Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 15. september 2016, kl i Det grønne fælleshus, Skårupvej 136, Hvidovre

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 15. september 2016, kl i Det grønne fælleshus, Skårupvej 136, Hvidovre Bestyrelsen: Carsten Groth-Rasmussen, Mogens Bentzen, Hanne S. Hjortby, Birgit Bilstrup, Henrik Svendsen, René Pedersen, Jørgen Rørvold Fra administrationen: Kundechef John Gilbert Nielsen, driftschef Johnny Hansen, Centerchef for Beboerservice Finn Larsen deltager under pkt. 9, Forsikringsmægleren Willis - Uffe Philip under pkt. 11 Afbud: Indholdsfortegnelse 1. Valg af dirigent Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 28. april Organisationsbestyrelsens sammensætning Revisionsprotokol Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning Ansøgning om ny pulje til individuel modernisering af køkkener og trapper på Skårupvej Papirløs betjening af Nye normalvedtægter /16

2 Sager til orientering Orientering om Center for beboerservice, husleje og udlejning Energispare projekter i Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme Afslutning af 5-års eftersyn udskiftning af vinduer og døre i Skårupvej I og III Status på helhedsplan i Hvidovreparken Status på helhedsplan i Baunevangen Nyt partnerskab med boligforeningen 3B Udbudsloven og decentrale enheder Boplacering af flygtninge Frit valg af TV-pakker på vej Orientering om investeringsforeninger Nyt fra afdelingerne/driften Nyt fra udvalgene Kommende møder Eventuelt Referat - fortrolighed Bilag 1: Oversigt over egen trækningsret Bilag 2: Normalvedtægter for en almen boligorganisation... 6 Bilag 3: Udkast til nye vedtægter for... 6 Bilag 4: Vedtægter for... 6 Bilag 5: Pressemeddelelse - Nyt stærkt partnerskab i den almene sektor Bilag 6: Konkrete initiativer for boligplacering af flygtninge Bilag 7: Pjece Små og billige boliger med perspektiv Bilag 8: Pjece Gode råd til organisationsbestyrelser i KAB-fællesskabet Bilag 9: Aktionslister /16

3 1. Valg af dirigent Det indstilles, at organisationsbestyrelsen foretager valg af dirigent. 2. Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 28. april 2016 Referat af organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 28. april 2016 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 11. maj Det indstilles, at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. 3. Organisationsbestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: På valg: Carsten Groth-Rasmussen, formand 2016 Mogens Bentzen, næstformand 2017 Birgit Bilstrup 2017 Jørgen Rørvold 2016 Hanne S. Hjortby 2016 Henrik Svendsen 2017 René Pedersen Revisionsprotokol Der er ikke sket indføjelser i revisionsprotokollen siden seneste møde. 3/16

4 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 5. Meddelelser fra formanden Formand Carsten Groth-Rasmussen, vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Sager til beslutning 6. Ansøgning om ny pulje til individuel modernisering af køkkener og trapper på Skårupvej Afdeling Skårupvej har tidligere, på et afdelingsmøde den 17. marts 2015, besluttet at tilbyde beboerne mulighed for modernisering af deres indvendige trapper og køkkener mod en individuel lejeforhøjelse. Puljen på kr., der blev bevilget i 2015, er nu opbrugt. Beboerne besluttede, på afdelingsmødet den 17. marts 2016, at ansøge om en ny pulje på kr. således at beboerne fortsat skal tilbydes, at de kan modernisere deres indvendige trapper og køkkener mod en individuel lejeforhøjelse. Følgende ordning er godkendt på afdelingsmødet: Modernisering i et lejemål må koste maksimalt kr. for indvendige trapper og kr. for køkkener, som skal inkludere håndværker- og materialeudgifter samt finansieringsomkostninger. Projektet må kun gennemføres i eksisterende rum i boligen, og kun i de rum som p.t. er indrettet til samme formål. Moderniseringerne gennemføres som totalentrepriser, hvor de firmaer der indgås kontrakter med, forestår samtlige arbejder i forbindelse med moderniseringen. Projektet finansieres med et 20-årigt lån i afdelingen. Der er besluttet en maksimal låneramme på kr. Hvis der moderniseres for det maksimale beløb på kr. for indvendige trapper og kr. for køkkener vil det med den nuværende rente og kurs på et 20-årigt realkreditlån, give en maksimal huslejestigning på 700 kr. pr. måned, i de lejligheder hvor der etableres indvendige trapper, og 700 kr. pr. måned hvor der etableres nye køkkener. 4/16

5 Organisationsbestyrelsen har tidligere den 16. november 2000 godkendt, at afdelingen foretager individuelle moderniseringer. Organisationsbestyrelsen har tidligere godkendt, at der bevilges et tilskud fra egen trækningsret på kr. til modernisering af trapper og køkkener. Iværksættelse af individuel modernisering af køkken og bad er betinget af: - at kommunalbestyrelsen i Hvidovre Kommune godkender iværksættelse af projektet, finansieringen og de deraf følgende lejestigninger. - at Landsbyggefonden giver tilsagn fra egen trækningsret. Bilag 1: Oversigt over egen trækningsret. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender: - at der ansøges om optagelse af lån på kr. til ny pulje. - at der ydes et tilskud fra egen trækningsret til modernisering af indvendige trapper og køkkener i afdeling Skårupvej. 7. Papirløs betjening af Formanden for har rejst et ønske om, at organisationsbestyrelsen i højere grad bliver betjent papirløst, således at det enkelte bestyrelsesmedlem fremover modtager materiale fra KAB på mail. KAB er som administrator ansvarlig for udsendelse af indkaldelser, dagsordener, referater og relevant materiale. For at sikre, at organisationsbestyrelsen kan betjenes papirløst, skal følgende forudsætninger være på plads: - Bestyrelsesmedlemmerne har PC, ipad eller tablet der kan modtage mails fra KAB. - Hvis bestyrelsesmedlemmerne ønsker udskrift på papir, skal medlemmet have adgang til farveprinter. - Bestyrelsesmedlemmerne har en Office pakke, der kan læse dokumenterne og en Adobe Reader til data i PDF format. Det er op til organisationsbestyrelsen om bestyrelsen vil stille arbejdsstation, printer, farvepatroner og papir til rådighed. 5/16

6 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, at betjeningen af organisationsbestyrelsen fremadrettet er papirløs. 8. Nye normalvedtægter Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet har, med ikrafttrædelse pr. den 1. juli 2016, vedtaget nye normalvedtægter for almene boligorganisationer med almene boliger. De væsentligste ændringer i forhold til de tidligere normalvedtægter angår anvendelse af digitale værktøjer dels til indkaldelser af øverste myndighed og afdelingsmøder og udsendelse af materiale til disse møder, dels som supplement i forbindelse med afholdelse af afdelingsmøder. Herudover er der sket enkelte mindre ændringer: - Harmonisering af reglerne om øverste myndighedskompetence og uddelegering med driftsbekendtgørelsens 6 og 7. - Præcisering af tegningsreglen. Derudover er der foretaget en række mindre ændringer. Med hensyn til de digitale afdelingsmøder, vil KAB på et senere tidspunkt informere om mulighederne for afholdelse af disse og med hensyn til delegationen skal selskabets repræsentantskab tage stilling til, om det vil delegere i forhold til de nye bestemmelser. Det fremgår af Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets vejledning, at ændringerne i normalvedtægten er obligatoriske, og derfor gælder uanset om boligorganisationen ændrer sine vedtægter. Bilag 2: Normalvedtægter for en almen boligorganisation Bilag 3: Udkast til nye vedtægter for Bilag 4: Vedtægter for 6/16

7 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender vedtægtsændringerne og indstiller til repræsentantskabet at godkende disse samt drøfter om det skal indstilles til repræsentantskabet at delegere beslutningskompetence til organisationsbestyrelsen. Sager til orientering 9. Orientering om Center for beboerservice, husleje og udlejning Formanden og medlemmer af organisationsbestyrelsen har ønsket, at organisationsbestyrelsen generelt har mere viden og er bedre orienteret om organisering og serviceydelser fra de centre og stabe i KAB, der betjener. Det er aftalt, at følgende centre og stabe deltager på et af de kommende organisationsbestyrelsesmøder. Center for beboerservice, husleje og udlejning Center for byggeri Energi Driftssupport og -udvikling Jura På organisationsbestyrelsesmødet den 15. september 2016 deltager centerchef for Center for beboerservice Finn Larsen som vil orientere om centerets arbejde. 10. Energispare projekter i Organisationsbestyrelsen besluttede på deres møde den 10. april 2008, at fremtidige energibesparelser overdrages til det lokale fjernvarmeværk, hvorved der ikke skal ske et egentligt salg på det frie marked. Organisationsbestyrelsen ønsker derved at tilgodese det lokale varmeværk i forhåbning om, at varmeselskabet ikke som følge af manglende energibesparelse lader varmeprisen stige. 7/16

8 I henhold til aftale om med fjernvarmeværket og EBO Consult skal der udarbejdes en aftale for hvert enkelt energispare projekt har siden 2008 gennemført følgende energispare projekter: Vinduesudskiftning i Hvidovreparken Konvertering til fjernvarme Baunevangen Vinduesudskiftning i Baunevangen Vinduesudskiftning i Skårupvej Vedrørende udskiftning af vinduer i Hvidovreparken i 2008 afventes en tilbagemelding EBO Consult. Af sagen fremgår, at projektleder fra KAB i forbindelse medvinduesudskiftningen har været i dialog med EBO Consult, ligesom projektleder har bedt daværende rådgiver på projektet om at sendt de relevante oplysninger til EBO Consult. Ovennævnte energispare projekter har der været indgået byggeforretningsfører aftale med byggeafdelingen i KAB. Herudover har der været foretaget følgende energispare projekter der er gennemført af ejendomskontoret/ driftschefen: -Hulmursisolering af gavle i Baunevangen -Udskiftning af parkbelysningen i Baunevangen Ved hulmursisolering af gavle og udskiftning af parkbelysningen i Baunevangen er der ikke indgået rådgivningsaftale med EBO Consult, ligesom der ikke indgået byggeforretningsfører aftale byggeafdelingen i KAB. Organisationsbestyrelsen kan overveje om organisationsbestyrelsen beslutning fra den 10. april 2008, om overdragelse af energibesparelser til det lokale fjernvarmeværk forsat skal være gældende. Hvidovreparken og Baunevangen står overfor større renoveringsarbejder, hvor der kan hentes betydelige CO 2 tilskud der kan indgå i finansieringen af renoveringsopgaverne. 8/16

9 11. Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme Godkendelse af ny aftale om fællesforsikringen har været behandlet på et ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde pr. mail. Organisationsbestyrelsen har godkendt den fælles forsikringsaftale med Forsikringsselskabet Gjensidige. Den nye forsikringsaftale gælder fra 1. oktober På mødet vil en repræsentant fra forsikringsmægleren Willis - Uffe Philip - gennemgå resultatet af udbuddet med særlig fokus på resultatet for. 12. Afslutning af 5-års eftersyn udskiftning af vinduer og døre i Skårupvej I og III 5-års eftersynet vedrører udskiftning af vinduer og døre. I byggesagen blev der afholdt afleveringsforretning den 20. december Der er blevet udført et 5-års eftersyn den 14. september 2015 af rådgiverfirmaet AI-gruppen. Det var et ønske fra afdelingen at gennemføre eftersynet, da der har været problemer med vinduer og døre. På baggrund af eftersynsrapporten er der blevet reklameret over for de fejl og mangler, som blev udpeget. Fejl og mangler er nu udbedret af entreprenør samt af vinduesleverandør Velfac. Det blev anbefalet, at vinduer og døre får en servicegennemgang, da enkelte fejl og mangler skyldes manglende vedligeholdelse/justering. Dette skal igangsættes af driften. KAB vil nu frigive garantien til entreprenøren på ovenstående byggesag, og betragter herved 5-års eftersynet som værende afsluttet. 9/16

10 13. Status på helhedsplan i Hvidovreparken I Hvidovreparken arbejdes der videre mod helhedsplanen. Rambøll har i juli 2016 fremsendt de indledende skitser til en helhedsplan, som primært anviser prioritering med hensyn til tilgængelighed, sammenlægning og disponering af udeområder. Dette skitseforslag fremlægges for bestyrelsen i Hvidovreparken. Generelt er det tanken, at der udover en udvendig istandsættelse af bygningerne og en istandsættelse af kloakken skal foretages en hel eller delvis renovering af køkken og bad. Der gøres overvejelser om det udvendige miljø kræver ændringer for fremme af tryghed for beboerne. Tillige overvejes det, hvordan man fremover sikrer afdelingen den bedste sammensætning af beboere, primært ved sammenlægning af mindre lejligheder og mulighed for at inddragelse af tagrum til taglejligheder. Disse overvejelser er under stadig proces og vurdering. Der er endvidere udarbejdet en økonomisk finansieringsmodel, som bearbejdes, efterhånden som arbejdet med helhedsplanen skrider frem. Finansieringsmodellen viser allerede nu, at der skal arbejdes med at finde besparelser i helhedsplanen for at få økonomien til at løbe rundt. 14. Status på helhedsplan i Baunevangen I Baunevangen arbejdes der videre med planerne om at kombinere renoveringen af kloaknettet med en LAR-løsning, der udover at håndtere de sædvanlige mængder regnvand kan bruges til at sikre området mod ekstreme mængder regn. Dette vil også være en anledning til at indrette og udnytte de fælles, udvendige arealer på en anden måde. Det er aftalt på et nyligt afholdt møde med Hvidovre Kommune og HOFOR, at projektet vil kunne udformes som et klimaprojekt i rekreative områder, som dermed falder indenfor reglerne om medfinansierings-projekter, hvor forsyningsselskabet under en række forudsætninger kan finansiere den hydrauliske del 100 %. En endelig stillingtagen fra Hvidovre Kommune/HOFOR afventer et mere konkret projektoplæg, der også vil kunne anvendes til anmodning om forhåndsgodkendelse hos forsyningssekretariatet. 10/16

11 KAB og konsulent Niels Lützen arbejder nu videre med et projektoplæg til fremlæggelse for Baunevangens bestyrelse og Hvidovre Kommune/ HOFOR. 15. Nyt partnerskab med boligforeningen 3B KAB har pr. 1. april 2016 indgået en strategisk partnerskabsaftale med boligforeningen 3B under overskriften Fælles investeringer, fælles udvikling og fælles gevinster. 3B er en boligorganisation med boliger, hvoraf størsteparten er beliggende i København, men 3B har også en stærk position i hovedstadsområdet, og er eksempelvis det største boligselskab i Herlev Kommune. Beslutningen om at formalisere samarbejdet kommer efter flere års godt samarbejde især omkring nybyggeri. Erfaringerne fra dette samarbejde udvides nu til også at gælde større initiativer vedrørende digitalisering, metodeudvikling i forbindelse med byggeri og byudvikling samt bedre service til glæde for bestyrelser og beboere i KAB-fællesskabet og i 3B. Bilag 5: Pressemeddelelse - Nyt stærkt partnerskab i den almene sektor Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning 16. Udbudsloven og decentrale enheder Pr. 1. januar 2016 trådte en ny udbudslov i kraft. En af ændringerne i loven er tilføjelse af en ny 31, som beskriver, hvordan decentrale enheder opfattes i forhold til udbud. Det er imidlertid KAB s opfattelse, at den nye 31 ikke har nogen betydning for den måde, som KAB og boligorganisationer/-afdelinger håndterer udbud på. Tilføjelsen af den nye 31 er derimod en kort beskrivelse af den praksis, der allerede anvendes i KAB-fællesskabet, som tidligere udsendt i dagsordenspunkt af 31. august 2010 Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik. 11/16

12 Den praksis der følges, er, at alle afdelinger medtages, hvis udbuddet sker i boligorganisationen, eller hvis flere afdelinger indgår. Hvis kun én afdeling indgår i udbuddet, medtages kun den afdeling i udbuddet. Ovenstående gælder også ved benyttelse af ramme-/indkøbsaftaler indgået af KAB. 17. Boplacering af flygtninge KL og regeringen har indgået en aftale om kommunernes mulighed for at finde boliger til flygtninge. I vedlagte bilag er en beskrivelse af aftalen. Aftalen skulle gøre det muligt samlet set at etablere i alt nye og midlertidige almene boliger. Bilag 6: Konkrete initiativer for boligplacering af flygtninge Bilag 7: Pjece Små og billige boliger med perspektiv Bilag 8: Pjece Gode råd til organisationsbestyrelser i KAB-fællesskabet 18. Frit valg af TV-pakker på vej En ny lov om TV-pakker er vedtaget. Loven gør det muligt for lejere at fravælge at modtage og betale for TV-programpakker, som tilbydes i deres boligafdeling. Loven træder i kraft den 1. juli 2016, men vil først gælde pr. 1. januar 2018 for såkaldte sløjfeanlæg, hvor det ikke umiddelbart er muligt at frakoble enkelthusstande. Der er nogle forbehold vedrørende lejernes frie valg af TV-pakker: - Eksisterende kontrakter, som er indgået mellem boligafdelinger og eksterne programleverandører, skal respekteres i kontrakternes løbetid. Det betyder, at lejernes frihed til at fravælge programpakker først træder i kraft, når eksisterende kontrakter med eksterne leverandører udløber, eller når kontrakterne kan opsiges. - I ejendomme med stikledningsanlæg, kan den enkelte lejer ikke fravælge at være med i selve anlægget, som afdelingen har etableret. Den faste udgift til drift af anlægget skal stadig betales af den enkelte lejer. 12/16

13 KAB arbejder for gode priser og individuelle løsninger, hvor den enkelte beboer handler direkte med udbyderen. KAB arbejder også for, at man i de gældende kontrakter kan slippe for de valgte TV-pakker og selv vælge frit, som loven lægger op til. 19. Orientering om investeringsforeninger Som nævnt på sidste organisationsbestyrelsesmøde ser det ud til at 2016 bliver et betydeligt bedre år for vores investeringsforeninger end 2015 var. Som det fremgår af nedenstående tabel, så har den gennemsnitlige værdiudvikling for de tre foreninger i de første to tredjedele af 2016 således været +3,97 %-point, og pilen peger stadig i den rigtige retning. Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 22. aug Værdiudvikling hidtil 2016 Værdiudvikling hele ,86 114,34 +3,48 %-point -0,01 %-point SEB ,03 115,19 +4,16 %-point +0,04 %-point Nykredit Port ,28 117,55 +4,27 %-point -0,14 %-point Den usikkerhed som den seneste tid har præget de finansielle markeder, herunder især Storbritanniens EU-afstemning, ser heldigvis ikke ud til at have haft den store effekt på obligationsmarkedet i hvert fald ikke i negativ retning. Der skal gøres opmærksom på, at der kan forekomme betydelige udsving - positive såvel som negative. Indskud i investeringsforeningerne skal derfor ses som en langsigtet investering. 13/16

14 20. Nyt fra afdelingerne/driften Ejendomskontoret på Hvidovrevej er fuldt bemandet igen efter driftslederassistent Gerd Wegeners fratrædelse. Sussi Berger Lægg er pr. 1. juli 2016 tiltrådt som Gerd s afløser og er ved at komme godt med i stof og samarbejde. Der vil blive lagt stor vægt på dokumentation og opgradering af materiale. Personalesituationen på Skårupvej, efter Kim Pedersen fratrædelse, er nu løst. Leonel Munoz er tiltrådt pr. 1. august Leonel har været i driftsarbejde i ca. 20 år, sidste ansættelse var i KAB s afdeling Lygten. Der er aftalt møde den 26. august.2016 i Hvidovre Kommune, hvor HOFOR deltager, for afklaring af tilskudsmuligheder i forbindelse med LAR projekt Hvidovreparken: Helhedsplansarbejdet: Mulighed for at vandbåren varme i køkken- og badgulv undersøges. Der er i dag ingen varmekilde i rummene. Individuel køkken- og badmodernisering har fin tilmelding. Den gamle pulje lukkes og regnskab udføres. Belysning i kælder udskiftes til LED. Energibesparelsesberegning leveres til EBO Consult Baunevangen: Helhedsplansarbejdet, muligheder for støtte fra Landsbyggefonden er minimale. Det overvejes at udføre enkeltprojekter i stedet. Arbejdet med udskiftning af kloak med separering af regnvand afventer Hvidovres Kommunes mulige tiltrædelse af partnerskab med HOFOR før beslutning. Møde afholdes den 26. august Moderniseringspulje til renovering af køkkener og bade er opbrugt. Udskiftning af badeværelser i flyttelejemål. Modellen er vedtaget i bestyrelsen og der indhentes tilbud fra flere entreprenører. Der udskiftes vand-og afløbsinstallationer, men varmeinstallationer udskiftes ikke, da installationen vurderes til at have en del levetid tilbage og er meget dyr at skifte. Anden etape af i alt tre i reparation og opretning af alle skorstene er igangsat. Renovering af kældertrapper fortsættes. 14/16

15 3804 Skårupvej: Pulje for individuel modernisering af køkkener er opbrugt. Der er indhentet nye tilbud på flytning og udskiftning af indvendige trapper. Prisen er nu kommet ned i et leje, hvor disse kan skiftes i en eventuel ny renoveringspulje. Ny pulje ansøges for fortsættelse. Maling af facader og tagudhæng, skure og fælleshus i grøn afdeling er igangsat og forventes udført i efteråret. 5-årseftersyn af vinduer og døre er gennemført. Sålbænke og murstenskanter skulle efterses. Dette er udført Baunevangens ældreboliger: Intet nyt Bilag 9: Aktionslister 21. Nyt fra udvalgene Formændene for udvalgene, vil give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. 22. Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøder samt repræsentantskabsmøde i 2016: Organisationsbestyrelsesmøde: tirsdag den 29. november 2016, kl Repræsentantskabsmøde: tirsdag den 29. november 2016, kl /16

16 23. Eventuelt 24. Referat - fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. 16/16