1. Resume. 2. Beslutningspunkter. Indstilling. Forsøg på hvervning af Spejdernes Lejr Til Magistraten. Den 31. oktober 2013

Transkript

1 Indstilling Til Magistraten Den 31. oktober 2013 Forsøg på hvervning af Spejdernes Lejr 2017 ønsker at indlede en proces med at hverve Spejdernes Lejr Aarhus Kommune 1. Resume ønsker at indlede en proces og forsøge at hverve Spejdernes Lejr Den største spejderlejr i Danmark som også har international deltagelse. Der forventes i alt deltagere, frivillige og gæster over de op til 10 dage lejren varer. MBA, MKB, MTM 8100 Aarhus C Spejdernes Lejr 2017 vil være en unik mulighed for, at Aarhus kan være vært for et stort folkeligt arrangement i kulturhovedstadsåret Under overskriften en legende samarbejdende by ønsker Aarhus Kommune at byde ind på værtskabet med det klare formål at lejren skal kobles til 2017 temaet rethink og være en aktiv del af 2017 programmet. Det anbefales, at Aarhus Kommune indleder hverveprocessen for Spejdernes Lejr, der forventes afviklet ultimo uge 29 og hele uge Det videre afklaringsforløb vil ske i tæt samarbejde mellem de tre involverede afdelinger; Borgmesterens Afdeling, Kultur og Borgerservice og Teknik og Miljø. Sagsnr Journalnr. Sagsbeh. Charlotte Kirk Elkjær Telefon Direkte telefon Fax cke@aarhus.dk Lixtal: 43 Den første interessetilkendegivelse skal være spejdernes partnerskabsudvalg i hænde den 4. november Efter drøftelser med spejderne skal endeligt bud fremsendes i uge I perioden frem til uge 3 skal der udarbejdes en nærmere afklaring af, hvad der forventes af Aarhus Kommune som værtsby herunder en økonomisk afklaring. Med afsæt i Holstebro Kommunes udgiftsbudget til Spejdernes Lejr 2012 forventes et budget på min. 15. mio. kr. 2. Beslutningspunkter At 1) Aarhus Kommune fremsender en interessetilkendegivelse på afvikling af Spejdernes Lejr Forsøg på hvervning af Spejdernes Lejr 2017

2 At 2) Borgmesterens Afdeling, Kultur og Borgerservice og Teknik og Miljø i perioden 4. November 2013 til uge 3 i 2014 udarbejder en nærmere afklaring af kommunes involvering i arrangementet herunder økonomi, praktiklogistik samt mulighederne for at lave samarbejde og partnerskaber der kobler Spejdernes Lejr med Aarhus2017. At 3) Borgmesterens Afdeling, Kultur og Borgerservice og Teknik og Miljø fremsender en fælles indstilling i uge 3 i 2014 med konkret anbefaling af om Aarhus Kommune skal fremsende et endeligt bud på værtskabet af Spejdernes Lejr Baggrund Partnerskabsudvalget for Spejdernes Lejr 2017 udsendte den 29. september 2013 udbudsmateriale til alle kommuner med information om udbudsmateriale omkring værtskab af Spejdernes Lejr i 2017 med en kort svarfrist den 4. november. Spejdernes Lejr består af deltagere fra følgende 5 spejderkorps: De Grønne Pigespejdere De Danske Spejderkorps KFUM-Spejderne i Danmark Danske Baptisters Spejderkorps Dansk Spejderkorps Sydslesvig Spejderne søger et værdiskabende partnerskab med en værtskommune, der helhjertet vil være med til at skabe en stor oplevelse for kommunens borgere, spejderne, frivillige og lejrens øvrige deltagere. Et partnerskab, som kan se et fælles mål i at udvikle medborgerskab, foreningsliv, forretningsmuligheder og spejderbevægelsen. Hvervning af Spejdernes Lejr 2017 vil give Aarhus en unik mulighed for at skabe en event med mange besøgende fra både ind- og udland. Det vil understøtte 2017 fokusområdet på den legende by med mulighed for at skabe en legende lejrby med plads til gentænkte ideer. Tanken med den legende by er at omdanne byens pladser, tage, mure, parker mv. til lege- og aktivitetspladser, hvor byen går fra at være konventionel til at være sansende, farverig og bevægelig. Fokus er på både midlertidige men også faste installationer, der udfordrer kroppen og byen. Aarhus ønsker, at Spejdernes Lejr 2017 skal være en legende by med plads til at gentænkte ideer, som skaber rum for læring, leg og livsglæde. Side 2 af 5

3 Udover at være en legende by er Aarhus en samarbejdende by med mange muligheder for at samarbejde med kulturorganisationer og erhvervslivet. Som eksempel kan nævnes Smart Aarhus, fødevareklyngen og cleantech, hvor der i samarbejde med spejderne kunne findes innovative muligheder for samarbejde på tværs af erhvervsliv, uddannelse, forskning, offentlig forvaltning og submiljøer. Aarhus fokus på klimaet og bæredygtighed kan også indtænkes som et element og som fokusområde for lejren. Holstebro Kommune afviklede Spejdernes Lejr i 2012 og havde et kommunalt udgiftsbudget på ca. 10 mio. kr. Hertil kom yderligere 2,5 mio. kr. til afvikling af eventen. Kommunens personaleressourcer er ikke indregnet heri. 4. Den forventede effekt Afviklingen af Spejdernes Lejr 2017 i Aarhus vil være et af flere flotte højdepunkter i kulturhovedstadsåret og lejren forventes at give god national omtale og med internationale besøgende er det en god mulighed for at trække internationale spejdere og gæster til Aarhus. Hertil kommer de mange danske spejdere, frivillige og gæster som vil få en unik oplevelse i hjertet af kulturhovedstaden Aarhus vil som værtsby have mulighed for at være en tydelig del af lejren og skabe partnerskaber på tværs af brancher og miljøer. Hertil kommer, at kommunens indbyggere i høj grad har mulighed for at blive involveret i lejren og således være med til at skabe en stor event i fællesskab. Holstebro Kommune fik lavet en effektmåling som viser følgende: Gæster og spejdere på Spejdernes Lejr 2012 har brugt ca. 38. mio. kroner i løbet af deres ophold. Den største del af forbruget er gået til forplejning, hvilket estimeres til et samlet forbrug på ca. 22 millioner kr., og souvenirs, som blev estimeret til ca. 13 millioner kr. Næsten 50 % af spejderne havde gæster på besøg på lejren. Spejdernes og gæsternes syn på Holstebro var positivt før lejren, men lejren har i høj grad forstærket dette positive syn på byen og dens omegn. Kommunens borgere var meget positive over for værtskabet: Hele 95 % synes, at værtskabet var en god idé Ca. 30 % af virksomhedernekulturinstitutionerne i undersøgelsen har oplevet en positiv effekt på deres omsætning som følge af lejren. I de mest direkte berørte Side 3 af 5

4 brancher som overnatning og kulturinstitutioner har mere end halvdelen oplevet en positiv effekt på omsætningen. Også erhvervsaktørerne var enige i, at lejren styrkede kommunen. 5. De planlagte ydelser anbefaler, at Aarhus Kommune indleder processen for at hverve Spejdernes Lejr, der forventes afviklet ultimo uge 29 og hele uge Den første interessetilkendegivelse skal være spejdernes partnerskabsudvalg i hænde den 4. november Efter drøftelser med spejderne skal endeligt bud fremsendes i uge En afgørelse forventes at foreligge i uge 20 i Aarhus ønsker at placere Spejdernes Lejr 2017 i tæt afstand til byen og samtidig i naturskønne omgivelser, som lever op til ønsket om en stor lejrplads med plads til udfoldelse. Området, der foreslås, er centreret omkring Det Nationale Hestesportscenter Vilhelmsborg. Vilhelmsborg er omkranset af skov, som kan inddrages til nogle af de mange aktiviteter for spejderne. En række forudsætninger skal falde på plads i forhold til at benytte arealerne omkring Vilhelmsborg. Blandt andet skal overvejelserne om at sælge Vilhelmsborg som en del af finansieringen af Kulturhovedstad 2017 afklares. Og der er ting i forbindelse med forpagtning, logistik, teknik og planmæssige forhold, der skal afklares. Denne afklaring vil være en del af den overordnede afklaring som sker i tiden indtil uge 3 i Organisering af indsatsen står bag den første tilkendegivelse af interesse til spejdernes partnerskabsudvalg. Disse afdelinger vil ligeledes arbejde videre med den kommende afklaring og i fællesskab fremsende indstilling til magistraten i uge 3 i Borgmesterens afdeling er tovholder for arbejdet. Værtskabet har været drøftet med programdirektøren samt i bestyrelsen for Aarhus2017. Tilbagemeldingen er, at Aarhus2017 bakker op om hvervningen af Spejdernes Lejr og står til rådighed med støtte og opbakning til udvikling af temaprogrammet, så det bedst muligt kan blive en del af 2017 programmet. Side 4 af 5

5 Tilkendegivelsen har ligeledes været drøftet med samrådsformand for spejderne i Aarhus, som meldte positivt tilbage på Aarhus interesse i værtskabet. De lokale spejdere bakker således op om værtskabet. 7. Konsekvenser for ressourcer Med afsæt i Holstebro Kommunes udgiftsbudget til eventen i 2012 forventes et budget på min. 15. mio. kr. Værtsbyen er forpligtet til at sikre de fysisklogistiske rammer. Spejderne står selv for udgifter forbundet med selve lejren og indholdet. I forbindelse med den nærmere afklaring af konsekvenserne og forpligtelserne i forbindelse med værtskabet vil udgiftsbudgettet og den overordnede finansiering heraf blive tydeliggjort. Såfremt værdien af Spejdernes Lejr 2017 vurderes ikke at stå mål med de forventede udgifter, kan Aarhus Kommune undlade at fremsende et endeligt bud på værtskabet. Jacob Bundsgaard Niels Højberg Marc Perera Christensen Kirsten Jørgensen Bünyamin Simsek Erik Jespersen Side 5 af 5