Udbudsbetingelser for offentligt udbud af rammeaftale om landevejstransport af rundtræ

Transkript

1 for offentligt udbud af rammeaftale om landevejstransport af rundtræ Udbudsbekendtgørelse nr. 2016/S Side 1/18

2 Indholdsfortegnelse 1. ORDREGIVER DE RETLIGE RAMMER UDARBEJDELSE AF TILBUD Udbudsmaterialet Vejledning til udarbejdelse af tilbud Indledning Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Tilbuddets indhold og disposition Alternative tilbud Personlige forhold Krav til økonomisk og teknisk kapacitet Forbehold og mindstekrav Disposition og udfyldelse af udbudsmaterialet Fortrolighed Forhandlingsforbud Formkrav til tilbuddet Frist for afgivelse af tilbuddet Aflevering Sprog Vedståelsesfrist Orienteringsmøde Skriftlige spørgsmål ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD Åbning af tilbud Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Tilbudsgivernes personlige forhold Tilbudsgivernes økonomiske og tekniske kapacitet Vurdering af forbehold Kriterier for vurdering af tilbud Evalueringsmodel Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument INDGÅELSE AF RAMMEAFTALE TJEKLISTE OVERSIGT OVER TIDSFRISTER I UDBUDDET Side 2/18

3 1. ORDREGIVER Naturstyrelsen Gjøddinggård, Førstballevej 2, 7183 Randbøl Kontaktperson: Udbudsleder Dennis Robertson adresse: 2. DE RETLIGE RAMMER Dette udbud afholdes som et offentligt udbud efter reglerne i udbudsloven. Udbuddet består af en tilbudsfase, som omfatter følgende stadier og milepæle: 1) Udarbejdelse af tilbud - tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud på baggrund af udbudsmaterialet, og dette afsluttes med afgivelse af tilbud inden tilbudsfristens udløb, jf. punkt Tilbudsgiver har i denne periode mulighed for at deltage i et orienteringsmøde, jf. punkt 3.4, og mulighed for at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt ) Tilbudsgivers personlige forhold - efter åbning af tilbuddene vurderer ordregiver som det første, hvorvidt tilbudsgiver har fremsendt det fælles europæiske udbudsdokument, samt hvorvidt dokumentet indeholder forhold, der kan føre til, at tilbudsgiver udelukkes fra at deltage i udbuddet. 3) Tilbudsgivers økonomiske og tekniske kapacitet - ordregiver vurderer herefter, hvorvidt tilbudsgiver skal dokumentere, at tilbudsgiver opfylder de i punkt stillede krav til økonomisk og teknisk kapacitet. 4) Vurdering af tilbuddene - ordregiver påbegynder derefter vurderingen af tilbuddene i overensstemmelse med de i punkt 4.6 angivne tildelingskriterier. Før ordregivers beslutning om indgåelse af rammeaftale skal ordregiver kræve, at de tilbudsgivere, som ordregiver har til hensigt at indgå rammeaftalen med, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument. 5) Indgåelse af rammeaftalen - ordregiver træffer beslutning om indgåelse af rammeaftale, som ledsages af en underretning af samtlige tilbudsgivere om beslutningen. Rammeaftalen anses for indgået, når rammeaftalen er underskrevet. Rammeaftalen underskrives først efter udløbet af en standstill-periode. Efter rammeaftalens underskrift sender ordregiver en bekendtgørelse om tildelingen til offentliggørelse på TED, hvorved udbuddet afsluttes. Nedenfor gennemgås hvert af de nævnte stadier og milepæle i tilbudsfasen. 3. UDARBEJDELSE AF TILBUD 3.1 Udbudsmaterialet Til brug for tilbudsgivers udarbejdelse af tilbud har ordregiver udarbejdet udbudsmateriale. Side 3/18

4 Udbudsmaterialet er udarbejdet i både en dansk og i en engelsk version. Den engelske version er alene information til leverandører/ tilbudsgivere. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den danske og den engelske version er den dansktekstede version altid fuldt og helt gældende. Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbetingelser, som navnlig indeholder retningslinjer for udarbejdelse af tilbuddene, krav til tilbudsgivernes kapacitet, kriterier for vurdering af tilbuddene og information angående indgåelse af rammeaftalen. Bilag til nærværende udbudsbetingelser: o Bilag 1: o Bilag 2: o Bilag 3: o Bilag 4: Skabelon til tilbudsbrev, som tilbudsgiver kan benytte ved afgivelsen af sit tilbud. Det fælles europæiske udbudsdokument. Støtteerklæring til brug for tilbudsgivers støtte på anden virksomheds økonomiske eller tekniske formåen. Tilbudsliste, hvori maksimalpriser skal angives. Udkast til rammeaftale, som indeholder de bestemmelser, der regulerer forholdet mellem rammeaftaleparterne i rammeaftalens løbetid. Rammeaftalen udgør grundlaget for en efterfølgende mulig indgåelse af rammekontrakter på baggrund af miniudbud. De tilbudsgivere, der kommer med på rammeaftalen, kan afgive tilbud på rammekontrakter under den/de delaftaler, tilbudsgiveren er antaget på, men er ikke sikret nogen form for arbejde eller minimumsomsætning. Udkast til kravspecifikation, rammeaftalens bilag 1, som indeholder detaljerede tekniske krav til de ydelser, der anskaffes. 3.2 Vejledning til udarbejdelse af tilbud Indledning Inden tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud, anbefales det, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er komplet og overholder de i udbudsbetingelserne fastsatte retningslinjer. I det følgende forklares, hvorledes tilbudsgiver bør udforme sit tilbud (punkt 3.2.2), samt hvilke formkrav der gælder for tilbuddet (punkt 0) Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Det fælles europæiske udbudsdokument er et foreløbigt bevis for de i udbudslovens 148, stk. 1, nr. 1-3 nævnte forhold. Alle afsnit i ESPD-en skal udfyldes, jf. nærmere beskrivelse i afsnittene nedenfor. Side 4/18

5 En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders kapacitet for at opfylde udvælgelseskriterierne, skal kun udfylde ét ESPD. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i ESPD'ens del II, afsnit C. Den eller de andre enheder skal hver udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger. Såfremt tilbudsgiver er en del af en midlertidig sammenslutning som fx et konsortium, skal dette anføres i ESPD'ens del II, afsnit A, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal da udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger. Det fælles europæiske udbudsdokument er vedlagt som bilag 2. Dokumentet kan kun åbnes og udfyldes fra Europa-Kommissionens hjemmeside Har vælges som det første det sprog, tilbudsgiver ønsker at blive vejledt på fra hjemmesiden. Under fanen start vælges herefter Jeg er en økonomisk aktør, og dernæst vælges Importere ESPD under overskriften Hvad ønsker De at gøre?. Hjemmesiden guider tilbudsgiverne videre i, hvordan ESPD-dokumentet (bilag 2) åbnes, udfyldes og afslutningsvist udskrives og/eller eksporteres som dokument til tilbudsgivers egen computer. Før beslutning om tildeling af rammeaftale skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD-en, fremlægges for ordregiver inden for en passende tidsfrist, jf. udbudslovens 151 og 152. Ordregiver vil anmode om denne dokumentation. Ordregiver forbeholder sig desuden mulighed for når som helst i udbudsproceduren at anmode en tilbudsgiver om at fremlægge dokumentation, hvis det skønnes nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt Tilbuddets indhold og disposition Alternative tilbud Tilbudsgiver har som angivet i udbudsbekendtgørelsen ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud Personlige forhold Tilbudsgiver skal udfylde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. bilag 2, del II (oplysninger om den økonomiske aktør) og del III (udelukkelsesgrunde) Krav til økonomisk og teknisk kapacitet Tilbudsgiver skal udfylde og vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), del IV (udvælgelseskriterier) som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder de neden for anførte krav til egnethed. Tilbudsgiver skal under del IV alene udfylde afsnit a (samlet angivelse for alle udvælgelseskriterier). A. Økonomisk kapacitet Før ordregivers beslutning om at indgå rammeaftale skal de tilbudsgivere, som ordregiver har til hensigt at antage på rammeaftalen, fremlægge følgende: Side 5/18

6 Revisorpåtegnet erklæring eller årsregnskab, der dokumenterer tilbudsgivers årlige nettoomsætning i hvert af de 3 senest disponible regnskabsår. Som mindstekrav kræves for så vidt angår delaftale 1 (Sjælland) og delaftale 2 (Jylland og Fyn) en årlig nettomsætning på DKK beregnet som gennemsnit for de 3 senest disponible regnskabsår. For så vidt angår delaftale 3 (Bornholm) kræves en årlig nettoomsætning på DKK, ligeledes beregnet som gennemsnit for de 3 senest disponible regnskabsår. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders (fx virksomheders) formåen, beregnes omsætningen som tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede, årlige nettoomsætning i gennemsnit for de 3 senest disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede, årlige nettoomsætning i gennemsnit for de 3 senest disponible regnskabsår. Såfremt tilbudsgiver af gyldig grund, fx at tilbudsgiver er ny aktør på området, ikke kan fremlægge den krævede dokumentation, skal tilbudsgiver søge sin økonomiske og finansielle egnethed godtgjort på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter. Tilbudsgiver skal i så fald henvise til det forhold, som tilbudsgiver påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale. B. Teknisk kapacitet Før ordregiver træffer beslutning om at indgå rammeaftalen, skal de tilbudsgivere, som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen til, fremlægge: En liste over de betydeligste leveringer af lignende tjenesteydelser som den udbudte rammeaftale. Leveringerne skal være udført inden for de seneste 3 år regnet fra offentliggørelsen af nærværende rammeaftale. Som mindstekrav kræves fremlagt mindst 1 lignende reference. Der skal højst fremlægges 5 referencer. Med lignende referencer menes økonomisk og/eller mængdemæssigt ikke ubetydelige transporter af produkter i lighed med den udbudte ydelse, dvs. transport af rundtræ, flis eller tilsvarende produkter fra skov, idet der ønskes dokumenteret erfaring med at køre i/ fra skovområder. Referencelisten skal indeholde følgende oplysninger: Modtager - kort beskrivelse af opgaven samt opgavens relevans i forhold til den udbudte opgave kontaktperson hos den virksomhed eller offentlige institution, som projektet er udført for kontraktperiode kontraktværdi og/eller transporterede mængder. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer for at berigtige oplysningerne. En liste over det materiel, tilbudsgiver vil kunne disponere over til gennemførelse af rammeaftalen i form af antal forvogne, antal hængere og antal langtømmertrailere eller tilsvarende eg- Side 6/18

7 net materiel. Oplysning om, hvorvidt tilbudsgiver har til hensigt at give en del af aftalen i underleverance til tredjemand og i givet fald, hvis de kendes, navne, telefonnumre, adresser samt juridiske repræsentanter på de foreslåede underleverandører og den andel, der agtes givet i underleverance. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. En sammenslutning af virksomheder skal blot samlet set kunne opfylde mindstekravet til referencer. Såfremt tilbudsgiver af gyldig grund, fx at tilbudsgiver er ny aktør på området, ikke kan fremlægge den krævede dokumentation, skal tilbudsgiver søge sin tekniske og faglige egnethed godtgjort på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter. Tilbudsgiver skal i så fald henvise til det forhold, som tilbudsgiver påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale. C. Støtteerklæring Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders (fx virksomhederes) økonomiske og/eller tekniske kapacitet (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiver og disse andre enheder. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af rammeaftalen, f.eks. ved at fremlægge en erklæring eller anden dokumentation for disse enheders juridiske forpligtelse til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i rammeaftaleperioden Derudover skal den eller de andre enheder, som tilbudsgiver støtter sig på, afgive selvstændige versioner af det fælles europæiske udbudsdokument. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet. Ordregiver har udarbejdet en skabelon for erklæringen, som skal udfyldes og vedlægges udover det fælles europæiske udbudsdokument. Skabelonen fremgår som udbudsmaterialets bilag 3 og er benævnt "støtteerklæring" Forbehold og mindstekrav Inden for de neden for angivne rammer har tilbudsgiver mulighed for at tage forbehold over for de dele af udbudsmaterialet, der ikke er grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Hvis tilbudsgiver tager forbehold over for udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver i tilbudsbrevet angive, hvad konsekvenserne af disse forbehold er, og hvilke konkrete bestemmelser eller kravformuleringer tilbudsgiver vil erstatte. Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Ved et forbehold over for et grundlæggende element i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Side 7/18

8 Ved et mindstekrav forstås et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der er i udbudsmaterialet angivet, hvilke krav der er mindstekrav, jf. afsnit Tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige Disposition og udfyldelse af udbudsmaterialet Ved udarbejdelsen af tilbuddet bedes tilbudsgiver følge dispositionen med tilhørende anvisninger anført som punkt A-E umiddelbart nedenfor. Hvis tilbudsgiver vælger at fravige dispositionen/anvisningerne, bør tilbudsgiver være særlig opmærksom på at kontrollere, at tilbuddet indeholder alle nødvendige oplysninger. A. Tilbudsbrev Tilbudsgiver bedes anvende skabelonen til tilbudsbrev, jf. bilag 1. Tilbudsbrevet bør udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst i brevet. Tilbudsbrevet bør indeholde følgende: Entydig angivelse af, hvilken virksomhed eller sammenslutning der afgiver tilbuddet med oplysning om kontaktperson, adresse samt telefonnummer, hvortil ordregiver kan rette henvendelse i forbindelse med udbuddet. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning eller et konsortium, skrives navnet på den fælles befuldmægtigede, som ordregiver med bindende virkning for sammenslutningen/ konsortiet kan indgå aftale med, samt virksomhedsnavne, adresser, land, CVR-nr., telefonnr., adresse og hjemmeside på hver enkelt konsortiedeltager. Angivelse af eventuelle forbehold. Der gøres opmærksom på, at forbehold kan medføre afvisning af tilbuddet, jf. afsnit Angivelse af, hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt, jf. punkt I tilbudsbrevet kan tilbudsgiver endelig angive samtlige øvrige oplysninger, som tilbudsgiver ønsker at afgive, og som ikke hører under A oven for eller B-E nedenfor. B. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Tilbudsgiver skal udfylde og vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (bilag 2) som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens 148, stk. 1, nr. 1-3 nævnte forhold. C. Udkast til rammeaftale Ordregiver har udarbejdet et udkast til rammeaftale. Rammeaftalen er i sin helhed mindstekrav. Dette betyder, at der ikke må tages forbehold over for rammeaftalen, jf. punkt Tilbudsgiver bør ikke udfylde eller færdiggøre rammeaftalen, og den bør ikke vedlægges tilbuddet. Side 8/18

9 D. Udkast til kravspecifikation Ordregiver har udarbejdet udkast til kravspecifikation. Kravspecifikationen er i sin helhed mindstekrav. Dette betyder, at der ikke må tages forbehold over for kravspecifikationen, jf. punkt Tilbudsgiver bør ikke udfylde eller færdiggøre kravspecifikationen, og den bør ikke vedlægges tilbuddet. E. Tilbudsliste Tilbudsgiver skal udfylde tilbudslisten, jf. bilag 4 (tilbud på maksimalpriser). Ordregiver udbyder følgende 3 delaftaler: Delaftale 1: Transport på Sjælland. Delaftale 2: Transport i Jylland og på Fyn. Delaftale 3: Transport på Bornholm. Tilbudsgiver skal angive en maksimalpris pr. kubikmeter fastmasse (herefter KFM) rundtræ på samtlige de i tilbudslisten anførte afstandszoner på den eller de delaftaler, tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på. Det er et mindstekrav, at der gives pris på samtlige anførte afstandszoner i den eller de delaftaler, der afgives tilbud på. Afstandszonerne er inddelt i 10-km intervaller, og antallet af zoner på den enkelte delaftale er tilpasset den geografi, der skal køres i. I tilbudsskemaet er de enkelte afstandszoner vægtet med den vægt i procent, ordregiver skønner som værende det mest sandsynlige udfald under rammeaftalens udførelse. Vægtningen ved de konkrete miniudbud vil kunne være anderledes, idet der her tages afsæt i de konkret forventede kørsler under det enkelte miniudbud. De afgivne priser er maksimalpriser forstået på den måde, at tilbudsgiver under et efterfølgende miniudbud ikke er berettiget til at afgive priser, der er højere end de priser, der er afgivet på rammeaftalen i nærværende udbud. De afgivne priser gælder alene ved kørsel inden for Danmarks grænser. Priserne ved kørsel til udlandet er ikke underlagt denne begrænsning. Kørsel til udlandet forventes at udgøre mindre end 10 % af den samlede kørselsmængde, men andelen er afhængig af afsætningsmulighederne og kan derfor blive større. Tilbudsgiver skal udfylde følgende bilag: Bilag 1 (tilbudsbrev), bilag 2 (det fælles europæiske udbudsdokument) og bilag 4 (tilbudsliste), samt, hvis aktuelt i henhold til afsnit C, bilag 3 (støtteerklæring). Tilbudsgiver skal ved udfyldelsen af bilagene så vidt muligt benytte formuleringer, der er egnet til at bære retlige forpligtelser, og ikke formuleringer, som eksempelvis "dette kunne tænkes at gå ud på, at ", "man kan også tænke sig, at " eller "sædvanligvis anvendes ", "vi har ofte med succes gjort ", "man kunne også forestille sig, at ", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at ". Side 9/18

10 Hvis tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelsen eller færdiggørelsen af bilagene eller i tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet, opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 3.5. Endvidere opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 3.5, hvis tilbudsgiver opfatter elementer i rammeaftalen som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige. I sådanne spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som erstatning. Ordregiver vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer til udbudsmaterialet vil blive indarbejdet. Ændringer vil under alle omstændigheder ikke blive foretaget, såfremt disse kan anses som væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller hvis ændringerne kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Eventuelle ændringer vil samtidigt blive meddelt alle tilbudsgivere, der herefter vil afgive tilbud på ens vilkår Fortrolighed Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen Forhandlingsforbud Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at ordregiver ikke kan forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør sikre, at deres tilbud er udarbejdet således, at rammeaftalen vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Side 10/18

11 3.3 Formkrav til tilbuddet Frist for afgivelse af tilbuddet Fristen for afgivelse af tilbud er Mandag d. 8. august 2016 kl. 14:00 dansk tid. Det er særligt vigtigt, at tilbudsgiver overholder denne frist, da tilbud, som modtages efter dette tidspunkt, ikke vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiver bør derfor afsætte tilstrækkelig tid til aflevering af tilbuddet inden for fristen Aflevering Tilbud skal sendes eller indleveres til Naturstyrelsen, Driftscentret Førstballevej Randbøl Tilbud kan ikke sendes elektronisk, og andre former for aflevering end anført vil blive afvist. Tilbud mærkes: Tilbud på landevejstransport af rundtræ og med tydelig angivelse Må ikke åbnes i postmodtagelsen. Tilbud skal afleveres i 1 papireksemplar af hele det afleverede tilbudsmateriale. Tilbuddet bør indeholde følgende; tilbudsbrev (jf. punkt A og bilag 1), det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) (jf. punkt , og bilag 2), tilbudsliste (jf. punkt E og bilag 4), samt, hvis aktuelt støtteerklæring (i givet fald) (jf. punkt C og bilag 3). Tilbuddet skal således ikke indeholde rammeaftalen eller kravspecifikationen, jf. punkt litra C og D, idet disse anses for accepteret af tilbudsgiver Sprog Tilbuddet skal afgives på dansk eller engelsk Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. Side 11/18

12 3.4 Orienteringsmøde Ordregiver inviterer alle tilbudsgivere til orienteringsmøde om udbuddet. Mødet vil blive afholdt torsdag d. 23. juni 2016 kl. 13:30-15:30 på Søballegaard Naturskole, Tørskindvej 93, 7183 Randbøl. På mødet vil ordregiver forklare baggrunden for udbuddet samt formålet med den udbudte rammeaftale. Ordregiver vil også give en mere generel orientering om udbudsmaterialets opbygning, herunder en gennemgang af det fælleseuropæiske udbudsdokument, samt hvordan tilbudsgiverne skal forholde sig til udbudsmaterialet. Af hensyn til den praktiske planlægning af mødet bedes tilbudsgiver senest d. 9. juni 2016 på meddele ordregiver, hvorvidt tilbudsgiver agter at deltage i orienteringsmødet med oplysning om forventet deltagerantal. Ordregiver tager forbehold for at reducere antallet af repræsentanter pr. tilbudsgiver. Interesserede opfordres til at deltage i orienteringsmødet, men deltagelse er ikke en forudsætning for at kunne afgive tilbud. Tilbudsgiver kan stille spørgsmål under orienteringsmødet. Såfremt spørgsmålet efter ordregivers vurdering ikke egner sig til besvarelse på mødet, herunder hvis en besvarelse vurderes at kræve nærmere overvejelser hos ordregiver, kan ordregiver dog henvise tilbudsgiver til at stille spørgsmålet skriftligt. Ordregiver vil udarbejde et kort referat fra orienteringsmødet, som alle tilbudsgivere efterfølgende vil få adgang til. 3.5 Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at tilbudsgiver benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål. Spørgsmålene skal være på dansk eller engelsk og skal stilles til udbudsleder Dennis Robertson på e- mail dro@nst.dk. Tilbudsgivernes skriftlige spørgsmål og ordregivers besvarelser heraf vil i anonymiseret form blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside Alle spørgsmål, der modtages senest søndag d. 3/7 2016, vil om muligt blive besvaret. Spørgsmål, der modtages senere, vil alene blive besvaret i det omfang, det ikke er uforholdsmæssigt byrdefuldt for ordregiver, samt at besvarelse kan ske senest 1/ Side 12/18

13 4. ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD 4.1 Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. 4.2 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil ordregiver som det første vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet. Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens 159, stk. 5 & 6 vedrørende supplering, præcisering eller fuldstændiggørelse af tilbud, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne svarende til 159 i udbudsloven. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Endelig forbeholder ordregiver sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de gældende udbudsregler. 4.3 Tilbudsgivernes personlige forhold Ordregiver vurderer, hvorvidt det fælles europæiske udbudsdokument indeholder oplysninger om forhold, som kan føre til, at tilbudsgiver udelukkes fra deltagelse i udbuddet. Ordregiver kan bede tilbudsgiver om at dokumentere oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument. Ordregiver skal udelukke en tilbudsgiver fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiveren er omfattet af de i udbudslovens 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at visse af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivet er gjort obligatoriske i udbudsloven. Ordregiver vil desuden udelukke en tilbudsgiver fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiveren er omfattet af den i udbudslovens 137, stk. 1, nr. 2 nævnte frivillige udelukkelsesgrund, som omfatter forhold, hvor tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvor dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvor denne er under tvangsakkord, hvor dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet, eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor tilbudsgiveren er hjemhørende. Tilbudsgiver skal anføre oplysningerne herom i det fælles europæiske dokument, jf. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udfyldelse: Side 13/18

14 Som bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135 stk. 1 eller 3, og 137 stk. 1, nr. 2 kan fremlægges 1) et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i 135, stk. 1., og 2) et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i de i 135 stk. 3 og 137 stk. 1, nr. 2 nævnte tilfælde. For så vidt angår danske tilbudsgivere kan beviset bestå i en serviceattest, der udstedes af Erhvervsministeriet. Udsteder det pågældende land ikke de nævnte certifikater eller dokumenter, kan de erstattes af en erklæring under ed eller erklæring på tro og love iht. udbudslovens 153 stk. 2. Ordregiver kan ikke udelukke tilbudsgiveren, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig bevis for, at tilbudsgiveren er pålidelig i henhold til udbudslovens Tilbudsgivernes økonomiske og tekniske kapacitet Derefter vurderer ordregiver, hvorvidt det fælles europæiske udbudsdokument indeholder de i punkt krævede oplysninger for økonomisk og teknisk kapacitet, samt hvorvidt tilbudsgiver opfylder de i punkt opstillede mindstekrav. Ordregiver kan bede tilbudsgiver om at dokumentere oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument. Vurderingen af tilbudsgivers økonomiske og tekniske kapacitet vedrører tilbudsgivers egnethed til at kunne opfylde rammeaftalen. Såfremt tilbudsgiver ikke opfylder de i punkt stillede krav til økonomisk og teknisk kapacitet, vil tilbudsgiver blive afvist, og ordregiver vil ikke foretage en vurdering af tilbudsgivers tilbud. Såfremt tilbudsgiver opfylder de i punkt angivne mindstekrav, vil ordregive vurdere tilbuddet som anført neden for i punkt 4.5 og Vurdering af forbehold Herefter vil ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav, jf. punkt , som medfører, at et tilbud skal afvises som ikke-konditionsmæssigt. 4.6 Kriterier for vurdering af tilbud Ordregiver vil herefter vurdere tilbuddene på grundlag af tildelingskriteriet "pris". 4.7 Evalueringsmodel Prisen beregnes på følgende måde: De tilbudte maksimalpriser vil blive vægtet med de vægte, der fremgår af tilbudslisten, jf. bilag 4, hvorefter den samlede, vægtede pris pr. KFM rundtræ for alle afstandszonerne på en delaftale bereg- Side 14/18

15 nes. Den samlede, vægtede pris på en delaftale beregnes som summen af de vægtede priser for de enkelte afstandszoner på delaftalen. Dette kan illustreres med følgende eksempel: På delaftale 3, Bornholm tilbydes følgende maksimalpriser: Vægt i pct. Pris i DKK/KFM , , , ,00 Den samlede, vægtede pris bliver herefter jf. nedenstående beregning 40,34 DKK: Afstandszone (km) Afstandszone (km) Vægt i pct. Pris i DKK/KFM Vægtet pris ,00 0, ,00 11, ,00 24, ,00 4,40 Sum 40,34 De 10 tilbudsgivere, der har afgivet den laveste, samlede vægtede pris på delaftale 1, Sjælland, og som har afgivet et antageligt tilbud, vil blive antaget på rammeaftalen under delaftale 1. De 10 tilbudsgivere, der har afgivet den laveste, samlede vægtede pris på delaftale 2, Jylland og Fyn, og som har afgivet et antageligt tilbud, vil blive antaget på rammeaftalen under delaftale 2. De 5 tilbudsgivere, der har afgivet den laveste, samlede vægtede pris på delaftale 3, Bornholm, og som har afgivet et antageligt tilbud, vil blive antaget på rammeaftalen under delaftale Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument Før ordregivers beslutning om tildeling af rammeaftale skal ordregiver kræve, at de tilbudsgivere, som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, jf. udbudslovens 159, stk. 2. Dokumentationen vedrører de i punkt og punkt stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold samt økonomisk og teknisk formåen. Side 15/18

16 5. INDGÅELSE AF RAMMEAFTALE Når ordregiver, jf. afsnit 4.7, har vurderet, hvilke tilbudsgivere, der har afgivet den laveste, samlede vægtede pris på baggrund af det i punkt 4.6 anførte kriterium, træffer ordregiver beslutning om tildeling af rammeaftalen. Ordregiver underretter herefter samtidig samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles rammeaftalen, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud, samt hvornår standstill-perioden udløber. Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele rammeaftalen og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbudsforretningen. Uanset om rammeaftalen tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at rammeaftalen er indgået. Rammeaftalen anses først for indgået, når rammeaftalen er underskrevet. Rammeaftalen kan først underskrives efter udløbet af standstill-perioden. Denne periode skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt underretning, hvis underretning er sket ad elektronisk vej, og mindst 15 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt underretning, hvis underretning er sket pr. brev. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af rammeaftale. Inden indgåelse af rammeaftale skal de leverandører, der agtes antaget på rammeaftalen, underskrive og aflevere en bemandingsplan (bilag K3) og en særlig entrepriseindehavererklæring (bilag K4). Disse bilag er vedlagt udbudsmaterialet til orientering og skal ikke indsendes sammen med tilbuddet. Desuden skal der fremlægges dokumentation for, at tilbudsgiver har eller kan få den for rammeaftalen relevante erhvervsansvarsforsikring med en dækningssum på mindst DKK for personog tingskade. Dokumentationen skal være i form af enten kopi af forsikringspolice, forsikringsbevis indeholdende dækningsområde samt dækningssummer udstedt af forsikringsselskab eller tilsagn fra anerkendt forsikringsselskab. Tilsagn om tegning af forsikring skal gælde fra underskrivelse af rammeaftalen. Er tilbudsgiver en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium), skal enten mindst én af deltagerne kunne dokumentere at opfylde mindstekravet, jf. ovenstående, og ellers skal sammenslutningen kunne dokumentere, at den kan få den krævede forsikringsdækning fra underskrivelse af rammeaftalen. Side 16/18

17 Efter rammeaftalen er underskrevet, vil ordregiver sende en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED. Herved afsluttes udbuddet. 6. TJEKLISTE Ordregiver har udarbejdet tjeklisten neden for med henblik på at hjælpe tilbudsgiverne med at sikre, at tilbuddet er komplet. Tjeklisten indeholder forhold, som erfaringsmæssigt ofte overses af tilbudsgiverne. Det skal dog på ny understreges, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive et tilbud, som er i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsbetingelserne. Forhold Tilbudsbrev, hvoraf det entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller sammenslutning der har afgivet tilbuddet, tilbudsgivers eventuelle forbehold samt hvilke dele af tilbuddet der så vidt mulig ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt. Henvisning Punkt , punkt A Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Punkt og Tilbudslisten Punkt , punkt E Opfyldelse af alle mindstekrav Punkt Aflevering af tilbudsmaterialet Punkt Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af den angivne tilbudsfrist Punkt OVERSIGT OVER TIDSFRISTER I UDBUDDET Dato, klokkeslæt Torsdag d. 9. juni 2016 Torsdag d. 23. juni 2016 kl. 13:30-15:30 Søndag d. 3. juli 2016 Aktivitet Seneste frist for tilmelding til orienteringsmøde. Afholdelse af orienteringsmøde Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet Side 17/18

18 Mandag d. 1. august 2016 Mandag d. 8. august 2016 kl. 14:00 dansk tid Uge Uge Frist for at besvare spørgsmål til udbudsmaterialet Frist for afgivelse af tilbud Forventet tildeling af rammeaftalen Forventet indgåelse af rammeaftalen Side 18/18