Referat Godkendelse af dagsorden. Indholdsfortegnelse:

Transkript

1 Referat Handicaprådet Tid torsdag den 8. maj 2014 kl. 15:30 Sted Mødelokale 2 på Assens Rådhus Afbud: Lis Lund i stedet indkaldt suppleant Anette Rejnholdt Sørensen. Afbud: Betina Signe Stick, i stedet indkaldt suppleant Erik Klindt Andersen Afbud Afbud: Marlene Rye Andersen, Afbud: suppleant Poul Poulsen. Afbud: Ingrid Rasmussen, i stedet indkaldt suppleant Anita Fjerbæk Indholdsfortegnelse: 424. Godkendelse af dagsorden 425. Godkendelse af referatet fra sidste møde 426. Tilgængelighedsgruppen - andre interesserede er velkommen 427. Retningslinjer for fritagelse til Digital Post for borgere 428. Assens Kommunes henvendelsesstrategi 429. God sagsbehandling 430. Ønsker til budget Temaer Gennemgang af økonomien 433. Orienteringspunkt 434. Orientering fra formanden 435. Orientering fra de politiske udvalg 436. Punkter til næste møde 437. Næste møde 438. Eventuelt 424. Godkendelse af dagsorden Pia Wöllner deltager i behandling af Punkt 429 som flyttes frem til efter Punkt 425. Laila von der Lippe deltager i behandlingen af punkt 427 og punkt 428, istedet for Torben Christiansen. Herefter blev dagsordenen godkendt.

2 425. Godkendelse af referatet fra sidste møde Referatet blev godkendt uden bemærkninger Tilgængelighedsgruppen - andre interesserede er velkommen Tur gennem Assens By med start ved Rema 1000, kl Forventningen er, at det er DH s medlemmer som deltager i turen, men alle har mulighed for at deltage. Tilgængelighedsgruppens tur gennem Østergade i Assens var en meget positiv oplevelse. Der er enighed om, at der er god vilje til at få opsat ramper til flere af de butikker, hvor adgangsforholdene ikke er for kørestolsbrugere eller dårligt gående. Forslag om at kontakte handelstandsforeningerne i Assens Kommune Retningslinjer for fritagelse til Digital Post for borgere I 2012 blev Lov om Offentlig Digital Post vedtaget, og den sikrer bl.a. at alle borgere får en digital postkasse pr. 1. november Retsvirkningen på Digital Post sidestilles med fysisk post. I nogle tilfælde vil borgere kunne fritages fra Digital Post, og der kan søges om fritagelse fra den 1. marts Retningslinjerne for fritagelse fremgår af bilaget. Borgerservicechef Torben Christiansen deltager i punktet. Retningslinjer for fritagelse til Digital Post for borgere.docx Laila von der Lippe orienterede om de medsendte bilag. I Assens Kommune vil man arbejde på, at i det omfang det er hensigtsmæssigt, vil kontakten mellem Assens Kommune, viksomheder og borgere være digitalt. Alle borgere i landets kommuner får automatisk en digital postkasse pr. 1. november 2014.

3 Første gang man får et brev i den digitale postkasse vil borgeren også få et fysisk brev, med oplysning om, at der er kommet post i ens digitale postkasse. Vivi Bjørnmose tager kontakt til Ældrerådet for i samarbejde, at udarbejde et notat, hvor der gøres opmærksom på forskellige problemstillinger i forhold til, at der skal tages stilling til hvorvidt om man skal fritages for digital post. Laila von der Lippe gennemgik også de parametre der ligger til grund for fritagelse af digital post. Dette kræver at man møder personligt op i Borgerservice med legitimation eller sender en med fuldmagt (se bilag) Assens Kommunes henvendelsesstrategi Af 2012-målene fremgik det, at hver kommune var ansvarlig for at få udviklet en kommunal kanalstrategi inden udgangen af 2012 i henhold til Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi (jf. Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi). Det mål levede Assens Kommune op til med vores lokale kanalstrategi. Strategien er nu blevet opdateret og har ændret navn til en henvendelsesstrategi. Assens Kommune lever dermed fortsat op til kravet i Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi punkt 1.3. Kanalstrategien skal indeholde strategiske overvejelser om, hvordan kommunikationen med hhv. borgere, virksomheder og andre myndigheder skal foregå. Målet er, at kommunikationen flyttes til de henvendelseskanaler, der er mest omkostningseffektive for kommunen, samtidig med, at borgeren eller virksomheden stadigvæk oplever at få en god service. I Assens har vi valgt, at kanalstrategien skal ændre navn til en henvendelsesstrategi, fordi strategien netop har fokus på henvendelsesmønstret mellem kommune og hhv. borgere og virksomheder, og vi mener derfor, at strategien lægger større vægt på selve henvendelsesmønsteret end hvilke kanaler, vi specifikt vil anvende. Fokus på henvendelsesmønsteret betyder samtidig, at strategien skal tages til efterretning hver gang, der tænkes i åbning af nye henvendelseskanaler til kommunikation med borgere og virksomheder. Den nye henvendelsesstrategi er rent indholdsmæssigt udformet som en overordnet ramme, så den kan bruges til alle typer af handlingsplaner. Strategien skal derfor ikke opdateres til hvert enkelt projekt, hvor en ny

4 henvendelseskanal indgår, men udstikker mere overordnede retningslinjer. Borgerservicechef Torben Christiansen deltager i punktet. Assens Kommunes henvendelsesstrategi.docx Laila von der Lippe gav en kort orientering. Assens Kommune kommunikerer digitalt med alle borgere og virksomheder, og alle borgere og virksomheder kommunikerer digitalt med Assens Kommune. En henvendelsesstrategi er en plan for, hvilke henvendelseskanaler Assens Kommune ønsker borgere og virksomheder bruger, når de kontakter Assens Kommune, og hvilke Assens Kommune bruger, når vi kontakter dem. En henvendelsesstrategi indeholder også en plan for, hvordan vi bedst udnytter henvendelses-kanalerne. Assens Kommune vil bruge henvendelsesstrategien som styringsværktøj og den hjælper med at prioritere hvilke henvendelseskanaler, der skal bruges fremadrettet for, at nå målet for kommunikationen med borgere og virksomheder. Eksempel på analoge henvendelseskanaler: Personligt fremmøde og brev. Eksempel på digitale henvendelseskanaler: Hjemmeside og selvbetjening. Orienteringen blev taget til efterretning God sagsbehandling Forslag til projektplan for God sagsbehandling. Fremlægges og drøftes for endelig beslutning. Punktet vil fremover være fast punkt på dagsordenen. Projektleder Pia Wöllner deltager i punktet. Udkast til projektplan for projekt God sagsbehandling.pdf Pia Wöllner gennemgik det udsendte forslag til projektplanen, der er udarbejdet i samarbejde mellem Vivi Bjørnmose, Jakob Djurhuus Albrechtsen og Pia Wöllner. Planen består af 5 trin og trin 1 er, at få et fælles værdigrundlag for god sagsbehandling.

5 Tidsplanen er vejledende, men fastsat så den er realistisk. Handicaprådets forslag til projektplanen blev forelagt Social- og Sundhedsudvalget og Børne- og Uddannelsesudvalget den 7. maj God sagsbehandling skal være et fast punkt på Handicaprådets møder fremover. Projektplanen blev godkendt af et enigt udvalg med en tilføjelse om at Innovations- og Medborgerskabsudvalget er tilføjet på interessentlisten Ønsker til budget 2015 Drøftelse af eventuelle ønsker. Forslag om oprettelse af en pulje - Tilgængelighedspulje - så der kan åbnes op for at Handicap- og Ældrerådene kan påtage sig nye opgaver. F.eks. hvis der ønskes en lidt bedre tilgængelighed i byerne i Assens kan Handicap- og Ældrerådene løfte den opgave. Budgetforhandlingerne er gået i gang den 19. juni 2014 er der Budgetseminar. Vivi Bjørnmose tager kontakt til Ældrerådet og finder en dato så hurtigt som muligt, hvor de fælles intesseområder diskuteres. De der har mulighed for at deltage kommer Temaer 2014 Orientering om Ungeenhed oktober. Pårørende rådgiver Helle Skov Iversen inviteres til at komme med et oplæg. Madordning - indkøbsordning udløber marts evt. tænke i kriterier. God sagsbehandling. Vivi Bjørnmose inviterer Trine Wittrup, der er den nye leder af Ungeenhenden til mødet den 9. oktober 2014.

6 432. Gennemgang af økonomien Gennemgang af økonomien ved økonomiansvarlig Ingrid Rasmussen. Intet til punktet Orienteringspunkt Mødekalender for diverse udvalg med diverse deadlines og datoer for udsendelse af dagsordner (se bilag). Der er pr. 1. maj ansat ny Velfærdsdirektør Henrik Juul Kjær (se bilag). Der er pr. 1. maj ansat afdelingsleder for Ungeenheden Trine Hvidberg Wittrup (se bilag). Der vedlægges organisationsdiagram Handicaprådet har den primære kontakt til Social- og Sundhedsudvalget, men kan også have behov for, at have kontakt de resterende udvalg (se bilag). Mødekalender diverse udvalg.pdf Ny velfærdsdirektør.docx Afdelingsleder for Ungeenheden.docx Organisationsdiagram.pdf Handicaprådet inviterer Velfærdsdirektør Henrik Juul Kjær til næste møde Orientering fra formanden Forslag til årshjul 2014 kom gerne med tilføjelser/ændringer (se bilag) EU-Valg den 25. maj handicappede kan inden den 15. maj ansøge om, at stemme på et andet valgsted (se bilag) Fremtidsværksted Årshjul 2014.docx Valg - tekst + ansøgningsskema.pdf Årshjul:

7 Rådet drøftede årshjulets udforming. Punkter der ikke er datofastsat, kan sættes på som "en husker" i kollonnen under selve "hjulet". Endvidere tilføjes at som Hovedregel afholdes alle de politiske udvalgsmøder den første uge i måneden, på nær Økonomiudvalget og Byrådets møder, der afholdes den sidste uge i månden. Årshjulet udsendes som bilag til hvert møde under punktet - Orientering fra formanden. EU-Valg 25. maj 2014: Der er lavet bredere bokse til kørestolsbrugere. Et medlem af rådet kom med forslag om at købe pavillioner (Harald Nyborg) hvor der kan sættes sider på, så de borgere der kun har mulighed for, at stemme i bil, har samme mulighed for anonymitet. Forslaget kan sendes videre til valgforordnede. Punktet kan tages op igen 12. juni Vivi Bjørnmose orienterede om et møde med Byg, Beredskab og Ejendom omkring Charter for brugerindragelse. Det er aftal,t at når der kommer byggesager med dispensation i - kontaktes Vivi Bjørnmose. Vivi Bjørnmose har kontaktet alle politiske udvalg for, at få et personligt møde i forbindelse med Aktivt medborgerskab - hørt fra Hans Bjergegaard der har videresendt henvendelsen til direktør Thomas Barfoed. Inviteret til møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget den 2. juni kl. ca Vivi Bjørnmose har modtaget anmodning fra Frivillighedsrådet om igen at gå sammen om at uddele handicap- og frivillighedspriserne Orientering fra de politiske udvalg Politisk udmeldimg om, at høringssvarene fra Handicaprådet er meget relevante og bliver inddraget i drøftelserne i de politiske udvalg. Orienteringen fra de politiske udvalg blev taget til efterretning Punkter til næste møde Arrangement om handicap- og frivillighedsprisen. Evaluering af valgsteder. Orientering omkring budgetforhandlingerne. Venskabsbyer - samarbejde mellem handicapforeningerne i de enkelte lande. Orientering omkring besøg på et nyt plejecenter i Aalborg. Projekt - god sagsbehandling - skal på som fast punkt. Vivi Bjørnmose inviterer Velfærdsdirektøren.

8 437. Næste møde Næste møde afholdes den 12. juni Næste møde 12. juni Eventuelt Intet til punktet.