Deltagelse: Til stede: Hans Halvorsen (formand), Claus Christensen, Peter Bonfils, Dorte Stockfisch og Niels Jørgen Andreasen.

Transkript

1 Referat Deltagelse: Til stede: Hans Halvorsen (formand), Claus Christensen, Peter Bonfils, Dorte Stockfisch og Niels Jørgen Andreasen. Fra ledelsen: Preben Clausen, Susanne Dombernowsky, Per Lund og Michael Sandberg. Afbud: Carsten Riis (næstformand), Mogens Birkebæk, Frits Andersen, Pauli Johansen, Merete Ipsen, Rune Bak Hansen og Daniel Olling. Referent: Peter Cederstrøm Indhold 0. Mødets gennemførelse (Ekstra punkt) Referat... 3 B. Økonomiske sager 2. Budget Vandskaden i Bülowsgade - samlet regnskab Lokalekapacitet pavillonløsning IBS Valg af bygherrerådgiver Revisionsprotokollat... 8 C. Driftssager 7. Resultatløn rektor - nyt regelsæt... 9 D. Temadrøftelse vdr. samling af VUC Aarhus 8. Samling af VUC Aarhus status vdr. forhandlingerne (lukket punkt) Meddelelser a) husleje Samsø forhandlinger med kommunen b) januarhold 2012 orientering c) Strategi d) intern organisationsplan Eventuelt

2 0. Mødets gennemførelse Hans Halvorsen indledte mødet med at konstatere, at bestyrelsen ikke var beslutningsdygtig med kun 4 stemmeberettigede medlemmer. Det blev aftalt at gennemføre mødet og give fraværende bestyrelsesmedlemmer indsigelsesret til trufne beslutninger ved læsning af referatet. Herefter gennemførtes mødet. 2

3 1. Referat Referat fra BS 24 blev godkendt. 3

4 2. Budget 2012 Sagsfremstilling Årets forventede omsætning er ca. kr. 176 mio. med et resultat på ca. kr. 3,8 mio. svarende til 2,12 % af omsætningen, hvilket er i overensstemmelse med ledelsens langsigtede målsætning. Alle 3 afdelinger forventes at have et positivt resultat efter justeringer for ændringer i feriepengeforpligtelsen. Såfremt det viser sig påkrævet, ønsker ledelsen dog at kunne disponere op til kr. 1,0 mio. af det budgetterede overskud til yderligere initiativer til understøttelse af skolens strategiplan I det endelige budget for 2012 er forventningerne til antallet af årskursister opjusteret med knap 30 årskursister, således at der samlet forventes årskursister, hvilket er 39 flere kursister end realiseret i 2011 (1.978 foreløbigt tal). Alle takster baserer sig på foreløbigt takstkatalog FL2012. Den endelige finanslov forventes først vedtaget den 20. januar, hvorfor ændringer kan forekomme. Afdelingerne har fastholdt de indregnede handlingsplaner for 2012 til understøttelse af skolens strategiske mål for de kommende år. Overtagelse af de to etager i Bülows gade giver en nedgang i huslejeindtægter og en forøgelse af omkostningerne til el, vand og varme. Ledelsen har der ud over afsat 1 mio. kr. til rådgivningsydelser (advokat, bygherrerådgivning m.m.) i forbindelse med beslutningerne vedr. placeringen af et nyt domicil for VUC Aarhus. Afdelingsbudgetterne rummer ligeledes plads til medarbejderenes involvering i arbejdet med indretning af nyt domicil, ligesom det forventes, at der ansættes en akademisk medarbejder til støtte for projektorganisationen se i øvrigt dagsordenens pkt. 8. at bestyrelsen godkender budgettet for 2012 Per Lund orienterede om punktet. Skolens overskudslikviditet stammer fra opsparende midler i regnskaberne og fra låneoptag udover behov i forbindelse med bygningsovertagelse. af likviditetsudvikling samt placering af skolens frie midler, herunder en risikovurdering. Beslutning Bestyrelsen godkendte budget med anmodning om, at der til næste møde udarbejdes forslag til alternativ anbringelse af likviditet. 4

5 3. Vandskaden i Bülowsgade - samlet regnskab Sagsfremstilling Bestyrelsen behandlede på MØDE 24 en delmængde af det samlede regnskab for vandskadesagen i Bülowsgade, nemlig regnskabet for genopførelsesdelen. Til dette møde fremlægges som aftalt en oversigt hentet fra skolens meget omfattende redegørelse til Ministeriet for Børn og Undervisning, der beskriver den samlede opgave. Af bilaget, som er et resumerende kapitel 1 i redegørelsen til Ministeriet, fremgår, at udgiftsfordelingen mellem stat og skole ser således ud: heraf heraf ialt stat VUC Aarhus Samlet udgift % selvforsikring Endelig fordeling Det bemærkes, at selvforsikringsdelen på 1 % af omsætningen i forvejen er udgiftsført som skyldig post i skolens 2010 regnskab, da skaden skete i En nærmere specificering af udgifterne fremgår af bilaget, afsnit 1.6. Skolen har afholdt samtlige udgifter indtil dato og beder med redegørelsen om refusion af den del, der er direkte og indirekte henførbar til vandskaden, nemlig kr ,-, mens bygningsændringer derudover betales af skolen selv. Redegørelsen er udfærdiget af skolens økonomikontor i samarbejde med det tilsynsførende arkitektfirma Årstiderne Arkitekter A/S. Det samlede materiale er revideret af skolens revisionsfirmas KPMG og fremsendt anmærkningsfrit til staten, dog med forbehold for beregningen af selvforsikringsdelen på 1 % af årsomsætningen, idet denne afventer en revisionspåtegning af skolens årsregnskab for 2011, der er under udarbejdelse i disse dage. Staten har meddelt, at man først endeligt behandler sagen, når denne sidste revisionspåtegning er i hus. Skolen forventer derfor først at modtage refusion i april måned Skolen har i den anledning ikke likviditetsproblemer. at bestyrelsen godkender redegørelsen foreløbigt at sagen genoptages, hvis Ministeriet - mod forventning - måtte ønske en anden udgiftsfordeling end den indberettede Preben Clausen orienterede om punktet. Selvrisikoen forventes at blive ca kr. større grundet stigning i omsætningen i Beslutning Bestyrelsen godkendte redegørelsen og ledelsens indstilling. 5

6 4. Lokalekapacitet pavillonløsning IBS Sagsfremstilling Bestyrelsen behandlede på MØDE 24 en prognose for elevtilgangen i årene Heraf fremgik, at skolen senest i 2015 vil nå en aktivitet på årskursister. I 2012 budgetteres for eksempel med årskursister. På mødet redegjorde afdelingslederne desuden for eksisterende kapacitetsproblemer med den nuværende søgning til skolens uddannelser, hvilket betyder, at skolen ved januarstarten i 2012 har måttet undlade at dublere hold og klasser på såvel AVU som HF/GS, hvilket forsinker mange unges efterfølgende studiestart På denne samlede baggrund opgjordes skolens kapacitetsgab i perioden til 8 klasseværelser. Fra 2015 vil en samling af skolen på én adresse løse kapacitetsproblemet. Til dette møde fremlægges derfor en plan for, hvorledes denne midlertidige kapacitetsudvidelse kan gennemføres ved opstilling af en pavillon i 2 etager i den indre gård ved IBS. Udgiften til disse i alt 880 ekstra kvadratmetre skal afholdes inden for den ekstra indtægt på ca. 200 årselever, som pavillonen kan rumme, hvis den kan udnyttes i samme omfang som skolens øvrige undervisningslokaler. Årstiderne Arkitekter har i et overslag beregnet de samlede udgifter til opstilling, leje, nedtagning m.m. for en sådan løsning. Oversigten viser, at løsningen ved en normal udnyttelse og med ekstra kursister kan holdes inden for bygningstakstens rammer. På den baggrund anmoder skolen om bemyndigelse til at gå videre med sagen, idet første opgave er afklaring af en byggetilladelse og næste punkt et udbud af opgaven. Det bemærkes, at en pavillonløsning isoleret pr. kvadratemeter er en dyrere løsning end et gennemsnitligt lejemål. Men også at alternativet med en femte adresse ude i byen alt andet lige ville være dyrere og også mere uhensigtsmæssigt, idet et sådant lejemål så også vil skulle omfatte fællesfaciliteter som opholdsarealer, kantine, kontorer og studiefaciliteter i øvrigt. Altså et større areal som på grund af det korte lejemål vil være kostbart. Disse fællesfaciliteter er lige for hånden på Ingerslevs Boulevard. at ledelsen bemyndiges til at søge byggetilladelse og indhente tilbud at pavillonen opstilles for perioden august 2012-august 2015 at udgiften dertil indarbejdes i budgetterne for at bestyrelsen orienteres, hvis driftsforudsætningerne ændrer sig markant Preben Clausen orienterede om punktet og bemærkede, at den mest optimale løsning set fra et pædagogisk synspunkt er placering af lokaler på skolens matrikel i gården på IBS. Der vil forventeligt være en smule overskudskapacitet i det første år med etablering af 8 nye lokaler, men ikke i de følgende år. Omkostningerne til opstilling, leje og nedtagning af pavillonerne vil hen over 3- årsperioden kunne dækkes af det ekstra bygningstilskud flere kursister udløser. I første omgang fokuseres på lokaler til almindelig undervisning og herefter vurderes det samlede behov for eventuel udvidelse af antallet af faglokaler. Skolen har ikke forberedt alternativer. Det forventes, at det vil fremme sagen med byggetilladelse, at der er en slutdato, samt at en manglende tilladelse vil medføre, at et antal unge ikke kan tilbydes uddannelse. Beslutning Bestyrelsen godkendte ledelsens indstilling. 6

7 5. Valg af bygherrerådgiver Sagsfremstilling I forbindelse med igangsætningen af de interne og eksterne processer vdr. en samling af VUC Aarhus, når bestyrelsen har truffet beslutning om en endelig lokalisering af den nye skole, er det nødvendigt straks at tilknytte en bygherrerådgiver. Bygherrerådgiver vil være skolens tekniske sparringspartner i alle forhold vedr. planlægning, projektering og opførelse af en ny bygning hhv. konvertering af en eksisterende til VUC-formål. Rådgivningen forventes derfor at starte op i foråret 2012 og løbe indtil byggeriets færdiggørelse sommeren Opgaven vil skulle i udbud. I samarbejde med skolens advokatfirma udfærdiges udbudsmaterialet på en sådan måde og så betids, at rådgiver eventuelt også vil kunne bidrage til at vægte forskellige lokationer over for hinanden, inden en beslutning træffes. Udgiften til bygherrerådgivning er allerede skønsmæssigt indoptaget i budget 2012 og vil være en del af budgetterne indtil Det bemærkes, at skolen samtidigt med dette etablerer en intern projektorganisation vedr. samlingen af skolen, som matcher bygherrerådgivers arbejdsfelter og dagligt samarbejder med vedkommende. Denne projektorganisation er ligeledes indarbejdet i budgetterne for , og den kommenteres nedenfor under punkt 8. at ledelsen bemyndiges til at udbyde bygherreopgaven og at vælge det bedste og billigste firma til opgaven i overensstemmelse med udbudsreglerne Per Lund orienterede om, at valg af rådgiver skal i udbud (evt. EU udbud). I den anledning tilknyttes et advokatfirma, der kan bistå skolen med processen. Valget af advokatfirma er ligeledes sat i udbud. Det forventes, at der snarest er valgt et advokatfirma. Beslutning Bestyrelsen godkendte ledelsens indstilling 7

8 6. Revisionsprotokollat Sagsfremstilling Skolens revisionsfirma har rutinemæssigt gennemført revision på udvalgte områder i skolens økonomiforvaltning og holdt den faktiske adfærd op imod reglerne bl.a. i skolens egen regnskabsinstruks. Besøget blev gennemført i november måned På den baggrund er der udarbejdet et revisionsprotokollat, der er vedlagt punktet. Protokollatet er anmærkningsfrit og lægger således ikke op til ændringer i skolens økonomiforvaltning, der vurderes at fungere helt tilfredsstillende. at bestyrelsen godkender protokollatet og underskriver originalen på mødet Bestyrelsen bemærkede, at det er godt at se et anmærkningsfrit revisionsprotokollat. Underskrifter fra bestyrelsens fraværende medlemmer afventer mødet i marts. Beslutning Bestyrelsen godkendte og underskrev protokollatet. 8

9 7. Resultatløn rektor - nyt regelsæt Bestyrelsen blev ved MØDE 24 orienteret om, at staten havde meddelt et midlertidigt regelsæt vdr. resultatløn for rektor, herunder også skolens øvrige ledere. På den baggrund meddelte skolens ledelse, at dette midlertidige regelsæt vil blive anvendt i overenstemmelse med Bestyrelsesforeningens anbefalinger om en overgangsløsning, indtil et nyt regelsæt foreligger. Der er derfor udbetalt resultatløn til rektor og skolens øvrige ledere for perioden august-december 2011 efter dette midlertidige regelsæt. Efterfølgende har Ministeriet for Børn og Undervisning den 6. december udsendt en bemyndigelse til bestyrelserne vedr. en ny permanent regulering af rammerne for resultatkontrakt for skolens øverste leder, som træder i kraft fra 1. januar Heraf fremgår, a) at bestyrelsen kan beslutte, om man ønsker at anvende en resultatkontrakt for rektor, b) at kontrakten kan indeholde en basisramme på 70 % af beløbsrammen, som frit defineres af bestyrelsen selv c) at der derudover kan aftales resultatmål i en ekstraramme svarende til 30 % af beløbsrammen, som er reguleret af Ministeriet og d) at man kun kan udnytte disse sidste 30 %, hvis man opfylder de statslige indholdskrav i ekstrarammen. Denne ordning er afstedkommet af, at staten tabte en voldgiftssag til DJØF, der på vegne af Lederforeningerne forlangte et større råderum over resultatkontrakternes indhold end i den tidligere, tæt regulerede udgave. Det foreslås overordnet, at basisrammen i særlig grad henter sit indhold fra Strategiplan 16, og at ekstrarammen beskæftiger sig med tal for gennemførelse og eksamensdeltagelse og med andre meget kvantificerbare initiativer, der fører til synlige ændringer, jfr. regelteksten. Desuden foreslås det, at de nærmere detaljer vedr. kontraktens udformning som hidtil overlades til drøftelser mellem rektor og bestyrelsens formand. Tilsvarende forslås det, at rektor i sin kontrakt bemyndiges til at udforme kontrakter for skolens øvrige ledere i overensstemmelse med ovenstående, og således at disse i væsentligt omfang understøtter rektors kontraktindhold. at bestyrelsen beslutter at anvende resultatløn for rektor at såvel basisramme som ekstraramme udnyttes at kontraktens endelige udformning som hidtil overlades til forhandlinger mellem rektor og bestyrelsens formand Preben Clausen supplerede sagsfremstillingen med tilføjelse om, at der i ekstrarammen tillige måles på timernes gennemførelse (timebortfald). Beslutning Bestyrelsen godkendte indstillingen med bemærkning om, at det er den fulde beløbsramme der skal anvendes. 9

10 8. Samling af VUC Aarhus status vdr. forhandlingerne (lukket punkt) Sagsfremstilling Forhandlingsgruppen har siden bestyrelsens sidste møde gennemført tre møder: MØDE 1 onsdag den 4. januar 2012 forberedelse MØDE 2 mandag den 9. januar 2012 møde vdr. Ingeniørhøjskolen MØDE 3 tirsdag den 17. januar 2012 møde vdr. Ceres-grunden Der redegøres under mødet for disse forhandlinger. Under drøftelserne på MØDE 1 besluttedes det, at flg. opgaver med relation til det omfattende projekt sendes i udbud: advokatbistand (er iværksat) mægleropgaven vdr. salg af egne bygninger (afventer beslutning) bygherrerådgivning (jfr. pkt. 5 ovenfor) Der er nu udarbejdet en intern projektorganisation, der skal forestå arbejdet frem mod en samling af skolen den Organisationen går i gang, umiddelbart efter at skolens bestyrelse har besluttet lokationen for det nye VUC Aarhus. Projektorganisationen er vedlagt punktet og kommenteres under mødet. at bestyrelsen drøfter forhandlingsgruppens redegørelse spunkt. Ingen beslutning jf. indstilling. Redegørelse om afholdte møder og status ved Hans Halvorsen og Preben Clausen. Preben Clausen bemærkede, at forhandlingsgruppen har haft god nytte af de råd, man har modtaget fra blandt andet bestyrelsen forud for forhandlingerne,. af muligheder og rammer samt krav til skolens økonomiske robusthed, som Ministeriet ønsker beskrevet i det aktstykke, der senere skal forelægges Ministeriet. Forhandlingsgruppen holder fokus på, at skolens kommende bygninger skal kunne driftes komfortabelt inden for rammerne af bygningstaksmetret. Per Lund orienterede om indkomne tilbud på udbuddet vedr. advokatbistand jf. pkt

11 9. Meddelelser a) husleje Samsø forhandlinger med kommunen Susanne Dombernowsky og Cecilia Andersen fra VUC Aarhus deltog i Social- og Kulturudvalgets møde den 10. januar 2012 for at drøfte kommunalt huslejetilskud til VUC og uddannelsespolitiske udfordringer på øen. Punktet kommenteres under mødet. Susanne Dombernowsky orienterede om møde med Social- og Kulturudvalget. Samsø Kommune afslog at yde tilskud til husleje, men udvider betalingen for de lokaler de lejer af skole, med henblik på tilskud til baggrundsomkostninger. Skolens lokaler på Samsø har desværre ikke en indretning så kørestolsbrugere kan deltage i undervisningen. Skolen forventer derfor at leje lokaler af Samsø Kommune til afvikling af det AVU hold, hvor der deltager en kørestolsbruger. Kort drøftelse om mulighed for eksempelvis yderligere ø-tilskud. Det er aftalt, at Samsø Kommune forestår eventuelle yderligere ansøgninger. b) januarhold 2012 orientering Januarstarten kommenteres under mødet Michael Sandberg orienterede om søgningen til AVU. Der er en stigning på ca. 5 procent sammenlignet med sidste år. Således fastholdes tendensen fra sommeroptaget. Genopretningsplanen har haft effekt på visse con-amore-fag, men der er til gengæld stort pres på kernefagene og klasserne. Derudover stort pres på DSA (Dansk som andetsprog) og markant stigning på flex. Susanne Dombernowsky orienterede om søgningen på HF. Der er en voldsom stigning på halvårshold (62 mod 38 sidste år) og et lille fald i helårshold. Enkelte hold er dubleret og der er afvist 40 fra venteliste og reelt endnu flere der ikke kom på venteliste. Skiftet fra helårshold til halvårshold på enkeltfag er et led i afdelingens igangværende arbejde med at målgruppedifferentiere det gymnasiale tilbud, herunder at gøre HF-enkeltfag mere fleksibel. Der er en tydelig tendens til, at kortere forløb mindsker frafaldet. c) Strategi 16 Skolen har redigeret lidt i bestyrelsens dokument Strategi 2016 Forandring gennem forankring, som blev vedtaget på MØDE 23 den 21. september De redaktionelle ændringer tager sigte på at tydeliggøre strategiplanens 3 niveauer: det strategiske niveau: uddannelsespolitiske målsætninger bestyrelsen det taktiske niveau: overordnede flerårige handlingsplaner skolen det operationelle niveau: etårige og konkrete handlingsplaner skolen Derfor vedlægges punktet en ny udgave af Strategi 16, og under mødet fremlægges Strategi 12 med de udvalgte konkrete handlingsplaner for året. Omdeling af folderen Strategi 2016 for VUC Aarhus Forandring gennem forankring samt Handlingsplan Fase Orientering om niveaudeling mellem strategisk, taktisk og operationelt og sammenhængen til de både etårige og flerårige handlingsplaner. Enkelte fremhævninger af fokusområder i 2012 samt de forestående drøftelser med skolens medarbejdere i de tre afdelinger. d) intern organisationsplan Skolen har udarbejdet en revideret organisationsplan til intern brug, der tydeliggør sammenhængen mellem skolens uddannelsestilbud og skolens organisation. Organisationsplanen er vedlagt som bilag. Kort gennemgang. 11

12 10. Eventuelt Preben Clausen meddelte bestyrelsen, at han fratræder sin stilling som rektor for VUC Aarhus med virkning fra 1. august 2012, for at gå på pension. Preben Clausen har arbejdet med voksenuddannelse i 40 år og været leder i 36 år, heraf 28 år for VUC Aarhus. Hans Halvorsen oplyste, at processen med at finde en ny rektor igangsættes snarest. Der foreslås nedsat et ansættelsesudvalg bestående af formand, næstformand, de tre afdelingsledere (Susanne Dombernowsky, Michael Sandberg samt Per Lund) og en til to medarbejderrepræsentanter. Der arbejdes for at kunne gennemføre samtaler i april med henblik på tiltrædelse 1. august Enighed om, at ansættelsesudvalget tillægges kompetence til at træffe afgørelse om ansættelse. Afslutningsvis oplyste Hans Halvorsen, at dato for den officielle fratrædelsesreception udmeldes senere. 12

13 Underskriftsblad : I bestyrelsen: Hans Halvorsen (formand) Carsten Riis (næstformand) Mogens Birkebæk Merete Ipsen Peter Bonfils Pauli Johansen Claus Christensen Frits Andersen Dorte Stockfisch Niels Jørgen Andreasen Rune Bak Hansen Daniel Olling Preben Clausen (forstander) 13