og fremstilling af alkoholiske drikke. Dette gælder både teoretisk undervisning inden for områderne og udøvelse i praksis. Der kan ikke ydes tilskud til agitation, behandling, underholdning, forkyndelse eller udbredelse af overtro. Der ydes ikke tilskud til formel kompetencegivende undervisning Aftenskolernes tilbud skal fremgå af aftenskole.nu. Mellemkommunal refusion: På baggrund af de modtagne opgørelser omkring deltagere fra andre kommuner, laves regninger til andre kommuner for deres deltagere i aftenskoleundervisning. Samtidig betaler Holbæk Kommune også for Holbæk Kommunes borgere der deltager i undervisning i andre kommuner. Imidlertid har Holbæk Kommune en højere indtægt end udgift, idet Holbæk Kommune bl.a. har en del bofællesskaber, hvor der bo elever som har andre kommuner som betalingskommune. Forventet overskud vil blive fordelt til undervisning tillige med det afsatte budget til aftenskolerne. Afregning af tilskud til undervisning: 1. april for tilskud fra det afsluttede kalenderår. Hjælp til lønadministration: Aftenskoler, der ikke modtager støtte fra et centralt oplysningsforbund eller lignende, kan få vederlagsfri hjælp fra Holbæk Kommune til at forestå administrationen i forbindelse med udbetaling af lærer- og lederlønninger m.v. Holbæk Kommune udbetaler lønnen, og aftenskolerne skal inden 3. mødegang indbetale a conto initiativtagerandel svarende til deltagernes egenbetaling. Udbetaling af tilskud: Udbetaling af tilskud til aftenskoler, der selv forestår lønudbetaling, sker kvartalsvis forud på 2. bankdag i kvartalets første måned. Deltagerbetaling: For de aftenskoler, hvor Holbæk Kommune står for lønudbetalingen skal indbetales til Holbæk Kommune senest 3. mødegang. Lønudbetalingen vil ske omkring den 10. i måneden. Tyndt befolkede områder: Ved undervisning i tyndt befolkede områder Ø-faktor godkendes en omregningsfaktor med 1,3 ved opgørelse af timetallet for almen undervisning for det pågældende regnskabsår. Lokaletilskud til private lokaler: Ansøgningsfrist for tilskud til private lokaler sker på samme skema som til løntilskud, hvor ansøgningsfristen er 1. oktober. 6

7 Tilskuddet bevilges ud fra ansøgning foreningen skal undersøge, om der er offentlige lokaler til rådighed, inden evt. tilskud kan påregnes. Befordringstilskud: Der ydes transport af borgere hjemmehørende i Holbæk Kommune med handicap i relation til emnet i voksenundervisningen. Gælder i forbindelse med undervisning, der er særligt tilrettelagt for psykisk og fysisk handicappede i henhold til folkeoplysningsloven. Det forudsættes, at der ikke gives støtte fra anden side. Her tænkes især på de elever fra Brunhøjskolens aftenskole, der bliver kørt til og fra undervisning onsdage. Udstyrspulje: Der fremsendes ansøgning til Kultur- og Fritidssekretariatet. Deltagere, bosiddende i andre kommuner: Der indsendes halvårligt opgørelse til Kultur- og Fritidssekretariatet over deltagere fra andre kommuner. Senest 1. september for perioden 1. januar 31. juli Senest 1. februar for perioden 1. august 31. december i året før. Opgørelsen skal indeholde følgende: deltagerens navn og fulde cpr.nr. bopælskommune undervisnings art (almen, special m.v.) holdets startdato holdets timetal og hold.nr. Aftenskolerne har pligt til at give oplysninger til statistik med videre. Beslutningskompetence: Kultur- og Fritidssekretariatet. 2. Folkeoplysningsudvalgets udviklingspulje I henhold til revidering af folkeoplysningsloven har kommunerne pligt til at afsætte et beløb til en pulje til udviklingsarbejde med et folkeoplysende sigte. Der kan af puljen fordeles beløb både til folkeoplysende foreninger og til ikke-organiserede grupper. Det er forudsat, at midlerne til puljen findes inden for kommunalbestyrelsens i forvejen afsatte beløbsramme til folkeoplysning. Udmøntningen af udviklingspuljen sker fra folkeoplysningsudvalget. Ansøgere Ansøgere til puljen kan være foreninger godkendt under folkeoplysningsloven, frivillige organisationer, selvorganiserede grupper og enkeltpersoner samt institutioner hjemmehørende i Holbæk Kommune. 7

8 Folkeoplysningsudvalget kan selv tage initiativ til at igangsætte udviklingsarbejde og nye initiativer. Udviklingspuljen vil prioritere 4 indsatsområder: Aktivt medborgerskab og demokratiforståelse Sundhedsfremmende indsatser It-kompetencer jf. Kultur- og fritidspolitikken punkt 1. Fremtidens udfordringer. Nytænkning af foreningsorganisering og innovation Tilskud Der kan bl.a. søges om tilskud til: Nye initiativer med folkeoplysende formål Udviklingsarbejde Enkeltstående arrangementer Kulturelle amatøraktiviteter Folkeoplysende tilbud til børn og unge, som ikke tiltrækkes af eksisterende tilbud Aktiviteter af tværgående karakter, herunder partnerskaber om løsning af konkrete opgaver Afgrænsning Puljen yder ikke tilskud til: Byggerier og anlæg Rekvisitter til enkeltpersoner Eksisterende aktiviteter Kommercielle formål Kompetencegivende formål, der er erhvervsmæssigt karrierefremmende Lukkede arrangementer (hvor der ikke er offentlig adgang) Aktiviteter, der hører under anden lovgivning Det er Folkeoplysningsudvalget, der i hvert tilfælde tager stilling til, om der kan ydes tilskud. Udviklingspuljen yder ikke tilskud til oprettelse af ny aftenskole/forening eller udvidelse af kendt folkeoplysende virksomhed/aktivitet. Ansøgning om tilskud Send din ansøgning til Holbæk Kommune, Kultur- og fritidssekretariatet, kulturogfritid@holb.dk du kan sende ansøgningen løbende, dog kan tilskudstilsagn først gives 1 3 måneder efter ansøgningen er fremsendt. Af ansøgningen skal fremgå, om der er søgt/modtaget andre former til tilskud til projektet. Udviklingsarbejde og nye initiativer kan være flerårige dog maksimalt to år. En eventuel videreførelse af et forløb kan ske i foreningsregi under forudsætning af, at foreningens formål er folkeoplysning, og det kan godkendes af Folkeoplysningsudvalget. Til brug for udviklingsarbejdets/initiativets gennemførelse, er det muligt at ansøge om at få stillet et kommunalt lokale til rådighed. 8

9 Omfatter et initiativ, hvortil der søges om tilskud, både udgifter og indtægter i form af entré, deltagerbetaling eller tilskud fra anden side, skal det fremgå af ansøgningen. Udbetaling af tilskud Tilskud ydes som a conto tilskud og udbetales efter Folkeoplysningsudvalgets nærmere bestemmelse i hvert enkelt tilfælde. Tilskud til flerårige udviklingsprojekter udbetales i årlige rater, svarende til det antal år projektet er planlagt til at vare. Den ansvarlige tilskudsmodtager skal være fyldt 18 år. Regnskab Regnskab for anvendelsen af det kommunale tilskud aflægges senest en måned efter projektets afslutning ved helårsprojekter senest den 15. januar følgende kalenderår. I regnskabet skal indgå dokumentation for deltagernes samlede egenbetaling. Uforbrugte tilskudsmidler eller tilskudsmidler der ikke er anvendt i overensstemmelse med det, som Folkeoplysningsudvalget har godkendt, skal tilbagebetales. Flere oplysninger Hvis du/i har spørgsmål, er du/i velkommen til at kontakte Kultur- og fritidssekretariatet. Beslutningskompetence: Folkeoplysningsudvalget. En gang årligt i forbindelse med et af dialogmøderne med Udvalget for Kultur og Fritid sendes en redegørelse for udmøntning af Folkeoplysningsudvalgets udviklingspulje. 3. Lokaletilskud Holbæk kommune yder lokaletilskud til børn og unge i frivillige folkeoplysende foreninger. Der ydes tilskud til 65 % af driften af egne eller lejede lokaler - herunder haller samt lejrpladser der ejes eller lejes af foreninger til folkeoplysende aktiviteter for børn og unge under 25 år. Foreningerne skal årligt kunne dokumentere deres aktivitetstimetal. For at være berettiget til at få udbetalt lokaletilskud, skal der være indsendt budget ansøgning. Kommunen kan undlade at yde tilskud til: nye ansøgninger om tilskud, såfremt der kan anvises et egnet kommunalt lokale egen hal, som foreningen ikke tidligere har modtaget lokaletilskud til nye lejemål i haller eller ændring af lejemål, hvis lejemålet i forhold til udgifterne ved et eksisterende lejemål indebærer merudgifter for kommunen væsentlige udvidelser af aktivitetsgrundlaget i haller, som indebærer merudgifter for kommunen nye lokaler og lejrpladser eller til nye lejemål vedrørende lokaler og lejrpladser, hvis de nye lokaler eller nye lejemål medfører væsentlige merudgifter for kommunen Til det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde jf. kapitel 5 ydes følgende tilskud: Ved ekstraordinære store vedligeholdelsesudgifter i forhold til indsendt a conto ansøgning skal der indhentes godkendelse fra Kultur- og Fritidssekretariatet før tilskud kan påregnes (gerne sammen med indsendelse af budgetskemaet 1. november). 9

10 Der ydes ikke tilskud for medlemmer over 25 år. Tilskuddet kan maksimalt beregnes ud fra en øvre grænse der beregnes ud fra antal aktivitetstimer gange KL s vejledende takst pr. aktivitetstime. Taksten reguleres med den procentsats, der anvendes ved regulering af statens generelle tilskud til kommunerne. Ansøgningsfrister: 1. november (tidligere 1. december) indsendes a conto ansøgning for kommende kalenderår. 1. april indsendes endelig tilskudsansøgning for afregning af foregående kalenderårs a conto udbetaling. Såfremt ansøgningsfristen ikke overholdes ved indsendelse af endelig tilskudsansøgning, kan tidligere udbetalt a conto tilskud kræves tilbagebetalt. Beslutningskompetence: Kultur- og Fritidssekretariatet. 4. Medlemstilskud Der ydes medlemstilskud til godkendte folkeoplysende foreninger. Medlemstallet opgøres pr. 31. december. Tilskud gives til medlemmer under 25 år. Tilskuddets størrelse pr. medlem vedtages i forbindelse med byrådets årlige budgetvedtagelse. Medlemstilskuddet kan ikke overstige den samlede kontingentindbetaling fra medlemmer under 25 år. Medlemstilskud ydes ved et medlems kontingentbetaling for en selvstændig aktivitet /idrætsgren. (F.eks. håndbold, fodbold, tennis m.v.). Medlemmer med bopæl uden for kommunen kan også medtages. Handicapforeninger får medlemstilskud for samtlige medlemmer, uanset alder. I foreningens regnskab skal kontingentindbetalingen være opdelt i indbetalinger fra medlemmer under 25 år og indbetalinger fra medlemmer over 25 år. Foreningens regnskab med underskrifter, skal indsendes til Kultur- og Fritidssekretariatet senest 4 uger efter generalforsamlingens godkendelse, eller samtidig med indsendelse af ansøgning om medlemstilskud. Ansøgningsskema og ansøgningsfrist annonceres på Ansøgningsfrist: 1. april. Tilskud udbetales primo maj måned. Bemærk! Såfremt ansøgningen ikke er modtaget 1. april vil foreningen ikke modtage medlemstilskud i indeværende år. Beslutningskompetence: Kultur- og Fritidssekretariatet. 10

11 Øvrig administration i henhold til folkeoplysningsloven 5. Anvisning af lokaler Ingen offentlige faciliteter må bruges til private arrangementer. Der må ikke ryges på alle kommunale områder og bygninger. Såfremt der er stillet et offentligt lokale til rådighed for en forening, og det senere viser sig, at lokalet ikke er brugt til foreningens primære formål, vil der blive opkrævet et beløb, svarende til afsnittet: For erhvervsdrivende / forretningsmæssige arrangementer opkræves der i kommunale lokaler Offentlige faciliteter stilles til rådighed i idræts- og svømmehaller, idrætsanlæg, skoler, daginstitutioner, ældrecentre og andre offentlige bygninger på følgende betingelser: At der er tale om folkeoplysningsaktivitet, frivillige kultur- og fritidsaktiviteter eller frivillige aktiviteter i forbindelse med humanitært, socialt eller sundhedsmæssigt arbejde. At lokalet / anlægget tilhører Holbæk Kommune, Region Sjælland eller staten. At lokale / anlæg er egnet til de ønskede aktiviteter. At lokale / anlæg er ledigt. At de ønskede aktiviteter kan forenes med lokalets / anlæggets primære aktiviteter. At foreninger, borgergruppe eller lignende stiller en kontaktperson til rådighed, som skriftligt gøres ansvarlig for foreningens eller gruppens benyttelse af lokalet / anlægget. Til interesseorganisationer, private- eller lukkede foreninger med begrænset medlemstilgang, f.eks. vandværksforeninger, grundejerforeninger, boligforeninger, andelsboligforeninger og lign. stilles offentlige lokaler ikke gratis til rådighed. For lukkede frivillige foreninger i Holbæk Kommune tages en leje på 500 kr. pr. aften for dækning af varme, el, vand og rengøring. Lokaler stilles gratis til rådighed med den indretning og det inventar, der er, når de anvendes til deres primære formål. Tildeling af lokaler sker ud fra følgende prioritering, pr. 1. april (1:= første prioritet): 1. Skoler og daginstitutioner har som hovedregel 1. prioritet til lokalerne fra kl Dette sker ved at skolerne sender deres ønsker om de tider skolen skal bruge lokalerne til undervisning via bookings systemet Conventus.dk. Det betyder derfor, at der godt kan være huller i skemaet i løbet af dagen, hvor bl.a. ældre kan dyrke motion. 2. Ungdomsskolen fra kl Frivillige foreningsaktiviteter for børn og unge under 25 år. 4. Folkeoplysende voksenundervisning og aktiviteter i tilknytning hertil. 5. Aktiviteter for voksne på 25 år og derover. 6. Aktiviteter i øvrige foreninger, motionsgrupper, selvhjælpsgrupper eller andre uorganiserede grupper. Ved anvisning af lokaler, der er særlig egnede til folkeoplysende aktiviteter for handicappede, skal anvisning til sådan aktivitet dog normalt ske før anden anvisning. 11

12 Det skal samtidig bemærkes, at foreningerne i lokalområdet har 1. prioritet til deres lokale hal, og når disse foreninger har fået anvist tider, kan foreninger fra andre lokalområder ansøge om evt. ledige tider. Tildeling af offentlige lokaler sker ved henvendelse til den enkelte lokaleudbyder dog sker fordelingen af lokalerne på skoler i Holbæk by ved indsendelse af ansøgning til Kultur- og Fritidssekretariatet, som herefter indkalder til fordelingsmøde. Ansøgningsfristen er 1. april for sæsonfordeling. Ansøgninger om enkeltstående lån af lokaler eller ændringer i løbet af sæsonen, skal ske til udbyder hele året. Ansøgning om lokaler skal søges på skema som vil kunne findes på hjemmesiden Udnyttelse af faciliteterne: Der har været forespørgsler om, hvor mange eller hvor få, der skal være i idrætsfaciliteterne, og en tidligere beslutning har været nedenstående minimumskrav til deltagerantal pr. time: Idrætsgren: Minimum antal pr. time I sal: I hal: Badminton 4 10 Basketball 7 12 Bordtennis 6 12 Gymnastik Fodbold Håndbold Volleyball 7 12 Tennis Softball tennis for børn 4 Aflysninger fra institutionens side: Såfremt institutionen selv skal bruge de anviste lokaler til særlige arrangementer (skolens eget brug, valghandlinger og lignende) skal meddelelse herom gives til brugerne senest 14 dage forud. Aflysninger fra brugerens side: Såfremt brugeren skal have aflyst en enkelt dag eller resten af en tildelt periode, skal dette ske skriftligt snarest muligt. Såfremt en hal skal bruges til et stævne eller en turnering med fremmed deltagelse, kan træningstider aflyses til fordel for et sådant arrangement. Meddelelse herom skal indgives i god tid og senest 3 uger før. Foreningshuset på Bispehøjen (Huset må ikke bruges til private arrangementer): Foreningshuset kan i timerne udlånes til foreningers aktiviteter ansøgning sker via Holbæk Kommunes lokalebookingssystem / Efter kl er Foreningshuset klubhus for foreningerne i Bjergmarkshallen. 12

13 Foreningshuset kan i enkeltstående tilfælde udlånes til andre foreningers aktiviteter. Der skal sammen med ansøgningen fremsende program eller lignende for benyttelse af Foreningshuset. Ansøgning sker fra Holbæk Kommunes hjemmeside Holbæk Private Realskoles Teatersal: Teatersalen kan lejes af folkeoplysende foreninger til foreningens aktiviteter, såfremt det er foreneligt med Realskolens egen brug. Holbæk Private Realskole opkræver et beløb, som dækker skolens udgifter for varme, el, vand og rengøring. Ansøgning sker til Kultur- og fritidssekretariatet. Multihuset på fælleden (Huset må ikke bruges til private arrangementer): Kernebrugere er frivillige foreninger, kommunale institutioner og offentligt støttede organisationer, som opfylder Folkeoplysningslovens formål og vedtægter, som arbejder for almenhedens brug organisationer og foreningers og institutioner brug Multihusets brugerråd er brugernes koordinerende og rådgivende råd med udtaleret over for Holbæk kommune. Brugerrådet udarbejder retningslinjer for brugen af Multihuset, shelters og andre bebyggelser (husregler), samt koordination af anvendelsen af arealerne mv. på Holbæk Fælled, herunder arenaen, fodboldbanerne, søerne, vejene og stierne og adfærdsreglerne for de forskellige dele af Holbæk Fælled. Brugerrådet står for administrationen af elektronisk kalender der viser benyttelsen af Multihusets lokaler. Den elektroniske kalender kan ses på Holbæk Kommunes hjemmeside og eventuel med et link fra Multihusets egen hjemmeside. Multihusets retningslinjer (husreglerne) skal ligeledes fremgå af Holbæk Kommunes hjemmeside og eventuel med et link fra Multihusets egen hjemmeside. Kommunens forbehold i forbindelse med benyttelse af kommunale lokaler herunder løsøre forsikring: Kommunen påtager sig intet ansvar for eventuel overlast eller tyveri af brugernes ejendele / løsøre. Det anbefales, at man søger sig dækket forsikringsmæssigt for eventuelle personskader m.v., som ikke kan henføres under det almindelige grundejeransvar, der påhviler kommunen. Ved overtrædelse eller grov misligholdelse af ordensregler for den enkelte lokaleudbyder, kan tilladelsen til brug af lokalet tilbagekaldes med øjeblikkelig virkning. Lokaleudbyderen forbeholder sig ret til i fornødent omfang at ændre eller tilbagekalde givne tilladelser til benyttelse af lokaler. Da rengøring af kommunens skoler er planlagt efter 200 skoledage og fortrinsvis finder sted om morgenen og i skoletiden, kan disse lokaler ikke forventes at være nyrengjorte. Haller tilknyttet skoler kan pr. år give tilladelse til arrangementer af ikke idrætslig karakter, f.eks. fester, udstillinger, messer og lignende. Arrangementerne skal kunne gennemføres uden gene for skolens undervisning, men aflysning af træningstider kan accepteres i mindre omfang. 13

14 De egentlige ordensregler for brug af lokaler udarbejdes af den enkelte lokaleudbyder og udleveres sammen med godkendelsen. Såfremt et tildelt lokale ikke anvendes som ansøgt, vil godkendelsen bortfalde. Overtrædelse af ordensregler eller vilkår for lån af lokaler/areal. Hvis en forening gentagne gange overtræder ordensregler for et lokale eller vilkårene for lånet af lokalerne kan foreningen få midlertidig karantæne fra de kommunale lokaler/areal. Varigheden af karantænen besluttes af Folkeoplysningsudvalget efter indstilling fra Kultur- og fritidssekretariatet. Lokalerne anvises decentralt. Regulativ for overnatningsarrangementer i kommunale lokaler: Ved overnatningsarrangementer opkræves et beløb på kr. 35 pr. deltager pr. nat, til dækning af rengøring, renovation, vand, varme m.v. Tilladelsen gives administrativt i forbindelse med stævner eller lignende arrangementer. Der kan ikke stilles faciliteter til rådighed for forplejning, herunder skolekøkkenet. Arrangøren skal påtage sig ansvaret for, at de benyttede lokaler ikke lider skade og i givet fald dække eventuelle skader. Arrangøren gøres bekendt med de brandmæssige krav i Driftsmæssige forskrifter for hoteller m.v. afsnit 8 og forpligtiges at forskrifterne overholdes. Lokaleudbyderen efterser, at de brandmæssige forskrifter kan overholdes. Lokaleudbyderen orienterer Brand- og civilforsvarskontoret om overnatningen. For foreninger som er hjemmehørende i Holbæk Kommune opkræves der i kommunale lokaler ved afholdelse af koncerter mv., som ikke er en del af foreningens aktivitet: Haller til koncerter m.v. kr for 1. døgn kr pr. efterfølgende døgn For foreninger som ikke er hjemmehørende i Holbæk Kommune opkræves der i kommunale lokaler: Haller til koncerter m.v. kr for 1. døgn kr pr. efterfølgende døgn Gymnastiksale / lokaler kr. 300 pr. time For erhvervsdrivendes / forretningsmæssige arrangementer opkræves der i kommunale lokaler: Haller til koncerter m.v. kr for 1. døgn og kr pr. efterfølgende døgn Gymnastiksale / lokaler kr. 800 pr. time For private skoler og uddannelsesinstitutioner som er hjemmehørende i Holbæk Kommune opkræves leje for lån af kommunale lokaler til undervisning: Gymnastiksale / lokaler kr. 300 pr. time Indtægterne tilgår lokaleudbyderens budgetramme til dækning af udgifter, f.eks. rengøring, oprydning m.v. Betaling for kommunale ejendomme der stilles til rådighed for foreningerne: 14

15 Fra 2012 skal voksenforeninger (hvor medlemmerne alle er over 25 år) selv betale for forbrug, ejendomsskatter osv. i kommunale lokaler (som ikke har anden kommunal benyttelse i forvejen). Det tilstræbes at henvise foreningerne til lokaler i skoler, institutioner, ældrecentre osv. 6. Anvisning af udendørsanlæg Kultur- og Fritidssekretariatet er sekretariat for anvisning af udendørsanlæg, i samarbejde med Trafik og Infrastruktur, og foreninger, borgergrupper eller lignende, der gerne vil bruge et af Holbæk Kommunes areater til et arrangement, skal udfylde formularen i dette link: Udendørsanlæg stilles gratis til rådighed for foreningerne med den indretning og det materiel, der er, når de anvendes til deres primære formål. Tildeling af udendørsanlæg sker ud fra følgende prioritering (1:= første prioritet): 1: Skoler og daginstitutioner som hovedregel kl : Ungdomsskole kl : Frivillige foreningsaktiviteter for børn og unge under 25 år. 4: Folkeoplysende voksenundervisning og aktiviteter i tilknytning hertil. 5: Aktiviteter for voksne på 25 år og derover. 6: Aktiviteter i øvrige foreninger, motionsgrupper, selvhjælpsgrupper eller andre uorganiserede grupper. Uanset denne rækkefølge har aktiviteter for borgere med handicap fortrinsret til anlæg, der er indrettet særligt for det pågældende handicap. Øvrige udbetalinger, hvor der ikke er noget lovgrundlag. 7. Udstyrspuljen Der ydes tilskud til udstyr og rekvisitter, som er nødvendige for aktivitetens udførelse. Det er som hovedregel er en betingelse, at andre foreninger kan bruge rekvisitterne / materialerne. I forbindelse med vurderingen af tilskud fra puljen, lægges der også vægt på om man benytter kommunale lokaler og foreningens egen formue. Tilskud ydes ud fra følgende kriterier i prioriteret rækkefølge: Primært til udstyr og rekvisitter der tilgodeser aktiviteter for børn og unge under 25 år. Opstart af nye foreninger, samt opstart af nye aktiviteter i eksisterende foreninger. Samme forening kan ikke forvente at modtage tilskud flere år i træk. Der ydes ikke tilskud til følgende: Anlægsudgifter Der er afsat et særligt beløb til udendørs mål- og net. Denne pulje fordeles for sig selv se pulje 8A. Ansøgning om tilskud skal søges på skema, som findes på kommunens hjemmeside 15

16 Ansøgningsfrist: 1. februar, 1. juni, 1. oktober Tilskuddet udbetales efter indsendelse af dokumentation for udgiften. Ved nye foreninger kan tilskuddet udbetales som a conto mod efterfølgende indsendelse af dokumentation. Evt. overskydende beløb skal tilbagebetales. Beslutningskompetence: Ansøgningerne behandles i et administrativt nedsat udvalg. Beslutningen sendes efterfølgende til orientering i Udvalget for Kultur og Fritid. 7A. Udstyrspuljen udendørs mål, net og hjørneflag. Der er afsat et særligt beløb til udendørs mål, net og hjørneflag. Ansøgning skal ske på speciel blanket til Udstyrspuljen til mål, net og hjørneflag. Der er følgende kriterier: Ansøgninger vil blive vurderet i forhold til, antal mål og net og deres stand, set i forhold til antallet af medlemmer. Holbæk Kommune indkøber mål, net og hjørneflag, således at der er Holbæk Kommunes ejendom, således, at hvis det ad åre bliver nødvendigt, kan målene flyttes til andre steder Primært til mål, net og hjørneflag, der tilgodeser aktiviteter for børn og unge under 25 år Der gives ikke tilskud på efterbevilling Foreningerne skal oplyse om ansøgningen er erstatning for gamle mål eller om det er en ny form for boldspil i foreningen Ansøgningsfristen er en gang årligt 1. februar. Beslutningskompetence: Ansøgningerne behandles i et administrativt nedsat udvalg. Beslutningen sendes efterfølgende til orientering i Udvalget for Kultur og Fritid. 8. Uddannelse af ledere og instruktører/trænere. Tilskud ydes med max. 75 % af kursusafgiften efter fradrag for evt. anden støtte. Dog maximum kr. pr. år pr. leder / instruktør / trænere. Der ydes ikke tilskud til transportudgifter i forbindelse med kurset. Der kan maksimum gives kr. i tilskud pr. periode pr. forening og maksimum kr. årligt. Der gives kun tilskud til kurser afholdt i Danmark. Ansøgning om tilskud skal søges på skema, som findes på kommunens hjemmeside Kursusbeskrivelse, kursusbevis (eller anden dokumentation for deltagelse) og bevis for indbetaling af kursusbeløb skal medsendes før tilskud kan udbetales. Ansøgningsfrist: 1. februar, 1. juni, 1. oktober 16

17 Ansøgningerne må ikke være mere end 2 ansøgningsfrister/perioder gamle. Udover ovenstående, har foreningerne mulighed for at deltage i de kurser som Kultur- og Fritidssekretariatet udbyder. Beslutningskompetence: Kultur- og Fritidssekretariatet. 9. Eventpuljen Puljen anvendes af Udvalget for Kultur og Fritid til afvikling af events inden for Holbæk Kommunes regi. Tilskud over kr. udmøntes via Udvalget for Kultur og Fritid og beløb under besluttes af Kultur- og Fritidssekretariatet. 10. Børnekultur Børn og unge skal introduceres til en bred vifte af kulturelle tilbud. Aktiviteter skal være for, med og af børn. Kulturforståelse er ikke en medfødt egenskab. Kommunens indsats skal bestå i at give børn og unge muligheder for at opleve verden på en anden måde og dermed opnå ny viden og nye erkendelser. Børn og unge har særligt behov for at blive støttet i deres udvikling og blive anerkendt som individer. Konkret vil vi satse på at understøtte mødet mellem børn og unge og idrætsudfoldelser skal prioriteres højt. Der kan forekomme projekter, hvor Holbæk Kommune yder variable tilskud, som vil betyde, at der er udgifter for deltagelse for private skoler og ikke for kommunale skoler. Større projekter over kr. forelægges Udvalget for Kultur og Fritid, øvrige projekter behandles administrativt. 11. Fripladsordning Formålet med ordningen er, at understøtte børn- og unges møde med kultur- og fritidsaktiviteter, samt at give de unge, som aldrig eller kun sjældent benytter kultur- og fritidstilbud muligheder for at møde dette. Målgruppen er børn og unge indtil 18 år. Der udpeges en kontaktperson i hvert af de otte skoledistrikter, samt 10. klasses centret, som skal stå for den daglige tildeling. Det bliver ikke muligt for forældre selv at indstille sit barn til støtte via fripladsordningen. Tildelig skal via distriktskontraktpersonen, som kan kontaktes af eksempelvis en SSP-medarbejder, foreningskonsulenten eller en lokal klubtræner. Med henblik på at sikre en mere ensartet stillingtagen til, hvem som kan modtage støtte, skal følgende objektive kriterier, for det enkelte barn opfyldes med henblik på at opnå støtte: 17

18 Der må ikke modtages støtte fra anden side, f.eks. via serviceloven eller fra foreninger Har barnet / den unge været med i en forening indenfor det sidste år Har barnet / den unge været med i en forening fra de var 6 år Udtalelser fra fagpersonale Henvendelse fra en forening Der kan maksimum bevilges kr. årligt til hvert barn der kan dog være undtagelser. Der kan maksimum bevilges tilskud i 3 år. Bevilget udstyr skal retur til fripladsordningen kontaktpersonen i distriktet Kultur- og Fritidssekretariatet indsamler og fører statistik over ordningens brug og omfang. 12. Frivilligheds- og sundhedspuljen Kriterier for Sundheds- og Frivillighedspuljen: 1. Projekterne skal som udgangspunkt understøtte frivilligt arbejde og/eller sundhedsfremmende aktivitet eller initiativer. 2. Det vægtes positivt hvis der i forbindelse med projektet kan dokumenteres effekten af indsatsen før eller efter etablering. 3. Projekterne må som udgangspunkt ikke have kommerciel karakter. 4. Projekterne skal have lokal forankring i foreninger, ildsjæle, lokalråd, institutioner eller lignende som aktivt arbejder for at understøtte formålet. 5. Projekterne må gerne have supplerende finansiering fra andre kilder. Større projekter over kr. forelægges Udvalget for Kultur og Fritid, øvrige projekter behandles administrativt 13. Kulturelle arrangementer. Tilskud / underskudsgaranti ydes til ikke kommercielle kulturelle aktiviteter, der afholdes i Holbæk Kommune og som udvikler kulturinstitutioner og kulturelle aktører samt samler borgerne om en kulturel oplevelse. Der stilles ikke særlige formkrav til ansøgningen, men det vil normalt være en forudsætning, at der fremsendes budget samt meddelelse om ansøgers tilknytning til kulturlivet samt ekstern finansiering. Der skelnes endvidere til, hvorvidt der opkræves, en passende entrè for arrangementet. Følgende kan søge: - frivillige kulturelle foreninger - kulturinstitutioner - kultur-, musik- og forsamlingshuse - uorganiserede kulturgrupper, hvis primære formål er kulturel aktivitet for enten amatører eller professionelle i Holbæk Kommune. - enkeltpersoner Ansøgningen sendes til digitalt til Holbæk Kommune. Der ydes ikke tilskud/underskudsgaranti til: 18

19 Forplejning Transport Ansøgere, der har indgået kontrakt med Holbæk kommune Jubilæer Receptioner Løn Annoncering Forplejning kun i begrænset omfang Ansøgningsfrist: 1. februar, 1. juni, 1. oktober Beslutningskompetence: Ansøgningerne behandles i et administrativt nedsat udvalg. Beslutningen sendes efterfølgende til orientering i Udvalget for Kultur og Fritid. 14. Talentudvikling Udviklingsplanen talentudviklingspuljen. Der skal fastholdes og udvikles en række lokale kompetencegivende miljøer, der både skal henvende sig til det mellembrede vækstlag med ambitioner, og de udvalgte få. Endelig skal vækstmiljøerne knyttes til tættere til børn og ungeaktiviteter. Holbæk kommune ønsker i første omgang at understøtte satsningen på 4 pilotprojekter (det mellembrede vækstlag) (kompetencemiljøer) i en tre-årig forsøgsperiode. Efter to år påbegyndes en evaluering af de fire pilotprojekter. Der satses på følgende pilotprojekter (kompetencegivende miljøer): 1. Sport og bevægelse 2. Sang og Musik 3. Scenisk grundkursus 4. Billedkunstnerisk Grundkursus (BGK) Fordelingskriterier: For at kunne komme i betragtning til Talentpuljen skal man: 1. Primært være mellem 13 og 22 år, dog kan yngre under særlige omstændigheder komme i betragtning. 2. Være bosiddende i Holbæk Kommune på tildelingstidspunktet. 3. Besidde specielle evner indenfor det ansøgte felt og samtidig vise vilje og evne til at udvikle disse potentialer yderligere. 4. Være indstillet på at indgå i et udviklingsperspektiv som rækker 2 3 år frem. 5. Indstilles til støtte af træner/fagperson/coach (man kan ikke indstille sig selv eller sine børn). 6. Medsender en udtalelse fra lærer/skole/uddannelsesinstitution mv. 7. Redegøre for, hvordan man tænker at kunne inspirere andre i forhold til sit talent og dermed bidrage og indgå aktivt i kommunens kulturelle/sportslige liv eller på anden måde understøtte kommunens talentstrategi. Indstillinger via Talentråd til Udvalget for Kultur og Fritid. 19

20 15. Regnskabsprincipper for foreninger der modtager tilskud fra Holbæk Kommune Holbæk Kommune har delt tilskudsmodtagerne op i 3 grupper: Gruppe 1 foreninger der modtaget tilskud fra 1 kr. til kr. er omfattet af: Foreninger, der modtager tilskud, skal i regnskabet vise indtægten ved at navngive tilskuddet eksempelvis navnet på tilskudsordningen - og anføre tilskudsbeløbet som en indtægtspost for sig selv. F.eks. lokaletilskud, tilskud til udstyr, lederuddannelse mm. Foreninger, der søger medlemstilskud for børn og unge under 25 år, skal i regnskabet vise indtægten for tilskuddet på særskilt post. Foreninger, der modtager medlemstilskud, skal i regnskabet vise indtægten for indbetalt kontingent for medlemmerne børn og unge under 25 år på en særskilt post. Valg af revisor og revision af regnskabet skal fremgå af foreningens vedtægter og generalforsamling/årsmøde. (foreningsvalgt revisor, valgt blandt foreningens medlemmer) Kultur- og Fritidssekretariatet kan foretage stikprøvekontrol af foreningsregnskaberne, og vil derfor kunne indhente nødvendig dokumentation fra foreningen til en gennemgang af foreningens regnskab. Gruppe 2 foreninger og kulturinstitutioner der modtaget tilskud fra kr. til kr. er omfattet af: Principperne i Årsregnskabsloven Registreret revisor Gruppe 3 kulturinstitutioner der modtager tilskud fra kr. og mere, er omfattet af: Årsregnskabsloven. Lovpligtige regnskabskrav. F.eks. museum og egnsteater. Udvalget for Kultur- og Fritid holder et årligt dialogmøde på baggrund af regnskabet. Generelt for alle 3 grupper: Holbæk Kommune opfordre til at regnskabsåret følger kalenderåret. Et tilskud fra Holbæk Kommune skal, som udgangspunkt, medtages i det regnskabsåret tilskuddet er udbetalt. Et regnskab skal indeholde et driftsregnskab (de løbende udgifter og indtægter som foreningen/kulturinstitutionen har haft i perioden) samt en balance, der viser foreningens aktiver og passiver. Holbæk Kommune henviser til reglerne om regnskaber i folkeoplysningslovens kapitel 8 Regnskab, revision og tilbagebetaling. Regnskabet skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer samt revisorer. Formål: 16. Årets mestre. 20