PERSONALEHÅNDBOG.

Transkript

1 PERSONALEHÅNDBOG

2 Hos Tolstrup & Hvilsted ønsker vi, at værdibegreberne Respekt og ordentlighed skal kendetegne kommunikation samarbejde i alle henseender. Både overfor kunder og samarbejdspartnere og indbyrdes på arbejdspladsen. Derfor gælder disse værdier også som rettesnor for din ansættelse hos Tolstrup & Hvilsted. Frihed under ansvar Du vil opleve, at have frihed under ansvar til selv at tilrettelægge store dele af dit arbejde og din arbejdsdag, ligesom vi forventer, at du udviser passende dømmekraft i alle henseender. I denne personalehåndbog har vi derfor kun samlet og beskrevet udvalgte emner, hvor der kan være brug for klare oplysninger eller en fast defineret og ensartet politik for varetagelse af dit job eller som repræsentant for Tolstrup & Hvilsted. Har du spørgsmål er du altid velkommen til at kontakte Søren eller Per. Din ansættelseskontrakt og gældende lovgivning vil naturligvis altid indgå som en del af rammerne for ansættelse hos Tolstrup & Hvilsted. Side 2 af 9

3 INDHOLDSFORTEGNELSE ANSVARSFORSIKRING OG ARBEJDETS TILRETTELÆGGELSE... 4 ANSÆTTELSESFORHOLD, LØN OG BONUS... 4 ANSÆTTELSESFORHOLD, ÅBNINGSTID OG ARBEJDSTID... 4 ANSÆTTELSESFORHOLD, ARBEJDSSTED (HJEMMEARBEJDE)... 4 APV... 5 BEFORDRINGSGODTGØRELSE OG REJSEUDGIFTER... 5 TOGREJSER... 5 FLYREJSER... 5 EFTER- OG VIDEREUDDANNELSE... 5 FERIE (PRIMÆRE FERIEPERIODER + VARSLING)... 5 FRAVÆR TIL LÆGE MV HELLIGDAGE OG FRIDAGE... 6 IT (HOVEDREGEL OMKRING AFSKRIVNING BRUG AF IT-UDSTYR HJEMMEARBEJDSPLADS (OPKOBLING))... 6 Passwords... 6 Brug af Egnyte... 7 Gendannelse af data ved nedbrud Returnering af aktiver... 7 Rettidig omhu... 7 Sociale medier... 7 Licenser... 7 Rapportering af hændelser... 7 Skærmfilter... 8 INTERNET OG MOBILTELEFONI... 8 Internetadgang kontor... 8 Internetadgang hjemme... 8 Mobiltelefoni... 8 NØGLER OG ALARMKODER... 8 OVERNATNING MV Hotelovernatning... 9 Forplejning ved rejser... 9 RYGNING... 9 TAVSHEDSPLIGT, UDTALELSER TIL PRESSEN... 9 TIMER, OPGØRELSE OG REGISTRERING... 9 VEJRLIG Side 3 af 9

4 Ansvarsforsikring og arbejdets tilrettelæggelse Tolstrup & Hvilsted opretholder til enhver tid en professionel rådgiveransvarsforsikring. Det er en forudsætning for forsikringens dækning, at alle relevante frister i eksempelvis udbudsprocesser eller andre opgaver der kan være risikopådragende, registreres i elektronisk tidsstyring (outlook-kalenderen). Som ansvarlig for gennemførelse af et konkret projekt, er du tilsvarende ansvarlig for, at ALLE relevante frister registreres. Manglende registrering er en alvorlig misligholdelse af ansættelsesforholdet. Hvis en kunde retter et krav mod Tolstrup & Hvilsted eller indikerer at ville gøre et ansvar gældende, skal du straks orientere direktionen herom. Du må ALDRIG anerkende et ansvar i en sag der kan føre til krav mod Tolstrup & Hvilsted, da denne beslutning alene kan træffes af Tolstrup & Hvilsted i samarbejde med forsikringsselskabet. Ansættelsesforhold, løn og bonus Alle medarbejdere har ved ansættelsen modtaget et ansættelsesbrev samt evt. bonusaftale, der beskriver ansættelsesforhold, lønforhold og evt. bonusaftale. Ved uoverensstemmelse mellem personalehåndbogen og ansættelseskontrakten gælder ansættelseskontrakten. Bonusaftaler genforhandles efter aftale, som udgangspunkt en gang årligt i forbindelse med regnskabsårets afslutning. Ansættelsesforhold, åbningstid og arbejdstid Tolstrup & Hvilsteds åbningstid er alle mandage torsdage kl. 8:00 kl. 16:00 og fredage kl. 8:00 kl. 15:30. Arbejdstiden skal som udgangspunkt placeres i disse tidsrum, idet der dog må udvises betydelig fleksibilitet i travle perioder og/eller ved kundebesøg. Medarbejderen kan gøre brug af flekstid, der i alle tilfælde skal tilrettelægges under hensyntagen til Tolstrup & Hvilsteds opgaver, aftaler med kunderne og/eller kollegaer. Benyttelse af flekstid sker efter aftale med ledelsen og registreres i kalenderen af hensyn til kollegerne. I de tilfælde hvor medarbejderens merarbejde er en naturlig del af ansættelsen og reguleret i ansættelseskontrakt, lønaftale og/eller bonusaftale, skal flekstid alene forstås som mulighed for fleksibel placering af den faste arbejdstid. Fuldtidsansatte medarbejdere har krav på ½ times frokost dagligt, som betales af medarbejderen selv. Ansættelsesforhold, arbejdssted (hjemmearbejde) Arbejdsstedet er som udgangspunkt Tolstrup & Hvilsteds kontorer eller ved kunder. Hjemmearbejde betragtes som en undtagelse, og skal aftales med ledelsen. Hjemmearbejdsdage skal registreres i kalenderen. Side 4 af 9

5 APV Der gennemføres lovpligtig arbejdspladsvurdering. Det forventes, at eventuelle arbejdsmiljømæssige forhold bringes op, når de konstateres. Befordringsgodtgørelse og rejseudgifter Der ydes befordringsgodtgørelse efter statens takster. Kørslen beregnes som udgangspunkt fra den daglige arbejdsplads. Køres der direkte ud til møde/kundebesøg fra medarbejderens egen adresse registreres kørsel fra den adresse, der er nærmest kunden. Kørte kilometer skal registreres samme dag i system anvist af ledelsen. Afstand opmåles i Google-Maps, korteste rute. Hvor flere medarbejdere deltager i samme møde, skal der som udgangspunkt samkøres. Hvis der undtagelsesvis køres i flere biler aftales det, hvem der registrerer kørsel på kunden. For kunder vest for Storebælt registreres kørsel med udgangspunkt i vest-kontoret. For kunder øst for Storebælt registreres kørsel med udgangspunkt i øst-kontoret. Rejseudgifter, eksempelvis tog, færge og lign. afholdes af Tolstrup & Hvilsted. Det er medarbejderens ansvar at dokumentere udgiften. Togrejser Der rejses, som udgangspunkt på DSB1, hvis ikke andet er aftalt med ledelsen. Flyrejser Flyrejse kan anvendes som alternativ til tog ved transport mellem landsdelene, såfremt det af tidsmæssige eller økonomiske hensyn vurderes hensigtsmæssigt. Flyrejser kan alene ske efter aftale med ledelsen. Efter- og videreuddannelse Der kan efter aftale med ledelsen deltages i relevant efter- og videreuddannelse. Tolstrup & Hvilsted afholder efter aftale udgifterne til deltagelse. Kørsel til efter- og videreuddannelse betales af medarbejderen selv, medmindre andet aftales med ledelsen. Ferie (primære ferieperioder + varsling) Ferie afholdes under hensyntagen til Tolstrup & Hvilsteds opgaver, aftaler med kunderne og/eller kollegaer og efter aftale med ledelsen. Ferie må primært forventes afholdt i ugerne 28 til 32 (3 ugers hovedferie) og omkring længere helligdagsperioder, f.eks. jul/nytår og påske. For hovedferie (sommerferie) indsendes ønsker pr. mail til ledelsen senest ved udgangen af uge 12 i ferieåret. Ønsker til restferie indsendes senest 2 måneder før ønsket ferieperiodes opstart. Side 5 af 9

6 Fravær til læge mv. Læge-, tandlæge-, fysioterapeutbesøg og lignende forventes i videst muligt omfang placeret uden for normal arbejdstid. Dette gælder ligeledes ved ledsagelse af familiemedlemmer. Fravær skal meddeles til ledelsen og registreres i kalenderen. Helligdage og fridage Påske: Skærtorsdag, Langfredag & 2. Påskedag. Store bededag Kristi himmelfartsdag Pinse: 2. Pinsedag Grundlovsdag: 5. juni Juleaftensdag: 24. december 1. & 2. juledag: 25. & 26. december Nytårsaftensdag: 31. december. Nytårsdag: 1. januar. IT (hovedregel omkring afskrivning brug af IT-udstyr hjemmearbejdsplads (opkobling)) Medarbejderen ma anvende deres bærbare computer til private forma l i rimeligt omfang. Anvendelsen ma ikke begrænse computerens eller virksomhedens øvrige it-systemers funktionsdygtighed pa grund af omfanget af datamængder, overførsel af virus eller lignende forhold. Det forudsættes, at medarbejderen både ved privat og almindelig brug af IT-faciliteter udviser ansvarlighed og en høj moral/etik i brugen af IT-udstyr, herunder internet og mail. Privat anvendelse af computeren m.v. begrænser ikke virksomhedens råderet over eller adgang til udstyr og data lagret pa udstyret, herunder dokumenter m.v. Tolstrup & Hvilsted accepterer ikke installering af programmer, filer m.v. til privat brug. Eksterne personer ma under ingen omstændigheder gives adgang til computeren, herunder installere programmer og/eller tilrette indstillingen af computeren. Det forudsættes, at udstyret behandles forsvarligt og efter forskrifterne. PC ere afskrives som hovedregel over en 3-årig periode. Mobiltelefoner afskrives som hovedregel over en 2-årig periode. Passwords Som medarbejder får du udleveret passwords til de it-systemer Tolstrup & Hvilsted stiller til ra dighed. Disse passwords skal straks efter modtagelse ændres til personlige sikre passwords, og du ma ikke udlevere passwords til andre. Af sikkerhedsgrunde skal alle computere være udstyret med et password, og må ikke efterlades i åben stand, så uvedkommende kan få adgang til den. Side 6 af 9

7 Passwords skal helst være ba de sikre og nemme at huske. Fa hjælp til hvordan du laver sikre passwords, der er nemme at huske, samt andre gode ra d om passwords pa Hvis du har mistanke om, at andre har fået kendskab til dine passwords, skal du henvende dig til Tolstrup & Hvilsteds it-administrator og straks skifte de berørte passwords. Brug af Egnyte Som medarbejder har du adgang til fællesdrevet på Egnyte. Her gemmes alle arbejdsrelaterede dokumenter og relevant kommunikation med kunderne, medmindre andet er aftalt. Private filer må ikke gemmes i Egnyte. Data, dokumenter og programmer ma ikke kopieres eller videregives til personer, der ikke har legitim adgang til disse. Gendannelse af data ved nedbrud Ved nedbrud kan Tolstrup & Hvilsteds it-administrator alene genskabe data gemt i Egnyte og Outlook (Office 365). Tolstrup & Hvilsted stiller en og kalenderkonto til rådighed for alle faste medarbejdere. Kontoen er beregnet til arbejdsmæssig brug. Indholdet af din konto tilhører som udgangspunkt Tolstrup & Hvilsted, og private mails må ikke afsendes fra Tolstrup & Hvilsteds konto. Returnering af aktiver Udlånte aktiver skal returneres ved ansættelsesforholdets ophør. Rettidig omhu Som medarbejder skal du altid udvise rettidig omhu, når det drejer sig om informationssikkerhed. Som medarbejder bør du være særligt opmærksom pa, hvordan du begår dig i det offentlige rum. Sociale medier Sociale medier er nyttige, men ikke sikre. Du ma derfor ikke udveksle andet end offentlige data via sociale medier. Vær opmærksom pa at sociale medier ofte bruges til at skaffe informationer om virksomheder og deres ansatte, så overvej om informationer om Tolstrup & Hvilsted pa sociale medier kan misbruges eller virke kompromitterende. Vær tilsvarende opmærksom på, at du på visse sociale medier (eksempelvis LinkedIn) kan blive opfattet som repræsentant for Tolstrup & Hvilsted. Licenser Tolstrup & Hvilsted råder over div. softwarelicenser, som medarbejder kan du forvente at software, der er installeret af it-administratoren, er dækket af en gyldig licens. Der ma under ingen omstændigheder installeres privat software pa udstyr, der tilhører Tolstrup & Hvilsted, herunder spil m.v., selvom du har en gyldig licens. Rapportering af hændelser Som medarbejder ved Tolstrup & Hvilsted skal du indrapportere brud eller formodede brud pa informationssikkerheden til ledelsen. Programfejl, der opsta r gentagne gange, betragtes ogsa som en sikkerhedshændelse, og skal dermed også indrapporteres. Side 7 af 9

8 Skærmfilter Ved brug af computeren i det offentlige rum, skal der så vidt muligt være skærmfilter påsat. Dette er for at sikre, at fortroligt materiale ikke er let tilgængelig for uvedkommende. Internet og mobiltelefoni Internetadgang kontor Tolstrup & Hvilsteds internetforbindelse er tiltænkt arbejdsmæssige formål. Det er i begrænset omfang tilladt at bruge forbindelsen til private formål, så længe anvendelsen ikke har kommerciel karakter og i øvrigt er i overensstemmelse med andre anvisninger i Personalehåndbogen Internetadgang hjemme Efter nærmere aftale, betaler Tolstrup & Hvilsted udgiften til den nødvendige internetadgang i hjemmet. Mobiltelefoni Tolstrup & Hvilsted stiller mobiltelefon med personligt nummer til rådighed for ansættelsen til månedslønnede medarbejdere. Telefonen kan anvendes privat såfremt medarbejderen beskattes af fri telefon. Eksterne personer ma under ingen omstændigheder gives adgang til mobiltelefonen, herunder installere programmer. Det forventes, at privat brug af mobiltelefonen i arbejdstiden begrænses mest muligt. Telefonopkald besvares professionelt. Alkohol- & Misbrugspolitik Indtagelse af alkohol samt brug af rusmidler mv. er ikke foreneligt med Tolstrup & Hvilsteds virksomhedsprofil og de opgaver der varetages. Dette betyder: at der ikke må indtages alkohol i arbejdstiden at der ikke må indtages rusmidler i arbejdstiden at medarbejderne har et personligt ansvar for, at disse regler overholdes. Der kan ved særlige lejligheder med ledelsens tilladelse kan indtages alkohol i arbejdstiden. Nøgler og alarmkoder Medarbejdere der har modtaget nøgler/alarmkoder og lignende til arbejdspladsen er personligt ansvarlige for disse. Nøgler og koder må ikke videregives eller udlånes til andre. Ved bortkomst skal ledelsen straks orienteres. Ved ophør af ansættelsen afleveres nøgler/alarmbrikker mv. Overnatning mv. For overnatning, forplejning mv. forventes der rettidig omhu. Side 8 af 9

9 En god tommelfingerregel: Hvis du selv skulle afholde udgiften, ville du så vælge dette? Det er altid dit ansvar at dokumentere udgiften. Udgifter refunderes ikke ved manglende dokumentation. Hotelovernatning Tolstrup & Hvilsted betaler udgiften til hotelovernatning, hvis dette er nødvendigt for varetagelsen af arbejdet. Spørg, hvilke aftaler der er indgået med hoteller. Medarbejderen sørger som udgangspunkt selv for bookning. Forplejning ved rejser Tolstrup & Hvilsted dækker efter aftale udgifter til forplejning i forbindelse med overnatninger eller ved lang transporttid, der krydser normale tidspunkter for morgenmad og frokost mv. Udgifter til dyre restauranter mv. refunderes ikke, medmindre det er aftalt med ledelsen. Rygning Tolstrup & Hvilsted kontorer er røgfrit område. Tavshedspligt, udtalelser til pressen Medarbejderen har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad vedkommende erfarer i forbindelse med udførelse af sit arbejde, medmindre der er tale om forhold, der efter sagens natur skal bringes til tredjemands kendskab. Denne tavshedspligt er også gældende efter ansættelsesforholdets ophør. Tolstrup & Hvilsted udtaler sig principielt ikke til pressen om kommende, igangværende eller gennemførte opgaver, med mindre kunden specifikt har anmodet os om at varetage pressekontakt. I så fald skal al pressekontakt koordineres og aftales med ledelsen. Timer, opgørelse og registrering Alle medarbejdere er forpligtet til at registrere udfakturerbare timer minimum én gang dagligt. Timer skal registreres i anvist system, både på kunden og på personlig timeregistrering. Vejrlig Vintervejr fritager ikke for pligten til at møde på arbejdsstedet. Ved særlige tilfælde kan hjemmearbejde aftales med ledelsen. Side 9 af 9