Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 21. oktober 2015, kl på administrationskontoret, Sportsvej 10, Glostrup

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 21. oktober 2015, kl på administrationskontoret, Sportsvej 10, Glostrup Organisationsbestyrelsen: David Nielsen-Ourø, Niels-Peter Frandsen, Gunver Kreipke, Orla Neumann og Søren Thomsen Afbud: KAB: Kundechef Annette Birkov, kundesupportchef Lone Skriver og driftschef Ronny Hjordt-Nielsen Indholdsfortegnelse 1. Valg af dirigent Godkendelse af forretningsorden Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 26. august Fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmøde den 26. august Fremlæggelse af revisionsprotokol Meddelelser fra formanden Organisationsbestyrelsens sammensætning Repræsentantskabets sammensætning... 5 Sager til beslutning Selskabets budget Selskabets og afdelingernes regnskaber for Bestyrelsens årsberetning /17

2 12. Forvaltningsrevision Styringsdialogmateriale Valg af suppleanter til KAB s repræsentantskab KAB s beboerophold Bestyrelseshonorar Tilbud om KAB s konfliktmægling lokalt Sager til orientering Kundetilfredshedsmåling i organisationsbestyrelserne Status seminar november Nyt fra afdelingerne Beboerklagenævnssager Eventuelt Referat fra mødet eventuel fortrolighed Bilag 1: Forretningsordenen... 3 Bilag 2: Revisionsprotokollat... 4 Bilag 3: Selskabets budget... 6 Bilag 4: Regnskaber... 7 Bilag 5: Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning for Bilag 6: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision Bilag 7: Nøgletal for forvaltningsrevision for Bilag 8: Koncept for KAB s beboerophold Bilag 9: Konfliktmægling i nabostridigheder /17

3 1. Valg af dirigent Organisationsbestyrelsen vurderer, om der skal vælges en dirigent. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, om der skal vælges en dirigent og herefter vælges der eventuelt en dirigent. 2. Godkendelse af forretningsorden Forretningsordenen vedlægges som bilag. Bilag 1: Forretningsordenen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender forretningsordenen. 3. Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 26. august 2015 Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 26. august 2015 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 14. september Der er fremkommet følgende bemærkninger til referatet fra Orla Neumann: Niels-Peter Frandsen deltog ikke på organisationsbestyrelsesmødet. Vedrørende punkt 4,udvalget blev nedsat på organisationsbestyrelsesmødet i februar Referatet fremlægges til formandens underskrift. Det indstilles, at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. 3/17

4 4. Fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmøde den 26. august 2015 Fortroligt referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 26. august 2015 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 14. september Der er fremkommet en bemærkning til referatet fra Orla Neumann, som fremlægges på mødet. Referatet fremlægges til formandens underskrift. Det indstilles, at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. 5. Fremlæggelse af revisionsprotokol Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerselskabs indførelser i revisionsprotokollen af 6. oktober 2015 vedlægges som bilag. Bilag 2: Revisionsprotokollat Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 6. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/17

5 7. Organisationsbestyrelsens sammensætning På repræsentantskabsmødet den 29. oktober 2014 blev der foretaget valg af medlemmer til organisationsbestyrelsen. Svend Lyster er udtrådt af organisationsbestyrelsen den 16. februar 2015, og Søren Thomsen er indtrådt. Organisationsbestyrelsen har herefter følgende sammensætning: På valg Formand David Nielsen-Ourø 2016 Næstformand Niels-Peter Frandsen 2015 Gunver Kreipke 2016 Orla Neumann 2016 Søren Thomsen 2015 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 8. Repræsentantskabets sammensætning På budgetmøderne i januar/februar 2015 blev der foretaget valg af medlemmer til repræsentantskabet. Birte Pedersen er udtrådt pr. den 1. oktober 2015 og derfor er 1. suppleant Dorthe Guldbrandsen indkaldt. Repræsentantskabet har herefter følgende sammensætning: Formand David Nielsen-Ourø Anja Kølbæk Andreasen Dorthe Guldbrandsen Bo Jensen Gunver Kreipke Ingelise Pedersen Ivan Graven Sørensen Jannik Andresen Schwarz Nadia Juliane Hertzberg Niels-Peter Frandsen Orla Neumann Søren Thomsen 5/17

6 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 9. Selskabets budget Der er udarbejdet driftsbudget for tiden 1. juni 2016 til 31. maj 2017 for. Driftsbudgettet udviser en forventet budgetreserve på kr. og balancerer med kr. Bruttoadministrationsudgifterne på i alt kr. er afgørende for fastsættelse af administrationsbidragene i de enkelte afdelinger. Administrationsbidraget pr. lejemål for budgetår udgør således kr., hvilket er et fald på 4,46 % i forhold til sidste budgetår Bilag 3: Selskabets budget Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender selskabets driftsbudget, der vil blive fremlagt til orientering, samtidig med godkendelse af selskabets og afdelingernes regnskaber på det efterfølgende repræsentantskabsmøde. 10. Selskabets og afdelingernes regnskaber for Som bilag vedlægges et hæfte, som indeholder selskabets og afdelingernes regnskaber for tiden 1. juni 2014 til 31. maj 2015 med status pr. sidstnævnte dato. Regnskaberne er opstillet således, at en sammenligning med årets budgettal er mulig, og endvidere er budgettallene for det kommende år vist i en særlig kolonne. Regnskaberne udviser følgende: Driftsregnskabet balancerer med kr. Status balancerer med kr. og selskabets dispositionsfond (disponibel del) udgør inkl. renter kr., svarende til gennemsnitlig kr. pr. lejemål. 6/17

7 Glostrup Vestergård I Driftsregnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Engbrydeparken Driftsregnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Glostrup Vestergård II Driftsregnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Glostrup Vestergård III Driftsregnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Glostrup Vestergård IV Driftsregnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Glostrup Vestergård Selskabslokale Driftsregnskabet balancerer med kr. Status balancerer med kr. Bilag 4: Regnskaber Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender selskabets og afdelingernes regnskaber. 11. Bestyrelsens årsberetning Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning er udarbejdet af selskabets formand i samarbejde med administrationen. Beretningen aflægges på repræsentantskabsmødet den 28. oktober Bilag 5: Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning for /17

8 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter udkast til årsberetning, godkender denne og fremlægger årsberetningen til godkendelse i repræsentantskabet. 12. Forvaltningsrevision Forvaltningsrevisionen er en del af en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver bestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. I dette års forvaltningsrevision er der foretaget en sammenligning af udvalgte tal på tværs af KAB-fællesskabet. Når der sammenlignes på afdelingsniveau, anvendes type og ibrugtagelsesår som sammenligningsgrundlag. Der kan forekomme uoverensstemmelser mellem forvaltningsrevision og regnskaber, idet forvaltningsrevisionen i nogle tilfælde bruger en anden kvadratmeteropmåling som beregningsgrundlag. Dette gøres for at muliggøre sammenligningen på tværs af selskaber. I forbindelse med sidste års forvaltningsrevision besluttede organisationsbestyrelsen at have fokus på lejeniveauet inkl. de individuelle moderniseringer, henlæggelser i de enkelte afdelinger samt udlejningen af selskabets boliger. Den gennemsnitlige forbedringsleje udgør ca. 10 % af den samlede husleje. Husleje kr./m 2 Huslejeudviklingen konto 201 Den gennemsnitlige husleje er steget mellem 2,5 og 5 % fra regnskabsåret til regnskabsåret , og ligger under gennemsnittet for sammenlignelige afdelinger i KABfællesskabet, dog med undtagelse af Glostrup Vestergård I, som ligger lige op ad gennemsnittet. Forbedringsleje kr./m 2 Samlet leje kr./m /17

9 Tallene i tabellen er et udtryk for en gennemsnitsværdi, og kan således ikke give et billede af, om der er enkeltstående lejemål, hvor der er særligt store huslejestigninger efter individuel modernisering. Organisationsbestyrelse har tidligere vedtaget, at forbedringsarbejder i et enkelt lejemål ikke må overstige kr. Der er derfor indført en procedure på ejendomskontoret, som observerer forbedringslejen. Når en ansøgning om et ønsket forbedringsarbejde modtages på ejendomskontoret, bliver det kontrolleret, om den ønskede forbedring får det samlede beløb pr. md. over, eller i nærheden af de kr kr. Den gennemsnitlige forbedringsleje pr. lejemål er: Henlæggelser konto 401 og 120 Henlæggelserne er steget på konto 401, men ligger stadig betydeligt under niveauet for sammenlignelige afdelinger i KAB-fællesskabet. Der opfordres til, at driften i samarbejde med afdelingsbestyrelserne vurderer mulighederne og behovet for at øge henlæggelserne i budgetterne for Henlæggelserne på konto 401, opsamlede henlæggelser, skal som tommelfingerregel gerne være to til tre gange indbetalingen på konto 120 i slutningen af den 16- årige periode. Dette er ikke tilfældet for Glostrup Vestergård I og IV samt Engbrydeparken. Udlejning Udviklingen i udlejningen af familieboliger: Engbrydeparken er faldet 18 % i løbet af de seneste tre regnskabsår Glostrup Vestergård I er faldet 8 % i løbet af de seneste tre regnskabsår Glostrup Vestergård II er steget 7 % i løbet af de seneste tre regnskabsår Glostrup Vestergård III er faldet 24 % i løbet af de seneste tre regnskabsår Glostrup Vestergård IV er faldet 16 % i løbet af de seneste tre regnskabsår Udlejningssituationen giver ikke anledning til nye anbefalinger. Tab ved fraflytninger konto 130 Posten Tab ved fraflytninger svinger meget fra år til år set over de seneste tre år. Som nævnt i sidste års forvaltningsrevision har der været en procedureændring i KAB, der giver 9/17

10 en hurtigere afskrivning af tilgodehavender. Men de store udsving på kontoen i afdelingerne giver anledning til fortsat fokus på udviklingen på konto 130. Bilag 6: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision Bilag 7: Nøgletal for forvaltningsrevision for Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forvaltningsrevisionen til efterretning og eventuelt beslutter, om der skal være særlige fokuspunkter til forvaltningsrevision for Styringsdialogmateriale Der er på nuværende tidspunkt ikke aftalt dato for styringsdialogmødet med Glostrup Kommune. Styringsdialogmødet forventes afholdt i december 2015, hvorfor organisationsbestyrelsen allerede nu kan drøfte mulige emner til behandling på mødet med kommunen. Organisationsbestyrelsen kan ligeledes beslutte, hvem der skal deltage i styringsdialogmødet med kommunen. Til styringsdialogen anvendes styringsrapportskema for og oplysningsskema for de almene afdelinger. Disse udarbejdes og sendes til kommunen senest seks måneder efter regnskabsårets afslutning, og inden mødet med kommunen. Regnskabstallene for er endnu ikke tilgængelige til udarbejdelse af styringsrapport. Når regnskabstallene er tilgængelige, udarbejder KAB udkast til styringsrapport og oplysningsskemaer. Input til skemaerne for de enkelte afdelinger vil blive drøftet med afdelingsbestyrelserne. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter mulige emner til styringsdialogmødet og aftaler, hvem der deltager i mødet. 14. Valg af suppleanter til KAB s repræsentantskab har to medlemmer i KAB s repræsentantskab. 10/17

11 I henhold til KAB s vedtægter vælges medlemmerne til KAB s repræsentantskab enten af den enkelte bestyrelse, eller på selskabets repræsentantskabsmøde. På repræsentantskabsmødet den 24. april 1997 blev det besluttet, at medlemmerne til KAB s repræsentantskab vælges af organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen besluttede på mødet den 4. december 2002, at formændene for afdeling Glostrup Vestergård I-IV og Engbrydeparken fast udpeges som medlemmer af KAB s repræsentantskab. Herudover skal vælges to suppleanter. På baggrund af organisationsbestyrelsens tidligere beslutning udpeges David Nielsen-Ourø og Carsten Skov til KAB s repræsentantskab. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger to suppleanter til KAB s repræsentantskab. 15. KAB s beboerophold 2016 KAB afholder igen i år beboerophold for familier og seniorer. I 2015 havde opholdene i alt 147 deltagere, heraf deltog 66 via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Også i 2016 vil KAB ansøge Arbejdsmarkedets Feriefond om midler hertil. Samlet pris Den samlede pris for deltagelse på KAB s beboerhold, dvs. beboerens egenbetaling plus tilskud fra boligorganisationen, udgør i alt kr. for deltagelse på seniorophold og for deltagelse på famileophold er prisen i alt kr. for voksne og kr. for børn. Egenbetaling I 2016 er prisen for deltagelse på senioropholdet i alt kr. i egenbetaling. Det dækker udgiften til en uges ophold på Hotel Storebælt i Nyborg. Det er ikke muligt at opnå tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond til seniorhøjskolen. Egenbetalingen for deltagelse på Familieopholdet vil i 2016 udgøre i alt kr. for voksne og kr. for børn. Tilskud fra boligorganisationen Den enkelte boligorganisation kan - i lighed med tidligere år - gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, reservere det antal pladser, boligorganisationen vil råde over på de i alt to beboerophold. Boligorganisationens tilskud er med til at finansiere transport, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for opholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere m.v. Boligorganisationerne er dermed med til at sikre, at 11/17

12 familier og seniorer, der ellers ville have vanskeligt ved at afholde ferie, får mulighed for et sommerophold med andre beboere fra KAB-fællesskabet. Boligorganisationens pris vil være op til kr. pr. plads i 2016, afhængig af de faktiske omkostninger pr. deltager. I 2015 deltog 10 beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets Feriefond. Bilag 8: Koncept for KAB s beboerophold Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, at beboerne i skal have beboeropholdene tilbudt med et tilskud på indtil kr. pr. plads. 16. Bestyrelseshonorar Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, det vil sige fra den 1. juni Reguleringsindekset er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 76,97 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 46,17 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august Reguleringen vil medføre en ændring af det samlede årshonorar fra kr. til ca kr. På mødet den 10. december 2014 besluttede bestyrelsen, at fordelingen af honorar skulle ske med en femtedel til hver gældende pr. den 1. januar Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtrædelse af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtrædelse af bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. På grund af ændring i organisationsbestyrelsens sammensætningen blev udbetaling af honorar ligeledes behandlet på mødet den 26. august 2015, hvor David Nielsen-Ourø, Søren 12/17

13 Thomsen, Gunver Kreipke og Niels-Peter Frandsen meddelte, at de ønsker udbetaling af honorar. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. 17. Tilbud om KAB s konfliktmægling lokalt Under projektet En hånd til alle har der fra marts 2014 juli 2015 været gennemført et forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB. Projektet er nu evalueret, og da der er opnået gode resultater er det besluttet, at KAB også fremadrettet skal tilbyde konfliktmægling. Vedlagt er et resumé af evalueringen. Selve evalueringen kan findes på og er også distribueret til alle organisationsbestyrelsesformænd i KAB fællesskabet. Der er mindst to gode grunde til at tilbyde konfliktmægling. Den ene grund er, at brug af konfliktmægling skaber bedre trivsel hos beboere. Desværre kan konflikter mellem naboer være af en karakter, hvor parterne har behov for hjælp til at løse disse selv. Den proces kan være særdeles belastende både for den, der klager, og for den, der klages over, samt for afdelingsbestyrelsesmedlemmer, der også ofte involveres. Fra evalueringen ved vi, at mæglingerne kan være med til at løse konflikter og dermed højne bo- og livskvalitet hos de involverede beboere. Den anden gode grund er, at mæglingerne kan være med til at forhindre dyre boligretssager. KAB har valgt at definere, at tilbuddet om konfliktmægling i sin nuværende form er et tilbud til beboere, der har konflikter med hinanden. Tilbuddet omfatter altså ikke konflikter med eller mellem ansatte. Konfliktmæglingen er frivillig og tilbydes efter et fagligt skøn til relevante sager, som et alternativ til den almindelige klagesagsbehandling. Hvis en part i en sag ønsker at droppe mæglingen og i stedet fortsætte behandlingen af klagen ad normal vej, kan dette til enhver tid ske. KAB vurderer, at konfliktmæglingen også kan være en støtte til det lokale driftspersonale, som dermed kan sende svære sager videre. Visitering af mæglingssager foregår i et samarbejde mellem lokale driftsfolk, de, der normalt behandler beboerklager i KAB, samt KAB s konfliktmægler. KAB s konfliktmægler vil ud over at varetage mæglinger også bidrage til, at personalet ude i afdelingerne selv bliver bedre rustet til at løse konflikter. 13/17

14 KAB s konfliktmægler er ansat 20 timer ugentligt. Konfliktmæglerens ressourcer vil derfor kun kunne anvendes i et begrænset antal egentlige mæglingssager. For egentlige mæglinger vil afdelingen blive opkrævet et beløb på 5000 kr. plus moms for ydelsen. Hertil kan komme udgifter til tolkebistand. Telefonisk rådgivning vil være gratis for boligafdelinger med stor pakke. Andre vil blive opkrævet efter medgået tid. Bilag 9: Konfliktmægling i nabostridigheder Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, at KAB tilbyder boligorganisationens beboere mægling i sager, hvor det vurderes relevant. De berørte afdelinger træffer i den konkrete situation beslutning om konfliktmægling i samarbejde med den driftsansvarlige, som det sker i dag. Sager til orientering 18. Kundetilfredshedsmåling i organisationsbestyrelserne I KAB s målsætningsprogram er der under temaet kernedrift opstillet følgende indikator: Organisationsbestyrelsernes tilfredshed med KAB som administrator skal hvert år være mindst 4,0 på en skala fra 1-5, hvor 5 er højest. I den forbindelse vil KAB gennemføre en årlig digital tilfredshedsmåling blandt alle organisationsbestyrelsesmedlemmer i KAB-fællesskabet i årene 2015 til og med Tilfredshedsmålingen vil årligt blive gennemført i 4. kvartal. Et link til spørgeskemaet vil blive sendt til hver enkelt organisationsbestyrelsesmedlems e- mail. Der er 8 spørgsmål, og det tager ca. 2-3 minutter at besvare dem. Alle besvarelser er anonyme, og vil blive behandlet fortroligt. Bestyrelsesmedlemmerne vil få en orienteringsmail en uge inden linket til spørgeskemaet fremsendes. Den enkelte boligorganisations resultat og det samlede resultat for KAB-fællesskabet vil blive forelagt organisationsbestyrelsen til orientering og drøftelse. Det er naturligvis vigtigt for det endelige resultat, at svarprocenten er så høj som muligt. 14/17

15 KAB vil benytte resultaterne af kundetilfredshedsmålingen til at udvikle og forbedre kernedriften og dermed betjeningen af KAB-fællesskabets boligorganisationer. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og at bestyrelsen sikrer en høj svarprocent. 19. Status seminar november 2015 Det ligger nu fast, at seminaret omhandlende energihandleplaner og fremtidssikring af boligerne herunder skimmelsvamp problematikken afholdes den november Oplæg til seminar blev godkendt på organisationsbestyrelsesmødet den 26. august Planlægningsgruppen holder møde den 7. oktober På mødet orienteres om sidste nyt. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Nyt fra afdelingerne Der er den 29. september 2015 afholdt fælles afdelingsmøde for alle fire afdelinger i Glostrup Vestergård. Der var 73 beboere og 57 lejemål repræsenteret. Afdelingsmødet blev afviklet i god ro og orden, godt styret af dirigenten Laurits Roikum, formand for Frederiksberg Forenede Boligselskaber. Der var forud for mødet fremsendt otte forslag. Særligt to forslag vedrørende ændring af vasketider skabte debat. En tekniker fra Miele var ekstraordinært indkaldt til mødet for at besvare spørgsmål og vejlede til beslutning. Inden selve mødet var der vanen tro en times formøde, hvor bestyrelsen og administrationen orienterede om afsluttede projekter, nye tiltag og fremtidige fokusområder. Der er god fremdrift i projektet vedrørende de nye legepladser. Projektet er tidsmæssigt 3-4 forsinket uger på grund af kommunens sagsbehandling i forbindelse med byggetilladelsen. Afdelingsbestyrelsen i Engbrydeparken har fremsendt en forespørgsel til Glostrup Kommune vedrørende fartdæmpende foranstaltninger på vejene omkring afdelingen. På styringsdia- 15/17

16 logmødet med kommunen den 10. december 2014, blev det oplyst, at det i henhold til vej- og trafikplanen er hensigten, at hastighedsgrænsen på alle boligveje skal være 40 km/t, og at der skal etableres hastighedsdæmpende foranstaltninger på blandt andet Glentevej. I forbindelse med lægning af ny asfalt på Glentevej og Mellemtoftevej har afdelingsbestyrelsen forespurgt kommunen om, hvornår de hastighedsdæmpende foranstaltninger på Glentevej etableres, og hvornår ramper op til cykelstierne på Mellemtoftevej bliver retableret. De hidtidige ramper blev fjernet i forbindelse med lægning af ny asfalt. I såvel Engbrydeparken og Glostrup Vestergård er der store udfordringer med affaldshåndteringen. Dette er til gene både for beboerne og ikke mindst for gårdmændene. Administrationen har afholdt møde med Glostrup Forsyning vedrørende kommunens forestående affaldsplan. Driftschefen har inviteret projektleder Jannik Lund Olsen fra Glostrup Forsyning med til de forestående møder i de to bestyrelser. På mødet skal bl.a. drøftes krav til fraktionering, muligheder, adfærd, tidshorisont m.v. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. Beboerklagenævnssager Der er ingen ændringer i statistikken siden den 5. august 2015, hvor den seneste statistik blev udarbejdet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Eventuelt 23. Referat fra mødet eventuel fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. 16/17

17 Dette forhold har altid været til stede, men har fået fornyet aktualitet i forbindelse med ny lovgivning, der påbyder offentliggørelse af referater. Det indstilles, at referatets karakter fremover behandles som sidste punkt på organisationsbestyrelsens møde, og at organisationsbestyrelsen vurderer, om der skal udarbejdes et fortroligt referat. 17/17