Referat af hovedbestyrelsesmøde 6/2015

Transkript

1 Referat af hovedbestyrelsesmøde 6/2015 Mødested Institut for Idræt, Dalgas Avenue 4, 3.sal, 8000 Aarhus Mødedato Lørdag den 26. september 2015 kl Mødedeltagere Referat Gæster Afbud: Walther Rahbek, formand (WRM) Kate Nielsen (KN) Claus Poulsen (CP) Kjeld Arildsen (KA) Casper Sørensen (CS) Steen Frandsen (SF) Michael Sørensen, direktør (MS) Michael Sørensen Preben Staun, næstformand, DIF Clive Allen, Silkeborg OK Torben Seir, næstformand (TS) Mødeoplæg: Alm. skrift Referat: Kursiv Dagsorden WRM bød velkommen til HB-mødet, der denne gang blev afholdt på Institut for Idræt i Aarhus, hvor landstræneren har kontor (MS gav en kort rundvisning i pausen). 1. Besøg fra DIF v/næstformand Preben Staun Specialforbundenes kontaktperson i DIF s bestyrelse (for DOF s vedkommende Preben Staun) besøger specialforbundenes bestyrelser én gang årligt for at orientere om nyt hos DIF og være i tæt kontakt og dialog med det enkelte specialforbund. Preben Staun gav en orientering vedrørende tre aktuelle temaer hos DIF: DIF s nye politiske program, der indeholder 4 pejlemærker: o Kvalitet (Det gode idrætsliv) o Tværidrætsligt samarbejde (vi gør det ikke alene) o Eliteidræt (mere end medaljer) o Faciliteter (bedre fysiske rammer for idræt) Vedrørende faciliteter blev DOF s primære facilitet diskuteret i det politiske program nævnt det grønne. DOF opfordrede DIF til at huske adgangsproblematikken, så faciliteter ikke udelukkende kommer til at handle om baner og haller. Preben opfordrede DOF til at arbejde endnu tættere sammen med andre idrætter, der

2 anvender naturen, ligesom han henviste til den nedsatte visionsgruppe omkring faciliteter, jf. nedenfor. Ny økonomisk støttestruktur er under udarbejdelse. Der arbejdes mod vedtagelse på DIF s årsmøde i 2016, og modellen vil forinden blive diskuteret på bl.a. DIF s budgetmøde i oktober, ligesom der kommer en skriftlig høring. Bevæg dig for livet (Vision ) DIF og DGI s fælles visionsarbejde er indføjet i regeringsgrundlaget. Orientering er udpeget til at deltage i de første projektgrupper, men Preben understregede, at der også er iværksat en række initiativer til gavn for alle idrætter, fx omkring foreningsudviklingsforløb, kommuner, faciliteter, ældre, unge, gadeidræt og folkeskolen. 2. Præcisionsorientering Præcisionsorientering (internationalt Trail-O) hører organisatorisk under Dansk Handikap Idræts-Forbund (DHIF), men udøves udelukkende af klubber og medlemmer under DOF primært Silkeborg OK og enkeltpersoner i bl.a. Ballerup OK og OK Roskilde. På baggrund henvendelse vedrørende optagelse af arrangement i O-service og fritagelse for betaling af DOF-afgifter, ønskes debat om disciplinens status i DOF og et eventuelt tættere samarbejde med DHIF herom. Under punktet vil der være besøg af Clive Allen fra Silkeborg OK. Clive Allen gav en gennemgang af disciplinens regler, udbredelse i Danmark og internationalt samt økonomien i forhold til DHIF. Generelt savner udøverne anerkendelse fra DOF, herunder hjemmesideomtale, adgang til O-service, uddannelse (intro- og banelægningskurser) mv. Der er et ønske om at udvikle idrætten, fx ved at kombinere med fod-o-stævner (forsøges til Vestjysk 2-dages 2016 i Husby) og indførelse af et DM. Det aftaltes, at WRM og MS tager kontakt til DHIF for en indledende dialog om styrket samarbejde mellem DOF og DHIF om præcisionsorientering. A) Godkendelse af referat fra sidste møde og dagsorden for dette møde 3. Godkendelse af referat fra møde 5/2015 Bilag 1: Referat HB-møde 5/2015 Referatet godkendt uden yderligere bemærkninger. B) Budget opfølgning, økonomi status 4. Økonomiopfølgning (herunder eventuelle ansøgninger til udviklingspuljen) Økonomiopfølgningen pr. 31. august udviser et pres på økonomien for Der er ikke forud for dette HB-møde indkommet nye ansøgninger til udviklingspuljen. Bilag 2: Økonomiopfølgning pr. 31. august 2015

3 Ved gennemgang på mødet nåede HB frem til følgende ændringer ( + for nettomerudgifter, - for nettomindreudgifter) i forhold til det lagte budget, idet det understreges at ændringerne (med undtagelse af stop for muligheden for at søge midler fra udviklingspuljen i 2015) ikke vedrører beslutninger om ændret aktivitetsniveau i den resterende del af året, men udelukkende konstaterede ændringer til dato: Repræsentantskabsmøde Lønomkostninger Diverse administration HB-omkostninger Klub- og medlemskontingenter Finansielle indtægter Internationalt arbejde Indlagt sparekrav Børn & Unge Motion og foreningsliv Kort Skov Magasinet Orientering Udviklingspulje mv. I alt 15 tkr 25 tkr 14 tkr - 15 tkr 15 tkr 15 tkr 20 tkr 75 tkr - 40 tkr -100 tkr - 56 tkr Der er i 2015 budgetteret med et underskud på 171 tkr, hvor det skal bemærkes, at HB netop budgetterede med et underskud på baggrund af overskuddet i 2014 og tiltagene omkring Plan Med ovennævnte ændringer bliver det forventede resultat for 2015 et underskud på 115 tkr altså en forbedring på 56 tkr i forhold til budgettet. C) Beslutningspunkter 5. Sponsorkoncept Status på arbejdet med at udfærdige sponsorkoncept og tiltrækning af nye sponsorer. Bilag 3: Udkast til flyer til potentielle sponsorer WRM præsenterede udkastet til sponsorkoncept. Forslag til ændringer sendes til WRM. Der var fra HB s side opbakning til at gå videre med arbejdet. Det blev bemærket, at DOF s særlige målgruppe bør highligtes i folderen. Vi tilbyder adgang til intelligente og højtindtjenende familier i Danmark. MS har efterfølgende rundsendt undersøgelsen fra ConZoom (2012) 6. Anvendelsen af O-service til øvrige aktiviteter end vores officielle discipliner I forlængelse af dagsordenens punkt 2 diskuteres ønsker til eventuelle ændringer af forbundets tilmeldingssystem. MS gav HB, en opdatering på de tidligere og efterfølgende skrinlagte planer om udvidelse af O- service.

4 Det blev aftalt, at MS på sin runde til kredsenes klubledermøder i oktober/november laver en uformel meningsmåling på ønsker og behov for en udvidelse herunder betalingsvilligheden. Afhængig af resultatet heraf, kan en arbejdsgruppe med forankring i Stævne og reglementsområdet nedsættes til at beskrive, hvad næste generation af tilmeldingssystem skal kunne. 7. Nyhedsbreve Status på udsendelsen af nyhedsbreve og diskussion af, hvordan en regelmæssig udsendelse sikres. Det blev aftalt, at MS straks sørger for, at der rundsendes en mail til alle områdeformænd med budskabet om, at HB prioriterer nyhedsbrevene højt og disse ønskes udsendt i henhold til planen. Derudover lægges alle udsendte nyhedsbreve på DOF s hjemmeside (link nederst til højre under magasinet Orientering). Alle nyhedsbreve sendes fremover per automatik til klubformænd og medlemmer af kredsudvalg. 8. Strategiseminaret Status og planlægning af strategiseminaret den november. Bilag 4: Udsendt invitation til strategiseminar WRM gennemgik kort det til områdeformændene udsendte materiale med planerne for afvikling af henholdsvis HB-møde og strategiseminar. WRM oplyste, at han laver en evalueringsmatrice undervejs når områderne fremlægger. D) Opfølgning på Plan Plan 2020 Nyt fra de 14 områder: Børn og Unge Elite Skole MTBO Motion og foreningsliv Rekruttering Kort Skov Stævner og reglement Kommunikation DOF Akademiet Organisation Finansiering Internationalt arbejde De til områderne tilknyttede HB-medlemmer gennemgik kort nyt fra områderne. Følgende var særligt at bemærke:

5 MTBO: Oplæg til reglementsændringer, hvor DM-stafet erstattes af et FM sprint og FM mellem. Derudover ønskes den internationale 1-minuts-regel indført. Ændringerne tænkes implementeret i reglementet fra 1. januar 2016 på trods af, at dette er skævt i forhold til termin. Der var ikke i HB indvendinger mod dette, hvorfor reglementsændringerne vil komme på dagsorden til beslutning på et HB-møde senere i år. DOF Akademiet: Der efterspørges en udpeget repræsentant til koordinering og praktisk afvikling fra hver kreds. Stævne og reglement: Der arbejdes pt med kvalitetssikring af stævner. Kort: Der arbejdes pt på to vejledninger én omkring skolekort og én omkring anvendelse af udenlandske korttegnere. E) Eventuelt MS ansøger Trygfonden om hjertestarter til hver af de tre kredse. 10. Kommunikation web/hjemmeside og pressen 11. Eventuelt Mødeplanen 2015/2016 Januar 2015 Mandag den 19. januar 2015 Klubledermøde, Øst Roskilde Mandag den 26. januar 2015 Klubledermøde, Syd Kolding Onsdag den 28. januar 2015 Klubledermøde, Nord Silkeborg Torsdag den 29. januar 2015 Hovedbestyrelsesmøde 1/2015 Nyborg Marts 2015 Fredag den 6. marts 2015 Hovedbestyrelsesmøde Middelfart Forb. Repr.mødet Lørdag den 7. marts 2015 Repræsentantskabsmøde Middelfart Søndag den 22. marts 2015 Hovedbestyrelsesmøde SKYPE Maj 2015 Tirsdag den 12. maj Hovedbestyrelsesmøde Fredericia Juni 2015

6 Mandag den 1. juni 2015 Klubledermøde, Syd Vejle Mandag den 15. juni 2015 Klubledermøde, Øst Roskilde Onsdag den 17. juni 2015 Klubledermøde, Nord Skive August 2015 Onsdag den 19. august Hovedbestyrelsesmøde SKYPE September 2015 Lørdag den 26. september Hovedbestyrelsesmøde Aarhus Besøg fra DIF Oktober/November 2015 Mandag den 26. oktober 2015 Klubledermøde, Øst Roskilde Mandag den 2. november 2015 Klubledermøde, Syd Fredericia november 2015 Strategiseminar Brøndby HB og områder Onsdag den 11. november 2015 Klubledermøde, Nord Viborg December 2015 Tirsdag den 15. december 2015 Hovedbestyrelsesmøde SKYPE Januar 2016??? Klubledermøde, Øst?????? Klubledermøde, Syd??? Onsdag den 27. januar 2016 Klubledermøde, Nord??? Februar 2016 Lørdag den 6. februar 2016 Hovedbestyrelsesmøde Odense Marts 2016 Fredag den 4. marts 2016 Hovedbestyrelsesmøde Brøndby Forb. Repr.mødet Lørdag den 5. marts 2016 Repræsentantskabsmøde Brøndby