sel af børn med kørselsbehov, for kørsel af el e- ver t il og fra skoler i postnummer 6690, 6700, 6705, 6710, 6715, 6731, 6740, 6760, 6771 og 6818.

Transkript

1 Statsforvaltningens brev af 19. april 2012 til en advokat Du har på vegne af en unavngiven klient ved brev af 16. juni 2011 klaget over Esbjerg Kommunes afslag på ak t- indsigt i rutebeskrivelserne inden for et bestemt antal postnumre vedrørende den kommunale skolekørsel af børn med kørselsbehov samt børn til særlige fora n- staltninger. T I L S Y N E T M E D K O M M U N E R N E I R E G I O N S Y D D A N M A R K S T A T S F O R V A L T N I N G E N S Y D D A N M A R K S T O R E T O R V A A B E N R A A Derudover har du klaget over, at Esbjerg Kommune kun delvist har imødekommet din aktindsigtsbegæring i fakt u- raer med bilag for januar og februar 2011 for de ove n- nævnte rutebeskrivelser. Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Esbjerg Komm u- nes administration af reglerne om a ktindsigt har været i overensstemmelse med lovgivningen. J O U R N A L N R. : / S A G S B E H A N D L E R : L V O S Y D D I R E K T E T E L E F O N : T E L E F O N : T E L E F A X : E A N - N R SE-NR t i l s y n s y s t a t s f o r v a l t n i n g. d k w w w. s t a t s f o r v a l t n i n g. d k Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund : E K S P E D I T I O N S T I D : M A N D A G - O N S D A G : T O R S D A G : F R E D A G : Det fremgår af sagen, at du i brev af 22. marts 2011 hos Esbjerg Kommune har begæret aktindsigt i : ( ) akt uelle rutebeskrivelser for: T E L E F O N T I D : M A N D A G - O N S D A G : T O R S D A G : F R E D A G : Kørslen vedrørende Esbjerg Kommunes skolekø r- sel af børn med kørselsbehov, for kørsel af el e- ver t il og fra skoler i postnummer 6690, 6700, 6705, 6710, 6715, 6731, 6740, 6760, 6771 og Kørslen vedrørende Esbjerg Kommunes skolekø r- sel af Børn til særlige foranstaltninger, for kø r- sel af elever til og fra skoler i postnummer 6690,

2 6700, 6705, 6710, 6715, 6731, 6740, 6760, 6771 og ( ) 3. Akt uelle fakt uraer med tilhørende fakt urabilag for januar og februar 2011 for skolekørslen for børn med kørselsbehov og kørsel til og fra ovennævnte skoler. 4. Akt uelle fakt uraer med tilhørende fakturabilag for januar og februar 2011 for skolekørslen for børn til særlige foranst altninger og k ørsel til og fra ovennævnte skoler. Den 8. april 2011 meddelte Esbjerg Kommune med he n- visning til 12, stk. 1, nr. 2 og 13, stk. 1, nr. 5, i o f- fentlighedsloven afslag på aktindsigt i samtlige dokume n- ter: Vedrørende anmodning om aktindsigt Esbjerg Komm une har den 24. marts 2011 modtaget din anmodning om aktindsigt i rutebeskrivelser for Børn med kørselsbehov og Børn til særlige foranstaltninger, herunder også aktindsigt i akt uelle fakt uraer for januar og februar m åned i år for de samme kørsler. Der meddeles herved afslag på begæringen om aktin d- sigt. Begrundelse: Ifølge Offentlighedslovens 4, stk. 1, kan enhver kræve aktindsigt i dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed. Dette udgangspunkt b e- grænses imidlertid af reglerne i Offentlighedslovens Afgørelsen om afslag på aktindsigt er truffet med he n- visning til bestemmelsen i Offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5, hvorefter retten til aktindsigt kan begrænses i det om fang, det er nødven digt t il beskyttelse af væsentlige hensyn til det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvir k- somhed ( ). Der henvises endvidere til Offentlighedslovens 12, st k. 1, nr. 2, hvoraf det fremgår, at retten til aktindsigt ikke om fatter oplysninger om drift s - eller forretningsforhold, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for S I D E 2

3 den virksomhed oplysningen angår, at anmodningen ikke imødekommes. Ad fakt uraer med bilag: Det er komm unens vurdering, at de af kommunen mo d- tagne tilbudspriser i forbindelse med EU -udbud 2010/S , herunder særligt den vindende leverandørs tilbudspris, ud fra en konkret vurdering m å anses som værende en forretningshemmelighed. Der er komm unens opfattelse, at selvsam me tilbudspris vil frem komm e i de pågældende fakt uraer, hvorfor samme vurdering finder anvendelse for din anm odning af den 24. mart s Kommunen har ved sin afgørelse særligt lagt vægt på hensynet til konkurrencen i andre igangværende samt kommende udbud, idet det er kommunens v urdering, der er risiko for, at modt ageren af oplysningerne vil lade kendskabet til den vindende tilbudsgivers pris influere på fastsættelsen af egen tilbudspris til skade for ko n- kurrencen i kommende udbud, idet det konkret vurderes at meddelelse af aktind sigt vil kunne forrykke konku r- rencen på en uhensigt sm æssig og skadelig måde i ko m- mende udbudsprocesser. I den forbindelse har kommunen tillagt det betydning, at Esbjerg Komm une selv forventer at gennemføre udbud af lignende karakter i løbet af de kommende år. Det er således kommunens opfattelse, at meddelelse af aktindsigt i fakturaerne og dermed tilbudsprisen, kan bibringe modtageren et fuldst ændigt eller tilnærmelse s- vis fuldst ændigt overblik over forholdene om kring pri s- sætning m v. på om rådet, h vilket al t andet lige vil forøge risikoen for påvirkning af konkurrencesituationen. Ad rutebeskrivelser: Det er med udbuddet forudsat, at leverandørens ydelse ud over selve kørslen også indebærer planlægningen af kørslen. Selve planlægningen af kørslen og dermed u d- arbejdelsen af ruter, udgør således også et konkurre n- ceparameter i forhold t il fast sættelse af tilbudsprisen. Ligesom det er kommunens opfattelse, at de indkomne tilbudspriser er beskyt telsesværdige i forhold til konku r- rencen på området, er det også kommunens opfattelse at udarbejdelsen af ruter vil udgøre et parameter i ko n- kurrencen i forhold til fastsættelsen af kilometerpriser i kommende udbud. Det er ligeledes kommunens opfattelse, at ruterne udgør en forretningshemmelighed som indgår i forbindel se med opfyldelsen af en kont rakt, og at meddelelse af ak t- S I D E 3

4 indsigt heri vil have konkurrencem æssige konsekvenser og dermed økonomiske følger for den vindende levera n- dør. I komm unens vurdering er indgået oplysninger fra den nuværende leverandør. Efter din fornyede henvendelse til kommunen af 29. april 2011 har kommunen ved brev af 26. maj 2011 meddelt delvis aktindsigt i de pågældende fakturaer, hvor beløb e- ne, forfaldsdato, kontonummer og tilhørende bilag dog er undtaget. I din henvendelse af 16. juni til statsforvaltningen har du anført, at rutebeskrivelserne ikke udgør forre t- ningshemmeligheder og således ikke kan undtages fra ak t- indsigt. Endvidere har du anført, at der bør gives fuld aktindsigt i fakturaerne med tilhørende specifikationer, herunder at priserne heller ikke undtages fra aktindsigt. Som begrundelse for, at aktindsigten i fakturaerne samt bilag bør imødekommes, har du henvist til to udtalelser fra ombudsmanden gengivet i beretning fra Folketingets Ombudsmand, FOB 2006, side 158 og FOB 1987, side 242. I samme henvendelse har du oplyst, at kontraktperioden for udbuddet er 2 ½ år. Følgende fremgår blandt andet af Esbjerg Kommunes u d- talelse af 11. oktober 2011 til statsforvaltningen: ( ) Esbjerg Kommune fastholder sin afgørelse af 8. april 2011 med de anførte begrundelser og har hertil følgende bemærkninger: De efterspurgte priser er fremkommet i forbindelse med Esbjerg Komm unes udbud på skolekørsel fra Tildelingskriteriet ved udbuddet var laveste pris pr. km. på en række forskellige geografiske områder (pakker). Det var endvidere m uligt at angive alternative (lavere) priser, såfremt betingelserne herfor var opfyldt ( fx med henblik på optimering af kørslen ved evt. sam kørsel me l- lem ruter). Selve materialet var vedlagt adresser f or de børn, der blev t ransporteret i 2009/2010, så alle t i l- budsgivere kunne danne sig et overblik over den hidtid i- ge kørsel, uden at de specifikke ruter var vedlagt. S I D E 4

5 Det fulgte endvidere, at selve udarbejdelsen af kørselsr u- terne var en kontraktlig forpligtelse, der påhviler leverandøren. Kommunen skal godkende ruterne. Leverandøren modtager herefter ikke særskilt bet aling for udarbejdelsen af ruterne, udover afregning for kørte kilometer. Det direkte konkurrenceparameter i forbindelse med u d- buddet var således prisen. Det er samtidig kommunens opfattelse, at leverandøren s evne til at planlægge de p å- gældende ruter og derved selve kørslen er afgørende for selve optimeringen af kilometerprisen. Kommunen er herved samtidig opm ærksom på det fo r- hold, at m uligheden for at optimere ruter, herunder pr i- ser i kommende udbud fortsat vil være et konkurrenc e- parameter, og at det derfor vil være til skade for både den nuværende leverandør samt kommunen såfremt n u- værende ruter bliver offentligt tilgængelige. Der tæn kes herved bl.a. på risikoen for at der tages udgangspunkt i disse ruter ved beregningen af tilbudsprisen, og at det i kont rakten er tilladt for leverandøren at arrangere sa m- kørsel mellem forskellige geografiske områder med he n- blik på optimering af kørslen. Det er med andre ord vigtigt for Esbjerg Kommune og dermed konkurrencen, at den enkelte leverandør sel v- st ændigt udarbejder ruter med henblik på optimering af kørslen og dermed prisen. I den forbindelse finder komm unen det underordnet, hvorvidt anmodnin gen frem kommer midt i kontraktperioden, op til et nyt udbud eller under et udbud. Det forhold, at andre har m ulighed for at følge efter busserne, medfører efter kommunens opfattelse alene, at de oplysninger, der kan hentes i de pågældende bilag så meget desto mere er beskyttelsesværdige. Det skal hert il nævnes, at kommunen tidligere har mo d- taget anmodninger om aktindsigt i komm unens kørsel s- kont rakter på andre områder. I disse tilfæl de har fo r- skellige leverandører protesteret mod meddelelse af ak t- indsigt med den begrundelse, at der er tale om forre t- ningshemmeligheder. ( ) Kommunen har udover ovennævnte bem ærkninger ladet disse oplysninger indgå i vores vurdering af, hvorvidt der er tale om forretningshemmelighed. S I D E 5

6 I forhold til de vedlagte bilag skal det b emærkes, at anmodningen om aktindsigt ikke gælder for pakkerne 8,9 og 10. Pakke 7 køres af en anden leverandør og afregnes derfor ikke i disse fakt uraer. ( ) Af de vedlagte bilag til udtalelsen fremgår, at Esbjerg Kommune den 7. januar 2010 over for den nuværende indehaver af skolekørslerne har meddelt afslag på aktin d- sigt i afregning for udført specialkørsel i Esbjerg - og Ribeområdet for perioden fra og med den 1. september 2009 til og med den 30. september I dine bemærkninger af 4. november 2011 til kommunens udtalelse til statsforvaltningen har du generelt henvist til din skrivelse af 16. juni Statsforvaltningen har modtaget ikke -ekstraherede kopier af rutebeskrivelserne for områderne i Ribe og Esbjerg samt af fakturaerne med tilhørende b ilag for de pågældende kørsler i januar og februar Statsforvaltningen konstaterer, at dokumenterne indeho l- der en udarbejdelse af de enkelte kørselsruter med ang i- velse af afgangstidspunkt, vejnavne og turnumre for sk o- lekørslen for de pågældende områder i Ribe og Esbjerg. Statsforvaltningen konstaterer endvidere, at de modtagne bilag til fakturaerne indeholder en specifikation, hvor den samlede månedlige pris for de enkelte geografiske omr å- der (pakker), som turnumrene er inddelt i, er udregnet på grundlag af en kilometerpris og de samlede kørte kilom e- tre. Derudover indeholder bilagene en skematisk oversigt, hvor man for hver enkelt turnummer på dagsbasis kan se den samlede kørte strækning i den pågældende måned. De to ovennævnte udtalelser fra o mbudsmanden, som du henviser til i brev af 16. juni 2011, forholder sig efter d e- res indhold alene til spørgsmålet om, hvorvidt afslaget på aktindsigt var i overensstemmelse med bestemmelsen i 12, stk. 1, nr. 2, i offentlighedsloven og ikke 13, stk. 1, nr. 5 i samme lov. Statsforvaltningens udtalelse : Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne ove r- holder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1, i lov om kommunernes st y- relse (styrelsesloven lovbekendtgørelse nr af 1. S I D E 6

7 november 2010 som senest ændret ved 1 i lov nr. 606 af 14. juni 2011). Tilsynet omfatter ikke spørgsmål om hensigtsmæssighed, herunder sagsbehandlingens tilrettelæggelse i det omfang, sådanne spørgsmål ikke er reguleret i lovgivning en. Følgende fremgår af 4, stk. 1, 12, stk. 1, nr. 2 og stk. 2, 13, stk. 1, nr. 5 og stk. 2, i lov om offentlighed i fo r- valtningen (offentlighedsloven lovbekendtgørelse nr. 572 af 19. december 1985 som senest ændret ved lov nr. 433 af 4. juni 2009): 4, stk. 1. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med d o- kumenter, der er indgået til eller oprettet af en forval t- ningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmy n- dighed kan give aktindsigt i videre om fang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v. 12. Retten t il aktindsigt om fatter ikke oplysninger om ( ) 2) tekniske indretninger eller fremgangsm åder eller om drift s- eller forretningsforhold eller lignende, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår, at begæringen ikke imødekommes. St k. 2. Om fattes kun en del af et dokument af beste m- melsen i stk. 1, skal den pågældende gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold. 13. Retten til aktindsigt kan begrænses i det om fang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til ( ) 5) det offentliges økonomiske interesser, herunder udf ø- relsen af det offentliges forretningsvirksomhed St k. 2. Gør hensyn som nævnt i st k. 1 sig kun gældende for en del af et dokument, skal den pågældende gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold. 4 i offentlighedsloven er udtryk for lovens hovedregel om et generelt offentlighedsprincip. Dokumenter i den o f- fentlige forvaltning skal således kunne forlanges udlev e- ret, medmindre der er sikker hjemmel til, at myndigheden S I D E 7

8 kan nægte at udlevere de ønskede dokumenter eller o plysninger. Det fremgår endvidere af 12, stk. 2 og 13, stk. 2, i offentlighedsloven, at hvis retten til at undtage visse dok u- menter for aktindsigt kun omfatter en del af dokumentet, skal der gives aktindsigt i dokumentets øvrige indhold. Afslag på delvis aktindsigt vil kun kunne begrundes i de tilfælde, hvor den delvise aktindsigt medfører en prisg i- velse af det eller de forhold, som der er hjemmel til at hemmeligholde. Der henvises til John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer, 2003, side 231 og Ad rutebeskrivelserne) Statsforvaltningen har noteret sig, at rutebeskrivelserne indeholder oplysninger om den konkrete udformning af kørselsruterne med angivelse af afgangstidspunkt, vejna v- ne og turnumre for skolekørslen for de pågældende omr å- der i Ribe og Esbjerg. Statsforvaltningen har endvidere noteret sig kommunens oplysning om, at kilometerprisen var et konkurrencep a- rameter i forbindelse med udbudsforretningen, og at fas t- læggelsen og udformningen af de pågældende ruter havde betydning for optimeringen af kilometerprisen. Statsforvaltningen har endelig noteret sig kommunens o p- lysninger om, at den forventer at gennemføre udbud af lignende karakter i de kommende år samt dine oplysni n- ger om, at kontraktperioden for udbuddet er 2 ½ år. Statsforvaltningen finder på den baggrund, at Esbjer g Kommune var berettiget til at undtage disse oplysninger fra aktindsigt med henvisning til 13, stk. 1, nr. 5, i o f- fentlighedsloven. Statsforvaltningen lægger vægt på, at det ikke kan ud e- lukkes, at meddelelse af aktindsigt i disse oplysninger vil kunne svække kommunens forhandlingsposition i forbi n- delse med kommende udbudsforretninger. Ad fakturaerne med bilag) Statsforvaltningen har noteret sig, at fakturaerne og de tilhørende bilag indeholder udspecificerede oplysninger om den samlede månedlige pris for de enkelte geografiske områder (pakker), som turnumrene er inddelt i, udregnet S I D E 8

9 på grundlag af en kilometerpris og de samlede kørte k ilometre. Statsforvaltningen har endvidere noteret sig, at bilagene indeholder en skematisk oversigt, hvor man for hve r enkelt turnummer på dagsbasis kan se den samlede kørte stræ k- ning i den pågældende måned. Statsforvaltningen finder på den baggrund, at Esbjerg Kommune var berettiget til at undtage disse oplysninger fra aktindsigt med henvisning til kommunens økonomiske interesser, jf. 13, stk. 1, nr. 5, i offentlighedsloven. Statsforvaltningen lægger vægt på, at det ikke kan ud e- lukkes, at meddelelse af aktindsigt i disse oplysninger vil kunne svække kommunens forhandlingsposition i forbi n- delse med kommende udbudsforr etninger. Esbjerg Kommunes administration af reglerne om aktin d- sigt har således været i overensstemmelse med lovgivni n- gen. Statsforvaltningen har derfor ingen bemærkninger til, at Esbjerg Kommune tillige har henvist til 12, stk. 1, nr. 2, i offentlighedsloven eller til din henvisning til de to o m- budsmandsudtalelser. I øvrigt : Statsforvaltningen har sendt en kopi af denne skrivelse til Esbjerg Kommune. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforval t- ningens hjemmeside på internettet Med venlig hilsen Stella Bøttger specialkonsulent / Lars Voltelen fuldmægtig S I D E 9