1. Trin for trin vejledning til e-grant... 1

Transkript

1 Vejledning til e-grant Ansøgninger om store projekter - fase Indhold 1. Trin for trin vejledning til e-grant Adgang til e-grant Brugeroprettelse Velkomstsiden (Home) Find det korrekte opslag Påbegynd ansøgning Introduktionssiden for den konkrete ansøgning Udfyld ansøgningsblankettens enkelte sider Vedhæft bilag Siden Review application Indsend ansøgningen Check den indsendte ansøgning Genindsend ansøgningen i justeret form Afbryd og genoptag arbejdet med en ansøgning Udpeg medhjælpere til ansøgningsarbejdet Hvad skal indskrives i fase 2-ansøgningsblanketten for store projekter? Kontakt og spørgsmål Trin for trin vejledning til e-grant 1.1 Adgang til e-grant Ansøgninger om store projekter og samfundspartnerskaber til Innovationsfonden skal indsendes via det elektroniske ansøgningssystem Alle generelle sider i e-grant findes på dansk og engelsk (skift øverst til højre). Bemærk dog, at selve ansøgningsblanketten til store projekter kun findes med engelske tekster. INNOVATIONSFONDEN / ØSTERGADE 26 A, 4. SAL / 1100 KØBENHAVN K T: / W: INNOVATIONSFONDEN.DK / E: KONTAKT@INNOFOND.DK CVR. NR.:

2 1.2 Brugeroprettelse Første gang du aktiverer skal du oprette dig som bruger. Du vælger selv om du vil: Bruge NemID hver gang du logger på (kræver en nøgle hver gang), Oprette en brugerprofil med brugernavn (dvs. adresse) og selvvalgt password. Den valgte log in-type skal bruges fremover. Opret brugerprofil: Kræver både og en mobiltelefon: Link sendes først pr. mail. Når du derefter aktiverer adgangen modtages pr. SMS en kode, som skal indtastes. Ved efterfølgende log in er mobiltelefonen ikke nødvendig, du skal bare huske brugernavn og password. 1.3 Velkomstsiden (Home) Find det korrekte opslag Velkomstsiden nås efter log in. Øverst er den grønne hovedmenu (en række af punkterne vist på billedet, ses først, når der er indhold at vise). Application possibilities (på dansk: Søgemuligheder ) fører dig til en side med alle åbne opslag. Bemærk at alle opslag om store projekter og samfundspartnerskaber starter med IF. Find det relevante opslag og klik på Apply now. 1.4 Påbegynd ansøgning Når du har klikket på Apply now kommer du til en side, hvor du starter genereringen af en ansøgningsblanket ved at indskrive en titel og klikke på Create application. Titlen kan ikke efterfølgende ændres på ansøgningens forside, men den vil kunne ændres inde i blanketten. Ændringen vil først fremgå af forsiden, når ansøgningen er indsendt. 1.5 Introduktionssiden for den konkrete ansøgning Selve ansøgningsblanketten åbner nu i et nyt vindue. Du starter på en introduktionsside, hvor der er en generel vejledning. Når introduktionssiden er læst trykkes Start nederst. Herefter kan ansøgningsblankettens enkelte sider udfyldes. Til venstre er en menu, der viser de forskellige sider, du skal igennem. Siderne kan udfyldes i vilkårlig rækkefølge. Når obligatorisk indhold er indsat på en side (felter mærket med *), og siden er gemt (save and continue), vil der være et flueben ved siden i menuen til venstre. De indtastede informationer kan løbende ændres. I denne vejlednings afsnit 2 findes en oversigt over indholdet af de enkelte sider. 2

3 1.6 Udfyld ansøgningsblankettens enkelte sider Ansøgningsblanketten rummer en række felter, der skal udfyldes ved indtastning eller ved valg på lister eller i afkrydsningsfelter. Følg vejledningen i blanketten. I enkelte felter skal indskrives længere tekster. Brug evt. kopier/indsat fra et andet dokument, men vær opmærksom på pladsbegrænsningerne. Teksten vil blive afkortet, hvis den er for lang Måske på en uhensigtsmæssig måde! 1.7 Vedhæft bilag På ansøgningsblankettens side Attach appendices skal bilagene til ansøgningen vedhæftes. Bilagene skal inden vedhæftningen gemmes lokalt i PDF-format. Bemærk at filnavnene ikke må være på over 45 karakterer, og at de ikke må indeholde specialtegn. Bemærk desuden at bilagene til sammen ikke må være på mere end 25 MB. Bilagene kan vedhæftes i vilkårlig rækkefølge Deres rækkefølge i den endelige ansøgning (dvs. det samlede PDF-dokument der dannes ved indsendelsen) vil være bestemt af Dokumenttypen. Nederst kan du se de allerede vedhæftede filer de kan slettes og erstattes af nye. Vedhæftning kan tage tid, så vent ikke til den sidste dag hvor systemet kan være ekstra belastet. 1.8 Siden Review application På denne side findes tre faciliteter: Check all the information you have entered: Her dannes en simpel oversigt over de indtastede informationer i blanketten (uden bilag). Den kan anvendes til stavekontrol m.m., men ikke er velegnet til 100% s kontrol, idet det alene er udfyldte felter, der vises. Check your attached appendices: Check at alle bilag er der, og åbn dem evt. for kontrol (tænk ikke på rækkefølgen, men filnavn/indhold skal matche dokumenttypen). Receive copy of the entire application: Der dannes et samlet ansøgningsdokument, så du kan checke indholdet før ansøgningen indsendes. Du vil modtage et link til filen via . Bemærk at genereringen af filen kan tage tid. Tæt på deadline kan det således være nødvendigt straks at gå til submit application -siden og indsende. Save and continue på denne side skal aktiveres. Det er først muligt, når alt obligatorisk indhold i ansøgningen er på plads. 3

4 1.9 Indsend ansøgningen Når der er flueben ved alle menupunkter, kan menupunktet Submit application åbnes og ansøgningen kan indsendes. Efterfølgende får du en bekræftelsesside, men der udsendes ikke yderligere kvittering Check den indsendte ansøgning Når ansøgningen er indsendt kan du på Velkomstsiden (Home) > Applications > Submitted klikke på ansøgningens titel og komme ind på ansøgningens forside. Her findes den indsendte ansøgning i en dokumentliste. Du kan åbne ansøgningen og se, om den er som den skal være Genindsend ansøgningen i justeret form Er der fejl i den indsendte ansøgning, kan du frem til ansøgningsfristen genindsende ansøgningen. Det sker ved at benytte knappen Show application fra den indsendte ansøgnings forside. Du vil nu vende tilbage til selve ansøgningsblanketten, og du kan her vælge et menupunkt Administration nederst i menuen til venstre. På administrations-siden skal du vælge Unlock og Save and continue, hvorefter du kan redigere alle sider eller udskifte bilag og efterfølgende indsende ansøgningen igen. Feltet Reason for unlocking på administrations-siden er til eget brug. Det kommer ikke med i ansøgningen, når den genindsendes. 4

5 1.12 Afbryd og genoptag arbejdet med en ansøgning Indtastede data i ansøgningsblanketten gemmes, når du klikker Save and continue på en given side. Det betyder, at du på ethvert tidspunkt kan afbryde arbejdet med en ansøgning ved blot at lukke vinduet/browseren. For senere at genoptage arbejdet logger du på og vælger på velkomstsiden menupunktet Applications > Under preparation. Du kan herefter enten klikke på form link til højre ud for den relevante ansøgning, eller du kan klikke på ansøgningens titel (hvorefter du kommer til ansøgningens forside, hvor du kan klikke på Resume application ). Du befinder dig nu atter i selve ansøgningsblanketten Udpeg medhjælpere til ansøgningsarbejdet På en ansøgnings forside kan den, der har startet ansøgningsudformningen, (under punktet Case access ) udpege medhjælpere til arbejdet med netop denne ansøgning: Agent: Har fuldmagt til alle operationer (også at indsende) men kan ikke udpege andre Agent s, Aide: Har ret til at rette i ansøgningen, men kan ikke indsende ansøgningen eller udpege andre medhjælpere. Når de krævede informationer er indtastede og ansøger klikker OK, vil hjælperen få en mail med link. Som ansøger skal man desuden fortælle medhjælperen, hvilken invitations-kode der er valgt. Koden skal hjælperen bruge, første gang linket skal aktiveres. Medhjælperen skal oprettes som bruger af e-grant, senest samtidig med at linket aktiveres. 5

6 2. Hvad skal indskrives i fase 2-ansøgningsblanketten for store projekter? Nedenfor vises, hvilke informationer der skal angives i den elektroniske ansøgningsblanket om store projekter. Oversigten er struktureret ud fra menupunkterne til venstre på ansøgningsblanketten, jf. afsnit 1.5 i denne vejledning. Introduction Denne side rummer information Klik start for at få adgang til de øvrige sider. Basic project information Project title (ansøgningens titel, evt. tilrettet i forhold til den, der var angivet på ansøgningens forside). Bemærk at titlen skal angives på både engelsk og dansk. Subject areas (placering af ansøgningen inden for et fagområde. Feltet anvendes til statistik. Fagområderne er: Bioresources, Food and Lifestyle ; Production, Materials, Digitisation and ICT ; Biotech, Medico and Health ; Infrastructure, Transport and Construction ; Trade, Service and Society ; Energy, Climate and Environment og Other. Placement in the value chain: Her skal afkrydses hvilken/hvilke dele af værdikæden, som ansøgningen befinder sig inden for, jf. beskrivelsen i retningslinjernes afsnit 2.2. Nederst på siden ses navnet på det opslag, ansøgningen er oprettet under. Applicant Applicant: Her oplyses hvilken institution/virksomhed, der er ansøger. Hyppigt forekommende enheder kan vælges på en drop down liste. Ellers skal angives navn, cvr og evt. cvr-p-nummer (kan via link hentes fra CVR-registeret) samt adresseoplysninger. Project leader: Her anføres titel, navn, adresse og telefonnummer på den person, der vil være leder af projektet. Contact: Angiv titel, navn, adresse og telefonnummer for den eventuelle person, der på ansøgers vegne fungerer som kontakt i ansøgningssammenhæng. Other partners Partner: Her anføres oplysninger om alle partnere i projektet, ud over ansøger. Som for ansøger kan hyppigt forekommende enheder vælges via en drop down liste. Key budget figures Amount applied for ex. overheads Beløbet skal svare til beløbet angivet i ansøgningens bilag B. Amount applied for for overheads Beløbet skal svare til beløbet angivet i ansøgningens bilag B. Total budget incl. overheads Beløbet skal svare til beløbet angivet i ansøgningens bilag B. Equipment expences in excess of 500,000 DKK: Hvis budgettet indeholder anskaffelser af apparatur til en enhedspris på over ½ mio. kr. skal her skrives en kort forklaring og angives en forventet anskaffelsespris. (Tekstlængde: maks tegn). Duration Projektets forventede start- og sluttidspunkt samt varighed i måneder. Keywords and short popular description Keywords: Op til 5 ord, der beskriver projektets faglige indhold (ordene bruges i den indledende screening af ansøgningerne). Popular description in Danish: Anfør en kort og lettilgængelig beskrivelse af projektet på maks tegn. Teksten vil evt. blive offentliggjort, hvis ansøgningen fører til bevilling. Equivalent popular description in English: Denne tekst vil tilsvarende kunne blive offentliggjort, hvis ansøgningen fører til bevilling (Maks tegn). 6

7 Research training Rummer projektet forskeruddannelse, angives her for hhv. ph.d- og postdoc-stipendier, antallet af personer og den forventede samlede varighed. Alle stipendier medtages, uanset finansieringskilden. Other applications, pervious grants and supplementary information Anfør fase 1-ansøgningens sagsnummer og beskriv eventuelle betydende ændringer i forhold til fase 1-ansøgningen hvad angår budget, partnerkreds og/eller teknisk/videnskabeligt indhold. På denne side er der desuden mulighed for at angive en række supplerende oplysninger i tekstfelter: Om det foreslåede projekt vil relatere sig til/danne synergi med andre bevillinger. I givet fald redegøres nærmere herfor (tekstlængde: maks tegn). Om der er søgt midler fra anden side til aktiviteter, der er dækket af ansøgningen. I givet fald redegøres nærmere herfor (tekstlængde: maks tegn). Eventuelt anden supplerende information om ansøgningen (tekstlængde: maks tegn). Attach appendices På denne side vedhæftes ansøgningens bilag jf. denne vejlednings afsnit 1.7. Klik til sidst på continue for at markere siden med flueben i menuen til venstre. Review application Her er mulighed for at kontrollere ansøgningen, jf. denne vejlednings afsnit 1.8. Bemærk at man på denne side skal klikke continue for at kunne indsende ansøgningen. Confirm Her skal det bekræftes, at en række betingelser er overholdt. Der skal klikkes Save and continue, før ansøgningen kan indsendes. Submit application Her indsendes ansøgningen, jf. denne vejlednings afsnit 1.9. OBS: Denne side er først tilgængelig, når der er flueben ved alle ovenstående menupunkter til venstre på ansøgningsblanketten. 3. Kontakt og spørgsmål Systemtekniske spørgsmål om e-grant kan rettes til support.e-grant@fi.dk, telefon (åbningstid kl alle hverdage, samt frem til på ansøgningsdagen, den 8 september 2015). Spørgsmål om indholdet af ansøgningen rettes til Innovationsfonden på kontakt@innofond.dk, telefon eller direkte til de kontaktpersoner, der er anført i retningslinjerne. 7