Open source platform til bibliotekernes publikumspc er

Transkript

1 Open source platform til bibliotekernes publikumspc er Afsluttende projektrapport Af projektleder Niels Schmidt Petersen ITK, Aarhus Kommunes Biblioteker 26. februar 2014

2 1. Projektets baggrund og formål Projektets proces Udvikling og implementering af løsningen Udfordringer Resultater og samlet evaluering Perspektiv og aktiviteter fremadrettet

3 1. Projektets baggrund og formål Projekt bibos2 opstod på grundlag af projekt bibos1 og de erfaringer samt tekniske udfordringer, som blev synliggjort i processen omkring udviklingen af en fælles open source platform til publikumspc erne. Formålet med bibos1 var at tilbyde landets biblioteker et alternativ til licensbelagt software på publikumspc erne og gøre det muligt at drive publikumspc erne på en moderne og kosteffektiv måde. Dette skulle gøres ved at udvikle og etablere en fælles og national open source platform, hvor styresystem og applikationer på publikumspc erne var open source baseret. Løsningen skulle give mulighed for central administration og vedligeholdelse. Resultatet blev en alfaløsning, som havde potentialet, men manglede fundamentale elementer for at kunne sættes i drift. Projekt bibos2 er grundlæggende baseret på samme formål og overordnede målsætninger som bibos1. BibOS2 skulle dog fokusere på at muliggøre en egentlig idriftsættelse af bibos løsningen. Projekt bibos2 arbejdede med følgende målsætninger: Der skal udvikles en driftsmoden bibos løsning bygget på erfaringerne fra bibos1. Løsningen baseres på Open Source software og skal konkret indeholde et open source styresystem inklusive relevante programmer, og samtidig muliggøre central administration af maskinerne. Projektet skal finde løsninger på udfordringer omkring booking, printstyring og bibliotekernes netmedier/webservices. Udformning af en fælles og bæredygtig forretningsmodel for organisering, drift og videreudvikling af løsningen I sidste ende understøtter projektet også kompetenceudviklingen af biblioteksmedarbejderne til at bruge Open Source styresystem og programmer. I forlængelse af dette også den formidlingsopgave, der ligger i at fortælle slutbrugerne om open source, herunder at synliggøre for borgerne at open source software er et reelt og anvendeligt alternativ til licensbelagt software. 2. Projektets proces Opstartsfase Processen for projektet tog udgangspunkt i følgende model: Opstartsfase Analysefase Udviklingsfase Test Implementering 3

4 Projektet fik vanskelig start, idet Odense Centralbibliotek valgte at træde ud af projektet i den indledende fase. Odense tog denne beslutning, af flere årsager. De havde netop indkøbt en ny printløsning, som ikke understøtter Linux. Samtidig havde Odense allokeret en stor del af sine personaleressourcer over på udvikling af en ny Ding hjemmeside. Endvidere vurderede de at brugerne og personalet var tilfredse med det nuværende setup for publikumspc'erne. Odenses farvel som projektdeltager, gav flere udfordringer både omkring fordelingen af timer mellem de to resterende biblioteker, Silkeborg og Aarhus, men også ift. tilgængelige kompetencer ved tekniske opgaver i projektet. Odense deltog i bibos1 med 3 projektdeltagere, som primært havde tekniske kompetencer. Det at de forsvandt fra bibos2 projektet, skabte dermed en ressourcemæssig og kompetencemæssig udfordring. Frem mod sommerferien 2012 gjorde vi forsøg på at få en ny projektpartner (kommune) med i projektet, men da det ikke lykkedes besluttede vi at gå videre med projektet, og i stedet forsøge at finde de nødvendige ressourcer i Silkeborg og Aarhus, når det var påkrævet. Projektgruppen afholdte møde d. 18. september. Her blev defineret og fordelt opgaver mellem projektdeltagerne. Et videre analysearbejde ift. mulige løsninger på udfordringerne omkring booking, printstyring og netmedier blev igangsat. Mødet var også udgangspunkt for en tiltagende diskussion af hvorvidt Landscape fortsat skulle være en del af bibos løsningen. Problematikken omhandlede den nye licensudgift, som Landscape ville medføre for bibliotekerne. Et møde mellem projektgruppen og Magenta A/S d. 10 oktober lagde yderligere grund til ønsket om at gøre bibos2 uafhængig af Landscape, dvs. tilpasse løsningen så den ikke var dybt integreret med Landscape, som det var tilfældet med bibos1 alfaløsningen. Analysefase I analysefasen var vi i projektgruppen fokuseret på at klarlægge behovene til en driftsmoden bibos løsning. Vi samlede derfor op på væsentlige erfaringer og ønsker fra udviklingen af bibos1 løsningen. Endvidere afdækkede projektgruppen løsningsmuligheder for henholdsvis printstyring, booking af maskiner samt understøttelse af bibliotekernes netmedier. Analysearbejdet var forarbejdet til en egentlig kravspecifikation. Styregruppen og projektgruppen afholdte et møde d. 31. oktober 2012, hvor vi i særdeleshed drøftede det centrale administrationssystem Landscape, og hvilke veje vi skulle gå i forhold til booking og printstyring. På dette tidspunkt blev det besluttet at undersøge hvorvidt BookPC løsningen, der er udbredt hos landets biblioteker, kunne være en mulighed i bibos projektet. Udfordringen var dog at produktet ikke understøttede Linux, og vi skulle derfor have udviklet et stykke klientsoftware. Vi tog kontakt til Wallin, leverandør på BookPC, og indhentede tilbud på en løsning. Tilbuddet fra Wallin lå dog langt ud over budgettet for bibos2, og da de samtidig ikke ville lægge koden ud som open source, fravalgte vi denne mulighed. Projektet valgte i sidste ende at lade en bookingfunktionalitet indgå som en option i kontrakten med Magenta og i den forbindelse at open source bookingløsningen Mycel, som Deichmannske Bibliotek i Oslo anvender på sine publikumsmaskiner. 4

5 Kravspecifikation Kravspecifikationen blev udarbejdet november- februar Tidligt i processen omkring udformningen af kravspecifikationen var udgangspunktet at bibos2 fortsat skulle tilbyde opkobling til remote management systemet Landscape, som var blevet implementeret og anvendt i bibos1 alfaløsningen. Styregruppen besluttede dog i april 2013, at projektet skulle fokusere på at få udviklet et nyt open source administrations- og distributionssystem, som en del af bibos2 løsningen. Argumentet for at gøre dette var dels baseret på ønsket om helt at løsrive sig fra afhængigheden til det proprietære produkt Landscape. Styregruppen og projektlederen konkluderede at Landscape ikke understøttede projektets formålsbeskrivelse og målsætningen om en open source løsning uden licensomkostninger og leverandørafhængighed. Alene for Aarhus Kommunes Biblioteker ville licensomkostningerne til Landscape beløbe sig til ca kr. årligt. Udgifter som i stedet kunne anvendes til videreudvikling af en 100 % open source baseret løsning. Projektgruppen drøftede internt og i dialog med leverandøren Magenta muligheden for en løsning til printstyring, som skulle indgå i bibos2 og være i stand til at håndtere og understøtte bibliotekernes forskellige systemer. På grundlag af denne diskussion besluttede vi helt at fravælge udviklingen af en printløsning. Beslutningen blev baseret på, at bibliotekerne rundt i landet i forvejen har tilkøbt mange forskellige printløsninger ved forskellige leverandører, og det vil derfor være en uoverkommelig opgave for projektet at udvikle en bibos løsning, der understøtter alle disse lokale systemer. Udviklingen af en "fælles" printløsning vurderede vi ganske enkelt for kompleks og ikke mindst for omkostningstung. Udviklingen af en sådan løsning vil indebære udviklingsomkostninger, der rækker langt ud over projektets økonomiske ramme. Magenta vurderede at printløsningen i sig selv ville koste hele udviklingsposten. Beslutningen betyder at de biblioteker, som er interesseret i at implementere bibos2, enten i forvejen skal anvende en linux- understøttet printstyringsløsning, eller vil betale for udviklingen af evt. software (klient eller lign.), som vil muliggøre print via Linux (bibos2). Projektet forestiller sig eksempelvis at en gruppe biblioteker, der anvender samme printløsning vil kunne gå sammen om at finansiere udviklingen af et stykke printstyringssoftware til Linux. Aarhus har siden februar 2013 anvendt SafeQ løsningen, som understøtter Linux og fungerer med bibos2. Leverancekontrakt Projektet indgik kontrakt med Magenta om leverancen af bibos2 løsningen i april måned (bilag 1) Kontrakten blev forhandlet og revideret over en længere periode, og den endelige kontrakt indeholder tilvalg og fravalg, som afviger fra projektets oprindelige målsætninger og har betydning for projektets budget og tidsramme. Beslutningen om at få udviklet et nyt open source administrationssystem medførte en forlængelse af udviklingsprocessen, samt en markant forøgelse udviklingsomkostningerne. Som tidligere nævnt vurderede projektet, at dette valg var logisk og nødvendigt i forhold til at leve op til 5

6 projektets grundlæggende formål og målsætning om en open source platform indeholdende et centralt administrationssystem til distribution og styring af bibliotekernes publikumspc ere. Kontrakten med Magenta indebar at udviklingsomkostningerne for bibos2 blev forøget fra de oprindeligt fastsatte kr inkl. egen finansiering op til ca Projektet besluttede derfor at inddrage andre poster i budgettet til udviklingsarbejdet. Ovenstående projektjusteringer blev godkendt af Kulturstyrelsen i september Udvikling og implementering af løsningen Magenta påbegyndte udviklingen af løsningen i april måned og var i hele udviklingsperioden i løbende dialog med projektet. I slutningen af maj måned gennemførte Magenta sammen med projektgruppen og flere superbrugere en workshop og brugertest omkring brugergrænsefladedesign af bibos administrationssystemet. Resultatet af brugerundersøgelsen blev taget med i den videre udvikling. Efter en mindre forsinkelse i udviklingsprocessen modtog projektet en leverance til test i midten af juni måned. I og med at bibos administrationssystemet var nyudviklet gennemførte Silkeborg og Aarhus i august og september en intern test af løsningen, som skulle identificere fejl og sikre at de blev rettet inden løsningen skulle implementeres på bibliotekerne. I den indledende testperiode inviterede projektet landets biblioteker til at afprøve og teste løsningen. Efter den indledende test påbegyndte Silkeborg og Aarhus i oktober og november en egentlig udrulning af bibos løsningen på sine biblioteker. Formidling og undervisning omkring Ubuntu for medarbejdere var en del af udrulningsplanen. Der blev endvidere udarbejdet vejledninger til slutbrugerne. Ved udgangen af november måned 2013 var der således installeret bibos på ca. 300 maskiner fordelt på 8 biblioteker landet over. De fejl og forslag til forbedringer, som er blevet identificeret af såvel bibliotekarer, borgere, teknikere m.v. i denne proces er løbet blevet opsamlet, prioriteret og i de fleste tilfælde omsat til forbedringer af løsningen. Udbredelse og formidling Den generelle formidling af projektet er foretaget løbende i projektet. Der er blevet publiceret en artikel om bibos2 i Bibliotek og Medier ( titutioner/biblioteker/bibliotek_og_viden_3_2012.pdf). Projektet præsenterede også bibos2 løsningen på en teknologidag på Herning Bibliotek i november 2012 samt for en række biblioteker/kommuner i en open source erfa gruppe i København d. 15. november Endvidere har projektet markedsført sig direkte til interesserede biblioteker, på ting.dk og via TINGs nyhedsbrev, hvor man inviterede bibliotekerne til at afprøve bibos løsningen. Fortsat udbredelse af løsningen vil være i fokus i

7 4. Udfordringer Netmedier og webservices BibOS2 løsningen understøtter langt størstedelen af de netmedier og webservices, som bibliotekerne anvender landet over, herunder Netlydbog og ereolen. BibZoom og Filmstriben var og er dog en udfordring, som er meget svær at løse på en tilfredsstillende måde, da de begge anvender Microsoft Silverlight software, som ikke kan afvikles under Linux. På nuværende tidspunkt arbejdes der dog på en løsning, der anvender Pipelight, som er en browser plugin til Linux, der gør det muligt at afvikle Silverlight via wine. Bookingfunktionalitet Ved afslutningen af projektet i december var der endnu ikke udviklet en bookingløsning. I kontrakten med Magenta indgår der en option omkring udvikling af en bookingfunktion. Projektet har været i dialog med testbibliotekerne vedr. behovene til en bookingløsning, og udviklingsomkostningerne til bookingdelen arbejder projektbibliotekerne på at finansiere i fællesskab med testbibliotekerne og evt. andre biblioteker/kommuner, som har interesse i det. Vi forventer at have en finansiering på plads inden for de kommende måneder og er aktuelt i dialog med Magenta omkring udvikling af bookingløsningen. 5. Resultater og samlet evaluering Samlet set vurderer vi at projektet har opnået den overordnede målsætning om en driftsmoden open source platform indeholdende styresystem og applikationer og muligheden for central administration. Selve løsningen er todelt og består af: Et grundimage baseret på Ubuntu distributionen 12.04, som kan installeres lokalt via USB/DVD eller via netværk. Grundimage er søgt tilpasset bibliotekernes og brugernes behov i forhold til programmer, funktionalitet og brugergrænseflade. Et nyudviklet open source webbaseret administrations- og distributionssystem, som giver mulighed for centralt fra at administrere, opdatere og vedligeholde publikumspc ere. BibOS løsningen tilbyder endvidere landets biblioteker følgende: Licensfrit software BibOS giver bibliotekerne mulighed for at have billedbehandlingsprogrammer, kontorpakker, lydredigeringsprogrammer mm. på alle publikumspc ere. I dag har mange bibliotekerne ofte nødsaget til at købe ganske få og dyre licenser til eksempelvis Adobe Photoshop. Ved at anvende bibos2 og open source software kommer man helt ud over licensproblematikken. Centraliseret administration, udrulning og opdatering BibOS indeholder et administrationssystem, som gør det nemmere for bibliotekerne at udrulle pakker af software, opdateringer og andre tilpasninger af brugergrænsefladen. Via 7

8 administrationssystemet har bibliotekerne overblik over alle sine maskiner og hvilken software der er installeret. Formidling og fleksibilitet BibOS platformen indeholder et åbenlyst formidlingspotentiale for bibliotekerne, og løsningen vil muliggøre lokale tilpasninger af udvalgte publikumspc ere, eksempelvis ifm. temauger. Udviklingspotentialet er samtidig stort og projektet forestiller sig interessante formidlingsperspektiver, eksempelvis ved at lade Indholdskanalen fungere som publikumspc ernes screensaver. Fælles platform og samarbejde om udvikling Open source platformen giver mulighed for at bibliotekerne i fællesskab kan forløse løsningens udviklingspotentiale og efterfølgende dele videreudviklingen med resten af landets biblioteker. Eksempelvis kan biblioteker gå sammen om at udvikle software/systemer, der kan integreres med eksisterende biblioteksservices eller systemer, eksempelvis printløsninger. Bibliotekerne, der anvender bibos er samtidig ikke afhængig af en specifik leverandør ift. videreudvikling, da kode og dokumentation er frit tilgængeligt som open source. 6. Perspektiv og aktiviteter fremadrettet Med ca publikumspc ere på landsplan har projektet i den grad et nationalt potentiale og vi ser absolut bibos løstænkt som et element i Danskernes Digitale Bibliotek og udviklingen af fælles IT løsninger til bibliotekerne. Projektet arbejder da også for at overdrage bibos løsningen og den videre drift og udvikling til DDB, og på denne måde lade produktet indgå i den pakke, som DDB på sigt vil tilbyde landets biblioteker. I de kommende måneder planlægger vi en række aktiviteter, der skal føre bibos videre ift. den tekniske løsning og udbredelsen af løsningen. Kommende aktiviteter: Formidling om bibos løsningen på Danmarks Biblioteksforenings Årsmøde d marts på TING standen. Etablering af bibos team/gruppe i TING regi, som organiseres med deltagelse af de biblioteker som anvender bibos eller har interesse i videreudviklingen. bibos Dag for testbiblioteker. En workshop med fokus på sparring, læring og ikke mindst opsamling af forslag og idéer til videreudvikling. bibos brugerundersøgelse og evaluering. o slutbrugere/borgere o medarbejdere/bibliotekarer o superbrugere/administratorer (bibos Admin) 8